ĐỀ tài xây DỰNG PHẦN mềm QUẢN lý bán HÀNG 2

Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cungứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềmdẻo… - Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công

Trang 1

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Trang 3

  

TPHCM, Ngày Tháng Năm 2014 Giáo viên hướng dẫn

Trang 4

Chương I: HIỆN TRẠNG VÀ YÊU CẦU 3

1.1 Hiện Trạng 3

1.1.1 Khảo sát thực tế 3

1.1.2 Mô tả qui trình các công việc liên quan 4

1.1.2.1 Qui trình nhập hàng: 4

1.1.3.2 Qui trình xuất hàng: 5

1.1.4 Các biểu mẫu liên quan 6

1.1.4.1 Biểu mẫu chứng từ nhập 6

1.1.4.2 Biểu mẫu chứng từ xuất 7

1.1.4.3 Biểu mẫu báo cáo xuất, nhập, tồn hàng 7

1.1.5 Các qui định ràng buộc có liên quan 8

1.1.5.1 Qui định về định mức tồn kho tối thiểu 8

1.1.5.1.1 Mục đích: 8

1.1.5.1.2 Nội dung: 8

1.2 Yêu cầu chức năng phần mềm 9

Chương II: THIẾT KẾ PHẦN MỀM 10

2.1 Thiết kế dữ liệu 10

2.1.1 Sơ đồ logic 10

2.1.2 Danh sách các thành phần của sơ đồ 10

2.1.3 Danh sách các thuộc tính của từng thành phần 11

2.1.3.1 Thành phần LoaiHang 11

2.1.3.2 Thành phần DMHH 11

2.1.3.3 Thành phầnCTPNX 11

2.1.3.5 Thành phần GIABAN 12

2.1.3.6 Thành phần PNX 12

2.1.3.7 Thành phần NhanVien 12

2.1.3.8 Thành phần DMKH 12

2.1.4 Danh sách các ràng buộc: 13

Trang 5

2.1.4.4 Ràng buộc toàn vẹn về miền giá trị: 18

2.2 Thiết kế giao diện 19

2.2.1 Sơ đồ màn hình: 19

2.2.2 Danh sách các màn hình 19

2.2.3 Mô tả chi tiết từng màn hình 20

2.3 Thiết kế xử lý 23

Chương III: CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM 27

3.1 Cài đặt 27

Chương IV: TỔNG KẾT 28

4.1 Đánh giá ưu khuyết điểm 28

4.1.1 Ưu điểm 28

4.1.2 Khuyết điểm: 28

4.3 Hướng mở rộng tương lai 29

Trang 6

LỜI MỞ ĐẦU

- Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền kinh tếvững mạnh và hiệu quả Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thịtrường hiện nay thì quá trình bán hàng có vai trò rất lớn, quyết định sự tồntại và phát triển của doanh nghiệp

- Trong những năm gần đây, sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thịtrường nền kinh tế nước ta có nhiều biến động Hoạt động kinh doanh nóichung hầu hết các doanh nghiệp đều đổi mới, bước đầu đã hoà nhập vớinền kinh tế khu vực và cả thế giới Đặc biệt, đối với các doanh nghiệpthương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những yếu tố quan trọngtrong việc tiêu thụ hàng hoá, là một nghệ thuật kinh doanh của từng doanhnghiệp Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cungứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềmdẻo…

- Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanhnghiệp thì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi)các loại hàng hoá giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán

và khách hàng đều cần được quản lí, theo dõi hàng ngày Quy mô và sốlượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì số lượng thông tincàng nhiều, càng quan trọng và phức tạp Chính vì thế sẽ mất nhiều thờigian, công sức để quản lí để dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lí,khai thác và xử lí các thông tin trên

- Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí

sẽ làm cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng

Trang 7

góp ý kiến của thầy và các bạn để có thể từng bước xây dựng chương trìnhngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn.

- Em xin chân thành cảm ơn !

Trang 8

Chương I:

HIỆN TRẠNG VÀ YÊU CẦU

1.1 Hiện Trạng

1.1.1 Khảo sát thực tế

- Đề tài được thực hiện tại công ty Long Nhật Là công ty chuyên kinh

doanh về đồ điện tử, điện thoại di động, tivi, máy nghe nhạc, máy vitính… đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ, đặc biệt là chưa sử dụngphần mềm kế toán, các hoạt động bán hàng diễn ra chủ yếu bằng thủ côngnên tốn kém nhiều thời gian và chi phí Vì thế trở ngại trong việc bán hàng

là không tránh khỏi

- Qua quá trình khảo sát chúng tôi đã thu thập đc những thông tin nghiệp vụ

như sau:

- Công ty Long Nhật kinh doanh nhiều loại mặt hàng Mỗi loại mặt hàng

công ty phân biệt nó dựa trên mã mỗi loại mặt hàng, mỗi mặt hàng đềuthuộc vào một loại mặt hàng duy nhất và lưu trữ kèm theo thông tin về tênhàng, đơn vị tính, nơi sản xuất, số lượng tồn đầu kỳ Theo từng thời điểmmỗi mặt hàng được công ty ấn định giá bán khác nhau Các mặt hàngđược công ty nhập về từ nhiều đối tác khác nhau thông tin mà công ty cầnlưu trữ đối với mỗi đối tác gồm có: tên công ty hoặc tên người đại diện,địa chỉ, số điện thoại Khi nhập hàng hoặc xuất hàng công ty sẽ lập chứng

từ tùy theo nhu cầu là xuất hay nhập mỗi chứng từ sẽ có các thông tin như

số phiếu, ngày lập phiếu, tên công ty hoặc người đại diện phía đối tác, tênnhân viên lập phiếu, chi tiết về số lượng, giá bán của từng mặt hàng vàtổng tiền các mặt hàng của chứng từ Công ty có nhiều nhân viên kinhdoanh mỗi nhân viên công ty cần lưu trữ thông tin để quản lý gồm mã

nhân viên, tên nhân viên, địa chỉ, số điện thoại

Trang 9

1.1.2 Mô tả qui trình các công việc liên quan

1.1.2.1 Qui trình nhập hàng:

- Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về việc nhập hàng, phòngmua hàng lập một bản tiến độ mua hàng Tiến độ nhập hàng được lập theobiểu mẫu đính kèm quy định này

- Tiến độ nhập hàng đượ chuyển cho phòng mua hàng, kho biết để chủ độngsắp xếp công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách

- Kiểm tra hàng hoá: Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhânviên mua hàng, nhân viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hànghoá

- Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định sốlượng theo phương pháp đồng dạng

- Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng

- Kiểm tra về qui cách

- Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xácnhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng

- Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thoảthuận, phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theođúng hợp đồng

- Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho Thủ kho lậpphiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòngcung ứng, phòng bán hàng Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính

Trang 10

1.1.3.2 Qui trình xuất hàng:

- Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho kháchhàng, xuất chuyển cho siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thayhàng bị hư (đổi hàng cho khách)

- Các bộ phận cần nhập hàng phải gởi giấy đề nghị về phòng bán hàng vàosáng thứ 3, 5, 7 hàng tuần Nhu cầu nhập hàng phải được lập kế hoạch từtrước, trừ trường hợp đặc biệt thì bộ phận yêu cầu phải giải trình chophòng bán hàng biết

- Nhân viên quản trị hàng hóa của phòng bán hàng tập hợp tất cả các phiếuyêu cầu xuất hàng của các nơi, căn cứ vào lượng hàng bán của từng địađiểm, bản hàng tồn kho thành phẩm, quy định phân hàng của từng điểmbán Sau đó kiểm tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của các nơi Sau đóxác nhận lên phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 bản trình Trưởngphòng bán hàng ký Liên chính giao cho kế toán để xuất hoá đơn, liên 2giao cho thủ kho để lấy hàng, liên 3 giữ lại

- Sau đó nhân viên quản trị hàng, phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận,nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho

- Thủ kho căn cứ vào yêu cầu xuất hàng của NV quản trị hàng hóa, căn cứvào phiếu xuất hàng kiểm tra các hàng yêu cầu xuất còn tại kho haykhông

- Nêu các mặt hàng yêu cầu xuất còn thì thu kho lập phiếu xuất kho theođúng nguyên tắc kế tóan Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận

ký vào ô người nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm một bản

- Nếu có một trong những mặt hàng yêu cầu đặc không còn tại kho thì thủkho tiến hành báo cho NV quản trị hàng và chờ quyết định của NV quảntrị

- Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về cácthông sồ: quy cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm Nếu phát hiệnkhông đạt yêu cầu, phải đổi hàng khác, báo lại cho phòng bán hàng kếtquả

Trang 11

- Nhân viên giao nhận sau đó liên hệ kế toán để xuất hoá đơn (đối với kháchhàng cần hoá đơn).

- Sau khi nhận được thông tin của nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tra lạiđầy đủ các nội dung như tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá, thànhtiền, tổng cộng, số phiếu, chữ ký Nếu đạt thì xuất hoá đơn

1.1.4 Các biểu mẫu liên quan.

1.1.4.1 Biểu mẫu chứng từ nhập.

Trang 12

1.1.4.2 Biểu mẫu chứng từ xuất.

1.1.4.3 Biểu mẫu báo cáo xuất, nhập, tồn hàng.

Trang 13

1.1.5 Các qui định ràng buộc có liên quan.

1.1.5.1 Qui định về định mức tồn kho tối thiểu

1.1.5.1.1 Mục đích:

- Đảm bảo trong kho luôn có một lượng hàng “tối thiểu”, phục vụ theo yêucầu khách hàng Định mức tồn kho tối thiểu vừa phải đáp ứng yêu cầu củakhách hàng về số lượng hàng hoá, vừa phải hạn chế mức thấp nhất chi phítồn kho cho công ty

- Định mức tồn kho do phòng bán hàng lập, trình Giám đốc công tyduyệt Phòng cung ứng, kho, phòng kế toán có trách nhiệm tham mưucho Phòng bán hàng trong việc lập định mức tồn kho tối thiểu

- Định mức tồn kho tối thiểu được xem xét hàng quý Trước ngày 5 củaquý sau, Trưởng phòng bán hàng lập báo cáo của mức tồn kho cáctháng trong quý trước, so sánh định mức tồn kho của các kỳ trước Lýgiải nguyên nhân tăng, giảm của định mức tồn kho trình Giám đốccông ty xem xét

- Việc xây dựng định mức tồn kho được thực hiện theo các bước sau:

 Lập báo cáo bán hàng qua từng tuần, theo từng tháng, theo quý

 So sánh mức bán hàng theo từng quý khác, tháng, từng khácnhau

 Phát hiện các chu kỳ bán hàng trong năm

 Các tuần, tháng, quý số lượng bán hàng gần giống nhau đượcgom lại

 Xác định số lượng bán hàng trung bình của các khoảng thờigian giớng nhaum trung bình tháng, trung bình quý

 So sánh mức độ chênh lệnh giữa các khoảng thời gian giốngnhau và trung bình tháng, quý

Trang 14

 Nếu chên lệch không quá 10 % tức là không có bán hàng theomùa, công ty sử dụng định mức bán hàng trung bình theo năm,nếu chênh lệch quá 10 % thì phải tính định mức theo mùa.

1.2 Yêu cầu chức năng phần mềm.

- Quản lý danh mục các loại hàng mỗi loại hàng có một mã loại hàng đểphân biệt với các loại hàng khác

- Quản lý danh mục các mục hàng hóa mỗi hàng có một mã hàng hóa đểphân biệt với các mục hàng hóa khác

- Danh mục các đối tác đang hợp tác với công ty trong đó bao gồm các nhàcung cấp hàng hóa, hay các khách hàng mua hàng hóa của công ty Mỗiđối tác có một mã đối tác để phân biệt với các đối tác khác nhau để không

bị trùng lặp

- Danh sách các phiếu nhập hàng cần được lưu trữ thông tin và mỗi phiếucần có một số phiếu phân biệt cần khi muốn nhập hàng hóa từ các công tyđối tác khác nhau, hay khi cần ta phải in các thông tin trong phiếu cần biết

rõ ràng thông tin của đối tác và rõ ràng về số lượng đơn giá trong các thờigian nhập khác nhau và cần lưu trữ các thông tin này

- Danh sách các phiếu bán (xuất) hàng cần được lưu trữ thông tin và mỗiphiếu cần có một số phiếu phân biệt cần khi muốn bán (xuất) hàng hóa từcác công ty đối tác khác nhau, hay khi cần ta phải in các thông tin trongphiếu cần biết rõ ràng thông tin của đối tác và rõ ràng về số lượng đơn giátrong các thời gian khác nhau và cần lưu trữ các thông tin này

- Cần lưu trữ các danh mục một các logic để khi cần dễ dàng tìm kiếm

- Lưu trữ giá mua, hay giá bán trong các thời gian khác nhau trong từngthời kỳ

Chương II:

THIẾT KẾ PHẦN MỀM

Trang 15

2.1 Thiết kế dữ liệu.

2.1.1 Sơ đồ logic.

ST

1 LoaiHang Dùng lưu dữ thông tin từng loại mặt

hàng Loại hàng

2 DMHH Dùng lưu trữ thông tin từng mặt hàng Danh mục hàng

hóa

3 GIABAN Dùng lưu trữ giá bán của từng mặt hàng Giá bán

4 CTPNX Dùng lưu trữ thông tin các mặt trong các

phiếu nhập xuất

Chi tiết phiếunhập xuất

5 PNX Dùng lưu trữ thông tin các phiếu nhập

xuất Phiếu nhập xuất

6 NhanVie

n Dùng lưu trữ thông tin các nhân viên Nhân viên

7 DMKH Dùng lưu trữ thông tin các khách hàng Danh mục khách

hàng

Trang 16

2.1.3 Danh sách các thuộc tính của từng thành phần.

STT Thuộc tính Kiểu Miền giá trị Ghi chú

1 maLoai text 6 Mã loại hàng

2 Tenloai text 50 Tên loại hàng

4 NOISX text 50 Nơi sản xuất

5 SLTONDAU number Long integer SL tồn đầu

6 maloai text 6 Mã loại hàng

1 SOPHIEU text 50 Số phiếu

2 MAHANG text 6 Mã hàng

3 SOLUONG Number integer Số lượng

4 DONGIA Number Long integer Đơn giá

2.1.3.4

Trang 17

2.1.3.5 Thành phần GIABAN

1 MAHANG text 6 Mã hàng

2 NGAY Datetime Short datetime Ngày hiệu lực

3 DONGIA Number Decimal Đơn giá

1 SOPHIEU Text 50 Số phiếu

2 NGAY Datetime Short datetime Ngày lập

3 MAKH Text 6 Mã khách hàng

4 SOTIEN Number Long integer Tổng tiền

5 Nguoidd Text 6 Mã nv lập

1 MaNV text 6 Mã nhân viên

2 HoTen Text 50 Họ tên NV

3 DiaChi Text 100 Địa chỉ

4 SDT Text 15 Số điện thoại

1 MAKH text 6 Mã khách hàng

2 TENKH text 50 Tên khách hàng

3 DIACHI Text 100 Địa chỉ

4 DienThoai Text 15 Số điện thoại

Trang 18

2.1.4 Danh sách các ràng buộc:

Mã số Mô tả Thành phần liên quan Ghi chúR1 Ràng buộc khóa chính LoaiHang MaLoaiR2 Ràng buộc khóa chính DMHH MAHANGR3 Ràng buộc khóa chính NhanVien MANVR4 Ràng buộc khóa chính DMKH MAKHR5 Ràng buộc khóa chính GIABAN MAHANG,

NGAYR6 Ràng buộc khóa chính CTPNX SoPhieu, MaHangR7 Ràng buộc khóa chính PNX SOPHIEUR8 Ràng buộc khóa ngoại LoaiHang, DMHH maLoaiR9 Ràng buộc khóa ngoại DMHH, GIABAN MAHANGR10 Ràng buộc khóa ngoại DMHH, CTPNX MAHANGR11 Ràng buộc khóa ngoại PNX, CTPNX SOPHIEUR12 Ràng buộc khóa ngoại DMKH, PNX MAKHR13 Ràng buộc khóa ngoại NhanVien, PNX MaNVR14 Ràng buộc miền giá trị CTPNX SoLuongR15 Ràng buộc miền giá trị CTPNX DonGiaR16 Ràng buộc miền giá trị GIABAN DonGia

+ +/-(*)

- Bối cảnh: DMHH

Trang 20



Trang 22

R7 Thêm Sửa Xóa

Trang 23

CTPNX + +

-

Trang 25

2.1.4.4 Ràng buộc toàn vẹn về miền giá trị:

 Bối cảnh: CTPNX

R14:∀s∈ CTPNX

s.SoLuong > 0Cuối ∀

Bảng tầm ảnh hưởng

Trang 26

2.2

Trang 27

Form chính

Cập nhật Nhập xuất Báo cáo Trợ giúp Loại hàng

Giá bán Hàng hóa

STT Mã số Loại Ý nghĩa Ghi chú

1 Form chính giao diện Chứa các màn hình chức năng

2 Loại hàng Nhập liệu Chỉnh sửa thông tin loại hàng

3 Hàng hóa Nhập liệu Chỉnh sửa thông tin mặt hàng

4 Giá bán Nhập liệu Chỉnh sửa thông tin giá bán

5 Khách hàng Nhập liệu Chỉnh sửa thông tin khách hàng

6 Nhân viên Nhập liệu Chỉnh sửa thông tin nhân viên

Thống kê số lượng hàng xuấtnhập tồn và in báo cáo theo kỳ

9 Trợ giúp Hệ thống Hướng dẫn sử dụng

Trang 28

- Màn hình loại hàng gồm có các chức năng thêm, sửa, xóa các loại mặthàng trong công ty

Cho người dùng nhập thông tin và lưu vào csdl

Cho người dùng nhập thông tin (không cho sửamã) và lưu vào csdl

Xát nhận xóa và gỡ bỏ thông tin ra khỏi hệ thống

H02

3 Xóa mặt

hàng

Xóa 1 hàng đã có trong hệ thống

H03

4 Tìm kiếm

hàng

Tìm kiếm thông tin mặt hàng

Nhận các tiêu chuẩn tìm kiếm và trả về kết quả

Trang 29

1 Thêm 1 giá

bán hàng

Thêm giá bán 1 hàng mới vào hệ thống

G01

2 Sửa 1 giá

bán hàng

Sửa giá bán 1 hàng đã có trong

hệ thống

G02

3 Xóa 1 giá

bán hàng

Xóa giá bán 1 hàng đã có trong

hệ thống

K03

4 Tìm kiếm Tìm thông tin

khách hàng

K04

Trang 30

Màn hình nhân viên gồm có các chức năng thêm, sửa, xóa các nhân viêncủa công ty

C01(nhập), C001(xuất)

2 Sửa chứng

từ

Sửa thông tin 1 chứng từ đã có trong hệ thống

C03

4 Tìm kiếm Tìm kiếm thông

tin chứng từ

C04

5 In chứng từ In chứng từ đã

lưu vào hệ thống

In thông tin chứng từ người dùng chọn

C05

Định dạng
Số trang	37
Dung lượng	336,4 KB