ĐỀ tài xây DỰNG PHẦN mềm QUẢN lý bán HÀNG

Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cungứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềmdẻo… - Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN

HÀNG

GVHD : Nguyễn Thị Ngọc Phú

  

TPHCM, Ngày Tháng Năm 2014 Giáo viên hướng dẫn

Chương I: PHÂN TÍCH VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU PHẦN MỀM 3

1.1 Khảo sát nghiệp vụ và mô tả hệ thống 3

1.1.1 Khảo sát nghiệp vụ 3

1.1.2 Mô tả hệ thống: 4

1.2 Xác định yêu cầu 7

1.2.1 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ 7

1.2.2 Yêu cầu chức năng hệ thống: 8

1.2.3 Yêu cầu phi chức năng hệ thống: 8

1.3 Xây dựng mô hình phân rã chức năng BFD 9

1.4 Biểu Mẫu 10

Chương II: THIẾT KẾ 12

2.1 Thiết kế dữ liệu 12

2.1.1 Mô hình thực thể kết hợp ERD: 12

2.1.2 Mô hình vật lý: 12

2.1.3 Mô hình relationship: 13

2.1.4 Mô hình bảng dữ liệu và từ điển dữ liệu 13

2.1.5 Ràng buộc toàn vẹn 16

2.2 Thiết kế xử lý 22

2.2.1 DFD ngữ cảnh: 22

2.2.2 Sơ đồ lập phiếu nhập: 22

2.2.3 Sơ đồ lập phiếu xuất: 23

2.2.4 Sơ đồ lập phiếu báo cáo 24

2.3 Thiết kế giao diện 25

2.3.1 Thiết kế màn hình thông tin hàng 25

2.3.2 Thiết kế màn hình lập chứng từ 26

2.3.3 Thiết kế màn hình Loại hàng 27

2.3.4 Thiết kế màn hình Khách hàng 28

2.3.5 Thiết kế màn hình Nhân Viên 29

TỰ NHẬN XÉT – ĐÁNH GIÁ 31 HƯỚNG PHÁT TRIỂN 32

LỜI MỞ ĐẦU

- Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền kinh tếvững mạnh và hiệu quả Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thịtrường hiện nay thì quá trình bán hàng có vai trò rất lớn, quyết định sự tồntại và phát triển của doanh nghiệp

- Trong những năm gần đây, sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thịtrường nền kinh tế nước ta có nhiều biến động Hoạt động kinh doanh nóichung hầu hết các doanh nghiệp đều đổi mới, bước đầu đã hoà nhập vớinền kinh tế khu vực và cả thế giới Đặc biệt, đối với các doanh nghiệpthương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những yếu tố quan trọngtrong việc tiêu thụ hàng hoá, là một nghệ thuật kinh doanh của từng doanhnghiệp Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cungứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềmdẻo…

- Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanhnghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi)các loại hàng hoá giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán

và khách hàng đều cần được quản lý, theo dõi hàng ngày Quy mô và sốlượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tincàng nhiều, càng quan trọng và phức tạp Chính vì thế sẽ mất nhiều thờigian, công sức để quản lý dễ dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lý,khai thác và xử lý các thông tin trên

- Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý

sẽ làm cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng

và chính xác hơn

- Nhờ sự quan tâm, hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Ngọc Phú, chúng em đãtừng bước nghiên cứu và vận dụng các kiến thức đã được học để tìm hiểu,phân tích và xây dựng được chương trình quản lý đáp ứng tương đối một

số các yêu cầu đặt ra Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế nên chương

trình vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, chúng em rất mongnhận được sự đóng góp ý kiến của cô và các bạn để có thể từng bước xâydựng chương trình ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn.

- Chúng em xin chân thành cảm ơn !

Chương I:

PHÂN TÍCH VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU PHẦN MỀM

1.1 Khảo sát nghiệp vụ và mô tả hệ thống

1.1.1 Khảo sát nghiệp vụ

- Đề tài được thực hiện tại công ty Long Nhật Là công ty chuyên kinh

doanh về đồ điện tử, điện thoại di động, tivi, máy nghe nhạc, máy vitính… đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ, đặc biệt là chưa sử dụngphần mềm kế toán, các hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu bằng thủ côngnên tốn kém nhiều thời gian và chi phí Vì thế trở ngại trong việc bán hàng

là không tránh khỏi

- Qua quá trình khảo sát chúng tôi đã thu thập đc những thông tin nghiệp vụ

như sau:

- Công ty Long Nhật kinh doanh nhiều loại mặt hàng Mỗi loại mặt hàng

công ty phân biệt nó dựa trên mã mỗi loại mặt hàng, mỗi mặt hàng đềuthuộc vào một loại mặt hàng duy nhất và lưu trữ kèm theo thông tin về tênhàng, đơn vị tính, nơi sản xuất, số lượng tồn đầu kỳ Theo từng thời điểmmỗi mặt hàng được công ty ấn định giá bán khác nhau Các mặt hàngđược công ty nhập về từ nhiều đối tác khác nhau thông tin mà công ty cầnlưu trữ đối với mỗi đối tác gồm có: tên công ty hoặc tên người đại diện,địa chỉ, số điện thoại Khi nhập hàng hoặc xuất hàng công ty sẽ lập chứng

từ tùy theo nhu cầu là xuất hay nhập mỗi chứng từ sẽ có các thông tin như

số phiếu, ngày lập phiếu, tên công ty hoặc người đại diện phía đối tác, tênnhân viên lập phiếu, chi tiết về số lượng, giá bán của từng mặt hàng vàtổng tiền các mặt hàng của chứng từ Công ty có nhiều nhân viên kinhdoanh mỗi nhân viên công ty cần lưu trữ thông tin để quản lý gồm mã

nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại

Giám đốc

Bộ phận kế toán

Bộ phận nhập hàng Bộ phận bán hàng

- Công ty có các bộ phận nhập xuất hàng, bộ phận kho, bộ phận kế toán

Mô hình tổ chức như sau:

Trong đó:

- Bộ phận nhập hàng:

 Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về việc nhập hàng, phòngmua hàng lập một bản tiến độ mua hàng Tiến độ nhập hàng được lậptheo biểu mẫu đính kèm quy định

 Tiến độ nhập hàng được chuyển cho phòng mua hàng, kho biết để chủđộng sắp xếp công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách

 Kiểm tra hàng hoá: Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mờinhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chấtlượng hàng hoá

 Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định sốlượng theo phương pháp đồng dạng

 Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng

 Kiểm tra về qui cách

 Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ kýxác nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng

 Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theothoả thuận, phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hànglại theo đúng hợp đồng

Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho Thủ kho lập

- Bộ phận bán hàng:

 Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho kháchhàng, xuất chuyển cho siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thayhàng bị hư (đổi hàng cho khách)

 Các bộ phận cần nhập hàng phải gởi giấy đề nghị về phòng bán hàngvào sáng thứ 3, 5, 7 hàng tuần Nhu cầu nhập hàng phải được lập kếhoạch từ trước, trừ trường hợp đặc biệt thì bộ phận yêu cầu phải giảitrình cho phòng bán hàng biết

 Nhân viên quản trị hàng hóa của phòng bán hàng tập hợp tất cả cácphiếu yêu cầu xuất hàng của các nơi, căn cứ vào lượng hàng bán củatừng địa điểm, bản hàng tồn kho thành phẩm, quy định phân hàng củatừng điểm bán Sau đó kiểm tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng củacác nơi Sau đó xác nhận lên phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03bản trình Trưởng phòng bán hàng ký Liên chính giao cho kế toán đểxuất hoá đơn, liên 2 giao cho thủ kho để lấy hàng, liên 3 giữ lại

 Sau đó nhân viên quản trị hàng, phiếu xuất hàng cho nhân viên giaonhận, nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho

 Thủ kho căn cứ vào yêu cầu xuất hàng của NV quản trị hàng hóa, căn

cứ vào phiếu xuất hàng kiểm tra các hàng yêu cầu xuất còn tại kho haykhông

 Nêu các mặt hàng yêu cầu xuất còn thì thu kho lập phiếu xuất kho theođúng nguyên tắc kế tóan Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giaonhận ký vào ô người nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêmmột bản

 Nếu có một trong những mặt hàng yêu cầu đặc không còn tại kho thìthủ kho tiến hành báo cho NV quản trị hàng và chờ quyết định của NVquản trị

 Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về cácthông sồ: quy cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm Nếu pháthiện không đạt yêu cầu, phải đổi hàng khác, báo lại cho phòng bánhàng kết quả

 Nhân viên giao nhận sau đó liên hệ kế toán để xuất hoá đơn (đối vớikhách hàng cần hoá đơn).

 Sau khi nhận được thông tin của nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tralại đầy đủ các nội dung như tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá,thành tiền, tổng cộng, số phiếu, chữ ký Nếu đạt thì xuất hoá đơn

- Bộ phận kế toán:

 Thống kế số lượng hàng nhập

 Thống kê số lượng hàng xuất

 Báo cáo số lượng hàng tồn theo kỳ

1.2

Thống kê Thống kê theo kỳ hoặc thống

kế khi có nhu cầu

BM03

Bộ phận: Nhập hàng Mã số: NSTT Công việc Loại công

Lưu trữ Sửa thông tin chứng từ

3 Tìm chứng từ Tra cứu Tìm kiếm thông tin: mã chứng

từ, đối tác, nhân viên lập

Lưu trữ Sửa thông tin chứng từ

3 Tìm chứng từ Tra cứu Tìm kiếm thông tin: mã chứng

từ, đối tác, nhân viên lập

STT Nội dung Mô tả chi tiết Ghi chú

1 Môi trường - Máy cần cài đặt hệ quản trị Microsoft

access 2010

- Tối thiểu là máy in trắng đen

- Khổ giấy dùng là A4

STT Nội dung Tiêu chuẩn Mô tả chi tiết

1 Hình thức tra cứu phải tiện

lợi, dễ dàng

Dễ sử dụng cho cả những

người không chuyên tin học

Không cần tra cứu chính xác vẫn ra kết quả tương đương

2 Các màn hình có sự nhất

quán chung

Màu sắc chung, chữ rõ ràng

1.3 Xây dựng mô hình phân rã chức năng BFD

Quản lý bán hàng

Báo cáoCập nhật thông tin Nhập xuất hàng

Lập chứng từ nhập kho

Lập chứng từ xuất hàng

Tình hình nhập hàng

Tình hình xuất hàng

- Mô tả chi tiết chức năng:

 Cập nhật thông tin

 Thêm sửa xóa thông tin từng mặt hàng, loại mặt hàng

 Thêm sửa xóa thông tin từng đối tác

 Thêm sửa xóa thông tin từng nhân viên kinh doanh

 Thêm sửa xóa giá bán từng mặt hàng

1.4 Biểu Mẫu

BM01

BM02

BM03

2.1.3 Mô hình relationship:

Field name Data type Field size Index DescriptionmaLoai Text 6 Primary key Mã loại hàng

NOISX Text 50 Nơi sản xuấtSLTONDAU Number Long integer SL tồn đầu

2.1.4.3 GIABAN(MAHANG, NGAY, DONGIA)

Field name Data type Field size Index Description

NGAY Datetime Short datetime Ngày hiệu lực

Field name Data type Field size Index DescriptionSOPHIEU text 50 Primary key Số phiếu

DONGIA Number Long integer Đơn giá

Field name Data type Field size Index DescriptionSOPHIEU Text 50 Primary key Số phiếuNGAY Datetime Short datetime Ngày lập

SOTIEN Number Long integer Tổng tiền

Field name Data type Field size Index DescriptionMAKH text 6 Primary key Mã khách hàng

Field name Data type Field size Index DescriptionMaNV text 6 Primary key Mã nhân viên

2.1.5

GIABAN + +/-(*)

-

2.1.5.2 Ràng buộc toàn vẹn khóa ngoại

-2.1.5.3 Ràng buộc toàn vẹn về miền giá trị:

 Bối cảnh: CTPNX

R14:∀s∈ CTPNX

s.SoLuong > 0Cuối ∀

Bảng tầm ảnh hưởng

-2.2

2.2 Thiết kế xử lý

Sơ đồ DFD mức 0

Sơ đồ DFD mức 1

Sơ đồ DFD mức 0

Sơ đồ DFD mức 1

2.3 Thiết kế giao diện

2.3.2 Thiết kế màn hình lập chứng từ

2.3.3 Thiết kế màn hình Loại hàng

2.2.3.1 Theo tính đúng đắn

2.3.3.2 Theo tính tiện dụng

2.3.4 Thiết kế màn hình Khách hàng

2.3.4.1 Theo tính đúng đắn

2.3.4.2 Theo tính tiện dụng

2.3.5 Thiết kế màn hình Nhân Viên

2.3.5.1 Theo tính đúng đắn

2.3.5.2 Theo tính tiện dụng

TỰ NHẬN XÉT – ĐÁNH GIÁ

- Ưu điểm:

 Lưu trữ các thông tin hàng hóa, phiếu nhập xuất

 In phiếu nhập xuất hóa đơn cho khách hàng

 Giảm chi phí quản lý

 Giúp tiết kiệm thời gian lưu trữ các thông tin

 Dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết với lượng thời gian ít

 Hạn chế sai sót

 Quản lý bán hàng linh hoạt

 Tối ưu hóa việc thanh toán

 Khả năng xử lý dữ liệu lớn trong thời gian ngắn

 Theo dõi doanh thu cũng như có những chính sách cải thiện khả năngquản lý

- Khuyết điểm:

o Chưa kiểm soát được doanh số bán hàng của từng nhân viên để tínhhoa hồng Không công bằng cho những nhân viên chăm chỉ

o Chưa phân quyền sử dụng cho các bộ phận khác nhau

o Không áp dụng đc cho công ty có nhiều chi nhánh, kho bãi

HƯỚNG PHÁT TRIỂN

- Phân quyền hệ thống cho nhiều bộ phận cùng truy cập, sử dụng từng chứcnăng riêng, tránh trường hợp bị phụ thuộc quá nhiều vào bộ phận nhậpliệu

- Đưa toàn bộ hệ thống và dữ liệu lên Datacenter để áp dụng cho việc công

ty mở thêm chi nhánh ở nơi khác, tạo điều kiện cho việc báo cáo, quản lýhàng hóa được nhanh chóng tránh lãng phí thời gian

- Thiết lập hệ thống lưu trữ doanh số bán hàng và khen thưởng cho nhânviên kinh doanh kích thích sự năng động, nhiệt tình trong công việc củamỗi nhân viên kinh doanh trong công ty