Công tác văn thư tại công ty than khe chàm

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY THAN KHE CHÀM 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty than Khe Chàm 4 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển: 4 1.1.1.2. Vị trí địa lý, điều kiện địa chất của Công ty than Khe Chàm TKV 5 1.1.1.3. Đặc điểm dây chuyền công nghệ: 5 1.1.1.4. Công nghệ sản xuất 6 1.1.1.5. Hoạt động kinh doanh của Công ty than Khe Chàm TKV: 7 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 9 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty than Khe Chàm 12 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 13 1.2.3. Vị trí việc làm và bản mô tả việc vị trí trong văn phòng 16 Phần II: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY THAN KHE CHÀM 28 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của công ty 28 2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty 28 2.1.1.1. Hình thức, thể thức trình bày văn bản 28 2.1.1.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý 32 2.1.1.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 34 2.2. Công tác quản lý văn bản đi – đến 37 2.2.1. Công tác quản lý văn bản đi 37 2.2.1.1. Trình tự quản lý văn bản đi 37 2.2.1.2. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản 38 2.2.1.3. Đăng ký văn bản đi 38 2.2.1.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 39 2.2.1.5. Lưu văn bản đi 40 2.2.2. Công tác quản lý văn bản đến 40 2.2.2.1. Trình tự quản lý văn bản đến 40 2.2.2.2. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 40 2.2.2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 43 2.2.2.4. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 44 2.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 44 2.3.1. Những quy định chung 45 2.3.2. Quy định về sử dụng và quản lý con dấu 45 2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị vào công tác văn thư 46 2.4.1. Trang thiết bị kỹ thuật thông tin trong văn phòng. 46 2.4.1.1. Các loại trang thiết bị văn phòng 47 2.4.1.2. Nhận xét về trang thiết bị văn phòng 50 2.4.1.3. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc. (đính kèm phụ lục ) 51 2.4.2. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác Văn thư. 51 2.4.3. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Công tác soạn thảo văn bản. 52 2.4.4. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác lập kế hoạch, tham mưu. 53 2.4.5. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng 53 2.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 55 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 57 3.1. Đánh giá chung 57 3.1.1. Ưu điểm 57 3.1.2. Hạn chế 60 3.1.3. Nguyên nhân 61 3.2. Đề xuất, kiến nghị 62 3.2.1. Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư 62 3.2.2. Tăng cường thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư 63 3.2.3. Nâng cao chế độ, chính sách đãi ngộ với cán bộ làm công tác văn thư 63 3.2.4. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư 64 3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty than Khe Chàm. 64 KẾT LUẬN 66 PHẦN PHỤ LỤC 68

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 4

Phần I: 4

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY THAN 4

KHE CHÀM 4

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty than Khe Chàm 4

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển: 4

1.1.1.2 Vị trí địa lý, điều kiện địa chất của Công ty than Khe Chàm - TKV .5

1.1.1.3 Đặc điểm dây chuyền công nghệ: 5

1.1.1.4 Công nghệ sản xuất 6

1.1.1.5 Hoạt động kinh doanh của Công ty than Khe Chàm - TKV: 7

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 8

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 9

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty than Khe Chàm 12

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 13

1.2.3 Vị trí việc làm và bản mô tả việc vị trí trong văn phòng 16

Phần II: 28

TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY THAN 28

KHE CHÀM 28

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của công ty 28

2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty 28

2.1.1.1 Hình thức, thể thức trình bày văn bản 28

2.1.1.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý 32

2.1.1.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 34

2.2 Công tác quản lý văn bản đi – đến 37

2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi 37

2.2.1.1 Trình tự quản lý văn bản đi 37

2.2.1.2 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu

và ngày, tháng của văn bản 38

2.2.1.3 Đăng ký văn bản đi 38

2.2.1.4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi .39

2.2.1.5 Lưu văn bản đi 40

Công tác quản lý văn bản đến 40

2.2.2.1 Trình tự quản lý văn bản đến 40

2.2.2.2 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 40

2.2.2.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 43

2.2.2.4 Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 44

2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 44

2.3.1 Những quy định chung 45

2.3.2 Quy định về sử dụng và quản lý con dấu 45

2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị vào công tác văn thư 46

2.4.1 Trang thiết bị kỹ thuật thông tin trong văn phòng 46

2.4.1.1 Các loại trang thiết bị văn phòng 47

2.4.1.2 Nhận xét về trang thiết bị văn phòng 50

2.4.1.3 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc (đính kèm phụ lục ) 51

2.4.2 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác Văn thư 51

2.4.3 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Công tác soạn thảo văn bản 52

2.4.4 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác lập kế hoạch, tham mưu 53

2.4.5 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng 53

2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 55

Phần III: 57

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 57

3.1 Đánh giá chung 57

3.1.1 Ưu điểm 57

3.1.2 Hạn chế 60

3.1.3 Nguyên nhân 61

3.2 Đề xuất, kiến nghị 62

3.2.1 Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư 62

3.2.2 Tăng cường thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư 63

3.2.3 Nâng cao chế độ, chính sách đãi ngộ với cán bộ làm công tác văn thư .63

3.2.4 Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư 64

3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty than Khe Chàm 64

KẾT LUẬN 66

PHẦN PHỤ LỤC 68

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính chính xác, bảo mật và an toàn thông tin bằng văn bản phục vụ cho quản lý điều hành cong việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả của mỗi cơ quan, tổ chức

Công ty than Khe Chàm với đặc thù là doanh nghiệp chuyên sản xuất nên một thực tế cho thấy công tác văn thư chưa được sự chú trọng và quan tâm Quản lý rời rạc chưa tập trung về nhân sự phụ trách dẫn đến thất thoát văn bản, tài liệu

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu chính của đề tài nhằm làm rõ công tác tổ chức quản

lý công tác văn thư nói chung và việc thực hiện nói riêng từ đó giúp đẩy mạnh

và nâng cao vai trò công tác văn thư và làm rõ thực trạng đưa ra phương pháp quản lý thống nhất, đồng bộ nhằm đảm bảo an toàn, tính bí mật và phát huy giá trị tài liệu văn bản phục vụ cho hoạt động của Công ty Phân tích từ những ưu điểm, hạn chế đưa ra những định hướng và giải pháp cải tiến hoàn thiện tổ chức cán bộ văn thư chuyên trách cho Công ty nhằm quản lý công tác văn thư được thống nhất Giúp mọi cá nhân có cái nhìn đúng đắn về công tác văn thư, nâng cao ý thức bảo quản, lưu trữ tài liệu chung Đồng thời xây dựng cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện dại hóa

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới là công tác chỉ đạo, điều hành công tác văn thư tại Công ty than Khe Chàm Từ thực trạng công tác văn thư tại công ty, dựa trên những ưu điểm, hạn chế trong hoạt động công tác văn thư, từ

đó đưa ra các kiến nghị, đề xuất, đề ra những biện pháp thích hợp, nâng cao vai trò công tác văn thư trong văn phòng

Phạm vi nghiên cứu là công tác văn thư tại Công ty than Khe Chàm

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 05 năm 2002 của Bộ Công an – Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 04 năm 2004 Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ, sửa đổi bổ xung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 9 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ

về hướng dẫn xây dựng quy chế, công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Công tác văn thư hiện nay ngày càng được chú trọng Trong những năm qua cùng với việc tiến hành công tác cải cách hành chính, Nhà nước ta đã không ngừng đổi mới và hoạn thiện công tác văn thư Trên thực tế đã có rất nhiều tài liệu nghiên cứu, những bài tham luận, đóng góp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện hơn về công tác văn thư Tiêu biểu là các đề tài luận văn thạc sỹ, đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp về công tác văn thư trong các đơn vị doanh nghiệp như:

Luận văn Thạc sỹ Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội của Nguyễn Đăng Việt – 2014 – trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn;

Khóa luận thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại

xí nghiệp sữa chữa tàu 81 của sinh viên Trần Thị Thúy – Lớp 10001P – Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn;

Và một số bài viết đăng trên tạp chí văn thư lưu trữ:

Bài viết của tác giả Vũ Thị Phụng – Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ thực trạng và giải pháp (trang 127 – Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 5 – Tháng 10/2014);

Bài viết của tác giả Nguyễn Trọng Biên – Một số vấn đề về sử dụng con

dấu trong các cơ quan tổ chức ở nước ta hiện nay (trang 12 – Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 11- Tháng 11/2008);

Bài viết của tác giả Phạm Hồng Duy – Đôi điều suy nghĩ về thể thức xây dựng văn bản của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh (trang 24 – Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 8 – Tháng 8/2008);

Các bài viết đã nêu ra một cách chân thực về thực trạng công tác văn thư nói chung, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư không chỉ trong các cơ quan nhà nước mà còn đối với doanh nghiệp

Cùng với sự phát triển của đất nước trong quá trình hội nhập thế giới qua các thời kỳ công tác văn thư luôn là một đề tài có sức hút lớn để các tác giả nghiên cứu không chỉ trong các cơ quan nhà nước mà còn trong các doanh nghiệp tư nhân Hiện tại Công ty than Khe Chàm vẫn chưa có đề tài nghiên cứu

về vấn đề này, nắm bắt được tình hình thực tế đó tôi đã tiến hành nghiên cứu đề tài “công tác văn thư tại Công ty than Khe Chàm” là một đề tài không quá mới

về công tác văn thư tại một doanh nghiệp cụ thể Để từ đó có những biện pháp thích hợp hoàn thiện công tác văn thư trong doanh nghiệp Lợi ích đề tài mang lại là nhằm nâng cao vai trò công tác văn thư, đồng thời giúp cho mọi người nâng cao ý thức và có quan điểm tích cực trong việc lưu giữ tài liệu giúp chủ động trong công việc, đặc biệt đó là bước đệm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này

6 Phương pháp nghiên cứu

Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của Công ty than Khe Chàm

Phần 2: Thực trạng Công tác văn thư tại Công ty than Khe Chàm

Phần 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty than Khe Chàm

Đến năm 1998 có quyết định của Bộ công nghiệp do yêu cầu sản xuất kinh doanh than của Tổng Công ty than Việt Nam mỏ Khe Chàm được đổi tên thành Công ty than Khe Chàm.

Những quyết định liên quan đến sự hình thành và phát triển của Công ty than Khe Chàm:

Quyết định số 15/MT-TCCB ngày 18 tháng 06 năm 1985 của Bộ trưởng

Bộ mỏ và than “Tách mỏ than Mông Dương - Khe Chàm từ ngày 01 tháng 07 năm 1985”

Quyết định số 203LHTHG/TCCB ngày 11 tháng 01 năm 1986 của Tổng giám đốc Liên hiệp than Hòn Gai tách mỏ than Mông Dương - Khe Chàm thành

mỏ than Mông Dương và mỏ than Khe Chàm từ ngày 01 tháng 01 năm 1986

Quyết định số 22.1997/QĐ-BCN ngày 29 tháng 12 năm 1997 của Bộ công nghiệp chuyển mỏ than Khe Chàm trực thuộc Công ty than Cẩm Phả thành Công ty than Khe Chàm - thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty than Việt Nam từ ngày 01 tháng 01 năm 1998

Quyết định số 2457/QĐ-HĐQT ngày 8/11/2006 Của tập đoàn CN than -

KS Việt Nam đổi tên thành Công ty than Khe Chàm - TKV

Trụ sở làm việc chính của Công ty đóng tại Phường Mông Dương – Thành phố Cẩm Phả - tỉnh Quảng Ninh

- Phía Bắc giáp thung lũng Dương Huy

- Phía Nam giáp Khe Tam, Lộ Trí và Đèo Nai

- Phía Đông giáp mỏ than Mông Dương

- Phía Tây giáp mỏ than Dương Huy

- Diện tích khu mỏ ~ 3,5 Km2

Hiện nay khu mỏ nằm trong vùng khí hậu nhiệt đời gió mùa, một năm có bốn mùa Xuân - Hạ - Thu – Đông, trong đó có hai mùa chính ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất của Công ty là:

- Mùa mưa bắt đầu từ tháng 4 đến tháng 10, hướng gió chủ yếu là Nam và Đông Nam, nhiệt độ trung bình là 25 - 270C, cao nhất là 370C, mưa nhiều vào tháng 7 và 8 Lượng mưa lớn nhất trong một ngày là 280mm

- Mùa khô bắt đầu từ tháng 11 đến tháng 3 năm sau, hướng gió chủ yếu là Bắc và Đông Bắc, nhiệt độ thấp nhất là 40C

Với kiểu khí hậu này mùa mưa không thuận lợi và ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất của Công ty nhưng ngược lại mùa khô lại là điều kiện tốt để Công ty đẩy mạnh sản xuất

Ngoài ra trong khu vực đã có một mạng lưới cơ sở hạ tầng phục vụ dân trí phúc lợi như Trường học, bệnh viện,… Phục vụ tốt đời sống cán bộ công nhân viên cũng như con em của họ

1.1.1.3 Đặc điểm dây chuyền công nghệ:

- Từ năm 1997 Công ty áp dụng đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào khai thác, công nghệ chống cột thủy lực đơn trong lò chợ, đẩy công suất lò chợ lên đến 120 - 130.103T/năm Không dừng lại ở đó năm 2002 Công ty lại đưa công nghệ cơ giới hóa khai thác bằng máy khấu than vào khai thác lò chợ

- Từ đó đẩy công suất sản xuất kinh doanh từ 450 - 500.103T/năm chỉ bằng phương pháp khai thác hầm lò Sau nhiều năm xây dựng và phát triển đến nay Công ty đã trở thành doanh nghiệp có mức tăng trưởng cao, các công trình như khu nhà làm việc văn phòng, nhà ăn tập thể, nhà ở cho CBCNV đều được xây dựng từ 2 đến 3 tầng khang trang sạch sẽ, hệ thống đường, cầu nối liền giữa văn phòng với khu mặt bằng sản xuất đã được bê tông hóa hoàn toàn Toàn bộ

hệ thống thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải, phương tiện bốc xúc phục vụ cho dây chuyền công nghệ khai thác than đã được trang bị đồng bộ tương đối hoàn thiện

140 ữ 230 (giếng phụ) Mỏ có sáu công trường khai thác, sáu công trường đào lò Vận tải trong mỏ có hai hình thức vận tải là vận tải liên tục đối với than và vận tải không liên tục đối với đất đá Năm 2007 sản lượng than của Công ty than Khe Chàm đạt 837 151 tấn và mét lò đạt 15.296,7m

Công ty là đơn vị đầu tiên áp dụng công nghệ cơ giới hóa khai thác than bằng máy khấu MG-200 và MG-375 kết hợp với dàn tự hành Công nghệ mới này đã giúp Công ty đạt sản lượng cao, tháng cao nhất đạt 100.000 tấn Thông gió mỏ bằng trạm quạt gồm 2 quạt 2K56, có công suất động cơ 400Kw, lưu lượng quạt QCN ≈ 350m3/h Trong Công ty có 1 trạm điện với 2 máy biến áp

6300 KVA việc vận tải than, đất đá trong lò bằng tầu điện và máng cào , vận chuyển ngoài bằng hệ thống băng tải và ô tô trung xa

cho các lò chợ có dày vỉa nhỏ hơn 3,5m và góc dốc hơn 150

Công ty áp dụng hai hệ thống khai thác:

+ Hệ thống khai thác cột dài theo phương lò chợ tầng chống giữ lò chợ bằng cột chống thủy lực đơn

+ Hệ thống khai thác liền gương lò chợ tầng chống giữ lò chợ chống giữ

lò chợ bằng cột chống thủy lực đơn

Riêng công trường khai thác 6 sử dụng hệ thống khai thác cột dài theo phương lò chợ tầng, áp dụng công nghệ khai thác bằng dàn tự hành - cơ giới hóa chống giữ bằng giá thủy lực di động

Hiện nay việc sử dụng cột chống thủy lực đơn thay dần cột chống bằng gỗ

đã làm tăng năng suất của lò chợ và tiết kiệm được vật liệu gỗ chống lò

- Sơ đồ công nghệ khai thác hầm lò

Hình 1: Sơ đồ công nghệ khai thác của Công ty than Khe Chàm

1.1.1.5 Hoạt động kinh doanh của Công ty than Khe Chàm - TKV:

Công ty than Khe Chàm –Vinacomin là một doanh nghiệp có nhiệm vụ sản xuất và tự hạch toán độc lập trong cơ chế thị trường, hiểu rõ tầm quan trọng của tính chuyên môn hóa trong việc quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của công

ty Vì thế ở công ty đã có sự chuyên môn hóa từ nội bộ phòng ban, phân xưởng đến các tổ, đội sản xuất

Sản phẩm sản xuất chủ yếu là than khai thác, chế biến, tiêu thụ than phục

V/c trong lò dọc vỉa bằng băng tải

V/c bằng băng

tải lên mặt bằng

V/c trong lò xuyên vỉa bằng băng tải

V/c đến giếng chính bằng băng tải

Khấu than lò

chợ

V/c trong lò chợ bằng máng cào

vụ chủ yếu cho xuất khẩu và tiêu thụ dùng nội địa như: Than cục 1a, 1b, 2a, 2b, 3a, 4a, 4b, cục 5 Than cám : cám 3a, 3b, 3c, 4a, 4b, 5, 6a, 6b, cám 7.

- Tổ chức sản xuất và chế biến kinh doanh than

- Xây dựng các công trình mỏ, công nghiệp, dân dụng

- Sản xuất vật liệu xây dựng

- Xuất khẩu, nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị phụ tùng hàng hoá ngành than, vận tải bộ

- Xây dựng lưới điện 35KV trở xuống

Lực lượng lao động của công ty hiện nay với trình độ tay nghề công nhân

kỹ thuật lành nghề, sáng tạo, lực lượng kỹ sư trẻ áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật tiên tiến vào trong sản xuất

Các bộ phận sản xuất được tập trung hóa theo dây chuyền sản xuất, từng lĩnh vực, từng công việc lên đáp ứng được yêu cầu sản xuất hiện nay

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất khai thác than phát triển mạnh hơn nữa công ty tích cực hợp tác với các bạn hàng trong và ngoài nước về hợp tác hóa sản xuất, trao đổi hàng hóa, kinh nghiệm trong thực tiễn sản xuất,

và công nghệ sản xuất để đáp ứng được yêu cầu của sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Cùng với tập trung hóa, chuyên môn hóa thì tình hình hợp tác hóa cũng góp phần không nhỏ thúc đẩy quá trình sản xuất và khai thác than của công ty

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

Công ty than Khe Chàm – TKV là công ty thuộc hình thức Cổ phần, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Mục tiêu:

Hoạt động của Công ty là nâng cao hiệu quả hoạt động, tối đa hoá các khoản lợi nhuận cho Công ty, tạo việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp cho Ngân sách Nhà nước và không ngừng phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh

Nhiệm vụ:

- Khai thác và thu gom than cứng (ngành nghề chính);

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khai thác mỏ và quặng khác;

- Sản xuất các cấu kiện kim loại;

- Sửa chữa thiết bị điện tử và quang học; Sửa chữa thiết bị điện; Sửa chữa thiết bị khác;

- Sửa chữa và bảo dưỡng phương tiện vận tải (trừ ô tô, mô tô, xe máy và

xe có động cơ khác);

- Sửa chữa các sản phẩm kim loại đúc sẵn; Sửa chữa máy móc thiết bị;

- Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác;

- Gia công cơ khí; xử lý và trắng phủ kim loại

- Vận tải hàng hoá đường bộ; Kho bãi và lưu giữ hàng hoá;

- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét; Khai thác và thu gom than bùn;

- Phá dỡ; Chuẩn bị mặt bằng; Xây dựng nhà các loại; Xây dựng các công trình công ích; Xây dựng công trình đường sắt, đường bộ; Xây dựng công trình

kỹ thuật dân dụng khác; Hoàn thiện công trình xây dựng;

- Vận tải hàng hoá đường bộ;

- Lắp đặt máy móc thiết bị công nghiệp; Lắp đặt hệ thống điện; Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí;

- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê;

- Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Đối mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì họ luôn đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được mục tiêu đó thì khâu tổ chức, quản lý sản xuất và lao động là vô cùng quan trọng và là một trong những điều kiện hoạt động của công

ty Một tổ chức doanh nghiệp hay một xã hội nào đó muốn hoạt động đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh thì khâu tổ chức quản lý luôn luôn phải đặt lên hàng đầu, chặt chẽ, đảm bảo liên tục nhịp nhàng và ăn khớp nhau trong quá trình hoạt động thì bộ máy đó sẽ đem lại hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh Ngược lại, nếu doanh nghiệp kém về khâu tổ chức quản lý hay

bộ máy quản lý mục nát thì doanh nghiệp đó sẽ sớm bị đào thải và không thể tồn tại lâu trong cơ chế thị trường hiện nay.

Như vậy có thể nói tình hình tổ chức quản lý sản xuất và lao động trong doanh nghiệp đóng một vai trò to lớn cho sự hình thành và phát triển của công ty

Cách tổ chức quản lý sản xuất, lao động như thế nào để nâng cao và tận dụng hết năng lực sản xuất đạt hiệu quả sản xuất đang là vấn đề mà các doanh nghiệp luôn phải quan tâm giải quyết

Trong những năm gần đây để nâng cao hiệu quả sản xuất khai thác than Công ty than Khe Chàm – TKV đã luôn nghiên cứu thay đổi, sắp xếp lại bộ máy công ty nhằm đạt được một cơ cấu bộ máy sản xuất hợp lý và có hiệu quả nhất, đảm bảo cho hoạt động sản xuất và khai thác than luôn nhịp nhàng và không bị gián đoạn hay xảy ra bất kỳ sự cố nào

Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty hiện nay được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng Điều đó được thể hiện qua sơ đồ 1 và 2

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty than Khe Chàm – TKV

PX đào

lò (5 PX)

PX Vận tải lò (3 PX)

PX vận tải ngoài (2 PX)

PX sàng tuyển (2 PX)

PX trạm mạng

PX Cơ điện

PX sửa chữa Đ.mỏ

PX Tgio

và KS khí mỏ

trắc

địa

PGĐxuất sản

Phòng chỉ huy SX

Phòng tiêu thụ

Phòng KCS

PGĐ

an toàn

Phòng Thông gió

Phòng

an toàn

PGĐ Đtư XDCB

Phòng ĐTư XDCB

Phòng Bảo vệ quân sự

PGĐ Đlò, MT

Bphận

MT thuộc TNM T

BPhận Đlò thuộc ĐTXD

PGĐ cơ điên, Vtải

Phòng

Cơ điện

Vphòng GĐ P.TCCBĐT

P.YTế

P.LĐTL

P.PCTT KT

Kế toán trưởng

P.KTTCTK

P.VTư P.KH

Ngành đời sống

Sơ đồ tổ chức sản xuất cấp phân xưởng

Điều này chứng tỏ quy mô hoạt động của công ty đã được mở rộng cả về chiều sâu lẫn chiều rộng Để mở rộng thị trường, ngành nghề sản xuất cũng như nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật, công ty đã hợp tác và liên doanh với nhiều công ty, tổ chức trong và ngoài nước để chuyển giao công nghệ ứng dụng khoa học kĩ thuật của thế giới

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty than Khe Chàm

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Công ty than Khe Chàm tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng Nhìn vào sơ đồ ta thấy cơ cấu tổ chức được chia thành các khối, đứng đầu mỗi khối đều có một người phụ trách dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, các phòng chức năng nghiệp vụ giúp Giám đốc theo dõi, kiểm tra từng mặt hoạt động của Công ty về việc phân công trách nhiệm lãnh đạo quản lý, chỉ huy điều hành sản xuất kinh doanh giữa Giám đốc với các Phó giám đốc, Kế toán trưởng

Tổ đào lò chuẩn

bị ca 2

Tổ vận tải lò ca 2 Tổ vận tải lò ca 3

Tổ khai thác lò chợ ca 3

va quan hệ lề lối làm việc.

Trong thực tế sản xuất mỗi hình thức tổ chức sản xuất trên đều khá phức tạp đòi hỏi trình độ quản lý vừa sâu vừa rộng, trong đó Giám đốc Công ty thực hiện chỉ đạo và điều hành giám sát các quá trình sản xuất kinh doanh của Công

ty thông qua các mệnh lệnh sản xuất Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ điều hành giám sát các quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty đến từng phân xưởng công trường, đồng thời làm tham mưu cho Giám đốc để có những quyết định đúng đắn kịp thời để hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu

* Nhiệm vụ

- Quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động về nghiệp vụ văn phòng, văn thư lưu trữ, các hoạt động văn hoá thể thao, thi đua tuyên truyền, các chương trình nghị sự theo đúng luật, đúng các văn bản hướng dẫn, quản lý của cấp trên

và quy chế quản lý của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn bởi các công việc sau:

+ Công tác nghiệp vụ văn phòng

- Tổ chức triển khai chương trình công tác của Giám đốc đến các đơn vị,

cá nhân đầy đủ, kịp thời, chính xác

- Tổ chức các chương trình nghị sự của Công ty

- Lập các báo cáo, chỉ thị, nghị quyết của cá chương trình nghị sự của Công ty, có theo dõi, đôn đốc thực hiện của các đơn vị

- Tổ chức việc tiếp đón khách đến với Công ty

- Quản lý, vận hành hệ thống nhà khách , các phòng họp, hội trường của Công ty

- Đôn đốc và kiểm tra thường xuyên vệc thực hiện Nội quy làm việc ở cơ

quan Công ty của CBCNV.

- Quản lý điều hành các tài sản, trang thiết bị, dụng cụ các phòng làm việc của các đơn vị phòng ban

+ Công tác văn thư lưu trữ

- Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, cập nhật, phân loại để xử lý toàn bộ các văn bản, thông tin đến, đi của Công ty chính xác, kịp thời, theo yêu cầu của từng văn bản và Giám đốc Công ty

- Tổ chức luân chuyển, phát hành và lưu trữ toàn bộ các công văn, hồ sơ

có liên quan đến quản lý, hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty

- Tổ chức photo, in ấn, sao lưu các loại văn bản gửi đến Công ty và gửi trong nội bộ Công ty

- Thực hiện quản lý con dấu của Công ty, bảo quản các loại công văn tài liệu lưu trữ theo quy định Kiểm tra các công văn đề nghị photo

-Quản lý, vận hành hệ thống kho lưu trữ, nhà truyền thống của Công ty

+ Công tác thi đua tuyên truyền và văn hoá thể thao

- Tổ chức các hoạt động văn hoá thể thao trong Công ty

- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác thi đua tuyên truyền chính xác, kịp thời đảm bảo nguyên tắc phát huy hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh và các công tác xã hội khác của Công ty

- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ, thủ tục đề nghị Giám đốc, cấp trên khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Sưu tầm, phục hồi, củng cố và gìn giữ bảo quản các sản phẩm văn hóa

và giữ gìn truyền thống của Công ty

+ Công tác khác

- Tổ chức rà soát, bổ sung sửa đổi, hoàn thiện các quy định, quy chế quản

lý thuộc lĩnh vực văn phòng, thi đua văn hóa thể thao và kiểm tra đôn đốc việc thực hiện, tổng hợp báo cáo theo quy định

- Tổ chức phổ biến, hướng dẫ, huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực phụ trách cho CBCNV các đơn vị, phòng ban khi có yêu cầu

- Làm các công việc khác khi Giám đốc giao

- Văn thư

- LƯU TRỮ

- PHÒNG TRUYỀN THỐNG

- THƯ VIỆN

- QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

CHÁNH VĂN PHÒNG

TỔNG HỢP HOẠT ĐỘNG SXKD, KT-XH

Văn hóaTHỂ THAO

1.2.3 Vị trí việc làm và bản mô tả việc vị trí trong văn phòng

* Nhiệm vụ của văn phòng công ty

- Lao động biên chế: 14 người

Trong đó:Chánh văn phòng: 01 người

Phó chánh văn phòng: 04 người

Nhân viên: 09 người

- Nhân viên văn thư: 01 người

- Nhân viên lưu trữ: 01 người

- Nhân viên phòng truyền thống: 01 người

- Nhân viên thư viện: 01 người

- Nhân viên photo, scan: 01 người

- Nhân viên lễ tân: 01 người

- Nhân viên văn hóa văn nghệ: 01 người

- Nhân viên thể thao: 01 người

- Nhân viên thi đua, tuyên truyền: 01 người

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

* CHÁNH VĂN PHÒNG:

1 Nhiệm vụ:

- Là người tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác Thi Tuyên truyền; Văn hóa-Thể thao; Quan hệ công chúng; Văn thư, Lưu trữ, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, nghiệp vụ văn phòng, quản lý điều phối xe theo đúng các quy định, quy chế hiện hành và pháp luật của Nhà nước, bao gồm nhưng không giới hạn bởi các công việc sau:

đua-1.1 Tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động của Công ty bao gồm các lĩnh vực: sản xuất, kinh doanh, kinh tế, văn hoá, xã hội…

1.2 Lập kế hoạch và tổ chức phổ biến hướng dẫn thực hiện và kiểm tra, theo dõi quá trình thực hiện về công tác Thi đua-Tuyên truyền; Văn hóa -Thể thao trong Công ty

1.1 Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiệm vụ kế hoạch SXKD, phong trào thi đua hàng tuần, tháng

1.2 Trực tiếp chỉ đạo và giải quyết công tác TĐ-KT.

1.3 Kiểm duyệt, đưa tin, bài kịp thời về mọi hoạt động của Công ty trên

hệ thống, phương tiện thông tin nội bộ

1.4 Quan hệ, làm việc với cơ quan thông tấn, báo chí, cung cấp thông tin

về hoạt động SXKD của Công ty

1.5 Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về các biện pháp giải quyết và xử lý thông tin trong và ngoài Công ty

1.6 Tổ chức công tác đối ngoại, đối nội, tiếp đón khách đến Công ty làm việc

1.3 Tổ chức phục vụ các đối tượng đến tìm hiểu, nghiên cứu, thăm quan, học tập, tìm hiểu về Công ty

1.8 Tổ chức quan hệ với chính quyền đia phương và các đơn vị trên địa bàn

1.9 Chỉ đạo chung về công tác Văn thư và lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành than

1.10.Tổ chức quản lý, báo cáo Giám đốc các khoản chi phí

1.11.Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đại hội

1.12 Quản lý toàn bộ tài sản được giao quản lý

1.13 Thông báo ý kiến kết luận của Giám đốc tại các hội nghị, cuộc họp giao ban

1.14 Điều phối các hoạt động giữa các Phó Chánh Văn Phòng

2 Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:

Chỉ đạo công việc của phòng theo hợp đồng trách nhiệm số: /HĐ-KH, ngày / / giữa giám đốc Công ty và phòng

2.1 Chủ trì tổng hợp xây dựng chương trình chiến lược phát triển, tổ chức thực hiện kế hoạch, tổng kết, lập báo cáo, đánh giá các chuyên đề về hoạt động VH-TT, TĐKT của VINACOMIN và Công ty theo đúng quy định của cơ quan quản lý Nhà nước

2.2 Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Thực hiện đúng quy định của Nhà nước về công tác Văn thư

lưu trữ.

2.3 Xây dựng cách thức tổng hợp, kiểm tra, phân loại các văn bản, tài liệu theo từng nội dung gửi đến trình Giám đốc và ban hành văn bản đến các đơn vị

để triển khai thực hiện

2.4 Chủ trì soạn thảo, chuẩn bị nội dung, chương trình để Giám đốc báo cáo, làm việc với khách và cấp trên theo yêu cầu

2.5 Chủ trì xây dựng bố cục nội dung hướng dẫn phòng truyền thống; Phương án sử dụng kho lưu trữ thuận tiện khi cất và lấy dữ liệu, đảm bảo an toàn, phòng ngừa hỏa hoạn

2.6 Xây dựng phương án quản lý tài sản được giao đảm bảo an toàn, chống thất thoát

2.7 Đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ cấp dưới để kế cận lãnh đạo phòng

2.8 Hướng dẫn nghiệp vụ và sắp xếp công việc cho CBNV dưới quyền

* Công tác thi đua, tuyên truyền, lễ tân, khánh tiết, quan hệ công chúng (03 người)

Chuẩn bị, sắp xếp các phòng họp

Trực, nghe, chuyển và trả lời điện thoại

Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đại hội

Xây dựng phương án kế hoạch và triển khai thực hiện các việc về công tác thi đua (nội dung, hình thức, các danh hiệu cụ thể )

Tổ chức kiểm tra đôn đốc và theo dõi, đánh giá hoạt động thi đua và bình

xét danh hiệu thi đua Tổng hợp, lập báo cáo, làm các thủ tục đề nghị xét tặng các danh hiệu thi đua các cấp.

Xây dựng kế hoạch chương trình và tổ chức thực hiện các công việc về công tác tuyên truyền (nội dung, hình thức, tổ chức mạng lưới tuyên truyền viên)

Tổ chức thực hiện các phong trào TĐ-TT phục vụ SXKD của công ty.Phối hợp với các phòng liên quan để hoàn thiện các thủ tục xét thưởng theo quy chế thưởng của Công ty

Theo dõi NSKL và các công trình trọng điểm

Lập kế hoạch lễ tân, khánh tiết

Tuyên truyền để viết tin theo từng ca kịp thời để động viên các gương mặt điển hình tiên tiến trong LĐSX, đồng thời phê phán những thói hư, tật xấu, chây lười hoặc vi phạm các quy chế quản lý của Công ty

Làm các việc khác do Chánh Văn phòng phân công

2 Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:

- Các khoản chi phải đảm bảo đúng theo quy định chính sách hiện hành

của Nhà nước Hàng tuần tổng hợp, báo cáo và hoàn thiện chứng từ để giải quyết dứt điểm từng khoản đã chi

Thường xuyên tổng hợp kết quả SXKD của Công ty để cung cấp cho cơ quan thông tấn báo chí

Nghiên cứu các phương pháp để triển khai công tác lễ tân, khánh tiết được trang trọng, an toàn và tiết kiệm

Tìm các giải pháp để soạn thảo văn bản liên quan tới công tác quản lýTổng hợp báo cáo công tác lễ tân, khánh tiết

Nâng cao kỹ năng giao tiếp để ứng xử hòa nhã, thân thiện với khách đến quan hệ công tác

Phòng nghỉ của Giám đốc phải đảm bảo VS sạch sẽ, sắp xếp ngăn nắp, khoa học, kiểm tra xem xét các trang thiết bị điện đảm bảo tuyệt đối an toàn trong quá trình vận hành sử dụng

Lắm được quy định về công tác lễ tân

Đề xuất các giải pháp đảm bảm vệ sinh trong công tác phục vụ nước uống, hoa quả

Phục vụ nước uống trong các phòng của lãnh đạo Công ty phải đầy đủ, vệ sinh sạch sẽ

Trên cơ sở kế hoạch tháng, tác nghiệp ngày chủ động cặp nhật sản lượng thực hiện của các đơn vị được giao kế hoạch

Quản lý lưu trữ hồ sơ, cơ sở dữ liệu có liên quan tới công tác thi đua, khen thưởng của Công ty và các cấp quản lý

Tham gia viết tin bài, tuyên truyền về công tác thi đua khen thưởng

Soạn thảo các văn bản liên quan tới công tác tác thi đua tuyên truyền.Tham mưu đề xuất đổi mới trong công tác thi đua

Xây dựng chương trình kế hoạch, nội dung thi đua; Hướng dẫn tổ chức thi đua và kiểm tra thực hiện

* Công tác văn thư; lưu trữ; phòng truyền thống; thư viện; phô tô, scan (06 người)

Kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trong Công ty thực hiện đúng thể thức trình bày văn bản trước khi trình Giám đốc

Tổ chức thu thập, phân loại tài liệu đưa vào kho lưu trữ; Phục vụ khai thác

hồ sơ, tài liệu cho CBCNV trong và ngoài công ty

Phô tô, scan tài liệu theo yêu cầu

Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đại hội trong Công ty

Phục vụ công tác hướng dẫn, thăm quan, trông coi hiện vật và các trang bị vật tư trong phòng truyền thống

Quan hệ, làm việc với cơ quan thông tấn, báo chí, cung cấp thông tin về

hoạt động SXKD của Công ty

Quản lý việc mua, cấp phát Văn phòng phẩm; Quản lý chi phí đặt báo; quảng cáo trên báo chí

Làm thư ký ghi các nghị quyết, kết luận của Giám đốc trong các cuộc họp

để Chánh VP đôn đốc, triển khai thực hiện

Tổng hợp lịch làm việc hàng ngày của Ban GĐ Công ty để sắp xếp lịch tuần cho các đơn vị trong công ty biết để thực hiện

Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của Công ty

Giữ bí mật các công văn, tài liệu: Các văn bản đến ở bì có dấu mức độ

“mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” chỉ vào sổ theo dõi và chuyển cho người có trách nhiệm; Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn” và “hoả tốc” phải ghi vào sổ theo dõi và chuyển ngay cho Chánh VP

Đối với các văn bản gửi chung thì bóc bao bì trình Chánh VP xem xét; các văn bản gửi đích danh thì đóng dấu văn bản đến, vào sổ theo dõi trên phần mền, chuyển cho người có tên trên bao bì

Phải tuyệt đối giữ bí mật các văn bản trong Công ty khi chưa có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc

Làm các việc khác do Chánh Văn phòng phân công

Thường xuyên theo dõi các công văn đến để kịp thời báo cáo

Chỉ được đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khi có chữ ký GĐ, PGĐ Công ty

Hàng ngày mở cửa thư viện phục vụ độc giả trong và ngoài công ty đến tìm hiểu kiến thức tại thư viện

Tổ chức quản lý, sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả các loại dụng cụ, tài sản, các giá trị thuộc kho lưu trữ, phòng truyền thống, thư viện

Làm các việc khác do Chánh Văn phòng phân công

2 Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:

Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ của C.Ty

Công tác quản lý văn bản đi, đến được thực hiện đúng theo quy định về

công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của ngành than.

Các văn bản đã được lãnh đạo Công ty duyệt phải khẩn trương gửi đến các bộ phận theo đúng chức năng nhiệm vụ được giám đốc duyệt để tránh ách tắc trong SXKD

Không được tự ý giao con dấu cho người khác; Đóng dấu phải rõ ràng, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái; Không được đóng dấu khống chỉ

Xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của công ty

Mọi tài liệu, hồ sơ của các phòng chuyên môn được giữ lại theo dõi, thống kê danh mục đầy đủ hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ của Công ty

Phân loại tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn; Tài liệu bảo quản có thời hạn; Tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ

Báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ với Tập đoàn

Xây dựng phương án sử dụng kho lưu trữ thuận tiện khi cất và lấy dữ liệu; Đảm bảo an toàn; Phòng ngừa hỏa hoạn

Đề xuất thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu hết giá trị Khi tiêu huỷ tài liệu phải có quyết định của GĐ công ty

Nghiên cứu phương pháp bảo quản hiện vật trong phòng truyền thống Nâng cao kỹ năng giao tiếp để ứng xử hòa nhã, thân thiện với khách đến quan hệ công tác

Nắm bắt quy trình VH máy phô tô, máy scan

Nắm được quá trình hình thành và phát triển Mỏ than Khe Chàm

Viết lời giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển Mỏ than Khe Chàm

Hướng dẫn khách đến thăm quan phòng truyền thống

Bảo quản các hiện vật và trang bị vật tư trong phòng truyền thống; Hàng tháng tổng hợp số lượng lượt người thăm quan phòng truyền thống

Tìm hiểu, đề xuất bổ sung kịp thời các loại sách, báo có giá trị về KH-KT, VH-XH, chính sách pháp luật để phục vụ cho CBCNV trong công ty và nhân dân trên địa bàn phường Mông Dương

* Công tác Văn hóa, Thể thao (03 người)

Quản lý, tổ chức sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả các loại dụng cụ, tài sản, các giá trị thuộc lĩnh vực văn hoá, thể thao …

Chuẩn bị các điều kiện về vật chất, tinh thần, tổ chức quản lý nhân lực, và chịu trách nhiệm về tính pháp lý theo từng bộ môn tham dư trước công chúng

Lập KH chương trình và tổ chức quản lý, triển khai các hoạt động về văn hoá, văn nghệ; thể thao và giáo dục truyền thống cho CBCN trong Công ty và nhân dân trên địa bàn phường

Nghiên cứu sáng tác thơ, văn, các ca khúc ca ngợi tình yêu nghề, yêu người thợ Mỏ

Quan hệ với các cơ quan thông tấn báo chí để tuyên truyền cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Tổ chức phục vụ các hoạt động về văn hoá, văn nghệ; thể thao và các cuộc họp, hội nghị, đại hội của Công ty (khi có yêu cầu)

Tổ chức quản lý, phục vụ, hướng dẫn tất cả các đối tượng có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu, khai thác các giá trị truyền thống, văn hoá, Văn nghệ, thể dục, thể thao của Công ty

Quản lý, tổ chức sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả các loại dụng cụ, tài sản, các giá trị thuộc lĩnh vực văn hoá, Văn nghệ: Âm thanh, ánh sáng trong hội trường, phòng họp; Lĩnh vực thể thao: Sân bóng đá, tennis, bể bơi, NVH

Làm các việc khác do Chánh Văn phòng phân công

2 Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:

XD chương trình kế hoạch, nội dung công tác văn thể trong tháng, quý và năm

Tổ chức theo dõi và triển khai hoạt động VH-VN trong CTy, phối hợp với các đơn vị liên quan, tổ chức các hoạt động VH-VN của ngành, của C ty.

Tổng hợp báo cáo các phong trào VH-VN

Đi sâu vào các CT, PX tìm hiểu viết tin bài tuyên truyền kịp thời về những tập thể, cá nhân điển hình tiên tiến

Nghiên cứu kế hoạch đã lập để phong trào Văn hóa, Văn nghệ; Thể thao được thường xuyên và có tác dụng kích thích được SX phát triển

Xây dựng chương trình giao lưu văn nghệ trong khu vực và tổ chức thực hiện

Nghiên cứu các phương pháp để công tác Văn nghệ, Thể thao của Công ty phát triển tham gia có hiệu quả các phong trào VN do ngành và địa phương tổ chức,

Mở sổ theo dõi tài sản trang bị cho từng đơn vị, số lượng, chất lượng thời gian sử dụng,

Nắm được chủ trương, nội dung công tác VH-TT của Vinacomin và của Công ty

Lập kế hoạch thi đấu, giao lưu thể thao các môn Tenis, Cầu lông, Bóng bàn, bóng chuyền

Tổ chức theo dõi và triển khai hoạt động VH-TT trong CTy, phối hợp với các đơn vị liên quan, tổ chức các VH-TT của ngành và CTy

Tổng hợp báo cáo các phong trào VH-TT

Đề xuất phương pháp để công tác VH - TT của C.Ty phát triển, tham gia

có hiệu quả các phong trào VH - TT do ngành và địa phương tổ chức

Làm các việc khác do Chánh Văn phòng phân công

* Công tác quản trị Văn phòng (01 người)

Phối hợp cùng Phòng CĐVT lập kế hoạch để kiểm định, bảo dưỡng, sửa chữa xe ô tô theo định kỳ.

Lập nhu cầu trang bị, phương tiện làm việc của các phòng ban trong Công ty

Kiểm tra, giám sát công tác sửa chữa trang thiết bị văn phòng, nghiệm thu, bàn giao lại cho các đơn vị trong công ty

Căn cứ lịch Công tác tuần, lịch trực của đ/c lãnh đạo C.ty XD kế hoạch điều vận xe hàng tuần, Sắp xếp xe phục vụ đưa đón các cá nhân, tập thể đến làm việc với Công ty khi có yêu cầu

Quản trị văn phòng làm việc của các phòng Tham gia lập kế hoạch quản

lý, thay thế trang bị, phương tiện làm việc của các phòng khu vực gián tiếp

Đón tiếp khách đến quan hệ làm việc với công ty

Kiểm tra, đôn đốc công tác cảnh quan môi trường,vệ sinh khu văn phòng công ty, nhà Văn hóa Công ty

Chẩn bị lễ vật trưng bày tại Phòng Tâm Linh, các vị trí linh thiêng khu vực tập thể 3 tầng, khu vực + 9,8 và Đền Cửa Ông

Làm các việc khác do Chánh Văn phòng phân công

2 Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:

- Xây dựng phương án điều hành xe đảm bảo kịp thời phục vụ cho yêu cầu SXKD của công ty

- Thực hiện nghiêm lệnh điều động xe, sắp xếp các chuyến đi phù hợp, tránh lãng phí

- Lái xe phải lắm được quy trình vận hành, nâng cao ý thức tự bảo quản

ty, lập kế hoạch chăm sóc cây cảnh đảm bảo

Chủ động chuẩn bị Lễ vật trang trọng trong các ngày 15, mồng 1 (âm

lịch) hàng tháng báo cáo Giám đốc Công ty để thực hiện các nghi thức tâm linh chu đáo.

Mở sổ theo dõi tài sản trang bị cho từng đơn vị, số lượng, chất lượng thời gian sử dụng

NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC

1 Chủ động giải quyết công việc:

Mỗi người phải có trách nhiệm với công việc được phân công, chủ động tìm biện pháp giải quyết công việc, đề suất các giải pháp làm việc mới

2 Hợp tác:

Mọi người trong phòng đều phải quan tâm đến công việc của người khác, tìm hiểu, biết phần công việc của người khác đang làm để khai thác thông tin phục vụ cho công việc của mình đồng thời xem xét các số liệu thông tin, phương pháp làm việc của người khác, học hỏi những điều tốt, góp ý những điều tồn tại

để cùng nhau tiến bộ

3 Chấp hành mệnh lệnh được phân công:

CBVN trong phòng phải tuyệt đối chấp hành mệnh lệnh được phân công Trường hợp chưa hiểu rõ hoặc có thắc mắc về vấn đề gì phải trao đổi lại và thống nhất cách giải quyết Khi đã thống nhất cách giải quyết thì không được làm khác

4 Chế độ báo cáo

Tất cả các công việc đã được phân công các đồng chí phụ trách phải giải quyết triệt để Khi giải quyết được hay không được đều phải báo cáo lại trưởng phòng để có hướng chỉ đạo giải quyết tiếp

Tất cả công văn đi, đến đều phải tập trung về trưởng phòng xem xét ký duyệt và điều phối công văn đến người liên quan để giaỉ quyết công việc theo nhiệm vụ được phân công và để kiểm soát công việc theo chức năng nhiệm vụ của phòng

4 Xây dựng quy trình giải quyết các công việc:

Tất cả mọi người từ Chánh văn phòng căn cứ vào nhiệm vụ được phân công viết quy trình giải quyết các phần công việc do mình phụ trách để phòng bàn bạc thống nhất Sau khi xây dựng xong quy trình tất cả các công việc đều được thực hiện đúng theo quy trình đã xây dựng

Phần II:

TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY THAN

KHE CHÀM 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của công ty

Văn phòng Công ty than Khe Chàm tổ chức công tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyển giao văn bản đến nơi nhận Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc Tra cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn Công tác văn thư tại phòng văn thư cơ quan

do 01 cán bộ chuyên trách có trình độ Đại học đảm nhận

Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để đăng

ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại Văn thư cơ quan Phòng Văn thư của Văn phòng Công ty than Khe Chàm là một phòng khép kín, được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn ghế ngồi làm việc, điện thoại, điều hòa, quạt, máy tính, máy in, máy photo, máy scan văn bản, giá tủ đựng tài liệu tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho cán bộ Văn thư, không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí mật của công tác Văn thư

2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty

Thể thức trình bày văn bản

Thể thức văn bản do Công ty, các đơn vị ban hành gồm các thành phần:

quốc hiệu; tên đơn vị ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của Công

ty, đơn vị; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những loại văn bản khẩn, mật)

+ Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:

“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự

CÔNG TY THAN KHE CHÀM - TKV

+ Số của văn bản: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của công ty

+ Ký hiệu của văn bản: Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên công ty

Ví dụ: Quyết định của công ty than Khe Chàm: “Số: /QĐ-VKCC”

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.

Ví dụ: Quảng Ninh, ngàytháng năm 2015

+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản:

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương

và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số,

ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;

- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính.

+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: Chức

vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong

cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như: Giám đốc, Phó Giám đốc, Chánh văn phòng

Ví dụ:

GIÁM ĐỐC

BÙI XUÂN MAY

+ Dấu của cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

+ Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan

hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và

cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định

Ví dụ:

Nơi nhận:

- Đảng ủy Công ty (B/c);

- Các PGĐ, Kế toán trưởng;

- Công đoàn, ĐTN Công ty;

- Các đơn vị trong Công ty;

- Lưu: VT, TCLĐ.

- Đối với công văn, công điện, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư gửi khách hàng, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ Công ty, đơn vị, địa chỉ email, số điện thoại, số fax.

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản.

1 Trước khi kiểm tra các thủ tục để phát hành văn bản, nhân viên văn thư

có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, trường hợp phát hiện sai sót, kịp thời báo cáo ngay người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

2 Ghi số và ngày, tháng đến của văn bản

- Tất cả văn bản đi của Công ty, đơn vị (trừ một số văn bản quy định sẵn của chuyên ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán…) đều phải tập trung tại văn thư để ghi số theo hệ thống số chung của Công ty, đơn vị vào sổ đăng ký

- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty, đơn vị phát hành trong một năm được ghi riêng cho từng loại hoặc ghi chung cho một số loại văn bản

2.1.1.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý

* Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:

1 Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc hoặc người có thẩm quyền giao cho một phòng (ban) hoặc một cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản

2 Phòng (ban) hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật và khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết có thể đề nghị Giám đốc Công ty hoặc thủ trưởng đơn vị tham khảo ý kiến của các phòng nghiệp vụ và các đơn vị có liên

quan nghiên cứu tiếp thu để hoàn thiện bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

* Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

2 Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt thì người soạn thảo văn bản phải trình người duyệt xem xét, quyết định

* Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:

1 Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

2 Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại phòng hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó

3 Giữ gìn bí mật nội dung văn bản

4 Nhân bản đúng số lượng, đúng thời gian quy định

* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Trưởng các phòng, các đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

2 Trưởng phòng Hành chính kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

số văn bản, cụ thể như sau:

- Trưởng phòng (ban) Hành chính được ký thừa lệnh các loại văn bản: Giấy đi đường; giấy giới thiệu; giấy mời; giấy nghỉ phép; phiếu gửi; giấy biên