Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro

Kết cấu của chuyên đề gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro. Chương 3: Một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro

MỤC LỤC

tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp sao cho cơ cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ, giảm bớt được đầu mối quản lý mà việc được giao luôn hoàn thành ở mức tối đa Khoa học kỹ thuật và công nghệ phát triển cũng là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp có tính chất quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Bất cứ doanh nghiệp nào bên cạnh việc quan tâm đầu tư máy móc trang thiết bị sản xuất còn phải quan tâm đến đội ngũ cán bộ quản lý, biết sử dụng và sắp xếp

vị trí lao động sao cho phù hợp với chuyên môn nhằm sử dụng được hết tiềm năng và sự sáng tạo của họ trong sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp đó sẽ thành công Hiện nay, các doanh nghiệp đều đã xây dựng cho mình một cơ cấu

tổ chức sao cho phù hợp với ngành nghề sản xuất kinh doanh của mình Song với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế như hiện nay thì việc hoàn thiện

cơ cấu tổ chức sao cho bắt kịp với sự phát triển đó là rất cần thiết Xuất phát từ những thực trạng nêu trên Đảng ủy và ban lãnh đạo Công ty Cổ phần sự kiện và

ẩm thực Hapro đặc biệt quan tâm tới việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của mình mặc dù đây không phải là bộ phận sản xuất trực tiếp nhưng nó đóng vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất lao động, chất lượng sản phẩm Với chức năng quản lý của mình thì việc danh tiếng hay ưu thế của Công

ty trên thị trường đều là kết quả của sự quản lý cùng với các đơn vị sản xuất sẽ

thực tế giúp em thấy được việc tổ chức bộ máy quản lý hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ góp phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, cùng với mong muốn nâng cao sự hiểu biết và đóng góp những suy nghĩ của mình vào việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý nên em đã chọn đề tài: ” Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý của Công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro”.Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu

tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Kết cấu của chuyên đề gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro

Chương 3: Một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro

Trong quá trình thực tập em cũng gặp không ít khó khăn và còn có nhiều thiếu sót nhưng được sự quan tâm, giúp đỡ và chỉ đạo tận tình của các anh chị

trong công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình chu đáo của cô giáo Th.S Phùng Thị Kim Phượng đã giúp em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập này Thời gian

thực tập có hạn, nhận thức và khả năng nghiên cứu còn nhiều hạn chế, nội dung chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp, bổ sung từ phía các thầy cô trong khoa Quản lý kinh doanh trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội để bài chuyên đề thực tập của em được đầy đủ và hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Hoàng Hải Yến

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN

LÝ CỦA DOANH NGHIỆP.

1.1 Khái niệm, chức năng và ý nghĩa của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

 Quản lý

Quản lý là sự tác động của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường

Quản lý bao gồm các điều kiện sau:

- Phải có một chủ thể quản lý tạo ra tác động và một đối tượng quản lý nhận tác động của chủ thể quản lý tạo ra

- Phải có mục tiêu xác định cho cả đối tượng và chủ thể Mục tiêu này là căn cứ để cụ thể quản lý tạo ra tác động

- Chủ thể phải thực hành việc tác động

 Tổ chức

Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung

Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tùy theo tiêu thức phân loại, nhưng chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau:

- Mọi tổ chức đều mang tính mục đích Tổ chức hiếm khi mang trong mình một mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau có thể khác nhau, nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽ không có lý do để tồn tại

- Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác Một doanh nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc, thông tin…từ các nhà cung cấp, cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ mô của Nhà nước, cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanh nghiệp khác, cần các hộ gia đình và tổ chức mua sắm sản phẩm

- Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được mục đích-các kế hoạch Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điều cần phải làm

- Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt mục tiêu với hiệu quả cao Vai trò của những nhà quản trị

có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp lúng túng

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị sự xắp đặt theo một trật tự nào đó của các bộ phận trong tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng

Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau

có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí theo nhiều cấp nhiều khâu khác nhau đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích đã xác định của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý, nó tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc rất đáng quan tâm

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị chỉ có giá trị ổn định tương đối và cũng có vòng đời của nó Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp là việc rất đáng quan tâm

 Bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức, là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ tổ chức Bộ máy quản lý bao gồm: Một tập thể người lao động cùng với các phương tiện quản lý được liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc, quy tắc nhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định

 Tổ chức bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình dựa trên các chức năng , nhiệm vụ đã được xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng về mô hình và giúp cho toàn bộ hệ thống quản lý hoạt động như thể có hiệu quả nhất

 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tổng thể các bộ phận hợp thành, các bộ phận này có mối liên hệ mật hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên

môn hóa, thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.

 Lao động quản lý

Lao động quản lý là hoạt động hay nói cách khác là lao động của những người thực hiện chức năng quản lý trong mỗi tổ chức nhất định

Phân loại lao động quản lý:

- Căn cứ theo cấp quản lý:

Quản lý doanh nghiệp: Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng

Lãnh đạo doanh nghiệp: Trưởng phòng, Phó phòng và tương đương

Viên chức chuyên môn nghiệp vụ: Các nhân viên

- Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ:

Lao động của cán bộ lãnh đạo: Là lao động của những người đứng đầu tổ chức, có quyền ra quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định quản lý và chịu trách nhiệm về quyết định của mình

Lao động của các chuyên gia: Là lao động của những người có trình độ chuyên môn sâu về các lĩnh vực chuyên môn trong quản lý, làm nhiệm vụ chuẩn

bị và đề xuất các phương án, quyết định cho cán bộ lãnh đạo

Lao động của các nhân viên chuyên nghiệp vụ: Là lao động của những người làm công tác sự vụ, chủ yếu phục vụ thông tin và giúp việc cho cán bộ lãnh đạo và chuyên gia

- Căn cứ vào phạm vi bao quát của nhiệm vụ:

Lao động quản lý tổng hợp: Chịu trách nhiệm toàn diện về các mặt của tổ chức Đó thường là lao động của cấp trưởng

Lao động quản lý chức năng: Chịu trách nhiệm về một hoặc một số lĩnh vực trong hoạt động của tổ chức Đó là lao động của các cấp phó và các bộ phận quản lý chức năng

Lao động tác nghiệp cụ thể là lao động của nhân viên quản lý thừa hành như các nhân viên kiểm tra, đánh giá…

- Căn cứ theo lĩnh vực chuyên môn:

Lao động quản lý kinh tế, quản lý xã hội, quản lý an ninh quốc phòng…

1.1.2 Chức năng và ý nghĩa của việc tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Bộ máy quản lý của doanh nghiệp không là bộ phận trực tiếp sản xuất trong doanh nghiệp, nó có chức năng lựa chọn, sắp xếp, điều phối toàn bộ hoạt

Bên cạnh đó, bộ máy quản lý phải đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn theo chiều hướng phát triển, tổ chức tốt mọi công tác trong doanh nghiệp nhằm đem lại những hiệu quả cao nhất trong công tác quản lý doanh nghiệp.

Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản của sự sống còn của các doanh nghiệp nhằm giúp cho mọi người, mọi thành viên trong bộ máy phối hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong quá trình hình thành các mục tiêu kế hoạch đã đề ra

Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cho công tác quản lý

Với những chức năng trên bộ máy quản lý của doanh nghiệp cò có ý nghĩa như sau:

- Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là một việc làm quan trọng bậc nhất của quản trị viên để thực thi nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, góp phần quan trọng thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp đề ra

- Công tác tổ chức hiệu quả giúp thực hiện triệt để việc áp dụng khoa học

kỹ thuật vào hoạt động quản lý giúp cho việc khuyến khích sử dụng với tính chất là con người phát triển toàn diện, tạo điều kiện cho sự mở rộng, đa dạng hóa tổ chức và nâng cao tính độc lập và sáng tạo của nhà quản trị, vì vậy chức năng tổ chức và phối hợp là cốt lõi của quy trình quản lý

- Thực chất của bộ máy là tiến hành phân công lao động một cách hợp lý

để khai thác tối đa lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất nhằm đạt năng suất và hiệu quả quản trị cao

1.2 Những yêu cầu đối với việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp.

Trong phạm vi từng doanh nghiệp cụ thể, tổ chức bộ máy quản lý phải được đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản lý đều thiết lập những mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong doanh nghiệp Cho nên cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát

và phục vụ sản xuất

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng nhanh, linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường.

- Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó đảm bảo sự phối hợp tốt nhất các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp

- Tính kinh tế: Cơ cấu quản lý phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất Tiêu chuẩn xem xét mối quan hệ này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về

Bộ máy quản lý được coi là vững mạnh khi những quyết định của nó được chuẩn bị một cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát với thực tế sản xuất Có như vậy, thì những quyết định ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp hành với tinh thần trách nhiệm và kỷ luật nghiêm khắc, ý thức tự giác đầy đủ

1.3 Những nguyên tắc cơ bản để xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp

Khi thiết lập và vận hành bất kỳ một tổ chức nào cũng phải tuân thủ, vận dụng các nguyên tắc chung về tổ chức Những nguyên tắc này xuất phát từ thực tiến quản lý và phù hợp với quy luật khách quan

Những nguyên tắc tập trung dân chủ được coi là nguyên tắc cơ bản bao trùm các loại tổ chức Tuy nhiên, nó cần được vận dụng sát hợp với tính chất từng loại tổ chức có phương thức hoạt động khác nhau (tổ chức chính trị, tổ chức kinh doanh) Với tổ chức quản lý kinh doanh (doanh nghiệp) đó là nguyên tắc: Tự chủ, tự chịu trách nhiệm (trong khuôn khổ thể chế bao gồm luật pháp là quy chế) có hiệu lực để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Từ nguyên tắc chung đó nhiều nhà khoa học quản lý đã xác lập 8 nguyên tắc như sau:

- Nguyên tắc 1: Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức: Từ chức năng mà thiết lập bộ máy phù hợp; và từ bộ máy mà bố trí con người đáp ứng yêu cầu

- Nguyên tắc 2: Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần được phân chia thành các phần việc rõ ràng và phân công hợp lý, rành mạch cho mỗi bộ phận cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện.

- Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phải tương xứng

- Nguyên tắc 4: Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng, chế độ công tác và lề lối làm việc

- Nguyên tắc 5: Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời; trung thực và độ tin cậy cao

- Nguyên tắc 6: Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ; qua đó xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm

- Nguyên tắc 7: Tạo sự hợp tác gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức, giữa người điều hành với tập thể lao động, hướng vào mục tiêu chung

- Nguyên tắc 8: Tuyển chọn chặt chẽ và bố trí sử dụng đúng cán bộ, nhân viên tạo điều kiện cho mọi người phát huy cao khả năng và không ngừng phát triển về năng lực và phẩm chất

Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản lý phải thỏa mãn những yêu cầu sau:

Một là: Phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của doanh nghiệp, phải thực hiện đầy đủ toàn diện các chức năng quản lý doanh nghiệp

Hai là: Phải đảm bảo nguyên tắc chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp

Ba là: Phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc thù kinh tế của doanh nghiệp

Bốn là: Phải đảm bảo chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực

Bộ máy quản lý được coi là chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực khi số cấp quản lý và số bộ máy quản lý ít nhất Tỷ lệ giữa nhân viên quản lý so với tổng số cán bộ công nhân viên chức nhỏ nhất mà vẫn hoàn thành đầy đủ các chức năng quản lý, đồng thời mọi quyết định của bộ máy quản lý được chuẩn bị chu đáo, khoa học sát với thực tiễn được mọi người chấp hành

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp

Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý không những phải xuất phát từ những yêu cầu ở trên mà điều quan trọng nhất, khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh tình huống cụ thể nhất định Nói cách khác là cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý.

Có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý:

- Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý

Tình trạng và tình hình phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp.

Sự phát triển của công nghệ sản xuất ngày càng đáp ứng được nhu cầu sản xuất của các doanh nghiệp, nó giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được những chi phí như: Tiền lương, nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động… tình trạng công nghệ máy móc thiết bị sản xuất trong doanh nghiệp cũng quyết định tới phương án sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do vậy, tình trạng và tình hình phát triển của công nghệ sản xuất nó dẽ gây ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý

Tính chất và đặc điểm của sản xuất.

Việc sản xuất một loại hành hóa nhất định nào đó, hay một quy mô sản xuất, loại hình sản xuất sẽ có những ảnh hưởng tới cơ cấu quản lý như việc một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn Họ không chỉ đầu tư vào một lĩnh vực; một địa bàn nhất định hay một loại sản phẩm thì ở đây mô hình cơ cấu tổ chức quản lý của họ sẽ được xây dựng để đảm bảo cho công tác quản lý các chức năng của doanh nghiệp lúc này mô hình cơ cấu tổ chức quản lý của họ sẽ được xây dựng để đảm bảo cho công tác quản lý các chức năng của doanh nghiệp lúc này mô hình cơ cấu tổ chức quản lý sẽ khác so với một doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ

Mức độ chuyên hóa tập trung của các hoạt động quản lý.

Chuyên môn hóa tập trung các hoạt động quản lý sẽ tạo cho các bộ phận chức năng tập trung hơn công việc được giao, thực hiện một cách cao nhất Công tác chuyên môn hóa sẽ sàng lọc được cán bộ quản lý chuyên trách, phù hợp với trình độ được đào tạo nhằm sắp xếp công tác trong các phòng chức năng

Trình độ cơ giới, tự động hóa các hoạt động quản lý trình độ, kiến thức tay nghề của các cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ.

Khi một người quản lý làm việc trong môi trường tự động hóa như việc sử dụng các phần mềm máy tính trong công tác của họ cùng với những kiến thức,

kỹ năng chuyên môn được đào tạo thì họ sẽ xử lý được các công việc được giao những công việc trước kia phải cần tới nhiều người

Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người làm việc lãnh đạo, khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới.

Một doanh nghiệp có tầm quản lý hẹp thì nhà quản lý sẽ có thể kiểm soát chặt chẽ các hoạt động của nhân viên cấp dưới Với doanh nghiệp có tầm quản

lý rộng, mối quan hệ giữa nhân viên trực tiếp sản xuất với lãnh đạo doanh nghiệp phải thông qua các cán bộ trưởng phòng chức năng

Ngoài ra còn có những nhân tố khác như:

- Tùy thuộc vào thời gian làm việc làm ca tổ chức phân xưởng quản lý theo ca

- Tùy thuộc vào chức năng của doanh nghiệp

- Tùy thuộc vào đặc điểm khách hàng

1.5 Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy cơ bản.

Cùng với sự phát triển sản xuất đã hình thành những kiểu cơ cấu tổ chức

bộ máy doanh nghiệp khác nhau

a Cơ cấu trực tuyến

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu trực tuyến

Người lãnh đạo Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2 Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi.

- Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng

- Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp

b Mô hình cơ cấu theo chức năng

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định

Hình 1.2 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng

Người lãnh đạo Người lãnh đạo chức năng A

Người lãnh đạo chức năng C Đối tượng quản lý 1 Đối tượng quản lý 2

Đối tượng quản lý 3

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong cơ cấu tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới

- Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo

- Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mô hình này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng

c Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến-chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đão tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.

Hình 1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo trực tuyến-chức năng

Lãnh đạo cấp 1 Người lãnh đạo chức năng A

Lãnh đạo cấp 2 Người lãnh đạo chức năng B

Người lãnh đạo chức năng C

Người lãnh đạo chức năng A

Người lãnh đạo chức năng B

Người lãnh đạo chức năng C

Đối tượng quản lý 1 Đối tượng quản lý 2

Đối tượng quản lý 3

- Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức năng Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức.

- Nhược điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

d Mô hình cơ cấu trực tuyến-tham mưu

Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực

Hình 1.4 Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến-tham mưu

Người lãnh đạo Tham mưu 1 Tham mưu 2

Tham mưu 3

Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2

Tham mưu 1 Tham mưu 2

Tham mưu 1

Tham mưu 2

Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý

Vẫn là cơ cấu trực tuyến nhưng lãnh đạo đã có thêm một bộ phận tham mưu giúp việc Cơ quan tham mưu có thể là một đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý.

- Ưu điểm: + Dễ dàng thực hiệ chế độ một thủ trưởng

+ Bước đầu biết khai thác tài năng của các chuyên gia

- Nhược điểm: Mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu do đó ít thời gian làm việc với đối tượng quản lý Tốc độ quyết định chậm

e Mô hình cơ cấu chính thức

Cơ cấu chính thức gắn với cơ cấu vai trò, nhiệm vụ hướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức Nếu một người quản lý có ý định tổ chức thật tốt cơ cấu đó phải tạo ra một môi trường ở đó việc thực hiện của từng cá nhân trong hiện tại và tương lai phải đóng góp có hiệu quả vào các mục tiêu của tập thể, chứ không phải họ chỉ dành phần nhỏ trí óc và sức lực cho doanh nghiệp, còn phần lớn để dành cho công việc khác

f Mô hình cơ cấu không chính thức

Là toàn bộ các cuộc tiếp xúc cá nhân, sự tác động qua lại cá nhân cũng có

sự tác động theo nhóm cán bộ công nhân ngoài phạm vi cơ cấu đã được phê chuẩn của doanh nghiệp

Cơ cấu không chính thức có vai trò lớn trong thực tiễn quản trị, nó không định hình và thay đổi, luôn luôn tìm tòi song song với cơ cấu chính thức, có tác động nhất định và đôi khi rất đáng kể đến hoạt động kinh doanh vì:

+ Cá nhân các chủ doanh nghiệp có nhiều mối quan hệ họ không chỉ là người thực hiện nghiêm túc, cần mẫn nghĩa vụ của mình do quy chế tổ chức, tiêu chuẩn nghiệp vụ, theo chức danh quy định mà họ còn cảm thấy liên quan

ảnh hưởng đến thái độ đối với cá nhân, đối với con người từ phía đồng nghiệp, những người cấp dưới.

+ Sự tồn tại khách quan của cơ cấu không chính thức còn là dấu hiệu chỉ ra

rõ chỗ yếu và trình độ chưa hoàn thiện của cơ cấu chính thức

+ Cơ cấu không chính thức là một trong những yếu tố đòi hòi người lãnh đạo doanh nghiệp phải có một nghệ thuật đặc biệt, người lãnh đạo cần nghiên cứu thường xuyên cơ cấu này, thúc đẩy sự phát triển những xu hướng hỗ trợ để đạt mục đích của doanh nghiệp

g Mô hình cơ cấu tổ chức chương trình mục tiêu

Cơ quan quản lý cấp cao

Cơ quan quản lý cấp trung

Cơ quan quản lý cấp trung

Cơ quan liên kết các mối liên hệ ngang

Cơ quan quản lý cấp thấp

Cơ quan quản lý cấp thấp

Cơ quan quản lý cấp thấp

Cơ quan quản lý cấp thấp

Hình 1.5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức chương trình mục tiêu

Đặc điểm: Có một bộ phận chuyên tổ chức và điều phối các mối quan hệ ngay giữa các bộ phận cùng cấp cao nhất để thực hiện chương trình mục tiêu.

Được thể hiện ở sự kết hợp tính mục tiêu và tính năng động, sử dụng cơ cấu tổ chức chương trình mục tiêu đã là cho tính chất mềm dẻo của cơ cấu quản

lý tăng lên rất nhiều

h Mô hình cơ cấu tổ chức phi hình thức

Phương thức này là phương thức tổ chức quản lý hiện đại nhất hiện nay là

tổ chức bộ máy quản lý theo 5 nguyên tắc: Tổ chức bộ máy quản lý sao cho bộ máy đó có khả năng tự thích nghi, tự điều chỉnh, tự bổ sung, tự đào thải và tự đổi mới

Theo hình thức này thì bộ máy doanh nghiệp có cả những bộ phận và cá nhân nằm ngoài doanh nghiệp, nhằm thu hút được nhiều chất xám và thu hút được nhiều thông tin từ bên ngoài qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp ngày càng đứng vững và tăng khả năng cạnh tranh hơn trên thương trường

1.6 Phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp chủ yếu sau:

a. Phương pháp kinh nghiệm

Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trước này là những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn

vị mới như so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật… để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp Do vậy đôi khi phương pháp này còn được gọi là phương pháp tương tự

- Ưu điểm: Là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ

- Nhược điểm: Dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện cụ thể

b. Phương pháp phân tích

Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp

lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, sửa đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng

bộ phận cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt

- Ưu điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết

kế cơ cấu tổ chức mới

Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức được một bộ máy quản lý tốt người ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phương pháp trên Mà tùy theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phương pháp trên để lợi dụng ưu điểm của chúng

1.7 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.

1.7.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý

Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản

lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả nhất

Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi nhuận Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản

lý phải trau dồi cả về lý luận và thực tiễn Vì vậy công việc của hệ thống phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất và hiệu quả cao nhất

Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của

hệ thống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp

1.7.2 Hoàn thiện bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức.

Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực:

- Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh nghĩa là thường xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi

tiết, thành phần không rườm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người thực hiện một cách nghiêm chỉnh.

- Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản

lý Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy

mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp

Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động Mặt khác hoàn thiện

bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao

1.7.3 Đối với công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro

Như bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của công

ty cũng là lợi nhuận Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty

là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay

Mặt khác sản phẩm dịch vụ của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trên thị trường về chất lượng Để đạt được điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên thương trường

Cán bộ quản lý của Công ty có trình độ và năng lực cao, mà công tác quản

lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Do vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mình thì đòi hỏi phải có một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do vậy hoàn thiện bộ máy quản ký ở Công ty là nhân tố quan trọng thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN SỰ KIỆN VÀ ẨM THỰC HAPRO 2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro được thành lập vào năm 2004 với một hệ thống nhà hàng Hapro Bốn Mùa trong khu vực Hà Nội tại các địa chỉ: Kiốt Hồ Hoàn Kiếm; tầng 1– 6 số 38 – 40 Lê Thái Tổ; Boutique Café số 19 – 21 Đinh Tiên Hoàng, 35 Nguyễn Chí Thanh, 19 Huỳnh Thúc Kháng, 353 Phố Huế …

Ngày 26/12/2008 Tổng công ty Thương mại Hà Nội đã tổ chức lễ công bố nhận diện thương hiệu Hapro Bốn Mùa tại địa điểm 353 Phố Huế, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Thương hiệu Hapro Bốn Mùa là thương hiệu dịch vụ nhà hàng của Công ty cổ phần sự kiện và ẩm thực thuộc Hapro thuộc Tổng công ty Thương mại Hà Nội - Cội nguồn của thương hiệu Hapro Bốn Mùa chính là thương hiệu Bốn Mùa đã được rất nhiều khách hàng biết đến, chuyên phục vụ cà

fe, giải khát,đồ ăn nhanh

Ngày 27/06/2008 trung tâm tiệc cưới và tổ chức sự kiện Cosmos Plaza được thành lập tại 172 Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội Nơi đây chuyên tổ chức tiệc cưới trọn gói, tiệc Buffet, tiệc tại nhà riêng hoặc tiệc lưu động theo yêu cầu, tiệc trà, tiệc ngọt, ăn nhẹ và đồ uống, tổ chức hội nghị, cho thuê hội trường và các dịch vụ truyền thông khác

Năm 2012, Cosmos Plaza và Hapro Bốn mùa được sáp nhập vào công ty

Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro

Với đội ngũ nhân viên tay nghề cao và nhiệt tình, từ năm 2012 đến nay công ty không ngừng phát triển, quy mô ngày càng mở rộng

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

 Các chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh của công ty

Theo giấy phép kinh doanh số 0103057716 cấp ngày 21/09/2009, công ty được phép kinh doanh các ngành nghề sau:

- Kinh doanh lĩnh vực nhà hàng theo các mô hình:

+ Nhà hàng cà phê ăn nhanh

+ Nhà hàng cà phê-Restaurant.

+ Nhà hàng

+Cửa hàng ăn nhanh

- Kinh doanh lĩnh vực tổ chức sự kiện:

+ Tổ chức tiệc cưới trọn gói: Lễ ăn hỏi, tiệc cưới, tiệc ngoài trời, chụp album ảnh cưới, hoa cưới, cho thuê xe ô tô từ 04 đến 30 chỗ và các dịch

vụ khác

+ Tiệc Buffet

+ Tiệc tại nhà riêng hoặc tiệc lưu động theo yêu cầu

+ Tiệc trà, tiệc ngọt, ăn nhẹ và đồ uống

+ Tổ chức sự kiện, cho thuê hội trường và các dịch vụ truyền thông khác.Nhiệm vụ:

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh các loại hình dịch vụ chính của công ty

- Tạo nguồn vốn cho hoạt động của công ty, đảm bảo trang trải và đổi mới tài sản cố định phục vụ cho quá trình kinh doanh

- Tuân thủ luật đầu tư, luật doanh nghiệp, các chính sách thuế theo luật của Nhà nước

- Thực hiện cam kết mà công ty đã ký với các cơ quan chức năng của Nhà nước

- Thực hiện công tác đầu tư, xây dựng, nâng cấp, cải tạo sửa chữa theo quy định hiện hành cho các địa điểm kinh doanh thuộc công ty

 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận.

A Chức năng các phòng ban công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro.

 Phòng Tổ chức hành chính:

- Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý nhân lực, lao động-tiền lương, tuyển dụng đào tạo, công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật theo quy định chung của Tổng công ty và phù hợp với quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện các công tác đối ngoại, quản lý hành chính, quản trị, bảo vệ trật tự an ninh, vệ sinh an toàn lao động, phòng chống lụt bão, phòng cháy chữa cháy, công tác tiết kiệm chống lãng phí, công tác quản lý tài sản của công ty

- Quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý, điều phối xe ô tô theo quy định của công ty

- Xây dựng kế hoạch hàng năm về công tác đầu tư, nâng cấp, cải tạo chuỗi Nhà hàng Hapro Bốn Mùa, Trung tâm tổ chức sự kiện và tiệc cưới Cosmos Plaza

- Thực hiện công tác đầu tư, xây dựng, nâng cấp, cải tạo, sửa chữa theo quy định hiện hành cho các địa điểm kinh doanh thuộc công ty đảm bảo hoạt động theo kế hoạch, chương trình của Tổng công ty và Công ty triển khai

- Thực hiện việc đầu tư mua sắm trang thiết bị (trừ trang thiết bị về công nghệ thông tin), cơ sở vật chất của khối văn phòng công ty, các địa điểm kinh doanh thuộc Công ty theo dõi, quản lý, bảo trì, sửa chữa hệ thống đó

 Phòng Kế toán:

- Tham mưu cho Giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch tài chính, theo dõi kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, đảm bảo nhu cầu vốn kinh doanh đúng mục đích, có hiệu quả

- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm phục vụ việc đầu tư phát triển Công ty, thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan đến công tác tài chính

- Thực hiện các công việc chuyên môn của công tác kế toán-tài chính và thực hiện báo cáo thống kê kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành

- Nghiên cứu, đề xuất và hướng dẫn cho các Trung tâm trong việc thực hiện các yêu cầu của công tác kế toán-tài chính

- Đào tạo nghiệp vụ cho Thu ngân của các Trung tâm, phối hợp giám sát, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận Thu ngân các Trung tâm

 Phòng Kế hoạch kinh doanh:

- Tham mưu cho Giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp với chiến lược phát triển của công ty trong từng giai đoạn

- Nghiên cứu, tham mưu cho Giám đốc xây dựng phương án, kế hoạch phát triển mạng lưới Nhà hàng Hapro Bốn Mùa, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện và tiệc cưới, phát triển các mặt hàng, sản phẩm mới

- Đôn đốc, chỉ đạo các đơn vị triển khai thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch Công ty giao, đầu mới triển khai thực hiện các công tác thống kê, kế hoạch

- Khai thác nguồn hàng, cung ứng cho hoạt động của các Nhà hàng, thực hiện việc đàm phán các hợp đồng mua bán, dịch vụ và khách hàng chiến lược của Trung tâm.

- Quản lý chất lượng sản phẩm, theo dõi công tác vệ sinh an toàn thực phẩm của Nhà hàng thuộc Trung tâm

 Phòng Marketing và tổ chức sự kiện:

- Tham mưu cho Giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch hàng năm về công tác phát triển thương hiệu, marketing, xúc tiến thương mại của Công

ty theo định hướng của Hội đồng quản trị

- Đầu mối triển khai hoạt động kinh doanh nhượng quyền thương hiệu của Tổng công ty, tổ chức các sự kiện của công ty

- Phối hợp với phòng Kế hoạch kinh doanh đưa ra chiến lược phát triển kênh phân phối, khảo sát giá cả và chính sách giá, xây dựng kế hoạch quảng cáo, các chương trình khuyến mãi của Công ty

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch chăm sóc khách hàng

- Phụ trách mảng thẻ mua hàng, phiếu quà tặng, giỏ quà Tết và một số dịch

vụ chăm sóc khách hàng khác (nếu có, như dịch vụ điện hoa, quà tặng…)

- Quản lý chất lượng dịch vụ và chất lượng phục vụ toàn Công ty

- Giám sát việc thực hiện theo đúng quy trình chuẩn về hình ảnh, phong cách bán hàng,… tại các Nhà hàng mang thương hiệu Hapro Bốn Mùa và tại Trung tâm tiệc cưới và tổ chức sự kiên thương hiệu Cosmos Plaza

- Nghiên cứu kế hoạch, nội dung các chương trình xúc tiến thương mại của Công ty, thiết kế và quản lý việc sản xuất các ấn phẩm: Brochure, poster, banner, bandron, standee,… theo quy chuẩn chung và bộ nhận diện thương hiệu của Công ty

- Thực hiện công tác đào tạo nghiệp vụ đối với nhân viên phục vụ tại các nhà hàng, địa điểm kinh doanh thuộc công ty

B Các Trung tâm thuộc Công ty

1 Trung tâm thương mại dịch vụ Bốn Mùa

- Tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác phát triển, thúc đẩy kinh doanh dịch vụ tại các Nhà hàng, Cửa hàng Hapro Bốn Mùa

- Quản lý, tổ chức, triển khai việc kinh doanh tại các địa điểm của Trung tâm để đảm bảo các tiêu chí, chỉ tiêu của Công ty giao

- Phối hợp với phòng Kế toán để kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các nhà hàng thuộc Trung tâm.

- Phối hợp với phòng Tổ chức hành chính trong công tác bổ sung, sắp xếp, điều động nhân sự trong hệ thống các nhà hàng

- Phối hợp với phòng Marketing và tổ chức sự kiện đôn đốc, giám sát, kiểm tra công tác tổ chức kinh doanh, thực hiện tốt văn minh thương mại, công tác chất lượng sản phẩm, dịch vụ, vệ sinh an toàn thực phẩm tại các nhà hàng, cửa hàng Hapro Bốn Mùa

- Triển khai thực hiện tốt các quy chuẩn hình ảnh, nhận diện theo hướng chuyên nghiệp, văn minh, hiện đại

- Phối hợp với phòng Kế hoạch kinh doanh trong việc khai thác các nguồn hàng và đề xuất các nhà cung cấp chiến lược Xử lý các đơn hàng từ các đơn vị chuyển đến đảm bảo nhanh gọn, chính xác và kịp thời Chủ động lập kế hoạch dự trữ và điều phối hàng hóa, đảm bảo đủ lượng dự trữ cho hoạt động kinh doanh của Trung tâm

2.Trung tâm tiệc cưới và tổ chức sự kiện Cosmos Plaza

- Tham mưu cho Giám đốc công ty mở rộng và phát triển lĩnh vực kinh doanh tiệc cưới và tổ chức sự kiện

- Quản lý, tổ chức và triển khai việc kinh doanh dịch vụ tổ chức tiệc cưới

và sự kiện tại địa điểm Cosmos Plaza 172 Ngọc Khánh, đảm bảo hoàn thành tiêu chí, chỉ tiêu của Công ty giao

- Trung tâm có bộ phận kế toán riêng, tự cập nhật số liệu, hoạch toán, thu chi hàng ngày và cuối tháng tổng hợp số liệu và báo cáo về phòng Kế toán công ty theo các biểu mẫu quy định

- Phối hợp với phòng Kế toán để kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận của Trung tâm

- Phối hợp với phòng Tổ chức hành chính trong công tác bổ sung, sắp xếp nhân sự trong Trung tâm

- Phối hợp với phòng Marketing và tổ chức sự kiện đôn đốc, giám sát, kiểm tra công tác tổ chức kinh doanh, thực hiện tốt dịch vụ kinh doanh tổ chức

sự kiện, công tác chất lượng sản phẩm, dịch vụ, vệ sinh an toàn thực phẩm tại các tiệc cưới

- Triển khai thực hiện tốt các quy chuẩn hình ảnh, nhận diện mang thương hiệu Cosmos Plaza chuyên kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện và tiệc cưới văn minh, hiện đại.

- Phối hợp với phòng Kế hoạch kinh doanh trong việc khai thác các nguồn hàng và đề xuất các nhà cung cấp chiến lược

2.2 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và sản xuất kinh doanh quyết định cơ cấu tổ chức của Công ty

2.2.1Quy mô của công ty

Vị trí địa lý (vị trí sản xuất kinh doanh) của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng cho kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hiện nay để mở rộng quy mô kinh doanh, công ty đã xây dựng nhà hàng tại thành phố Bắc Giang

Với địa điểm mới này, hệ thống nhà hàng được xây dựng và thiết kế đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu vệ sinh môi trường trên tổng diện tích 2.000m2

2.2.2 Đặc điểm về thị trường và khách hàng

Công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro ngay từ khi thành lập với chức năng và nhiệm vụ là sản xuất các loại bánh kem và phục vụ nhu cầu ăn uống, tổ chức sự kiện cho các tổ chức, cá nhân

Song trong cơ chế thị trường như hiện nay việc các doanh nghiệp khác cũng sản xuất kinh doanh những mặt hàng cùng chủng loại với sản phẩm của công ty đã gây không ít khó khăn tới việc kinh doanh của Công ty, mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt

2.2.3 Đặc điểm về lao động.

Lao động là tài sản quý nhất của doanh nghiệp Số lượng, chất lượng lao động và sự bố trí hợp lý lao động làm cho năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp tăng lên

Hiện nay (số liệu tháng 12/2014) toàn bộ công ty có 135 người có 60 người là nữ

Trong đó: 100 người trực tiếp sản xuất kinh doanh

35 người quản lý và phục vụ bảo vệ

Về trình độ có: 19 người có trình độ Đại học và trên Đại học

56 người tốt nghiệp Cao đẳng, Trung cấp

Đơn vị tính: Người

(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro)

Qua bảng số liệu trên ta thấy nguồn lao động của công ty qua các năm biến đổi khá nhiều, mỗi năm giảm tới gần 20 nhân viên, số nhân viên giảm chủ yếu là nhân viên sản xuất

Nguồn lao động của công ty có trình độ và chuyên môn cao, với đội ngũ năng động, sáng tạo trong công việc

Trình độ của lực lượng lao động gián tiếp tương đối cao, với 100% có trình độ đại học và trên đại học

Với nguồn lực được đào tạo và phát triển liên tục Công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro luôn sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng với sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao, giá thành cạnh tranh nhất

2.2.4 Đặc điểm về nguồn nguyên liệu.

Nguyên liệu là một trong 3 yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động) Nội dung cơ bản là đối tượng lao động là nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chất lượng sản phẩm Yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong

cơ cấu giá thành

Nguyên vật liệu được sử dụng sản xuất cho tổ sản xuất bánh, thực phẩm cung cấp cho các nhà hàng thuộc Công ty gồm nhiều chủng loại Có thể là các loại hoa quả như: Nho, cam, kiwi… Thực phẩm như các loại rau, thịt đều đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm

2.2.5 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua

Bảng 2.2.Kết quả hoạt động của công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro trong 3

năm( 2012-2014)

Đvt: đồng

1.Doanh thu thuần 31.791.800.022 36.479.191.846 42.864.742.8342.Giá vốn hàng bán 14.861.036.984 16.560.612.059 22.220.424.4553.Lợi nhuận gộp 16.930.763.038 19.918.579.787 20.644.318.3794.Chi phí quản lý doanh

7.Lợi nhuận khác 86.336.843 125.770.347 (153.797.097)8.Lợi nhuận trước thuế 148.066.027 (1.112.268.472) 1.869.981.9659.Thuế thu nhập doanh

So với tình hình sản xuất kinh doanh trong giai đoạn hiện nay của các doanh nghiệp trên các địa bàn thành phố Hà Nội thì công ty Cổ phần sự kiện và

ẩm thực Hapro là Công ty sản xuất kinh doanh phát triển tốt Công ty được phong tặng đơn vị anh hùng lao động thời kỳ đổi mới Do vậy Đảng ủy, ban lãnh đạo Công ty cần duy trì tình hình này và phát triển hơn nữa

2.2.6 Thuận lợi và khó khăn hiện tại của Công ty.

độ sản xuất đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và tiến độ giao hàng Người lao động đủ việc làm với mức lương tương đối Tập thể Công ty là một khối thống nhất từ trên xuống dưới; bầu không khí làm việc hòa đồng vui vẻ, có tính năng động cao đã tạo ra thế và lực vững chắc làm tiền đề cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất năm 2016 và các năm tiếp theo.

 Khó khăn

Công ty vẫn còn một số hạn chế là tốc độ tăng trưởng trong 3 năm qua không đều, thiếu bền vững Nguyên nhân chính là do Công ty vẫn thiếu vốn kinh doanh, phụ thuộc vào hạn mức ngân hàng Ngoài ra cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty chưa được hoàn thiện, chưa xây dựng được nội quy lao động toàn Công ty, lao động quản lý còn kiêm quá nhiều nhiệm vụ và chức năng nên hiệu quả quản lý chưa cao Công tác quản lý kinh tế và tài chính vẫn còn một số tồn tại như: Một số đơn vị trực thuộc khối lượng giá trị dở dang, công nợ tồn đọng lớn dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh còn hạn chế

Qua hơn sáu tháng triển khai thực hiện việc sắp xếp thực hiện đổi mới doanh nghiệp của Công ty đã đạt được một số kết quả ban đầu như: Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty được kiện toàn, tăng cường được mối quan hệ, lề lối làm việc của các đơn vị phòng ban được chặt chẽ hơn Trong thời gian tới, Công ty tiếp tục thực hiện việc sắp xếp đổi mới Công ty, thực hiện

rõ nhiệm vụ và chức năng của từng nhân viên trong các phòng ban và hoàn thiện quy trình sản xuất kinh doanh ở từng đơn vị nhà hàng, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 và từng bước xây dựng thương hiệu của Công ty

2.2.7 Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới

Trên cơ sở định hướng và mục tiêu phát triển công ty trở thành một công

ty hàng đầu về chất lượng dịch vụ, phương hướng của công ty từ nay đế năm

2016 là tăng cường đoàn kết, tích cực đổi mới và đa dạng hóa sản phẩm phù hợp với năng lực và sở trường của công ty Tăng cường sản xuất đạt hiệu quả cao

Mục tiêu:

- Phấn đấu tổng giá trị sản xuất của công ty giữ tốc độ phát triển bình quân

là 35%, đến năm 2016 tổng giá trị đạt 48 tỷ VNĐ

- Hoàn thành đúng tiến độ sản phẩm theo đơn đặt hàng.

- Đa dạng hóa sản phẩm

- Phát triển vốn sản xuất của công ty

- Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý năng động có trình độ cao Xây dựng một tập thể công nhân viên có tay nghề cao, có tác phong sản xuất công nghiệp đáp ứng yêu cầu của cơ chế thị trường

2.3 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần sự kiện

và ẩm thực Hapro

2.3.1 Cơ cấu bộ máy quản lý hiện tại của Công ty

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH

PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG MARKETING VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ BỐN MÙA TRUNG TÂM TIỆC CƯỚI VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN COSMOS PLAZA

(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty sổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro)

Ta thấy cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro từ lúc bắt đầu hình thành với cơ cấu tổ chức đơn giản như đối với một nhà hàng thì qua quá trình tồn tại và phát triển cùng với những nhiệm vụ được giao mới cho tới nay đã xây dựng lên một cơ cấu tổ chức với mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng

Theo kiểu cơ cấu này Giám đốc Công ty được các phòng ban chức năng tham mưu trước khi ra một quyết định, Giám đốc Công ty sẽ chịu trách nhiệm

về mọi mặt toàn quyền quyết định các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của Công ty

Với cơ cấu hiện thời thì nhiệm vụ quản lý được phân thành các chức năng chuyên môn, các bộ phận này làm nhiệm vụ tư vấn, giúp việc, tham mưu cho Giám đốc và theo dõi về mặt chuyên môn đối với các bộ phận sản xuất Do đặc

điểm như vậy mô hình này thích hợp với trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty.

Trên thực tế có nhiều mô hình cơ cấu tồn tại như cơ cấu chức năng, cơ cấu trực tuyến tham mưu, cơ cấu chính thức và không chính thức… Sở dĩ ban lãnh đạo Công ty đã lực chọn cơ cấu trực tuyến chức năng bởi vì nếu như lực chọn cơ cấu chức năng thì ở đây người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ một người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau

Nếu áp dụng đối với ngành dịch vụ tổ chức sự kiện thì sẽ dẫn tới tình trạng chồng chéo công việc, không biết nghe theo ai Mặc dù cơ cấu này cũng có thể tận dụng được tài năng của các cơ quan chức năng song chính điều đó dẫn tới hay xảy ra các quyết định khác nhau giữa người lãnh đạo quản lý chung và người lãnh đạo chức năng

Hay đối với cơ cấu trực tuyến tham mưu ở đây người lãnh đạo sẽ có thêm một bộ phận tham mưu giúp việc Cơ cấu này cũng có thể áp dụng được cho cơ cấu của công ty bởi nó phù hợp đối với đa số trình độ của các bộ phận quản lý hiện thời

Song nếu lựa chọn cơ cấu thì số nhân viên ở khu vực quản lý sẽ tăng lên, người lãnh đạo quản lý lúc này phải mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu, điều này trái với nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là bộ máy quản lý được coi là chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực khi số cấp quản lý và số

bộ phận quản lý ít nhất, tỷ lệ giữa nhân viên quan lý so với tổng số cán bộ công nhân viên chức nhỏ nhất mà vẫn hoàn thành đầy đủ các chức năng quản lý

Qua hai sự so sánh giữa cơ cấu hiện tại của Công ty với hai cơ cấu khác thì ta thấy sự lựa chọn mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng là phù hợp với tình hình thực tại của Công ty

Với mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng thì các bộ phận được xây dựng trong cơ cấu tổ chức của Công ty có những chức năng và quyền hạn

2.3.2 Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong Công ty

2.3.2.1 Khối cơ quan công ty

a. Đại hội đồng cổ đông

Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty Cổ phần sự kiện và ẩm thực Hapro Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nhiệm vụ như sau:

- Thông qua định hướng phát triển của công ty

- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được chào bán

- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát

- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty

- Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty

- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm

- Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty

- Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty

b. Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông

- Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ như sau:

+ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty

+ Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại

+ Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn

- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hộp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với Giám đốc và người quản lý khác trong công ty; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó

- Giám sát và chỉ đảo Giám đốc trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty

+ Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty

+ Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định.

+ Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông.+ Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh

- Mối liên hệ

Hội đồng quản trị có mối liên hệ với các phòng ban đó là lập ra ban Giám sát để kiểm tra công việc của các bộ phận có làm đúng phần việc không và có đúng tiến độ công việc không, Hội đồng quản trị bầu ra một Giám đốc và thông qua Hội đồng quản trị điều hành toàn bộ hoạt động của công ty

 Chủ tịch Hội đồng quản trị

Chủ tịch Hội đồng quản trị do Hội đồng quản trị bầu ra vì vậy chủ tịch Hội đồng quản trị có chức năng và nhiệm vụ sau:

- Chức năng:

+ Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trij

+ Là chủ tọa các cuộc họp đại hội đồng cổ đông

Ban Kiểm soát là cơ quan có thẩm quyền thay mặt Đại hội đồng cổ đông giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc trong quản lý và điều hành công ty Ban Kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, cụ thể là trong kiểm tra, giám sát tính hợp lý, hợp pháp trong công việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, việc thực hiện các quy chế quản lý nội bộ đã được ban hành của công ty, việc ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính, việc thực hiện kế toán quản trị nhằm bảo vệ lợi ích của Công

ty và cổ đông của Công ty

Ban Kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc công ty và sẽ báo cáo với Đại hội đồng cổ đông

Ban Kiểm soát có các quyền và nhiệm vụ cụ thể sau:

- Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại Hội đồng cổ đông tại các cuộc họp thường niên

- Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản

lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết

- Kiểm tra bất thường Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông, Ban Kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông và nhóm cổ đông có yêu cầu

- Can thiệp và hoạt động công ty khi cần: Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại Hội đồng Cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty

- Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị hoặc Đại Hội đồng Cổ đông, Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả

d. Ban Giám đốc

Bảng 2.2: Cơ cấu hiện tại của ban Giám đốc