BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA  Luận văn Đề tài: Quản lý ký túc xá sinh viên §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Nhãm 6 1 Líp: C§ Tin 18a LỜI MỞ ĐẦU Thời đại ngày nay mọi người rất trú trọng đến việc học tập, bồi bổ kiến thức thành phố Nam Định là nơi tập trung của rất nhiều sinh viên ở các tỉnh về học tập. Vì là sinh viên ở các tỉnh khác nhau tập trung về nên nhu cầu về chỗ ở ngày càng cấp thiết. Sinh viên thường xin vào ở trong các ký túc xá vì ở trong ký túc xá an ninh khá tốt, tiền phòng không quá đắt, thường gần trường và có mô hình học tập, sinh hoạt tốt nên quá trình quản lý ký túc xá ( không sử dung công nghệ thông tin) trở nên phức tạp và khó khăn. Thông qua nhu cầu đó nhóm 6 đã xây dựng phần mềm “Quản lý ký túc xá” nhằm giúp cho việc quản lý ký túc xá của ban quản lý trở nên dễ dàng và đơn giản hơn trong quá trình quản lý sinh viên. Đồ án được khảo sát tại ký túc xá trường Đại hoc sư phạm kỹ thuật Nam Định Đường Phù Nghĩa, Phường Lộc Hạ, Thành Phố Nam Định. Chúng em xin chân thành cảm ơn ! §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Nhãm 6 2 Líp: C§ Tin 18a Chƣơng I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ TRƢỜNG ĐH SƢ PHẠM KỸ THUẬT NAM ĐỊNH 1) Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng: Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước đặt vấn đề hay nghiên cứu sơ bộ. Khảo sát thực tế để làm quen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu đặt ra với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết. Để chúng ta đi vào phân tích và thiết kế một cơ sở dữ liệu hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng. a) Mục đích khảo sát hiện trạng: Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phần không phù hợp với nhu cầu của người dùng. Việc khảo sát nhằm để: - Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống. - Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục b)Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực: Tìm hiểu môi trường kinh doanh, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống chủ quản của công ty. Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong công ty, và sự phân cấp quyền hạn. Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý các thông tin trong công ty. Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng. §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Nhãm 6 3 Líp: C§ Tin 18a Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tương lai. Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết. Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng. 2) Nhận xét đánh giá hiện trạng và giải pháp Theo Khảo sát của nhóm 6 hiện trạng ký túc xá của trường Đại học Sư phạn kỹ thuật Nam Định còn rất nhiều bất cập như - Thiếu: Phương tiện quản lý - Kém: Chu trình quá lâu, nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng ký ở KTX… - Tốn: Nhân lực ở khâu kiểm soát và tìm kiếm - Xử lý thông tin còn thủ công, tốn sức người, công nghệ thông tin chỉ có vai trò phụ trợ không rõ rệt. Đầu mỗi năm học, phòng CTSV sẽ lên kế hoạch phân công kiểm tra khả năng phòng ốc của mỗi khu ký túc xá thuộc khu ký túc xá của nhà trường. Căn cứ trên chỉ tiêu sinh viên đầu vào của năm học đó sẽ tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiếp sinh viên vào ký túc xá. Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên về việc tiếp nhận sinh viên các khoá vào khu ký túc xá của trường với mức quyết định ưu tiên cho từng đối tượng sinh viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của khu ký túc xá. Phòng CTSV phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh vieenn đăng ký vào ở KTX. Sau khi đã nhận đầy đủ các hồ sơ thủ tục cần thiết về việc đăng ký ở ký túc xá của sinh viên, phòng công tác sinh viên nhanh chóng xem xét hồ sơ và trả lời cho sinh viên tối đa trong vòng 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận sinh viên ở trong ký túc xá. * Trường hợp sinh viên đã đăng ký vào ký túc xá mà không được chấp nhận thì phải thong báo và nêu lý do cụ thể. §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Nhãm 6 4 Líp: C§ Tin 18a * Trong thời hạn tối đa 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được tiếp nhận vào ký túc xá, phòng CTSV sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết. * Mức phí ký túc được BGH quy định cụ thể là 150.000đ/1 tháng Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một học kỳ. Sau mỗi học kỳ, trước khi nghỉ hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho phòng CTSV và làm thủ tục đăng ký nếu muốn tiếp tục ở lại KTX. Một tháng trước khi hợp đồng nội trú hết han, phòng CTSV của trường phả thong báo cho sinh viên nội trú biết và thông báo thời gian đăng ký cụ thể. Việc đăng ký tiếp tục ở tại ký túc cá phải được thực hiện đúng theo lịch do phòng CTSV đề ra. Sau khi mọi thủ tục đăng ký và lệ phí được hoàn tất. Phòng CTSV sẽ tiến hành bố trí sắp xếp chỗ ở cho sinh viên nội trú, đông thời tiến hành làm thủ tục đăng ký tạm trú, tạm vắng với công an địa phương trường cư trú (Phường Lộc Hạ). Tất cả yêu cầu chuyển đổi phòng trong KTX phải được sự đồng ý của phòng CTSV. Tất cả sinh viên phai tuyệt đối tuân thủ nội quy của ký túc xá. Mọi trường hợp muốn đăng ký ở lại hè hoặc lễ tết phải làm phiếu đăng ký và nộp về phòng CTSV và phải được phòng CTSV phê duyệt. Tất cả các hồ sơ sinh viên nội trú phải được quản lý theo đúng quy định của luu trữ hồ sơ sinh viên nhằm đảm bảo việc quản lý sinh viên nội trú theo nguyên tắc phân bổ phòng của ký túc xá (theo lớp, theo khoa, sau đó phân bổ các sinh viên còn lại). Xác định mục tiêu của hệ thống quản lý mới o Mang lại lợi ích nghiệp vụ: : tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu, tin cậy chính xác an toàn, bí mật. o Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng thu nhập … o Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện nhanh chóng … Khắc phục khuyết điểm của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược phát triển KTX lâu dài. §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Nhãm 6 5 Líp: C§ Tin 18a *Phác họa dự án: - Chỉ cho người dùng thấy được triển vọng của dự án. - Có một định hướng cụ thể trong dự án. - Chỉ ra được:  Các chức năng chính của hệ thống đầu vào đầu ra, các giải pháp thực hiện.  Kiến trúc tổng thế của hệ thống (phần cứng phần mềm). *Các nguyên tắc đảm bảo: Để xây dựng hệ thống quản lý KTX hoàn chỉnh, đảm bảo dữ liệu về mọi mặt ta phải dựa trên các nguyên tắc sau: Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất: thông tin được tích lũy và cập nhật thường xuyên để phục vụ cho bài toán quản lý. Chúng ta nên tổ chức thông tin thành các mảng cơ bản để tránh dư thừa thông tin và để đảm bảo thông tin được nhất quán, thống nhất. Nguyên tắc linh hoạt thông tin: ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có những công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có trích từ mảng cơ bản 3) Phân tích dữ liệu: a) Các văn bản giấy tờ liên quan §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Nhãm 6 6 Líp: C§ Tin 18a + Thẻ nội trú: + Thẻ giao ca của nhân viên trực ký túc xá: §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Nhãm 6 7 Líp: C§ Tin 18a +Biên lai thu lệ phí: + Phiếu báo điện nước: §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Nhãm 6 8 Líp: C§ Tin 18a b) Một số khái niệm: Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu về một đơn vị tổ chức được lưu trên máy và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức đó. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các phần mềm cho phép mô tả, lưu trữ thao tác các dữ liệu trên cơ sở dữ liệu nó bảo đảm bí mật, an toàn với nhiều người sử dụng. Mô hình dữ liệu là một tập các khái niệm và kí pháp dùng để mô tả dữ liệu, các mối quan hệ của dữ liệu, các ràng buộc trên dữ liệu của một tổ Một số khái niệm cơ bản về mô hình thực thể liên kết nói chung: Thực thể: là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại thực sự và khá ổn định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin. Thuộc tính: là tính chất mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể như vậy thuộc tính là thông tin cần quản lý dữ liệu. *Trong mô hình thực thể có nhiều kiểu thuộc tính: - Thuộc tính đơn. - Thuộc tính đơn trị. - Thuộc tính đa trị. - Thuộc tính được suy diễn. - Thuộc tính khóa. Khóa: Siêu khóa của một lược đồ quan hệ: là một tập gồm 1 hay nhiều thuộc tính của lược đồ có tính chất xác định duy nhất một bộ. Khóa của một lược đồ quan hệ: là một siêu khóa tối thiểu mà ta không thể bỏ bớt một thuộc tính nào ra khỏi nó mà vẫn giữ được tính xác định duy nhất cho mỗi bộ. §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Nhãm 6 9 Líp: C§ Tin 18a Khóa ngoài của một lược đồ quan hệ là một tập hợp gồm một hay nhiều thuộc tính là khóa của lược đồ quan hệ khác. Tập liên kết: Liên kết là sự kết hợp của một số thực thể. Kiểu liên kết là một tập hợp các liên kết có cùng kiểu hay cùng vai trò. Một số phép toán trong ngôn ngữ đại số quan hệ cần lƣu ý: Phép chọn: là phép chọn ra những bộ theo một điều kiện cụ thể nào đó. Phép chiếu: nhằm loại bỏ một số thuộc tính và thu hẹp quan hệ về các thuộc tính còn lại. Phép kết nối tự nhiên: là phép kết nối bằng trên các thuộc tính cùng tên của hai quan hệ. Phân rã một quan hệ: mục đích là tách quan hệ R thành hai quan hệ S và T nhỏ hơn mà không mất thông tin nghĩa là:  S & T đều là chiếu của R  Kết nối của S & T lại là R. Lưu lý: Một số quan hệ chúng ta không thể phân rã được. Ràng buộc trên các kiểu liên kết: Ràng buộc về tỷ số lực lượng. Ràng buộc về sự tham gia. Quan hệ: Là sự gom nhóm hai hay nhiều thực thể với nhau trong đó mỗi thực thể có một vai trò nhất định. Quan hệ 1-1: một phần tử của A kết hợp với không quá một phần tử của B: [...]... lý xét duyệt sẽ thông báo cho sinh viên kết quả có được ở ký túc hay không Khi được chấp nhận vào ở ký túc sinh viên sẽ phỉ nộp hồ sơ sinh viên, bao gồm tất cả thông tin sinh viên cho ban quản lý KTX, ban quản lý KTX sẽ cung cấp thông tin của ký túc xá (thông tin các loại phòng, giá phòng, thiết bị, điện nước, nội quy)cho sinh viên được biết.Khi vào ở tại KTX ban quản lý KTX sẽ bàn giao phòng và hiện... sinh viên, sinh viên ở tại phòng nào sẽ phải có trách nhiệm bảo quản trang thiết bị, khi trang thiết bị của phòng bị hư hỏng, sinh viên sec báo cho ban quản lý KTX biết, ban quản lý KTX sẽ xem xét nếu là hỏng do khác quan sẽ tiến hành thay mới thiết bị, nếu là do sinh viên làm hỏng cũng sẽ tiến hành thay mới thiết bị nhưng sinh viên sẽ phải chịu chi phí cho thiết bị mới Khi có yêu cầu gì thì sinh viên. .. ban quản lý KTX, ban quản lý KTX sẽ xem xét và trả lời bằng văn bản Hàng tháng sinh viên sẽ phải đóng tiền phòng, điện nước, các khoản phát sinh theo hóa đơn Trong thời gian ở tại KTX sinh viên vi pham nội quy sẽ phải chịu xử phạt theo nội quy Sau khi hết thời gian đăng ký ở tại KTX, sinh viên phải chủ động làm đơn để đăng ký ở tiếp hoặc trả phòng Người nhà sinh viên lên thăm, nếu không biết sinh viên. .. quản lý KTX để biết được phòng của sinh viên cũng như các thông tin liên quan đến con em mình Nếuphụ huynh ở xa không thể đi về trong ngày và muốn ở lại qua đêm thì phải báo với ban quản lý KTX , ban quản lý KTX sẽ xem xét giải quyết Nhân viên quản lý KTX sau khi cập nhật hồ sơ sẽ được cấp thẻ nhân viên để dễ dàng quản lý và phân biệt với các nhân viên của các phòng ban khác trong nhà trường Nhân viên. .. ban khác trong nhà trường Nhân viên quản lý sẽ được cung cấp đầy đủ các thông tin về điện nước, phòng, sinh viên, trang thiết bị từng phòng cũng như nội quy Khi có ý kiến gì thì nhân viên quản lý KTX sẽ làm văn bản gửi lên ban quản lý KTX, ban quản lý KTX sẽ xem xét giải quyết Khi nhân viên vi pham nội quy cũng sẽ bị xử phạt Hàng tháng phòng TCSV sẽ yêu cầu ban quản lý KTX báo cáo định kỳ Nhãm 6 14... đơn Sinh viên Đơn Báo cáo Hồ sơ Báo hỏng thiết bị Lệnh, y/c Ý kiến, kiến nghị Tiền Phòng CTSV Vb trả phòng Vb xử phạt Nội quy Thông tin SV lương Thông tin phòng Thông tin điện,nước Thẻ nhân viên Giải quyết ý kiến, Hóa đơn Hồ sơ Tiền (phạt) Ý kiến Nhân viên Nhãm 6 13 Líp: C§ Tin 18a §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Sinh viên khi đăng ký ở tại lý túc sẽ phải nộp đơn, sau khi ban quản lý xét... hóa đơn Thông tin Nhân viên Phiếu thu Tiền phạt Tổng hợp Phát sinh 2.4 Tổng hợp phát sinh Hóa đơn Tiền Nhãm 6 17 Líp: C§ Tin 18a §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Quản lý báo cáo: Thông tin NV Thông tin sinh viên 3.2 Thống kê NV Thông tin phòng, tầng 3.1 thống kê SV 3.3 Thống kê phòng, tầng Phát sinh Báo cáo Thông tin điện nước 3.5 tổng hợp báo cáo 3.4 Thống kê phát sinh Lệnh, yêu cầu Báo... C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Sinh viên Thông tin điên, nước Sơ đồ mức đỉnh: Vb xử lý hỏng t/b Tt SV Nhân viên Tt phòng Tt điện, nước Hồ sơ NV Vb phạt Thẻ nv Vb g/q ý kiến Vb xử phạt Thông tin phòng Thẻ nội trú Biên bản giao phòng, thiết bị Vb trả phòn g Hồ sơ Tl đơn Ý kiến Vb t/l ý kiến , kiến nghị Báo hỏng t/b Ý kiến, kiến nghị Đơn 1 QL thông tin Nội quy Nội quy Sinh viên Thông tin phòng Tiền Thông... giao phòng, t/b Vb xử phạt Nội quy Nhân viên Vb phạt Thẻ nv Hồ sơ nv Thông tin điên, nước Vb giải quyết y/k Ý kiến 1.2 QL thông tin NV Nội quy Thông tin điên, nước 1.5 QL điện, nước Thông tin NV Thông tin điện, nước Nhãm 6 16 Líp: C§ Tin 18a §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Quản lý thu chi: Sinh viên Thông tin phòng Tiền Tiền 2.1 thu tiền phòng Nhân viên Hóa đơn 2.2 Thu tiền điện, nước lương... điên, nước Thống kê NV QL thông tin phòng Quản lý phát sinh Thống kê phòng, tầng Trả lương Thống kê phát sinh QL nội quy QL điện nước Nhãm 6 In hóa đơn 12 Tổng hợp báo cáo Líp: C§ Tin 18a §¹i Häc KT – KT C«ng NghiÖp B¸o C¸o Thùc TËp Sơ đồ mức khung cảnh: Nội quy Phụ huynh Vb tra lời ý kiến, kiến nghị Vb xử lý phạt Vb Trả lời y/c y/c, kiến nghi Hóa đơn Vb xử lý hỏng thiết bị Thông tin điện nước Biên . phần mềm Quản lý ký túc xá nhằm giúp cho việc quản lý ký túc xá của ban quản lý trở nên dễ dàng và đơn giản hơn trong quá trình quản lý sinh viên. Đồ án được khảo sát tại ký túc xá trường. cho sinh viên kết quả có được ở ký túc hay không. Khi được chấp nhận vào ở ký túc sinh viên sẽ phỉ nộp hồ sơ sinh viên, bao gồm tất cả thông tin sinh viên cho ban quản lý KTX, ban quản lý KTX. lời cho sinh viên tối đa trong vòng 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận sinh viên ở trong ký túc xá. * Trường hợp sinh viên đã đăng ký vào ký túc xá mà không