Hướng dẫn sử dụng Phân hệ Quản lý Giảng dạy

TRÌNH TỰ TẠO THỜI KHOÁ BIỂU Trong lần đầu tiên làm việc với chương trình cần thực hiện đầy đủ các thao tác theo trình tự sau: b1 Xác định giáo viên tham gia giảng dạy sử dụng Pemis - Nhậ

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS

PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Hà Nội, 8/2009

MỤC LỤC

PHẦN I - XẾP THỜI KHÓA BIỂU

I CHUẨN BỊ

1 Máy tính

- Phần mềm: đã cài đầy đủ các phần mềm SQL 2005, PEMIS;

- Đảm bảo máy tính không có virus

2 Dữ liệu xếp thời khóa biểu

- Danh sách giáo viên tham gia giảng dạy theo tổ chuyên môn

- Bảng thống kê số tiết học theo ban, khối, lớp:

- Tên lớp, ban học, buổi học:

+ Lớp CB A gồm các lớp: 10A1=>10A9, 11A1=>11A9, 12A1=>12A6

+ Lớp CB thường gồm các lớp: 10A10=>10A12, 11A10=>11A12, 12A7=>12A9+ Lớp XH & NV gồm các lớp 12A10 =>12A12

+ Lớp học sáng: Khối 11+ Khối 12

+ Lớp học chiều: Khối 10

- Bảng phân công giảng dạy (nên chia theo tổ chuyên môn):

VD: Bảng phân công chuyên môn tổ Toán

TT Họ và tên Công việc được giao

Giảng dạy

II TRÌNH TỰ TẠO THỜI KHOÁ BIỂU

Trong lần đầu tiên làm việc với chương trình cần thực hiện đầy đủ các thao tác theo trình tự sau:

b1) Xác định giáo viên tham gia giảng dạy (sử dụng Pemis)

- Nhập tên tắt (nếu chưa đủ GV tham gia giảng dạy)

- Đăng kí giáo viên với tổ bộ môn

- Lập bảng phân công giảng dạy b5) Thiết lập các ràng buộc

b6) Xếp thời khoá biểu

b7) Tỉnh chỉnh thời khoá biểu

b8) In thời khoá biểu, xuất dữ liệu ra Excel

1 Xác định giáo viên tham gia giảng dạy:

- Khởi động PMIS:

Chọn Nghiệp vụ  Nhập thông tin hồ sơ hiện ra màn hình

- Kiểm tra số lượng GV của đơn vị đã đủ chưa, nếu thiếu thì nhập thêm GV bằng cách: Nhấn nút Nhập tên GV vào ô Họ và tên  Nhấn nút

- Có thể nhập tên tắt (Xếp TKB) cho GV trong PMIS bằng cách: Nếu GV nào tham gia giảng dạy  chọn hồ sơ của GV  Chọn nút  nhập tên tắt của GV vào ô Tên tắt (Xếp TKB)  nhấn nút đóng PMIS

- Có thể nhập tên tắt (Xếp TKB) trực tiếp trong VEMIS

* Chú ý: Không nhập trùng tên tắt xếp TKB

2 Thiết lập tham số hệ thống

2.1.Khởi động VEMIS

- Nhấn đúp vào biểu tượng VEMIS trên màn hình nền hoặc tệp VEMIS

- Gõ tên đăng nhập : superadmin

Chọn Đăng kí đơn vị sử dụng Nhập Mã đơn vị (hoặc chọn tên đơn vị trong cây đơn vị bằng cách nhấn nút trong hộp thoại và chọn đơn vị)

Khi thấy trên hộp thoại xuất hiện đúng tên đơn vị mình:

chọn nút => xuất hiện hộp thoại :

Chọn No => xuất hiện hộp thoại

Chọn No

Sau khi hệ thống thông báo:

=> nhấn OK, sau đó nhấn nút thoát

để đóng hộp thoại

2.3 Cập nhật danh mục

2.3.1 Cập nhật khối học

- Trên màn hình làm việc của Phân hệ quản lý hệ thống chọn: khi đó xuất

hiện màn hình:

Chọn Danh mục Quản lý học sinh (nhấn vào dấu (+) ở đầu dòng) => Chọn Khối học và

nhấn nút nằm ở góc dưới cùng bên trái

- Khi đó xuất hiện hộp thoại Danh sách các khối lớp chuẩn trong trường:

Nếu thấy đúng, đủ các khối lớp học thì nhấn nút sau đó nhấn nút

2.3.2 Cập nhật lớp học

Chọn Danh mục Quản lý học sinh => Chọn Khối học (nhấn vào dấu (+) ở đầu dòng) =>

Chọn 1 Khối học và nhấn nút nằm ở góc dưới cùng bên trái

=> Nhấn nút => Nhập tên lớp => Nhấn nút

2.3.3 Cập nhật môn học

- Chọn Môn học trong Danh mục quản lý học sinh rồi nhấn nút

=> xuất hiện hộp thoại Thông tin môn học bao gồm các môn học cơ bản

=> chọn Cập nhật

+ Thêm/bớt môn học: Chọn xuất hiện hộp thoại:

+ Nhấn nút => Chọn môn gốc(chọn môn trống) và nhập tên môn học

=> chọn

+ Nếu muốn sửa tên môn học => chọn môn học => nhấn nút =>chọn

+ Nếu muốn xóa môn học => chọn môn học => nhấn nút Xóa

2.3.4 Cập nhật thời gian làm việc:

- Chọn Danh mục quản lý giảng dạy

=> chọn Thời gian làm việc => chọn Chi tiết => xuất hiện hộp thoại

=> Chọn Ngày trong tuần để cập nhật ngày làm việc:

+ Thêm ngày: Chọn thêm => nhập mã ngày, tên ngày => chọn Lưu+ Sửa/xóa ngày: Chọn ngày => chọn sửa/xóa

=> Chọn giờ trong tuần để cập nhật số tiết trong ngày (với tiểu học) và số tiết/buổi (với THCS và THPT):

+ Thêm tiết: Chọn thêm => nhập mã tiết, tên tiết => chọn Lưu+ Sửa/xóa tiết: Chọn tiết => chọn sửa/xóa

2.3.5 Cập nhật tổ chuyên môn

- Chọn Danh mục quản lý giảng dạy => Chọn Danh mục tổ chuyên môn => Nhấn

nút khi đó xuất hiện hộp thoại:

+ Thêm tổ chuyên môn: Nhấn nút => nhập tên tổ => nhấn

+ Sửa tên tổ chuyên môn: Chọn tổ cần sửa tên => nhấn nút => sửa tên tổ => nhấn nút

+ Xóa: Chọn tổ cần xóa => nhấn nút

- Nhấn nút để đóng hộp thoại

2.3.6 Cập nhật số tiết chuẩn cho các môn (Chỉ riêng đối với cấp Tiểu học):

=> Chọn Danh mục quản lý giảng dạy => Số tiết chuẩn cho các môn

=> Nhấn nút

=> Nhập số tiết chuẩn của các môn học vào ô tương ứng => Nhấn nút

3 Xếp TKB

- Khởi động VEMIS  Đăng nhập vào Phân hệ Quản lý giảng dạy

Khi đó xuất hiện màn hình:

Nháy đúp chuột vào bộ dữ liệu TKB cần mở.

- Dùng để xem danh sách các khối, các lớp được lấy từ CSDL Phân hệ Quản lý học

sinh Danh sách này hiển thị theo khối, không hiển thị theo buổi học sáng hoặc chiều

- Chọn để trở về màn hình chính

3.2.3 Đăng ký giáo viên với tổ bộ môn

- Chọn tên GV, chọn Tổ chuyên môn, nhấn để đăng kí,

nhấn để đưa giáo viên khỏi tổ chuyên môn

- Lần lượt đăng ký hết giáo viên vào các tổ chuyên môn

- Nhấn để trở về màn hình chính

* Những GV được đăng ký với tổ mới có tên trong bảng phân công giảng dạy 3.2.4 Bảng phân công giảng dạy

3.2.4.1 Nhập phân công giảng dạy

3.2.4.1.1.Đối với khối THCS và khối THPT: Người sử dụng tùy chọn một trong hai kiểu

nhập

- Chọn menu Dữ liệu  Phân công giảng dạy Chọn kiểu Tổng quát hoặc Chi tiết

* Kiểu Tổng quát

- Chọn Buổi (sáng/chiều) => Chọn Tổ chuyên môn => Chọn Khối

 Nhấn vào ô tương ứng với tên giáo viên và môn học => Cửa sổ Phân công ứng với GV môn học hiện ra Chọn số tiết.

(Làm lần lượt như vậy cho đến khi phân công hết chuyên môn cho GV)

* Kiểu chi tiết:

Giao diện phân công giảng dạy Chi tiết

- Chọn Buổi (sáng/chiều) => Chọn Tổ chuyên môn => Chọn Khối

 Nhấn vào ô tương ứng với tên giáo viên và môn học  Chọn số tiết

3.2.4.1.2.Đối với khối Tiểu học:

- Chọn menu Dữ liệu  Phân công giảng dạy Chọn Cập nhật

Trong hộp thoại nhập "Phân công giảng dạy"=> chọn Tổ=>Chọn khối=>Tên giáo viên

=> Nhấn vào ô tương ứng với tên giáo viên và môn học

3.2.4.2 Thống kê, in phân công giảng dạy

3.2.4.2.1 Thống kê phân công giảng dạy:

-

Xem thống kê phân công chuyên môn:

* Chọn một trong hai cách phân công (với THCS và THPT)

* Chọn Cập nhật đối với Tiểu học

+ Nhấn nút trên hộp thoại

+ Chọn xem thống kê phân công chuyên môn của giáo viên hoặc lớp

Chú ý:

Qua bảng thống kê có thể kiểm tra việc phân công giảng dạy có đúng không, nếu

đúng thì nên tiến hành xếp thử thời khoá biểu trước khi thiết lập các ràng buộc

3.2.4.2.1 In phân công giảng dạy:

- Từ bảng phân công giảng dạy chọn => Xuất hiện bảng:

- Có thể in trực tiếp phân công giảng dạy hoặc xuất ra bản Excel.

+ Xuất PCGD ra Excel: Chọn

+ In trực tiếp PCGD: Chọn

3.3 Các ràng buộc

3.3.1 Ràng buộc với giáo viên

3.3.1.1 Ràng buộc với tất cả giáo viên

- Chọn Menu Ràng buộc → Ràng buộc với giáo viên → Ràng buộc với tất cả giáo viên

Đây là điểm mạnh của module xếp TKB Với chức năng này, những yêu cầu cơ bản của TKB sẽ được thỏa mãn

Đặc biệt lưu ý việc thiết lập ràng buộc chỉ được áp dụng cho những GV có phân

công giảng dạy và phải đảm bảo tính lôgíc.

- Cho phép chọn:

+ Số giờ nghỉ lớn nhất trên buổi

+ Số ngày nghỉ lớn nhất trên tuần

+ Số tiết dạy nhỏ nhất mỗi buổi dạy

3.3.1.2 Ràng buộc với từng giáo viên

- Chọn Menu Ràng buộc→ Với giáo viên → Ràng buộc với từng giáo viên

- Ràng buộc này cho phép:

+ Một giáo viên không dạy ở một tiết nào đó trong tuần (bằng cách nhấn chuột vào tiết đó)

+ Chọn số ngày nghỉ lớn nhất trên tuần cho một giáo viên

+ Chọn số ngày lớn nhất trên tuần cho một giáo viên

+ Chọn số giờ nghỉ lớn nhất trên buổi cho một giáo viên

+ Chọn số giờ nhỏ nhất trên buổi cho một giáo viên

* Nếu cả nhóm giáo viên (tổ) có yêu cầu giống nhau thi sau khi thiết lập cho một giáo viên trong tổ => chọn

3.3.2 Ràng buộc với lớp

- Chọn Menu Ràng buộc → Ràng buộc với lớp → Một lớp bận các thời gian

Để khóa những tiết không học => Tích vào vị trí các tiết không học trên lưới TKB

VD: Khối 10A, buổi sáng chỉ có 28 tiết được phân công/ tổng số 30 tiết cả tuần, vì

vậy có 2 tiết không có phân công (chọn vào tiết 4 và tiết 5 thứ 5) Sau đó chọn Thiết lập ràng buộc cho cả khối để áp dụng cho cả khối.

3.3.3 Ràng buộc các phân công

3.3.3.1 Khóa dữ liệu tại một tiết cố định

- Thường áp dụng cho tiết Chào cờ, Sinh hoạt, những tiết dạy cố định trên thời khóa biểu (tiết câu lạc bộ, thư viện) hoặc cho những lớp song ngữ

Chú ý: Không nhập Khóa DL cho các môn học khác nhau tại cùng 1 tiết học.

VD: Lớp học buổi sáng

- Tiết chào cờ thường là sáng thứ hai, tiết 1

- Tiết sinh hoạt thường là thứ 7, tiết 5

- Chọn Menu Ràng buộc → Ràng buộc các Phân công → Khóa dữ liệu tại một tiết

cố định → Νhấn chuột vào ô tương ứng với tiết cần khóa → Chọn Thiết lập ràng buộc cho

cả khối

3.3.3.2 Một tập các phân công ưu tiên thời gian

- Để ưu tiên xếp giờ môn nào đó vào vị trí ưu tiên

+ Chọn Menu Ràng buộc → Ràng buộc các Phân công →Một tập các phân công ưu tiên thời gian

=> Chọn khối→Môn → Βuổi → nhấn chuột vào các ô tương ứng với tiết muốn ưu tiên → Chọn Thiết lập các ràng buộc cho cả khối

VD: môn TD lớp 10 không học tiết 1 buổi chiều có thể chọn như hình trên.

3.3.3.3 Số ngày nhỏ nhất giữa các phân công

Được dùng để tách các môn có từ 2 tiết trở lên không phân công vào cùng một buổi.Chọn Menu Ràng buộc → Ràng buộc các phân công → Số ngày nhỏ nhất giữa các phân công Nhập số 1 vào vị trí Môn / Lớp (học cách ngày, để tách môn 2 tiết/tuần không xếp cùng một buổi) → Nhấn nút

3.3.3.4 Cặp tiết xếp liền

Có môn học bắt buộc trong tuần phải học hai tiết liền nhau thì thiết lập ràng buộc này

VD: Môn Văn cần phải có buổi học hai tiết liên tiếp.

- Chọn Menu Ràng buộc → Ràng buộc các phân công → Cặp tiết xếp liền

→ Nhập số 1 (1 cặp tiết) hoặc số 2 (2 cặp tiết) vào vị trí Môn / Lớp

4

Thời khóa biểu

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ :

 Phân công giảng dạy cho giáo viên

 Thiết lập các ràng buộc

 Thống kê số giờ dạy của từng GV, từng lớp

 Chọn chức năng xếp thời khóa biểu tự động

4.1 Xếp tự động

Chọn TKB => Xếp tự động

 Chọn Buổi  Xếp  Tạo TKB  xuất hiện hộp thoại chọn 

Nhấn Nếu thành công => xuất hiện thông báo

Nhấn OK  Thoát  Kết thúc Cập nhật dữ liệu Chờ khi xuất hiện thông báo

Nhấn OK => nhấn Kết thúc

4.2 Tinh chỉnh thời khóa biểu

Thời khóa biểu sau khi xếp xong thường chưa được tối ưu, vì vậy việc tiếp theo là cần tinh chỉnh lại thời khóa biểu bằng chức năng này Có thể tinh chỉnh bằng tay hoặc tiếp tục ràng buộc từng GV để tối ưu TKB

- Chọn Menu Thời khóa biểu => Tinh chỉnh => Xuất hiện màn hình tinh chỉnh như sau:

- Chọn buổi (sáng/chiều)

- Chọn lớp

- Chọn giáo viên

4.2.1.Tinh chỉnh thời khóa biểu

C1: Dùng phương pháp kéo thả để đổi trực tiếp thời khóa biểu

- Nếu có thể đổi được sẽ có hộp thoại thông báo => Nhấn OK để xác nhận việc đổi TKB

- Những thay đổi đó xuất hiện trên bảng thông báo kết quả chuyển.

- Nếu không đổi được sẽ xuất hiện hộp thoại

C2: Dùng thao tác xóa/thêm môn học

- Nhấn chuột phải vào tên tiết cần xóa/thêm

Lưu ý: Sau khi đã tinh chỉnh xong cần cập nhật lại TKB (nhấn nút cập nhật)

4.2.2.Khóa/mở khóa tiết học

- Khóa tiết học: Nhấn chuột phải vào tên tiết cần khóa => Chọn Khóa dữ liệu

- Mở khóa tiết học: Nhấn chuột phải vào tên tiết cần mở khóa => Chọn Mở khóa

4.3 Xuất dữ liệu

Thời khóa biểu sau khi hoàn thiện có thể in tổng hợp hoặc từng đối tượng theo giáo viên hoặc học sinh hoặc xuất ra Excel.

- Chọn Menu Thời khóa biểu → Xuất dữ liệu

+ Xuất dữ liệu ra EXCEL:

- Kích vào các lựa chọn tương ứng trong bảng → Nhấn nếu muốn đưa dữ liệu ra Excel, ngược lại nhấn

PHẦN II – THEO DÕI CÔNG TÁC GIÁO VIÊN

Phân hệ "Theo dõi công tác giáo viên" là một phân hệ bổ sung cho PMIS, giúp cho

cán bộ quản lý các đơn vị trường học ghi nhận các sự kiện thay đổi giờ dạy, các công tác đột xuất, những lần vi phạm nề nếp, vi phạm quy chế chuyên môn của giáo viên, nhân viên giúp việc điều hành, quản lý và sử dụng nhân sự trong đơn vị đạt hiệu quả tốt hơn

Phân hệ này sử dụng thông tin của một số phân hệ khác của V.EMIS:

- Danh sách cán bộ, giáo viên, nhân viên : lấy từ PMIS

- Kết quả phân công vào Tổ bộ môn, kết quả xếp thới khoá biểu : lấy từ phân hệ Quản

lý giảng dạy (Xếp thời khoá biểu)

Với phân hệ này có các chức năng cơ bản sau:

- Phân công giảng dạy, kiêm nhiệm, công tác khác

- Xem thời khoá biểu từng giáo viên

- Xem thời khoá biểu từng lớp

- Xem thời khóa biểu theo tuần của lớp

- Xem thời khóa biểu theo tuần của giáo viên

- Ghi nhận kế hoạch thay đổi giảng dạy

- Ghi nhận giáo viên vi phạm nề nếp

- Ghi nhận quá trình thực hiện chất lượng giảng dạy

- Xem các biểu mẫu thống kê

I CHUẨN BỊ.

2 Khai báo tham số hệ thống:

- Để có mối liên hệ về dữ liệu với các phân hệ khác trong hệ thống, bước đầu tiên cần phải khai báo tham số hệ thống bằng cách:

+ Chọn Giảng dạy => chọn Khai báo tham số hệ thống

+ Nhập các thông tin của đơn vị

+ Nhấn để cập nhật thông tin

3 Khai báo các danh mục:

Trước khi sử dụng các chức năng của chương trình người sử dụng sau khi thiết lập các tham số hệ thống phải khai báo các danh mục sau:

3.1 Danh sách giáo viên giảng dạy:

Thông qua chức năng này, Hiệu trưởng có thể biết được các giáo viên tham gia giảng dạy đồng thời đưa giáo viên vào các tổ chuyên môn để phục vụ cho công tác theo dõi giáo viên

Để lập danh sách giáo viên của các tổ chyên môn thực hiện như sau:

- Chọn giảng dạy => chọn Khai báo danh mục => Chọn danh sách giáo viên giảng dạy

- Chọn tổ chuyên môn => chọn tên giáo viên trong ô bên trái hộp thoại => nhấn nút

đế đưa giáo viên vào tổ chuyên môn => chọn

- Nếu đưa nhầm có thể chọn nút để đưa giáo viên khỏi tổ chuyên môn => chọn

3.2 Cập nhật danh mục các loại ghi nhận thay đổi giảng dạy

Chương trình đã cung cấp các loại thay đổi, tùy theo từng đơn vị, loại hình, hiệu trưởng có thể thêm, xóa, sửa các danh mục cho thích hợp

Thực hiện như sau:

- Chọn Giảng dạy => chọn Khai báo danh mục => chọn Danh mục các loại ghi nhận thay đổi giảng dạy:

+ Thêm mới : chọn thêm mới => Nhập mã=> nhập tên loại => Ghi

+ Sửa : chọn Loại ghi nhận cần sửa =>chọn Sửa => Sửa tên loại => chọn Ghi

+ Xóa : chọn Loại ghi nhận cần xóa => chọn Xóa => chọn Ghi

3.3 Cập nhật danh mục các loại vi phạm của giáo viên:

Chương trình đã cung cấp các loại vi phạm của giáo viên, tùy theo từng đơn vị, loại hình, có thể thêm, xóa, sửa các danh mục cho thích hợp

Thực hiện như sau:

- Chọn Giảng dạy => chọn Khai báo danh mục => chọn Danh mục các loại vi phạm của giáo viên:

+ Thêm mới : chọn thêm mới => Nhập mã=> nhập tên loại vi phạm => Ghi

+ Sửa : chọn Loại vi phạm cần sửa =>chọn Sửa => Sửa tên loại => chọn Ghi

+ Xóa : chọn Loại vi phạm cần xóa => chọn Xóa => chọn Ghi

3.4 Cập nhật danh mục quy định giờ tiêu chuẩn:

Chương trình đã ra số giờ theo quy định của Bộ Giáo dục, tùy theo từng đơn vị, loại hình, có thể thêm, xóa, sửa các mục cho thích hợp

Thực hiện như sau:

- Chọn Giảng dạy => chọn Khai báo danh mục => chọn Danh mục quy định số giờ tiêu chuẩn: