quản lý thư viện tại thư viện tổng hợp tỉnh hà giang

Tuy nhiênviệc khai thác và sử dụng máy tính vẫn cha đợc mở rộng do một số cán bộ và các độc giả cha hiểu biết sâu rộng về máy tính và phần mềm quản lý nên gặp nhiềukhó khăn trong việc sử

—Lời mở đầu—

Hiện nay trên thế giới cũng nh ở nớc ta, tin học là một ngành mũi nhọn, đã

và đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực đời sống kinh tế, xã hội Xã hội ngày càngphát triển thì nhu cầu ứng dụng tin học ngày càng lớn và ngợc lại những thành tựucủa tin học đang tác động trở lại tạo điều kiện phát triển nhanh chóng cho sản xuất

và cho xã hội

Xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan, cùng với sự tiến bộ của khoa học,máy tính dần dần có nhiều ứng dụng tin học vào các ngành nghề khác nhau, trợgiúp cho con ngời trong hoạt động sản xuất, đã tiết kiệm đợc nhiều công sức vàthời gian, đồng thời mang lại kết quả tin cậy chính xác

Máy tính gần đây là một công cụ gần gũi, thân thiết và không thể thiếu đợc

đối với mỗi cơ quan, xí ngiệp Song song với việc trang bị máy tính cung cấp phầnmềm và sử dụng phần mềm là việc cấp bách hơn Trong thực tế có rất nhiều côngtác đòi hỏi phải máy tính hoá đặc biệt là trong công tác quản lý Vì vậy trong báo

cáo thực tập tốt nghiệp này em xin đề cập đến một ứng dụng tin học vào việc quản

Quản lý sách báo, quản lý độc giả là nhiệm vụ hàng đầu của tất cả các Thviện Vì vậy việc đa tin học vào trong ngành Th viện là một vấn đề rất cấp bách

Trong quá trình học tập và thời gian thực tập, với vốn kiến thức và kinh

nghiệm ít ỏi, đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Hoàng Minh Thức việc khảo sát thu thập tài liệu đợc sự giúp đỡ tận tình của Th viện tổng hợp Tỉnh Hà giang ,

và của toàn thể các bạn trong lớp đến nay báo cáo thực tập tốt nghiệp của em dã

hoàn thành

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hoàng Minh Thức , Th viện tổng hợpTỉnh Hà Giang , khoa Công nghệ thông tin _ Bộ môn hệ thống thông tin ứng dụngtrờng Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã giúp đỡ em rất nhiều để em có thể hoànthành bản báo cáo thực tập chuyên nghành này Vì thời gian có hạn, khả năngkinh nghiệm còn nhiều hạn chế nên trong báo cáo không khỏi có nhiều sai sót, emrất mong đợc những chỉ dẫn, góp ý của các thầy cô và các bạn

Đặt vấn đề

Sách báo và các ấn phẩm in khác luôn gần gũi với đời sống con ngời, nó là đờisống tinh thần không thể thiếu đợc Nhờ có sách báo mà mới có tri thức, có phátminh, sáng chế khoa học, các kinh nghiệm thực tế sản xuất, chiến đấu, chinh phụcthiên nhiên mới đợc ghi chép kế thừa từ thế hệ này sang thế hệ khác Không cósách báo thì không có tri thức, không có tri thức thì không có nền văn minh nhânloại Từ nhu cầu thiết yếu của con ngời là phải có sách báo mà các Th viện đã ra

đời Khối lợng sách báo trong Th viện là một khối lợng khổng lồ, đa dạng về thểloại, lại phục vụ cho rất nhiều đối tợng Vì vậy để quản lý Th viện thì các cán bộ

Th viện phải xử lý một lợng lớn đống sổ sách giấy tờ và công việc của Th viện làmbằng phơng pháp thủ công đơn thuần Do đó nó chiếm rất lớn thời gian và côngsức của đội ngũ này Không những bỏ ra công sức lớn mà hiệu quả lại không cao

dễ dẫn đến sai sót Để khắc phục những thiếu sót trên trong báo cáo thực tập tốtnghiệp này em đã nêu ra hớng tạo ra một phần mềm quản lý Th viện để quản lýsách báo, quản lý độc giả của Th viện giúp việc truy cứu sách báo một cáchnhanh chóng, góp một phần nhỏ bé vào việc ứng dụng tin học vào thực tế để phục

vụ công tác quản lý Th viện

Đợc sự giúp đỡ tận tình của thầy Hoàng Minh Thức và xuất phát từnhu cầu thực tế của Th viện tổng hợp Tỉnh Hà Giang , em đã chọn đề tài

“quản lý Th viện” làm nội dung cho báo cáo thực tập chuyên nghành này

Chơng i khảo sát hệ thống quản lý th viện

1.1.Giới thiệu chung về th viện tổng hợp tỉnh hà Giang

Ngày nay cùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa học công nghệ thôngtin mà máy tính đợc trở nên phổ biến ở hầu hết các ngành vì nhu cầu thông tin làrất cần thiết Và Th viện cũng không phải ngoại lệ bởi nhu cầu làm đơn giản hoá

và rút ngắn thời gian cũng nh công sức quản lý cho các cán bộ trong ngành cũng

nh việc tra cứu sách của độc giả Chính vì vậy việc trang bị máy tính cho các Thviện đang đợc các nhà chức trách hết sức quan tâm Đến nay Th viện tổng hợpTỉnh Hà Giang đã có máy tính với các phần mềm quản lý Th viện riêng Tuy nhiênviệc khai thác và sử dụng máy tính vẫn cha đợc mở rộng do một số cán bộ và các

độc giả cha hiểu biết sâu rộng về máy tính và phần mềm quản lý nên gặp nhiềukhó khăn trong việc sử dụng.Thực tế công tác quản lý Th viện hiện nay tại Th việntổng hợp Tỉnh Hà Giang đều bằng phơng pháp thủ công, sách báo nhập vào đềuthông qua sổ sách, giấy tờ, việc quản lý sách báo, quản lý độc giả đều thông quahình thức thủ công là phổ biến Với lợng sách tơng đối lớn, tổng số sách báo xấp xỉ

110 nghìn cuốn, lại đợc phân chia ra nhiều phòng

14.141 cuốn64.937 cuốn9.852 cuốn4.327 cuốn9.805 cuốn

Chính điều đó càng làm khó khăn hơn cho công tác quản lý, sự sai sót,nhầm lẫn nhiều khi đã xảy ra

Xuất phát từ những yêu cầu, hạn chế trên mà em thấy việc xây dựng mộtphần mềm quản lý sách báo, quản lý độc giả có tính phổ thông, dễ hiểu, dễ sử

dụng là điều hết sức cần thiết

1.2.Cơ cấu tổ chức của một th viện

Phòng phục vụ

P.địa chí th mục phong trào

Bộ phận máy tính thông tinPhó giám đốc

- Tất cả sách báo và tạp chí nhập vào Th viện sẽ đợc đóng dấu ngaytrên trang tên sách chính.

- Tiếp theo các cán bộ phòng nghiệp vụ sẽ mô tả tài liệu, mô tả nộidung tài liệu để phân loại liệu

+ Sách đợc phân loại theo bảng phân loại thập tiến hiện dùngtại Th viện công cộng nhà nớc

+ Báo chí đợc phân loại theo số và theo kỳ Sau 6 tháng, báochí cùng loại báo chí cùng loại đợc đóng thành một cuốn gọi là tệp đóng

+ Với nhiều cuốn sách cùng loại thì nó có cùng ký hiệu, nhng

số đăng ký trong sổ đăng ký cá biệt khác nhau

- Sách và báo chí nhập vào Th viện sau khi phân loại sẽ đợc đăng kýtổng quát vào sổ đăng ký tổng quát kho Th viện phần sách và báo chí nhậpkho

H1: Mẫu sổ nhập sách và báo chí

- Cuối cùng sách báo đã phân loại đợc chuyển lên cho phòng thôngtin th mục

+ Phòng thông tin th mục dựa vào ký hiệu mà phòng nghiệp vụ

đã phân loại để tạo ra các tờ in phích phục vụ tra cú

+ Chuyển sách báo tạp chí và các tờ in phích theo yêu cầu và nội dung củamỗi phòng.

Tại các kho khi tài liệu chuyển đến thủ th sẽ đăng ký đầu sách vào sổ đăng kýkho sách Th viện Khác với đăng ký tổng quát mỗi lô sách là có mã đầu sách khácnhau Số thứ tự trong sổ đăng dầu sách chính là số đăng ký của mỗi bản

Đăng ký đầu sách cho sách và báo chí

tác giả và tên sách

Xuất bản

Giá

tiền

Số vào

sổ tổng quát

Môn loại

Ngày

và số biên bản xuất

Kiểm kê Phụ chú

H3 : Mẫu sổ đăng ký đầu sách

Sách và báo chí đợc xếp lên kho theo thứ tự của “số đăng ký”

trong “sổ đăng ký cá biệt kho Th viện” hoặc theo môn loại ( theo ký hiệu) tuỳtừng kho

b,Huỷ sách

Khi thủ th xem xét nhận thấy tài liệu quá cũ, rách nát, hay bạn đọc làm mấtthì sẽ lập biên bản đa ra khỏi kho rồi xoá thông tin về tài liệu trong sổ đăng ký cábiệt, rút tờ phích trong hộp tra cứu ra khỏi hộp phích đồng thời xoá thông tin về tàiliệu đó ra khỏi mấy tính

Phòng thủ th sẽ nhận biên bản và đăng ký tổng quát vào trong sổ đăng kýtổng quát kho Th viện phần sách và báo chí xuất kho

vào

sổ

Số biên bản

Sách và báo chí xuất kho

Tổng số Phân loại sách và báo chí Lý do xuất kho Tổng

số sách

H4: Sổ đăng ký tổng quát-sách và báo chí xuất kho

d,Chức năng tra cứu sách

Độc giả có thể tra cứu tài liệu theo hai phơng pháp:

- Tra cứu tài liệu từ những hộp tra cứu

- Tra cứu bằng máy tính Tuy nhiên phơng pháp này cha đợc phổ biến

1.3.2Chức năng quản lý bạn đọc

a) Tiếp nhận đơn

Khi một bạn đọc muốn đọc và mợn tài liệu tại Th viện thì phải làm đơn xin cấp thẻ

Th viện Tuỳ theo nhu cầu bạn đọc muốn đọc sách tại đâu mà có thể làm đơn nộpcho thủ th của các phòng phục vụ khác nhau Ví dụ nh bạn đọc muốn đọc sáchthiếu nhi thì gửi đơn cho thủ th phòng đọc sách thiếu nhi, bạn đọc có nhu cầu mợnsách về nhà thì gửi đơn xin làm thẻ mợn sách cho thủ th phòng mợn, thủ th sẽ xétduyệt đơn và lu thông tin vào sổ đăng ký độc giả

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

000

Hà Giang, ngày tháng năm

Đơn xin cấp thẻ th viện Tại phòng Mợn th viện Tỉnh Kính gửi: Th viện Tỉnh Ha Giang Họ và tên Năm sinh Nam, nữ

Trình độ Nghề nghiệp

Nơi làm việc

Địa chỉ

Chỗ ở hiện tại:

Số chứng minh nhân nhân dân Nơi cấp

Tôi làm đơn này đề nghị ban lãnh đạo Th viện tỉnh xem xét để cấp thẻ Th viện cho tôi Tôi xin cam đoan thực hiện nghiêm chỉnh nội quy của Th viện .

Ngời làm đơn ký (Ghi rõ họ tên) H5 : Mẫu đơn xin cấp thẻ Mặt ngoài

trÝch néi dung th viÖn

I Kh«ng mang s¸ch ra ngoµi Th viÖn

II Kh«ng lµm mÊt hoÆc r¸ch s¸chIII ThÎ kh«ng r¸ch rêi kh«ng ch¾p v¸

IV Kh«ng mang chÊt ch¸y, næ vµo Th viÖn

V Kh«ng ¨n quµ vÆt trong Th viÖn

VI Kh«ng níi chuyÖn riªng trong Th viÖnVII Kh«ng cho ngêi kh¸c mîn thÎ

VIII Lµm háng tµi s¶n th viÖn ph¶i båi thêng

H6 : MÉu thÎ phßng thiÕu nhi

b,CÊp thÎ

Thủ th xét thấy bạn đọc có đủ điều kiện làm độc giả Th viện thì cấp cho bạn

đọc thẻ Th viện để sinh hoạt Đồng thời cho làm sổ mợn sách để khi mợn sách thì

độc giả sẽ lu thông tin vào trong đó

do

H7 : Mẫu phiếu yêu cầu

- Tất cả sách báo cho mợn về nhà đều đợc ghi vào sổ mợn sách Đồng thời

độc giả có trách nhiệm mợn trả sách đúng thời hạn, giữ sách cẩn thận theo đúngquy định của th viện

Phiếu yêu cầuTácgiả:

Tênsách:

T¸cgi¶ vµtªns¸ch

Ngêimîn ký

Ngêithuký

T×nhtr¹ngs¸ch khimîn

T×nhtr¹ngs¸ch khitr¶

c) Xö lý ph¹t

Sæ m în s¸ch

Sè thÎ N¨m

- Khi bạn đọc mợn sách quá hạn, Th viện phải gửi giấy báo đòi sách Sau 10 ngày kể từ ngày Th viện gửi giấy báo, bạn đọc vẫn cha trả sách thì Th viện dùng biện pháp hành chính để giáo dục buộc ngời mợn phải trả sách

- Sau khi bạn đọc trả sách Nếu sách không đúng nh những thông tin lu trong sổ mợn sách thì thủ th sẽ lập biên bản phạt theo quy định của Th viện

H9 : Mẫu giấy báo đòi sách

d.Báo quá hạn

Hàng ngày thủ th có trách nhiệm kiểm tra độc giả nào hết hạn dùng thẻ và nhắc nhở bạn đọc đổi thẻ Trong thời gian từ lúc hết hạn dùng thẻ đến lúc đổi đ ợc thẻ, thông tin về bạn đọc đợc chuyển sang cột hết hạn dùng thẻ Đồng thời thủ th cũng phải kiểm tra xem có độc giả nào mợn sách quá hạn không? Nếu có phải gửi giấy báo đòi sách đến độc giả, độc giả phải chịu cớc phí bu điện

Th viện cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Tổng hợp Độc lập- tự do - hạnh phúc Nam định .

Giấy báo đòi sách Lần thứ:

Kính gửi:

Đồng chí đã mợn cuốn sách:

từ ngày tháng năm

Đã quá hạn theo quy định, đề nghị đến trả ngay để th viện phục vụ bạn đọc. Nam Định, ngày tháng năm

Số thẻ: Th viện tổng hợp Nam Định

* Mục đích của đề tài.

Mục đích của việc xây dựng đề tài này là:

- Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn thiếu chính xác

- Thực hiện việc tìm kiếm, sửa dữ liệu rất thuận tiện

- Tận dụng tối đa khả năng máy tính

- Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tìm kiếm, tra cứu đều đợc thực hiệnnhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian

- Công việc của cán bộ không còn vất vả mà hiệu suất công việc lại cao hơn

+Chức năng cập nhật thông tin

-Cập nhật thông tin về tài liệu

Chức năng cập nhật tài liệu có nhiệm vụ cập nhật thông tin vềtài liệu bao gồm: loại sách, tên sách, tác giả, mã nhà sản xuất, năm xuất bản, sốtrang, kích cỡ, tên kho sách, mã sách, số đăng ký, ngôn ngữ, thể loại sách báo haytạp chí

Cập nhật tài liệu có hai loại:

Cập nhật loại tài liệu đã có trong Th viện thì ta chỉ cầncập nhật thông tin về số đăng ký

Cập nhật tài liệu cha có trong Th viện thì ta phải cập nhậttoàn bộ thông tin về tài liệu

Huỷ tài liệu: Cho phép huỷ bỏ toàn bộ thông tin về tài liệu đã cótrong văn bản huỷ tài liệu

Sửa tài liệu: Cho phép sửa toàn bộ thông tin về tài liệu đã nhậpvào Th viện

-Cập nhật thông tin về độc giả

Chức năng cập nhật độc giả có nhiệm vụ cập nhật về độc giảmợn sách bao gồm: Số thẻ, tên độc giả, chức vụ, địa chỉ, trình độ, giới tính, nămsinh, chỗ ở hiện tại, số CMT, nơi cấp, ngày cấp, ngày làm thẻ, hạn thẻ.

Huỷ độc giả: Cho phép huỷ bỏ toàn bộ thông tin về độc giả cótrong Th viện nếu nh độc giả đó không còn đủ điều kiện làm độc giả của Th viện

Sửa độc giả: Cho phép sửa toan bộ thông tin về độc giả có trong

th, địa chỉ, quyền, mật khẩu

-Cập nhật thông tin về nhà xuất bản: Cho phép cập nhật toàn bộ thôngtin về nhà xuất bản hay huỷ bỏ thông tin nh: Tên nhà xuất bản, mã nhà xuất bản,

địa chỉ, điện thoại

+Mợn_ trả sách:

-Mợn sách: Chức năng này có nhiệm vụ cho độc giả mợn sách,

do đó cần cập nhật toàn bộ thông tin về độc giả đã mợn và toàn bộ thông tin vềsách cần mợn

-Trả sách: Chức năng này có nhiệm vụ thu nhập lại sách đã cho

độc giả mợn, do đó cần ghi lại thông tin về độc giả đã trả sách nh: ngày trả, số

l-ơng trả

-Xử lý phạt: Mỗi thẻ sẽ có thời hạn sủ dụng theo quy định của th viện,

đối với mỗi trờng hợp mợn sách quá hạn hay làm h hỏng sách thì sẽ bị phạt theoquy định của Th viện

-Báo quá hạn: Chức năng này có nhiệm vụ báo cho độc giả biếtkhi thẻ của bạn đọc hết hạn, hay bạn đọc đã mợn sách quá hạn

+Chức năng tìm kiếm

-Chức năng tìm kiếm tài liệu: Chức năng này có nhiệm vụ tìmkiếm các thông tin phục vụ bạn đọc, khi bạn đọc có phiếu đăng ký mợn sách, nhânviên quản lý sẽ nhập thông tin yêu cầu vào máy tính, máy tính sẽ tiến hành tìmkiếm Máy tính sẽ thông báo xem còn bao nhiêu cuốn, ký hiệu, tác giả, tên sách,

-Tìm kiếm thông tin mợn- trả: Cho biết các thông tin về sáchtrong quá trình mợn trả của bạn đọc nh: tình trạng mợn, tình trạng trả, ngày mợn,ngày trả Đồng thời cho biết thông tin của thủ th trực tiếp cho độc giả mợn - trảsách

+Chức năng thống kê:

-Thống kê tổng số sách có trong Th viện: Chức năng này cónhiệm vụ thống kê xem th viện có tổng số sách là bao nhiêu, thuộc những loại nào,

số sách hiện có trong kho, số sách độc giả giữ, sách đang sửa chữa và đóng bìa

-Thống kê sách và báo trí lu hành: Chức năng này có nhiệm vụ thốngxem có bao nhiêu sách và báo trí đợc lu hành trong một năm, hoặc một kỳ

-Thống kê lợt độc giả: Chức năng này có nhiệm vụ thống kê xem một

kỳ có bao nhiêu lợt độc giả đến Th viện

1.4 1 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu là một trong những công cụ quan trọng nhất trongviệc phân tích hệ thống có cấu trúc Nó đa ra phơng pháp thiết lập các chức nănghoặc tiến trình của hệ thống thông tin mà chúng ta thể hiện

Một biểu đồ luồng dữ liệu có thể là “vật lý” biểu thị cho các dự định xảy ra,hoặc “logic” biểu thị cho chức năng cần cung cấp tiến hành (nhng cha nói đếncách thể hiện) Trong giai đoạn phân tích nhiệm vụ của việc phân tích ta mới quantâm chủ yếu đến mô hình “logic”.

Biểu đồ luồng dữ liệu đợc xây dựng nhờ các chức năng đã đợc xác địnhtrong việc mô hình hoá cho biểu đồ chức năng nghiệp vụ Để hoàn thiện cả hai môhình cần xem xét độ chính xác, tính nhất quán và sự cân bằng

Để xác định đợc công việc thì ta phải phân tích biểu đồ luồng dữ liệu, biểu

đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông tin vận chuyển qua các quátrình hoặc các chức năng khác nhau Điều quan trọng là phải có sẵn các thông tinvào ra, biêt đợc thông tin đầu ra, trớc khi thực hiện một thông tin nào đó

Qua phân tích ở bên trên thi toàn bộ hoạt động của hệ thống có thể chia ralàm hai phần: luồng thông tin vào và luồng thông tin ra

a) Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm:

b) Luồng thông tin ra của hệ thống: Là các dữ liệu khi cập nhật, xử lý

đợc thực hiện tìm kiếm theo các tiêu thức mà ngời sử dụng cần để phục vụ chocông tác quản lý ngay trên máy tính chứ cha cần in ra các bảng biểu thống kê

c) Các thành phần biểu đồ luồng dữ liệu:

- Các chức năng xử lý: là các chức năng dùng để chỉ ra một chứcnăng hay một quá trình Chức năng quan trọng trong biểu đồ luồng dữ liệu là biến

đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó

Tên chức năng gồm động từ có kèm theo bổ ngữ tóm tắt về chứcnăng

Tên chức năng

- Luồng dữ liệu: chỉ luồng dữ liệu đi từ tác nhân đến kho dữ liệu hay

là từ các chức năng xử lý này đến chức năng khác Tên loại dữ liệu bao gồm danh

từ và các tính từ bổ ngữ về loại dữ liệu lu chuyển

Ký hiệu Tên loại dữ liệu

- Kho dữ liệu: là luồng thông tin lu trữ trong một khoảng thời gian đểmột hoặc nhiều chức năng có thể truy cập vào, có thể là các tên dữ liệu đ ợc lu trữtrong máy tính

Tên kho dữ liệu là danh từ chỉ loại dữ liệu cần lu trữ

Ký hiệu

Kho dữ liệu

- Tác nhân ngoài: Là một ngời hay một nhóm ngời ở bên ngoài lĩnhvục nghiên cứu của hệ thống nhng có trao đổi thông tin với hệ thống.

Tên gọi của tác nhân ngoài là danh từ chỉ tên gọi của tác nhân đó

Ký hiệu

Tác nhân ngoài

Việc thiết kế hệ thống nhằm giúp chúng ta hiểu rõ hơn về hệ thống nhất là

hệ thống lớn phức tạp Để có thể tác động hoặc điều khiển chúng một cách hiệuquả, đồng thời để hoàn thiện và phát triển những hệ thống mới tốt hơn nhằm đápứng yêu cầu thực tế đặt ra

Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý th viện

g tin

Trả

thẻ Cập nhạp

thông tin bạn

đọc

Q uả

n

lý sá

ch bạ

n

đọ

c m uọ n

G

ửi th

ôn

g bá

o hạ

n tr

ả sá

ch

T hô

ng bá

o ph

ạt

G

ửi th

ôn gb

áo

đò

i sá

ch

G

ửi th

ôn

g bá

o ph

ạt

M ợn sách Trả sách Quản lý thông tin m ơn tra

của bạn đọc

1.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

a) Biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh

Mức khung cảnh tơng ứng với mức 0 của đồ phân cấp chức năng, ta coi cả

hệ thống là một chức năng duy nhất Biểu đồ này sẽ xây dựng tất cả các tác nhâncủa hệ thống Mọi thông tin từ hệ thống đa ra bên ngoài là thông tin đầu ra Nhiệm

vụ của hệ thống là phải lu trữ, xử lý và biến đổi các thông tin từ đầu vào thành kếtquả đầu ra Các tác nhân giao tiếp với quản lý Th viện gồm: độc giả, sách và báochí, phòng nghiệp vụ, sổ mợn sách, phiếu đăng ký, số đăng ký độc giả, nhật ký Thviện

Biểu đồ luồng dũ liệu mức đỉnh

Biểu đồ này tơng ứng với mức 1 nó phân định hệ thống một cách chi tiết hơn.nó chỉ ra hệ thống này làm cái gì,các luồng dữ liệu biểu thị mối liên quan trong việc di chuyển thông tin cuả hệ thống,cac kho dũ liệu la các file lu trũ thông tin Cac tác nhân ngoài cung cấp thông tin dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin trả lời từ hệ thống.

nh sau

Mc dới đỉnh 1