Error!. Bookmark not defined... Sau khi ch n xong, ch n tab Task, Group Schedule, n nút Link Tasks... Cost: là chi phí c ng thêm trong công vi c đ có th hoàn thành nó.
Trang 2M C L C
Ch ng I 5
Gi i thi u t ng quan v MS PROJECT 2016 5
T ng quan ban đ u 5
Qu n lý d án là gì? 6
Các nhân t chính t o nên m t d án 6
Các b c l p ti n đ 6
Các tính n ng m i trong Microsoft Project 2016 7
M t s t khoá trong Microsoft Project 12
Ch ng 2 14
Nh ng thi t l p ban đ u c a h th ng và d án 14
Thi t l p đ n v ti n t 14
Thi t l p l ch n n d án 14
Thi t l p cho hi n thanh t ng ti n đ d án 15
T o m t d án m i 15
Ch ng 3 16
T o m t d án c th và l p k ho ch d án 17
Xác đ nh thông tin c a d án 17
Thi t l p l ch cho d án 17
L p danh sách các công vi c c a d án 18
T o các công vi c ph (subtasks) 20
T o công vi c không tham gia vào d án (Inactivate) 21
a m t công vi c vào khung nhìn th i gian (Timeline) 21
Thi t l p deadline 21
Thi t l p m c d án 22
Nh p các ghi chú công vi c (task note) 22
ính kèm các liên k t vào công vi c 23
T o các công vi c đ nh k 24
Ch ng 4 25
T o m i liên h gi a các công vi c 25
M i liên h gi a các công vi c 25
Xác đ nh các m i quan h gi a các công vi c quan tr ng 25
Trang 3Các ki u ph thu c và lag time 26
Xác đ nh nh ng ràng bu c cho các công vi c 26
Chia (c t) công vi c thành các ph n nh 27
Ch ng 5 29
T o ngu n l c và xác đ nh ngu n l c cho d án 29
Xác đ nh ngu n l c và thông tin cho ngu n l c d án 29
Cách thay đ i l ch cho ngu n l c 31
Thi t l p ngu n l c cho các công vi c 32
S a đ i th i gian th c hi n công vi c 33
Ki m tra hi u ch nh vi c s d ng ngu n l c 34
Ch ng 6 35
Qu n lý d án (h th ng) 35
Xem xét toàn b d án 35
Ki m tra ngày b t đ u và ngày k t thúc d án 35
Xác đ nh đ ng g ng c a d án 35
Xem xét các c t khác nhau trong m t khung nhìn 36
Th hi n thông tin có ch n l c 37
Nhóm thông tin trong m t khung nhìn 37
Ch ng 7 38
Cách th c l u k ho ch c a d án và ki m soát d án 38
L u gi m t k ho ch 38
L u gi t i nh ng th i đi m chuy n ti p (interim) 39
Thay đ i tham s công vi c theo th c t th c hi n 39
So sánh gi a th i gian th c t th c hi n và k ho ch đ i v i m i công vi c 39 Nh p t ng th i gian th c t s d ng ngu n l c và so sánh v i k ho ch 40
Ch ng 8 42
Qu n lý chi phí d án 42
So sánh chi phí hi n t i và k ho ch 42
Xem xét chi phí toàn b d án 42
Phân tích tài chính v i b ng Earned Value 44
Ch ng 9 49
Qu n lý chi phí d án Error! Bookmark not defined
Trang 41.1 Báo cáo d ng đ th (Visual Reports) 49
1.2 Báo cáo c b n d ng b ng s li u 51
Báo cáo các d li u tr c quan t i c a s đang thao tác.Error! Bookmark not defined Thêm tiêu đ và chân trang c a trang in vào m t báo cáo c b n 52
Ch ng 10 54
Các cách ki m soát, ch nh s a ti n đ 54
Xem l i các công vi c kh i công b ch m tr 54
So sánh ti n trình công vi c so v i k ho ch 55
Dùng c a s theo dõi s đ Gantt (Tracking Gantt) 56
Xác đ nh các công vi c b tr ti n đ 56
Xác đ nh các công vi c có th i gian d tr 57 Link đ t i MS Project 2016-32bit: http://www.mediafire.com/?2rfglqrfs3x9h
Link đ t i MS Project 2016-64bit: http://www.mediafire.com/?123yy2me2uuqh
File ti n đ m u: ti n đ t ch c đ u th u:
http://www.mediafire.com/?6opkyiudszyyd8q
Trang 5Ch ng I
Gi i thi u t ng quan v MS PROJECT 2016
T ng quan ban đ u
Micrososft Project 2016 là m t ch ng trình giúp b n có th l p k ho ch và qu n
lý m t d án T th i h n c a m t cu c h p quan tr ng cho đ n ngân sách thích h p dành
cho ngu n l c c a d án, Project 2016 giúp b n tr i nghi m m t cách d dàng c ng nh
cung c p nh ng công c đ mang l i hi u qu làm vi c t t h n B n có th s d ng Microsoft Project đ :
Tr c khi kh i công:
1. T ch c l p k ho ch và qu n lý d án
2. Cung c p m t d trù v m t th i gian th c hi n m i công vi c trong k ho ch c ng nh
th i gian c a toàn b d án
3. Lên l ch công vi c c a cá nhân ho c t ch c
4. Ch đ nh các ngu n l c và chi phí cho các công vi c trong d án
11. ánh giá tài chính chung c a d án
12.Cho phép quan sát tr l i và phân tích d án theo th c t đã th c hi n
13.Rút kinh nghi m trong khi th c hi n d án
Là m t ng i b t đ u s d ng ch ng trình Microsoft Project, b n ch c h n có r t
nhi u th c m c v vi c t o và qu n lý m t d án Cu n sách này s cung c p cho b n nh ng
m c b n trong Microsoft Project đ qu n lý d án, sau đó b n s cùng t o, qu n
Trang 6lý các thay đ i d án thông qua các bài gi ng c a cu n sách M i bài gi ng là nh ng h ng
d n c th t ng b c trong vi c t o m i d án, theo dõi ho t đ ng và qu n lý d án
Qu n lý d án là gì?
Qu n lý d án là m t quá trình l p k ho ch, t ch c, theo dõi và qu n lý các công
vi c và ngu n l c đ hoàn thành các m c tiêu đ t ra v i nhi u ràng bu c v th i gian, chi
phí và ngu n l c
K ho ch c a d án có th ch là đ n gi n, ví d nh m t t p h p nh các công vi c
cùng th i gian b t đ u và k t thúc, c ng có th ph c t p g m hàng nghìn các công vi c và
ngu n l c v i chi phí hàng t
H u h t các d án đ u có nh ng đi m chung bao g m vi c phân chia d án thành
các công vi c nh d dàng qu n lý, l p l ch th c hi n các công vi c, trao đ i v i nhóm và
theo dõi các ti n trình th c hi n công vi c M i d án đ u bao g m ba pha chính sau:
− Th i gian: g m th i gian đ hoàn thành t ng công vi c trong m i m t giai đo n
− Ngu n l c: g m các chi phí ngu n l c: ti n, nhân l c, thi t b , nguyên v t li u đ
hoàn thành các công vi c
− M c đích: m c đích c a các công vi c và k ho ch đ hoàn thành chúng
Th i gian, ngu n l c và m c đích là chi c ki ng ba chân đ a d án đ n thành công,
m i m t thành ph n đ u có nh h ng đ n hai ph n còn l i Ba thành ph n này là r t quan
tr ng và tr c ti p nh h ng đ n d án, m i quan h gi a ba thành ph n này là khác nhau
đ i v i m i d án và nó quy t đ nh t i nh ng v n đ và cách th c th c hi n d án
Các b c l p ti n đ b ng MSP
Trang 71 Thu th p thông tin, phân tích công ngh , dây chuy n s n xu t, nguyên lý v n hành…
5 Xác đ nh thành ph n hao phí (v t li u, nhân công , ca máy) và đ n giá c a nó
c n cho các công vi c Tham kh o thêm đ nh m c (n u có)
6 S p x p th t u tiên các ngu n l c: b trí ngu n l c cho công vi c u tiên
7 c l ng th i gian thi công và chi phí các ngu n l c: d a vào đ nh m c ho c
kinh nghi m
8 L p ti n đ theo k ho ch đã đ nh b ng MSP
9 i u ch nh, t i u hóa ti n đ
10.Ch p thu n ti n đ đã l p
11 In các báo cáo, bi u m u đ ph c v công tác qu n lý
12.Theo dõi, c p nh t ti n đ và đi u ch nh ti n đ so v i k ho ch
Các tính n ng m i trong Microsoft Project 2016
• Thanh th i gian (Timeline):
Thanh này mang đ n cho b n giao di n tr c quan sinh đ ng g m b n tóm t t các
công vi c, công vi c và các s ki n quan tr ng mà b n mu n xem D dàng sao chép Timeline và dán chúng vào m t ng d ng khác di chuy n khung nhìn này cho phù h p
v i th i đo n c n xem, ta kéo m r ng ho c tr t thanh màu xanh nh t trên cùng copy
khung nhìn Timeline này qua ph n m m khác, n phím ph i vào khung nhìn, ch n copy
Bên c nh đó, thanh này có th gán k t các tiêu đ và ti n trình các công vi c Giúp
b n có th d dàng theo dõi và hình dung công vi c c th trên thanh th i gian ng th i
cho phép t o nhi u thanh th i gian n m trên và d i so le nhau, đ ta có th d dàng hình dung đ c các nhóm công vi c ho c các giai đo n tri n khai các công vi c
Trang 8• Ki m soát t t h n l ch s d ng các ngu n tài nguyên c a d án online
M t s ngu n l c đã s n có gi i h n, và có th đ c d ki n l p l ch s d ng chúng
b i ng i qu n lý tài nguyên V i MS PROJECT (Microsoft Project) 2016 và d án tr c
tuy n, ng i qu n lý d án và ng i qu n lý tài nguyên có th th ng l ng m t th a
thu n, đ c g i là m t cam k t ngu n l c, đ đ m b o r ng các ngu n l c đang đ c s
d ng m t cách thích h p và hi u qu trong t ch c c a b n (Resource>Add Engagement)
• Thao tác nhanh chóng v i ô Tell Me
B n s th y m t h p v n b n trên các b ng trong MS PROJECT 2016 ây là ô v n
b n, n i b n có th nh p nh ng t và c m t liên quan đ n nh ng gì b n mu n làm gì ti p theo và nhanh chóng có đ c các tính n ng b n mu n s d ng ho c hành đ ng mà b n
mu n th c hi n B n c ng có th ch n đ có đ c s giúp đ liên quan đ n nh ng gì b n đang tìm ki m
• Giao di n Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thi n V i Ribbon, b n có th
truy c p đ n các tab trên c a s ch ng trình m t cách d dàng, ho c thêm b t nhóm
l nh ra kh i tab N u b n không bi t ch c n ng c a m t nút, b n rà chu t lên nút, m t
c a s nh (Sreen tip) hi n lên n i dung ch c n ng c a nút
Trang 9• Thanh công c truy c p nhanh (Quick access toolbar): thay th các thanh công c
c a phiên b n tr c Mu n thay đ i m c đ nh s l ng nút c a nó, ta nh p vào nút cu i
cùng bên ph i đ thêm b t nút
• Menu phím ph i (Popup menu) và Thanh công c nh (Mini
Toolbar): n phím ph i chu t vào m t ô trong b ng, m t menu th
xu ng s b t ra t ng ng v i các ch c n ng c a đ i t ng ch n ôi
khi đ i t ng đó c ng có thanh công c nh s xu t hi n đ b n ch n
nhanh nh ng công vi c thông th ng nh t c a ô đang ch n
• Menu th xu ng c a nút: m t menu th xu ng s b t ra liên quan v i
các nút ch c n ng đang ch n
• Lên l ch các công vi c: b n có th t lên l ch các công vi c trong d án sau khi đã t o
c đó Các thông tin g m ngày b t đ u, ngày k t thúc, th i l ng công vi c,
Trang 10s ph thu c c a các công vi c b n có th thi t l p trong Microsoft Project 2016 Là
m t nhà qu n lý d án, b n s có r t nhi u công vi c đ làm V y thì Microsoft Project
có th giúp gì cho b n? Tr c h t, nó l u tr thông tin chi ti t v d án c a b n trong
c s d li u và s d ng các thông tin này đ tính toán, theo dõi ti n trình, chi phí c a
d án và các thành ph n khác đ ng th i t o ra m t k ho ch cho d án c a b n Càng
nhi u thông tin v d án mà b n cung c p, d án càng đ c th c hi n chính xác b y
nhiêu Gi ng nh m t b ng tính, Microsoft Project th hi n k t qu ngay sau các tính
toán Tuy nhiên k ho ch c a d án s không đ c l p cho đ n khi b n hoàn thành các
thông tin quan tr ng c a các công vi c Microsoft Project l u gi thông tin b n nh p
và thông tin nó tính toán trong các tr ng nh tên công vi c hay kho ng th i gian th c
hi n Trong Microsoft Project, m i tr ng đ c th hi n trong m t c t
• Làm vi c t t v i Excel và Word: b n có th dán các d li u c a Microsoft Project
2016 vào Excel ho c Word theo các c t và c u trúc d li u c a Microsoft Project
• Tùy bi n Ribbon: b n có th t o các tab và nhóm chúng l i đ làm vi c Chú ý m i
tên nh xu t hi n bên c nh các nút, nó cho ta danh dách th xu ng đ ch n các ch c
n ng khác cùng nhóm v i nút đó
• Tùy bi n các tr ng d li u: ch c n t o m t giá tr s , ngày ho c ch t c t ngoài
cùng bên ph i c a b ng, Microsoft Project có th xác đ nh chính xác lo i d li u b n
Trang 11a) Giao di n Team Planner (ch có phiên b n Microsoft Project Professional 2016):
giúp b n có th thay đ i công vi c t ngu n l c này sang ngu n l c khác b ng cách
kéo th t i c a s Team Planner
• Tính n ng Inactive task (ch có phiên b n Microsoft Project Professional 2016 tr
v sau): giúp b n có th vô hi u hóa các công vi c đ c ch n t m t d án vì th nó
không nh h ng gì đ n ti n đ d án B n có th kích ho t l i công vi c này n u c n
M t vài đi m chú ý:
• Bi u đ Gantt là giao di n chính c a Microsoft Project, hi n thì các b ng tính v i các
c t d li u cùng giao di n đ h a các công vi c trong d án b trí d c theo m t th i
gian n m ngang B ng cách xem xét các d li u trong các c t (ch ng h n tên công vi c, ngày b t đ u, ngày k t thúc, các ngu n l c) b n có th hi u các thông s c a t ng công
vi c và xem th i gian c a mình
• S đ Network Diagram (hay còn g i là s đ logic) th c ch t là phiên b n bi u đ
PERT S đ này cho b n xem đ c các công vi c hi n t i đang đ c kh p v i nhau
• Qu n lý r i ro là m t ph n quan tr ng trong m t d án vì b t c d án nào c ng có r i
ro B n có th g p r i ro v ngu n l c, v nguyên v t li u, chi phí và r i ro này có th khi n d án c a b n ch m ti n đ Qu n lý r i ro là m t ngh thu t d đoán r i ro, là sao đ d án c a b n ít r i ro nh t và xác đ nh chi n l c ng n ng a c ng nh kh c
ph c r i ro x y ra Microsoft Project giúp b n qu n lý r i ro b ng cách cho phép đ a ra
Trang 12theo s thay đ i trong d án, lúc này b n có th th y đ c s ch m tr , chi phí thay đ i
và các ngu n l c có th xung đ t v i nhau V i nh ng thông tin này b n có th qu n lý
các r i ro m t cách hi u qu h n
• Qu n lý ngu n l c bao g m vi c s d ng các ngu n l c m t cách thông minh M t
ng i qu n lý d án gi i s tìm ra các ngu n l c thích h p cho công vi c, giao cho
thành viên kh i l ng công vi c h p lý Trong Microsoft Project có các công c ch ng
h n m t bi u đ Resource Usage cho phép b n bi t đ c ngu n l c đang s d ng, bên
c nh đó bi u đ s ph n ánh kh i l ng công vi c
M t s t khoá trong Microsoft Project
• Task: công vi c, công vi c
• Task list: danh sách các công vi c
• Duration: th i gian th c hi n công vi c
• Start: ngày b t đ u
• Finish: ngày k t thúc
• Predecessors: công vi c làm tr c, u tiên tr c
• Successors: công vi c k ti p, u tiên làm ti p
• Resource: ngu n l c bao g m v t li u, nhân l c, máy móc th c hi n các công vi c
• Work: s gi công đ c gán đ th c hi n công vi c
• Unit: đ n v tính c a ngu n l c
• Milestone: lo i công vi c đ c bi t (đi m m c) có Duration=0, dùng đ k t thúc các giai đo n trong d án ho c đi m d ng k thu t, tài chính, thanh toán h p đ ng
• Recurring Task: công vi c đ nh k , l p đi l p l i nhi u l n theo chu k trong th i
gian th c hi n d án Ví d các bu i h p giao ban đ u tu n
• Schedule: l ch trình, ti n đ c a d án
• Std Rate: giá theo gi gian lao đ ng ho c th tr ng bình th ng
• Ovr Rate: giá ngoài gi bình th ng, giá t ng ca
• Cost/use: phí s d ng ngu n l c, huy đ ng ngu n l c
• Baseline: ti n đ theo k ho ch đã duy t, g i là đ ng k ho ch c s
• Actual cost: chi phí đã s d ng t i th i đi m đang xét
• Current cost: chi phí đã s d ng t i th i đi m đang xét + chi phí còn l i
(Remaining cost) t i th i đi m đang xét so v i k ho ch
• Remaining cost: chi phí c n có đ ti p t c th c hi n các công vi c còn l i c a d
án
Trang 13• Summary Task (công vi c t ng): nhóm ho c h ng m c công vi c, đ i di n cho
các công vi c khác
Trang 14Ch ng 2
Nh ng thi t l p ban đ u c a h th ng và d án
Vào tab File ch n Option s có h p tho i Project Option hi n ra đ chúng ta có th
thi t l p nh ng đ nh d ng ban đ u v i MS PROJECT 2016 Sau đây là hai thi t l p c b n
hay dùng cho m t d án
Thi t l p đ n v ti n t
Ch n th Display ta đ c nh sau:
Ta thay đ i đ n v ti n t c a Vi t Nam là VND, ch n s th p phân là 0
Thi t l p l ch làm vi c chung cho d án
Ch n th Schedule, ta có th thay đ i nh ng thi t l p trong nh ng l a ch n trên đ
đ c m t l ch n n phù h p nh t v i d án
Trang 15Thi t l p cho hi n thanh t ng ti n đ d án
Công c p cho ta cái nhìn t ng quan v t ng th i gian th c hi n d án
T o m t d án m i
a) B c 1 : Kh i đ ng MS Project vào File ch n New\Blank Project nh n Create đ
h th ng t o m t d án m i MSP s hi n ra các file m u đ ta ch n l a
o Blank Project: t o t p tin d a án bình th ng
o New from existing project: m d án đã có
i u ch nh th i gian làm vi c
i u ch nh các v n đ liên quan đ n d án
Trang 16o New from Excel workbook: m file d ng xml c a Excel đã đ nh d ng các c t
c) B c 3 : ch n File \ Info nh n nút Project Information bên phía tay ph i ch n
Advanced Properties, ta đ c m t h p tho i sau đó ta ch nh nh ng thông tin c b n
cho t p tin d án
Ch ng 3
Trang 17T o m t d án c th và l p k ho ch d án
Xác đ nh thông tin c a d án
Sau khi t o l p đ c m t t p tin m i l u thông
tin c a d án, ta c n thi t l p nh ng thông tin cho d án, đi u này h t s c quan tr ng cho
vi c phát tri n d án sau này Ch nh s a các thông s trên h p tho i cho phù h p d án: ngày b t đ u, ngày k t thúc, ngày hi n t i Nên
ch n th i gian bi u b t đ u t ngày kh i đ ng
d án
Thi t l p l ch cho d án
M i d án d a vào m t l ch c s đ thi t l p
ngày làm vi c, ngày không làm vi c đ l p l ch cho
các công vi c sau này Thi t l p l ch trình cho d án
v a là công vi c đ n gi n nh t v a là vi c ph c t p
nh t trong các công vi c c a qu n lí d án Nó là d dàng vì b n có th t o nh ng gì b n mong mu n,
nh ng nó c ng là khó kh n nh t vì vi c t o l ch s
nh h ng đ n toàn b đ n các ph n còn l i c a d
án
a Trên tab Project ch n Change Working Time, xu t hi n h p tho i Ta click ch n
lo i l ch làm vi c đã t o s n ho c n nút Creat New Calendar đ t o lo i l ch làm
vi c m i
Start date: ch n ngày b t đ u kh i công d án
Current date: ta có th ch n l i khác đ nh p li u thu n ti n h n
Schedule from: l p ti n đ t ngày b t đ u đ n k t thúc hay l p ti n đ t ngày k t thúc ng c đ n ngày b t đ u
Trang 18Calendar: ch n lch c s đ c đ nh ngh a Option đ làm vi c
b Thay đ i l ch n n cho phù h p th c t
Vào tab Project, ch n group Properties, ch n nút Change Working Time
Tab Work week là đ đ nh ngày gi làm vi c và ngh bình th ng Tab Exception là đ
nh p ngày làm vi c ho c ngày ngh b t th ng Ta nh p thông tin Name, Start, Finish sau
đó nh n Details… đ l a ch n ngo i l cho ngày đó ngày đó có ph i là ngày làm vi c hay
không? Làm th i gian nh th nào?
• Create New Calendar: t o l ch làm
vi c riêng cho d án
• Sau đó ch n tab Work Week, phía
d i danh m c s hi n ra tên l ch làm vi c
Default B m double click vào nó ho c
click vào nút Detail đ hi n lên chi ti t l ch
làm vi c Ch n ngày th b y ho c ch
nh t ho c ch n 2 ngày cùng lúc, và ch n Set day(s) to these specific woking time
đ nh p vào gi làm vi c c th trong
ngày
• Ch n tab Exception đ t o ra các
th i đi m làm vi c ho c ngh ngo i l nh
l , t t…Sau khi đ t tên c a l ch ngo i l
vào c t Name, click nút Details đ mô t
chi ti t ngo i l : gi ngày tháng, có l p đi
l p l i hay không, x y ra b t đ u khi nào,
Trang 19M t d án là m t chu i nh ng công vi c có liên quan t i nhau u tiên b n hãy
li t kê các b c đ hoàn thành d án, b t đ u v i t ng kh i công vi c và chia nh nh ng
kh i công vi c thành nh ng kh i nh h n C nh v y cho t i khi nó đ c chia thành
nh ng công vi c nh có th phân giao c th đ c Cu i cùng nh p các kho ng th i gian
thi t l p cho t ng công vi c M t công vi c s chi m gi m t kho ng th i gian và chúng
s đ c theo dõi ti n trình th c hi n M t công vi c có th đ c th c hi n trong m t ngày
hay nhi u tu n
B n hãy nh p các công vi c theo th t mà chúng x y ra, sau đó c tính s th i gian đ th c hi n công vi c đó
a) Vào Task tab ch n Grantt Chart
b) Nh p tên trong c t Task name Ta c ng có th copy t Excel đ dán vào c t Task Name
c) Trong c t Task Mode ch n m t trong hai lo i Task Mode: th i bi u b ng tay (manually scheduled) hay t đ ng (auto scheduled) N u ta ch n ki u t đ ng, khi đó ta ch a tính
toán s ngày cho t ng công vi c thì MS Project m c đ nh là 1 ngày b t đ u t ngày b t
đ u d án Ta c ng có th quét kh i các công vi c, r i ch n ki u t đ ng trên Group
Task N u mu n m c đ nh ch n ki u, ta vào option\schedule\scheduling option for
project
d) Trong c t Duration, nh p th i gian th c hi n công vi c theo tháng, tu n, ngày, gi hay phút B n có th s d ng các d u t t sau:
tháng = mo tu n = w ngày = d gi = h phút = m
Trang 20Chú ý: ch ra đây là th i gian c tính, đánh thêm d u h i sau kho ng th i gian
th c hi n C t Duration, Start và Finish liên quan m t thi t v i nhau, nh p giá tr cho 2 c t, thì c t còn l i s t đ ng xác đ nh giá tr n u công vi c đó ch n Task
mode là auto Ba c t này chuyên viên qu n lý d án ph i s d ng kinh nghi m c a chuyên gia ho c thông tin t các d án t ng t đ xác đ nh Chuyên viên qu n lý
d án ph i th ng xuyên thay đ i 3 c t này khi l p k ho ch d án nh m đ t đ c
ti n đ đã phê duy t
T o các công vi c ph (subtasks)
Các subtask là các công vi c n m bên trong m t công vi c l n nào đó Nh ph n trên ta đã xác l p các công vi c t trên xu ng d i, t c là các công vi c con c a m t công
vi c n m d i nó trong b ng công vi c Gi ta t o các công vi c con đó b ng cách nh sau
a) Ch n các công vi c con c a m t công vi c (có th là m t ho c h n 1 công vi c là con
c a công vi c khác) b ng cách bôi đen các công vi c đó
b) Trong tab Task nh n Indent Task đ báo r ng đây là m t công vi c con ho c n nút Outdent Task đ báo r ng đây là tên nhóm công vi c bao trùm các công vi c con
N u mu n th hi n các s ID c a các công vi c, ta ch n tab Format, ch n Group Show/Hide, click vào ô Outline Number
Chú ý: đ thêm m i m t công vi c vào gi a nh ng công vi c đã t n t i, kích chu t
ph i t i v trí mu n chèn công vi c m i, ch n Insert Task
Ch n nhi u công vi c cùng
lúc đ làm công vi c con
Trang 21T o công vi c không tham gia vào d án (Inactivate)
N u m t công vi c hi n gi ta th y không c n cho d án, nh ng trong t ng lai có
th c n tr l i, ta cho nó d ng t m th i không tham gia vào d án
Ch n tab Task, ch n công vi c, ch n group Schedule và ch n nút Inactivate
a m t công vi c vào khung nhìn th i gian (Timeline)
N u có m t s công vi c c n theo dõi xem v trí và th i gian th c hi n nh th nào
so v i ti n đ t ng th , ta có th đ a nó vào khung nhìn Timeline
• Ho c ch n tab Task, ch n công vi c, ch n group Properties và ch n nút Add Task to Timeline
• Ho c ch n công vi c, n phím ph i chu t, ch n Add to Timeline
• Ho c nh p đôi lên công vi c đ m h p h i tho i Task Information, ch n tab
General và click d u ch n Display on Timeline
T ng t thao tác nh trên, ta có th lo i b công vi c ra kh i khung nhìn th i gian,
ho c n phím ph i công vi c đó trên khung nhìn Timeline và ch n Remove from Timeline
N u khung nhìn th i gian không xu t hi n, ta ch n tab View, ch n group Split View,
ch n
Thi t l p deadline
Deadline là th i h n cu i cùng có th đ th c hi n công vi c đó Sau khi thi t l p ta
s th y có m i tên th i đi m ta thi t l p
a) Ch n công vi c , kích đúp vào công vi c đó ta đ c h p tho i Task Information:
Trang 22b) Ch n tab Advanced vào ph n deadline ch n ngày là h n cu i cùng nh hình trên Khi
đó công vi c này Grantt Chart có thêm bi u t ng
Thi t l p m c d án
T o m c d án (milestone) là công vi c r t có ý ngh a trong k ho ch th c hi n d
án, ví d vi c hoàn thành m t pha chính c a d án, báo cáo thành qu ho c m t s ki n
đánh d u k t thúc công vi c, đi m d ng k thu t, đi m d ng thanh toán h p đ ng
Trong c t Duration c a công vi c c n t o m c nh p 0, nh n phím Enter Công vi c này Grantt Chart có thêm bi u t ng
Chú ý: hi n th t t c các đi m m c trong khung nhìn, ch n ki u hi n th trong
danh sách là Milestones hi n th l i toàn b các công vi c trong d án, ch n All task
trong danh sách ki u hi n th
Nh p các ghi chú công vi c (task note)
Các ghi chú này r t c n thi t đ c bi t là trong nh ng d án có s tham gia c a nhi u
ng i thì đây s cung c p thông tin h u ích cho ng i khác khi xem vi c l p k ho ch c a
mình
Trang 23Trong c t Task Name , ch n
tên công vi c c n thêm chú thích,
sau đó kích nút Task Notes trên
Group Properties, ho c nh n double
click c t có ký hi u Nh p thông
tin chú thích trong h p tho i Notes,
sau đó kích nút OK B n có th chèn
file đính kèm theo công vi c đ làm
công tác l u tr v n th b ng cách ch n insert object
ính kèm các liên k t vào công vi c
Vi c đính kèm các liên k t vào các công vi c có nh ng lí do riêng đ th c hi n thay
vì ch đính kèm các ghi chú vào công vi c nh ph n trên đã nói Ví d nh công vi c thông
báo trúng th u và m i th ng th o h p đ ng - thông báo k t qu l a ch n nhà th u, chúng
ta c n đính kèm file quy t đ nh và g i mail ch ng h n thì vi c này s h t s c có ý ngh a
Ngoài ra n u d li u mu n đính kèm khá l n không th truy n t i h t qua Note thì ta có
th đ t đ ng link đ n đó đ có th m ra t t nh t, nhanh nh t
a) Ch n công vi c c n đính kèm thêm các liên k t Nh n chu t ph i ch n Hyperlink
b) Ch n tài li u mu n liên k t đ n trong ph n Link to nh hình trên, ta đ c nh sau:
Trang 24c) N u là g i mail thì vào Mail Address , r i thi t l p đ a ch ng i nh n, tiêu đ …
d) Trên ph n Text to display đ t l i tên cho
d nh , nh n OK C t s xu t hi n
bi u t ng
e) Khi mu n m link liên k t này Grantt
chart nh n chu t ph i ch n Hyperlink,
ch n Open hyperlink
T o các công vi c đ nh k
Công vi c đ nh k là nh ng công vi c th ng xuyên l p đi l p l i, ví d nh 1 bu i
h p giao ban th hai hàng tu n Công vi c đ nh k có th x y ra hàng ngày, hàng tu n, hàng tháng hay hàng n m B n có th xác đ nh kho ng th i gian th c hi n đ i v i m i l n
công vi c xu t hi n hay th i gian nào nó s x y ra
a) Ch n tab Task, ch n công vi c c t Task Name, ch n n i b n mu n công vi c đ nh
k x y ra
b) Trong Group Insert, ch n Task\Recurring Task
c) C a s Recurring Task Information xu t hi n, nh p các thông tin vào.Sau khi OK thoát
ra, công vi c này s xu t hi n bi u t ng trên c t
Trang 25
Ch ng 4
T o m i liên h gi a các công vi c
M i liên h gi a các công vi c
thi t l p m i quan h gi a các công vi c, chúng ta s d ng các đ ng k t n i
Tr c h t, ch n nh ng công vi c có liên quan, k t n i chúng và sau đó có th thay đ i ki u
k t n i Công vi c có ngày b t đ u và k t thúc ph thu c vào công vi c khác g i là công
vi c k ti p Công vi c mà công vi c k ti p ph thu c vào g i là công vi c làm tr c Ví
d sau s ch rõ cho các b n th y m i quan h gi a các công vi c, n u b n thi t l p m i quan h gi a 2 công vi c là treo đ ng h và s n t ng thì công vi c s n t ng s là công
vi c làm tr c, công vi c treo đ ng h s là công vi c k ti p
Có 4 ki u liên k t gi a các công vi c v i nhau ph thu c vào ngày b t đ u và ngày
k t thúc c a các công vi c :
- Finish to Start (FS ): công vi c tr c hoàn thành r i m i t i công vi c sau
- Start to Start (SS): hai công vi c b t đ u cùng m t lúc
- Finish to Finish (FF): c 2 công vi c hoàn thành cùng lúc
- Start to Finish( SF): công vi c này b t đ u công vi c kia m i k t thúc
Xác đ nh các m i quan h gi a các công vi c quan tr ng
Th ng các công vi c l n th ng có ki u quan h là hoàn thành vi c tr c sau đó
m i b t đ u công vi c phía sau, do đó ta có th t o m i quan h đó h t s c đ n gi n nh
sau:
a) G p các công vi c l n l i b ng cách nh n vào nút c ng c a công vi c l n
b) Nh p vào c t Predecessor mã c a công vi c tr c đó đ thi t l p các m i quan h ràng
bu c
đ thi t l p các m i quan h ràng bu c cho các công vi c con
Trang 26Các ki u ph thu c và lag time
Sau khi các công vi c đã đ c liên k t v i nhau, b n có th ch n s m h n hay thêm
m t kho ng tr th i gian gi a 2 công vi c b ng cách nh p vào ô Lag
a) Ch n công vi c c n thi t nh p, kích đúp vào ra h p tho i Task Information
b) Ch n tab, ch n công vi c tr c công vi c đó, ch n lo i ph thu c nh p lag time Lúc
này, c t Predecessor s xu t hi n d ng
Nh p th i gian g i ch ng theo s âm (ví d , –2d cho 2 ngày g i ch ng) Nh p th i gian tr theo s d ng
nhanh chóng đ a th i gian x p ch ng hay th i gian tr cho m t công vi c k
ti p, kích đúp vào đ ng k t n i gi a công vi c đó và công vi c làm tr c Gantt Chart, và sau đó nh p th i gian g i ch ng hay th i gian tr trong h p tho i Task Dependency
c) Th c hi n nh v y cho toàn b các công vi c c a d án
Chú ý: đ liên k t các công vi c liên ti p nhau theo ki u FS , gi phím Shift, và sau
đó kích chu t vào công vi c đ u tiên và công vi c cu i liên k t các công vi c cách xa
nhau, gi phím CTRL Nh ng công vi c b n mu n liên k t v i nhau theo th t công vi c nào ch n tr c s là công vi c làm tr c, công vi c nào ch n sau s là công vi c k ti p
Sau khi ch n xong, ch n tab Task, Group Schedule, n nút Link Tasks hu
b liên k t gi a các công vi c, ch n các công vi c b n mu n trong c t Task Name, và kích nút Unlink Tasks Các công vi c này s đ c s p x p l i d a trên nh ng liên k t và
Trang 27B ng sau li t kê nh ng ki u rang bu c gi a các công vi c
As soon as possible Công vi c không b ràng bu c
As Late as possible Công vi c này ph i b trì ho n càng lâu càng t t
Finish No Earlier than Công vi c ph i k t thúc sau ngày tháng ch đ nh
Finish No Later than Công vi c ph i k t thúc vào ngày ho c s m h n ngày tháng
ch đ nh
Must Finish On Công vi c ph i k t thúc chính xác vào ngày tháng đã đ nh
Must Start On Công vi c ph i k t thúc vào ngày tháng đã đ nh
Start No Earlier than Công vi c b t đ u vào ngày tháng ho c mu n h n ngày
tháng ch đ nh
Start No Later than Công vi c ph i b t đ u tr c ngày tháng ch đ nh
Ta có th t o ra các m i ràng bu c v th i đi m k t thúc công vi c nh sau:
a) Ch n task c n thi t l p các ràng bu c, kích đúp vào m ra h p tho i Task
Information
b) Ch n th Advanced trong m c lo i ràng bu c Constraint type ch n 1 trong
nh ng ki u k trên Ch n m c ngày ràng bu c Constraint date đ nh p ngày r i
nh n OK
Chia (c t) công vi c thành các ph n nh
B n có th chia nh m t công vi c n u th i gian cho công vi c b ng t quãng i u
này r t có ích, ví d s có th i gian b n t m th i d ng công vi c đang
làm đ chuy n sang m t công vi c khác B n có th chia m t công
vi c thành nhi u ph n n u c n thi t
Trang 28C ng ph i chú ý thêm r ng vi c chia nh 1 công vi c thành nhi u ph n không
gi ng nh nh ng công vi c đ nh k mà b n đã đ c bi t trong nh ng bài tr c
a) Ch n công vi c mu n chia nh Trên tab Task kích
b) Trên s đ Grant, rê chu t đ n thanh ngang bi u di n công vi c, kích vào ngày b n
mu n chia công vi c, sau đó kéo ph n còn l i t i ngày b n mu n công vi c l i b t đ u
ti p t c
c) Có th ghép l i các ph n b ng cách kéo các ph n công vi c ch m vào nhau
Trang 29Ch ng 5
T o ngu n l c và xác đ nh ngu n l c cho d án
Xác đ nh ngu n l c và thông tin cho ngu n l c d án
Trong MS project 2016 có 3 lo i ngu n l c
1 Work : là lo i ngu n l c không ph i tiêu dùng h t sau khi th c hi n d án
mà có th s d ng trong t ng lai, con ng i , máy móc, thi t b thu c lo i
ngu n l c này Ngu n l c này đ c phân b 100% cho d án hay m t ph n
dành cho d án khác
2 Material : là lo i ngu n l c đ c tiêu th , s d ng đ d án đ c ti p di n VD: x ng d u, v n phòng ph m…Ngu n tài nguyên này đ c xác đ nh b ng
đ nh m c tiêu hao c a t ng tác v
3 Cost: là chi phí c ng thêm trong công vi c đ có th hoàn thành nó Ví d
nh là ti n công tác phí, chi phí khác…Lo i chi phí này x y ra t i m t th i
đi m, đ u ho c cu i công vi c Chú ý r ng các c t chi phí khi nh p c a s
Resources Sheet không ch nh s a đ c Giá tr chi phí cho ngu n l c lo i
Cost đ c thi t l p khi ch đ nh ngu n l c này cho m t công vi c khi gán
lo i ngu n l c Cost cho m t công vi c h p h i tho i Assign Resources
4 Generic: là lo i tài nguyên không thu c các lo i trên và đ c đ nh ngh a b i
ng i dùng Lo i này đ c s d ng khi ch a bi t c th lo i hao phí gì c n