Khi bạn cần tự tin trước đám đông; thiết lập một ấn tượng sâu sắc đối với mọi người ngay lần đầu gặp mặt; chinh phục những con tim và những khối óc; đối diện và vượt qua những bất bình;
Trang 1CHUYÊN ĐỀ 2
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
KẾT QUẢ HỌC TẬP
- Xác định các yếu tố tạo nên bài thuyết trình hiệu quả
- Xây dựng bài thuyết trình hiệu quả
- Thuyết trình tự tin trước đám đông
NỘI DUNG:
I Xác định các yếu tố tạo nên bài thuyết trình hiệu quả
Với hầu hết các công việc hiện nay, thì bất cứ khi nào chúng ta mong muốn trình
bày kế hoạch, nói chuyện trước đám đông, kỹ năng thuyết trình sẽ là một kỹ năng mấu
chốt cần có Thuyết trình không còn là “trình bày, thuyết minh”, mà đã trở thành một nghệ thuật được sử dụng trong việc thu phục nhân tâm, tạo động lực cho những người xung quanh Khi bạn cần tự tin trước đám đông; thiết lập một ấn tượng sâu sắc đối với mọi người ngay lần đầu gặp mặt; chinh phục những con tim và những khối óc; đối diện và vượt qua những bất bình; chuyển tải tầm nhìn; nhấn mạnh quan điểm hay thôi thúc người
khác hành động và để lại những ấn tượng mạnh mẽ nơi mọi người thì “Kỹ năng thuyết trình” sẽ cùng bạn hiện thực hóa điều mong muốn của mình thông qua kiến thức, kỹ năng
và phương pháp khoa học
1 Khái niệm về thuyết trình
Thuyết trình là một hình thức truyền đạt ý tưởng và thông điệp bằng lời trước người nghe về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục gây ảnh hưởng đến người nghe
2 Lợi ích của việc học kỹ năng thuyết trình
Thuyết trình đóng vai trò to lớn cho sự thành công của mỗi cá nhân
Học cách truyền đạt và tự tin trước đám đông
Phát triển kỹ năng giao tiếp
Trang 2 Tạo hình ảnh cá nhân mạnh mẽ, nhấn mạnh quan điểm
Tạo uy tín, gia tăng quyền lực
Có nhiều mối quan hệ hơn
Có được công việc tốt hơn
Dễ thăng tiến hơn
Kiếm được nhiều tiền hơn
3 Quy trình thực hiện một bài thuyết trình hiệu quả trước đám đông
Để có một bài thuyết trình hiệu quả trước đám đông, chúng ta nên thực hiện theo 6 bước sau:
Xác định rõ mục tiêu của bài thuyết trình
Tìm hiểu khán thính giả
Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình
Phác thảo bài thuyết trình
Hoàn chỉnh bài thuyết trình
Thuyết trình thử
3.1 Xác định rõ mục tiêu của bài thuyết trình
- Theo quy tắc diễn thuyết của Diễn giả Quách Tuấn Khanh - một trong những diễn giả hàng đầu Việt Nam, thuyết trình cũng là một phương tiện truyền thông, và nhiệm vụ của người thuyết trình là hướng đến lợi ích chung của đám đông, không phải để thể hiện thương hiệu cá nhân Do vậy, mục tiêu của một bài thuyết trình là hướng cho người khác thay đổi tốt hơn, hoặc để giải quyết vấn đề đó theo hướng tích cực
- Thông qua bài thuyết trình này chúng ta muốn:
+ Cung cấp thông tin gì đến người nghe + Đề xuất giải pháp mới/tích cực, …
Trang 3+ Thay đổi nhận thức, thái độ hay hành vi ở người nghe
3.2 Tìm hiểu người nghe/ khán thính giả
- Nên có sự tìm hiểu rõ ràng người nghe bạn là ai, họ cần gì, và điều gì tác động làm cho họ thay đổi Một người khi đón nhận thông điệp thuyết trình thì họ đón nhận người thuyết trình trước khi họ đón nhận thông điệp, nói đơn giản là khi người nghe có sự tin cậy vào bạn thì họ sẽ tin cậy vào những gì bạn trình bày, ngược lại, họ sẽ dễ dàng thiếu đồng tình hoặc tự tạo ra mâu thuẫn với thông tin của bạn Vì vậy cần:
- Xác định rõ người nghe là ai, họ có đặc điểm riêng gì như tuổi, giới tính, dân tộc, nguyện vọng, trình độ, …
- Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình
3.3 Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình
- Xác định chủ đề, tên chủ đề: tên chủ đề thể hiện phải bám sát nội dung
- Xác định nội dung cần thuyết trình: những nội dung chính cần thuyết trình, những điểm cần nhấn mạnh trong bài thuyết trình
- Xác định nội dung chính: lựa chọn những tài liệu tốt nhất, có những nội dung phù hợp nhất, điểm nhấn quan trọng nhất cho bài thuyết trình, cần đặc biệt lưu ý những điểm nhấn quan trọng
- Những điểm nhấn quan trọng, lưu ý: thể hiện bằng sơ đồ, hình ảnh, bảng biểu, âm thanh, video clip, bôi màu khác, font chữ khác hoặc lớn hơn, khoanh tròn, hoặc các công cụ hỗ trợ khác (bảng phấn, giấy màu, thẻ màu, vật thật, …)
3.4 Phác thảo bài thuyết trình
- Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình: bài thuyết trình hiệu quả nên được tổ chức theo các bước sau:
+ Phần giới thiệu (hay phần mở đầu)
+ Phần thân bài
Trang 4+ Phần kết luận
- Đầu tư cho phần mở đầu và phần kết thúc để làm cho bài thuyết trình hấp dẫn hơn
3.5 Hoàn chỉnh bài thuyết trình
- Đọc bài thuyết trình đã được phác thảo, tự đọc một mình kết hợp với canh thời gian xem có phù hợp không và đọc cho người khác nghe Lắng nghe ý kiến phản hồi về bài thuyết trình Đặc biệt chú ý những ý kiến đánh giá chất lượng của bài thuyết trình: bài có khả năng cuốn hút người nghe không ? Những nhược điểm cần khắc phục ?
- Trên cơ sở đó tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài thuyết trình
- Sử dụng những phương tiện nghe nhìn thích hợp để làm cho bài thuyết trình đạt hiệu quả cao hơn
3.6 Thuyết trình thử
- Đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang diễn thuyết trước công chúng
- Chèn thêm những từ ngữ, câu chuyển ý, chuyển đoạn cho bài thuyết trình sinh động, thể hiện logic chặt chẽ và có sức thuyết phục cao
- Sử dụng những từ giấy nhỏ (thẻ) để ghi lại những điểm chính cần nhấn mạnh trong bài thuyết trình (những người có trí nhớ tốt không cần làm việc này)
- Thuyết trình thử kết hợp với các thẻ gợi ý (nếu có) và những slide đã được chuẩn bị và canh thời gian
- Khi bước vào vị trí thuyết trình, người thuyết trình phải chắc chắn rằng tất
cả những nội dung mình trình bày đã nằm trong đầu của mình chứ không phải học thuộc lòng, mà là nắm vững một cách có hệ thống, theo đó, bất cứ câu hỏi nào đặt
ra, người thuyết trình cũng có thể ứng phó tốt
- Điều quan trọng hơn hết là người thuyết trình phải tạo cảm xúc khi thuyết trình: Hầu hết những người thuyết trình kém đều chú ý vào việc họ sẽ nói gì (nội dung cần trình bày) mà quên rằng điều quan trọng hơn là nói như thế nào Theo đó,
Trang 5những nội dung nâng cao, hoặc nội dung ẩn của một bài trình bày không thể được chuyển tải hết qua khối lượng câu chữ ngắn ngủi của một bài thuyết trình trong thời lượng khoảng 30 - 45 phút Mà khả năng truyền tải này sẽ được quyết định bởi cảm xúc từ trong giọng nói, và cách biểu hiện ngôn ngữ cơ thể của người thuyết trình
- Nhiều người tin rằng khi họ nắm vững các nội dung, kỹ năng nói, thì họ sẽ thành công Tuy nhiên, cảm xúc lại đóng vai trò quan trọng hơn, cũng có thể nói tạo cảm xúc chính là một kỹ năng quan trọng nhất trong thuyết trình Đạt được điều này rất đơn giản Cũng như khi bạn biểu hiện niềm vui, nỗi buồn trong cuộc sống, bạn sẽ kết hợp với nét mặt và ngôn ngữ cơ thể tương ứng, làm sao cho người đối diện có thể thấu hiểu được những cảm xúc này khi nhìn những động tác trên Ngoài ra, kỹ năng sử dụng giọng nói cũng là một điều nên học Ví dụ, khi vui thì tốc độ giọng sẽ nhanh hơn, tông giọng sẽ cao hơn Biểu cảm trong giọng nói và tự tin của người thuyết trình là một trong những bí quyết tác động mạnh mẽ đến sự cảm thụ nội dung cần truyền đạt cho người nghe
II Cách thức tổ chức bài thuyết trình hiệu quả
Bài thuyết trình hiệu quả nên được tổ chức theo các bước sau:
- Phần giới thiệu (hay phần mở đầu)
- Phần thân bài
- Phần kết luận
1 Phần mở đầu:
Để có phần mở đầu hay, bạn nên chú ý tới các yếu tố sau:
- Gây ấn tượng
- Hoan nghênh khán giả và giới thiệu đôi nét về bản thân/nhóm thuyết trình
- Giới thiệu đề tài
- Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình
Trang 6- Thỏa thuận cơ chế trình bày
- Chuyển ý
1.1 Gây ấn tượng
Trước hết, người thuyết trình phải biết cách gây ấn tượng, tập trung thu hút
sự chú ý của khán giả, làm cho họ ngạc nhiên thích thú và chăm chú lắng nghe Có nhiều cách gây ấn tượng, căn cứ vào lợi thế đặc biệt của mỗi diễn thuyết viên, đối tượng nghe và chủ đề thuyết trình để chọn cơ chế gây ấn tượng thích hợp khác nhau:
- Mở đầu bằng 1 câu chuyện, 1 câu châm ngôn, 1 bài hát, 1 bài thơ
- Mở đầu bằng 1 thực nghiệm, 1 hành động, 1 video clip
- Mở đầu bằng hình ảnh ẩn dụ
- Mở đầu bằng đồ vật hay mô hình
- Mở đầu bằng câu hỏi
- Mở đầu bằng con số hay sự kiện gây sốc
- Mở đầu bằng trò chơi
- Mở đầu bằng câu đố hay trò chơi ô chữ
Lưu ý:
- Hãy tạo ấn tượng với khán giả từ câu nói đầu tiên và chọn cách mở đầu phù hợp với nội dung thuyết trình
- Mở đầu không nên quá dài
- Tuyệt đối không mở đầu lạc đề
1.2 Hoan nghênh khán giả và giới thiệu đôi nét về bản thân/nhóm thuyết trình
Nên có lời hoan nghênh chào đón quý khán giả và cảm ơn họ đã đến tham
dự buổi thuyết trình của mình và có đôi lời giới thiệu về bản thân cùng khán giả
Trang 7Khi khán giả biết được thuyết trình viên là ai và những thành tích, kinh nghiệm, hiểu biết của người thuyết trình trong lĩnh vực sắp trình bày sẽ làm cho khán giả thêm tin tưởng và chú ý lắng nghe
1.3 Giới thiệu đề tài
Cần giới thiệu cho khán giả rõ tên đề tài thuyết trình, ý nghĩa – tầm quan trọng của đề tài, mục đích của buổi thuyết trình, phạm vi bạn dự định thuyết trình
và lý do bạn giới hạn phạm vi như vậy
1.4 Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình
Nên giới thiệu cho khán giả biết bài thuyết trình của mình gồm mấy phần, phần nào được trình bày trước, phần nào sau, mỗi phần gồm có những ý nào, đâu
là trọng tâm, để khán giả chủ động theo dõi và lắng nghe có hiệu quả
1.5 Thỏa thuận cơ chế trình bày
Nên cho khán giả được biết: trong buổi thuyết trình của mình có phần giao lưu cùng khán giả không? Nếu có thì vào thời điểm nào? Cách khán giả nêu câu hỏi cho mình? Lợi ích khán giả nhận được khi tham gia giao lưu Làm như vậy bạn sẽ lôi cuốn khán giả chủ động, tích cực tham gia thuyết trình cùng mình và tạo
ra bầu không khí tốt, đảm bảo cho buổi thuyết trình thành công
1.6 Chuyển ý
Hết phần mở đầu nên có câu chuyển ý sang phần chính của bài diễn thuyết Chú ý: khi chuyển ý người thuyết trình nên nhấn giọng để tăng thêm sự sinh động, hấp dẫn của bài thuyết trình
2 Phần thân bài:
Một bài thuyết trình tốt thì phần thân bài thường có từ 3-5 nội dung chính Nếu quá
ít nội dung bài thuyết trình sẽ bị sơ sài, nhàm chán, thiếu sức hấp dẫn, ngược lại, cũng đừng tham đưa quá nhiều nội dung vào một bài thuyết trình vì khán giả khó theo dõi
- Nội dung 1: nêu vấn đề, trình bày nội dung, nhấn mạnh những trọng tâm, nhận xét, kết luận, chuyển ý
Trang 8- Nội dung 2: (tương tự trên)
- Nội dung 3: (tương tự trên)
- …
Giữa các phần, các nội dung cần có phần chuyển ý – câu kết nối giữa các phần, các nội dung với nhau Câu chuyển ý giúp khán giả dễ theo dõi bài thuyết trình, nó báo hiệu kết thúc một vấn đề và mở ra một vấn đề mới Nếu vấn đề trình bày dài và phức tạp thì trong phần chuyển ý nên có một tóm tắt nhỏ, giúp khán giả nắm bắt được những gì bạn vừa trình bày và chuyển sang vấn đề tiếp theo Trong một bài thuyết trình nên chọn những mẫu chuyển ý khác nhau, giúp bài nói thêm phần sinh động, hấp dẫn
Một số mẫu câu chuyển ý khi thuyết trình:
- Trước hết tôi/chúng tôi xin giới thiệu với các bạn về (nêu tên vấn đề thứ nhất mà bạn sẽ thuyết trình)
- Chúng tôi đã giới thiệu về phần tiếp theo xin trình bày về
- Trên cơ sở những thực trạng/ đánh giá/ phân tích ở (nội dung 1 ) xin đề xuất các giải pháp
- Nói tóm lại
- Cuối cùng, chúng tôi đi đến kết luận
3 Phần kết luận:
Để có được phần kết cho một bài thuyết trình hay cần chú ý 3 yếu tố sau:
- Cơ chế chuyển sang phần kết
- Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình
- Câu kết phù hợp, gây được ấn tượng tốt
Cơ chế chuyển sang phần kết: Để tránh cho khán thính giả bị rơi vào trạng thái hụt hẫng, bất ngờ, bạn nên mở đầu phần kết bằng một câu chuyển ý: Nói tóm lại, Tiếp đó, cảm ơn khán thính giả đã chú ý lắng nghe bài thuyết trình và đề nghị họ đặt câu hỏi (nếu có), cũng có thể đề nghị khán giả cho
Trang 9xin lại bảng câu hỏi (nếu có phát ra trước đó) Trả lời các câu hỏi nếu có thể
và có đủ thời gian
Tóm tẳt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình: Đây là phần rất ngắn nhưng rất quan trọng của bài thuyết trình Điều cốt yếu là phải nêu bật được những nội dung hoặc mục đích chính của bài thuyết trình
Câu kết phù hợp, gây được ấn tượng tốt, một số gợi ý:
- Kêu gọi hành động
- Một lời khen chân tình
- Một kết thúc khôi hài
- Đặt ra vài câu hỏi/ Mở rộng vấn đề
- Phác họa một tương lai mới
III Ngôn ngữ cơ thể khi thuyết trình trước đám đông
Bên cạnh việc chuẩn bị về mặt ngôn ngữ, cần chuẩn bị về ngôn ngữ cơ thể (giao tiếp phi ngôn ngữ)
Những điều nên làm:
- Một phong thái tự tin, đĩnh đạc, giọng nói rõ ràng, mạch lạc, truyền cảm
- Trang phục chỉnh tề lịch sự
- Trước khi khán giả đến, nên đến tận nơi quan sát hiện trường, thử âm thanh, ánh sáng, công cụ hỗ trợ nghe nhìn để chọn chỗ đứng và thế đứng gây ấn tượng tốt nhất
- Sau khi được giới thiệu, hãy tiến đến vị trí đã chọn trước để diễn thuyết, đi một cách tự tin, người thẳng, đầu ngẩng cao, miệng mỉm cười, giao tiếp bằng mắt với khán giả và bắt đầu nói một cách tự tin
- Nét mặt tươi tắn, ánh mắt ấm áp, tư thế đứng thẳng, mắt hướng về phía khán giả, thể hiện sự tự tin, nhiệt tình
Trang 10- Đưa tay ra, cử động tay một cách chủ động, đi lại hợp lý
- Kết hợp nhuần nhuyễn giữa nói và sử dụng các công cụ phụ trợ (vừa nói vừa chỉ vào các hình vẽ, con số, biểu đồ, đồ thị,
Những điều cần tránh:
- Đứng im, thể hiện sự mất bình tĩnh, không tự tin, quá căng thẳng
- Tay để trong túi quần, túi áo thể hiện sự thiếu nhiệt tình, hoặc làm cao, không tạo được sự gần gũi với người nghe
- Không kiểm soát được mọi hành động của cơ thể: không nhìn khán giả, mắt nhìn chằm chằm vào slide, vào màn hình, vào bài viết đã chuẩn bị sẵn và đọc chữ liên tục, không biết điều gì diễn ra xung quanh
Câu hỏi củng cố:
1 Hãy nêu lợi ích của kỹ năng thuyết trình mang lại cho sinh viên?
2 Để có một bài thuyết trình hiệu quả trước đám đông cần thực hiện các bước nào? Trình bày các bước đó?
3 Vì sao chúng ta cần phải thuyết trình thử?
4 Cách thức tổ chức bài thuyết trình hiệu quả nên có mấy phần? Các phần đó là gì?
5 Trình bày các dạng mở đầu gây ấn tượng?
6 Trình bày các dạng kết thúc/kết luận hiệu quả?
7 Những biểu hiện nên làm và nên tránh trong cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể khi thuyết trình trước đám đông?
8 Hãy thuyết trình hai đến ba phút thể hiện rõ chuyển ý từ ý nội dung trước sang nội dung tiếp theo?
Trang 11TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Thế Hùng, Làm sao để Thuyết trình và dẫn chương trình cuốn hút, Trường ĐH Quốc gia Hà Nội, 2013
2 Nguyễn Hoàng Khắc Hiếu, Kỹ năng thuyết trình ấn tượng và nghệ thuật nói trước đám đông, Trường ĐHSP Thành phố Hồ Chí Minh, 2015
3 Quách Tuấn Khanh, Kỹ năng thuyết trình, 2015
4 Lê Thẩm Dương, Kỹ năng quản trị cảm xúc, Trường ĐH Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, 2015