HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINHVEMIS.

Nếu thông tin được cập nhập đầy đủ vào hệ thống, các hiệu trưởng sẽ có được các thông tin chính xác về tình trạng hoạt động của cả trường, chất lượng giáo dục của từng khối, lớp, giáo vi

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

VEMIS.Student

Phiên bản 1.2.0

Hà Nội, tháng 8 năm 2012

NHỮNG NGƯỜI BIÊN SOẠN

Lê Viết Thái

Bùi Thị Thúy

Chủ trì biên soạn và hiệu đính: Ngu yễn Thị Thái

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 5

PHẦN 1 HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH 7

Tổng quan 7

Khởi động và kết nối máy chủ lưu CSDL 7

1 HỆ THỐNG 10

1.1 Chọn máy chủ CSDL để kết nối 10

1.2 Xuất dữ liệu lên cấp trên 11

1.3 Kết xuất hồ sơ trường EMIS 12

1.4 Đăng ký các tham số thường dùng 13

1.4.1 Dân tộc thường dùng 13

1.4.2 Tỉnh thường dùng 13

2.KHỐI HỌC/LỚP HỌC 14

2.1 Nhập danh sách học sinh trúng tuyển 14

2.2 Lập danh sách lớp học theo từng khối 16

2.3 Phân học sinh vào lớp học 17

2.4 Sắp xếp danh sách Học sinh theo thứ tự ABC và In 18

2.5 Kết chuyển học sinh lên lớp / Lưu ban 18

3.HỒ SƠ HỌC SINH 20

3.1 Xuất hồ sơ ra Excel 20

3.2 Nạp hồ sơ từ Excel 21

3.3 Nạp và sửa hồ sơ ban đầu 22

3.3.1 Thêm mới hồ sơ học sinh 23

3.3.2 Sửa thông tin học sinh 24

3.3.3 Xóa hồ sơ học sinh 24

3.4 Nạp ảnh học sinh 24

3.5 Chuyên cần 25

3.6 Khen thưởng - Kỷ luật 27

3.7 Chuyển trường 29

3.8 Chuyển lớp 30

3.9 Đăng ký nghỉ học dài hạn 31

3.10 Đăng ký đi học trở lại 32

4 BAN HỌC/MÔN HỌC 33

4.1 Đăng ký ban học (đối với khối THPT) 33

4.2 Đăng ký môn miễn giảm 34

4.3 Đăng ký môn khuyến khích 35

4.4 Đăng ký hệ ngoại ngữ 36

5 KIỂM TRA VÀ THI 37

5.1 Đăng ký kỳ thi 37

5.2 Nhóm thi 38

5.3 Xếp phòng thi cho học sinh 41

5.4 Nhập học sinh bỏ thi 43

5.5 Xuất hồ sơ thi để nhập điểm 44

5.6 Nhập điểm thi 45

6 THỐNG KÊ CÁC BÁO CÁO VÀ TÌM KIẾM 47

6.1 Các biểu mẫu thông kê số lượng học sinh 47

6.2 Tìm kiếm 49

7 TRỢ GIÚP: 50

7.1 Trợ giúp 50

7.2 Thông tin về chương trình: 51

PHẦN 2: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG QUẢN LÍ ĐIỂM 52

1 KHỞI ĐỘNG VÀ KẾT NỐI MÁY CHỦ LƯU CSDL 52

2 QUY ĐỊNH SỐ ĐẦU ĐIỂM MÔN HỌC 55

3 XUẤT BẢNG ĐIỂM RA EXCEL 57

4 NHẬP ĐIỂM TỪ EXCEL VÀO CHƯƠNG TRÌNH 59

5 NHẬP ĐIỂM TRỰC TIẾP TỪ CHƯƠNG TRÌNH 60

6 TÍNH HỌC LỰC MÔN 63

7 XÉT HẠNH KIỂM 63

8 TỔNG KẾT ĐIỂM 64

9 THI LẠI VÀ XÉT LƯU BAN, LÊN LỚP 65

10 XUẤT SỔ ĐIỂM, HỌC BẠ, IN ẤN 66

11 TRỢ GIÚP 67

PHẦN 3 PHỤ LỤC – MỘT SỐ DANH MỤC CẦN THIẾT 69

1 QUỐC GIA (QUỐC TỊCH) 69

2 DÂN TỘC 71

3 DÂN TỘC CHI TIẾT 72

4 CÁC DANH MỤC KHÁC 75

5 TỈNH / TP – QUẬN / HUYỆN – PHƯỜNG / XÃ 77

LỜI GIỚI THIỆU

Hệ thống thông tin giáo dục ở Việt Nam đang tồn tại nhiều bất cập, từ qui chuẩn thông tin, qui trình thu thập đến cơ chế kiểm soát tính chính xác, tính đầy đủ, xác thực của thông tin Tham gia vào giáo dục là một tổ hợp đa dạng các cơ quan quản

lý, các tổ chức chính trị xã hội, các nhà tài trợ, các doanh nghiệp và cả xã hội Dù mỗi

tổ chức, cá nhân có những mối quan tâm riêng nhưng đều có chung một mong muốn

là có được các thông tin dữ liệu giáo dục tin cậy, kịp thời và dễ dàng.

Các công cụ quản lý hoặc thu thập dữ liệu giáo dục hiện thời được phát triển tự phát, nhỏ lẻ nhằm giải quyết các tác nghiệp đơn trên một qui mô cục bộ Với cùng một bài toán nghiệp vụ, các đơn vị phát triển khác nhau sử dụng các qui chuẩn khác nhau Bất cập lớn nhất của các phần mềm này là không thể tổng hợp và cung cấp thông tin lên các cơ quan quản lý cấp trên

Từ năm 2006 đến 2012, với sự hỗ trợ của Cộng đồng châu Âu (EU), Bộ GDĐT

đã triển khai thực hiện Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) Một trong những mục tiêu trọng tâm của Dự án là xây dựng một hệ thống công cụ quản lý thông tin chuẩn mực để sử dụng thống nhất trong ngành (EMIS, PMIS và VEMIS) Trong bối cảnh Chính phủ đang nỗ lực triển khai các hoạt động cải cách hành chính, tin học hóa quản lý, Hệ thống công cụ quản lý thông tin giáo dục thống nhất sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các cơ sở giáo dục, các cơ quan quản lý trung ương, địa phương và các cơ quan quản lý giáo dục thực hiện các chức năng quản lý trên cơ sở một hệ thống dữ liệu tin cậy, kịp thời, thống nhất chuẩn mực theo cả chiều dọc và chiều ngang; phục vụ nhu cầu quản lý đa tầng, đa chiều của nhiều đối tượng tương ứng với nhiệm vụ, chức năng riêng của từng bên.

Việc triển khai thực hiện thống nhất Hệ thống thông tin giáo dục nhằm đổi mới quy trình thu thập, quản lý, lưu trữ, cung cấp và phổ biến thông tin giáo dục; đảm bảo

độ chính xác của dữ liệu; giảm chi phí và tiết kiệm các nguồn lực dành cho việc thu thập thông tin giáo dục của các cơ quan quản lý nhà nước thông qua nguyên tắc dữ liệu được nhập một lần bởi các cơ sở giáo dục và được sử dụng nhiều lần bởi các cơ quan có liên quan Hệ thống này được coi là cơ sở nền tảng để xây dựng và hoàn thiện

Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục Hệ thống sẽ hỗ trợ việc khai thác, tìm kiếm thông tin giáo dục nhằm đảm bảo tính thống nhất trên toàn quốc Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục sẽ tích hợp, phân tích và phổ biến cho các bên quan tâm nhằm đưa ra các quyết định hỗ trợ giáo dục một cách hiệu quả và đúng mục tiêu.

Ngày 13 tháng 2 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra Quyết định số 558/QĐ-BGDĐT về việc sử dụng thống nhất phần mềm VEMIS trong các

trường phổ thông nhằm xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo dục Theo Quyết định, Hệ thống phần mềm quản lý trường học VEMIS có các phân hệ sau:

1 Phân hệ Quản lý học sinh;

2 Phân hệ Quản lý thư viện;

3 Phân hệ Quản lý thiết bị;

4 Phân hệ Quản lý nhân sự;

5 Phân hệ Quản lý giảng dạy;

6 Phân hệ Quản lý tài chính –tài sản;

7 Phân hệ giám sát – đánh giá (M&E);

Sử dụng hệ thống này, hiệu trưởng sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc nắm bắt và giám sát diễn biến và kết quả các hoạt động trong nhà trường và chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu của cấp trên Nếu thông tin được cập nhập đầy đủ vào hệ thống, các hiệu trưởng sẽ có được các thông tin chính xác về tình trạng hoạt động của cả trường, chất lượng giáo dục của từng khối, lớp, giáo viên để từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh thích hợp

Để hỗ trợ người sử dụng một cách thiết thực, trong phạm vi cuốn sách này, chúng tôi không đề cập đến những kiến thức và kỹ năng cơ bản của máy tính và hệ thống mạng mà chỉ giới thiệu những thao tác cơ bản nhất phục vụ cho việc sử dụng phần mềm VEMIS để phục vụ người sử dụng thực hiện những công việc hàng ngày

Trong quá trình thực hiện, chắc chắn sẽ có những khó khăn nảy sinh liên quan

đế n ngườ i sử dụng Yêu cầu đặt ra đối với tất cả những người tham gia vào hệ thống là cần hiểu rõ các lợi ích to lớn và lâu dài của việc sử dụng hệ thống VEMIS để sử dụng vào các lĩnh vực hoạt động của nhà trường Việc tiếp cận để làm chủ hệ thống này là một yêu cầu mang tính thách thức, nhưng lại là đòi hỏi mang tính cấp bách nhằm đáp ứng những nhu cầu quản lý mới đang ngày càng gia tăng

Dự án SREM trân trọng giới thiệu Bộ Tài liệu Hướng dẫn sử dụng các phân

hệ trong hệ thống phần mềm quản lý trường học VEMIS tới các cán bộ sử dụng hệ thống Hy vọng Bộ Tài liệu này sẽ hỗ trợ bước đầu cho những người mới tiếp cận với

Hệ thống phần mềm VEMIS

Nhân dịp này, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến hàng trăm cán bộ, giáo viên

từ các tỉnh thành trong cả nước đã cộng tác, giúp đỡ, hỗ trợ Dự án xây dựng thành công Hệ thống này.

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN SREM

PHẦN 1 HƯỚNG DẪN CHUNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỌC SINH

Tổng quan

Phân hệ Quản lý học sinh (VEMIS_Student) là một trong 7 phân hệ của Hệ thống quản lý thông tin trường học VEMIS Ngoài tính năng quản lý các thông tin của học sinh (HS), phân hệ này còn giải quyết tốt bài toán quản lý quá trình học tập của HS Trách nhiệm nhập điểm HS có thể được qui định khác nhau, tùy theo hoàn cảnh và đặc điểm của từng trường Có nơi có thể nhập tập trung (từ các máy tính trong mạng LAN của nhà trường) hoặc nhập theo các fi le Excel để đọc vào chương trình

VEMIS_Student có thể ứng dụng cho hầu hết các loại hình trường phổ thông ở Việt Nam, kể cả các trường đa cấp, trường DTNT và TTGDTX Để chương trình đáp ứng tốt với từng loại hình trường, người sử dụng (NSD) cần nắm vững các nguyên tắc làm việc cơ bản trong phân hệ quản trị hệ thống để thiết lập chính xác các tham số cho trường mình Phân hệ quản lý HS sử dụng tài nguyên chung từ phân hệ quản trị hệ thống và cung cấp danh sách lớp học cho phân hệ quản lý giảng dạy, danh sách HS cho phân hệ quản lý Thư viện, Quản lý thiết bị và kết xuất ra hồ sơ trường EMIS

Khởi động và kết nối máy chủ lưu CSDL

Sau khi cài đặt, trên màn hình máy tính có biểu tượng của chương trình ,

bấm đúp chuột vào biểu tượng hoặc chọn chức năng Start/ Programs/ IoIT VEMIS/ VEMIS/ chọn để khởi động phân hệ quản lý học sinh.

Bước 1:

Lần đăng nhậpđầu tiên xuất hiện

thông báo của hệ thống

Bước 2:

Bấm chọn “Kết nối”, nếu kết nối

với cơ sở dữ liệu tốt, sẽ có thông báo như

hình bên

Bước 3:

Bấm chọn OK hoặc nhấn phím

Enter Màn hình đăng nhập xuất hiện yêu

cầu NSD nhập Tên đăng nhập và mật

khẩu Mặc định lần đầu tiên là:

Tên đăng nhập: superadmin

Mật khẩu đăng nhập: abc123

Bước 4:

NSD tích chọn thì mật khẩu được

lưu trữ, lần sau không phải khai báo lại

Ngược lại, mỗi lần đăng nhập phải khai báo

tên đăng nhập và mật khẩu

Trường hợp máy tính nhiều người

sử dụng thì không nên chọn tuỳ chọn này

để bảo vệ quyền sử dụng chương trình.

Sau khi khai báo thông tin đầy đủ,

người sử dụng nhấn nút chương trình

chính thức hoạt động.

Giao diện chương trình quản lý học sinh

Giao diện được chia làm 02 phần chính: thực đơn (menu) chương trình và thanh trạng thái.

a Trên cùng là thực đơn chính (Menu chính) chứa các chức năng chính của chương trình:

+ a1 Hệ thống: là những chức năng liên quan đến những thao tác thuộc về

người quản trị chương trình như:

 Kết nối máy chủ CSDL

 Đăng ký các tham số thường dùng.

 Kết xuất dữ liệu lên cấp trên.

 Kết xuất hồ sơ trường EMIS.

+ a2 Khối học / Lớp học: gồm các chức năng liên quan đến công việc chuẩn

bị năm học mới như:

 Tạo lớp học theo khối

 Nhập danh sách trúng tuyển.

 Phân lớp cho học sinh.

 Sắp xếp danh sách học sinh theo thứ tự ABC và In

 Kết chuyển lên lớp.

+ a3 Hồ sơ học sinh: là chức năng liên quan đến việc đưa dữ liệu vào cơ sở dữ

liệu (CSDL) của chương trình và cập nhật thông tin hồ sơ học sinh, bao gồm các chức năng mà NSD thao tác trên đó nhiều lần Các chức năng bao gồm:

 Xuất hồ sơ ra Excel.

 Nạp hồ sơ từ Excel.

 Nạp và sửa hồ sơ ban đầu.

 Nạp ảnh học sinh.

 Chuyên cần.

 Khen thưởng – Kỷ luật.

 Đăng ký chuyển trường.

 Đăng ký chuyển lớp.

 Đăng ký nghỉ học dài hạn.

 Đăng ký đi học trở lại.

+ a4 Ban học / Môn học: gồm chức năng đăng ký ban học, môn miễn giảm,

môn khuyến khích cho học sinh.

 Học sinh - Ban học.

 Khối lớp - Môn miễn giảm.

 Lớp học - Môn miễn giảm.

 Học sinh - Môn miễn giảm.

 Khối lớp – Môn khuyến khích.

 Lớp học – Môn khuyến khích.

 Học sinh – Môn khuyến khích.

 Học sinh – Môn ngoại ngữ.

+ a5 Kiểm tra và thi: gồm chức năng hỗ trợ việc lập danh sách kiểm tra cũng

như các kỳ thi trong trường học.

+ a7 Trợ giúp: là chức năng hỗ trợ NSD trong suốt quá trình làm việc với

chương trình Chức năng Trợ giúp hỗ trợ NSD hiểu thêm các chức năng khi cần và Thông tin về chương trình giúp xác định phiên bản chương trình đang sử dụng.

b Dưới cùng màn hình là thanh trạng thái: Đơn vị làm việc, năm học, kỳ học

và tên đăng nhập phân hệ.

1 Hệ thống

1.1 Chọn máy chủ CSDL để kết nối

Trong quá trình làm việc, NSD có thể khai thác dữ liệu từ các máy tính khác nhau Các bước thực hiện:

a Kết nối máy chủ là máy hiện hành.

- Từ thanh công cụ NSD lựa chọn

, xuất hiện màn hình bên.

- NSD thay đổi tên máy chủ, mặc

định sẽ là “(local)\SQLEXPRESS”

Kiểu kết nối “Máy hiện hành”.

Chọn “Kết nối” để thay đổi.

b Kết nối máy chủ là máy nào đó trong mạng nội bộ (LAN).

- Từ thanh công cụ, NSD lựa chọn

, xuất hiện màn hình bên.

- NSD thay đổi tên máy chủ là tên

máy tính muốn kết nối hoặc IP của

máy tính đó Kiểu kết nối “Máy

chủ trong mạng nội bộ (LAN)”.

- Tài khoản là: sa

- Mật khẩu là mật khẩu của tài

khoản sa được thiết lập trong SQL

Server 2005.

Chọn “Kết nối” để thay đổi

1.2 Xuất dữ liệu lên cấp trên

Mục đích: để phục vụ công tác thống kê, kế hoạch, hàng năm, mỗi học kỳ các trường

sẽ gửi dữ liệu báo cáo lên cấp trên Dữ liệu của trường phải được kết xuất ra tập tin

*.xml Dữ liệu này đầy đủ thông tin của học sinh trong quá trình học tập

Các bước thực hiện:

Bước 1: chọn “Hệ Thống 

Xuất dữ liệu lên cấp trên” xuất

hiện giao diện.

Bước 2: chọn Năm học,

Học kỳ cần cần kết xuất và bấm

diện yêu cầu NSD lưu chọn các

thông số để lưu tập tin:

Save in: thư mục chứa tập tin kết

xuất.

File name: nhập tên cho tập tin sẽ

kết xuất Tên tập tin nên đặt theo

quy tắc chuẩn Mã trường_Tên

trường_Năm học_ học kỳ.

Bước 3: chọn “Save” để chương trình kết xuất ra tập tin XML.

1.3 Kết xuất hồ sơ trường EMIS

Mục đích: kết xuất thông tin trường, số lớp, số học sinh vào “Hồ sơ trường” phục vụ

cho việc nhập số liệu đầu vào của phân hệ EMIS theo các kỳ báo cáo tương ứng.

Bước 1: chọn “Hệ Thống 

Kết xuất hồ sơ trường” xuất hiện

giao diện như hình bên

Bước 2: chọn Kỳ báo cáo và

quả.

1.4 Đăng ký các tham số thường dùng

Mục đích: trong quá trình nhập hồ sơ học sinh thì các thông tin Dân tộc, Tỉnh / TP có

thể lặp đi lặp lại nhiều lần Để thuận tiện cho việc nhập liệu, chương trình hỗ trợ đăng

ký những Dân tộc, Tỉnh / TP thường xuyên nhập.

1.4.1 Dân tộc thường dùng

Các bước thực hiện:

Bước 1: chọn “Hồ sơ học

sinh  Danh mục dân tộc”

xuất hiện giao diện hiển thị danh

sinh  Danh mục tỉnh”-> xuất

hiện giao diện hiển thị danh sách

các tỉnh.

.

2 Khối học/Lớp học

2.1 Nhập danh sách học sinh trúng tuyển

Mục đích: hỗ trợ nhập học sinh trúng tuyển đầu cấp theo năm học, lưu trữ để

thống kê báo cáo loại học sinh nhập trường Tập tin mẫu này có thể sao chép dễ dàng

và có thể thao tác nhập trên bất kỳ máy tính nào cài đặt chương trình Excel.

Các bước thực hiện:

Chọn “Khối học/Lớp học 

Nhập danh sách học sinh trúng

tuyển” xuất hiện giao diện cho

phép NSD xuất mẫu để nhập danh

sách trúng truyển và nhập danh

sách trúng tuyển từ mẫu.

2.1.1 Xuất mẫu để nhập danh sách trúng tuyển

Bước 1: chọn

xuất hiện giao diện yêu cầu NSD

đặt tên và chọn thư mục lưu tập

Số báo danh: * Số báo danh tham

gia thi tuyển hoặc thứ tự xét tuyển.

Dân tộc: * 01 = Kinh, xem chi tiết

phụ lục.

Ngày sinh:* nhập theo định dạng

dd/mm/yyyy (ngày hoặc tháng bé hơn 10 thì thêm ký tự 0 – ví dụ: 07/09/2000).

Giới tính: * Nam = 0, Nữ = 1

Khối tuyển sinh: * Khối 1 = 01,

khối 6 = 06, khối 10 = 10

Ban học: đối với THPT thì phải

nhập thông tin ban học.

Toán hoặc Văn: * là bắt buộc,

các môn khác có thể bỏ qua.

Quận / Huyện, Phường / Xã:

nhập theo mã (xem chi tiết trong Phụ lục).

Lưu ý: các thông tin có dấu * là các thông tin bắt buộc phải nhập.

Nhập danh sách trúng tuyển từ tập tin Excel vào CSDL.

Bước 1: bấm

xuất hiện giao diện yêu cầu NSD

chọn đường dẫn chứa tập tin

“danh sách trúng tuyển” đã được

nhập từ tập tin mẫu Chọn “open”

để chấp nhận chuyển sang bước 2.

Lưu ý: tập tin mẫu có dạng *.xls

(không sử dụng *.xlsx).

Bước2: chọn

để chương trình tiến hành nạp

danh sách trúng tuyển vào CSDL.

Lưu ý: nếu trong quá trình đọc

mà xẩy ra lỗi thì phải kiểm tra lại

tập tin mẫu (tập tin * xls) và thực

hiện lại bước 1,2.

2.2 Lập danh sách lớp học theo từng khối

Hàng năm, tùy theo chỉ tiêu được giao, nhà trường sẽ tiến hành cơ cấu lại số lượng lớp học (thêm hoặc bớt số lượng lớp).

Các bước thực hiện:

Chọn “Khối học/Lớp học

 Lập danh sách lớp học theo

khối” xuất hiện giao diện để NSD

tiến hành thêm mới, sửa, xóa lớp

học.

Để thêm mới thực hiện như sau:

Bước 1:

Nếu thêm Lớp học tuần tự:

Chọn thì NSD được phép chọn Khối lớp nhập Tên lớp, chọn Ban học nếu

là trường THPT Mã lớp do chương trình tự sinh, Năm học, Học kỳ lấy từ thông tin hệ

thống, Số học sinh là số học sinh hiện có của khối học.

Nếu thêm mới Lớp học tự động:

- Tiền tố tên lớp: ví dụ 10A

- Ban học (nếu là trường

THPT).

nếu tích vào thì sẽ xóa danh

sách lớp đã tồn tại trước khi

tạo mới.

Tên lớp tạo ra sẽ là “Tiền tố”+ số thứ tự Ví dụ:

10A1, 11B1…

Bước 2: chọn nếu đồng ý thêm mới lớp học Chọn nếu không đồng ý.

Để thay đổi thông tin tên lớp thực hiện như sau:

lớp; chọn Ban học nếu là trường THPT Mã lớp tự sinh, Năm học, Học kỳ lấy từ thông

tin hệ thống, Số học sinh là số học sinh hiện có của khối học.

2.3 Phân học sinh vào lớp học

Sau khi có kết quả tuyển sinh, NSD tiến hành lựa chọn học sinh để phân lớp, phân lớp theo tỷ lệ nam, nữ, theo phường xã, hoặc theo điểm trúng tuyển (tùy theo cách

bố trí của từng trường).

Bước 1: chọn “Khối học/Lớp học

 Phân lớp cho học sinh” xuất hiện

giao diện cho phép lựa chọn học sinh

theo điều kiện Bên trái là danh sách

trúng tuyển chưa được phân lớp.

tích chọn học sinh.

bỏ tích chọn học sinh.

tích chọn toàn bộ danh sách.

bỏ tích chọn toàn bộ danh sách.

phân học sinh vào lớp, loại học

sinh ra khỏi danh sách lớp.

Bước 2: chọn Lớp, chọn học sinh đủ điều kiện từ danh sách bên trái và chọn

để phân lớp Trường hợp chọn nhầm thì từ danh sách học sinh của lớp bên phải chọn từng học sinh hoặc toàn bộ học sinh rồi bấm để loại học sinh ra khỏi Lớp.

2.4 Sắp xếp danh sách Học sinh theo thứ tự ABC và In

Mục đích: chọn sắp xếp danh sách học sinh theo thứ tự ABC của từng lớp,

thực hiện in danh sách lớp và in thẻ học sinh cho học sinh.

Các bước thực hiện:

Bước 1: chọn “Khối học/Lớp học

 Sắp xếp danh sách học sinh theo

thứ tự ABC và In”, xuất hiện giao

diện cho phép lựa chọn Lớp theo

Khối Bên trái là danh sách trúng

tuyển chưa được phân lớp.

sắp xếp tự động Các nút để

sắp xếp theo ý muốn:

chuyển HS về đầu danh sách,

chuyển HS về cuối danh sách,

chuyển học sinh xuống dưới,

chuyển học sinh lên trên.

Lưu ý: chức năng này chỉ thực hiện một lần và sẽ không thay đổi được nữa.

Để in danh sách của Lớp chọn Chọn để in thẻ học sinh.

2.5 Kết chuyển học sinh Lên lớp / Lưu ban.

Mục đích: thực hiện kết chuyển học sinh được lên lớp và kết chuyển học sinh

lưu ban của năm cũ vào lớp của năm học mới

Lưu ý: Chức năng này chỉ hoạt động khi học sinh đã được xét lên lớp hoặc lưu ban.

Các bước thực hiện:

Bước 1: khởi động phân hệ quản lý hệ thống để khai báo năm học mới.

Bước 2: tạo lớp cho năm học mới.

Bước 3: chọn “Khối học/Lớp học  Danh sách kết chuyển lên lớp”

Kết chuyển lưu ban:

Bước 1: chọn thẻ

xuất hiện giao diện.

Bước 2: chọn danh sách lớp cũ và lớp mới theo mong muốn và chọn

để kết chuyển

Lưu ý: lớp cũ 6A thì lớp mới là 6A (có thể chọn là 6B).

3 Hồ sơ học sinh

3.1 Xuất hồ sơ ra Excel

Mục đích: xuất mẫu nhập hồ sơ học sinh từ tập tin Excel nhằm hỗ trợ những

đơn vị không đủ máy tính để giáo viên nhập trực tiếp từ chương trình Tập tin mẫu này

có thể sao chép dễ dàng Mỗi lớp có một mẫu khác nhau GV có thể tiến hành nhập hồ

sơ của lớp trên bất kỳ máy tính nào có cài đặt chương trình Excel.

Chọn “Hồ sơ học sinh  Xuất hồ

sơ ra Excel ” xuất hiện giao diện cho

phép NSD chọn kết xuất cả khối, cả

lớp hay từng học sinh

Xuất mẫu hồ sơ:

Chọn để xuất mẫu theo Lớp Có thể xuất cả khối hoặc một lớp.

Một số chú ý khi nhập hồ sơ từ mẫu chương trình kết xuất ra:

Ngày sinh:*, ngày kết nạp đoàn /

đội, ngày kết nạp đảng nhập theo

định dạng dd/mm/yyyy (ngày hoặc tháng bé hơn 10 thì thêm ký tự 0 –

Lưu ý: các thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc phải nhập Trường thông tin nào không có thông tin để nhập thì để trống.

Xuất hồ sơ:

Chọn để xuất hồ sơ học sinh Có thể xuất hồ sơ theo từng HS, từng lớp hoặc cả khối Các tập tin này có thể sử dụng để phục vụ cho việc tổng hợp báo cáo.

3.2 Nạp hồ sơ từ Excel

Mục đích: nạp thông tin từ tập tin mẫu hồ sơ học sinh đã xuất ra hoặc thông tin bổ

sung hồ sơ học sinh Hỗ trợ một lúc nhiều tập tin.

Các bước thực hiện:

Bước 1: chọn “Hồ sơ học

sinh  Nạp hồ sơ từ Excel ” xuất

hiện giao diện.

Nếu chọn nhầm tập tin thì chọn để loại bỏ tập tin ra khỏi danh sách cần

Bước 3: tích và chọn

để thực hiện nạp dữ

liệu Xuất hiện hộp thoại:

Lưu ý:

- Yes: xóa toàn bộ danh sách lớp hiện tại và nạp mới từ đầu Chức năng này dành cho

việc thực hiện nạp hồ sơ học sinh đầu năm hoặc mới nhập học Trong trường hợp đã

có dữ liệu, nếu chọn chức năng Yes, các dữ liệu cũ sẽ bị xóa đi.

- No: dành cho mục đích sửa, thêm thông tin hoặc thêm học sinh vào danh sách lớp.

3.3 Nạp và sửa hồ sơ ban đầu

Mục đích: cập nhật các thông tin cá nhân, thông tin hiện tại, ảnh, gia đình,

sức khỏe, khen thưởng/kỷ luật,…của từng học sinh.

Bước 1: chọn “Hồ sơ học sinh  Nạp và sửa hồ sơ ban đầu” xuất hiện giao

diện để NSD cập nhật thông tin hồ sơ học sinh.

ý: phải chọn lớp trước khi thực hiện thêm mới.

Bước 2: tiến hành nhập các thông tin của hồ sơ.

 là các thông tin chung của học sinh gồm: Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Nơi sinh, Quốc tịch, Dân tộc, Tôn giáo, Quê quán, Hộ khẩu thường trú, Nơi ở hiện nay, Đảng/Đoàn/Đội, Tình trạng hôn nhân, Diện ưu tiên, Diện ưu đãi, Khuyết tật, Khoảng cách đến trường, Ở trọ, Năng khiếu.

 là các thông tin của năm học hiện tại gồm: Khóa học, Năm học, Học kỳ, Chức vụ lớp, Chức vụ đoàn …

 là các thông tin về người thân bao gồm: Họ tên người thân, Năm sinh, Mối quan hệ, Nghề nghiệp, Điện thoại, Đơn vị công tác.

 gồm các thông tin sức khỏe của học sinh năm học hiện tại: Nhóm máu, Chiều cao, Cân nặng, Thị lực và các thông tin sức khỏe khác.

 gồm các thông tin về quá trình học tập và rèn luyện của học sinh.

 gồm các thông tin về khen thưởng, kỷ luật của học sinh

Lưu ý: để cập nhật các thông tin ở mục và, thực hiện như sau:

2.1 Chọn để thêm mới, sửa thông tin,

xóa dòng

2.2 Chọn để lưu thông tin trong các mục này.

Bước 3: chọn để lưu lại thông tin của toàn bộ hồ sơ (chọn

nếu không đồng ý với các thông tin đã nhập).

Lưu ý: các thông tin cần phải nhập Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Quê quán, Hộ khẩu, Thông tin gia đình.

3.3.2 Sửa thông tin học sinh.

Bước 2: tiến hành nhập mới hoặc cập nhật các thông tin của hồ sơ Thực hiện

như Bước 2: mục thêm mới học sinh (mục 3.3.1)

nếu không đồng ý với các thông tin đã nhập)

Lưu ý: các thông tin cần phải nhập Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Quê quán, Hộ khẩu, Thông tin gia đình.

3.3.3 Xóa hồ sơ học sinh.

Bước 1: chọn hồ sơ học sinh muốn xóa.

Lưu ý: nên thận trọng với thao tác loại bỏ học sinh ra khỏi lớp NSD cần đọc kỹ các cảnh báo trước khi quyết định xóa dữ liệu.

3.4 Nạp ảnh học sinh

Chọn Menu ngang “Hồ sơ học sinh  Nạp ảnh học sinh”, xuất hiện giao diện để

NSD nhập ảnh hồ sơ học sinh.

Để xem ảnh chi tiết, chọn “ Chi tiết ảnh học sinh ”

Chọn xuất hiện giao diện yêu cầu NSD chọn thư mục chứa ảnh của các học sinh.

Lưu ý: đặt tên của từng ảnh trùng với mã số của từng học sinh.

Chọn xuất hiện giao diện yêu cầu chọn thư mục và chọn ảnh của học sinh đã chọn.

Lưu ý: để nạp ảnh học sinh, cần đồng ý chạy chương trình hỗ trợ xem và nạp ảnh lên máy chủ (chương trình sẽ tự động thông báo khi chọn học sinh, trên màn hình chọn biểu tượng để khởi động chương trình).

- Bước 1: chọn menu Hồ sơ học sinh, chọn Chuyên cần -> Theo dõi nghỉ học.

- Bước 2: chọn Chi tiết nghỉ học.

- Bước 3: chọn Theo dõi nghỉ học theo lớp, chọn khối, lớp.

- Bước 4: chọn nút , xuất hiện giao diện như hình dưới đây:

ghi thông tin vào CSDL.

- Chức năng Theo dõi nghỉ học trong học kì giúp thống kê được số ngày nghỉ của học sinh trong học kì được khai báo bên phân hệ Quản lí hệ thống.

- Muốn in danh sách nghỉ học, bấm chọn nút , chọn khối, lớp để in.

3.5.2 Theo dõi bỏ học

Mục đích: theo dõi tình hình bỏ học của học sinh.

Các bước thực hiện:

- Bước 1: chọn menu Hồ sơ học sinh, chọn Chuyên cần => Theo dõi bỏ học

- Bước 2: để thêm học sinh

chọn nút , xuất hiện giao

diện như hình bên: sửa lại thông

tin, sau đó bấm nút Lưu => OK.

+ Trường hợp nhập nhầm

học sinh bỏ học, tại giao diện này

bấm chọn nút Phục hồi => OK

để đưa học sinh được chọn này ra

khỏi danh sách học sinh bỏ học.

+ Chọn nút để in danh sách học sinh bỏ học.

3.6 Khen thưởng - Kỷ luật

Mục đích: báo cáo danh sách những học sinh được khen thưởng (chỉ xuất hiện

sau khi hoàn thành tính điểm của học kì 1 và cả năm) hoặc bị kỷ luật (chỉ xuất hiện

khi đã nhập thông tin học sinh bị kỉ luật bên Hồ sơ học sinh/khen thưởng, kỉ luật)

của từng lớp, từng khối, toàn trường

Các bước thực hiện:

3.6.1 Khen thưởng

- Bước 1: chọn menu Hồ sơ học sinh, chọn Khen thưởng - Kỉ luật => Khen

thưởng.

- Bước 2: chọn khối học, lớp

học (đánh dấu học sinh khen thưởng

toàn trường để có danh sách toàn

trường), chọn danh hiệu.

+ Để xem danh hiệu cả năm

(khi tiến hành tổng kết điểm cả năm),

- Bước 2: chọn khối học (đánh dấu Học sinh kỉ luật trong trường để chọn HS

toàn trường), lớp học.

+ Để xem thống kê học sinh bị kỉ luật cả năm, NSD bấm nút ở dòng Tuỳ

chọn, đánh dấu vào ô Thống kê theo cả năm học.

+ Chọn nút để in danh sách học sinh bị kỉ luật.

3.7 Chuyển trường

3.7.1 Chuyển đến

Mục đích: Nhập học sinh chuyển đến từ đơn vị khác.

Các bước thực hiện:

- Bước 1: chọn Hồ sơ học sinh, chọn Đăng kí chuyển trường => Chuyển đến.

- Bước 2: chọn nút , nhập các thông tin như hình minh hoạ dưới đây:

* Lưu ý: Mã học sinh nên đánh dấu vào ô Sinh mã tự động.

- Bước 2: chọn học sinh

chuyển đi Nhập các thông tin:

Khối học, lớp học, ngày quyết

định, người quyết định, lí do

chuyển, nơi đến.

=> OK để lưu thông tin vào CSDL

để xem chi tiết danh sách học sinh chuyển trường

và in danh sách.

+ Trường hợp thao tác nhầm học sinh, NSD đánh dấu chọn học sinh sau đó bấm

nút Khôi phục để đưa học sinh này ra khỏi danh sách chuyển đi.

3.8 Chuyển lớp

Mục đích: chuyển học sinh từ lớp này sang lớp khác cùng khối học khi có

quyết định của Ban giám hiệu và in danh sách học sinh chuyển lớp.

- Bước 1: chọn menu Hồ sơ học sinh, chọn Đăng kí chuyển lớp

sinh từ khung bên trái sang

khung bên phải

- Bấm chọn nút để xem hoặc in danh sách học sinh chuyển lớp.

- Trường hợp thao tác nhầm, NSD đánh dấu học sinh sau đó bấm chọn nút

Khôi phục để đưa học sinh đó ra khỏi danh sách chuyển lớp.

- Bước 3: đánh dấu chọn học sinh đăng kí nghỉ học dài hạn.

- Bước 4: nhập các thông tin khu vực gán nhanh, sau đó chọn nút

- Bước 5: chọn nút Lưu => OK để hoàn thành.

3.10 Đăng ký đi học trở lại

Mục đích: nhập ngày học lại của học sinh đã đăng ký nghỉ học dài hạn (có

quyết định của Ban giám hiệu).

- Bước 1: chọn menu Hồ sơ học sinh, chọn Đăng kí đi học trở lại

- Bước 2: chọn khối học, lớp học.

- Bước 3: đánh dấu chọn học sinh đăng kí đi học trở lại.

- Bước 4: nhập các thông tin khu vực gán nhanh, sau đó chọn nút

- Bước 5: chọn nút Lưu => OK để hoàn thành

4 Ban học/Môn học

4.1 Đăng ký ban học (đối với khối THPT)

Mục đích: đăng ký ban học đến từng học sinh, hỗ trợ chọn ban cơ bản mà

trong đó phân thành nhiều ban cơ bản khác nhau

- Bước 2: chọn khối học, ban học, lớp học (Ban học đã được khai báo khi thực hiện Lập danh sách lớp học theo khối).

- Bước 3: đánh dấu học sinh đăng kí vào ban học (có thể lựa chọn từng em

hoặc chọn nút để chọn tất cả học sinh trong lớp).

- Bước 4: chọn nút => OK để cập nhật thông tin vào CSDL.

Lưu ý: đối với ban cơ

bản, NSD phải chọn

ban cơ bản khác nhau.

=>

4.2 Đăng ký môn miễn giảm

Mục đích: đăng ký môn miễn giảm cho khối lớp, cho lớp học, cho học sinh Các bước thực hiện:

4.2.1 Đăng kí môn miễn giảm cho khối lớp

- Bước 1: chọn menu Ban học/Môn học, chọn Khối lớp - Môn miễn giảm

nhật đăng kí môn miễn giảm

cho khối lớp vào CSDL.

4.2.2 Đăng kí môn miễn giảm cho lớp học

- Bước 1: chọn menu Ban học/Môn học, chọn Lớp học - Môn miễn giảm

4.2.3 Đăng kí môn miễn giảm cho học sinh

- Bước 1: chọn menu Ban học/Môn học, chọn Học sinh - Môn miễn giảm

nhật đăng kí môn miễn giảm

cho học sinh vào CSDL.

4.3 Đăng ký môn khuyến khích

Mục đích: đăng ký môn khuyến khích cho khối lớp, cho từng lớp học, từng cho học

sinh.

4.3.1 Đăng kí môn khuyến khích cho khối lớp

- Bước 1: chọn menu Ban học/Môn học, chọn Khối lớp - Môn khuyến khích

nhật đăng kí môn khuyến

khích cho khối lớp vào CSDL.

4.3.2 Đăng kí môn khuyến khích cho lớp học

- Bước 1: chọn menu Ban học/Môn học, chọn Lớp học - Môn khuyến khích

4.3.3 Đăng kí môn khuyến khích cho học sinh

- Bước 1: chọn menu Ban học/Môn học, chọn Học sinh - Môn khuyến khích.

OK để cập nhật đăng kí môn khuyến

khích cho học sinh vào CSDL.

4.4 Đăng ký hệ ngoại ngữ

Mục đích: để NSD đăng ký hệ ngoại ngữ cho học sinh Khi thực hiện thao tác

này, hệ ngoại ngữ là 7 năm Nếu không chọn thì mặc định là hệ 3 năm.

Các bước thực hiện:

- Bước 1: chọn menu Ban học/Môn học, chọn Lớp học - Môn ngoại ngữ

- Bước 2: chọn môn ngoại ngữ,

khối lớp.

- Bước 3: chọn lớp đăng kí ngoại

ngữ.

Xuất hiện thông báo, NSD bấm OK

để cập nhật thông tin vào cơ sở dữ

- Chọn menu Kiểm tra kì

thi, chọn Đăng kí kì thi, xuất

hiện giao diện như hình bên.

Lần đầu tiên khi vào giao

diện đăng kí kì thi, NSD phải

thêm mới các kì thi, thực hiện

như sau:

+ Chọn kì thi (mặc định có 4 kì thi: thi giữa học kì I, thi giữa học kì II, thi cuối kì

I, thi cuối kì II Thao tác thêm mới cả 4 kì thi này).

Lưu ý: nếu muốn đăng kí thêm kỳ thi khác, tiến hành đăng nhập vào phân hệ Quản

trị hệ thống, bấm chọn nút Danh mục => Danh mục quản lí học sinh => Kì thi => Chi tiết.

5.2.1.1 Thêm mới nhóm thi

- Bước 1: chọn menu Kiểm tra và thi, chọn Nhóm thi => Lập danh sách nhóm

để hoàn thành thêm mới nhóm thi.

5.2.1.2 Sửa thông tin nhóm thi

- Bước 1: trong giao diện lập danh sách nhóm thi chọn nhóm thi cần sửa.

- Bước 2: thọn nút , xuất hiện thông báo, bấm chọn Yes.

- Bước 3: sửa thông tin nhóm thi.

- Bước 4: chọn nút để hoàn thành sửa thông tin nhóm thi.

Lưu ý: khi thực hiện thao tác này,

nội dung bị xoá sẽ không khôi phục

lại được nữa.

5.2.2 Đăng ký môn cho nhóm thi

Mục đích: chọn các môn thi cho các nhóm thi đã được tạo ra trong kỳ thi được

5.2.3 Phân học sinh vào nhóm thi

Mục đích: phân HS vào các nhóm thi đã được tạo ra trong kỳ thi được đăng ký Các bước thực hiện:

- Bước 1: chọn menu Kiểm tra và thi, chọn Nhóm thi => Phân học sinh vào nhóm thi.

- Bước 2: chọn khối lớp,

chọn lớp (có thể chọn từng lớp

hoặc đánh dấu vào ô Lựa chọn

tất cả học sinh trong khối để

5.2.4 Lập danh sách phòng thi cho nhóm thi

Mục đích: tạo ra các phòng thi cho các nhóm thi đã được tạo ra trong kỳ thi được

đăng ký Có thể tạo tự động các phòng thi theo nhóm thi.

Các bước thực hiện:

- Bước 1: chọn menu Kiểm tra và thi, chọn Nhóm thi => Lập danh sách phòng

thi cho nhóm thi.

cập nhật thông tin vào CSDL.

Ngoài cách lập danh sách phòng thi như trên, NSD có thể lập danh sách phòng thi theo cách tự động, các bước thực hiện như sau:

- Bước 1: chọn menu Kiểm tra và thi, chọn Nhóm thi => Lập danh sách phòng

thi cho nhóm thi.