Quản lý ký túc xá

Quản lý ký túc xá

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TN

Mục Lục

Mục lục……… 3

Giới Thiệu……… 5

Chương I : Khảo sát……… 6

Chương II: Phân Tích……… 8

2.1 Biểu đồ ngữ cảnh………8

2.2 Biểu đồ phân rã chức năng………8

2.3 Biểu đồ Usecase……….10

2.4 Biểu đồ trình tự, trạng thái………12

Chương III: Thiết Kế……….15

3.1 Biểu đồ lớp thiết kế……….15

3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu……… 16

3.2.1 Mô hình quan hệ………16

3.2.2 Xây dựng mô hình dữ liệu vật lý………17

3.3 Form ………19

3.3.1 Form ĐĂNG NHẬP……… 19

3.3.2 Form THÔNG TIN SINH VIÊN………20

3.3.3 Form TÌM KIẾM SINH VIÊN………22

3.3.4 Form HOA DON THANH TOAN……….24

3.3.5.Form DANH MUC PHONG………26

3.4 Kịch bản………30

3.5 Biểu đồ trình tự thiết kế……… ….33

3.5.1 Biểu đồ trình tự cho chức năng đăng nhập………33

3.5.2 Biểu đồ trình tự cho chức năng quản lý hợp đồng………….34

3.5.3 Biểu đồ trình tự cho chức năng quản lý sinh viên…………35

3.5.4 Biểu đồ trình tự cho chức năng quản lý phòng……….36

3.5.5 Biểu đồ trình tự cho chức năng tìm kiếm……….37

3.5.6 Biểu đồ trình tự cho chức năng thống kê………38

Chương IV: Cài Đặt……… 39

4.1.Giao diện chính……….39

4.2 Các menu chính………39

4.2.1 Menu Hệ thống………40

4.2.2 Menu Chức năng……… 40

KẾT LUẬN……….42

GIỚI THIỆU

Thời đại ngày này mọi người rất chú trọng đến việc học tập, bồi bổ kiến thức Thủ đô Hà Nội là nơi tập trung rất nhiều sinh viên ở các tỉnh về học tập Vì là sinh viên ở các tỉnh lẻ tập trung về nên nhu cầu chỗ ở ngày càng trở lên cấp thiết Sinh viên tỉnh ở các trường thường hay xin vào ở kí túc xá

do ở trong kí túc xá thì an ninh, tiền phòng không quá đắt và có mô hình học tập sinh hoạt tốt nên quá trình quản lí kí túc xá ( không sử dụng công nghệ thông tin ) gặp nhiều khó khăn Thông qua nhu cầu đó, nhóm chúng em làm

đồ án “phân tích thiết kế hệ thống quản lí kí túc xá” nhằm phần nào giúp cho ban quản lí kí túc xá dễ dàng hơn trong quá trình quản lí sinh viên

Đồ án được khảo sát tại kí túc xá của Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông- Km10- Nguyễn Trãi- Hà Đông- Hà Nội

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT

Ký túc xá của học viện công nghệ BCVT Hà Nội với sức chứa khoảng 1000 sinh viên, do vậy quá trình quản lý thông tin là khó khăn và tốn thời gian, hiệu quả không cao Trong quá trình khảo sát, rút ra được những quy trình cần được tin học hoá như sau:

Nhập thông tin sinh viên như: Họ và tên, mã sinh viên, địa chỉ, số điện thoại,

mã phòng, mã khoa, ngày đăng ký, số tiền đóng Người quản lý phải xác định được phòng còn trống để xếp sinh viên đó vào Mỗi sinh viên phải có 1 mã sinh viên riêng biệt Mã sinh viên này chỉ dành riêng cho sinh viên ký túc xá

sang phòng khác thì mã phòng thay đổi, nhưng tất cả thông tin còn lại thì vẫn giữ nguyên Người quản lý phải xác định được phòng còn trống để xếp sinh viên đó vào

mọi thông tin về sinh viên đó phải được xoá Kiểm tra xem sinh viên đó đã đóng tiền chưa

sinh viên hoặc tên sinh viên, sau khi tìm kiếm sẽ in ra tất cả thông tin về sinh viên, dễ dàng truy ra được lớp hoặc khoa sinh viên đó đang theo học

Tới hạn đóng tiền, người quản lý phải kiểm tra sinh viên nào chưa đóng tiền

để thông báo hoặc nhắc nhở

=> Kết Luận:

Hiện trạng là những giai đoạn trên vẫn còn thực hiện bằng tay, do vậy tốn nhiều thời gian và công sức Từ những yêu cầu thực tế trên, các giai đoạn trong quá trình quản lý sinh viên là cần được tin học hoá để đem lại sự thuận lợi về thời gian, hiệu quả cho hệ thống, giảm thiểu chi phí

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH

2.1 Biểu đồ ngữ cảnh

2.2 Biểu đồ phân rã chức năng:

0

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KTX

Hoá đơn thanh toán

2.2.Q.lý trực TQ 1.2.Ký hợp đồng

Mô tả chi tiết các chức năng:

1.1 Đăng ký ở: Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú tại KTX phải thực hiện thủ tục đăng ký ở với tổ CTSV thông qua việc viết đơn xin ở KTX

1.2 Ký hợp đồng: khi sinh viên được xét ở trong KTX sẽ thực hiện ký hợp đồng ở KTX với đại diện nhà trường

1.3 Gia hạn hợp đồng: Sinh viên có nhu cầu tiếp tục ở trong KTX sẽ được xét thông qua kết quả rèn luyện học tập tại năm học trước và gia hạn hợp đồng

1.4 Kết thúc hợp đồng: cán bộ quản lý sinh viên ngành báo cho sinh viên trước 1 tháng và sinh viên khi kết thúc hợp đồng có trách nhiệm bàn giao các trang thiết bị lại cho nhà trường, thực hiện các thủ tục theo quy định

vi phạm kỷ luật và có chứng cứ vi phạm kỷ luật cán bộ quản lý sinh viên ngành có trách nhiệm báo cáo với tô trưởng để họp hội đồng khen thưởng -

kỷ luật Thông báo các trường hợp bị trục xuất khỏi KTX: khi sinh viên bị trục xuất khỏi KTX, cán bộ quản lý sinh viên ngành phải có trách nhiệm chuyển quyết định kỷ luật cho sinh viên, thông báo toàn khu KTX và toàn trường

nhiệm vụ trực tự quản theo sự phân công của cán bộ quản lý sinh viên ngành.3.1 Quản lý tài sản: sinh viên tạm trú tại KTX được mượn các trang thiết

bị sinh hoạt hàng ngày theo quy định

3.2 Quản lý sử dụng điện nước: hàng tháng, cán bộ quản lý phải ghi số điện nước các phòng sử dụng Lập báo cáo: cán bộ quản lý điện nước lập báo cáo chuyển phòng tài vụ để tính tiền, thanh toán

2.3 Biểu đồ Usecase:

* Biểu đồ Use case mức tổng quát của Quản lý kí túc xá.

Ban quan ly

Quan ly sinh vien

Quan ly hop dong

Hình 1.1 Biểu đồ Use case mức tổng quát của hệ thống

Use case Quản lý hợp đồng được phân rã thành đăng kí ở, ký hợp đồng, gia hạn hợp đồng và kết thúc hợp đồng

Quan ly_ hop dong Gia han hop dong

ket thuc hop dong

Hình 1.2 Phân rã Use case Quản lý hợp đồng

Use case Quản lý sinh viên được phân rã thành hai Use case nhỏ hơn là:

- Quản lý kỷ luật: Thông báo tới sinh viên bị kỷ luật và báo cáo số sinh viên bị

kỷ luật với ban quản lý

- Quản lý tự quản: Cung cấp thông tin sinh viên vi phạm cho quản lý kỷ luật và báo cáo tình hình định kỳ hàng tháng cho ban quản lý

Quan ly _sinh vien

Quan ly ki luat

<<extend>>

Quan ly tu quan

<<extend>>

Hình 1.3 Phân rã Use case Quản lý sinh viên

Use case Quản lý phòng được phân rã thành hai Use case nhỏ là:

- Quản lý tài sản: Bàn giao tài sản cho sinh viên khi ở KTX và báo cáo tình trạng tài sản với ban quản lý.

- Quản lý điện nước: Thông báo tình hình sử dụng điện nước của sinh viên hàng tháng, lập hóa đơn, thu tiền và báo cáo tình hình sử dụng điện nước với ban quản lý

Quan ly phong

Quan ly tai san

Quan ly dien nuoc

Het han o

Xac thuc va kiem tra thong tin

Sinh vien vao o

dang ki o - het phong

Huy bo HD - khong cho o

Sinh vien o kin phong

Ket thuc

Hình 2.5.1 Biểu đồ trạng thái cho lớp hợp đồng - chức năng quản lý hợp đồng

- Biểu đồ trạng thái cho lớp sinh viên – chức năng quản lý sinh viên

Hop dong rong

Hop dong khac

Xoa - huy bo HD

Hình 2.5.2 Biểu đồ trạng thái lớp sinh viên – chức năng quản lý sinh viên

- Biểu đồ trạng thái tổng thể

Hop dong rong

Hop dong khac rong

Su dung dien nuoc

Sinh vien vao o

Het han- xoa ten khoi phong

Bao cao

thong tin

Xu ly vi pham

Xoa - huy hop dong

Huy bo va ket thuc

Dang ki o- het phong

Xac thuc va kiem tra thong tin

Kiem tra thong tin

Thong tin

Hình 2.5.3 Biểu đồ trạng thái tổng thể

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1 Biểu đồ lớp thiết kế:

Tai san

Ma tai san Ten tai san Tinh trang

So luong Don vi tinh Ban giao tai san() Bao cao tinh trang TS()

So giuong

So giuong trong Gia phong

So nguoi gioi tinh Chon() Xem phong() Cap nhat phong() Bao cao phong o()

So phong Gia phong Xem() Thong bao() Thong ke SV o KTX() Thong ke SV khong o KTX()

Ki luat

Ma KL

Ma SV Noi dung vi pham Thoi gian vi pham Hinh thuc ki luat Thoi gian ki luat Thong bao() Bao cao SV bi ki luat()

Sinh _vien

Ma SV

Ho ten Ngay sinh Lop Khoa

Ma nganh Gioi tinh Dia chi SDT Dang ki o() Y/C cham dut HD o KTX() Gia han HD()

Ki nhan TS() Thanh toan() +1 8

+1

+1

+1

+1 4 +1

3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2.1 Mô hình quan hệ

3.2.2 Xây dựng mô hình dữ liệu vật lý

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Miêu tả Ghi chú 1.

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Caption Ghi chú

6 Giáphòng Number Integer Giáphòng

7 Sogiuongtrong Number Integer So giuong trong

8 Sogiuong Number Integer So giuong

TAISAN

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Caption Ghi chú

KYLUAT

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Caption Ghi chú

4 ThoigianVP Date/Time Thời Gian Vi Phạm

6 ThoigianKL Date/Time Thời Gian Kỷ Luật

SOTIENDIEN

1 Sophong Text 5 Tên phòng

3 Chisodauky Number Integer Chỉ số đầu kỳ

4 Chisocuoiky Number Integer Chỉ số cuối kỳ

SOTIENNUOC

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Caption Ghi chú

3 Chisodauky Number Integer Chỉ số đầu kỳ

4 Chisocuoiky Number Integer Chỉ số cuối kỳ

3.3 Form:

3.3.1 Form ĐĂNG NHẬP

Khi người dùng nhập đúng thông tin đã được cấp phát thì Menu chính sẽ xuất hiện Menu chức năng Từ Menu chức năng này mà người dùng có thể thao tác được mọi dữ liệu đã được cho phép

Mô tả chi tiết form Đăng nhập

Keyboard Đăng nhập Button Lấy từ cơ

Thoat_click()

3.3.2 Form THÔNG TIN SINH VIÊN

Nhân viên có chức năng sẽ có quyền truy nhập thông tin về sinh viên hiện ở tại ký túc xá

Form này gồm có những chức năng chính sau:

Button Thêm: Khi click vào nút này thì sẽ tạo mới một sinh viên khi sinh viên đó đăng ký vào ở tại ký túc xá

Button Lưu: Dùng để lưu thông tin của sinh viên vào cơ sở dữ liệu khi mà đã được nhập đầy đủ thông tin với các mục như trên

Button Sửa: Khi click vào nút này,nhân viên có chức năng có quyền sửa đổi một số thông tin bị sai của sinh viên

Button Thoát: Dùng để thoát khỏi form

Mô tả chi tiết form Quản lý sinh viên với chức năng đưa ra Thông tin sinh viên

sinh

Date time

picker

Lấy từ date time picker

Nơi

sinh

keyboard Phòng Combobox Lấy từ table

PHONG Trường Combobox Lấy từ table

Giới

tính Radiobutton Nam / Nữ

Thuộc

diện Combobox Nội trú / Tạm trú

3.3.3 Form TÌM KIẾM SINH VIÊN

Chức năng của form này là tìm kiếm xem sinh viên đó có ở trong ký túc xá hay không, form này được hỗ trợ hai chức năng chính là tìm theo tên của sinh viên hoặc tìm theo mã số sinh viên

Button Tìm: tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu xem sinh viên đó có tồn tại trong

ký túc xá không, nếu có thì mục Kết quả sẽ xuất hiện ra một số thông tin như trong bảng,nếu không có thì sẽ không xuất gì cả

Button Chi tiết SV: SV đó có trong ký túc xá, nếu muốn biết thông tin chi tiết của SV đó thì click vào nút này, khi đó form THÔNG TIN SINH VIÊN

sẽ hiện ra

Button In: dùng để in dữ liệu trong bảng Kết quả

Button Thoát: thoát khỏi form

Mô tả chi tiết form Quản lý sinh viên với chức năng Tìm kiếm sinh viên

Tên ĐT Kiểu ĐT Ràng

buộc Dữ liệu Mục đích Hàm liên quan Giá trị Default MSSV Textbox 7 kí tự Nhập từ

keyboard Tên SV Textbox Nhập từ

keyboard

động MSSV Textbox 7 kí tự Lấy tự

động

Họ tên

SV Textbox Lấy tự động

Số điện

thoại Textbox Dạng số Lấy tự động

Địa chỉ Textbox Lấy tự

động Phòng

CTSV_Click()

SV

Tim_Click()

3.3.4 Form HOA DON THANH TOAN

Đây là mẫu hóa đơn thanh toán tiền điện nước hàng tháng của từng phòng, khi nhân viên hành chính nhập tên phòng vào thì mọi dữ liệu theo sẽ được cập nhật Mục Tổng số SP thì mặc định là 2 (vì sinh viên trong ký túc xá hàng tháng chỉ phải trả tiền điện và nước, ngoài ra không phải trả thêm khoản nào nữa).

Mục Tổng số tiền ban đầu mặc định là 0 đồng, khi cột thành tiền xuất hiện thì nó

Button Thoát: Thoát khỏi form

Mô tả chi tiết form Hóa đơn thanh toán

table PHONG_

O

Chọn phòng đã tồn tại

TSSV Textbox Dạng số Lấy tự

động Nội trú Textbox Dạng số Lấy tự

động Tạm trú Textbox Dạng số Lấy tự

động Vượt định

mức Textbox Dạng số Lấy tự động

Đơn giá Textbox Dạng số Lấy tự

động Thành

tiền Textbox Dạng số Lấy tự động

table ngày Chọn ngày

trong tháng

Ngày hệ thống

table tháng

Chọn tháng

Tháng

hệ

Năm Combobox Lấy từ

table năm Chọn năm Năm hệ thống Người lập

phiếu

nhân viên tồn tại

đơn

In_click()

khỏi form

Thoat_click()

3.3.5.Form DANH MUC PHONG

Chức năng Thông tin phòng ở

Form có chức năng truy xuất ra thông tin về tất cả phòng ở của sinh viên trong ký túc xá

Button Thêm: Dùng để thêm mới về thông tin của một phòng

Button Sửa: Sửa một hay nhiều mục trong thông tin về phòng ở

Button Lưu: Lưu vào cơ sở dữ liệu

Button Thoát: Thoát khỏi form

Mô tả chi tiết form DANH MUC PHONG với chức năng Thông tin phòng ở

tin

phòng ở

table PHONG_O

Xuất ra thông tin

Tìm kiếm phòng

TK_click()

Mã

phòng

Combo box

10 kí tự Lấy từ

table PHONG_OTên

Lấy tự động

UpDown

Dạng số

Lấy tự độngTổng số

sinh viên

NumericUpDown

độngTrưởng

Chức năng của form này là tìm kiếm xem phòng đó có tồn tại trong ký túc xá không, nếu có thì xuất ra thông tin liên quan đến phòng đó Form hỗ trợ hai chức năng là tìm kiếm theo mã số và theo số sinh viên nội trú.

Button Thêm dùng để thêm dữ liệu của phòng

Button Sửa dùng để Sửa một hay nhiều mục trong bảng Kết quả

Button Lưu là lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu

Button Thoát dùng để thoát ra khỏi form hiện hành

Mô tả chi tiết form DANH MUC PHONG với chức năng Tìm kiếm

Mã số Textbox 10 kí

tự Lấy tự độngTên

- Sinh viên khoá cũ có nhu cầu tạm trú tại KTX viết đơn theo mẫu và nộp cho tổ CTSV.

- Sinh viên khoá cũ có nhu cầu tiếp tục tạm trú tại KTX sẽ được Tổ CTSV xem xét ký tiếp hoặc chấm dứt hợp đồng thông qua kết quả rèn luyện của năm học trước

- Quản lý sinh viên ngành hướng dẫn sinh viên đủ điều kiện nội trú làm thủ tục, nộp lệ phí, nhận phòng Dự kiến trưởng phòng, lên danh sách và nộp cho Tổ trưởng tổ CTSV

- Cán bộ quản lý sinh viên ngành nhập danh sách sinh viên vào chương trình quản lý sinh viên và in danh sách nộp cho tổ trưởng Tổ trưởng tổng hợp và nộp cho phòng tài vụ một bản

- Cán bộ quản lý sinh viên ngành xoá tên sinh viên khỏi danh sách sinh viên nội trú

Mẫu đơn đăng ký ở KTX:

ĐƠN ĐĂNG KÝ Ở KTX

Kính gửi: - Giám đốc Học viện công nghệ Bưu Chính Viễn Thông Hà Nội

- Tổ công tác sinh viên

Tên em là: ………Nam (nữ):………

Sinh ngày…………tháng……… năm……

Hộ khẩu thường trú tại:………

Sinh viên lớp: ……… Khoá:…………Ngành:……….

Do điều kiện gia đình ở xa, không có chỗ ở gần trường, em mong muốn được vào ở KTX của trường năm học 200…-200…

Em xin hứa chấp hành đầy đủ mọi nội quy, quy định học tập của nhà trường và quy chế công tác học sinh, sinh viên nội trú Nếu sai phạm em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày … tháng … năm 200…

SINH VIÊN

(Ký, ghi rõ họ tên)

Mẫu đơn xin ra khỏi KTX:

Học Viện Công Nghệ Bưu Chính

Viễn Thông

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc



Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc



ĐƠN XIN RA KHỎI KTX

Kính gửi: Thầy (cô) tổ trưởng tổ Công tác sinh viên.

Tên em là: ……… ………

Sinh viên lớp: ……… … Khoá ……….… Ngành: ………

Theo hợp đồng ở KTX, em được ở tại phòng: ……… từ ngày … / … / 200… đến ngày …/…/ 200… Nay em xin ra khỏi KTX sinh viên vì những lý do sau: ……… ……… ………

……… ……… ………

… ……… ………

……… ………

……… ……….………

……… ……….………

……… ……… ……

……… ………

……… ………

……… ……….………

……… ………

Vậy em viết đơn này đề nghị tổ Công tác sinh viên xem xét và giải quyết Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày … tháng … năm 200 … Tổ trưởng tổ CTSV Người viết đơn Ngày nhận đơn: … / … / 200 … (Kí, ghi rõ họ tên) Xét duyệt:……….

……… ………

……… ………

……… ………

Ngày … tháng … năm 200 …

3.5 Biểu đồ trình tự thiết kế:

3.5.1 Biểu đồ trình tự cho chức năng đăng nhập

: Ban quan ly : Form Dang

nhap

: DK dang nhap Nhap Usename va password

Kiem tra Use va password Xac thuc thanh cong Thong bao dang nhap thanh cong

Chon thay doi password Hien chuc nang doi password Nhap va xac nhan password moi

Thay doi password moi Xac nhan thay doi thanh cong Thong bao thay doi thanh cong