quản lý dự án phần mềm bài 9 10

Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả  Người tài trợ dự án PS-Project

Chương 9:

QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

1

Nhân lực tốt cho các dự án,đặc biệt đối với các dự án

 Con người quyết định sự thành công hay thất bại của tổ

chức hay dự án

 Các con số thông kê gần đây về lực lượng lao động làm

việc trong lĩnh vực CNTT:

 Kỹ sư ngành Công nghệ thông tin ngày càng tăng cao ở Việt

Nam vẫn không đáp ứng nhu cầu của xã hội.Cần thêm nhiều

kỹ sư chất lượng cao

 Năm 2012,nhu cầu kỹ sư ngành CNTT tại Việt Nam tăng 66% so

với năm 2011

 Các công ty không thuộc lĩnh vực CNTT thuê kỹ sư nhiều

hơn các công ty CNTT theo tỷ lệ 12:1

3 Giới thiệu chung

Bảng phân vai trong dự án

5

 Người quản lí dự án (PM-Project

Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết

quả của dự án Có vai trò chủ chốt trong

việc xác định các mục đích và mục tiêu,

xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo

dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu

quả

 Người tài trợ dự án (PS-Project sponsor)

Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt

dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay

cho chết giữa chừng

 Tổ dự án (PT - Project team) Hỗ trợ cho

PM để thực hiện thành công dự án Bao

gồm những người vừa có kỹ năng (skill)

và năng lực (talent)

 Khách hàng (Client): Thụ hưởng kết quả dự án Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án

 Ban lãnh đạo (Senior Mangement):

Bổ nhiệm PM và PT, tham gia vào việc hình thành và xây dựng dự án

 Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ từng dự án) Ban điều hành (Steering Committee), nhóm

tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư ký,

Giới thiệu chung

Bảng phân vai trong dự án

Người sử dụng

Tổ dự án

Lãnh đạo công ty Bên B

Ban chỉ đạo dự án

Bên A

Người tài trợ

dự án Người quản

lí dự án

Trách nhiệm của Quản lý dự án

Trách nhiệm chính Chi tiết

Nêu ra những điểm bao quát chung Về công việc, cấu trúc phân việc, lịch

biểu và ngân sách

Trao đổi với các anh em Bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản

tin, hội họp, và thủ tục làm việc ý tưởng là trao đổi cởi mở và trung thực trên cơ sở đều đặn

Động viên, khuấy động tinh thần làm việc Bao gồm khích lệ, phân việc, mời

tham gia và uỷ quyền Định hướng công việc Bao gồm điều phối, theo dõi, thu thập

hiện trạng và đánh giá hiện trạng

Hỗ trợ cho mọi người

7 Giới thiệu chung

môn" của mình, muốn "giấu nghề"

để phạt

sáng tạo

(họp hành, báo cáo, lấy chữ ký)

8 Trở ngại cho quản lí dự án

Giới thiệu chung

 Đã tham gia dự án nào chưa?

 Quyền lực của phòng, ban của

 Có hăng hái tham gia

 Có truyền thống làm việc với hiệu quả cao không?

 Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không?

 Có tinh thần trách nhiệm không?

Xây dựng tập thể vững mạnh

Sức ép với Quản lý dự án

11

Uy tín, danh dự Kinh tế

Quan hệ với người đặt hàng

Giới thiệu chung

Giới thiệu chung

 Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho

dự án đi tiếp hay cho chết giữa chừng

 Bổ nhiệm người quản lí dự án

 Thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và đảm bảo rằng

những mục tiêu này được đáp ứng

 Kí các hợp đồng pháp lí, khi được yêu cầu

 Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu cấp thêm tiền phát sinh

 Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu về quyết định và thay đổi

 Có quyền với mọi thay đổi về phát biểu công việc

 Kí xác nhận nghiệm thu những sản phẩm chủ chốt nhất

 Kí xác nhận kết thúc dự án

13 Người tài trợ dự án

lý dự án,

chỉ đạo cấp cao

hoạt động khác của tổ chức/đơn vị

Ban lãnh đạo

 Kiểm điểm tình hình thực hiện dự án

định

15 Ban Chỉ đạo Điều hành dự án

trợ dự án

công

Quản lý nguồn nhân lực 16

Khách hàng

 Hoàn thành dự án

 Hiểu yêu cầu của khách hàng

 Quản lí dự án để hoàn thành các mục đích và mục tiêu được xác

định trong WBS

 Cung cấp báo cáo hiện trạng cho người tài trợ dự án và những

đơn vị liên quan

 Xác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự án

 Đảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm bàn giao

 Quản lí mọi thay đổi của dự án

 Quản lí và kiểm soát kế hoạch dự án, tài nguyên, chất lượng và

chi phí

17 Người quản lí dự án

Tổ dự án

 Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành

công dự án Bao gồm những người

vừa có kỹ năng (skill) và năng lực

(talent)

 Cung cấp thông tin để lập kế hoạch

thực hiện dự án, các công việc phải

 Nhà tài trợ có trách nhiệm cao

năng

người liên quan đến dự án

 Mục tiêu chung không rõ

 Thông tin không thông suốt

 Thành viên thiếu tin tưởng nhau

 không cam kết thực hiện kế hoạch

 không có tinh thần đồng đội thực sự

 không quan tâm tới chất lượng công việc

 thiếu định hướng

 Triệu tập cuộc họp ngắn với các tổ viên

không hiểu rõ về chương trình công việc

ảnh hưởng đến dự án

23

Nếu sau khi khai trương dự án,

không khí lại lắng xuống

24 Các hoạt động QLNS

 Lập kế hoạch nhân sự là quá trình xác định nhu cầu

nhân sự,xây dựng chính sách nhân sự và các chương

trình hành động nhằm có được nguồn nhân lực đáp

ứng việc thực hiên mục tiêu dự án

25 Các hoạt động QLNS DA

Kỹ thuật phân tích nhu cầu NS

 Xây dựng nhân sự dự án là quá trình chính thức thành

lập đội ngũ nhân sự của dự án: thành lập đội,tuyển

chọn nhân sự, xác định cách thức hoạt động của đội

Câu hỏi: Làm thế nào để có được đội dự án đúng theo

kế hoạch nhân sự

27 Các hoạt động QLNS DA

28

Kỹ thuật tuyển chọn nhân sự

 Phát triển đội dự án là quá trình nâng cao năng lực,

tương tác nhóm và môi trường hoạt động chung để

tăng cường hiệu suất dự án

Kết quả

Ghi nhận hiệu quả hoạt động đội dự án

 Forming: Hình thành Các thành viên gặp gỡ, trao đổi về dự

án E dè, ít cởi mở

 Storming: Đấu tranh Trao đổi công việc, các quyết định kỹ

thuật, cách tiếp cận dự án Tranh giành vị trí, cố gắng

khẳng định mình

 Norming: Hoàn thiện Thống nhất và thiết lập các thông lệ

và quy định công việc Bắt đầu tin tưởng, làm việc cùng

nhau

 Performing: Phát triển Đồng lòng nhất trí vì mục tiêu

chung Thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đã đặt ra

 Adjourning: Kết thúc Hoàn thiện, chuyển sang dự án khác

Kỹ thuật phát triển đội dự án

 Vị trí: kiến trúc kỹ thuật (nhóm trưởng)

 báo cáo cho: quản lý dự án

 người kiến trúc kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm đối với việc xác định, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát kỹ thuật

của dự án

 Trách nhiệm

 quản lý 1 nhóm có từ 4-6 cán bộ dự án;

 xem xét các công cụ được sử dụng đối với các ứng dụng front-end và back-end;

 Xác định kiến trúc mong muốn được đưa vào xem xét trong phạm vi giới hạn của dự án;

 xem xét phần mềm để xác định tính khả dụng của kiến trúc; và,

 đưa ra hướng dẫn về tính khả thi kỹ thuật đối với các yêu cầu cụ thể

 Kỹ năng yêu cầu

 có kiến thức làm việc về các cơ sở dữ liệu, bao gồm Oracle;

 có kiến thức làm việc về các môi trường triển khai, ngôn ngữ triển khai, phần mếm kết nối cơ sở dữ liệu, và

thông tin liên lạc;

 có kinh nghiệm rộng trong triển khai hệ thống sử dụng những công nghệ đã nêu ở trên; và,

 Có kinh nghiệm về quản lý và phối hợp trong đội dự án

c

Y

Công việ

c Z

Bài 10: Quản lý truyền thông

35

Mục đích

36

trọng của truyền thông

lý thông tin,truyền thông

 Nỗi sợ hãi lớn nhất đối với dự án là thất bại về mặt truyền

thông, các thành viên dự án không giao tiếp được với

nhau

 Các nhà chuyên môn về CNTT không phải là người truyền

thông tốt

 Các nghiên cứu cho thấy nhà chuyên môn CNTT phải có khả

năng truyền thông hiệu quả để có thể thăng tiến trong

nghề nghiệp

 Kỹ năng nói là yếu tố chủ yếu để thăng tiến nghề nghiệp

đối với các nhà chuyên môn CNTT

37 Giới thiệu chung

Các quy trình quản lý truyền thông

thông

 Yêu cầu trao đổi thông tin

tin

39

1 Xác định thông tin

 Nội dung của kế hoạch quản lý truyền thông:

 Mô tả việc thu thập các loại thông tin khác nhau

 Mô tả và cấu trúc phân phối thông tin đến với ai, khi nào và

bằng cách nào

 Định dạng thông tin để truyền thông

 Lịch biểu tạo thông tin

 Các phương pháp truy cập để nhận thông tin

 Phương pháp cập nhật kế hoạch quản lý truyền thông theo

tiến độ dự án

 Phân tích truyền thông với các bên liên quan

40 Yêu cầu trao đổi thông tin

5 giai đoạn xác định yêu cầu thông tin

41

 Xác đinh yêu cầu thông tin

và trao đổi thông tin

 Xác định cách thức trao đổi

thông tin tốt nhất

 Chỉ định vai trào và trách

nhiệm trao đổi thông tin

 Lập lịch cho công tác trao

đổi thông tin

 Viết bản kế hoạch thành văn

bản và phổ biến

tượng, bao gồm đối tượng liên quan dự án, nhà tài

trợ,nhà cung cấp, và các bên liên quan

các đội dự án phân tán và mang tính quốc tế

quá trình trao đổi thông tin

Lập kế hoạch truyền thông – kế

hoạch trao đổi thông tin

2 Phân phối thông tin – xác định các

kênh trao đổi thông tin

43

 Dùng công nghệ để cải tiến

phân bố thông tin

 Cách truyền đạt thông tin: tức

thì hoặc cần phải mất thời gian,

hoặc giao tiếp hai chiều,hoặc

chỉ một chiều, hoặc chính thức

hoặc không chính thức

 Xác định các kênh trao đổi thông tin cả chính thức và không chính thức, chon ra các kênh trao đổi thông tin đáp ứng nhu cầu của

tổ chức

 Chỉ định vai trò và trách nhiệm trao đổi thông tin

 Phân bổ thời gian trong lịch trình cho việc thực hiện trao đổi tin

 Viết thành văn bản kế hoạch trao đổi thông tin và phân phát

Đừng quên cập nhật bản kế hoạch khi cần

Người xem càng nhiều càng tốt

 Biết sử dụng thành thạo 1 hơn là biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm

 Trong thực tế còn rất nhiếu yếu

tố khác không mô tả được, không định lượng được

 Nên kết hợp thêm với các phần mềm Word, EXCEL, Email

 Báo cáo tình trạng mô tả dự án đang ở giai đoạn nào

trong một khoảng thời gian

dự án dựa trên thông tin quá khứ và xu hướng phát

Hồ sơ quản lý dự án

47

 Chia thành các loại tài liệu khác

nhau

 Thư từ trao đổi với bên ngoài

 Các ước lượng thời gian

 Mô tả công việc

 Ước lượng thời gian công việc

 Bản ghi hiện trạng công việc

 Kiểm soát thay đổi

 Bổ nhiệm nhân viên

 Dự kiến chi phí

 Vấn đề nảy sinh

 Đơn mua hàng

 Theo dõi sử dụng lao động

 Chi phí sử dụng tài nguyên thực tế

 Đồ hình tài nguyên

48

Báo cáo

để cấp dưới báo cáo lên cấp trên

(lời văn, hình vẽ, bảng biểu, ) Cố gắng sao cho báo

cáo có thể tạo ra trên máy tính

 Ví dụ

49

trong dự án bao gồm

Các biên bản

dự án

 Ví dụ 1

 Ví dụ 2

Ai lo việc lưu trữ

51

hồ sơ

yêu cầu

52

Văn phòng dự án (Project Office)

các hoạt động và quyết định quản lí dự án chính đều

xuất hiện tại văn phòng dự án

53

Thư viện dự án (Trợ lý PM quản lý)

duy tr×

kÕ ho¹ch ng©n sach

dù ¸n

lËp th viÖn vÒ c¸c v¨n b¶n tµi liÖu

lËp b¸o c¸o theo thêi gian

híng dÉn lËp kÕ ho¹ch

theo dâi lÞch tr×nh

dÞch thuËt

Lưu trữ như thế nào

folder

folder chia sẻ trên mạng (Nếu Dự án trải rộng trên

nhiều tỉnh => Truy cập qua Web)

nhật thường xuyên và thông báo cho mọi người

định/nội quy bắt buộc các

thành viên dự án phải tuân

theo

 Mỗi thủ tục là một bản viết

rõ ràng, phát cho anh em,

không nói bằng lời

 Tạo ra một chuẩn mực để trao đổi, làm việc trong nhóm một cách hiệu quả

 Tập trung suy nghĩ, hành động của các thành viên trong tổ theo 1 hướng

 Tăng năng suất công việc (mọi việc quy định rõ ràng, không mất thời gian hỏi nhau)

 Chỉ nên đặt ra các thủ tục cho những nội dung chính, quan trọng (PM quyết định)

Nên xây dựng các thủ tục cho

ở đâu, thế nào, Tại sao

đầu hay chưa hoàn

tất tới ngày hiện tại

Ghi ngày hoàn thành thực tế

Ghi hoàn thành 100%

Ghi ngày bắt đầu thực tế

Ghi phần trăm hoàn thành

Không

Có

Thủ tục quản lý công việc

60

Sao phải tổ chức lưu trữ hồ sơ dự án

61

Lưu ý

 Nên soạn biểu mẫu trên máy tính (chia xẻ và thông báo rộng rãi)

 Có hướng dẫn cách khai (ngắn gọn, rõ ràng)

 Thiết kế thoáng, nhiều chỗ trống

 Chỉ yêu cầu viết đủ các thông tin cần thiết, tránh viết dài, thừa

 Biểu mẫu nên thiết kế sao cho dễ khai, mất ít thời gian để khai

 Biên bản cần cụ thể, rõ ràng, tránh sơ sài

 Nói trực tiếp vấn đề, ngắn gọn (1- 2 trang)

 Cấu trúc logic, hợp lý

 Nên tập trung vào những điểm đã thỏa thuận, thống nhất

Kết luận

không có tài liệu thì khó có thể nói tới thành công của

dự án

án, Luồng công việc, Tài liệu dự án, Hồ sơ dự án

Thư viện