đề tài “quản lý thư viện

động của th viện nh : Quản lý tài liệu,quản lý độc giả, Quản lý mợn trả sách th việncủa độc giả thực hiện các thống kê của th viện.Th viện đó cung cấp một lợng thôngtin lớn để phục vụ ch

Lời Nói Đầu

Cùng với sự phát triển của xã hội , Công nghệ thông tin đã thực sự trở thành nguồn tài nguyênquan trọng , nguồn của cải to lớn.Các mối quan hệ , Tính trật tự và tổ chức là những thuộctính phổ biến của mọi hệ thống kinh Tế Xã Hội Trong công cuộc hoá Hiện Đại Hoá và pháttriển nền kinh tế của đất nớc ta hiện nay Công nghệ thông tin đóng một vai trò rất quantrọng trong các lĩnh vực quản lý , sản xuất…

Các hệ thống trong mọi lĩnh vực Kinh Tế Xã Hội càng phát triển , tức càng có nhiều các yếu

tố hợp thành và càng nhiều mối quan hệ giữa chúng thì trật tự càng phức tạp Và do đó nộidung thông tin càng phong phú đến mức khó có thể xử lý hết đợc Để xử lý những thông tinphức tạp này nghĩa là khai thác đợc nguồn tài nguyên quan trọngnày cần phải đòi hỏi cónhững phơng pháp và công cụ mới Việc ứng dụng tin học hoá vào trong đời sống, trong côngtác quản lý giúp ta có đợc những thông tin nhanh chóng và giảm đợc sức lao động của conngời cũng nh tính phức tạp ngày càng phát triển trong công tác quản lý

Thực tế ở nớc ta hiện nay công tác quản lý th viện vẫn còn theo hình thức cổ truyền mặc dùvẫn đáp ứng đợc nhu cầu của độc giả.Tuy nhiên trớc nhu cầu thực tế ngày càng cao của độcgiả cũng nhue tính phức tạp ngày càng tăng trong công tác quản lý đòi hỏi việc áp dụng cáccông nghệ mới, đặc biệt là công nghẹ thông tin, trong công tác quản lý th viện là điều tấtyếu.Đó cũng la yêu cầu của việc hội nhập với khu vực và thế giới

Với hiện trạng nh vậy em đã lựa chọn đề tài “Quản lý th viện” làm đề tài Đồ án tốt nghiệpcủa mình với mục đích đóng góp một phần nhỏ bé của mình vào việc ứng dụng công nghệthông tin cho việc quản lý th viện để công tác này ngày càng thuận lợi hơn đáp ứng đợc nhiềuhơn các các nhu cầu của độc giả

Với kiến thức và kinh nghiệm còn han chế của mình do đó đề tài còn nhiều thiếu xót.Vì vậy,

em rất mong nhận đợc sự góp ý của các thầy cô và bạn bè để em có thể hoàn thiện đợc tốt hơn công việc của mình trong thời gian tới

Em xin chân thành cám ơn thầy giáo hớng dẫn và các cô trong công tác quản lý th viên Bắc giang đã giúp em trong quá trình làm đồ án tốt nghiệp

1

động của th viện nh : Quản lý tài liệu,quản lý độc giả, Quản lý mợn trả sách th việncủa độc giả thực hiện các thống kê của th viện.Th viện đó cung cấp một lợng thôngtin lớn để phục vụ cho nhu cầu của độc giả là sinh viên trong trờng và cả các giảngviên giảng dạy tại đây,Số lợng sách ở đây có khoảng 20000 đầu sách, ngoài ra còn cónhiều cuốn t liệu báo chí và số lợng lớn các t liệu khác

 Hệ thống th viện đợc tổ chức thành các phòng ban nh sau:

− Phòng lu trữ tài liệu : Tại đây lu trữ bảo quản các t liệu th viện nh : sách,báo và các tliệu khác…

− Phòng tìm tài liệu : Lu trữ các thông tin về sách,báo chí và các t liệu khác theo thểloại và mã số trên máy tính Mỗi một sách lại đợc đánh theo một mã sách khácnhau,sinh viên có thể tìm tài liệu mình cần và ghi số mã sách vào để nhân viên có thểtìm ra cuốn sách đó

− Phòng đọc sách : đây là phòng để các sinh viên có thể đọc sách trực tiếp ở đây thôngqua thẻ th viện của mình

− Phòng mợn trả : Quản lý việc đăng ký mợn trả của độc giả

− Phòng quản lý : quản lý tất cả các thông tin đến sách và mợn trả của sinh viên

1.2.Các nghiệp vụ cơ bản của hệ thống

 Giới thiệu một số nghiệp vụ cơ bản của hệ thống:

− Với độc giả : Độc giả sau khi đợc cấp thẻ th viện muốn tìm tài liệu phải đến phòngtìm tài liệu để xem thông tin về sách và mã sách mình muốn mợn Sau khi mà đã có

đầy đủ thông tin rồi thì độc giả sẽ đến phòng mợn trả để đăng ký mợn sách Độc giả

sẽ đợc đáp ứng nếu nh t liệu vẫn còn và đã làm đày đủ thủ tục của th viện và ngợc lại

độc giả sẽ đợc thông báo là không còn hoặc không đợc mợn

− Với nhân viên quản lý:

 Khi có yêu cầu của độc giả thì ngời quản lý có nhiệm vụ nh sau :

− Kiểm tra xem độc giả đó có thoả mãn yêu cầu đợc mợn không(thẻ th viện ,sách trong

th viện có còn không ) nếu thoả mãn thì nhân viên th viện sẽ thực hiện cho độc giả

m-ợn và ngợc lại sẽ thông báo cho độc giả là không đợc mm-ợn hoặc tàI liệu đã hết do độcgiả khác đã mợn trớc mà cha trả lại th viện

− Khi có yêu cầu làm thẻ của độc giả thì nhân viên th viện phải kiểm tra các điều kiệncủa độc giả nh: (Có là sinh viên của trờng không,có phải là giảng viên của trờngkhông…)

− Nếu thoả mãn thì tổ chức cấp thẻ và hẹn ngày làm thẻ, nếu không sẽ từ chối

− Xử lý tài liệu : xử lý cất giữ khi độc giả mợn trả và để đúng nơi đã đợc quy định hoặckhi nhập sách ngời quản lý cũng phải xử lý những thông tin về sách nh sắp xếp, bổxung vào theo mã sách , số lợng… Vào kho và thống kê tất cả những sách để báocáo

− Đối với những sách cần thanh lý : khi những sách thanh lý đợc tập chung lại thì nhânviên th viện sẽ làm các thủ tục thanh lý

1.3.Một số mẫu cơ bản trong công tác quản lý th viện

1.3.1.Thẻ th viện :

 Mặt trớc của thẻ th viện :

3

- Mặt sau của thẻ th viện

Trích nội quy th viện

1_Xuất trình thẻ th viện khi đọc, mợn sách

2_Không cho ngời khác mợn thẻ

3_Không mang sách , báo, tạp chí ra khỏi th viện khi cha ghi phiếu mợn cũng

nh không đợc đem sách báo, tạp chí và tàI liệu riêng vào th viện

4_Trả sách đúng kỳ hạn, làm h hỏng, mất sách,báo phảI bồi thờng theo quy

Ghi chú của th viện

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Số:…

Họ và tên:………

Dân tộc:………

Năm sinh:………

Nghề nghiệp:………

Nơi làm việc:………

Trình độ văn hoá:………

Chỗ ở hiện tại:………

Điạ chỉ nơi làm việc:………

Đã đọc và cam đoan heo đúng nội quy của th viện Ký tên  Mặt trong của giấy đăng ký mợn trả: Ngày mợn Ngày trả Môn loại Số đăng ký Tác giả và Tên sách Ngời m-ợn Ký Thủ th ký đóng dấu − Khi độc giả muốn mợn sách thì nhân viên quản lý sẽ phát cho ngời đọc giấy mợn trả để đăng ký mợn trả,khi đã đăng ký xong thì nhân viên sẽ xác nhận quyền mợn sách của độc giả và thời hạn mợn sách 1.3.3.Phiếu khai tên sách Tên tác giả (Ghi đầy đủ) Tên sách (Nhan đề chính) Các yếu Tố xuất bản 5

1.3.4.Giấy dự trù mua sách theo yêu cầu:

Giấy xin đăng ký sách để mua cho những khoa cần loại sách để đọc để áp dụng vào giảngdạy

Báo cáo thống kê:

− Đối với công tác phòng đọc,ngoài công việc tra cứu sách theo yêu cầu của độc giảcòn phải thống kê đợc số độc giả theo thời gian chỉ định từ đó nắm đợc số độc giảtheo kỳ và số độc giả theo mẫu:

Báo cáo về độc giả

1.4.Đánh giá về hệ thống hiện tại:

 Vói cách tổ chức nh trên việc quản lý th viện còn có nhiều nhợc điểm sau:

− Các nghiệp vụ cơ bản của hệ thống vẫn chủ yếu dựa trên công tác thủ côngnên việc quản lý rất khó khăn

− Cha quản lý đợc độc giả mới chỉ quản lý đợc thông tin sách là chủ yếu

1.5.Yêu cầu :

 Qua việc khảo sát th viện trờng CĐSP Ngô Gia Tự Bắc Giang tuy th viện đã côngnghệ hoá việc quản lý bằng máy tính nhng vẫn dựa trên thủ công là chính cha thực sựrút ngắn thời gian và công việc thủ công nhàm chán Vì vậy việc thực hiện tin hoc hoávào các khâu sẽ giúp:

− Giảm thời gian và những công việc nhàm chán

− Giúp độc giả tìm kiếm tra cứu sách một cách dễ dàng

− Thực hiện các báo cáo thống kê nhanh chóng,chính xác mang tính chuyên nghiệp cao

− Thực hiện giao tiếp cập nhật các thông tin đợc với các môi trờng máy tính lớn vớinhững số lợng lớn,trên Internet,và mạng cục bộ của trờng học

 Tuy nhiên việc tin học hoá sẽ gặp nhiều khó khăn:

− Phải đào tạo,hớng dẫn lại các nhân viên th viện đã vốn quen với công tác thủ công

− Những khó khăn trên sẽ đợc hạn chế nếu nh xây dựng đợc một hệ thống th viện tốttrong sự kết hợp hài hoà giữa công nghệ và công tác thủ công truyền thống

Chơng II Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống

2.1.Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý th viện

Hệ thống quản lý th viện đợc tổ chức với 3 chức năng cơ bản sau:

 Chức năng cập nhật thống kê, quản lý sách

7

- Chức năng tra cứu tìm kiếm thông tin

 Chức năng thống kê, quản lý mợn trả và quản lý ngời đọc

sở dữ liệu Khi đó ngời quản lý sách có thể thêm, xoá hoặc hiệu chỉnh nhữngthông tin về sách

 Dựa vào những thông tin về sách ngời quản lý có thể cập nhật thông tin vềsách một cách dễ dàng

 Với những đầu sách không còn khả năng sử dụng hoặc không đáp ứng đợcnhu cầu của ngời đọc thi chức năng thanh lý sách sẽ thực hiên tìm kiếm thôngtin liên quan đến những loại sách để loại bỏ

2.1.2.Chức năng tra cứu tìm kiếm thông tin

− Tra cứu các thông tin về sách nh : Tác giả, tác phẩm…

− Tra cứu tìm kiếm thông tin về độc giả nh : Số thẻ, Tên độc giả, ngày mợn, ngàytrả…

Giải thích :

 Chức năng tra cứu tìm kiếm thông tin giúp cán bộ quản lý th viện, ngời đọctìm kiếm thông tin về sách một cách nhanh nhất

 Khi cần thông tin về độc giả ta thực hiện chức năng tra cứu độc giả nh : Mã

độc giả, họ tên , năm sinh, địa chỉ…

 Và quản lý mơn trr của độc giả thì cán bộ nhân viên quản lý sẽ thực hiệntrong chức nâng mợn trả

2.1.3.Chức năng thống kê , quản lý mợn trả và quản lý ngời đọc

− Mợn sách và trả sách

− Xử lý vi phạm nội quy t viện nh : quá hạn, làm mất sách

Giải thích :

 Đây chính là giao dịch chính của th viện với độc giả khi đến th viện mợn sáchhoặc trả sách

 Độc giả có thể mợn sách của th viện thông qua cán bộ quản lý th viện

 nếu đầy đủ điều kiện hợp lệ của th viện nh : Có thẻ th viện và vẫn là sinh viêncủa trờng, số sách mợn, ngày trả…

2.2.Sơ đồ phân cấp chức năng

− Bớc đầu tiên trong việc phân tích thiết kế hệ thống của Quản lý th viện là xác địnhcác chức năng nghiệp vụ cần phải tiến hành bởi hệ thống dự định xây dựng

− Chức năng nghiệp vụ là một khái niệm logic chứ không phải một khái niệm vật

lý Nó mô tả điều cần thực hiện để nghiệp vụ đợc thực hiện chứ không phảinghiệp vụ đợc thực hiện ở đâu, nh thế nào hay do ai làm Quan điểm “Chức năng”cho là một trong nhiều quan điểm xem xét hệ thống trong giai đoạn phân tích nh-

ng nó là một quan điểm đặc biệt có ích vào lúc bắt đầu tiến trình Nó biểu thị chocách mà ngời chủ ( Nhìn nhận hệ thống và thân thiện với ngời sử dụng trong tấtcả các mô hình, chứa đựng một trong những kỹ thuật lập mô hình đơn giản nhất

đợc sử dụng trong bất kỳ phơng pháp luận nào)

− Có thể định nghĩa : sơ đồ chức năng nghiệp vụ là việc phân rã có thứ bậc đơn giảncác chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu” Điều này có thể làm rõ ràngtrách nhiệm, giúp tránh đợc sự trùng lặp công việc và xác định đợc tiến trìnhtrùng lặp, d thừa trong hệ thống hiện tại

− Mỗi chức năng đợc ghi trong một khung và nếu cần thì sẽ đợc bẻ ra thành nhữngchức năng con, số mức bẻ ra này phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệthống

Sơ đồ phân cấp chức năng :

9

-2.3 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu

− Nêu ra mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và quá trình

− Chỉ ra cách thông tin chuyển vận từ một quá trình hay một chức năng hệ thống

này sang một quá trình hay một chức năng hệ thống khác

− Định danh các yêu cầu dữ liệu, sắp xếp sơ đồ dữ liệu vào một phần của quá trình phân tích

Tìm kiếm

Độc giả

Tìm kiếm Nhập sách

Tìm kiếmMợn trả

Tìm kiếm Quá hạn

Thống kê

Thống kêSách

Thống kê

Độc giả

Thống kê quáhạn

Thống kê Mợntrả

Thống kê nhậpsáchThống kê thanhlý

− NgoàI ra nó còn có nhợc điểm là không cho một sự phân tích đầy đủ về hệ thống, không chỉ ra đợc yếu tố định lợng đối với dữ liệu có liên quan nh xu hớng ,lợng tối đa tối thiểu và thành phần cơ bản trong quá trình phân tích.

2.3.1.Dữ liệu vào ra của hệ thống :

 Hệ thống quản lý th viện có các luồng dữ liệu vào, ra nh sau :

− Dữ liệu vào bao gồm :

 Thông tin tra cứu đợc

 Thông báo xử lý vi pham (Các nội quy th viện)

 Các yêu cầu của th viện

2.3.2.Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu

− Các chức năng xử lý : là các chức năng dùng để chỉ ra một chức năng hay một quá trình.Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thông tin

từ đầu vào theo một cách nào đó

Ký hiệu :

 Tác nhân ngoài : Là một ngời, một nhóm ngời ở bên ngoàI lĩnh vực nghiên cứu của

hệ thống, nhng nó trao đổi thông tin với hệ thống

Ký hiệu :

 Tác nhân trong : Là một chức năng hoặc một quá trình ở bên trong hệ thống, đợc

mô tả ở trong khác của biểu đồ,nhng nó trao đổi thông tin về hệ thống

11

Ký hiệu :

 Luồng dữ liệu : Là luồng thông tin lu trữ một quá trình hoặc chức năng xử lý, mũi

tên chỉ ra hớng của luồng thông tin

Ký hiệu :

 Kho dữ liệu : Luồng thông tin lu trữ trong một khoảng thời gian đẻ một hoặc nhiều

chức năng truy cập vao, chúng có thể là một tệp dữ liệu đợc lu trữ trong máy tính

Ký hiệu :

2.3.3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

− Biểu đồ này dùng để vạch ranh giới hệ thống và xem xét mọi ràng buộc của hệ thống

Nó diễn tả mọi tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trớc sau, trongtiến trình xử lý và bàn giao thông tin cho nhau

 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý th viện bao gồm :

− Có hai tác nhân ngoài là :

− Độc giả

− Cán bộ quản lý

− Đây cũng là mối quan hệ chính chủ yếu của th viện

 Chức năng của hệ thống quản lý th viện

2.3.5.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Biểu đồ này sẽ phân rã các chức năng chính của biểu đồ dữ liệu mức đỉnh thành các cứcnăng nhỏ hơn cụ thể nh sau:

a) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng thống kê quản lý sách

Dữ liệu trả về

Truy cậpDữ liệu trả về

Thông tin về tác giả

Thống kê, quản lý sách

Truy cậpSách

bỏ toàn bộ thông tin về đầu sách đó

b) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu tìm kiếm thông tin

Khi có yêu cầu tra cứu sách , theo dõi lợng độc giả, số lợng sách thì sẽ thực hiện tra cứu lấythông tin ra

Yêu cầu tra cứu

Thông tin về năm sx, năm phát hành

Và số lần xuất bản

Thanh lý sách

Cán bộquản lý

Tra cứu thông tin sách

Tra cứu thông tin

c) Biểu đồ luồng dữ liệu thống kê, quản lý mợn trả và quản lý ngời đọc

− Khi cán bộ quản lý th viện cần thống kê về sách, độc giả hay quá trình mợn trả dữliệu sẽ đợc lấy từ các kho tơng ứng và các báo cáo thống kê sẽ đợc gửi tới cho cán bộquản lý

− Khi cán bộ quản lý th viện cần thông tin về ngời đọc thì cán bộ sẽ truy cập vào kho dữliệu quản lý ngời đọc để tìm thông tin về ngời đọc đó.Việc thống kê ngời đọc sẽ đợccập nhật qua việc mợn trả của sinh viên

Trong đó “sách” và “Độc giả” là hai thực thể chính “Mợn trả” là một thực thể trung gian.

3.1.2.Mối quan hệ giữa các thực thể :

− Mối quan hệ giữa “Sách” và “Độc giả” là mối quan hệ N-N vì mỗi đầu sách cóthể đợc mợn bởi nhiều bạn đọc và một ngời có thể mợn nhiều sách cùng một lúc

− Mối quan hệ này đợc tách thành mối quan hệ 1-N thông qua thực thể trung gianlà”Mợn trả” Ta có mối quan hệ nh sau:

− Thuộc tính kết nối giữa “Mợn trả” và “Sách” là Mã sách, giữa “Mợn trả” là mã

“Độc giả”

Tơng tự ta cũng cs mối quan hệ giữa “Sách”, “Độc giả” và “Quá hạn” nh sau :

− Các thực thể khác nh : “Nhà Xuất Bản”, “Thể loại” và “Thanh lý” là các thực thểnhằm đảm bảo cho việc quản lý th viện đợc tốt hơn, chi tiết hơn

− Thực thể này đợc xây dựng liên kết nh sau :

3.1.3.Xác định thuộc tính

17

-Thanh lýSách

Qu¸ h¹n Qu¸ h¹n

Qu¸ h¹n

 S¬ §å thùc thÓ liªn kÕt

3.2.C¸c b¶ng c¬ së d÷ liÖu:

 B¶ng S¸ch:

19

-STT Tên trờng Kiểu Độ rộng Mô tả

− Bảng sách lu trữ thông tin về các đầu sách bao gồm 11 trờng dữ liệu trong đó Masach

là khoá chính

 Bảng Độc giả

− Bảng độc giả lu trữ các thông tin về độc giả gồm có 8 trờng trong đó sothe là khoá chính

 Bảng Mợn trả:

− Bảng mợn trả chứa các thông tin về độc giả và những sách độc giả mợn

 Bảng Nhập sách: