đề tài xây dựng phần mềm quản lý ấn chỉ xe cơ giới cho bộ phận bán hàng của công ty cổ phần bảo hiểm petrolimex

+,Công tác tố chức nhân sự: Đây là một trong những công tác trọng tâm của công ty trong 6 tháng đầu năm để tiếp tục kiện toàn bộ máy tổ chức nhân sự đáp ứng yêu cầu của định hướng kinh d

LOI MO DAU Ngay nay viéc tmg dung cong nghé théng tin trong cac nganh nghé va các lĩnh vực ngày càng phố biến và phát triển Đáp ứng theo yêu cầu của toàn

xã hội và việc sử dụng công nghệ thông tin sao cho có hiệu quả nhất là việc

mà các công ty, các ngành nghề đang có gắng nỗ lực thực hiện Ngoài ra còn

phải xem xét xem phần mềm có phù hợp với yêu cầu và mục đích mà các

công ty cần sử dụng hay không thì mới có thế đạt hiệu quả tốt.Phần mềm

quan lí ấn chỉ đã được xây dựng và phổ biến rộng rãi trong ngân hàng và các

công ty bảo hiểm khác

Em đã được tiếp cận và tìm hiểu về đề tài : Xây dựng phần mềm quán

lý ấn chỉ xe cơ giới cho bộ phận bán hàng của công ty cỗ phần bảo hiểm PETROLIMEX Do vẫn còn lúng túng trong tìm hiểu nghiệp vụ và nghiên

cứu đề tài, em rất mong được sự chỉ dẫn, đóng góp của các cán bộ trong công

ty Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy Đoàn Quốc Tuấn đã nhiệt tình

hướng dẫn em trong thời gian thực tập này

CHUONG I

KHAI QUAT QUA TRINH THANH LAP VA PHAT TRIEN

CUA CONG TY CO PHAN BAO HIEM

PETROLIMEX(PJICO)

1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO) thành lập ngày 15/6/1995, gồm 7 cổ đông sáng lập đều là những tổ chức kinh tế lớn của nhà nước, có tiềm năng, uy tín ở cả trong và ngoài nước Là công ty cổ phần bảo hiểm đầu tiên ra đời tại Việt Nam, PJICO luôn luôn không ngừng lớn mạnh Kẻ từ khi thành lập đến nay công ty PJICO là công ty đứng hàng thứ 3 trên thị trường Việt Nam về bảo hiểm phi nhân thọ.Với một mô hình doanh nghiệp đang

được Nhà nước khuyến khích, ủng hộ, với một chính sách về phí bảo hiểm, và đặc biệt là sự phục vụ hiệu quả, tận tình chu đáo, PJICO đã có được một hình ảnh, một niềm tin thực sự trong tâm trí khách hàng

Tén giao dich : CONG TY CO PHAN BAO HIEM PETROLIMEX

(PJICO)(Petrolimex Joint Stock Insurance Company)

Số lượng nhân viên : trên 1.000 người

Số lượng Đại lý : trên 4.500 đại lý

Chi nhánh : 48 chi nhánh

Lĩnh vực kinh doanh : Bảo hiểm phi nhân thọ

Đầu tư tài chính Doanh thu 2005 : 755 tỷ đồng

Thị phần BH 2005 : 13.37 % thị trường bảo hiểm VN

Tổng thị trường bảo hiểm 2005(phi nhân thọ) : 5.535 tỷ đồng (theo Hiệp hội Bảo hiểm Việt Nam)

Các ngành nghề kinh doanh chính:

a)Kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ

Bảo hiểm Xe cơ giới

Bảo hiểm Con người

Bảo hiểm Hàng hải: hàng hoá xuất nhập khẩu, vận chuyền nội địa

Bảo hiểm Tàu thủy

Bảo hiểm Kỹ thuật

Bảo hiểm Tài sản và Trách nhiệm

b)Nhượng và nhận tái bảo hiểm

c)Dịch vụ giám định, điều tra, tính toán phân bỏ tôn thất, đại lý giám định, xét giải quyết bôi thường và đòi người thứ ba

d)Đầu tư tài chính

1.2.Mô hình tỗ chức quản lý và đặc điểm kinh doanh của công íy: _ 1.2.1.Mô hình tô chức bộ máy quản lý của công ty cô phân bảo hiêm PETROLIMEX:

a,Cơ câu tô chức bộ máy của công ty:

Hội đồng quán trị:là cơ quan quyền lực cao nhất được các cổ đông bầu

ra thông qua Đại hội đồng cô đông có trách nhiệm tập thể trong việc quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong phạm vi pháp luật và điều lệ của Công ty qui định

Ban kiếm soát: do các cô đông bầu ra thông qua Đại hội cổ đông có

trách nhiệm trước cổ đông và pháp luật về việc kiểm tra, giám sát hoạt động

của giám đốc, bộ máy tiến hành hoạt động của Công ty và việc chấp hành điều lệ Công ty cũng như nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị và Đại

hội đồng cổ đông trong quá trình sản xuất kinh doanh

Tổng giám đốc : Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Nhà nước, Hội

đồng quản trị Công ty cổ phần bảo hiểm PETROLIMEX về kết quả quản lý -

điều hành mọi hoạt động của công ty

Các Phó tổng giám đốc : Được phân công phụ trách các lĩnh vực,

chương trình công tác, khu vực thị trường cụ thê và có trách nhiệm chủ động triển khai thực hiện đồng bộ các biện pháp nhằm thực hiện tốt các mảng công việc được giao và nhiệm vụ kinh doanh của công ty bao gồm các mặt phân

tích tình hình, đánh giá nguồn lực, xây dựng kế hoạch Các Phó Tống giám

đốc tự chịu trách nhiệm về các quyết định của mình; bảo đảm nguyên tắc nhất quán về chủ trương, định hướng chung đã được thống nhất hoặc Tổng giám

đốc đã quyết định Những vấn đề phát sinh ngoài định hướng cần trao đôi thống nhất với Tống giám đốc trước khi quyết định

Các phòng ban chức năng:

Phòng Công nghệ thông tin : Quản lý các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin trong công ty như :lắp đặt máy móc,cài đặt phần mềm

Phòng Bảo hiểm hàng hải : Chịu trách nhiệm bảo hiểm về tàu thuyền

và các vấn đề liên quan đến hàng hải

Phòng Bảo hiểm tài sản-kỹ thuật: Bảo hiểm các vấn đề liên quan đến tái sản và kỹ thuật

Phòng Báo hiếm con người: Bảo hiểm con người

Phòng Báo hiểm xe cơ giới: Bảo hiểm ôtô, xe máy và các phương tiện

giao thông đường bộ

Phòng Giám định bồi thường:Giám định các tai nạn được hưởng bảo

hiểm và chịu trách nhiệm bồi thường

Phòng Tái bảo hiếm: Bảo hiểm liên kết với các công ty bên ngoài

cùng tham gia nhận bảo hiểm

Phòng Kinh doanh bảo hiểm phi hang hải:Bảo hiểm các lĩnh vực ngoài hàng hải

Phòng Tổ chức : Đưa ra các kế hoạch về nhân sự, thang bảng lương

trong công ty

Phòng Tổng hợp: Chịu trách nhiệm những vấn đề chung cho công ty cũng như các công việc họp hành

Phòng Quản lý và phát triển đại lý: Quản lý các đại lý trong công ty Phòng Đào tạo: Đào tạo nhân viên trong công ty

Phòng Tài chính-kế toán: Quản lý về số sách kế toán và đưa ra các báo cáo tài chính của công ty

Phòng Đầu tư: Chịu trách nhiệm các hoạt động liên quan đến đầu tư

b,Sơ đồ t6 chức bộ máy của công ty :

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát

Tổng giám đốc

1.2.2.Các nghiệp vụ bảo hiểm chính của công ty

Hiện nay các lĩnh vực bảo hiểm chính của công ty bao gồm :

Ngay sau khi thành lập, PJICO đã nhanh chóng tiếp cận thị trường, triển khai trên 70 sản phẩm bảo hiểm và hiện đang chiếm lĩnh thị trường trong nhiều lĩnh vực như: Giao thông vận tái, xây dựng và lắp đặt công trình, xăng dầu, hàng hóa xuất nhập khẩu, bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm con người và

“S0

Bảo hiêm xe cơ giới

bảo hiểm tàu thủy

1.3 Tình hình và kết quá kinh doanh 6 tháng đầu năm và phương hướng nhiệm vụ 6 tháng cuỗi năm 2006:

1.3.1 Bỗi cảnh chung:

+,Môi trường kinh doanh:

-_ Tốc độ tăng trưởng kinh tế 6 tháng đầu năm đạt 7,4%,thấp hơn cùng

kỳ năm 2005(7,63%) và thấp hơn, mục tiêu kế hoạch đề ra(8%)

- _ Chỉ phí sản xuất chung của nền kinh tế có xu hướng tăng cao (giá dầu

và các vật tư đầu vào chủ yếu đều tăng) dẫn đến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn, cắt giảm hoặc hạn chế chi phí bảo hiểm

- Tác động của vụ việc PMUI8 cùng quyết tâm chống tham nhũng mạnh mẽ của chính phủ dẫn tới việc nhiều công trình, dự án chậm giải ngân

hoặc chậm khởi công, ảnh hưởng tới mảng bảo hiểm kỹ thuật

- Pau tư nước ngoài trong 6 tháng đầu năm không tăng so với cùng kỳ

- _ Xu hướng đấu thầu, chào giá cạnh tranh phí bảo hiểm ngày càng phố biến (do thực hiện luật đấu thầu và tiết kiệm giảm chi phí) làm cho mức phí

bảo hiểm ngày càng giảm, phạm vi bảo hiểm ngày càng rộng và hiệu quả kinh doanh, bảo hiểm ngày càng thap(vi dụ: Lãi nghiệp vụ kinh doanh bảo hiểm gốc của Bảo Việt đã giảm xuống còn 5% so với mức 20% của năm trước đây)

- _ Việc gia tăng cạnh tranh chi phí khai thác rất mạnh từ các đối thủ Bảo Minh, PVI đã ảnh hưởng không nhỏ đến thị trường bảo hiểm xe máy, thị trường chiếm tỉ trọng doanh thu quan trọng của công ty

- Két thúc đàm phán song phương Việt-Mỹ, Việt Nam gia nhập WTO

đang mở rộng hơn nữa thị trường bảo hiểm cho các đối thủ cạnh tranh mới

+,Một số đặc điểm riêng cơ bản của PJICO trong 6 tháng đầu năm:

-_ Triển khai cơ chế khoán lương 70% theo doanh thu, 30% theo hiệu quá

trong toàn hệ thống nhằm thực hiện định hướng lớn Ôn định-An toàn-hiệu quả

-_ Tập trung củng cố hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự tại Trụ sở chính Công ty, 3 đơn vị tại khu vực Sài Gòn và chi nhánh Phú Thọ

-_ Từng bước xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống ISO 9000 theo

hướng thực chất

-_ Chuẩn bị thực hiện dự án Công nghệ thông tin

- Chuyén trụ sở chính về địa chỉ 532 Đường láng để có điều kiện đầu tư môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn và phục vụ khách hàng tốt hơn

+,Thị trường và các đối thủ cạnh tranh:

Tốc độ tăng trưởng doanh thu phí bảo hiểm phi nhân thọ toàn thị trường trong 6 tháng đầu năm 2006 ước đạt 14%

thang 2006(dv:Ti đồng)

1.3.2 Kết quả kinh doanh 6 tháng:

Năm 2006 công ty đặt mục tiêu doanh thu bảo hiểm gốc 800 tỷ đồng, tăng trưởng 10% so với năm 2005 Căn cứ vào tiềm năng của từng khu vực, thị trường và khả năng thực tế của từng đơn vị, Công ty đã giao kế hoạch kinh doanh từ rất sớm để các đơn vị chủ động triển khai.Kết quả sơ bộ 6 tháng như sau:

-Toan céng ty dat 300 ty phí bảo hiểm gốc, giảm 4.8% so với cùng kỳ

2005, tương đương 37,5% kế hoạch (không đạt kế hoạch theo tiến độ)

-Tuy vẫn giữ vị trí thứ 4 nhưng thị phần PJICO giảm từ 11,7%

(T6/2005) xuóng còn I0%(T6/2006)

+,Tình hình khai thác các nhóm nghiệp vụ chính:

- Bảo hiểm ô tô : 9§ tỷ, giảm 10%

- Bảo hiểm xe máy: 45 tý, giảm 27%

-Bảo hiểm hàng hóa: 47,3 tỷ, tăng 20% (chủ yếu do xăng dầu tăng giá

và kim ngạch nhập của Petrolimex tăng)

- Tàu thuỷ: 44,6 ty, tang 18% (do tăng phí và do một số tàu mới khai thác vào nửa cuối năm 2005 sang năm nay thu phí đủ cả năm)

-Bảo hiểm con người: I§ tỷ,tăng 8% (dự kiến năm 2006, mức tăng trưởng sẽ đạt 25-30%)

- Bảo hiểm cháy-tài sản: 27,1 tỷ, giảm 4%

-Bảo hiểm kỹ thuật: 17,6 tỷ, tăng 11% (chủ yếu đo thu phí các dịch vụ

đã làm từ những năm trước, dịch vụ mới gồi đầu gần như phát sinh không đều trong 6 tháng đầu năm)

- Bảo hiểm trách nhiệm: 3 tỷ, giảm 46% (do nhiều công ty tư vấn thiết kế

nợ đọng phí không thanh toán hợp đồng)

Việc sút giảm doanh số, thị phần chung so với cùng kỳ có nguyên nhân

cơ bản sau: thực hiện định hướng On dinh-An toàn-Hiệu qua va co chế khoán

lương theo hiệu quả Công ty và tất cả các đơn vị đã chủ động triển khai một

loạt các biện pháp chủ động sàng lọc, từ bỏ các khách hàng, đối tượng bảo

hiểm có hiệu quả thấp, tập trung vào 3 nhóm nghiệp vụ bảo hiểm chủ đạo đang có hiệu quả rất thấp là:

-Bảo hiểm xe ô tô (chiếm 31% tổng doanh thu): Từ chối tái tục các xe, đội xe có tỷ lệ bồi thường thường xuyên cao, tần suất rủi ro lớn; các khách hàng có biểu hiện trục lợi bảo hiểm Điều này làm giảm đáng kể doanh thu nhung cũng kìm chế số tiền bồi thường tuyệt đối chỉ ngang bằng với cùng kì năm 2005.Hy vọng tỷ lệ bồi thường bảo hiểm ô tô sẽ có chuyển biến tích cực

trong 6 tháng cuối năm

-Bảo hiểm tàu thuyền ( chiếm 12,4% tổng doanh thu): Tiếp tục kiên trì

thực hiện chính sách không nhận hoặc không tái tục bảo hiểm tàu quá già, cũ

nát, trọng tải quá nhỏ và không đủ khả năng đi biển; Chi trién khai nghiệp vụ

tàu cá tại hai trường Kiên giang, Vũng tàu Điều này làm giảm doanh thu

nhưng đảm bảo tỷ lệ bồi thường nghiệp vụ tàu thuỷ giảm xuống còn 30% so với mức 48%(31/12/2005)

-Bảo hiểm hàng hoá (chiếm 12,4% tổng đoanh thu): áp dụng chính sách

không nhận bảo hiểm hoặc áp dụng mức phí, mức khấu trừ cao đối với mặt hàng xá (khô đậu tương, bã đậu nành,phân bón) có mở rộng điều khoản bảo

hiểm thiếu hụt trọng lượng qua cân (vốn có tỷ lệ bồi thường 300-400% và phát sinh ở hầu hết các đơn bảo hiểm cấp ra) Việc này giúp tăng cường hiệu

quả nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá (tý lệ bồi thường giảm từ 146% (30/6/2005)

xuống còn 13% (30/6/2006))

-Nghiệp vụ bảo hiểm xe máy (nghiệp vụ chiếm tỷ trọng 16,6% tổng doanh thu 2005) đã giảm tới 27% do thị trường giảm sút (CSGT giảm kiểm tra và xử phạt hành chính về lỗi không tham gia bảo hiểm TNDS bắt buộc; xe

đăng ký mới không bắt buộc xuất trình GCNBH .) và do chia sẻ thị phần

cho một số đối thủ mới trong lĩnh vực này như PVI,Viễn Đông, AAA Tuy nhiên với việc công ty điều chỉnh bổ sung cơ chế kinh đoanh từ 1/5 và chương trình khuyến mại toàn quốc từ 1/7 đến 28/9/2006, nhiều khả năng nghiệp vụ này sẽ đạt kết quả khả quan trong 6 tháng cuối năm

+,Hoạt động tái bảo hiểm :

Về cơ bản đã tái tục thành công tat cả các hợp đồng cô định theo hướng

mở rộng thêm năng lực thu xếp tái, phục vụ tốt hơn hoạt động khai thác gốc

Thu hoa hồng tái đạt 22 tỷ, thu nhận tái dat 18 tỷ, đóng góp vào việc cân đối tài chính chung của công ty Tuy nhiên hoạt động tái bảo hiểm tồn đọng 2 vấn

nhiệm trong hoạt động này và chưa có hành động quyét liệt

+,Hoạt động đầu tư :

- Thực hiện tăng vốn điều lệ từ 70 tý lên 140 tỷ kể từ ngày 31/3/2006: -Thu lãi đầu tư từ kinh doanh chứng khoán, cho vay tín dụng, tiền gửi, đầu tư khác đạt 10,2 tỷ/kế hoạch năm 25 tỷ, riêng lãi từ việc kinh doanh chứng khoán đạt 2,8 tỷ

- Góp 15% vốn pháp định vào liên doanh kho xăng dầu ngoại quan Văn Phong -Đấu giá thành công việc mua 7% vốn điều lệ của công ty vận tải tàu

thuỷ I với giá bằng đúng giá khởi điểm 10.200 đ/cp Tới nay thị giá của loại

cổ phiếu này đã tăng hơn 3 lần so với giá mua, tiếp tục cho vay cầm cô chứng

khoán với lãi suất cao, am toàn với tổng mức dư 10 tý đồng

-Thu hồi được một phần các khoản nợ của công ty XDCB và công ty TMDV Bà rịa-Vũng tàu

- Tiến hành xây dựng trụ sở PJICO trên Tây nguyên và đang thiết kế kỹ

thuật toà nhà PJICO tại Sài Gòn

+,Một số mặt công tác quản lý tài chính kế toán:

- Công tác quản lý công nợ:

Đây là vấn đề nổi cộm trong toàn công ty.Mặc dù công ty thường xuyên liên tục đôn đốc chỉ đạo về vấn đề đốc thu công nợ phí bảo hiểm nhưng

chuyền biến chưa rõ rệt Tình trạng để khách hàng nợ đọng phí bảo hiểm ô tô,

xe máy bán lẻ, để đại lý, cán bộ bán hàng chiếm dụng phí bảo hiểm còn rất phô biến và ở tình trạng báo động đỏ Công nợ phí gốc kì 1 kỳ toàn công ty đến ngày 30/6/2006 là 144 tỷ, trong đó riêng ô tô + xe máy bán lẻ chiếm tới

40 tỷ (phần lớn là quá hạn)

- Quản lý hoá đơn ấn chi:

Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty là doanh số từ nghiệp vụ

bảo hiểm xe cơ giới chiếm tỷ trọng gần 50% cơ cấu doanh thu nên các đơn vị cần phải đặc biệt chú trọng đến công tác kiểm tra, quản lý hoá đơn ấn chỉ Kết

quả đợt kiểm tra quyết toán 2005, kiểm toán 2005, kiểm tra quyết toán quý 1/2006 cho thấy công tác quản ly hoá đơn ấn chỉ chưa được lãnh đạo các đơn

vị tập trung quản lý sát sao Mặc dù năm 2005 công ty đã tiếp tục hoàn thiện chương trình kế toán PIAS tăng cường hiệu quả công tác kiểm soát sử dụng hoá đơn ấn chỉ nhưng thực tế tại từng đơn vị công tác giám sát quyết toán ấn

chỉ hoá đơn của từng phòng ban khai thác với cán bộ, đại lý, giữa phòng khai

thác với phòng kế toán chưa dứt điểm từng tháng theo quy định

+,Công tác tố chức nhân sự:

Đây là một trong những công tác trọng tâm của công ty trong 6 tháng đầu năm để tiếp tục kiện toàn bộ máy tổ chức nhân sự đáp ứng yêu cầu của

định hướng kinh doanh trong giai đoạn mới:

- Tap trung kiện toàn toàn bộ các phòng ban tại văn phòng công ty theo hướng thiết lập các phòng ban quản lý nghiệp vụ kinh doanh chuyên môn hoá theo các nhóm nghiệp vụ tài sản kỹ thuật,hàng hoá,tàu thuỷ, xe cơ giới, con người; thành lập phòng công nghệ thông tin; bổ nhiệm trưởng phòng cho 3 phòng quan trọng là Kế toán, Tái bảo hiểm, Giám định-Bồi thường

-_ Tập trung hoàn thiện mô hình tô chức tại khu vực Sài gòn và phía Nam trước đây nhằm ổn định và phát triển kinh doanh tại khu vực trọng điểm này trong 6 tháng cuối năm

+,Công tác đào tạo nguồn nhân lực:

- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới theo quy tắc mới,

công tác kế toán thống kê và hội thảo tái bảo hiểm tại Hà Nội

- Tiếp tục tổ chức thực hiện 2 lớp đào tạo ngoại ngữ nâng cao cho 4l

cán bộ

- Trên cơ sở rút kinh nghiệm 2 khoá đào tạo với Viện quản trị kinh doanh Đại học KTQD để đào tạo cho khoảng 50 cán bộ lãnh đạo cấp phòng

công ty và một số đơn vị tại Hà Nội trong tháng 7 và 8/2006

- _ Nhiều đơn vị chưa quan tâm đến việc xác lập nhu cầu đào tạo nhân lực cho đơn vị mình (chỉ có 25/49 đơn vị đăng kí nhu cầu) và không có yêu cầu cụ thể nào về đảo tạo tại chỗ Các đơn vị quan tâm, chủ động làm tốt công

tác đào tạo tại chỗ và có báo cáo thường xuyên là: Hải phòng, Đà nẵng, Quảng Ninh

- Cử nhiều cán bộ đi đào tạo nghiệp vụ tại nước ngoài (Malaysia,

- Chương trình xây dựng, thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO

9000 vào hoạt động kinh doanh của công ty: Tiến độ chậm hơn so với dự kiến

nhưng lí đo chủ yếu là công ty quyết tâm làm ISO một cách thực chất chứ không làm hình thức nên đòi hỏi phải làm kỹ lưỡng Dự kiến 6 tháng cuối năm sẽ phấn đấu hoàn thành về cơ bản để tạo sự chuyển biến về chất trong

hoạt động kinh doanh và quản lý toàn công ty

- Chương trình tham gia, kiểm tra, chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn nghiệp

vụ tại chỗ cho các đơn vị: Gần như chưa thực hiện được, tuy nhiên sẽ được

thực hiện quyết liệt trong 6 tháng cuỗi năm

1.3.4 Phương hướng nhiệm vụ cơ bản trong 6 tháng cuối năm:

Căn cứ phương hướng nhiệm vụ kinh doanh chung của năm 2006 và

tình hình kinh đoanh trong 6 tháng đầu năm, Công ty xác định những nhiệm

vụ trọng tâm trong 6 tháng cuối năm như sau:

+,Công ty và từng chỉ nhánh phấn đấu hoàn thành kế hoạch doanh thu, lợi nhuận và các chỉ tiêu kế hoạch khác do hội đồng quản trị giao theo đó:

- — Doanh thu bảo hiểm gốc phấn đấu thu thêm tối thiểu 450-500 tý, trong đó thực hiện nhiều biện pháp đồng bộ để triển khai tốt Chiến dịch bảo hiểm học sinh, phấn đấu tăng trưởng 30%, đạt 45 tỷ doanh thu

- Thực hiện quyết liệt chương trình khuyến mại bảo hiểm xe máy dé

bù đắp phần doanh thu đã giảm, phấn đấu đạt doanh thu 110 ty bảo hiểm xe máy trong năm nay

- Khai thac triệt để làn sóng mua ô tô (cả xe mới, xe cũ nhập khẩu) trong 6 tháng cuối năm, song song với đó nghiên cứu các biện pháp thích hợp

để lấy lại uy tín, hình ảnh của PJICO trong lĩnh vực bảo hiểm ôtô, phấn đấu doanh thu bảo hiểm ôtô tăng 10% hoặc ít nhất không giảm

- — Thực hiện các biện pháp quyết liệt nhằm thu hồi công nợ phí bảo

hiểm gốc, giảm thiểu tối đa tình trạng chiếm dụng phí bảo hiểm của khách hàng, đại lý và cán bộ bán hàng của PJICO

- _ Phần đấu hoàn thành kế hoạch thu 94-100 tỷ từ hoạt động nhận và nhượng tái

- _ Đây mạnh và tối ưu hoá hoạt động đầu tư tài chính để đảm bảo thu thêm 15 tỷ doanh thu đầu tư

- Phấn đấu khai thác thêm 4-5 tàu biển mới; mở thêm được 5-7 khách

hàng chiến lược về bảo hiểm hàng hoá

- Tăng cường việc tiếp cận lại các chủ đầu tư, các nhà thầu để khôi

phục hoạt động bảo hiểm dự án; có chương trình chủ động đón bắt Nghị định

về bảo hiểm cháy

- Tập trung chỉ đạo 3 chi nhánh trên địa bàn Sài Gòn khai thác triệt để

tiềm năng thị trường, coi đây là các đơn vị chủ lực hàng đầu cho việc đảm bảo

kế hoạch doanh số toàn công ty

+,Quyết tâm hoàn thành cơ bản việc xây dựng, áp dụng hệ thống ISO

9000 dé tao ra su chuyén bién vé chat trong những lĩnh vực hoạt động trong

yếu như: Giám định-bồi thường (trước hết là nghiệp vụ bảo hiểm ô tô); Quản

lý công nợ, hoá đơn, ấn chỉ; Tái bảo hiểm; Bảo hiểm con người; Tài sản-kỹ thuật-trách nhiệm; Hàng hoá; Tàu thuỷ

+,Kiên quyết khắc phục các tồn tại trong công tác Giám định-bồi thường bằng việc kiên quyết hoàn thiện quy trình theo hướng tăng cường kiểm tra chéo; kiên quyết hơn việc bồ trí sắp xếp nhân sự phòng Giám định-bồi thường

cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu cả về chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp và tỉnh

thần trách nhiệm Thực hiện đồng loạt nhiều biện pháp để giảm tỷ lệ bồi thường ô tô xuống dưới 65% và bồi thường xe máy xuống dưới 30%

+,Triển khai thực hiện việc thành lập chi nhánh PJICO Hà Nội trong 6 tháng cuôi năm

+,Tiếp tục thực hiện các chương trình đào tạo nghiệp vụ kỹ năng quản

trị, ngoại ngữ theo kế hoạch từ đầu năm; tăng cường tập huấn, hướng dẫn các

mảng nghiệp vụ tại thị trường trọng điểm TP.Hồ Chí Minh-Đồng Nai-Bình Dương và các địa phương khác theo nhu cầu thực tế

+,Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, hướng dẫn các nghiệp vụ về Giám định-Bồi thường, công nợ, hoá đơn ấn chỉ, tái bảo hiểm và cấp đơn tại các đơn vị

+,Khởi công xây dựng toà nhà PJICO tại TP.Hồ Chí Minh, nghiên cứu thành lập công ty quản lý quỹ

CO SO LY THUYET TRONG XAY DUNG PHAN MEM QUAN LY

CHUONG II TÍN CHi XE CO GIOI CHO BO PHAN BAN HANG CUA CONG TY 1.Téng quan về Hệ thống thông tin quản lý

CO PHAN BAO HIEM PTROLIMEX

1.1.Khái niệm và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học Đầu vào

(Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý

bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các đữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết

quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật

vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Xử lý và lưu giữ Phân phát

Kho dữ liệu

Mô hình hệ thống thông tin

Như hình trên minh hoạ mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận :

- Bộ phận đưa dữ liệu vào

- Bộ phận xử lý

- Kho dữ liệu

- Bộ phận đưa dữ liệu ra

1.2.Phân loại hệ thống thông tin :

1.2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

Mặc đù các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng

chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp

+,Hệ thống thông tin xử lý giao dich TPS (Transaction Processing System):

Hệ thống xứ lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấp

tờ thể hiện những giao dịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập

hợp tất cả các đữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tô chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kẻ ra các hệ thống thuộc loại này

như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn

+,Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System):

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt

động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiến quản lý, hoặc lập kế hoạch chiến lược.Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn

dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu

của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chỉ

tiêu, theo đõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thị

trường .là các hệ thống thông tin quản lý

+,Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System):

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là

một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn : Xác định vấn đề, xây dựng và

đánh giá các phương án giải quyết, lựa chọn phương án Về nguyên tắc, một

hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết đỉnh xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó

nó còn phải có khá năng mô hình hoá đề có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

+,Hé thống chuyên gia ES (Expert System):

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của

một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành

bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy điễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống

chuyên gia như là mở rộng những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có

tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ

thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là các kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng

+,Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA

(Information System for Competitive Advantage):

Hệ thống thông tin này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triền

Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tô chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp

1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tỗ chức doanh nghiệp: Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ

Có thể xem bảng phân loại hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất đề hiểu rõ cách phân chia này:

Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh

chiến lược chiến lược chiến lược và sản xuất Hệ

chiến lược thống

chiến thuật chiến thuật chiến thuật và sản xuất tin

chiến thuật văn

Tài chính Marketing | Nhân lực tác | Kinhdoanh Phòng

chiến tác chiến tác nghiệp và sản xuất

1.3.Mô hình biếu diễn hệ thống thông tin:

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan

điểm của người mô tả Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một

trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống

thông tin : mô hình logic, mô hình vật lí ngoài và mô hình vật lý trong

M6 hinh én Cái gi? Dé lam gi? M6 hinh logic

Như thế nào? Mô hình vật lý trong

Ba mô hình của một hệ thống thông tin +,Mô hình logic: mô tả hệ thống thông tin làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trá lời câu hỏi “Cái gì?” và “Đề làm gì?” Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch

vụ mô tả thuộc mô hình logic này

+,Mô hình vật lý ngoài :chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của

hệ thống như là các vật mang đữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch

vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục

thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm

mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xây ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì?Ai

? Ở đâu? Và khi nào?

+,Mô hình vật lý trong: liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ

thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên

kỹ thuật Chắng hạn đó là những thông tin liên quan tới trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết

bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và

ngôn ngữ thể hiện Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào?

2.Phương pháp luận phát triển một hệ thống thông tin:

2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thông thông tin:

Mục tiêu cuối cùng của những có gắng phát triển hệ thống thông tin là

cung cấp cho các thành viên của tô chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát

triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tôn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài dặt nó Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được

chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của một

hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình

logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyên

mô hình sang ngôn ngữ tin học Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động

của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cài gì bắt buộc một tô chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin ? Như chúng

ta đã biết sự hoạt động tôi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý

và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đây một yêu cầu phát triển hệ thống Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và ca sự thay đổi sách lược chính trị Có thể tóm lại thành các nguyên nhân như sau:

+,Nhiing van dé quan ly:

- Hiệu quả kinh doanh về mặt kinh tế thấp

- Chi phi san xuat kinh đoanh lớn

- Chat long san pham chua cao khéng dap img yéu cau cia ngudi ding

- Sức cạnh tranh yếu

+,Những yêu cầu mới của nhà quản lý:

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay thì ngày càng phát sinh ra những vấn đề quản lý mới Để đáp ứng những nhu cầu nhà quản lý, để cho doanh nghiệp có thê tồn tại và chiến thắng trong cạnh tranh đòi hỏi phải xây dựng hệ thống mới

+,Áp lực của cấp dưới:

-_ Các yêu cầu đòi hỏi về hệ thống thông tin

- _Ý kiến muốn có một hệ thống thông tin hoạt động tốt

+,Su thay đôi của công nghệ:

Khi xuất hiện một công nghệ mới ra đời có thế dẫn đến tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi các

hệ quản trị cơ sở đữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống

thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này

+,Thay đổi sách lược chính trị:

Một bộ máy quản lý luôn luôn thay đổi và không ngừng hoàn thiện

Cùng với sự sửa đổi đó là ban hành những chính sách và pháp luật mới buộc

các doanh nghiệp nhà quản lý cũng phải thay đổi hệ thống thông tin của mình

để đáp ứng được những thay đổi đó nhất là hệ thống thông tin kế toán

2.2.Phương pháp phát triển hệ thông thông tin:

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn

về mặt tài chính và thời gian định trước.Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp đề phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương

pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước Tại sao lại

như vậy? Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong

môi trường cũng rất phức tạp Đề làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiền hành nghiêm túc

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sỏ

chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống

thông tin Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3: Chuyên từ mô hình vật ly sang mô hình logic khi phân tích

và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Các công đoạn của phát triển hệ thống:

Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê dưới đây

+,Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu:

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công

đoạn sau:

- _ Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Lam rõ yêu cầu

- _ Đánh giá khả năng thực thi

- Chuan bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

+,Giai doan 2: Phan tích chỉ tiết:

Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục

đích chính của phân tích chỉ tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang

nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định

những ràng buộc và những đòi hỏi áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt được.Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chỉ tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chỉ tiết bao gồm các công

đoạn sau:

-_ Lập kế hoạch phân tiách chỉ tiết

-_ Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

-_ Nghiên cứu hệ thống thực tại

-_ Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

-_ Đánh giá lại tính khả thi

-_ Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuan bị và trình bày báo cáo phân tiách chỉ tiêt

+,Giai đoạn 3: Thiết kế Logic

Nhằm xác định tất cả các thành phan logic của hệ thống thông tin , cho

phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục

tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới bao

gồm thông tin mà hệ thống mới đã sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội

dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp

thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các

Inputs) M6 hinh logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết

kế logic bao gồm những công đoạn sau:

-_ Thiết kế cơ sơ dữ liệu

-_ Thiết kế xử lý

-_ Thiết kế các luồng dữ liệu vào

-_ Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hop thirc hoá mô hình logic

+,Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án giải pháp

Là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chỉ tiết Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải

pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đa định trước đây, nhóm phân tích

viên sẽ phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình

lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu

của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tô chức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất phương án giải pháp:

Xác định các rằng buộc tin học và rằng buộc tổ chức

Xây dựng các phương án của giải pháp

Đánh giá các phương án của giải pháp

Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp

+,Giai doan 5: Thiết kế vật lý ngoài:

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài

liệu bao chứa các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ

thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

-_ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chỉ tiết các giao diện (vào/ra)

- _ Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

-_ Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuan bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

+Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này cũng phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng

dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau:

Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

Thiết kế vật lý trong

Lập trình

Thử nghiệm hệ thống

Chuẩn bị tài liệu

+,Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để việc chuyên đổi này được thực hiện với những

va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cần thận Giai đoạn này bao

2.3 Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống:

Vòng đời phát triển hệ thống là một phương pháp luận ra đời sớm nhất

và đến nay vẫn được sử dụng rộng rãi Theo phương pháp này hệ thống thông

tin cũng giống như một thực thể bắt kỳ: có giai đoạn bắt đầu, giai đoạn phát

triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc Quá trình phát triển của hệ thống thông tin gồm sáu giai đoạn: Xác định dự án, nghiên cứu hệ thống, thiết

kế, lập trình, thử nghiệm và triển khai Mỗi giai đoạn gồm các hoạt động cơ

bản cần phải hoàn thành giai đoạn trước rồi mới bắt đầu giai đoạn sau Các

giai đoạn được thực hiện lần lượt với sự phân công lao động rõ ràng giữa

những người sử dụng và các chuyên gia kỹ thuật

Phương pháp vòng đời hệ thống rất thích hợp đề xây dựng các hệ thống lớn, phức tạp vì nó đòi hỏi hệ thống có cấu trúc và xác định chặt chẽ Thường

được kiểm tra sát sao trong quá trình phát triển Phương pháp này cũng rất dé

bảo trì và phát triển Tuy nhiên, phương pháp này có chi phí cao, thời gian

thực hiện kéo dài và không mềm dẻo Khối lượng đữ liệu lần đầu là rất lớn và

sẽ tăng lên rất nhiều nếu như các yêu cầu đặc tả phải làm lại Phương pháp

này không thích hợp với các hệ thống nhỏ, thay đôi nhanh

Các bước của phương pháp làm bản mẫu:

Bước 1: Thu thập thông tin cơ bản về hệ thống Chuyên viên thiết kế hệ thống làm việc với người sử dụng để nắm bắt các yêu cầu cơ bản cho việc tạo

và cải tiến

Bước 4: Hoàn thiện bố sung tiến hoá bản mẫu Người thiết kế thay đổi bản mẫu để đáp ứng đòi hỏi mới của người sử dụng

Lặp lại các bước 3, bước 4 cho đến khi bản mẫu thoả mãn yêu cầu đặt

ra Khi bản mẫu được chấp nhận là hoàn tắt đặc tả cuối cùng của ứng dụng

Tạo bản mẫu đầu tiên

Sau khi phân tích, thiết kế, người sử dụng chọn các gói phần mềm có sẵn

thích hợp để xây dựng hệ thống Khi đó tổ chức không cần viết chương trình,

mà chỉ cần cài đặt nó để sử dụng Việc sử dụng phần mềm đóng gói đã thực

sự rút ngắn được thời gian và chỉ phí cho việc phát triển một hệ thống mới và

chi phi quan lý quá trình phát triển của hệ thống Ngoài việc cung cấp các

công cụ hỗ trợ, bảo trì và tăng cường hệ thống làm cho nó có khả năng phát

triển theo kịp tiến bộ công nghệ, việc cung cấp các tài liệu về phần mềm đóng

gói là rất đầy đủ kịp thời Các phần mềm thường hoạt động rất ôn định

Nhược điểm của phần mềm đóng gói là tính mềm dẻo kém, đối với bài toán đặc biệt thì không hiệu quả hoặc không dùng được Giảm hiệu quả khi

phát sinh các phần chương trình hỗ trợ Không có khả năng can thiệp vào hệ thống

Để chọn được phần mềm đóng gói thích hợp, cần đánh giá nó theo nhiều

tiêu chuẩn khác nhau Các mặt sau đây cần được xem xét khi đánh giá:

- Chức năng: Gói chương trình có thể đáp ứng được chức năng gì?

- Tính mềm dẻo: Gói phần mềm có đễ cải biên, đễ mở rộng không?

- Tinh thân thiện: Dễ sử dụng, dễ nhớ, dễ học,

- Yêu cầu kỹ thuật: Cấu hình tối thiểu, dung lượng,

- Cài đặt: Cài đặt có dễ không

- Giá?

- Tài liệu: Tài liệu cho người đùng, tài liệu cho hệ thống được cung cấp bao gồm những tài liệu? Nó có đầy đủ, đễ đọc không?

- Dịch vụ sau bán

2.6 Phương pháp người sử dụng cuối cùng phát triển hệ thống:

Trong nhiều tổ chức, người sử dụng cuối cùng phát triển một phần đáng

kê hệ thống thông tin với sự trợ giúp ít hay không chính thức của các chuyên gia tin học Nhiều hệ thống do người sử dụng cuối cùng phát triển đã mang lại

kết quả nhnh hơn phương pháp vòng đời Việc phát triển hệ thống do người

sử dụng cuối cùng xác dịnh được yêu cầu cụ thể của hệ thống, nhanh, giá

thành rẻ Tuy nhiên do người dùng tự phát triển các phần mềm một cách độc lập nên có thể tạo ra những vấn đề không tránh khỏi như: tính hệ thống kém

(Dư thừa dữ liệu, khả năng kết nối kém .), trình độ công nghệ kém, tài liệu không được xây dựng một cách thích hợp và hợp thời

Điều kiện dé người sử dụng cuối cùng phát triển hệ thống là cần có một

trung tâm tin học hỗ trợ

2.7 Phuong phap thué bao:

Một tổ chức có thể thuê một công ty chuyên nghiệp xây dựng và vận hành hệ thống để cung cấp dịch vụ cho họ Hình thức này ngày càng trở nên phố biến và thích hợp cho nhiều tổ chức có những điều kiện đặc thù Việc thuê ngoài cho phép tổ chức nhận được dịch vụ nhanh chóng, chỉ phải bỏ phan chi phí dịch vụ mà không phải bỏ phần chỉ phí đầu tư Nhược điểm của phương pháp này là khi tổ chức không còn trách nhiệm với sự phát triển và

hoạt động hệ thống thông tin, nó có thể mắt khả năng kiểm soát được các

chức năng của hệ thống thông tin và bị khống chế mỗi khi có vấn đề trong quan hệ với họ Sự phụ thuộc này dẫn đến chỉ phí cao hay mất định hướng phát triển về kỹ thuật Những bí mật thương mại và thông tin lợi thế có thể bị lọt ra ngoài Bản thân tổ chức không có điều kiện phát triển tiềm lực của mình

3 Phân tích chỉ tiết hệ thống thông tin quản lý:

3.1 Mục tiêu cúa giai đoạn phân tích chỉ tiết:

Mục tiêu chính của giai đoạn phân tích chỉ tiết là đưa ra được chuẩn

đoán về hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như những nguyên nhân chính của hệ thống, xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất các yếu tố giải pháp cho phép đạt được

mục tiêu trên

3.2 Các phương pháp thu thập thông tin:

3.2.1 Phóng vấn:

Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập thông tin Đó

là cách đơn giản và hiệu quả nhất dé thu thập thông tin về một tổ chức Có nhiều các phỏng vấn hiệu quả Tuy nhiên kết quả phỏng vấn phụ thuộc vào

các yếu tố:

- Sự chuẩn bị

- Chất lượng câu hỏi và phương pháp ghi chép

- Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp của người phỏng vấn

Phỏng vấn được thực hiện theo các bước sau:

- Chuẩn bị phỏng vắn

- Lựa chọn câu hỏi

- Tiến hành phỏng vấn

Phỏng vấn là công cụ tốt đề thu thông tin chỉ tiết, phong phú, cho phép

giải thích hay hỏi bố sung ngay khi cần thiết Tuy nhiên phương pháp này cần nhiều thời gian, căng thắng và rất bị động do phụ thuộc nhiều vào điều kiện

người được hỏi, yêu cầu người phỏng vấn phải được đào tạo và có được những kinh nghiệm nhất định

3.2.2 Sử dụng phiếu điều tra:

Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau Phiếu ghi theo cách thức đễ tổng hợp, sử dụng phiếu điều tra gồm các bước:

- Thiết lập bảng hỏi

- Tiến hành điều tra

Phương pháp này thường được dùng để bố xung cho các phương trên

Nó có ưu điểm là nhanh và rẻ hơn phỏng van, dễ tổng kết, việc đào tạo người điều tra ít tốn kém cả về thời gian và chỉ phí Kết quả có độ chính xác thấp và

được đánh giá bằng con số trung bình thống kê

3.2.3 Quan sát:

Con người không phải lúc nào cũng có thể luôn nhớ hết và kể đầy đủ

mọi điều mà họ biết, họ nghĩ, đặc biệt là những sự kiện ít xảy ra hay những sự

kiện đã xảy ra lâu trong quá khứ Hơn nữa thường có sự khác biệt giữa nhận thức và thực tế, mô tả lại mang tính chủ quan, có thể bỏ qua nhiều chỉ tiết Vì vậy quan sát để bố xung, để chính xác hoá thông tin

Quan sát thường tốn thời gian và gặp khó khăn vì người quan sát không thực hiện như ngày thường

3.2.4 Nghiên cứu, phân tích các thủ tục và tài liệu:

Cho phép nghiên cứu tỉ mỉ nhiều khía cạnh về tổ chức như: lịch sử hình

thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của thành viên, nội dung và hình

dạng của thông tin vào ra Các thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ hiện

tại và tương lai của tổ chức

3.3 Các công cụ phân tích hệ thống thông tin:

3.3.1 Mã hoá:

- Là tên quy ước thường ngắn gọn hơn để biểu đạt một đối tượng hay thuộc tính của đối tượng

- Lợi ích của mã hoá:

- Nhận diện không nhằm lẫn giữa các đối tượng

- Mô tả nhanh chóng các đối tượng

- Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

- Các phương pháp mã hoá:

Mã số phân cấp: Nguyên tắc đơn giản, người ta cho phép kéo dài từng con số, ký hiệu của mã số về phía phải đề đi sâu vào chỉ tiết biểu diễn

Đặc điểm của phương pháp mã số phân cấp là: Mỗi một mã số cấp thấp

hơn có và chỉ có một mã số cấp cao; Một mã số cấp cao hơn sẽ có nhiều mã

số cấp dưới (Giống như phương pháp tổ chức cây thư mục)

Ưu điểm: Khả năng tổng hợp, phân tích thông tin rất lớn

Việc thành lập bộ mã tương đối đễ dàng

Nhược điểm: Bộ mã sẽ trở nên cồng kềnh khi nhận diện đối tượng

Mã số liên tiếp: Được thiết kế bằng cách tạo ra một dãy các ký hiệu theo quy tắc nhất định: Một khách hàng mới phát sinh mang mã số 1024 thì khách hàng trước đó sẽ mang mã số 1023 và khách sau đó sẽ mang mã số 1025

Ưu điểm: Mã số này hoàn toàn không thê nhằm lẫn

Bộ mã số có thể xây dựng đễ đàng

Nhược điểm: Bộ mã số không có tính chất gợi nhớ

Bộ mã số không cho phép chèn thêm một mã số phân cấp giữa hai mã số

cũ, tức là phân mã thành từng cấp sau đó dùng mã liên tiếp Phương pháp này

được nhiều người dùng ưa thích vì nó khắc phục được nhược điểm của hai

phương pháp trên

Mã số tổng hợp: Kết chuyển giữa mã số phân cấp với mã số liên tiếp,

tức là phân mã thành từng cấp sau đó dùng mã liên tiếp Phương pháp này được nhiều người dùng ưa thích vì nó khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên

Mã số gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào các đặc tính của đối tượng

để xây dựng Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam được mã hoá là “VNA”; UBND quận Ba Đình được ký hiệu 1a “ubnnqbd”

Ưu điểm: Có tính chất gợi nhớ cao, thông qua mã này người sử dụng hiểu được phần đặc tả của đối tượng cần mã hoá

Có thể mở rộng được

Nhược điểm: Công kènh, khó tổng hợp hay phân tích thông tin

Trên đây là một số phương pháp thết kế mã, người sử dụng có thể tuỳ theo tình hình thực tiễn của cơ quan, tổ chức mình mà có phương pháp thiết

kế mã thích hợp

3.3.2 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram):

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách

thức động Tức là mô tả sự di chuyên của dữ liệu Việc xử lý, việc lưu trữ

trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin:

Thủ công Giao tác người máy Tin học hoá toàn phần

-_ Kho chứa đữ liệu:

- Điều khiển:

=] <>

3.3.3 Sơ đồ lubng dit ligu DFD (Data Flow Diagram):

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô ta cũng chính hệ thống thông tin như sơ

đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ đữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng

dữ liệu chí mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và đề làm gì

- Ký pháp đùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Ngôn ngữ sơ đồ luồng đữ liệu DFD dùng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thẻ, tiến trình, kho dữ liệu và đòng đữ liệu

- Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống

thông tin Sơ đồ này không đi sâu vào chỉ tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một

lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, đễ nhìn có thể bỏ qua các kho chứa đữ liệu; bỏ qua các phần xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức ()

Phân rã sơ đồ:

Đề mô tả hệ thống chỉ tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0

là mức 1

Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD:

- Một luồng đữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

- Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn đi cùng nhau thì

có thé tao ra chỉ một luồng duy nhất

- Xử lý luôn phải được đánh mã số

- Vẽ lại kho đữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

- Tên cho xử lý phải là một động từ

- Xử lý phải biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khác với luồng ra từ một

xử lý

- Thông thường một xử lý mà lôgic xử lý của nó được trình bày bằng

ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp

- Cố gắng chỉ đề tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

- Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

- Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó Đây gọi là nguyên tắc cân đối của DFD

- Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi

xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgic trong từ điển hệ thống

4 Thiết kế lôgic một hệ thống thông tin:

Mục đích của thiết kế lôgic là xác định một cách chỉ tiết và chính xác

những cái gì mà hệ thống mới phải làm đề đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ ràng buộc của môi

trường

4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu lôgic đi từ các thông tin đầu ra:

Các bước chỉ tiết khi thiết kế cơ sở đữ liệu đi từ thông tin ra:

Bước 1: Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra

từng đầu ra

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

- Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của mỗi phan tử cụ thé

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh — Là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại những thuộc

tính cơ sở Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

- Chuân hoá mức 1 (INF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa thuộc tính lặp Nếu có thuộc tính định danh riêng và thêm một thuộc tính định đanh cho danh sách gốc

Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2NF)

- Khi đã là chuẩn 1, chuẩn hoá mức 2 (2NF) quy định rằng, trong một

danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách

con mới

- Lay bộ phận của khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh

sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3NF)

- Khi đã là chuẩn hoá mức 2, chuẩn 3 quy định rằng, trong một đanh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm thuộc tính Y và Y phụ thuộc X thì phải tách chúng vào

2 danh sách chứa quan hệ Z„ Y và danh sách chứa quan hệ Y và X

Mô tả các tệp

Sau khi chuẩn hoá mức 3 xong sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở đữ liệu Tên tệp viết chữ in hoa, nằm ở phía trên,

các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có dấu gạch chân

Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu

Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng

tương đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tap hop tat cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó

Bước 4: Xác định khối lượng đữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

- Xác định khối lượng bản ghi cho từng tệp

- Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi

Đối với mỗi tệp cơ sở dữ liệu (gọi là R) ta sử dụng những số đo kinh

điển cho việc tính toán khối lượng đữ liệu:

L(R) Là độ dài một bản ghi tính theo số lượng ký tự

N(R) Là số lượng trung bình các bản ghi của R

NP(R) Là số lượng trang lôgic dùng bởi R

TP là kích thước trang lôgïc thì:

NP(R) = EI[N(R)/E(TP/L())]

Trong đó EI(x) là số nguyên được làm tròn lên của x

E(x) là phần nguyên của x Khối lượng dữ liệu của một sơ đồ sẽ được tính theo công thức:

» N(Ri)(L(Ri) + S + D)

i=l

Trong đó K là tống số các tệp trên sơ đồ Trong thực tế có thể chọn giá

trị trung bình của D là § và giá trị trung bình của S là 12 đề tính

Bước 5: Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc đữ liệu

Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng mũi tên 2 chiều,

nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ 2 mũi tên về hướng đó