Chương 9: KẾT THÚC DỰ ÁN

NỘI DUNG 1. Khi nào kết thúc dự án 2. Các hình thức kết thúc dự án 3. Tổ chức kết thúc dự án 4. Báo cáo tổng kết 1. Khi nào kết thúc dự án Tất cả mọi dự án đều phải kết thúc. Giai đoạn kết thúc dự án có thể diễn ra rất nhanh chóng, nhưng thường là một quá trình dài, và có lúc không thể kết thúc dự án 1. Khi nào kết thúc dự án  Quyết định kết thúc sớm dự án, dù bằng cách nào, cũng rất khó khăn.  Các dự án có khuynh hướng tự phát triển vòng đời của chúng, thời gian tồn tại gần như độc lập cho dù dự án có thành công hay không.  Các yếu tố thành công thì đa dạng, các yếu tố thất bại thì không rõ ràng

Trang 1

1

Chương 9: KẾT THÚC DỰ ÁN

NỘI DUNG

1 Khi nào kết thúc dự án

2 Các hình thức kết thúc dự án

3 Tổ chức kết thúc dự án

4 Báo cáo tổng kết

Trang 2

3

Tất cả mọi dự án đều phải kết thúc

Giai đoạn kết thúc dự án có thể diễn ra rất

nhanh chóng,

nhưng thường là một quá

trình dài,

và có lúc không thể kết thúc dự án

Chương 9: Kết thúc dự án

4

 Quyết định kết thúc sớm dự án, dù bằng

cách nào, cũng rất khó khăn

 Các dự án có khuynh hướng tự phát triển

vòng đời của chúng, thời gian tồn tại gần

như độc lập cho dù dự án có thành công

hay không

 Các yếu tố thành công thì đa dạng, các yếu

tố thất bại thì không rõ ràng

Trang 3

5

 Quyết định kết thúc dự án khi:

– Dự án thành công rực rỡ, đạt các mục tiêu

đặt ra

– Dự án không phù hợp với mục tiêu tổng thể,

mục tiêu ban đầu Việc kết thúc sẽ tránh lãng

phí, gây mất hiệu quả của vốn đầu tư

– Dự án gặp những rủi ro về kinh tế, kỹ thuật,

môi trường Lúc này cần mạnh dạn quyết

định kết thúc dự án

 Nguyên nhân thất bại của dự án

thúc, dự án sẽ kéo dài triền miên và nằm trong tình trạng bị bỏ lửng

– Tổ chức dự án là không cần thiết: khi tổ

chức hiện thời không còn thích hợp với mục tiêu, nhiệm vụ của dự án hoặc năng lực của nhóm dự án không thích hợp với yêu cầu của dự án

Trang 4

7

 Nguyên nhân thất bại của dự án

cao: dự án không chỉ cần về kinh tế mà còn cả sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao,

sự đồng lòng của các thành viên

– Lập kế hoạch kém: đây là nguyên nhân

chủ yếu dẫn tới sự thất bại của dự án

tin dẫn tới khi triển khai gặp quá nhiều khó khăn

8

a Kết thúc hoàn toàn

 Khi dự án ngưng hoạt động, nó đã thành

công và đạt được mục tiêu

 Hoặc có thể bị ngưng do không thành công

hay bị loại bỏ

 Dự án cũng có thể bị chấm dứt tức thời với

các lý do chính trị

Trang 5

9

a Kết thúc hoàn toàn

 Khi kết thúc dự án, các hoạt động chính sẽ

ngừng Tuy nhiên, nhiều hoạt động về mặt

tổ chức vẫn có thể tiếp diễn, thường là

những việc liên quan đến báo cáo, tài sản

thanh lý, thanh lý hợp đồng

b Kết thúc bằng cách bổ sung - sát nhập

 Các dự án mang tính nội bộ do một công ty

mẹ tổ chức thực hiện có thể thay đổi bằng

các hình thức chuyển giao, sát nhập với

cùng tổ chức từ công ty mẹ

Trang 6

11

b Kết thúc bằng cách bổ sung - sát nhập

 Khi dự án ban đầu thành công hoặc có

những tín hiệu tốt, dự án có thể được bổ

sung, mở rộng và dẫn tới dự án ban đầu sẽ

kết thúc để sát nhập, mở rộng

Trong hình thức kết thúc này có rất nhiều

sức ép, công việc phát sinh và chuyển đổi

(nhân sự, tài sản, công nghệ,…)

12

c Kết thúc bằng cách bỏ rơi

 Đó thường là hình thức giảm ngân sách và

dẫn tới dự án đi đến kết thúc

 Khi dự án kém hiệu quả, ngân sách bị cắt

giảm sẽ dẫn tới dự án bị bỏ rơi một cách từ

từ, nhân sự thay đổi sang vị trí khác,…

Trang 7

13

c Kết thúc bằng cách bỏ rơi

 Thực chất dự án đã đóng nhưng nó vẫn tồn

tại trên cơ sở pháp lý

 Nguyên nhân là do lãnh đạo không muốn

kết thúc dự án không thành công hoặc dự

án bị lỗi thời hoặc nhiều nguyên nhân khác

Kết thúc dự án gồm hai vấn đề:

(i) Quyết định có kết thúc dự án hay không?

(ii) Tổ chức kết thúc như thế nào?

Trang 8

15

a Ra quyết định

Có hai tình huống ra quyết định kết thúc dự án

– Nằm trong lịch trình

 Quyết định nằm trong lịch trình khi

dự án đạt được những thành công hoặc thất bại của dự án

 Khi đó sẽ có các tiêu chí đánh giá để

ra quyết định kết thúc dự án hay không

16

a Ra quyết định

– Căn cứ vào các tình huống thực tế

 Dự án gặp quá nhiều khó khăn, không đạt được hay quá xa vời so với mục tiêu

 Dự án đã đạt được những mục tiêu đặt ra

Trang 9

17

b Quá trình thực hiện

 Quá trình kết thúc dự án thực tế có thể

được lên kế hoạch hoặc thực hiện tuần tự

hoặc làm tự phát

 Việc lên kế hoạch để thu xếp thời gian, kinh

phí,… đặc biệt là những công trình trọng

điểm, cần có sự tham dự của các cấp lãnh

đạo

 Các nhiệm vụ chính khi kết thúc dự án

– Kiểm soát và đảm bảo rằng các công

việc của dự án đã được hoàn tất toàn

bộ, kể cả các công việc do nhà thầu phụ thực hiện

– Thông báo cho khách hàng về việc dự

án sẽ kết thúc cũng như các kết quả đạt được về khối lượng công việc hoàn thành

Trang 10

19

– Hoàn tất hồ sơ, bao gồm hồ sơ thanh

quyết toán, bản đánh giá quá trình thực hiện công việc và đạt được các kết quả

cụ thể, báo cáo tổng kết cuối cùng của

dự án, các số liệu, sổ sách của dự án

– Giải quyết các vấn đề của dự án về mặt

luật pháp Lưu giữ hồ sơ, các chứng từ cần thiết

20

– Thanh quyết toán, kiểm toán Bố trí lại

nhân sự, nguyên vật liệu, thiết bị và bất

cứ nguồn lực nào cần thiết

– Xác định rõ những nhu cầu cần hỗ trợ,

đề xuất việc thực hiện và người chịu trách nhiệm sau này trong trường hợp duy trì dự án

Trang 11

21

Mọi hệ thống quản lý dự án tốt đều ghi đầy

đủ các thông tin về dự án

Báo cáo tổng kết là tóm tắt nhật ký ghi lại

về quá trình và lịch sử phát triển, thực hiện

dự án

Mục đích cơ bản nhằm cải thiện các dự án

trong tương lai

a Quá trình thực hiện dự án

 Cần so sánh kết quả mà dự án đạt được

với mục tiêu ban đầu của dự án

 Sự so sánh này có phạm vi rộng, bao gồm

những phân tích cụ thể về sai lệnh giữa kế

hoạch và thực tế, cũng như những đánh

giá sâu sắc về tình huống thành công hoặc

thất bại của dự án

Trang 12

23

b Các vấn đề về kỹ thuật và công nghệ

 Là vấn đề cốt lõi, thu hút nhiều sự quan

tâm của những bên liên quan

 Báo cáo tổng kết cần nêu được các vấn đề

chính về khoa học, kỹ thuật mà dự án phải

đối phó, các biện pháp giải quyết, các

thành công, thất bại để làm bài học cho các

dự án tương tự trong tương lai

24

c Hoạt động hành chính

 Mảng hành chính thường phát sinh nhiều

vấn đề do vậy các thủ tục hành chính cần

được xem xét, kiểm tra và ghi lại kết quả,

tìm hiểu lý do mang lại hiệu quả hoặc chưa

hiệu quả cho dự án

Trang 13

25

d Mô hình tổ chức của dự án

 Mỗi tổ chức của dự án có những thuận lợi

và bất lợi cụ thể Báo cáo tổng kết phải

phân tích những gì mà mô hình tổ chức đó

đóng góp hoặc ngăn cản sự phát triển hay

gây thiệt hại cho dự án

e Dự án và nhóm nhân viên

 Báo cáo đánh giá về năng lực của các

nhân viên tham gia dự án

 Trong trường hợp dự án do công ty mẹ

quản lý, báo cáo đề cập tới năng lực của

nhân viên tham gia dự án, tính phù hợp của

năng lực, đó là căn cứ để công ty mẹ sắp

xếp nhân lực cho các dự án sau này

Trang 14

27

f Kỹ năng quản trị dự án

 Sự thành công của dự án phụ thuộc vào

các kỹ năng dự báo, lập kế hoạch, lập ngân

sách, lên chương trình, phân bổ nguồn lực,

quản trị rủi ro, kiểm soát thực hiện

 Kỹ năng quản trị dự án là quan trọng vì vậy

cần xem xét kỹ vấn đề này

28

Định dạng
Số trang	14
Dung lượng	288,28 KB