quản lý dự án phần mềm bài 56

 Kiểm soát chi phí: điều phối việc sử dụng ngân sách 5 Nội dung  Nguyên tắc ước lượng:  Đánh giá các tài liệu yêu cầu  Nếu chưa từng thực hiện dự án, không sử dụng phương pháp ước

Quản lý Dự án Phần mềm

Lê Đức Trung

 Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên

 Ước tính chi phí

 Dự toán ngân sách cho các chi phí

 Kiểm soát chi phí

Bài 5: Chi phí của dự án

2

 Khái niệm quản lý chi phí dự án:

 Chi phí: là tài nguyên được đem vào sử dụng tiêu hao,

kết chuyển giá trị vào sản phẩm mong đợi

 Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ

 Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu

cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho

hồ sơ theo dõi kém hiệu quả cho

việc đạt được mục đích về giá cả

 Chi phí trung bình vượt quá dự

toán ban đầu Theo CHAOS 1995

(189%) được cải thiện 2001 (145%)

 Ở Mỹ, các dự án CNTT bị hủy do

tốn trên 81 tỉ đô la (1995)

Quy trình của quản lý chi phí

 Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên:

xác định nguồn tài nguyên cần thiết,

số lượng để thực hiện dự án

 Ước lượng chi phí: ước tính chi phí

về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án

 Dự toán chi phí: phân bổ chi phí ước tính vào từng mục để thực hiện việc

đo lường

 Kiểm soát – Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi chi phí dự án

4

 Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên

 Ước tính chi phí: dựa trên kế hoạch sử dụng nguồn

lực; chi phí cho mỗi hoạt động là bao nhiêu?

 Dự toán ngân sách cho các khoản chi đã lên kế hoạch;

chi phí lấy từ nguồn nào, khi nào chi?

 Kiểm soát chi phí: điều phối việc sử dụng ngân sách

5

Nội dung

 Nguyên tắc ước lượng:

 Đánh giá các tài liệu yêu cầu

 Nếu chưa từng thực hiện dự án, không sử dụng

phương pháp ước lượng từ trên xuống

 Đảm bảo được thời hạn ước tính của các dự án theo

nhận đinh của chuyên gia

 Đảm bảo được ước tính về những nỗ lực và chi phí cơ

sở vật chất

Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên

4

 Chi phí nguyên vật liệu:

 Là loại chi phí dùng để chi tất cả các thành phần, bộ

phận và nguồn cung cấp hoặc được dùng trong các

dự án hoặc trở thành bộ phận của các phần có thể

chuyển giao

 Chi phí cở sở vật chất:

 Là loại chi phí dùng để chỉ tất cả các công cụ, thiết bị

vật chất hay cơ sở hạ tầng dùng trong suốt dự án,

không trở thành bộ phận có thể chuyển giao

 Các phương pháp ước lượng:

 Ước lượng chính quy

 Ước tính sử dụng kết quả chào thầu

 Thông tin lịch sử hay cơ sở dữ liệu dự án

 Ước lượng theo giai đoạn

 Ước lượng theo tham số

 Ước lượng từ trên xuống

 Ước lượng từ dưới lên

 Độ tin cậy trong ước lượng

 Phạm vi biến động cho ước lương được đưa ra

 Khoảng thời gian ước lượng có hiệu lực

Ước lượng chính quy

6

 Ước tính: là một tài liệu dự án, dùng để dự đoán bao

nhiêu thời gian và tổng số nguồn lực mà dự án cần

đến

 Chào thầu: là một tài liệu thương mại ghi rõ thời gian

và tiền bạc cần để hoàn tất công việc và dự án, trong

đó có lãi ròng cho dự án

11 Ước tính sử dụng kết quả chào thầu

 Thông tin lịch sử: là các dữ liệu, tài liệu có thể tồn tại từ dự

án trước tương tự như dự án hiện tại

 Bao gồm:

 Báo cáo sự cố

 Yêu cầu kĩ thuật, chức năng và nghiệp vụ

 Ước tính lịch trình và chi phí chi tiết

 Kinh phí dự án

 Cấu trúc chi tiết công việc

 Chi phí thực và dữ liệu hiệu suất theo lịch trình

 Bài học thu được

12

Thông tin lịch sử, cơ sở dữ liệu

 Khái niệm: là một kỹ thuật, trong đó ước tính chi phí

và lịch trình được xây dựng riêng cho từng giai đoạn

của dự án

13

Ước lượng theo giai đoạn

Ước lượng theo tham số

 Là dự toán từ trên xuống,

sử dụng các mô hình toán

học và các công cụ tính

toán để đưa ra các dự

báo

chi tiết của dự án

 Cho thấy tổng chi phí dự kiến

 Không thấy được sự khác nhau giữa các dự án

15

16

Ước lượng dưới lên

Ưu điểm

 Chính xác

 Có sự đóng góp của đội dựu án

 Có sự phân tích dự án chi tiết

 Cung cấp khả năng quản lý,

điều khiể dự án

Nhược điểm

 Tốn thời gian và chi phí

 Đội dự án phải được đào tạo kĩ năng dự toán

 Yêu cầu phải hiểu rõ và đã phân tích dự án chi tiết

17

10

 Độ tin cậy: là mức độ chúng ta tin rằng ước tính của

chúng ta là chính xác

 Phân loại độ tin cậy:

 Ước lượng chi tiết

 Ước lượng thứ bậc

19

Độ tin cậy trong ước lượng

20

 Kỹ thuật dự toán 3 điểm:

 Ước lượng khả dĩ nhất (ML-Most Likely): Chi phí cần để

hoàn thành công việc trong điều kiện bình thường hay

hợp lý

 Ước lượng lạc quan nhất (MO-Most Optimistic): Chi phí

cần để hoàn thành công việc trong điều kiện tốt nhất

hay lý tưởng

 Ước lượng bi quan nhất (MP-Most Pessimistic): Chi phí

cần để hoàn thành công việc một cách tồi nhất

 Ước lượng cuối cùng tính theo công thức: (MO + 4(ML)

 CV: độ chênh lệch giữa chi phí dự toán và chi phí thực

 CPI: tỉ số giữa chi phí dự toán và chi phí thực

Kiểm soát chi phí Theo dõi kinh phí qua các chỉ tiêu:

12

Kiểm soát điều chỉnh phí

23

 Giám sát hoạt động chi phí

 Bảo đảm sự thay đổi hợp lý

được ghi nhận trong đường

 Tính hiệu suất chi phí (CPI)

 Xác định có nên lấn sang khoản dự trữ phòng trừ

khác không?

24

Cập nhật kinh phí

25

Tính chi phí

 Trả công lao động (phần lớn)

 Huấn luyện, hướng dẫn anh em

 Máy móc, trang thiết bị làm việc

 Đi lại, gặp mặt hội họp

 Tiện nghi làm việc: Nhà, bàn ghế,

14

27

Chi phí ước tính (Estimate costs)

 Được tính trước khi dự án bắt đầu

 Khoản tiền dự kiến cho mỗi công việc

Chi phí ngân sách (Budget Costs)

 Là phân bổ tiền vào các hạng mục

 Tổng số tiền chính là bằng Chi phí dự kiến

29

Chi phí thực tế (Actual Costs)

 Lập bảng theo dõi chi tiêu thực tế, được cập nhật liên tục

 Phát sinh trong thực tế thực hiện dự án

 Biết được tình trạng chi tiêu cho mỗi công việc: lạm chi

(overrun) hoặc chi còn dư (underrun)

 Bảng theo dõi có dạng sau:

 Nếu lạm chi và chi còn dư là nhỏ: bình thường

 Nếu lạm chi và chi còn dư là lớn: phải tìm nguyên nhân

 Ví dụ về các nguyên nhân tiêu cực của số tiền chi chưa hết:

ước lượng sai, chất lượng công việc kém, làm ẩu,

% hoàn thành (toda y)

Được phép chi (toda y)

Thực chi (toda y)

Lạm chi/c

hi còn

dư Tổng

( 1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

(4)x(5) (7)-(6) (4)+(8) 2.1.1 CV A 4,650 4,650 100% 4,650 5,000 350 5,000

16

31

Chi phí ước lượng khi hoàn tất

(Estimate-at-Completion):

 Tính toán tiền đã tiêu và tiền còn phải tiếp tục tiêu, tại

mỗi thời điểm giữa chừng của dự án

 ước tính số tiền phải chi khi hoàn thành 100% công

việc, theo tốc độ thực chi

 Chính là cột (9) trong bảng trên

 Dòng tổng dưới cùng phản ảnh toàn bộ dự án

32

Dự phòng

 Để đảm bảo an toàn cho kinh phí

 Thông thường: từ 5% - 7% tổng kinh phí dự kiến

 Kinh phí dự kiến có thể dùng vào bất kỳ việc gì mà PM

thấy là cần thiết (trong phạm vi cho phép)

33

Ước lượng

 Ước lượng thời gian khó hơn xây dựng bảng công

việc

 Ước lượng thời gian cho mỗi công việc nhỏ, để ước

lượng toàn bộ thời gian DA

 Ước lượng thời gian sẽ là cơ sở để đánh giá tiến độ

của quá trình thực hiện dự án

 Xác định công việc quan trọng, công việc nào phải làm

trước công việc nào

Trở ngại gặp phải khi ước lượng

thuật

hòa của những thành viên khi thực hiện dự án

lượng đó có thể bị những ý kiến khác góp ý: cố

tình thu ngắn lại hoặc dãn dài ra

gian thực hiện công việc

18

 Thiếu thời gian để cân nhắc, tính toán Thiếu thời gian

gặp gỡ, trao đổi với các thành viên, với khách hàng

 Hạn hẹp về kinh phí

 Người khác (khách hàng, thành viên dự án) không

cung cấp đủ (hoặc che dấu) thông tin

 Phát biểu không rõ ràng về mục đích, mục tiêu, kết

quả những ước lượng về thời gian đều chỉ là cảm

tính mà không dựa trên những căn cứ chính xác

 Bảng Công Việc được xây dựng không tốt

Lập kế hoạch thực hiện dự án 35

Trở ngại gặp phải khi ước lượng

36

Lưu ý

 Trước khi ước lượng thời gian cho công việc, nên xem

lại xem WBS đã viết đủ rõ ràng, đủ chi tiết chưa

 Với các công việc gần giống nhau => ước lượng thời

gian cũng gần giống nhau,

 Không bao giờ có được ước lượng chính xác hoàn

toàn

 Việc ước lượng mang tính chủ quan

 Hãy viết tài liệu khi ước lượng

37

Các bước khi làm ước lượng

Cần sửa? Không ký và phân phát biên bản

 Sau khi xác định được mục đích, cách tốt nhất để

thực hiện được các mục tiêu là tạo ra cấu trúc phân

việc, xây dựng các ước lượng, xây dựng lịch biểu, cấp

phát tài nguyên, tính chi phí, quản lý rủi ro

20

Bài 6: Quản lý cấu hình

Quản lý cấu hình phần mềm

Mọi người nghĩ cấu hình …

 Đây là vấn đề về LANs, WANs,

 Cung cấp việc truy cập an toàn

và đơn giản đối với bản copy tổng thể về các kết quả bàn giao đã được thông qua

 Kiểm soát được thực trạng của các kết quả bàn giao và mối quan hệ qua lại lẫn nhau giữa các kết quả này

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

Các chức năng quản lý cấu hình

Kho quản lý cấu hình

Bàn giao sản phẩm (4)

Kh«i phôc

/ cập nhật (2)

 Các kết quả bàn giao của dự án là tài sản có giá trị mà

đã đầu tư vào Nếu chúng ta không xác định và kiểm

soát các cấu phần của nó và mối quan hệ qua lại giữa

chúng, thì chỉ một thay đổi nhỏ sẽ chúng không có giá

trị

Tại sao bạn cần quản lý cấu hình?

22

 1 Xỏc định cỏc yờu cầu và phạm vi của CM

 2 Xõy dựng kế hoạch CM

 3 Nhất trớ và triển khai cỏc quy trỡnh và cụng cụ

 4 Triển khai cỏc quy trỡnh bảo mật

Cỏc cụng việc của Configuration

Management

Quản lý kiểm soỏt việc thực hiện dự ỏn

Phạm vi Quản lý cấu hỡnh

Quản lý cấu hình

kiểm soát phiên bản

Mô hình kiểm tra Văn bản

kỹ thuật Tài liệu đào tạo

Quy trình hoạt động Văn bản

hệ thống Đặc tả phần cứng

đợc thực hiện

đối với từng kết quả bàn giao

Các kết quả

bàn giao nằm trong phạm vi quản lý cấu hình

Tài liệu triển khai

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

Kiểm soát phiên bản

2.0

Chấp thuận

 4.1 Nguyên tắc quản lý thay đổi

 4.2 Vị trí quy trình kiểm soát trong các quy trình dự

án

 4.3 Kỹ thuật kiểm soát

Kiểm soát các thay đổi tổng thể

24

9 Nguyên tắc quản lý thay đổi

47

 Cố gắng hết sức để giữ tất cả các

yêu cầu thay đổi

 Sử dụng giác quan thông thường

khi chọn lọc các yêu cầu thay đổi

 Đảm bảo rằng thay đổi theo yêu

cầu giải quyết phạm vi dự án hơn

là cấu trúc dự án hay kiểm soát

 Đảm bảo rằng ảnh hưởng của thay

đổi được phác thảo rõ ràng

 Đưa những người thích hợp tham

gia

 Đảm bảo rằng yêu cầu thay đổi được cấp phép chính thức trước khi tiếp tục

 Đảm bảo rằng tất cả các đối tượng liên quan dự án chính/ đội ngũ thành viên đều được thông báo về cách giải quyết thay đổi

 Đảm bảo rằng đội dự án, các đối tượng liên quan dự án và nhà tài trợ nhận thức được khi nào thay đổi diễn ra

 Đảm bảo rằng lịch trình, kinh phí hay đặc điểm kỹ thuật của dự án được điều chỉnh để phản ánh các thay đổi cho phép

48

Quy trình kiểm soát trong các quy

trình dự án Khởi tạo quy

trình

Hoạch định các quy trình

Thực hiện các quy trình

Kiểm soát các quy trình Kết thúc các quy trình

 Kỹ thuật kiểm soát là các công cụ và kỹ thuật mà giám

đốc dự án sử dụng để kiểm soát việc thực hiện dự án:

 Đánh giá hiệu suất

 Phân tích biến động của lịch trình, chi phí và hiệu suất

 Phân tích giá trị thu được

 Phân tích xu hướng kiểm tra kết quả dự án theo thời

gian để xác định xem hiệu suất có được cải thiện không

hay kém đi Có thể dùng để dự báo hiệu suất trong

tương lai

49

Kỹ thuật kiểm soát

4 Kiểm soát thay đổi (Change

Control)

26

 Không nhận ra sự thay đổi và sự kiện, và

 Không quản lý hiệu quả những vấn đề này

2 lý do thông thường nhất đối với

sự thất bại của dự án:

 Các thành viên tham gia dự án cần được khuyến khích đối

với các tài liệu về sự kiện hay các thay đổi đề xuất khi họ

Ai gõy ra/đề nghị những thay đổi

Cỏc nguồn tạo thay đổi

các nguồn

cụ thể của dự án

rà xét kiểm soát chuyển đổi

Các đánh giá

khác nhau của

ngời sử dụng

Các yêu cầu mới và đa

ra những khám phá

Luật pháp

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

Định nghĩa thay đổi của dự án:

 Thay đổi quan trọng:

 Thay đổi nhỏ:

 Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi:

Kiểm soát thay đổi Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 56

Phân loại thay đổi: 3 loại

 lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì

được xem là quan trọng cho dự án Làm thay đổi cơ

bản kết quả của dự án

 Ví dụ: Nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách

(gây ra bởi người tài trợ)

 Yêu cầu bổ sung thêm một số tính năng của phần

mềm (gây ra bởi khách hàng)

Kiểm soát thay đổi Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 57

Thay đổi quan trọng:

 không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án,

nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự

án

 Ví dụ: Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía

chủ nhà - khách hàng)

 Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm một vài

module lập báo cáo (khách hàng đề nghị)

Thay đổi nhỏ:

30

phải bổ sung hoặc khắc phục

ngầm trong tường, cần phải lắp thêm hệ thống

dây điện nổi (do PM hoặc tổ dự án đề nghị)

hoạch huấn luyện cho người sử dụng trước khi

bàn giao (do khách hàng phát hiện ra)

Kiểm soát thay đổi Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 59

Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi:

 Rủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự phòng,

lường trước

 Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch đã được ghi

trong tài liệu, thống nhất, cam kết

 Không rơi vào phong cách quản lý bị động? => Kiểm

soát các thay đổi

 Kiểm soát thay đổi là: phát hiện, phân tích, đánh giá

và thực hiện những thay đổi liên quan đến mô tả sản

phẩm, lịch biểu, ngân sách và yêu cầu chất lượng

Kiểm soát thay đổi Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 60

Sự khác nhau giữa rủi ro và thay đổi

 ảnh hưởng tới công việc, thời gian

 ảnh hưởng tới kinh phí

 ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm việc => phản

ứng tiêu cực

 ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự án

Kiểm soát thay đổi Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 61

Xem xét tác động của thay đổi

 Lập danh sách những thay đổi

 Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất thấp, không

cần phải thay đổi

 Từ đó có kế hoạch đáp ứng: người, thời gian, tiền,

Xét xem thay đổi nào cần ưu tiên

thực hiện trước

32

Thủ tục kiểm soát thay đổi

Kiểm soát thay đổi Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 63

Ghi yêu cầu thay đổi

Phân tích yêu cầu thay

đổi

phân tích tác

động

Làm rõ yêu cầu thay đổi

Lập lịch biểu thực hiện

thực hiện

Viết rõ lí do từ chối

Thông báo cho người yêu

cầu thay đổi

Phân tích tác độn

g

Mức ưu tiên

Người khởi đầu

Người chịu trác

h nhiệ

m

Đồng ý? Ngày

hiệu lực

[1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8]

Kiểm soát thay đổi Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

64

 Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình được sử

dụng cho việc quản lý thay đổi và sự kiện?

hiện trạng thay đổi và sự kiện như một phần của

chu kỳ kiểm soát dự án?

các khoản mục chưa được giải quyết?

hay sự kiện ban đầu được lưu ý trong quy trình?

Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án

Quản lý thay đổi & sự kiện

 Việc quản lý sự kiện và thay đổi là yếu tố chủ yếu

trong phạm vi kiểm soát dự án

 hệ thống quản lý thay đổi và sự kiện có thể đóng vai

trò chủ đạo trong việc truyền thông dự án

 một hệ thống chính thống, hiệu quả không yêu cầu

quá nhiều chi phí quản lý hành chính

Quản lý thay đổi và sự kiện

34

 Khi nào phải làm lại kế hoạch

 Khi lập kế hoạch lại có thể phải cấu trúc lại một phần

hay toàn bộ dự án => yêu cầu thời gian, kinh phí,

67

7 Lập kế hoạch lại (Replanning)

 Kế hoạch dự án không hữu dụng nếu không ai theo

dõi chúng

 Thu thập và đánh giá hiện trạng là hai cách khuyến

khích các dự án được triển khai đúng hướng

 Lập kế hoạch dự phòng và các cuộc họp cũng là cách

kiểm soát dự án

 Kiểm soát thay đổi là đưa trật tự vào điều hỗn loạn

Kết luận