Chương 3 4 TỔ CHỨC BỘ MÁY QTDA LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN

NỘI DUNG 1. Tổng quan về tổ chức quản lý dự án 2. Hình thức tổ chức quản lý dự án 3. Đội ngũ nhân sự 4. Lập kế hoạch dự án 5. Cơ cấu phân chia công việc 6. Ngân sách dự án 1. Tổng quan về tổ chức QLDA a. Khái niệm b. Những quy luật thông thường của dự án c. Lý do thất bại của dự án

Trang 2

Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch,

tổ chức thực hiện, theo dõi và bao quát tất

cả các phương diện cũng như các thành

phần tham dự trong dự án, nhằm đạt được

mục tiêu một cách chắc chắn trong những

tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và chất

lượng của dự án

1 Tổng quan về tổ chức QLDA

Trang 3

5

Dự án phải đạt được mục tiêu trong các

giới hạn về thời gian, chi phí, chất lượng và

sự thỏa mãn của các thành phần liên quan,

– Dân chúng tại nơi thực hiện dự án

– Người thụ hưởng từ kết quả của dự án

Trang 4

7

 Đặc điểm của dự án là luôn có tính chất duy

nhất và có ảnh hưởng rộng lớn

 Nguyên tắc của quản lý dự án là thường

xuyên kiểm tra chặt chẽ mục tiêu, tiến độ,

chi phí, chất lượng của từng giai đoạn

 Các dự án thường khó đảm bảo đúng thời

gian, trong mức ngân sách và với cùng một

đội ngũ mà đã bắt đầu nó

=> Dự án thường có tính biến động

Chương 3&4: Lập kế hoạch và ngân sách dự án

Tổ chức bộ máy qtda 7

 Giai đoạn đầu và cuối của dự án thường

diễn ra rất chậm

 Bản chất của dự án là rất phức tạp, vì vậy

thường phát sinh các lỗi Người quản lý và

thi hành dự án luôn chú ý đến vấn đề này

Trang 5

9

 Một dự án thường có nhiều thay đổi so với

lúc thiết kế Các dự án được thiết kế kỹ

lưỡng thì việc thay đổi sẽ giảm hơn

 Dự án thường phát sinh mẫu thuẫn cả bên

trong và bên ngoài

 Dự báo lạc quan về thị trường và mức

cầu của thị trường

 Sai lầm khi lựa chọn công nghệ

 Quản lý kém

 Đánh giá không đúng phản ứng của

các đối thủ cạnh tranh Rủi ro do các yếu tố khách quan

Trang 6

11

– Sai lầm khi xác định mục tiêu của dự án

– Hoạch định dự án không rõ ràng, không chính

xác, thiếu đồng bộ

– Quản lý kém

– Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ

– Thông tin không kịp thời

Trang 7

Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ

phận theo chức năng chuyên môn

Ví dụ: phòng kế hoạch, phòng tài chính,

phòng nhân sự, Các bộ phận chuyên môn

cùng tham gia theo dõi dự án

Trang 8

15

i Ưu điểm

– Tập trung các chuyên gia giỏi trong các

lĩnh vực chuyên môn khác nhau nên có

điều kiện trau dồi và nâng cao năng lực

cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình

thường của đơn vị

– Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia

nhiều dự án khác nhau nên dễ theo dõi

và phân phối nguồn lực cho các dự án

– Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có

thể theo dõi và quản lý dự án khi được

yêu cầu

Trang 9

17

ii Khuyết điểm

– Không cho thấy chủ thể chịu trách

nhiệm toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án)

– Các bộ phận chức năng không tập

trung cho một dự án một cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ

2 Hình thức tổ chức quản lý dự

án

ii Khuyết điểm

– Không khuyến khích được sự đóng góp

tích cực của các thành viên tham gia (vì

dự án không được quản lý tập trung, không có chủ nhiệm)

Trang 10

19

b Tổ chức theo dự án

Ban Lãnh Đạo

Dự án A Dự án B Dự án C ……

Ban lãnh đạo nắm dưới quyền mình các chủ

nhiệm (hay giám đốc), dưới các chủ nhiệm dự

án lại có các bộ phận chuyên môn như trong

các xí nghiệp nhỏ (SBU: Small Business Units)

2 Hình thức tổ chức quản lý dự

án

b Tổ chức theo dự án

– Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho

chủ nhiệm dự án Giúp chủ nhiệm dự án

có điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy

dự án

– Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng

kích thích tính tích cực của các thành viên dự án

Trang 11

ii Nhược điểm

– Lãng phí nguồn lực (nhiều công việc

trùng lắp ở các dự án) Cạnh tranh giữa các dự án khi huy động nguồn lực của đơn vị

– Nguy cơ dự án đi chệch mục tiêu chung

của đơn vị

Trang 12

 Là hình thức dự án được thực hiện đan xen

với các bộ phận chức năng của tổ chức

 Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ

chức theo chức năng và theo dự án

 Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một

số vài dự án với quy mô không lớn

Trang 13

25

d Hình thức tổ chức tham mưu

Ban Lãnh đạo

DỰ ÁN

lập nhưng có sự liên kết chặt chẽ giữa các

bộ phận chức năng của đơn vị

Trang 14

27

Đặc điểm của hình thức này là:

– Bảo đảm mối liên kết chặt chẽ giữa các thành

viên dự án với các bộ phận chức năng

– Khắc phục nhược điểm của các hình thức tổ

Trang 15

29

e Hình thức ma trận

Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ

chức thực hiện nhiều dự án khác nhau

Mỗi dự án chịu sự điều phối của các chủ

nhiệm dự án và sự tham gia của các

chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn

– Sử dụng tối đa và phân phối hợp lý

nguồn lực của đơn vị

– Cùng lúc thực hiện nhiều công trình khác

nhau

Trang 16

– Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ

Trang 17

thời gian quan hệ và giải quyết với các

bên tham gia dự án => Vai trò của nhà

quản trị dự án trở nên quan trọng

3 Nhân sự

a Giám đốc dự án

i Giới thiệu

– Năng lực quản trị dự án, khả năng tổ

chức, điều hành cũng như kiến thức và

kinh nghiệm lãnh đạo có ảnh hưởng lớn

tới mục tiêu của dự án

– Giám đốc dự án chính là người góp phần

vào sự thành/bại của dự án

Trang 18

35

ii Vị trí của giám đốc dự án

– Giám đốc là trung tâm của dự án, là cầu

nối mấu chốt để phối hợp các bên liên quan đến dự án

– Giám đốc dự án là trung tâm điều tiết và

liên kết giữa các bên liên quan

Trang 19

37

iii Trách nhiệm của giám đốc dự án

– Trách nhiệm với toàn bộ quá trình dự án:

Trang 20

39

iv Yêu cầu về người giám đốc dự án

– Về năng lực cần có:

 Năng lực quản lý/Năng lực lãnh đạo

 Năng lực ngoại giao

– Là tập thể cán bộ nhân viên trực tiếp thực hiện

các công việc của dự án

– Đội ngũ này được thành lập trong thời gian tồn

tại dự án

– Đội ngũ nhân sự của dự án cần phải có tinh

thần tập thể để tạo nên sức mạnh Nếu thiếu

sự phối hợp sẽ là nguyên nhân của sự thất bại

Trang 21

41

ii Nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án

– Quyền lợi và trách nhiệm phải đi đôi

– Cần khích lệ và ràng buộc để đảm bảo

đội ngũ hoạt động hiệu quả Cần có chính sách thưởng/phạt và hệ thống đánh giá sự cống hiến

3 Nhân sự

ii Nguyên tắc xây dựng đội ngũ dự án

– Sự chỉ đạo và giúp đỡ của các chuyên

gia và lãnh đạo cấp trên sao cho đội ngũ

dự án luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo của cấp trên cả về chuyên môn và tinh thần

mối quan hệ với khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước

Trang 22

43

iii Phát triển đội ngũ dự án

 Đào tạo và bồi dưỡng

 Giám sát: Đây là hình thức cần thiết

nhưng nó thường làm cản trở việc phát huy tài năng và sự hợp tác của các thành viên

Trang 23

45

iv Lãnh đạo đội ngũ dự án

chủ Khi đề ra chính sách và kế hoạch thường có sự tham gia và tiếp thu ý kiến của các thành viên trong dự án

Phương pháp này có ưu điểm là phát huy các sáng kiến của mọi thành viên nếu chúng ta tổ chức tốt

3 Nhân sự

iv Lãnh đạo đội ngũ dự án

 Đội ngũ: Giám đốc và toàn thể đội ngũ

cùng đưa ra chính sách, kế hoạch, cùng giải quyết vấn đề, gánh vác trách nhiệm của dự án

Trang 24

47

– Bản chất của dự án là phát sinh nhiều

vấn đề, dẫn tới những xung đột cũng thường xảy ra

– Giải quyết xung đột trong đội ngũ dự án

là việc cần thực hiện sớm nhất có thể

– Có hai phương pháp để giải quyết xung

đột là: phương pháp cơ cấu và phương pháp cá nhân

 Giải thích rõ yêu cầu đối với công việc

 Tạo sự phối hợp và liên kết các hoạt

động của các cá nhân ở những bộ phận khác nhau

 Xác lập mục tiêu chung cho cả đội

ngũ/tổ chức

 Áp dụng hệ thống thưởng/phạt

Trang 25

49

– Phương pháp cá nhân dùng trong trường

hợp xung đột đã nảy sinh Để giải quyết người ta có thể áp dụng:

Trang 26

Lập tiến độ thực hiện

4 Lập kế hoạch dự án

Nội dung của kế hoạch dự án

ND1: Tổng quan chung về dự án

Tóm tắt mục tiêu và nội dung của dự án

Mô tả cơ cấu quản lý áp dụng cho dự án, danh sách

các điểm mốc quan trọng trong dự án

ND2: Các mục tiêu của dự án

Nêu các thông tin chi tiết cho mục tiêu đã nêu ở phần

tổng quan, thông tin về lợi nhuận,mục tiêu cạnh tranh,

mục tiêu kỹ thuật của dự án

Trang 27

53

Nội dung của kế hoạch dự án

ND3: Khía cạnh kỹ thuật & quản trị dự án

Mô tả các phương pháp quản lý và kỹ thuật sử dụng

cho công việc của dự án

ND4: Vấn đề hợp đồng của dự án

Đây là phần quan trọng của dự án, trong đó có bản

danh sách và mô tả các yêu cầu cụ thể, nguồn cung

cấp, các thỏa thuận hợp tác, các ban tư vấn, ban kiểm

Những yêu cầu về vốn và các chỉ tiêu cần phải thể hiện

chi tiết trong bản ngân sách dự án

Cần nêu rõ các thủ tục kiểm soát và điều hành chi phí

Trang 28

sách đối với lực lượng lao động

ND8: Kiểm tra & đánh giá dự án

Mô tả tóm tắt những thủ tục cần phải tuân thủ trong

việc điều hành, thu thập, lưu trữ và đánh giá quá trình

Đề cập đến những rủi ro và kế hoạch đối phó

để hạn chế các hậu quả gây bất lợi đến mục

tiêu dự án khi rủi ro xảy ra

Trang 29

57

Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là việc

phân chia theo cấp bậc một dự án thành các

nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể

Cần phải xác định, liệt kê và lập bản giải thích

cho từng công việc cần thực hiện của dự án

5 Cơ cấu phân chia công việc

Trang 30

59

Trình tự lập WBS

 Phân tích công việc

 Lập danh mục và mã hóa các công việc

 Xác định thời gian, nguồn lực cho mỗi công

Trang 31

61

Định dạng
Số trang	31
Dung lượng	542,24 KB