Vào trang web www.endnote.com 2.
Trang 1PH N 3: H NG D N S D NG PH N M M
ENDNOTE TRONG QU N Lụ VÀ TRệCH D N TÀI
LI U THAM KH O
Trang 2Bài 3: H ng d n s d ng ph n m n Endnote trong qu n lý và trích d n tài li u tham kh o
78
Lụ VÀ TRệCH D N TÀI LI U THAM KH O
M C TIÊU H C T P
Sau khi k t thúc bài h c, sinh viên có kh n ng:
1 Bi t qu n lý danh m c tài li u tham kh o
2 Bi t t o danh m c tài li u tham kh o
3 Áp d ng đ c ph n m m Endnote giúp t đ ng hóa vi c trích d n và l p danh m c tài li u tham kh o
N I DUNG H C T P
1 Gi i thi u ph n m m EndNote
Endnote là m t trong các ph n m m qu n lý tài li u tham kh o đ c s d ng ph bi n hi n nay.EndNote là ph n m m qu n tr c s d li u có b n quy n c a hưng Thomson Reuter giúp l u
tr và qu n lý tài li u trích d n/tài li u tham kh o
Hi n phiên b n m i nh t là phiên b n X6 đ c đ a ra th tr ng vào tháng 11 n m 2012 Phiên b n X4 ra đ i n m 2010
Khi có b cài đ t Endnote b n có th cài đ t m t cách d dàng B n có th cài đ t EndNote vào
C:\Program Files Sau khi đư cài đ t xong, nh n vào nút Start và tìm trong ph n Program ho c
t o icon trên desktop và ch c n click vào icon trên màn hình khi s d ng
Ngoài ra b n c ng có th t i b n dùng th mi n phí t trang web c a hưng Thomas Reuters v i phiên b n m i nh t b ng cách truy c p website www.endnote.com:
1 Vào trang web www.endnote.com
2 T menu bên trái ch n “Download Trial”
Trang 33 i n vào form và làm các b c theo h ng d n đ cài đ t ph n m m EndNote
• V i EndNote Viewer, ng i s d ng không th :
- B sung ho c ch nh s a các tài li u tham kh o trong file đư có t 10 tài li u tham kh o tr lên;
- nh d ng trên 10 tài li u trích d n tr lên trong m t bài vi t;
- Tìm ki m trên 10 tài li u tham kh o t m t c s d li u tr c tuy n;
- Nh p kh u trên 10 tài li u tham kh o;
- Xu t kh u trên 10 tài li u tham kh o t i m t th i đi m
t o các nhóm tài li u tham kh o theo ch đ mà b n quan tâm
B n có th cài đ t m t th vi n m c đ nh, th vi n này s t đ ng m ra m i khi
b n kh i đ ng Endnote mà không ph i qua h p tho i gi i thi u n a
Trang 4i u đ u tiên c n làm khi b t đ u s d ng EndNote là t o m t th vi n m i bao g m các b c c
th :
1 Kh i đ ng ch ng trình EndNote
2 M t c a s xu t hi n yêu c u b n Get started with EndNote X4
Trong l n s d ng đ u tiên b n s thây trên màn hình xu t hi n h p tho i:
H p tho i này cho phép b n tìm hi u v Endnote, ho c t o m t th vi n Endnote m i ho c m m t
th vi n Endnote đư t n t i
3 Ch n nút “Create a new EndNote library”
4 Nh n nút OK và màn hình sau đây s xu t hi n:
Trang 55 t tên file m i c a b n
6 L u vào th m c C:\Program Files\EndNote X4\Examples ho c vào b t c th m c nào b n
mu n
7 Ch n Save
M t th vi n Endnote m i đ c m ra, bây gi b n đư có m t file m i đ b t đ u nh p d li u:
T i c a s này, ô góc ph i d i (Tab pane) cho phép b n nhìn đ c đ nh d ng tài li u tham kh o
c a mình, đ ng th i ng i s d ng có th tìm ki m tài li u tham kh o Ô này có th đ c đóng l i
b ng cách click vào nút Hide Tab Pane
Ô My Library bên trái cho phép b n nhóm các tài li u tham kh o vào thành t ng nhóm Ô này c ng
có th đóng l i b ng cách click vào ch c n ng Groups trên thanh công c và ch n Hide Groups
Các file trong Endnote đ c đóng, m nh các file Word đóng m t file, nh n vào nút File trên
thanh công c và sau đó ch n Close Library ho c b m đ ng th i phím Ctrl và W
Chú ý: Ph n m m EndNote s đóng hoàn toàn khi ch n nút File trên thanh công c và nh n vào nút Exit, ho c khi nh n vào nút góc trên cùng bên ph i màn hình T t c các thay đ i, c p
nh t g n nh t b n đư th c hi n s đ c l u l i
N u b n đư thoát kh i ch ng trình, hưy m EndNote và tìm file trong th m c mà b n đư l u b ng cách ch n File > Open > Open Libraryầ
Trang 63.1 Nh p thông tin cho m t tài li u tham kh o m i
Bao g m các b c:
B c 1: M file đư có s n ho c t o file m i
B c 2: Ch n References > New Reference ho c nh n và gi phím Ctrl + N
B c 3: M t bi u m u (form) r ng hi n ra đ b n nh p d li u
B c 4: Nh p các thông tin v tài li u tham kh o:
• Ch n ki u tài li u: T ô Referene Type, m menu d c T đây b n s th y danh sách các ki u
tài li u khác nhau đ b n ch n M i ki u tài li u s có m t bi u m u v i nh ng thông tin phù
• Nh p thông tin v các tài li u trích d n
- Tác gi (Author):M i tác gi ph i nh p vào m t dòng riêng (nh p xong tác gi th nh t,
nh n phím Enter đ xu ng dòng nh p ti p tác gi th hai)
+ V i tên tác gi Âu-M , tr t t s d ng là Tên m H
+ V i tên tác gi Vi t Nam, tr t t nên s d ng là H m Tên
+ Ví d : Hoàng Th H i Vân
+ V i tác gi Vi t Nam có tên b t đ u b ng ch “ ”, ví d : Nguy n V n ông, khi nh p
vào ô tác gi trong EndNote nên nh p thêm ch “z” sau ch “ ” đ EndNote s p x p đúng theo th t ch cái ti ng Vi t (ch D x p tr c ch ) Ví d : Nguy n V n zông Sau khi
Trang 7bài vi t đư hoàn thành, có th dùng công c “Find and Replace” c a MS Word đ thay
th các ch “ z” b ng ch “ ”
+ N u tác gi là c quan, t ch c thì ph i đ t d u ph y cu i tên, ví d : Vi n ào t o Y h c
d phòng và Y t công c ng,
Chú ý: tên tác gi s có màu đ n u đây là l n đ u tiên b n nh p tên tác gi (cá nhân ho c c quan,
t ch c) ngay vào file đang m Sau này n u b n có tài li u tham kh o khác c ng có tác gi là cá nhân ho c c quan t ch c đư có tên trong file này thì EndNote s t đ ng nh n ra và ch c n b n đánh vài t đ u tiên là nh ng tên t ng t s hi n ra đ b n l a ch n mà không ph i đánh l i t t c các t
- Year: n m xu t b n c a tài li u (ho c dùng phím TAB trên bàn phím đ chuy n đ n ô ti p
theo)
Trang 8- Ti p t c nh p thông tin vào các ô còn l i Không c n thi t ph i nh p s li u vào t t c các
ô Tuy nhiên n u có nhi u thông tin thì s t t h n EndNote s t t o các danh m c v i các thông tin c n thi t cho t ng ki u trích d n mà b n ch n
- M t s thông tin h u ích khác nên nh p vào file EndNote:
- Language: nên nh p thông tin vào ô này n u b n mu n danh m c tài li u tham kh o đ c
phân theo ngôn ng tr c, sau đó m i s p x p theo th t ch cái tên tác gi C n th ng
nh t mư cho t ng ngôn ng , ví d nh p vào ô “Language” ch cái “v” cho t t c các tài li u
b ng ti ng Vi t, và dùng ch cái “e” cho t t c các tài li u b ng ti ng Anh
- Label: (nhưn) s d ng cho b t k thông tin gì, ví d : tên c a khóa h c/môn h c ho c công
trình nghiên c u mà b n đang th c hi n Sau này b n có th tìm trong EndNote t t c các tài li u b n đư đ c/tìm th y cho khóa h c/môn h cầ này
- Keywords: (t khóa) các t mô t ch đ c a tài liêu
- Abstract: (tóm t t) tóm t t n i dung c a tài li u
- Notes: (ghi chú) dùng cho b t k thông tin gì, ví d : nh n xét, đánh giá c a b n v tài li u
này, ho c sao chép nh ng thôgn tin mà b n d đ nh trích d n
- URL: ô này có th s d ng đ l u đ ng d n đ n các tài li u tr c tuy n ho c m t file trong
máy tính c a b n m tài li u ra, b n ch vi c nh n vào đ ng d n đó, ho c ch n References > Open Link, ho c b m đ ng th i 2 phím Ctrl và G
- File Attachments: ô này có th s d ng đ đính kèm nh ng file liên quan đính kèm
file, nháy chu t ph i vào ô File Attachments, ch n File Attachments >> Attach Fileầ Có
th đính kèm nhi u file vào ô này và m file tr c ti p t đây:
B c 5: l u tài li u
Tài li u tham kh o c a b n s đ c t đ ng l u l i khi b n đóng c a s mà b n đang nh p d
li u l i Mu n đóng c a s nh p d li u c a tài li u tham kh o, nh n vào nút th 2 tính t góc trên bên ph i màn hình, ho c nh n đ ng th i 2 phím Ctrl và F4 N u b n tình c nh n vào nút đ u tiên góc trên bên ph i màn hình, ch ng trình EndNote s đóng l i hoàn toàn và s l u
l i toàn b nh ng thay đ i b n đư th c hi n g n nh t
Chú ý quan tr ng: Sao l u d li u!
Khi đư nh p d li u vào file, đây là lúc b n c n sao l u d li u đ phòng tr ng h p có s c v i
c ng máy tính b n dùng N u file c a b n không quá l n (t i đa là 3000 tài li u tham kh o),
Trang 9b n có th d dàng l u tr vào USB ho c đ a m m 1,44MB Nên nh là b n đư m t khá nhi u công s c đ nh p d li u D i đây là cách sao l u:
T File, ch n Save a Copy
Ch n tên file m i, ho c gi nguyên tên c N u b n gi nguyên tên file c , EndNote s t đ ng thêm t copy vào cu i tên file sao l u Ví d : kinhte copy.enl
Soát l i chính t (ti ng Anh)
Khi b n hoàn t t vi c nh p d li u cho m t tài li u, b n có th soát l i chính t (ch dành cho
ti ng Anh) Ch có th soát l i chính t cho t ng tài li u, khi b n đang m màn hình v tài li u
Nh n vào nút Preview, b n s xem tr c đ c cách hi n th c a tài li u trong danh m c tài li u
trích d n/tài li u tham kh o theo ki u trích d n hi n đang đ c ch n
3.2 Nh p tài li u tham kh o t file tài li u đã có trong máy
ôi khi th vi n Endnote đ c t o khi đư trong máy b n đư có các tài li u đ c download v t
tr c đó ho c mu n chuy n m t tài li u tham kh o t th vi n Endnote khác đư t o trong máy Khi
đó đ đ a tài li u vào th vi n Endnote b n không c n ph i nh p các thông tin chi ti t cho tài li u tham kh o này nh các b c đư làm trên (v i đi u ki n tên file chính là tên chính xác c a tài
li u/bài báo đư đ c đ ng t i trên t p chí và d i d ng pdf hay nói cách khác bài báo có pdf có DOI – Digital Object Identifier: s ch ng minh cho m t t p tin Word Wide Web)
Trang 103 Ch n đ nh d ng pdf >ch n import all (nh p toàn b ) ho c discard duplicate (lo i b file
trùng nhau)
4 Cu i cùng ch n import
N u thành công, các thông tin v file d li u nh tên tác gi , n m xu t b n, tên bài báo, tên t p chis
và file attach s đ c c p nh t vào th vi n Endnote c a b n
3.3 Tìm ki m tài li u t các c s d li u b ng ph n m m Endnote
Chúng ta có th tìm ki m m t s c s d li u tr c ti p t Endnote
1 Máy tính c a b n ph i k t n i v i Internet và ph n m m Endnote đang tr ng thái ho t đ ng
2 Các c s d li u s n có xu t hi n thanh công c bên trái c a nàm hình bên d i menu
Online Search
3 Ch n c s d li u b ng cách click tr c ti p vào c s d li u xu t hi n d i menu online search ho c click vào more đ ch n c s d li u, khi đó c a s tìm ki m s m ra góc ph i
d i c a màn hình
4 ánh t khóa và click Search và ok
5 Tuy nhiên ph ong pháp tìm ki m này b h n ch khi tìm ki m do b n không th gi i h n ch tìm các b n toàn v n ho c các b n có quá trình xét duy t tr c khi đ ng t i (peer review)
3.4 Tìm ki m tài li u online và t i v th vi n Endnote (Xu t tr c ti p tài li u tham kh o
t c s d li u)
Cách này cho phép b n t i tr c ti p các thông tin t c s d li u v th vi n Endnote c a b n Cách này có th áp d ng r ng rưi v i r t nhi u c s d li u và đòi h i b n ph i k t n i Internet và ch y
ch ng trình Endnote trong khi t i tài li u v th vi n
Hi n có r t nhi u trang web cung c p ki n th c và c s d li u nh Eric, EBSCO, Informit, OVIDSP, Proquest, Sciendirect, Scopus, JSTOR và nhi u c s d li u khác cho phép xu t tr c ti p
và t i tài li u v th vi n Endnote mà không c n ph i t i file d li u v tr c
1 Kh i đ ng Endnote
2 K t n i Internet, truy c p vào website c a c s d li u mà b n mu n
3 Search (tìm ki m) tài li u trên c s d li u mà b n l a ch n
Trang 114 Làm theo h ng d n c a quy trình xu t tài li u tham kh o c a c s d li u
D i đây là m t s ví d xu t tài li u tham kh o t m t s c s d li u v th vi n Endnote
3.4.1 Ví d 1: Xu t tài li u tham kh o t website JSTOR:
1 Truy c p ho c ch n JSTOR t danh sách các c s d li u ho c truy c p tr c ti p vào website
jstor.org
2 ánh t khóa và tìm ki m ho c dùng advanced search
3 ánh d u tài li u đ nh t i v th vi n Endnote và ch n Export
4 Trong c a s Export Ciation ch n RIS file
5 Click m file citation.ris xu t hi n góc bên trái d i c a màn hình
6 Các tài li u đ c ch n s t đ ng xu t vào th vi n Endnote đang m s n
Trang 127 Trong Endnote, các tài li u tham kh o s đ c hi n th trong Imported References Ch n All
references đ xem toàn b th vi n
3.4.2 Ví d 2: Xu t tài li u t website Sciendirect:
1 Truy c p website ScienceDirect và đánh t khóa đ tìm ki m tài li u
2 ánh d u vào ô l a ch n bên trái c a m i tài li u mà b n l a ch n
3 Click nút Export Citation trên đ u trang c a danh m c tài li u đư tìm ki m đ c
4 Trong Content Format ch n Citation Only ho c Citations and Abstract
5 Trong Export Format ch n RIS format
6 Click Export
7 Các tài li u đ c l a ch n s đ c xu t tr c ti p vào th vi n Endnote c a b n ho c b n s
đ c h i l a ch n th vi n c t gi tài li u, sau đó click open
8 Trong Endnote, các tài li u tham kh o s đ c hi n th trong Imported References Ch n All references đ xem toàn b th vi n
3.4.3 Ví d 3: Xu t tài li u tham kh o t Eric.ed.gov:
1 Truy c p website Eric.ed.gov, đánh t khóa đ tìm ki m tài li u
Trang 132 Ch n tài li u t i v b ng cách click vào nút add bên góc ph i c a tài li u đ chuy n sang added
3 góc bên ph i c a k t qu tìm ki m hi n s tài li u mà b n đư l a ch n, click vào đó, m t
b ng th ng kê các thông tin v các tài li u mà b n đư l a ch n s hi n ra
4 Ch n Export citations
5 Ch n Citation manager file
6 Click Dowload
7 Click vào file citations.ris xu t hi n góc trái d i màn hình
8 Các tài li u đ c ch n s t đ ng xu t vào th vi n Endnote đang m s n
9 Trong Endnote, các tài li u tham kh o s đ c hi n th trong Imported References Ch n All
references đ xem toàn b th vi n
Trang 144 ng d ng Endnote trích d n tài li u tham kh o trong Word
4.1 Trích d n trong khi vi t (MS Word 2010)
M m t file Word s n có Nút tab c a EndNote (xem hình d i đây) xu t hi n trong file Word sau khi máy tính c a b n đư đ c cài ch ng trình EndNote
Ch c n ng đ nh d ng t c th i c a EndNote cho phép t đ ng hi n th tài li u trích d n và t o danh
m c tài li u trích d n ngay khi b n chèn m t trích d n vào v n b n Word
Chèn m t trích d n m i
1 con tr vào n i b n mu n chèn thông tin v tài li u trích d n
2 Quay tr l i ch ng trình EndNote, ho c b n có th nh n vào nút t i thanh công
c EndNote
Trang 153 T file EndNote, tìm tài li u mà b n mu n chèn thông tin trích d n và nh n chu t vào tài li u
đó (không c n m ra)
4 ch n cùng lúc nhi u tài li u trích d n, nh n và gi phím Ctrl, đ ng th i nh n chu t vào
nh ng tài li u c n ch n đ trích d n
5 Quay l i v n b n Word và nh n vào nút Insert Citation ho c Insert Selected Citation(s)
thanh công c EndNote Thông tin v tài li u trích d n s xu t hi n trong đo n v n c ng nh trong danh m c tài li u trích d n/tài li u tham kh o cu i tài li u
Các ph n m m so n th o v n b n khác c ng có th tích h p EndNote, tuy nhiên cách thao tác s khác nhau EndNote làm vi c t t nh t trong hai ph n m m MS Word và WordPerfect
4.1.1 nh d ng m t danh m c tài li u tham kh o
Các h th ng trích d n ph bi n trên th gi i đ c cài đ t m c đ nh trong Endnote tr quy đ nh trích
d n c a B Giáo d c và ào t o, tuy nhiên b n có th b sung h th ng trích d n c a B Giáo d c
và ào t o b ng cách đ a m t s file quy đ nh đ nh d ng c a B GD& T vào th m c stye c a Endnote B n có th l a ch n đ nh d ng ki u trích d n mà b n mu n
Có hai cách l a ch n đ nh d ng trong Endnote:
• Cách 1: T thanh công c ch n Edit, ch n Output Style và l a ch n h th ng mà b n mu n