CÔNG tác văn THƯ và CÔNG tác văn THƯ của PHÒNG nội vụ HUYỆN lý NHÂN

MỤC LỤC A.LỜI MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 3 2.Mục tiêu của đề tài 3 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4.Nguồn tài liệu tham khảo 4 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6.Phương pháp nghiên cứu 5 7.Bố cục của đề tài 5 B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN 6 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 10 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập. 10 1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân: 10 1.2 Cơ cấu tổ chức huyện Lý Nhân 12 1.3 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính phòng Nội vụ. 13 1.3.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ. 13 1.3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của phòng Nội vụ. 13 1.3.1.2 Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong phòng Nội vụ. 20 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 22 2. Khái quát chung về công tác Văn thư 22 2.1 Những vấn đề chung về công tác Văn thư trong các cơ quan 22 2.1.1 Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư 28 2.1.2 Nội dung công tác văn thư 29 2.1.3 Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức 32 2.2. Các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ của phòng Nội vụ. 35 2.2.1 Mô hình tổ chức văn thư của phòng. 35 2.2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của phòng. 35 2.2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của phòng. 35 2.2.2.2 Thể thức và kỹ năng trình bày văn bản của phòng Nội vụ. 36 2.2.2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của phòng 37 2.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 39 2.3.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 39 2.3.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi. 41 2.4. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của phòng Nội vụ. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan: 42 2.5 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư 47 2.6 Những phần mềm đang được sử dụng trong hoạt động văn phòng của phòng Nội vụ. 48 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của phòng Nội vụ. 49 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 51 PHẦN III: PHỤ LỤC 53 C. LỜI CẢM ƠN 60

MỤC LỤC

A.LỜI MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 3

2.Mục tiêu của đề tài 3

3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4

4.Nguồn tài liệu tham khảo 4

5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4

6.Phương pháp nghiên cứu 5

7.Bố cục của đề tài 5

B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN.6 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 10

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 10 1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân: 10

1.2 Cơ cấu tổ chức huyện Lý Nhân 12

1.3 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính phòng Nội vụ 13 1.3.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ 13

1.3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của phòng Nội vụ 13

1.3.1.2 Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong phòng Nội vụ 20

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 22

2 Khái quát chung về công tác Văn thư 22

2.1 Những vấn đề chung về công tác Văn thư trong các cơ quan 22

2.1.1 Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư 28

2.1.2 Nội dung công tác văn thư 29

2.1.3 Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức 32

2.2 Các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ của phòng Nội vụ 35

2.2.1 Mô hình tổ chức văn thư của phòng 35

2.2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của phòng 35

2.2.2.2 Thể thức và kỹ năng trình bày văn bản của phòng Nội vụ 36

2.2.2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của phòng 37

2.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 39

2.3.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 39

2.3.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 41

2.4 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của phòng Nội vụ Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan: 42

2.5 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư 47

2.6 Những phần mềm đang được sử dụng trong hoạt động văn phòng của phòng Nội vụ 48

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của phòng Nội vụ 49

II Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 51

PHẦN III: PHỤ LỤC 53

C LỜI CẢM ƠN 60

A LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử

lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho các hoạt động của lãnh đạo Quản trị vănphòng là một ngành rất rộng, nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quanđơn vị Hiện nay nước ta đang bước vào giai đoạn Công nghiệp hóa - Hiện đạihóa đất nước cho nên công tác văn phòng cũng đóng góp một phần lớn vào côngtác xây dựng đất nước Văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một

cơ quan nào Nó góp phần rất lớn đến hoạt động của cơ quan Công tác vănphòng nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức

và ngược lại Nếu hoạt động không hiệu quả sẽ có thể tác động tiêu cực đến quátrình phát triển của cơ quan

Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thưLưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 của

Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng,công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứngđược nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trịVăn phòng

Quản trị Văn phòng là một ngành rất rộng lớn Nhằm trang bị cho sinhviên những kỹ năng và kiến thức và hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt cho sinh viên khoa Quản trịVăn phòng được đi thực tập ngành nghề tại các cơ quan tổ chức, nhằm khép kínquy trình đào tạo cán bộ thực hành – có lý luận

Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo củabất cứ một chương trình đào tạo nào từ trung cấp chuyên nghiệp đến cao đẳng,đại học và sau đại học Mục đích của việc thực tập cuối khóa là nhằm nâng cao

và trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản, kinh nghiệm cần thiết đểchuẩn bị hành trang khi rời khỏi nhà trường Đồng thời, thực tập còn là khâuquan trọng để đánh giá chất lượng học tập và tiếp thu kiến thức của sinh viên tạitrường ra sao? Hơn thế nữa sẽ giúp cho sinh viên một mặt củng cố kiến thức vềnghiệp vụ đã học, mặt khác giúp sinh viên hiểu được hoạt động của các cơ quan,doanh nghiệp tích lũy kiến thức thực tế chuẩn bị cho kỳ thi tố nghiệp và sau khi

Thông qua thực tập ngành nghề, sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rènluyện kỹ năng thực hành, nâng cao tay nghề để sau khi ra trường có thể hoànthành tốt công việc được giao.

Nhận được sự giúp đỡ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoa Quảntrị Văn phòng, cũng như sự tiếp nhận của Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân, em

đã được nhận thực tập tại cơ quan, thời gian bắt đầu từ ngày 04/01/2016 đến hếtngày 11/3/2016

Trong suốt thời gian thực tập em đã được cán bộ phòng Nội vụ tận tìnhchỉ dạy.Trong khoảng thời gian đi thực tập tại phòng của Nội vụ huyện LýNhân, mặc dù còn nhiều bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc Nhưng với sựhướng dẫn và chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng Nội vụ nên em đã hoàn thànhtốt được công việc được giao phó tại cơ quan, nhờ đó em đã tích lũy được nhiềukiến thức cũng như kinh nghiệm làm việc thực tiễn về công tác văn phòng

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sỹ Lâm Thu Hằng giảng viên hướng dẫn em trong thời gian thực tập vừa qua và các thầy cô giáotrong khoa Quản trị Văn phòng - trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đồng thời emxin cảm ơn tới Lãnh đạo cùng các cán bộ UBND huyện Lý Nhân, nhất là ChúCao Việt Hải – Chuyên viên phòng phòng Nội vụ, UBND huyện Lý Nhân đãgiúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua

-Em xin chân thành cảm ơn! Lý Nhân, ngày 11 thán 3 năm 2016

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệthông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòngkhông giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư sẽ giảm tải nhưngkhông vì thế mà những người làm văn thư sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơquan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tậptrung về một đầu mối là bộ phận văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhânnào Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần

sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan,

tổ chức Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyênmôn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhànước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành Đừng vì những nhận thứcchưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận đóng góp của đội ngũ những

người làm văn thư - những con người hy sinh thầm lặng

Chính vì lý do trên mà em đã lựa chon chủ đề về công tác văn thư đểnghiên cứu, làm bài báo cáo trong đợt thực tập quan trọng này

2 Mục tiêu của đề tài

Nâng cao hiểu biết cho bản thân về lĩnh vực ngành học, bổ sung kiến thứcthực tế qua sự tìm hiểu cụ thể về công tác văn thư của cơ quan thực tập

Góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cơ quan

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư của phòng Nội vụ Huyện LýNhân

Phạm vi nghiên cứu: trong môi trường làm việc của cán bộ phòng Nội vụhuyện Lý, tỉnh Hà Nam

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Các văn bản quy định của nhà nước về công tác văn thư

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụHướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.(19/01/2011)

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng

4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.(08/02/2010)

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộnội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ năng trình bày vănbản

Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụquy định chức năng, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn cácngạch công chức chuyên viên ngành Văn thư

Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 Sửa đổi, bổ sungmột số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 vềquản lý và sử dụng con dấu

Một số bài nghiên cứu về văn thư của các chuyên gia, nhà nghiên cứu

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Có rất nhiều các bài nghiên cứu về công tác văn thư trong lịch sử Mụcđích của sự nghiên cứu đó là tìm ra lợi ích cũng như ưu điểm của công tác vănthư, đáp ứng nhu cầu thực tế công tác trong văn phòng của các cơ quan, tổ chứchiện nay Có rất nhiều sinh viên chuyên ngành văn thư – lưu trữ của trường đạihọc Nội vụ Hà Nội, các giáo sư chuyên giảng dạy về văn thư – lưu trữ của cáctrường đại học

6 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu trực tiếp qua trải nghiệm thực tế tại phòng Nội vụ Huyện LýNhân, cơ quan thực tập

Phương pháp điều tra, thu thập tài liệu: Bằng việc sử dụng phương phápnghiên cứu và học hỏi trực tiếp, tham khảo ý kiến của cán bộ phòng, tìm hiểuqua tài liệu, sổ sách

- Phương pháp quan sát: Tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn quátrình làm việc trong cơ quan

Phương pháp phân tích: trên cơ sở hệ thống nguồn liệu thu thập được qua

xử lý số liệu từ đó là cơ sở cho việc phân tích thực tế hoạt động của cơ quan

7 Bố cục của đề tài

Gồm 3 phần:

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

PHẦN II: KHẢO SÁT CHUNGVỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNGTÁC VĂN THƯ CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÝ NHÂN

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN LÝ NHÂNĐiều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Lý Nhân.

- Vị trí địa lý: Huyện Lý Nhân là một trong 06 đơn vị hành chính của tỉnh

Hà Nam Vị trí địa lý nằm ở phía Đông tỉnh, trong toạ độ 200,35’ độ vĩ Bắc,106,5 độ kinh Đông Phía Nam giáp tỉnh Nam Định và huyện Bình Lục, phíaTây giáp huyện Bình Lục và Duy Tiên, phía Đông qua sông Hồng là tỉnh HưngYên và Thái Bình, phía Bắc giáp huyện Duy Tiên

Diện tích tự nhiên toàn huyện là 167,045 km2

- Địa hình: Vốn là đất hình thành tại chỗ và do đất phù sa sông Hồng bồi

đắp Đất đai tương đối đồng đều, hình thành 3 vùng sinh thái khác nhau: vùngbãi bồi ngoài đê sông Hồng và bối sông Châu; vùng đồng chiêm trũng (chiếm2/3 diện tích); vùng đất màu và cây công nghiệp

- Khí hậu thời tiết: Khí hậu huyện Lý Nhân nằm trong vùng nhiệt đới gió

mùa, nóng ẩm, mưa nhiều, thuộc tiểu vùng khí hậu đồng bằng Bắc Bộ, chịu ảnhhưởng sâu sắc của gió mùa Đông Bắc và gió mùa Đông Nam Mùa mưa từ tháng

5 đến tháng 10, mùa khô từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau Nhiệt độ trung bìnhnăm dao động từ 23,5 độ đến 24 độ, mùa hè nhiệt độ trung bình 27 độ có khi caonhất lên tới 36 độ, mùa đông nhiệt độ trung bình 18,9 độ Độ ẩm các thángchênh lệch nhau không lớn, giữa tháng khô nhất và ẩm nhất chỉ chênh nhau12% Gió thay đổi theo mùa

- Điều kiện kinh tế xã hội: Cùng với sự phát triển chung của tỉnh Hà

Nam, Lý Nhân đẩy mạnh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, tiếp tục pháttriển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa theo hướng mở cửa vàhội nhập quốc tế Trong bối cảnh như vậy, Lý Nhân có những lợi thế và cơ hộiphát triển to lớn:

* Lý Nhân là vùng đất hình thành sớm, cư dân sinh sống từ thuở các thờivua Hùng mở nước, người Lý Nhân đã từng phụ thuộc Đông Đô, Hà Nội, tiếp

thu những tinh hoa của nền văn minh Thăng Long.

Huyện Lý Nhân có một số đình, đền đã được công nhận là di tích lịch sử văn hoá - kiến trúc:

-Đó là: đình Văn Xá - Đức Lý, đình Thọ Chương - Đạo Lý; đình Đông Lư,đền Bà Vũ - Chân Lý (thờ bà Vũ Thị Thiết vợ Chàng Trương trong chuyện

“Người con gái Nam Xương”, lễ hội vào ngày 10/2 âm lịch) Đáng lưu ý là LýNhân còn có đền Trần Thương - Nhân Đạo thờ Hưng Đạo Đại Vương TrầnQuốc Tuấn, đền được hành hương từ Kiếp Bạc về quê nhà Trần ở Bảo Lộc Đây

là lễ hội lớn nhất vùng Lý Nhân, hạt nhân của tuyến du lịch, nội đại, lễ hội được

tổ chức vào ngày 20 tháng 8 âm lịch

* Lý Nhân nằm gần trung tâm kinh tế - chính trị của tỉnh và tỉnh bạn như:thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố NamĐịnh (Nam Định), giao thông thuận tiện cho cả đường bộ, đường thuỷ, nhất làkhi hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng và mở rộng quốc lộ 38A Là nơigiao lưu kinh tế trọng điểm của các tỉnh lân cận như: Hưng Yên, Nam Định,Thái Bình

Dự báo đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng Lý Nhân có thể đạt khoảng12% - 14%/năm Lý Nhân đã hình thành cụm CN - TTCN tại xã Hòa Hậu, giaohết diện tích cho 8 nhà đầu tư với diện tích 6,3 ha, dần mở rộng ra các địaphương khác như ở Đồng Lý, Phú Phúc, Nhân Bình, thu hút được nhiều nhà đầu

tư đến đầu tư Nguồn nhân lực dồi dào, là nơi cung cấp nguồn lực có trình độcao đáp ứng yêu cầu của quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá của đất nước,đưa nền kinh tế của Lý Nhân phát triển ngang tầm với khu vực

Lý Nhân còn tập trung xây dựng các làng nghề truyền thống như: dệt ở xãHòa Hậu, làm bánh đa nem ở xã Nguyên Lý, sản xuất đồ mộc ở xã Nhân Khang,Xuân Khê, đan cót ở xã Đạo Lý ; khôi phục phát triển cây trồng có nguồn genquý hiếm như: chuối Ngự Đại Hoàng, quýt hương Văn Lý Sự phát triển nhanhcủa nền kinh tế thị trường cũng sẽ tác động mạnh đến kinh tế - xã hội của LýNhân trên các mặt:

- Tạo ra sự liên kết các thị trường và sự hội nhập của kinh tế Lý Nhân vàothị trường trong vùng và cả nước Điều này không chỉ tạo ra cơ hội mở rộng thịtrường tiêu thụ nông sản, thực phẩm là thế mạnh phát triển của Lý Nhân, mà còn

mở ra cơ hội lớn hơn cho việc cung cấp, bổ sung các nguồn lực phát triển chotỉnh nhà và tỉnh lân cận

- Sự phát triển và kết nối các hệ thống kết cấu hạ tầng theo hướng hiện đạihóa và đồng bộ hóa

- Tạo nên sự giao lưu văn hóa, xã hội thúc đẩy nâng cao dân trí, văn hóa,giáo dục - đào tạo và các lĩnh vực xã hội khác

- Mở ra khả năng và xu hướng chuyển dịch các dòng vốn đầu tư, sự pháttriển lan toả của các trung tâm kinh tế, thương mại với sự chuyển dịch của các

cơ sở công nghiệp đến các vùng ngoại vi Với xu hướng chuyển giao công nghệ

kỹ thuật, thu hút lao động nông nghiệp ở các vùng nông thôn sang các lĩnh vựccông nghiệp, dịch vụ và mở rộng khả năng khai thác các tài nguyên, nguồn lựctrên toàn huyện

Những tác động trên sẽ tạo cho Lý Nhân có khả năng, cơ hội và nguồn lựclớn hơn trong việc khai thác, phát huy các nguồn lực nội tại cũng như khai thác,thu hút các nguồn lực từ bên ngoài để thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế củahuyện theo hướng công nghiệp hóa và đẩy nhanh công nghiệp hóa, hiện đại hóanền kinh tế của huyện

* Trong những năm đổi mới vừa qua và hiện nay, kinh tế xã hội Lý Nhân

đã có bước phát triển quan trọng, tạo nền tảng và tạo đà cho Lý Nhân phát triểntrong giai đoạn tới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa

* Các thể chế kinh tế - xã hội tiếp tục được đổi mới, tăng cường Các cấpchính quyền và nhân dân trong huyện đang và sẽ có những nỗ lực, quyết tâm tolớn trong việc xây dựng và phát triển quê hương Lý Nhân ngày một giàu mạnh

- Về giao thông vận tải: Mạng lưới giao thông nông thôn phát triển mạnh,tạo điều kiện thuận lợi để huyện phát triển kinh tế nông thôn Là điểm gần trungtâm kinh tế - chính trị của tỉnh và tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam),thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông

thuận tiện cho cả đường bộ, đường thuỷ, nhất là khi hoàn thành cầu Yên Lệnhqua sông Hồng, mở rộng quốc lộ 38A và dự án đường 499 (Đức Lý - TháiBình) Bên cạnh đó Lý Nhân còn một số khó khăn đó là hệ thống đường huyện,đường liên xã, cầu cống qua sông, mương đã xuống cấp cần được đầu tư xâydựng.

- Về mạng lưới giáo dục đào tạo: của Lý Nhân phát triển cả về quy môtrường lớp và chất lượng đào tạo, là quê hương của phong trào "hai tốt"; huyện

có 38 trường được công nhận chuẩn Quốc gia, đặc biệt trường THCS Bắc Lýđược Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động Huyện đãhoàn thành phổ cập trung học cơ sở vào năm học 1999 - 2000 Hiện nay toànhuyện có tổng số 88 trường học, trong đó: 26 trường THCS, 31 trường Tiểu học,

24 trường Mầm non, 5 trường THPT và 01 Trung tâm Giáo dục thường xuyên

- Về mặt xã hội: người dân Lý Nhân có sức chịu đựng gian khổ bền bỉ, cónghị lực phấn đấu cao, có lòng yêu nước thiết tha, có tinh thần chiến đấu dũngcảm đồng thời lại có chí hiếu học, sự nghiệp giáo dục ổn định, phát triển vữngchắc (8 năm liền luôn dẫn đầu toàn tỉnh)

- Về y tế: Huyện có 3 cơ sở khám chữa bệnh lớn: Bệnh viện Đa khoa LýNhân - thị trấn Vĩnh Trụ, Trung tâm khám chữa bệnh Nam Lý - Tiến Thắng,Bệnh viện Tâm thần Cao Đà (của tỉnh) - Tiến Thắng và có 23/23 trạm y tế xãthuận tiện cho việc khám chữa bệnh cho người dân Công tác y tế, chăm sóc sứckhoẻ được quan tâm đầu tư, 16/23 trạm y tế xã có bác sỹ, có 18 xã chuẩn Quốcgia về y tế

Ngành y tế đã thực hiện tốt công tác khám chữa bệnh, nâng cao nghiệp vụchuyên môn, y đức người thầy thuốc Công tác kiếm tra, kiểm soát, giám sátdịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường được chỉ đạo, triểnkhai có hiệu quả, trong 6 tháng đầu năm 2008 không có dịch bệnh lớn xảy ratrên địa bàn, tai biến trong chuyên môn

-Về điện: Lưới điện nông thôn phát triển nhanh, 100% số xã, thị trấn, hộdân có điện dùng

-Về các chính sách xã hội đối với người có công, người nghèo, vấn đề xóađói giảm nghèo, giải quyết việc làm được các cấp chính quyền của huyện Lý

Với tiềm năng kinh tế - xã hội thuận lợi, Lý Nhân chắc chắn sẽ có nhữngbước tiến nhanh và được đánh giá cao trên con đường công nghiệp hóa.

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập.

1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân:

Uỷ ban nhân dân do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơquan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùngcấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảmbảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốcphòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhànước từ trung ương tới cơ sở

- Trách nhiệm của Chủ tịch UBND

Chủ tịch UBND (sau đây gọi chung là chủ tich) chịu trách nhiệm quản lýcông tác Văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo công tác văn thư ở các

cơ quan cấp dưới và các đơn vị trưc thuộc trong phạm vi do mình quản lý Chủtịch có thể giao cho Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư trongphạm vi cơ quan mình

Chủ tịch có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đếncủa cơ quan Chủ tịch phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quyđịnh của nhà nước Chủ tịch có thể giao cho các Phó Chủ tịch ký thay nhữngvăn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã được giao hoặc giao cho các ChánhVăn phòng ký thừa lệnh những văn bản không quan trọng

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:

Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác đối với cácphòng ban trong cơ quan.

Chánh Văn phòng phải trực tiếp làm các công việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các phòng, ban, cá nhân

và báo cáo Chủ tịch về những công việc quan trọng;

- Ký thừa lệnh Chủ tịch một số văn bản được Chủ tịch giao và ký nhữngvăn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành;

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Chủ tịch;

- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký

Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mìnhthực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

- Trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban trong cơ quan

Trưởng các phòng, ban trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Chủ tịch vềtoàn bộ công tác văn thư của phòng, ban mình và là người trực tiếp chỉ đạo, đônđốc và kiểm tra công chức, viên chức trong phòng, ban thực hiện tốt các nhiệm

vụ quản lý hồ sơ tài liệu ở phòng ban

-Trách nhiệm của công chức, viên chức

+) Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của trưởng phòng,

+) Giữ gìn bí mật, an toàn văn bản;

+) Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể khác theo quy chế công tácvăn thư của cơ quan

-Trách nhiệm của văn thư chuyên trách

a Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến

- Nhận văn bản đến;

- Phân loại, bóc phong bì, đóng dấu văn bản đến;

- Trình văn bản đến;

- Đăng ký văn bản đến;

- Chuyển giao văn bản đến;

- Giúp Chánh văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến

b Đối với việc quản lý văn bản đi

- Kiểm tra lại thể thức, ghi số, ngày, tháng,… đóng dấu văn bản đi;

- Viết phong bì và làm thủ tục gửi văn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc sử dụng bản lưu văn bản đi;

- Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;

- Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổchuyển giao văn bản…

c Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập

hồ sơ theo danh mục; đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan;

- Hoàn chỉnh tập lưu văn bản đi để nộp vào lưu trữ cơ quan

d Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan;

- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơquan

1.2 Cơ cấu tổ chức huyện Lý Nhân

Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu của cơ quan huyện, có nhiệm

vụ quản lý, lãnh đạo, điều hành cơ quan

Các Phó Chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch huyện

Có 3 Phó Chủ tịch huyện: PCT phụ trách Nông Nghiệp, PCT phụ tráchVăn xã, PCT phụ trách Kinh tế

Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:

Văn phòng HĐND – UBND huyện

Phòng Tài nguyên và Môi trường

Phòng Văn hóa thông tin

Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Sơ đồ tổ chức bộ máy (Phụ lục I)

1.3 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính phòng Nội vụ.

1.3.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ.

1.3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của phòng Nội vụ.

* Chức năng

(1) Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấphuyện có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhànước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạchcông chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơcấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong cácđơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, laođộng hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập;cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, côngchức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt động khôngchuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn

giáo; thi đua - khen thưởng; công tác thanh niên.

(2) Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việclàm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhândân cấp huyện, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyênmôn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ

* Nhiệm vụ

(1) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện banhành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm;chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhànước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

(2) Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khiđược phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hànhpháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

(3) Về tổ chức, bộ máy:

a) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hànhvăn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của PhòngNội vụ theo quy định và theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình cấp có thẩm quyềnquyết định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên mônthuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

c) Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệpcông lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

d) Thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệpcông lập thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện theoquy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

đ) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc trình Ủyban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sựnghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của luậtchuyên ngành;

e) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phốihợp liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấphuyện theo quy định của pháp luật

(4) Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc

trong đơn vị sự nghiệp công lập:

a) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhândân cấp huyện kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việchàng năm của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lýcủa Ủy ban nhân dân cấp huyện để Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Ủyban nhân dân cấp tỉnh theo quy định;

b) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện giao biên chế công chức,giao số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập sau khi được cấp

có thẩm quyền phê duyệt;

c) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sửdụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp cônglập theo quy định của pháp luật;

d) Tổng hợp, báo cáo biên chế công chức, số lượng người làm việc trongcác cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định củapháp luật

(5) Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức:a) Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành văn bản chỉ đạo, hướngdẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý xâydựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề ánđiều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức theo quy địnhcủa pháp luật và theo chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

b) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện đôn đốc, theo dõi, thẩm định, tổnghợp việc xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chứchoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chứctrong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy bannhândân cấp huyện để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thẩm định; giúp Ủy ban nhândân cấp huyện tổng hợp danh mục vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức,viên chức của huyện để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định;

c) Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc sử dụng, quản lý vị trí

việc làm và cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ quan, tổchức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định, theo phân cấphoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

(6) Về công tác xây dựng chính quyền:

a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tổ chức vàhướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhândân các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ủyban nhân dân cấp tỉnh;

b) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Hội đồng nhân dân cấp huyệnbầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên kháccủa Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của pháp luật;

c) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê chuẩn kết quả bầu cử,phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã theoquy định Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện bổ nhiệm, bổ nhiệm lạichức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thựchiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân theo quy định;

d) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấptỉnh phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thànhviên Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của pháp luật;

đ) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấptỉnh bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên Ủyban nhân dân cấp huyện nơi thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhândân theo quy định;

e) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện đề án liên quan đến việcthành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn

vị hành chính, phân loại đơn vị hành chính trong địa bàn để Ủy ban nhân dâncấp huyện trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định;

g) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn và tổ chứctriển khai thực hiện các đề án, văn bản liên quan đến công tác địa giới hành

chính, phân loại đơn vị hành chính sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

h) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉgiới, bản đồ địa giới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật;

i) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra, tổnghợp, báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ ở xã, phường, thị trấn, ở cơquan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, ở doanh nghiệp trên địa bàn và việcthực hiện công tác dân vận của chính quyền theo quy định;

k) Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫnthành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp, báo cáo về hoạt động củathôn, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; thực hiện việc bồi dưỡngcông tác cho cấp trưởng, cấp phó của thôn, tổ dân phố theo quy định;

l) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểmtra Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề ánliên quan đến công tác xây dựng nông thôn mới theo phân công của Ủyban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật

(7) Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và nhữngngười hoạt động không chuyên trách ở cấp xã:

a) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc tuyển dụng,

sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức,luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thựchiện chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ, chính sách khác đối vớicán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dâncấp huyện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấptỉnh;

b) Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyênmôn nghiệp vụ, kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ,công chức cấp xã theo quy định của pháp luật, theo phân cấp quản lý của Ủyban nhân dân cấp tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ;

c) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc tuyển dụng, quản lý

công chức cấp xã; thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã

và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã theo quy định

(8) Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức:

a) Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơquan chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cảicách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức ở địa phương;

b) Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cáchhành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức trên địa bàn huyện;

c) Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cáchchế độ công vụ, công chức ở địa phương theo quy định

(9) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổchức và hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện trên địa bàn theo quy địnhcủa pháp luật và theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

(10) Về công tác văn thư, lưu trữ:

a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện vàcấp xã theo quy định của pháp luật;

b) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật

(11) Về công tác thi đua, khen thưởng:

a) Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các phongtrào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhànước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua -Khen thưởng cấp huyện;

b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thiđua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật

(12) Về công tác tôn giáo:

a) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ

chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước vềtôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủyban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật;

c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết những vấn đề

cụ thể về tôn giáo theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ

(13) Về công tác thanh niên:

a) Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiếnlược, chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên;

b) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên vàcông tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanhniên, công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp;

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan và các tổ chức khác củathanh niên trong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơchế, chính sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định

(14) Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành các văn bản hướng dẫn

về công tác nội vụ trên địa bàn; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tácnội vụ đối với các cơ quan, đơn vị ở cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã

(15) Thực hiện việc kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, xử lý theo thẩmquyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm về công tác nội vụtrong địa bàn huyện theo quy định Thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật và phâncông của Ủy ban nhân dân cấp huyện

(16) Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủyban nhân dân cấp huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khaicông tác nội vụ trên địa bàn

(17) Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng

hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ

(20) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của Ủy bannhân dân xã, phường, thị trấn về công tác nội vụ vàcác lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật vàhướng dẫn của Sở Nội vụ

(21) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ủy ban nhân dâncấp huyện hoặc theo quy định của pháp luật

b) Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp Trưởng phòng phụ trách và theodõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước phápluật về nhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởngphòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng;

c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khenthưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức và thực hiện chế độ, chính sách khácđối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ do Chủ tịch Ủyban nhân dân cấp huyện quyết định theo quy định

1.3.1.2 Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong phòng Nội vụ

(1) Ông Nguyễn Đình Hân – Trưởng phòng Nội vụ

Phụ trách chung chịu trách nhiệm toàn bộ về tổ chức và hoạt động của

Phòng; chỉ đạo công tác chính quyền địa phương; cán bộ, công chức cấp xã vànhững người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; trực tiếp phụ trách địa giớihành chính.

(2) Ông Lê Văn Vân – Phó trưởng phòng

Chỉ đạo công tác cải cách hành chính; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo

và thi đua – khen thưởng; phụ trách công tác tài chính của Phòng

(3) Ông Đào Trọng Vương – Phó trưởng Phòng

Chỉ đạo và trực tiếp phụ trách công tác tổ chức bộ máy; vị trí việc làm;biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hànhchính nhà nước, cơ cấu biên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làmviệc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức,viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính; chỉ đạo côngtác hội, tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên

(4) Ông Trần Đức Huấn – Chuyên viên

Trực tiếp phụ trách công tác chính quyền địa phương; cán bộ, công chứccấp xã và những người hoạt đông không chuyên trách ở cấp xã

(5) Ông Lại Văn Bình – Chuyên viên

Trực tiếp phụ trách công tác hội, tổ chức phi chính phủ; tôn giáo và thiđua , khen thưởng

(6) Bà Đoàn Thị Vân – Chuyên viên

Trực tiếp phụ trách công tác Thanh niên, công tác tài vụ của cơ quan.(7) Ông Cao Việt Hải – Chuyên viên

Trực tiếp phụ trách công tác cải cách hành chính, văn thư - lưu trữ, côngtác hành chính của cơ quan

Sơ đồ bộ máy phòng Nội vụ (Phụ lục II)

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

2 Khái quát chung về công tác Văn thư và công tác văn thư phòng Nội vụ huyện Lý Nhân.

2.1 Những hiểu biết chung về công tác Văn thư trong các cơ quan

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản

lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, việc lập hồ

sơ, theo dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản Theo

đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sửdụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việccho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hànhthuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập

hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Nhưvậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đếnnhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của côngtác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằngcông tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư

Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hànhkịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợicho việc tra cứu, cung cấp thông tin sau này… luôn đòi hỏi người làm công tácvăn thư luôn phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặpkhông ít áp lực trong công việc Công tác văn thư là tiền đề quan trọng cho công

tác lưu trữ tiếp đó.

Có thể định nghĩa công tác văn thư trong các cơ quan: Công tác văn thưtrong các cơ quan bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành vănbản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơ quan

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hếtcác cơ quan Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, gópphần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quảhoạt động của cấp lãnh đạo nhà nước từ trung ương tới địa phương

Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quanphải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

* Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư Quá trình giải quyếtcông việc của các cơ quan, phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổchức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức

độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bảnnhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu tráchnhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giảiquyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

* Chính xác: - Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giảiquyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhànước, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành

- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và cáckhâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lývăn bản

* Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tậptrung mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, vănbản đi của các cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan và tổchức Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của

Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính,

bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,

* Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng cácphương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư làmột trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngàycàng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, quátrình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với

tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đạihóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơquan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủtrương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợpcông tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.Đặc biệt, đối với văn phòng nhà nước, văn phòng các tổ chức lớn là các bộ phậnquan trọng trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức điều hành bộ máy, có chức năngthông tin tổng hợp

phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ

vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

*Ý nghĩa: Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin,góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức vàphòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức từviệc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công táccho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo

cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào cácnguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thìhoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu

nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứađựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệuquả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hànhchính

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổchức Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng nhưcủa các cấp lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác,phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tài liệu

sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cholưu trữ hiện hành Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơquan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập

hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi chocông tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác địnhgiá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệuhàng ngày và lâu dài về sau

*Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức: Tínhchất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ được bốtrí làm công tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chứcvăn thư theo quy định của pháp luật

*Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiệntrên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành

Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luậnnghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở

khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết

về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác

có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Yêu cầu quan trọngđặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ởtrường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trongsuốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với

sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ

Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luậnnghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành Chính kỹ năng thực hành sẽ làthước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chínhxác nhất Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư khôngnhững giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng caotrình độ lý luận nghiệp vụ

*Những yêu cầu khác

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của các cơquan, tổ chức không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nàonhư tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mởcông bằng mà còn đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu dưới đây:

Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:- Có sự kínđáo

- Có ý thức giữ gìn bí mật

- Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được đểvăn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không đượcvứt vào sọt rác

Tính tỉ mỉ: Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chitiết Vì vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trêncác nội dung:- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chitiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đốivới việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn

- Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngàycũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.

Tính thận trọng: Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đềuphải suy xét một cách thận trọng, đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sótcủa cán bộ trong các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư; những trường hợpnghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấukhông đúng quy định Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ýkiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm

Tính ngăn nắp, gọn gàng

Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộvăn thư Cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việclại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không nhỏ đếncông việc

Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình cán bộ văn thưlàm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như xin cấp giấy giớithiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây

ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư

Mặt khác, người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyênmôn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều đó làm cho cán bộlãnh đạo yên tâm và tin cậy cán bộ văn thư

Tính nguyên tắc

Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định củaNhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan, tổ chức như:

chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, quy định về quản lý

và sử dụng con dấu Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thưphải giữ đúng nguyên tắc, không được phép thay đổi hoặc làm trái quy định.Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức rằng không có bất cứ một ngoại lệnào trong các quy định

Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy địnhcủa Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩmquyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định

Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và

sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan, tổ chức Điều

đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phònglàm việc của mình Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quảtrong công việc

Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trongcông tác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản

lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

2.1.1 Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư

Nhân viên văn phòng thực hiện công tác văn thư có trách nhiệm giúpChánh văn phòng quản lý về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Nội dung

cụ thể gồm:

- Ban hành và hướng dẫn thực hiện quy định về công tác văn thư áp dụngtrong hệ thống các cơ quan, tổ chức

- Kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác văn thư trong hệ thống các

cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; giải quyết khiếu nại,

tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vàocông tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản

lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư trong hệ thống các cơquan, tổ chức

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổchức

- Mỗi cơ quan, tổ chức đều có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trongphạm vi cơ quan, tổ chức mình

- Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:

+ Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến

+ Giúp Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính theo dõi, đôn đốcviệc giải quyết văn bản đến

+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt, ký banhành

+ Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi ban hành; ghi số, ngày

tháng và đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản.

+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu

+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến,văn bản nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, côngchức, viên chức

+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấukhác

+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ hàngnăm

2.1.2 Nội dung công tác văn thư

(1) Soạn thảo và ban hành văn bản

- Soạn thảo văn bản

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,

(2)Quản lý văn bản:

Quản lý văn bản đến

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuậttrình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký văn bản đi;

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;

- Lưu văn bản đi

(3) Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổchức

+ Phân định đơn vị bảo quản;

Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;

+ Biên mục hồ sơ

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

- Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chứctrong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành;

- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơquan, tổ chức;

- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổchức

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong các cơ quan, tổchức

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc áp dụng côngnghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêucầu quản lý văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu đượcnhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổchức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông quamạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia

Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

- Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn bản đi, đến,văn bản nội bộ;