A. LỜI NÓI ĐẦU Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải biến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó, những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư Lưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công tác Văn thư Lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý, lãnh đạo điều hành của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp; góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia. Công tác Văn thư Lưu trữ là bộ phận quan trọng, là “huyết mạch” không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác Văn thư Lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành. Những nguồn thông tin quan trọng nhất phục vụ cho việc quản lý, điều hành cũng xuất phát từ hệ thống Văn thư Lưu trữ. Công tác Văn thư Lưu trữ được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn an toàn bí mật của Đảng, Nhà nước. Đối với mỗi sinh viên chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, ngoài việc nắm vững những kiến thức đã học thì việc nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác Văn thư Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là rất cần thiết. Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống Văn thư Lưu trữ của Đảng, Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp giữa lý luận của chương trình đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ với đợt kiến tập thực tế do Trường Đại học Nội vụ tổ chức, được sự phân công của Nhà trường và tinh thần tự nguyện của bản thân, được sự đồng ý tiếp nhận của Phòng Hành chính nhân sự thuộc Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF, tôi đã được tìm hiểu và khảo sát thực tế về tình hình công tác Văn thư Lưu trữ của công ty. Thực tập tại Công ty KLF Global là cơ hội cho tôi tiếp cận thực tế và học hỏi các kinh nghiệm cho bản thân. Được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của Ban lãnh đạo và các anh chị nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong Khoa Văn thư Lưu trữ, tôi đã hoàn thành bài báo cáo thực tập của mình. Qua thời gian thực tập, bản thân tôi đã tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm và rút ra được những bài học bổ ích cho bản thân. Cũng trong đợt thực tập này, đã giúp tôi hiểu sâu hơn về công tác Văn thư Lưu trữ, về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mình kiến tập và nó cũng đã giúp tôi củng cố những kiến thức đã học, nâng cao năng lực chuyên môn, từ đó rút ra kinh nghiệm để có thể hoàn thiện tốt hơn những thiếu sót của mình về chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, cũng như giúp tôi phát huy hết khả năng của mình một cách tốt nhất cho việc học và làm việc của mình sau này. Bài báo cáo của tôi gồm: Chương 1. Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF. Chương 2. Thực tiễn công tác văn thư lưu trữ của doanh nghiệp. Chương 3. So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ, đề xuất kiến nghị.
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực tập và thực hiện bài Báo cáo này, em đã nhận được sự giúp
đỡ nhiệt tình của cơ quan, tổ chức và cá nhân Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắcnhất tới các tập thể, cá nhân đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thựctập và viết bài Báo cáo này
Trước hết, em xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ HàNội, cảm ơn các thầy, cô giáo những người đã trang bị kiến thức và dìu dắt emtrong suốt quá trình học tập tại trường
Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, em xin trân trọng cảm ơn các cô,chú, các anh chị nhân viên thuộc Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF,đặc biệt là chị Nguyễn Thị Phương Anh – Phó Phòng Hành chính đã tận tìnhhướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và nghiên cứu tại công ty để
có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này
Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo công ty KLF, ban lãnh đạoPhòng Hành chính nhân sự đã giúp đỡ em thu thập thông tin, số liệu trong suốt quátrình thực tập và viết Báo cáo
Mặc dù đã cố gắng nhưng do trình độ còn hạn chế, bài báo cáo của emkhông tránh khỏi những sai sót Em rất mong sự đóng góp ý kiến của các anh chịcán bộ hành chính Văn thư, lưu trữ thuộc phòng Hành chính Nhân sự và các thầy
cô trong khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng toàn thể cácbạn đọc đóng góp ý kiến để em hoàn thiện được Bài báo cáo của mình tốt hơn
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 19 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Phạm Thị Kim Anh
Trang 2DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
1 Công ty cổ phần liên doanh đầu tư
quốc tế KLF
KLF Global
Trang 3A LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động cónhững đóng góp nhất định và luôn có sự cải biến để vươn tới sự hoàn thiện Hoàvào xu thế đó, những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ có nhữngbước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hànhchính Công tác Văn thư - Lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụcho hoạt động quản lý, lãnh đạo điều hành của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanhnghiệp; góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn
bí mật và an ninh quốc gia
Công tác Văn thư - Lưu trữ là bộ phận quan trọng, là “huyết mạch” khôngthể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Khi các cơ quan, tổ chức đượcthành lập, công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành Những nguồnthông tin quan trọng nhất phục vụ cho việc quản lý, điều hành cũng xuất phát từ hệthống Văn thư - Lưu trữ Công tác Văn thư - Lưu trữ được làm tốt sẽ góp phần giảiquyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chínhsách, đúng chế độ, giữ gìn an toàn bí mật của Đảng, Nhà nước
Đối với mỗi sinh viên chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, ngoài việc nắmvững những kiến thức đã học thì việc nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác Vănthư - Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là rất cần thiết Nhận thứcđược tầm quan trọng của hệ thống Văn thư - Lưu trữ của Đảng, Nhà nước trongyêu cầu hiện nay, kết hợp giữa lý luận của chương trình đào tạo ngành Văn thư -Lưu trữ với đợt kiến tập thực tế do Trường Đại học Nội vụ tổ chức, được sự phâncông của Nhà trường và tinh thần tự nguyện của bản thân, được sự đồng ý tiếpnhận của Phòng Hành chính nhân sự thuộc Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc
tế KLF, tôi đã được tìm hiểu và khảo sát thực tế về tình hình công tác Văn thư Lưu trữ của công ty
-Thực tập tại Công ty KLF Global là cơ hội cho tôi tiếp cận thực tế và họchỏi các kinh nghiệm cho bản thân Được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của Ban lãnhđạo và các anh chị nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình củacác thầy cô trong Khoa Văn thư - Lưu trữ, tôi đã hoàn thành bài báo cáo thực tậpcủa mình
Trang 4Qua thời gian thực tập, bản thân tôi đã tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm
và rút ra được những bài học bổ ích cho bản thân Cũng trong đợt thực tập này, đãgiúp tôi hiểu sâu hơn về công tác Văn thư - Lưu trữ, về chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mình kiến tập và nó cũng đã giúp tôicủng cố những kiến thức đã học, nâng cao năng lực chuyên môn, từ đó rút ra kinhnghiệm để có thể hoàn thiện tốt hơn những thiếu sót của mình về chuyên ngànhVăn thư - Lưu trữ, cũng như giúp tôi phát huy hết khả năng của mình một cách tốtnhất cho việc học và làm việc của mình sau này
Bài báo cáo của tôi gồm:
Chương 1 Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF.
Chương 2 Thực tiễn công tác văn thư lưu trữ của doanh nghiệp Chương 3 So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ, đề xuất kiến nghị
Do là lần đầu tiên tiếp xúc thực tế, trình độ chuyên môn và kinh nghiệmcòn hạn chế nên bài báo cáo còn nhiều thiếu sót Kính mong thầy cô góp ý
và bổ sung ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 5B.NỘI DUNG CHƯƠNG I KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF.
1.1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF (KLF GLOBAL).
1.1.1 Vị trí và Chức năng
Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF tên giao dịch quốc tế là:KLF Joint venture Global Investment Joint stock company, có trụ sở đóng tại Khuliên hợp Thể thao Golfnet, đường Lê Đức Thọ, phường Mỹ Đình 2, quận Nam TừLiêm, thành phố Hà Nội
Công ty KLF Global là doanh nghiệp ngoài nhà nước – tiền thân là Công ty
cổ phần Dịch vụ Thương mại và Đầu tư Tân Mỹ Đình, được thành lập vào ngày18/9/2009 và là đơn vị thành viên của Tập đoàn FLC Công ty KLF được hìnhthành trên cơ sở Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0104168889 với vốnđiều lệ 5 tỷ đồng do 05 cổ đông sáng lập là cá nhân KLF Global hoạt động chủyếu trong lĩnh vực Đầu tư và Thương mại dịch vụ Bên cạnh các dịch vụ về tư vấn
du học, vé máy bay, KLF Global đặc biệt có thế mạnh về kinh doanh bất động sản,kinh doanh thép, kinh doanh bánh kẹo, dịch vụ du lịch, dịch vụ nhà hàng và nhữnghoạt động dịch vụ liên quan đến golf, đào tạo chơi Golf, trường học…Bên cạnh đó,KLF Global còn liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với các định chế tài chính, cácdoanh nghiệp, tập đoàn lớn tại các nước trong khu vực như Nhật Bản, Singapore
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF là công ty thuộc hình thức
cổ phần do một số cá nhân góp vốn thành lập, nên luôn phải đảm bảo lợi ích chocông ty và cán bộ nhân viên trong công ty, phải ý thức rõ nhiệm vụ của mình.Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh, bảo toàn phát triển
về vốn, giải quyết hài hòa lợi ích Nhà nước, công ty và người lao động theo kết
Trang 6quả kinh doanh đạt được trên khuôn khổ của Luật pháp quy định, thực hiện theonguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ trong quản lý điều hành mọi mặt hoạt độngcủa công ty, mọi chủ trương chính sách đều được Đảng ủy thông qua, công ty tạođiều kiện để các đoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mục đích thực hiện tốt quychế dân chủ của người lao động trong khuôn khổ điều lệ của công ty Sản xuất kinhdoanh do công ty tự cân đối, tính toán và đảm bảo kinh phí, bảo tồn vốn được giao
và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước
Trang 7thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại và giải thể công ty, quyết định mua lạitổng số cổ phần.
+ Ban kiểm soát: Tiến hành các cuộc thanh tra, kiểm tra với các lĩnh vực, ngànhnghề của công ty; phát hiện ra các sai sót để từ đó đưa ra các đề xuất, kiến nghị vớiBan lãnh đạo Sau khi được phê duyệt thì thông báo tới các đơn vị tiến hành khắcphục
+Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ đông củacông ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liênquan đến mục đích, quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược của công ty,quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào báncủa từng loại, quyết định huy động thêm vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.+Ban tổng giám đốc: Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của côngty
+ Khối kinh doanh, dịch vụ:( Bao gồm các phòng ban như: Trung tâm du lịch vàhàng không; Khu liên hiệp thể thao FLC golfnet; Ngành hàng tiêu dùng; Trườngmầm non KLF Hà Nội; Nhà hàng Lotus): Các phòng ban chịu trách nhiệm về cáchoạt động kinh doanh của công ty trong các lĩnh vực du lịch, thể thao, giảng dạy…mang lại lợi ích kinh doanh lớn cho công ty
+ Khối phòng, ban hành chính: ( Phòng Hành chính nhân sự; Phòng kế toán tổnghợp; Phòng marketing): Các khối phòng ban này chịu trách nhiệm trước công ty vềquản lý nguồn nhân lực; các hoạt động văn phòng ( quản lý con dấu, dụng cụ, thiết
bị hành chính văn phòng, tiếp khách, phục vụ đời sống cán bộ nhân viên, ); theodõi các khoản thu, chi, xác định kết quả kinh doanh, các khoản nộp ngân sách.Hạch toán và kiểm tra kế toán của các đơn vị trực thuộc…
Sơ đồ tổ chức quản trị KLF Global ( Phụ lục I )
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự.
1.2.1.1 Chức năng.
Trang 8Phòng Hành chính nhân sự là phòng ban chức năng chịu trách nhiệm thammưu, giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc về các lĩnh vực tổ chức bộ máy, quản trịnguồn nhân lực, quản trị hành chính để phục vụ cho kế hoạch sản xuất kinh doanhcủa công ty
Về bộ phận nhân sự, có chức năng tham mưu cho Hội đồng quản trị, BanTổng giám đốc xây dựng chiến lược, chính sách và quy mô quản lý nguồn nhân lựchiệu quả; thu hút và tuyển chọn nguồn nhân lực; Tổ chức, triển khai thực hiện côngtác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; Duy trì và bố trí sử dụng nguồn nhân lực
Về bộ phận hành chính, có chức năng quản lý các hoạt động liên quan đếncông tác hành chính và hoạt động văn phòng của công ty; Thực hiện chức năng hậucần nhằm đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty;Đóng vai trò chủ chốt trong việc giao tế với chính quyền địa phương, các cơ quanquản lý hành chính trên địa bàn
1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính
• Công tác tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự:
+ Nghiên cứu và đề xuất mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy công ty chophù hợp với nhu cầu SXKD trong từng thời kỳ
+ Trình HĐQT, Ban Tổng Giám đốc Công ty xem xét, quyết địnhphương án thành lập, giải thể hoặc sắp xếp lại tổ chức;
+ Xây dựng và trình Tổng Giám đốc kế hoạch quy hoạch, phát triển
và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ cho phù hợp với nhu cầu sản xuất kinhdoanh theo từng thời kỳ;
+ Nghiên cứu và tham mưu cho HĐQT, Ban Tổng Giám đốc Công tytrong công tác tổ chức bộ máy, quy hoạch cán bộ quản lý cấp cao, cấptrung cho Công ty, các chi nhánh, công ty con, đơn vị thành viên
• Công tác tuyển dụng
+ Xây dựng chính sách, quy trình tuyển dụng của Công ty;
Trang 9+ Xây dựng kế hoạch tuyển dụng hàng Quý/ 06 tháng/ năm trình TổngGiám đốc phê duyệt;
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng của Công ty; tìm kiếm vàthiết lập các nguồn tuyển dụng; sử dụng các kênh tuyển dụng phù hợpvới từng đợt và từng vị trí tuyển dụng
- Mảng Hành chính:
• Quản lý các hoạt động về công tác Văn thư – lưu trữ
+ Thực hiện nghiêm chỉnh về công tác Văn thư, lưu trữ theo đúng quyđịnh của Công ty và pháp luật của Nhà nước;
+ Hồ sơ lưu trữ phải an toàn, khoa học, đầy đủ, dễ tìm, luôn đảm bảocác tài liệu sẵn sang khi có yêu cầu tra soát;
+ Thực hiện nghiêm ngặt công tác bảo mật hồ sơ, giấy tờ lưu trữ Khicần tra soát phải có yêu cầu từ Trưởng các Phòng, Ban khác mới đượccung cấp văn bản, tài liệu lưu trữ;
+ Vào sổ tiếp nhận tài liệu, lưu trữ đầy đủ, chuyển giao kịp thời, chínhxác đến tay người cần nhận các loại văn bản, tài liệu theo đúng quyđịnh của Công ty và Pháp luật của Nhà nước
• Thực hiện công tác lễ tân, trực tổng đài điện thoại;
• Quản lý tài sản của Công ty và thực hiện các nhiệm vụ hậu cần;
• Quản lý và điều phối hoạt động của đội xe;
• Quản lý và điều phối hoạt động của đội bảo vệ;
• Quản trị mạng, mua sắm và sửa chữa các thiết bị mạng máy tính, tổngđài nội bộ;
• Quản lý các hoạt động hành chính với chính quyền địa phương và các
cơ quan hành chính trên địa bàn; Theo dõi, kiểm tra, giám sát các loạihợp đồng dịch vụ của Công ty
Trang 10• Chủ động triển khai thực hiện các kế hoạch, phương án, biện phápquản lý, điều hành theo đúng sự phân cấp quản lý, quy chế tổ chứchoạt động của đơn vị và các quy định của Công ty sau khi được Banlãnh đạo phê duyệt về chủ trương;
• Trưởng phòng Hành chính Nhân sự được quyền ký các văn bản, giấy
tờ theo nội dung ủy quyền của Tổng Giám đốc;
• Trưởng phòng
1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự
Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính nhân sự có các vị trí/ chức danh:
- Trưởng phòng Hành chính Nhân sự;
- Phó phòng Nhân sự;
- Chuyên viên nhân sự tổng hợp;
- Chuyên viên tuyển dụng và đào tạo;
- Chuyên viên lương – phúc lợi;
- Phó Phòng Hành chính;
- Nhân viên Lễ tân;
- Thư ký HĐQT;
- Nhân viên Hành chính;
- Chuyên viên mua sắm;
- Nhân viên IT kiêm hành chính;
- Nhân viên lái xe;
- Nhân viên tạp vụ
( * Sơ đồ cơ cấu tổ chức – phụ lục II trang 11)
Trang 11CHƯƠNG II THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF 2.1 Hoạt động quản lý về công tác văn thư lưu trữ tại công ty
2.1.1 Xây dựng và ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điềuhành công việc của cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổchức một phần phụ thuộc vào CTVTLT làm tốt hay không tốt Cũng chính vìnhững điều đó mà công tác VTLT rất được Công ty KLF Global quan tâm Khácvới các cơ quan khác, và để phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty, bộ phận Vănthư lưu trữ của công ty không được lập thành bộ phận riêng mà được đặt trong bộphận Hành chính nhân sự Để làm tốt công tác văn thư thì việc chỉ đạo, điều hành
là một nhu cầu rất quan trọng Vì vậy, công tác VTLT của KLF Global đặt dưới sựchỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính nhân sự và Ban lãnh đạo công ty
Tại KLF Global đã có văn bản quy định cụ thể về việc thực hiện công tácvăn thư là Quyết định 122/2015/QĐ/KLF ban hành ngày 27 tháng 8 năm 2015của Tổng giám đốc về việc “ Ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ vàquản lý, sử dụng con dấu” và Quyết định số 141/QĐ-TGĐ ban hành ngày 22 tháng
12 năm 2014 của Tổng giám đốc về việc Ban hành Quy trình tiếp nhận và xử lývăn bản đến của Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF Việc ban hànhvăn bản về công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật như: Luậtlưu trữ số 01/2011//QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011, hướng dẫn thể thức và
Trang 12trình bày văn bản hành chính; Thông tư 07/2012/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hànhngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Nghị định 110/2014/ NĐ-CP của Chính phủ vềcông tác văn thư; Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghịđịnh số 110/2014/NĐ-CP , ) và dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củaTổng giám đốc và căn cứ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công tyKLF Global
Qua tìm hiểu tôi thấy được rằng, quá trình giải quyết công việc của cơ quanphụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản.Trong đó, xây dựng và ban hành văn bản là một công việc tổng hợp của nhiều quytrình nghiệp vụ cơ bản và chiếm một vị trí quan trọng của CTVT Với chức năng,nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ quan được thông suốt,ban lãnh đạo Công ty KLF global luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản
và ban hành văn bản Cụ thể là Phó phòng Hành chính nhân sự trực tiếp chỉ đạo,đôn đốc, kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ
Tại KLF Global, hiện nay có 01 nhân viên hành chính văn thư đó là chị PhanThị Ánh, có trình độ đại học chuyên ngành khác
Nhiệm vụ của Hành chính văn thư đó là:
- Chỉ dẫn cho khách tới làm việc trong các phòng, ban của công ty;
- Trực điện thoại và nối máy tới các phòng, ban khi có yêu cầu;
- Nhận thư, phát cho người nhận thư;
- Thực hiện các công tác văn thư lưu trữ như: Quản lý và sử dụng con dấu;quản lý văn bản đi, đến; Lưu giữ hồ sơ, tài liệu…
2.1.3 Xây dựng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư:
Mặc dù không có bộ phận văn thư lưu trữ riêng, nhưng phòng hành chínhcũng được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại để phục vụ cho công tác văn thư,lưu trữ được tốt nhất như: máy tính; máy in; máy photo; máy fax; các loại sổ theodõi công tác văn thư tại công ty ( sổ đăng ký công văn đến; sổ đăng ký công văn đi;
Trang 13sổ chuyển giao văn bản đi, đến,…); đồng thời bố trí tủ đựng tài liệu để lưu trữ tàiliệu
Tuy nhiên, trong quá trình thực tập tại công ty tôi đã nhận thấy ở đây, việcquản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ vẫn còn nhiều khó khăn và bất cập
Thứ 1, Được thành lập từ ngày 18/9/2009 cho đến nay, khối lượng tài liệusản sinh ra tại KLF Global là khá nhiều Việc cán bộ lãnh đạo hay quản lý ở công
ty khai thác và sử dụng những thông tin của tài liệu lưu trữ để hoạch định cácchương trình, kế hoạch và ban hành các quy định quản lý cho phù hợp là việcthường xuyên và thiết yếu Song, việc quản lý tài liệu lại không được thực hiệnmột cách chặt chẽ và thống nhất, cụ thể thì các văn bản, tài liệu của công ty từ năm
2013 trở về trước không được quan tâm lưu trữ mà một số để lộn xộn trong khochứa đồ, một số khác vẫn còn lưu trữ tại các phòng, ban chưa được lưu trữ tậptrung Việc này khiến cho tài liệu có nguy cơ hư hỏng và mất dần đi giá trị sửdụng
Thứ 2, KLF Global đã không quan tâm tới nhân lực về văn thư – lưu trữ Sựđào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác Văn thư lưu trữ để nâng caotrình độ chuyên môn nghiệp vụ là không có Do vậy, mặc dù đã xây dựng và banhành văn bản cụ thể quy định về công tác văn thư lưu trữ, song việc áp dụng thựchiện trên thực tế là rất khó khăn bởi năng lực của cán bộ thực hiện nghiệp vụ là hạnchế Ngoài ra, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong file càng cua, nhưng khôngkhoa học, sáng tạo mà lộn xộn, các năm để lẫn nhau; một số tập lưu không đề nhãngây ra sự khó khăn cho việc tra tìm và sử dụng
Thứ 3, Hoạt động thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế vềcông tác văn thư lưu trữ của công ty chưa được thực hiện nghiêm túc, triệt để Tìnhtrạng văn bản sai thể thức, dấu đóng sai vẫn còn xảy ra
2.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ
2.2.1 Nghiệp vụ văn thư
2.2.1.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Qua tìm hiểu tôi thấy được rằng, quá trình giải quyết công việc của cơ quanphụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản
Trang 14Trong đó, xây dựng và ban hành văn bản là một công việc tổng hợp của nhiều quytrình nghiệp vụ cơ bản và chiếm một vị trí quan trọng của CTVT Với chức năng,nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ quan được thông suốt,ban lãnh đạo Công ty KLF global luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản
và ban hành văn bản Cụ thể là Phó phòng Hành chính nhân sự trực tiếp chỉ đạo,đôn đốc, kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty Hành chínhvăn thư không trực tiếp soạn thảo văn bản nhưng công tác xây dựng và ban hànhvăn bản vẫn được thực hiện đầy đủ theo đúng các trình tự: soạn thảo văn bản =>sửa chữa bản thảo => ký, đóng dấu văn bản =>ban hành văn bản Để thuận tiện choviệc tra tìm, nghiên cứu thì các văn bản sẽ được đánh số và đăng ký ở phòng hànhchính Tuy nhiên, vẫn còn những trường hợp soạn thảo văn bản còn sai sót về thểthức như là việc văn bản chưa đầy đủ thông tin về ngày tháng ban hành đã trình ký
và đóng dấu; một số văn bản còn bị thiếu số ký hiệu…
Có thể thấy, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của công ty cókhối lượng tương đối nhiều Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vựckinh doanh nên công ty được ban hành các loại văn bản theo quy định của Nhànước như:
+ Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định
+ Văn bản hành chính: Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo,+ Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, Biên bản, Giấy mời, chứng từ, giấygiới thiệu,…
Theo quy định, mỗi văn bản sau khi được ban hành phải giữ lại ít nhất 02bản, 01 bản photo được giữ lại ở các phòng, ban đã soạn thảo ra văn bản để kiểmtra, nhắc nhở; còn 01 bản gốc giữ lại ở phòng Hành chính và được lưu giữ lại, sắpxếp theo số thứ tự đăng ký phát hành nhằm phục vụ cho việc tra tìm và bảo quảntài liệu
2.2.1.2 Công tác quản lý văn bản đi
Công tác quản lý, theo dõi và phát hành văn bản đi đã được quản lý chặt chẽ,thực hiện đúng theo yêu cầu của nội dung văn bản, từ văn bản gửi thường, hoả tốc,gửi trực tiếp hoặc qua fax tất cả đều đúng thời gian theo quy định; những yêu cầu
Trang 15về nội dung và thể thức của văn bản ngày càng được hoàn thiện và phần nào dựatheo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định về thể thức và trình bàyvăn bản Có một điểm khác biệt là tuỳ theo từng tên loại của văn bản mà ban lãnhđạo KLF Global lập ra các loại sổ theo dõi văn bản.
*Mẫu - Sổ theo dõi văn bản ( xem phụ lục III ).
Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi của KLF Global được thực hiện nhưsau: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng văn bản
=> đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có) => vào sổ đăng ký vănbản đi => làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi => lưubản gốc văn bản đi
Tùy theo nhu cầu sử dụng của Phòng, ban có nhu cầu phát hành để chủ độngphát hành bản gốc nhưng tối thiểu 02 bản gốc đối với công văn, thông báo , và 04bản gốc đối với các Hợp đồng kinh tế Đối với công văn đi, thông báo, quyết định
bộ phận Hành chính nhân sự giữ một bản gốc ; đối với hợp đồng kinh tế, hợp đồngbán hàng, hợp đồng thuê và cho thuê dịch vụ bộ phận Hành chính nhân sự lưu 01bản gốc khi đóng dấu, phòng tài chính kế toán lưu 01 bản gốc
Tất cả các văn bản phải có chữ kỹ của người có thẩm quyền và có dấu củacông ty Văn bản trước khi gửi đi sẽ được đăng ký vào “Sổ theo dõi văn bản đi”theo đúng quy trình nghiệp vụ đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ, đúng sốlượng đối với văn bản Để đảm bảo tổ chức, thực hiện, chuyển giao văn bản điđược hiệu quả và giữ bí mật văn bản, Phòng Hành chính đã theo dõi, đôn đốc việcthực hiện các nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ
Bảng thống kê các loại văn bản, giấy tờ hình thành trong công ty cổ phần liêndoanh đầu tư quốc tế KLF năm 2014:
4 Hợp đồng ( Hợp đồng Kinh tế; Hợp đồng 150
Trang 16dịch vụ hàng không; Hợp đồng bệnh viện, )
5 Các loại văn bản khác ( Thông báo, Báo cáo,
Tờ trình)
164
- Về việc Đóng dấu văn bản đi:
( Dấu của KLF Global - Xem phụ lục IV )
Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định của Nhà nước và của công ty,chỉ đóng dấu vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, khôngđóng dấu vào giấy trắng ( Trừ trường hợp là phiếu bầu, phiếu trưng cầu ý kiến vàchỉ có giá trị tại buổi Hội nghị hôm đó) Nhân viên hành chính văn thư là ngườitrực tiếp đóng dấu
Bên cạnh đó, cách thức đánh số, ký hiệu văn bản được quy định rõ ràng tạiQuyết định 122/2015/ QĐ/ KLF Đối với các văn bản hành chính thông thường cótên loại như: Quyết định, hợp đồng, thông báo được thống nhất đánh số như sau:
Số: …/năm ban hành/tên loại văn bản/tên công ty
Đối với văn bản hành chính thông thường không có tên loại như công vănđược đánh số như sau:
Số:…/ năm ban hành/tên công ty – bộ phận soạn thảo
( chi tiết xem phụ lục V trang 16,17,18)
Sau khi văn bản được in sao và đóng dấu, hành chính văn thư sẽ thực hiệnviệc đăng ký vào máy bằng phần mềm quản lý văn bản Do cán bộ văn thư khôngphải là người soạn thảo văn bản nên việc chuyển giao văn bản nội bộ do chính cán
bộ của đơn vị chuyên môn trực tiếp soạn thảo chuyển giao sau khi đã lấy số và cóchữ ký, con dấu Đối với những văn bản chuyển ra bên ngoài cơ quan thì hànhchính văn thư là người chuyển giao theo các con đường: đường bưu điện, fax,
Trang 17chuyển văn bản qua cuộc họp Các văn bản sau khi đóng dấu sẽ lưu lại bản photo
và được sắp xếp thành các tập lưu theo ngày, tháng ban hành văn bản Các tập lưuvăn bản được hình thành mỗi tháng được văn thư cơ quan đưa tập lưu vào trong tủ
và được sắp xếp theo năm để bảo quản
2.2.1.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Bên cạnh việc thực hiện tốt công tác quản lý văn bản đi thì việc quản lý vàgiải quyết văn bản đến của KLF Global cũng được thực hiện rất triệt để theo QT –
09 của Quyết định số 141/QĐ-TGĐ của Tổng giám đốc ban hành ngày 22 tháng 12năm 2014 ( Phụ lục VI )
Tất cả các văn bản đến đều được tập trung tại bộ phận Hành chính của công
ty để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất Khi văn bản đến, hành chính văn thưtiếp nhận và kiểm tra sơ bộ về tình trạng bì sau đó xử lý sơ bộ Văn bản đến đượcphân thành hai loại: Loại gửi cho cơ quan; loại gửi đến cho các đơn vị, phòng, ban.Sau khi phân loại và vào sổ “ Theo dõi chuyển phát nhanh đến” hành chính văn thư
sẽ gửi trực tiếp thư đến đơn vị cụ thể ghi trên bì, sau đó làm thủ tục giao nhận; đốivới văn bản gửi đến cho công ty hoặc ban lãnh đạo công ty, lễ tân hành chính làmthủ tục kiểm tra -> bóc bì ->và đóng dấu công văn đến sau đó trình lãnh đạo xemxét, phê duyệt
Công ty KLF Global áp dụng phương pháp đăng ký văn bản đến bằng filecứng và file mềm
Mẫu sổ theo dõi văn bản đến được trình bày như sau ( xem phụ lục VII )Hành chính văn thư nhận tất cả các bản đến có ấn định thời hạn giải quyếttheo quy định của pháp luật hoặc quy định của công ty, sau đó theo dõi, đôn đốcbằng hình thức gọi điện thoại, gặp trực tiếp tới các phòng ban về thời hạn giảiquyết Ngoài ra, nhân viên hành chính văn thư sẽ là người lưu bản chính thức haychính là văn bản mà cơ quan đó nhận được tại phòng Hành chính nhân sự làm bằngchứng cho quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ cho sự chỉ đạo của ban lãnhđạo công ty Việc Lưu văn bản cũng được cho vào từng cặp, theo từng năm Bêntrong từng cặp được sắp xếp theo số đến của văn bản Việc lưu trữ văn bản nàycũng được giữ trong tủ và sắp xếp theo năm của từng cặp
Trang 182.2.1.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu do cơ quan công an có thẩm quyền chế tạo theo một khuôn mẫu vàkích thước theo quy định trên toàn quốc Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc
tế KLF được cơ quan công an cấp kèm theo Giấy chứng nhận mẫu dấu Con dấuthể hiện giá trị pháp lý của công ty và giá trị pháp lý của văn bản do công ty banhành, vì vậy con dấu được bảo quản rất chặt chẽ
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty được thực hiện theo quy địnhcủa pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, phục vụ đúng yêu cầu của hoạt độngquản lý Dấu của công ty được bàn giao cho nhân viên hành chính chuyên trách lưugiữ và đóng dấu tại công ty, nhân viên hành chính chịu trách nhiệm thực hiện cácquy định về quản lý và sử dụng con dấu của công tyvà phải tự tay đóng dấu vàocác văn bản, giấy tờ của cơ quan Trong trường hợp văn thư đi vắng thì bàn giaocon dấu cho Trưởng phòng hành chính nhân sự
Dấu của công ty bao gồm: Dấu tròn của công ty; Dấu tròn Trường Mầm nonKLF Hà Nội; Dấu Hiệu trưởng Trường Mầm non KLF; Dấu chức danh; Dấu tênBan lãnh đạo; Dấu Dấu công văn đến; Dấu kế toán trưởng; dấu sao y bản chính
Dấu được hành chính văn thư bảo quản và sử dụng đúng mục đích Không
có tình trạng đóng dấu khống, đóng dấu lên giấy trắng Dấu được đóng trùm lên ¼đến 1/3 chữ ký về phía bên trái Dấu của công ty dùng mực đỏ theo đúng quy định.Dấu treo được đóng khi văn bản có phần phụ lục; bản dự thảo trình cấp trên phêduyệt hoặc các hóa đơn xuất xuống kho hàng khi chưa có chữ ký của cấp trên…
2.1.3.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Việc lập hồ sơ là khâu quan trọng trong công tác văn thư, là mắt xích gắnliền công tác văn thư với công tác lưu trữ Tuy nhiên, đối với KLF Global, công tácnày không được thực hiện Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động củacông ty sẽ được đưa vào các Tập lưu theo tên loại như: Quyết định, Hợp đồng Tấtnhiên như vậy, Danh mục hồ sơ là không có, điều này ảnh hưởng rất lớn tới quátrình tra cứu và sử dụng sau này
Trang 19Nhìn chung công tác văn thư của KLF Global đã được thực hiện Nhưng trênthực tế, việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của công ty vẫn còn nhiều vấn đề bất cập, không thống nhất, bài bản.
2.2.2 Nghiệp vụ lưu trữ
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh sự hìnhthành, phát triển, thành tựu của doanh nghiệp Nếu như trong các cơ quan nhà nướctài liệu hành chính chiếm số lượng nhiều nhất thì đối với doanh nghiệp tài liệuhành chính chiếm số lượng ít, tài liệu chuyên môn kĩ thuật chiếm số lượng lớn Tàiliệu chuyên môn kĩ thuật có nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào đặc thù chuyênmôn của doanh nghiệp Hiểu rõ điều này, tại QĐ 122/2015/QĐ/KLF, KLF Global
đã ban hành các quy định cụ thể về công tác lưu trữ, (tại mục 3.3 trang 20->22 Phụlục V)
Tuy nhiên, qua quá trình thực tập tại công ty, tôi thấy được rằng mặc dù tạiquyết định 122/2015/QĐ/KLF đã đề cập cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ Song, trênthực tế, việc thực hiện chưa được tiến hành triệt để Danh mục hồ sơ không đượclập gây khó khăn lớn cho việc tra tìm sau này Đồng thời, dù tài liệu lưu trữ rất cógiá trị đối với hoạt động của công ty nhưng lại không được cất giũ trong tủ khóa antoàn, việc mất mát, thất lạc tài liệu là điều có thể xảy ra
Nguyên nhân là do lãnh đạo công ty chưa có nhận thức đúng đắn về vai tròcủa công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúngmức tới các nghiệp vụ lưu trữ Có điều khoản quy định về công tác lưu trữ nhưng
lại không có văn bản chỉ đạo Các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; giao nộp tài liệu vào cơ quan chưa được quan tâm, đôn đốc, một số đơn vị đã
giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhưng tài liệu không đầy đủ, nhiều tài liệu còn tồnđọng ở các đơn vị Việc thu thập tài liệu hiện nay còn mang tính bị động Lưu trữtrong công ty hiện nay mới chỉ thu thập được tài liệu của bộ phận hành chính nhân
