Hệ thống quản lý chất l-ợng trình bày trong cuốn Sổ tay chất l-ợng này đ-ợc áp dụng cho các hoạt động quản lý Nhà n-ớc về tiêu chuẩn - đo l-ờng - chất l-ợng của Chi cục Tiêu chuẩn - Đo l
Trang 1Së Khoa häc vµ C«ng nghÖ Hµ néi Chi côc Tiªu chuÈn - §o l-êng - ChÊt l-îng
Tµi liÖu hÖ thèng qu¶n lý chÊt l-îng
Sæ tay chÊt l-îng
Ban hµnh lÇn 2, ngµy 31.3.2009
Trang 2Sổ tay chất l-ợng
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 2/18
Theo dõi sửa đổi tài liệu
Chữ ký
Mục lục
Trang 3Ch-¬ng
môc
g
Trang 4Sổ tay chất l-ợng
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 4/18
Cuốn sổ tay chất l-ợng này là tài liệu tổng quát trong các văn bản của hệ thống quản
lý chất l-ợng của Chi cục Tiêu chuẩn - Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội, nhằm mô tả các hoạt động quản lý chất l-ợng trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO
9001 : 2000 để thực hiện đúng chính sách, mục tiêu chất l-ợng do lãnh đạo Chi cục
đề ra
Hệ thống quản lý chất l-ợng trình bày trong cuốn Sổ tay chất l-ợng này đ-ợc áp dụng cho các hoạt động quản lý Nhà n-ớc về tiêu chuẩn - đo l-ờng - chất l-ợng của Chi cục Tiêu chuẩn - Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội, gồm các lĩnh vực chủ yếu sau:
- Kiểm định và hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo l-ờng;
- Quản lý chuẩn và thiết bị đo l-ờng
- Thử nghiệm chất l-ợng hàng hoá;
- Kiểm tra đo l-ờng và chất l-ợng hàng hoá;
- Công bố hợp chuẩn, hợp quy;
- Mua hàng hoá dịch vụ;
- Quản lý văn th-
- Tiêu chuẩn - đo l-ờng - chất l-ợng : TC-ĐL-CL
- Phòng Quản lý Tiêu chuẩn Chất l-ợng : TC
- Phòng Quản lý Đo l-ờng: ĐL
- Phòng Kiểm định ph-ơng tiện đo: KĐ
- Phòng Thử nghiệm chất l-ợng: TN
- Phòng Hành chính - Tổng hợp: HC
- Sổ tay chất l-ợng : STCL
- Thủ tục : TT
- Qui định: QĐ
- H-ớng dẫn: HD
- Biểu mẫn: BM
phố Hà nội, Chi cục Tiêu chuẩn - Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội có chức năng, nhiệm
vụ nh- sau:
1 Chi cục Tiờu chuẩn Đo lường Chất lượng là tổ chức trực thuộc Sở Khoa học
và Cụng nghệ, cú chức năng tham mưu, giỳp Giỏm đốc Sở Khoa học và Cụng nghệ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lĩnh vực tiờu chuẩn, đo lường, chất lượng; thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước và quản lý cỏc dịch vụ cụng về lĩnh vực tiờu chuẩn, đo lường, chất lượng trờn địa bàn tỉnh theo quy định của
phỏp luật
2 Chi cục Tiờu chuẩn Đo lường Chất lượng cú tư cỏch phỏp nhõn, cú con dấu và
cú tài khoản riờng; chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, biờn chế và
Trang 5hoạt động của Sở Khoa học và Công nghệ, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hoá của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
4.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
1 Nghiên cứu, xây dựng trình Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ để trình cấp
có thẩm quyền dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, văn bản triển khai thực hiện cơ chế, chính sách và pháp luật của nhà nước về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hoá phù hợp với điều kiện cụ thể của địa phương
2 Trình Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ ban hành theo thẩm quyền hoặc
để Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ trình cấp có thẩm quyền ban hành chương trình, quy hoạch và kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về phát triển hoạt động tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, đo lường, thử nghiệm, chất lượng sản phẩm, hàng hoá trên địa bàn
3 Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các chương trình, quy hoạch, kế hoạch hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và quy chuẩn
kỹ thuật, quản lý đo lường, quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hoá sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến kiến thức và pháp luật về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hoá tại địa phương
4 Thực hiện các nhiệm vụ về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng quy định tại khoản 8 mục II Phần I Thông tư liên tịch số 05/2008/TTLT-BKHCN-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2008 của Bộ Khoa học và Công nghệ và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn về khoa học và công nghệ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện
5 Phối hợp với các cơ quan có liên quan thực hiện thanh tra chuyên ngành về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hoá trên địa bàn theo phân công, phân cấp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
6 Tổ chức triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương theo phân cấp hoặc ủy quyền của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ
7 Hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hoá cho các tổ chức, cá nhân có liên quan; tổ chức nghiên cứu, áp dụng, chuyển giao tiến bộ khoa học và công nghệ trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa
8 Quản lý và tổ chức thực hiện hoạt động dịch vụ kỹ thuật về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hoá; tổ chức việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí và các khoản thu khác liên quan đến hoạt động tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hoá theo quy định của pháp luật
9 Quản lý tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng và tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật
10 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ giao
Trang 64.3 Cơ cấu tổ chức của Chi cục
Phòng Quản lý Tiêu
chuẩn - Chất l-ợng
Chi cục tr-ởng
Các Phó Chi cục tr-ởng
Phòng kiểm định Ph-ơng tiện đo Phòng Thử nghiệm chất l-ợng Phòng Hành chính Tổng hợp Phòng Quản lý
Đo l-ờng
Trang 74.3.1 Lãnh đạo Chi cục
4.3.1.1 Chi cục tr-ởng :
Phụ trách chung hoạt động của Chi cục và trực tiếp phụ trách các công việc:
- Kế toán,
- Tài chính,
- Tổ chức - bộ máy,
- Khen th-ởng, kỷ luật
4.3.1.2 Các phó Chi cục Tr-ởng:
Theo phân công trong ban lãnh đạo Chi cục (công văn số 135/TĐC-HN), các phó Chi cục tr-ởng phụ trách các công tác:
- Hoạt động quản lý tiờu chuẩn chất lượng sản phẩm hàng húa,
- Hoạt động quản lý đo l-ờng trên địa phận Hà Nội,
- Hoạt động thử nghiệm chất l-ợng,
- Hoạt động kiểm định, hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo,
- Chỉ đạo thực hiện đề án Trạm Đo l-ờng khu vực,
- Tổng hợp báo cáo thực thi kế hoạch công tác của Chi cục,
- Đại diện lãnh đạo trong hệ thống ISO của Chi cục,
- Đại diện lãnh đạo trong Hệ thống VILAS của Chi cục,
- Thực hiện các công tác khác khi đ-ợc Chi cục tr-ởng ủy nhiệm, phân công
4.3.2 Các đơn vị thuộc Chi cục
- Nhân sự: xem Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức HC-01
- Nhiệm vụ chính: quản lý các công tác:
+ Hành chính, văn th-, l-u trữ;
+ Quản lý Tài chính Chi cục;
+ Công tác tổ chức, quản lý cán bộ;
+ Công tác quản trị, quản lý tài sản cơ quan;
+ Bảo vệ, phục vụ;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công
- Nhân sự: xem Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức TC-01
- Nhiệm vụ chính:
+ Tham gia xây dựng các chính sách, ch-ơng trình, kế hoạch, các quy định của Thành phố về hoạt động quản lý tiêu chuẩn, chất l-ợng hàng hoá
+ Xây dựng kế hoạch hoạt động tiêu chuẩn - chất l-ợng
+ Tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động quản
lý chất l-ợng hàng hoá trên địa bàn Thành phố Hà Nội, h-ớng dẫn áp dụng tiêu chuẩn (TCVN; TC n-ớc ngoài; TC quốc tế) cho các tổ chức, doanh nghiệp đóng trên địa bàn
+ H-ớng dẫn các doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
Trang 8Sổ tay chất l-ợng
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 8/18
+ H-ớng dẫn các doanh nghiệp đóng trên địa bàn Thành phố thực hiện công
bố tiêu chuẩn chất l-ợng; công bố hàng hoá phù hợp tiêu chuẩn và tổ chức tiếp nhận các công bố đó
+ Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về chất l-ợng hàng hoá tại các đơn vị sản xuất và trong l-u thông
+ Là đầu mối tổ chức hoạt động t- vấn, hỗ trợ các tổ chức doanh nghiệp; tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ về tiêu chuẩn, chất l-ợng
+ Tham gia tổ chức hoạt động t- vấn cho các tổ chức, doanh nghiệp về áp dụng các hệ thống quản lý chất l-ợng tiên tiến, các công cụ quản lý khác + Đầu mối giải quyết các khiếu nại về chất l-ợng hàng hoá
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công
- Nhân sự: xem Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức ĐL-01
- Nhiệm vụ chính: quản lý các công tác:
+ Tham gia việc xây dựng các chính sách, các quy định, các ch-ơng trình, kế hoạch của Thành phố về hoạt động quản lý đo l-ờng
+ Tổ chức tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt
động đo l-ờng trên địa bàn
+ Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về kiểm tra hàng
đóng gói sẵn, kiểm định ph-ơng tiện đo, sai số trong phép đo và các quy
định khác về đo l-ờng
+ H-ớng dẫn các doanh nghiệp đóng trên địa bàn Thành phố thực hiện nghiêm chỉnh Pháp lệnh Đo l-ờng và các văn bản pháp luật về đo l-ờng + Đầu mối giải quyết các khiếu nại về đo l-ờng
+ Tổ chức quản lý, giám sát các đơn vị đ-ợc công nhận khả năng kiểm định trên địa bàn Thành phố Hà Nội
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công
- Nhân sự: xem Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức KĐ-01
- Nhiệm vụ chính: quản lý các công tác:
+ Xây dựng, l-u giữ và phát triển hệ thống chuẩn cao nhất của Thành phố Hà Nội đối với các đại l-ợng đo đ-ợc Tổng cục TC-ĐL-CL công nhận (cơ,
điện, áp suất, nhiệt, lực - độ cứng, độ ẩm không khí, l-u l-ợng khí, khối l-ợng, dung tích );
+ Thực hiện kiểm định, hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo thuộc các đại l-ợng đo
đ-ợc công nhận
+ Nghiên cứu xây dựng, áp dụng những quy định kỹ thuật mới trong kiểm
định, hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo thuộc các đại l-ợng trên;
+ Nghiên cứu xây dựng, phát triển hệ thống kiểm định, hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo mới theo yêu cầu thực tế phát triển KT-XH Thủ đô;
+ Duy trì và phát triển phòng đo l-ờng, hiệu chuẩn theo ISO/IEC 17025: 2005
đã đ-ợc VILAS công nhận (VILAS 204);
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công
Trang 94.3.2.5. Phòng Thử nghiệm chất l-ợng:
- Nhân sự: xem Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức TN-01
- Nhiệm vụ chính:
+ Thực hiện tổ chức đánh giá, thử nghiệm chất l-ợng sản phẩm, hàng hoá
đ-ợc sản xuất, l-u thông trên địa bàn Thành phố Hà Nội theo yêu cầu của quản lý nhà n-ớc về chất l-ợng sản phẩm hàng hoá của các cơ quan chức năng;
+ Nghiên cứu xây dựng và áp dụng những quy định kỹ thuật mới trong thử nghiệm chất l-ợng sản phẩm hàng hoá, các chỉ tiêu và sản phẩm mới theo yêu cầu thực tế của phát triển KT-XH Thủ đô;
+ Tham gia Xây dựng Tiêu chuẩn cơ sở, Tiêu chuẩn Việt Nam;
+ Xây dựng, duy trì và phát triển phòng thử nghiệm theo ISO/IEC 17025:
2005 đ-ợc VILAS công nhận;
+ Tổ chức, quản lý hoạt động dịch vụ kỹ thuật về chất l-ợng sản phẩm hàng hoá trên địa bàn Thành phố Hà Nội;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công.hiện các nhiệm
vụ khác khi đ-ợc lãnh đạo phân công
5. Chính sách và mục tiêu chất l-ợng của Chi cục
- Chi cục tr-ởng công bố chính sách, mục tiêu chất l-ợng, trong đó chính sách chất l-ợng là cơ sở để thiết lập và xem xét mục tiêu chất l-ợng;
- Tuỳ theo từng giai đoạn phát triển, Chi cục tr-ởng xem xét tính phù hợp của chính sách, mục tiêu chất l-ợng và sửa đổi nếu cần
1. Cấu trúc hệ thống văn bản:
Hệ thống quản lý chất l-ợng theo TCVN ISO 9001 : 2000 của Chi cục Tiêu chuẩn -
Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội đ-ợc xây dựng trên cơ sở các tầng văn bản d-ới đây: Tầng 1 (T1): Sổ tay chất l-ợng là qui định cung cấp thông tin tổng quan về Hệ thống
quản lý chất l-ợng của Chi cục
Tầng2 (T2): Thủ tục là qui định mô tả trình tự và trách nhiệm thực hiện các quá
trình trong Hệ thống quản lý chất l-ợng Các thủ tục sẽ đ-ợc viện dẫn trong từng nội dung t-ơng ứng của Sổ tay chất l-ợng
Tầng 3 (T3): Bao gồm các tài liệu mô tả chi tiết thực hiện các công việc cụ thể nh-:
- H-ớng dẫn công việc (các ph-ơng pháp kiểm định hay thử nghiệm thuộc diện này)
- Bản mô tả chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các phòng
Tầng 4 (T4): gồm các biểu mẫu và sơ đồ cung cấp bằng chứng về hoạt động của Hệ
thống quản lý chất l-ợng
Hệ thống văn bản này sẽ đ-ợc xem xét, bổ sung, sửa đổi khi cần thiết để thích ứng với sự thay đổi trong hoạt động của Chi cục
Biểu đồ phân tầng của hệ thống văn bản theo ISO 9001 : 2000
Trang 10Sổ tay chất l-ợng
Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 10/18
Trong dịch vụ hành chính
2 Thực hiện của Chi cục đối với yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2000
(Đánh số sau đây theo các yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2000)
4 Hệ thống quản lý chất l-ợng
4.1 Yêu cầu chung
Xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất l-ợng bằng văn bản
phù hợp với yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc tế, TCVN ISO 9001: 2000 Chi cục sẽ:
- Xác định các Quá trình cần thiết cho Hệ thống và triển khai áp dụng trong toàn
Chi cục;
- Xác định trình tự và tác động qua lại của các quá trình này; Đề ra các Chuẩn
mực và biện pháp giám sát để đảm bảo thực hiện và kiểm soát các Quá trình
một cách có hiệu quả;
- Đảm bảo các nguồn lực và thông tin cần thiết hỗ trợ cho các hoạt động của Quá trình đó;
- Đánh giá, phân tích, áp dụng các biện pháp cần thiết và cải tiến liên tục để đạt
đ-ợc các kết quả dự của Quá trình
4.2 Yêu cầu về văn bản
Các thủ tục (Tầng 2)
Các h-ớng dẫn công việc (Tầng 3)
Các tài liệu hỗ trợ (Tầng 4)
Sổ tay chất l-ợng (Tầng 1)
Mô tả:
- Chính sách, mục tiêu chất l-ợng
- Nội dung của hệ thống chất l-ợng
Mô tả:
Các thủ tục áp dụng cho hệ thống quản lý chất l-ợng
Mô tả:
Các công việc đ-ợc thực hiệu nh- thế nào
Bao gồm:
- Các biểu mẫu
- Tài liệu ghi chép
Trang 114.2.1 Các văn bản của Hệ thống Quản lý chất l-ợng của Chi cục gồm:
- Chính sách và mục tiêu chất l-ợng
- Sổ tay chất l-ợng
- Các Thủ tục cùng các qui định theo yêu cầu bắt buộc của Tiêu chuẩn và các yêu cầu khác để đảm bảo kiểm soát đ-ợc hệ thống quản lý chất l-ợng của Chi cục một cách có hiệu quả
- Hồ sơ chất l-ợng
4.2.2 Sổ tay chất l-ợng
Sổ tay chất l-ợng của Chi cục gồm các nội dung sau :
- Giới thiệu chung (Mục đích; Phạm vị áp dụng; Thuật ngữ và định nghĩa; Chức năng, nhiệm vụ của Chi cục, Cơ cấu của Chi cục; Chính sách và mục tiêu chất l-ợng của Chi cục)
- Hệ thống Quản lý chất l-ợng của Chi cục (Cấu trúc của Hệ thống văn bản; Thực hiện của Chi cục đối với các yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2000)
- Phụ lục (Danh sách các Thủ tục của Hệ thống đ-ợc ban hành)
4.2.3 Kiểm soát tài liệu
Các tài liệu thuộc Hệ thống Quản lý chất l-ợng của Chi cục đều phải đ-ợc kiểm soát Chi cục xây dựng, ban hành Thủ tục bằng văn bản về :
- Phê duyệt (đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của tài liệu tr-ớc khi ban hành);
- Xem xét và cập nhật khi cần thiết Đảm bảo những thay đổi và tình trạng sửa
đổi hiện hành đ-ợc xác định;
- Đảm bảo các tài liệu thích hợp có sẵn những nơi cần thiết;
- Đảm bảo các tài liệu đ-ợc bảo quản và nhận dạng dễ dàng;
- Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài đ-ợc xác định và kiểm soát;
- Ngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu đã lỗi thời và có các dấu hiệu nhận biết nếu chúng đ-ợc giữ lại
Tài liệu liên quan : Thủ tục Kiểm soát tài liệu (TT - CC - 01)
4.2.4 Kiểm soát Hồ sơ chất l-ợng
Các Hồ sơ theo yêu cầu của Hệ thống Quản lý chất l-ợng sẽ đ-ợc thu thập và bảo quản làm bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn và kiểm soát
có hiệu quả của Hệ thống Quản lý chất l-ợng
Các Hồ sơ chất l-ợng đ-ợc l-u giữ theo yêu cầu dễ thấy, dễ lấy khi cần thiết Tài liệu liên quan: Thủ tục kiểm soát hồ sơ chất l-ợng (TT - CC - 10)
5 Trách nhiệm của lãnh đạo
5.1 Cam kết của lãnh đạo
Lãnh đạo Chi cục cam kết xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến Hệ thống Quản lý chất l-ợng thông qua :
- Lãnh đạo quyết tâm và truyền đạt cho tất cả Cán bộ - Nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng và tích cực tham gia xây dựng, thực hiện Hệ thống Quản lý chất l-ợng;
- Đề ra Chính sách và mục tiêu chất l-ợng; nhấn mạnh yêu cầu thoả mãn Khách hàng và đúng Luật;