Chương 78 KIỂM SOÁT DỰ ÁN QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ HỢP ĐỒNG DỰ ÁN

NỘI DUNG 1. Tổng quan về kiểm soát dự án 2. Quy trình kiểm soát dự án 3. Nội dung kiểm soát dự án 4. Rủi ro quản trị rủi ro dự án 5. Hợp đồng quản trị hợp đồng dự án 1. Tổng quan về kiểm soát dự án a. Khái niệm  Là quá trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho mục tiêu, kế hoạch của dự án được hoàn thành có hiệu quả.  Việc kiểm soát không chỉ phát hiện những sai sót, ách tắc mà còn tìm kiếm những cơ hội để đẩy nhanh dự án.

Trang 1

Chương 7&8 KIỂM SOÁT DỰ ÁN QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ HỢP ĐỒNG DỰ ÁN

Chương 7&8: Kiểm soát dự án quản trị rủi ro và hợp đồng dự án 1

2

NỘI DUNG

1 Tổng quan về kiểm soát dự án

2 Quy trình kiểm soát dự án

3 Nội dung kiểm soát dự án

4 Rủi ro & quản trị rủi ro dự án

5 Hợp đồng & quản trị hợp đồng dự án

Trang 2

3

a Khái niệm

 Là quá trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh

việc thực hiện nhằm đảm bảo cho mục tiêu,

kế hoạch của dự án được hoàn thành có

hiệu quả

 Việc kiểm soát không chỉ phát hiện những

sai sót, ách tắc mà còn tìm kiếm những cơ

hội để đẩy nhanh dự án

Trang 3

5

c Quá trình kiểm soát dự án

 Bao gồm 3 giai đoạn:

– Theo dõi: Thu thập và ghi chép các dữ

liệu thực tế để so sánh quá trình thực hiện thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch

– Phân tích: đánh giá tình trạng của các

công việc và so sánh các kết quả đạt được với kế hoạch, xác định các nguyên nhân và hướng tác động

6

– Điều chỉnh: lên kế hoạch và thực hiện

các hoạt động, công việc phù hợp với

kế hoạch, nhằm tối thiểu hóa các sai lệch tiêu cực và tối đa hóa lợi ích từ các sai lệch tích cực

Trang 4

7

Trang 5

9

 Kiểm soát những thay đổi trong dự án

 Kiểm soát các báo cáo tiến trình gồm các

báo cáo về công việc đã thực hiện, dự báo

kết quả hiện có

10

 Kiểm soát thay đổi nội dung, giám sát

những thay đổi về qui mô, phạm vi dự án

và nội dung các công việc dự án

 Kiểm soát tiến độ

 Kiểm soát rủi ro

Trang 6

11

 Kiểm soát chi phí, theo dõi những thay đổi

ngân sách dự án

 Kiểm soát chất lượng bằng cách theo dõi

các kết quả cụ thể của dự án để xác định

xem có phù hợp với các tiêu chuẩn đặt ra

hay không qua đó có các biện pháp khắc

phục hoặc ngăn ngừa, giảm thiểu vấn đề

không đạt chất lượng

a Theo dõi các công việc dự án

 Theo dõi là quá trình xem xét, thu thập

thông tin, thống kê, phân tích và lập báo

cáo về tiến trình thực hiện dự án trên thực

tế so sánh với kế hoạch

 Đây là bước đầu tiên trong quá trình giám

sát dự án

Trang 7

13

i Phương pháp theo dõi đơn giản 0 – 100

vì nó chỉ theo dõi thời điểm hoàn thành các công việc Phương pháp này chỉ có

2 mức là 0% và 100%

ii Phương pháp theo dõi chi tiết: đánh giá

chính xác hơn bằng các mức độ tỷ lệ % như 50% hoặc 70%

14

iii.Phương pháp mốc thời gian được sử

dụng trong công việc có thời gian thực hiện dài Công việc được chia thành các khoảng thời gian nhất định, mỗi mốc thời gian hoàn thành công việc nhất định như 20%, 40%, 70%

Trang 8

15

 Là việc xem xét và ghi nhận kết quả thực

hiện các công việc dự án theo lịch trình đã

định sẵn về các mặt thời gian, chất lượng,

chi phí

b Đo lường và phân tích kết quả

 Cần phân biệt 2 loại công việc:

– Các công việc có thể đo lường được là các công

việc có thể xác định mức độ hoàn thành ở các mức khác nhau tương ứng với kết quả vật chất

cụ thể, phù hợp với biểu đồ thực hiện công việc

– Các công việc không thể đo lường là các công

việc không thể phân chia thành các mức hoàn thành hoặc mốc thời gian

Trang 9

17

 Lập báo cáo tiến độ: là việc thu thập và

trình bày bằng văn bản các dữ liệu thực tế

về tình hình thực hiện dự án

 Báo cáo cần được cập nhật thường xuyên

bởi những nhà quản trị cấp dưới để báo

cáo nhà quản trị cấp cao hơn

18

b Đo lường và phân tích kết quả

 Phân tích kết quả: Là so sánh kết quả đạt được so

với kế hoạch nhằm phát hiện các sai lệch, phân

tích xu hướng các sai lệch để có phản ứng kịp thời

nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu tác hại của chúng

 Nội dung: phân tích về tiến độ thời gian, chi phí,

chất lượng và các thay đổi trong thiết kế… làm căn

cứ đưa ra các điều chỉnh trong quá trình giám sát

dự án

Trang 10

19

 Sau khi xác định các sai biệt, nhà quản trị

dự án cần phải đưa ra các giải pháp điều

chỉnh tương ứng, kịp thời

Các phương án hành động nhằm điều

chỉnh dự án khi có sai biệt:

 Tìm cơ hội giải quyết bằng cách xem xét

khả năng liên quan đến việc nâng cao hiệu

quả công việc nhờ công nghệ mới hoặc các

quyết định mang tính tổ chức

Trang 11

21

 Xem xét lại chi phí: đây là phương pháp

được thực hiện khi cần phải tăng khối

lượng công việc và điều phối thêm nguồn

lực để đảm bảo tiến độ về thời gian

 Xem xét lại thời hạn: là phương pháp đồng

nghĩa với việc thời hạn hoàn thành công

việc bị đẩy lùi trong trường hợp có những

hạn chế về chi phí

22

 Xem xét lại quy mô/nội dung các công việc

dự án: được thực hiện khi quy mô dự án có

thể thay đổi theo hướng thu nhỏ và chỉ một

phần trong các kết quả đã hoạch định sẽ

được hoàn thành Vấn đề này không liên

quan tới chất lượng của dự án

Trang 12

23

 Dừng dự án: là quyết định khó khăn nhưng

cũng phải đưa ra trong những hoàn cảnh

chi phí vượt quá giới hạn hoặc không đạt

được các tiêu chí về kỹ thuật và mục tiêu

ban đầu

 Để kiểm soát tiến độ thời gian, cần cập

nhật các thông tin thực tế để lập những

biểu đồ thể hiện tiến độ dự án qua đó có

thể đánh giá được tình hình thực hiện công

việc gồm thời điểm khởi công, thời điểm

hoàn thành, thời gian thực hiện, thời gian

còn lại…

Trang 13

25

 Đó là cơ sở để điều chỉnh, xáo trộn kế

hoạch để dẫn đến sự thay đổi trong ngày

tháng của công việc theo kế hoạch lúc bắt

đầu với mục tiêu sao cho đạt kết quả tốt

nhất trong điều kiện thực tế (kế hoạch lúc

đầu đặt ra trong điều kiện giả định)

 Người ta xây dựng biểu đồ để theo dõi kế

hoạch và tiến độ thực hiện của công việc

26

Nét nhỏ thể hiện kế hoạch ban đầu

Nét đậm là thực tế thực hiện

Nét đậm đứt là công việc đang thực hiện

Số liệu trong ngoặc () là cho biết thời gian bắt đầu/kết thúc sớm hay trễ so với dự kiến ban đầu

Trang 14

27

Là phương pháp để theo dõi những chi phí

trong quá trình thực hiện dự án bao gồm:

– Kiểm soát chi phí tích lũy

– Kiểm soát chi phí theo thời kỳ

 Kiểm soát chi phí tích lũy: là so sánh chi phí

thực tế với ngân sách kế hoạch Khi phát

hiện chi phí đã vượt quá kế hoạch thì tìm

biện pháp khắc phục

Khi lập dự án người ta thường cho một

biên độ để theo dõi và ngăn ngừa các

khoản vượt ngân sách hoặc chậm tiến độ

Trang 15

29

 Kiểm soát chi phí tích lũy

30

 Kiểm soát chi phí theo thời kỳ: là ngân sách

được vẽ cho hoạt động dự án ở thời điểm

xác định

Trang 16

31

 Kiểm soát chi phí theo thời kỳ

thiết kế

Có nhiệm vụ phát hiện những sai sót so với

các chỉ tiêu kỹ thuật và các tiêu chuẩn đặt

ra trong vòng đời dự án từ đó đưa ra cách

giải quyết thích hợp

Vấn đề cần quan tâm là chất lượng và

những thay đổi thiết kế

Trang 17

33

thiết kế

 Kiểm soát chất lượng đồng bộ là chìa khóa

quyết định thành công của dự án, được

thực hiện trong mối liên hệ chặt chẽ với

kiểm soát thiết kế

34

c Kiểm soát chất lượng và các thay đổi thiết kế

 Kiểm soát thiết kế:

– Hỗ trợ cho nhà quản trị dự án trong việc đánh

giá và kiểm soát những thay đổi về công nghệ,

kỹ thuật được đề xuất

– Đảm bảo sự toàn vẹn của bản thiết kế và các

công tác lập tài liệu kỹ thuật, hỗ trợ sản xuất, hoạt động và bảo dưỡng cho hệ thống/sản phẩm của dự án

Trang 18

35

phí, chất lượng, thay đổi)

 Hệ thống kiểm soát có hiệu quả phải đảm

bảo việc kiểm soát về thời gian, chi phí,

chất lượng và các thay đổi trong suốt vòng

đời của dự án

 Kết hợp kiểm soát thời gian và chi phí là

khối lượng hoàn thành, chi phí kế hoạch sẽ

được so sánh với chi phí thực tế để từ đó

xác định chi phí chênh lệch

Trang 19

37

 Kết hợp giữa kiểm soát thời gian/chi phí và

chất lượng đảm bảo rằng chỉ có các công

việc đã đảm bảo chất lượng mới được

công nhận là khối lượng hoàn thành và làm

căn cứ để thanh toán

38

 Kết hợp giữa kiểm soát chất lượng và kiểm

soát thay đổi đảm bảo hoạt động kiểm soát

chất lượng được dựa trên thiết kế mới nhất

bao gồm thiết kế cơ sở và thiết kế thay đổi

đã được phê duyệt

Trang 20

39

 Kết hợp tất cả các khía cạnh trên cho nhà

quản trị dự án một bức tranh toàn cảnh về

hệ thống/sản phẩm dự án có chỉ rõ các yêu

cầu thay đổi kỹ thuật được đánh giá dựa

trên những ảnh hưởng của chúng đến chi

phí, tiến độ thời gian và kết quả thực hiện

cuối cùng

 Các hệ thống kiểm soát này hoạt động suốt

trong vòng đời của dự án nhằm phát hiện

những sai sót để kịp thời điều chỉnh

Trang 21

41

4 Rủi ro và quản trị rủi ro dự án

a Khái niệm rủi ro

 Là những sự kiện bất ngờ, điều không chắc

chắn xảy ra ngoài dự kiến và có thể mang

lại những cơ hội hoặc những thiệt hại

Rủi ro = Xác suất xuất hiện x Mức độ tác

động

 Trong phần này chúng ta xem xét những rủi

ro có thể mang lại những ảnh hưởng xấu

tới mục tiêu của dự án

42

b Phân loại rủi ro

 Theo môi trường tác động

Môi trường bên trong:

– Môi trường hoạt động dự án

– Nhận thức của con người

Trang 22

43

 Theo môi trường tác động

Môi trường bên ngoài:

– Môi trường thiên nhiên

– Môi trường văn hóa, xã hội

– Môi trường chính trị, luật pháp

– Môi trường kinh tế

– Môi trường công nghệ thông tin

 Phân loại theo đối tượng rủi ro

– Rủi ro về tài sản: tài sản hư hao, hao

mòn vô hình, hữu hình

– Rủi ro về nhân lực

– Rủi ro về trách nhiệm pháp lý

Trang 23

45

 Phân loại rủi ro theo lĩnh vực hoạt động

như sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đời

sống Rủi ro bao gồm rủi ro trong công

nghiệp, nông nghiệp, kinh doanh thương

mại, rủi ro trong hoạt động ngoại thương,

kinh doanh ngân hàng, du lịch, rủi ro trong

giao thông vận tải…

46

 Phân loại theo bản chất rủi ro

– Rủi ro thuần túy: như hỏa hoạn, mất cắp,

tai nạn lao động…

– Rủi ro suy tính: là rủi ro đầu cơ và khi nó

xảy ra có thể dẫn tới kết quả được mất,

do ảnh hưởng của những nguyên nhân rất khó dự đoán

Trang 24

47

 Phân loại theo khả năng lượng hóa

– Rủi ro có thể tính toán được: là rủi ro có

thể tính được xác suất xảy ra và mức độ tác động nhất định

– Rủi ro không thể tính toán được: là rủi ro

mà xác suất và mức độ tác động quá bất thường và rất khó dự đoán

 Phân loại theo khả năng bảo hiểm

– Rủi ro có thể bảo hiểm: là loại rủi ro mà

người ta có thể giảm nhẹ bằng cách mua bảo hiểm trước

– Rủi ro không thể bảo hiểm: là những rủi

ro về đầu cơ như những phương án đầu

tư vào thị trường chứng khoán hoặc bất

Trang 25

49

 Rủi ro hệ thống và rủi ro không hệ thống

– Rủi ro hệ thống: như khủng hoảng thị

trường, suy thoái kinh tế trong khu vực xuất hiện gây ảnh hưởng đến mọi dự án trong xã hội

– Rủi ro không hệ thống: các rủi ro chỉ xảy

ra đối với mỗi dự án cụ thể, mang tính cạnh tranh hoặc quản lý không hiệu quả

50

 Ngoài ra chúng ta có thể phân theo:

– Các bên liên quan của dự án: chủ đầu

tư, người thực hiện dự án,…

– Các giai đoạn dự án: giai đoạn chuẩn bị,

thực hiện, kết thúc dự án

– Đối tượng tác động: thời gian, chi phí,

chất lượng dự án…

Định dạng
Số trang	34
Dung lượng	534,17 KB