Công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần lam him thủ đô

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ 3 1.1 . Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư. 3 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 3 1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư 3 1.1.3. Nội dung của công tác văn thư tại Công ty Cố Phần Him Lam Thủ Đô. 3 1.2. Một số vấn đề lý luận công tác lưu trữ. 5 1.2.1. Khái niệm 5 1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ tại Công ty. 6 1.3. Khái quát về Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô 7 1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 7 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty 8 Tiểu kết 9 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ 11 2.1 Công tác văn thư 11 2.1.1. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: 11 2.1.3. Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật của Công ty. 16 2.1.4. Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ tại Công ty. 16 2.1.5.Tổ chức và sử dụng con dấu. 17 2.2. Công tác lưu trữ 18 2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan. 18 2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 18 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 19 2.2.4. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định 19 2.2.5. Tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu 20 2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu 21 2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 21 Tiểu kết 21 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ 22 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty 22 3.1.1. Ưu điểm: 22 3.1.2. Hạn chế: 22 3.2. Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty. 23 Tiểu kết 24 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em, không sao chép nội dung của người khác Nếu sai em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

LỜI CẢM ƠN

Để có được đề tài nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến:

Đầu tiên em xin cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân - Khoa Văn hóa thông tin

và Xã hội đã nhiệt tình giúp em trong quá trình học tập, cũng như trong việc định hướng đề tài nghiên cứu, thể thức trình bày, cô đã định hướng và giúp đỡ

em hoàn thành bài đề tài này

Đặc biệt, em xin cảm ơn ban lãnh đạo Công ty, Phòng Hành chính - Tổ chức đã tạo điều kiện, giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình tìm hiểu, thu thập thông tin, tài liệu về cơ quan và những tài liệu khác có liên quan đến đề tài

Em đã cố gắng nghiên cứu, tìm hiểu thực tiễn và đề xuất một số giải pháp trong đề tài, song đề tài không tránh khỏi những khuyết điểm và hạn chế Rất

nghiệm và kiến thức trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1

3 Mục đích nghiên cứu 2

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Cấu trúc của đề tài 2

Chương 1 2

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ 3

1.1 Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư 3

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 3

1.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư 3

1.1.3 Nội dung của công tác văn thư tại Công ty Cố Phần Him Lam Thủ Đô 3

1.2 Một số vấn đề lý luận công tác lưu trữ 5

1.2.1 Khái niệm 5

1.2.2 Nội dung của công tác lưu trữ tại Công ty 6

1.3 Khái quát về Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô 7

1.3.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 7

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty 8

1.3.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 8

1.3.2.2.Cơ cấu tổ chức của Công ty : 9

Tiểu kết 9

Chương 2 11

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI 11

CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ 11

2.1 Công tác văn thư 11

2.1.1 Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: 11

2.1.3 Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật của Công ty 16

2.1.4 Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ tại Công ty 16

2.1.5.Tổ chức và sử dụng con dấu 17

2.2 Công tác lưu trữ 18

2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan 18

2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 18

2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 19

2.2.4 Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cố định 19

2.2.5 Tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu 19

2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu 20

2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 21

Tiểu kết 21

Chương 3 21

VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ .22

3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty 22

3.1.1 Ưu điểm: 22

3.1.2 Hạn chế: 22

3.2 Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty 22

Tiểu kết 24

KẾT LUẬN 25

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

PHỤ LỤC 27

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâm, vì đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu Làm tốt công tác này công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan

Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là

bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy

đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý

Là sinh viên ngành Văn thư – Lưu trữ, em chọn chuyên ngành để thuận tiện cho việc học tập cũng như để củng cố cho chuyên môn nghiệp vụ và đồng thời để kiếm chứng lý luận đã học vào thực tiễn

Với mong muốn sau này ra trường có đủ hành trang và sự tự tin trong cuộc sống, cũng như có đầy đủ kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ phục cho công việc sau này được thuận lợi nhất Vì vậy cá nhân em hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ cũng như có thêm hành trang kiến thức sau

này ra trường, em xin chọn đề tài “Công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Cổ

Phần Him Lam Thủ Đô” làm đề tài bài khóa luận cho cá nhân.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Có thể nói công tác văn thư, lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công

việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức Để thực hiện đề tài này, em đã và đang làm việc tại công ty Him Lam Thủ Đô

3 Mục đích nghiên cứu.

- Hiểu rõ về công tác văn thư, lưu trữ tại doanh nghiệp tư nhân

- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô

- Nắm rõ được quy trình công tác văn thư, lưu trữ

- Đề xuất giải pháp cải thiện các mặt hạn chế còn tồn tại và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô

5 Phương pháp nghiên cứu.

Bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp điều tra, khảo sát

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp so sánh

6 Cấu trúc của đề tài.

Trong đề tài ngoài phần Mở đầu, kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, đề

tài được bố cục thành 03 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về Công tác Văn thư Lưu trữ và khái quát về Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô

Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư Lưu trữ Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô.

Chương 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ

1.1 Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư.

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

“Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho các công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang Là toàn bộ công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.”[1, Tr 7].

1.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện những nội dung của công tác văn thư cần phải

đảm bảo những yêu cầu sau:

+ Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn

+ Phải đảm bảo tính chính xác cao

+ Mức độ bí mật của văn bản

+ Sử dụng trang thiết bị hiện đại

1.1.3 Nội dung của công tác văn thư tại Công ty Cố Phần Him Lam Thủ Đô.

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản lý và giải quyết về văn bản trong công ty và có 5 nội dung cơ bản sau:

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan

- Tổ chức và quản lý tài liệu hồ sơ cơ quan

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

* Về việc tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi.

Đối với văn bản đi bản thảo khi trình lãnh đạo công ty duyệt đều có chữ

ký của trưởng phòng hoặc phó phòng, bộ phận tổng hợp thuộc phòng Hành chính - Tổ chức xem xét các yếu tố về thể thức văn bản Sau đó trình lãnh đạo

ký duyệt văn bản thảo, khi bản thảo đã được duyệt bộ phận tổng hợp trả lại phòng có bản thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành bản chính và trình Giám đốc

ký Sau khi bản được ký chính thức được chuyển đến văn thư, cán bộ văn thư của công ty xem xét lại thể thức văn bản đầy đủ mới nhân bản và đóng dấu vào

sổ và phát hành văn bản, văn bản trả lại phòng soạn thảo 01 bản lưu cùng với hồ

sơ trình kèm theo

- Quyết định: 100 số/ 1năm

- Công văn: 850 số/1năm

- Thông báo: 1000 số/ năm

- Giấy mời họp: 15 số/1năm

* Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến.

Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư của Công ty làm thủ tục và phân phối theo đúng quy định, văn bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng

ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn bản đến để trình văn bản Giám đốc hoặc Phó Giám đốc cho ý kiến Lãnh đạo Công ty cho ý kiến xong rồi chuyển qua cho văn thư nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến rồi chuyển cho các phòng hoặc cá nhân được phân chuyển văn bản

Bộ phận hình thành: nhân viên văn thư là đầu mối tiếp nhận, phân loại và chuyển giao các loại văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản

Đối với các văn bản ghi “hỏa tốc”, “khẩn”, “mật”, các loại fax, điện tín thì văn thư của Công ty ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý văn bản

*Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Công ty

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Công ty ghi lại các hoạt động về mọi mặt của Công ty, đã được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết các văn bản đã được giải quyết xong được lập thành hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự có logic và tổ chức một cách khoa học

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu cần được giải quyết

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu đã xử lý

+ Cặp đựng giấy tờ giải quyết như các loại báo cáo, tài liệu chuyên môn

về công nghệ thông tin, về thống kê công tác văn thư, lưu trữ để nghiên cứu tham khảo và các giấy tờ khác.

* Tổ chức sử dụng con dấu

Con dấu của Công ty bao gồm con dấu Công ty và dấu chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc, dấu Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức, dấu mức độ mật, khẩn, hỏa tốc

Quá trình sử dụng và bảo quản con dấu văn thư cũng đã thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và của Công ty

* Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty

Là đơn vị có chức năng quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, cho nên các cán bộ chuyên môn về tin học đã xây dựng các phần mềm: quản lý thi đua khen thưởng, quản lý công chức, quản lý trong đó có phần mềm quản lý công tác văn thư, phần mềm này được xây dựng với các tính năng chuyên dụng cho công tác văn thư, phần mềm quản lý công tác lưu trữ Văn bản đến, văn bản đi được nhập phần mềm quản lý văn bản Đến nay công tác quản lý văn bản bằng phần mềm được thường xuyên và đã được nâng cao hơn, đáp ứng cho việc phục vụ tra tìm văn bản được kịp thời

Hiện tại văn thư tại Công ty được trang bị số thiết bị như máy điện thoại, máy fax, máy photocopy, máy in, để phục vụ cho công tác văn thư

1.2 Một số vấn đề lý luận công tác lưu trữ.

1.2.1 Khái niệm

“ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả

những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân Công tác Lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu được phục vụ xã hội Vì vậy, công tác Lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước” [7, Tr 17]

1.2.2 Nội dung của công tác lưu trữ tại Công ty.

- Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ:

Bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ stheo nguyên tắc thống nhất

Sau khi thu thập bổ sung các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài liệu trong các phông

Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu có biện pháp để giao nộp một cách

có chủ động vào kho lưu trữ bảo quản và sử dụng theo quy định

- Công tác chỉnh lý tài liệu:

Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu được hệ thống hóa theo một phương pháp thích hợp và được cố định sắp xếp trong kho nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông

Bước 2: Chỉnh lý tài liệu

Bước 3: Viết bìa hồ sơ

Bước 4: Viết chứng từ kết thúc

- Xác định giá trị tài liệu:

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp chuyên môn nghiệp vụ, xem xét hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học công nghệ và các giá trị khác để xác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ bao lâu và hồ sơ tài liệu nào không cần lưu trữ

Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ dựa vào 3 nguyên tắc sau:

+ Tính lịch sử

+ Tính chính trị

+ Tính tổng hợp

- Bổ sung tài liệu lưu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnh tài liệu vào kho lưu trữ của Công ty

- Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ:

Công tác thống kê và kiểm tra là biện pháp áp dụng các phương pháp

chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõ ràng, chính xác, kịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ và cơ sở vật chất khác trong kho lưu trữ tại Công ty.

- Chỉnh lý tài liệu:

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ … Để tổ chức các khối tài liệu lưu trữ đảm bảo an toàn và sử dụng chúng có hiệu quả

- Bảo quản tài liệu:

Bảo quản tài liệu là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của tài liệu

- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:

Là toàn bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các phòng tại Trung tâm

và các phòng chức năng, các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích tra tìm và khai thác tài liệu có hiệu quả

1.3 Khái quát về Công ty Cổ phần Him Lam Thủ Đô

1.3.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty cố phần Him Lam Thủ đô thành lập ngày 05/11/2010, tiền thân là Công ty cổ phần Kinh doanh địa ốc Him Lam - Chi nhánh tại Hà Nội hoạt động

từ tháng 7/2008 Hình thành trong giai đoạn sóng gió của nền kinh tế nói chung

và bất động sản nói riêng, nhưng với tầm nhìn dài hạn, dự tự tin và bãn lĩnh vững vàng, Ban Lãnh đạo Công ty đã tìm kiếm và nắm bắt được những cơ hội kinh doanh ngay trong khủng hoảng, từng bước khẳng định uy tín thương hiệu Him Lam Thủ đô bằng những sản phẩm, dịch vụ bất động sản đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, trở thành thương hiều tin cậy của khách hàng và đối tác, xác lập

vị thế của mình trên thị trường với mục tiêu trở thành doanh nghiệp kinh doanh địa ốc hàng đầu Việt Nam

Chiến lược phát triển của Him Lam Thủ đô là đầu tư xây dựng các dự án khu đô thị, các tòa nhà văn phòng, chung cư, nhà ở xã hội chất lượng cao, các dịch vụ chuyên nghiệp như tư vấn, mua bán, cho thuê, đầu tư, và quản lý bất

động sản Với phương châm lợi ích của khách hàng chính là lợi ích của doanh nghiệp, tất cả các sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi đều nhằm tới mục tiêu xứng đáng là “ Nơi bạn đặt trọn niềm tin”.

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty

1.3.2.1 Chức năng, nhiệm vụ

Tầm nhìn: Hướng tới vị thế một Công ty kinh doanh và đầu tư Bất động

sản hàng đầu Việt Nam Từng bước mở rộng hoạt động trở thành một thương hiệu lớn của khu vực và thế giới

Chiến lược phát triển: Đầu tư xây dựng các dự án khu đô thị, công nghệ,

các tòa nhà văn phòng, chung cư chất lượng cao, các dịch vụ dân sinh với hạ tầng kỹ thuật hiện đại Đồng thời, cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp như tư vấn, mua bán, cho thuê, đầu tư, và quản lý bất động sản

Được quản trị và điều hành bởi những doanh nhân giàu kinh nghiệm, đội ngũ cán bộ, chuyên gia có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực bất động sản, cơ cấu tổ chức của Công ty gọn nhẹ, hiệu quả, theo mô hình hiện đại, ứng dụng các công nghệ và phương pháp quản lý tiên tiến, hướng tới đạt ISO 9000

Công ty có chức năng hoạt động đa ngành nghề về xây dựng các công trình phát triển hạ tầng kỹ thuật, đầu tư xây dựng, kinh doanh các khu đô thị, khu nhà văn phòng, quản lý bất động sản,

- Kinh doanh xây dựng nhà ở (xây dựng, sửa chữa nhà để bán và cho thuê)

- Nhận quyền sử dụng đất để xây nhà bán hoặc cho thuê, đầu tư xây dựng

cơ sở hạ tầng theo quy hoạch xây dựng nhà để chuyển quyền sử dụng đất

- Sàn giao dịch bất động sản

- Xây dựng công nghiệp và dân dụng

- Thi công cầu đường

- Nhà hàng ăn uống (trừ quán bar)

- Giáo dục mần non, giao dục tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, giáo dục dạy nghề

- Trồng cây bóng mát Trồng cỏ sân vườn

- Mua bán nước sinh hoạt, nước uống đóng chai

- Dịch vụ cung cấp thông tin kinh tế

- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan: Quản lý dự án, thiết

kế quy hoạch xây dựng, thiết kế kiến trúc công trình, thiết kế nội ngoại thất công trình, giám sát công tác xây dựng và hoàn thiện công trình dân dụng

Công ty có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng

1.3.2.2.Cơ cấu tổ chức của Công ty :

Công ty cóTổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Cách lãnh đạo phòng ban [PL 02, Trang 28]

thường hoá công tác văn thư, lưu trữ, coi công tác văn thư, lưu trữ là công việc đơn giản, ai cũng có thể làm được thậm chí không cần phải học hành Vì vậy, để

có nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cần phải không ngừng thông tin, tuyên truyền về công tác này Hình thức thông tin, tuyên truyền có thể là tham mưu giúp Ban giám đốc tổ chức các Hội nghị, Hội thảo hoặc mở các lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ Không những vậy, còn không ngừng học tập nâng cao trình độ về công nghệ thông tin để áp dụng vào công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN HIM LAM THỦ ĐÔ 2.1 Công tác văn thư

2.1.1 Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến:

Văn bản, tài liệu, thư mà cơ quan nhận được từ nơi khác gửi về gọi tắt là

“văn bản đến”

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên tắc Mọi văn bản, giấy tờ đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ , quản lý thống nhất yêu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật

Về việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 7 bước sau:

Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản

Bước 2: Bóc bì văn bản

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản

Bước 4: Vào sổ phần mềm văn bản đến

Bước 5: Cho ý kiến giải quyết

Bước 6: Chuyển cá nhân đơn vị được phân công

Bước 7: Lưu hồ sơ

Lưu đồ mụ tả quy trỡnh tiếp nhận văn bản đến

Trách

Cỏc bước thực hiện

Bì gửi tên cơ quan

Vào sổ (phần mềm quản lý văn bản đến)

Cho ý kiến giải quyết

Chuyển cá nhân, đơn vị

được phân công

Lưu hồ sơ