Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khấu hàng hoá ở công ty TNHH tân hồng hà

Còn các hàng hoá khác ngoàicác hàng hoá cấm nhập, tạm ngừng nhập và các hàng hoá không thuộc quyđịnh tại các khoản mục riêng thì chỉ phải làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu.Đối với hàng

MỤC LỤC

Danh mục báng, biểu, sơ đồ, hình vẽ

Mở đầu

Chưong 1 - Co’ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khấu hàng hoá 3

1.1 Những vấn đế CO’ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ỏ’ Doanh nghiệp 3

1.1.1 Nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu 3

1.1.2 Nội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá 3

1.1.3 Các hình thức nhập khẩu 4

1.1.3.1 Nhập khẩu trực tiếp 4

1.1.3.2 N hập khẩu uỷ thác 4

1.1.3.3 Nhập khẩu tái xuất 4

1.2 Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 4

1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu 4

1.2.2 MỞL/C 5

1.2.3 Thuê tàu lưu cước 6

1.2.4 Mua bảo hiểm 7

1.2.5 Làm thủ tục hải quan 8

1.2.5.1 Thông quan truyền thống 9

1.2.5.2 Thông quan điện tử 9

1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá 10

1.2.7 Thanh toán 10

1.2.8 Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa) 11

1.2.9 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng 11

1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khấu thiết 1.3.1 Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng 12 1.3.2 Đặc điếm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng 12

1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế 14

1.3.4 Các điều kiện thương mại quốc tế 14

1.3.5 Đặc điếm kinh doanh của doanh nghiệp nhâp khấu 15

1.3.6 Các yếu tố khách quan 17

Chương 2 - Phân tích quy trình nghiệp vụ nhập khấu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 19

2.1 Giói thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà 19

2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà 19 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 20

2.1.3 Đ ánh giá khái quát về tiềm lực của công ty 21

2.2 K hái quát về thị trường kinh doanh của công ty 24

2.2.1 Sản phấm và dịch vụ kinh doanh 24

2.2.2 Khách hàng 25

2.2.3 Đối thủ cạnh tranh 26

2.3 Thực trạng về nghiệp vụ tố chức thực hiện nhập khấu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 29

2.3.1 MỞL/C 29

2.3.2 Mua bảo hiểm hàng hoá 30

2.3.3 Làm thủ tục hải quan 32

2.2.4 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá 33

2.3.7 Ket quả của việc tố chức thực hiện nhập khấu thiết bị văn phòng ở

Công ty TNHH Tân Hồng Hà 37

2.4 Đánh giá chung về việc tổ chức thực hiện nhập khấu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 38

2.5.1 ưu điểm 38

2.5.2 Tồn tại 41

Chương 3 - Một số biện pháp hoàn thiện quy trịnh nghiệp vụ nhập khấu hàng hoá ỏ’ Công ty TNHH Tân Hồng Hà 43

3.1 M ục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty 43

3.1.1 Ph ương hướng phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà 43

3.1.2 Kế hoạch mục tiêu năm 2008 45

3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khấu hàng hoá ỏ’ Công ty TNHH Tân Hồng Hà 45

3.2.1 Một sổ cải tiến trong quy trình tô chức thực hiện nhập khấu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 45

3.2.1.1 Trong nghiệp vụmở L/C 45

3.2.1.2 Trong nghiệp vụ thanh toán 46

3.2.1.3 Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan 47

3.2.2 Biện pháp tổ chức quản lý hợp đồng nhập khẩu 48

3.2.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân viên nghiệp vụ 50

3.2.4 Biện pháp hạn ché ảnh hưởng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân khách quan 53

3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên nghiệp vụ 53

3.2.6 Biện pháp cải thiện nguồn vốn kinh doanh 55 3.2.7 Áp dụng thương mại điện tử vào việc kinh doanh của công ty 56

3.3 Các điều kiện thực hiện 61

3.3.1 Kiến nghị về các chính sách kinh tế đặc biệt là chính sách thuế 62

3.3.2 Kiến nghị với cơ quan hải quan 62

3.3.3 Kiến nghị với các ban ngành liên quan

Kết luận 64

Tài liệu tham khảo 66

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1. Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công

ty

(Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập khấu )

2. Bảng 2.2: Tình hình tài sản của công ty 3 năm gần đây (đơn vị: triệuđồng)

(Nguồn: Phòng tài vụ - Công ty TNHH Tân Hồng Hà)

3. Bảng 2.3: Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHHTân Hồng Hà trong giai đoạn 2003-2007

(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt thực hiện hợp đồng nhập khẩu củaphòng Ke hoạch - Xuất nhập khẩu)

MỒ ĐÀU

Xu thế phân công lao động quốc tế, vận dụng lợi thế so sánh để sản xuấthàng hoá bán ra trên thị trường thế giới, phát triển quan hệ kinh tế, làm chocác nước được tự do trao đổi hàng hoá đã trở thành một xu thế tất yếu ở tất cảcác nước trên thế giới Việt Nam cũng nằm trong số đấy, không thể nào tồntại và phát triển nhanh được khi không có hoặc ít có quan hệ kinh tế với nướcngoài

Gia nhập tố chức thương mại thế giới WTO, bên cạnh cơ hội còn có nhữngthách thức Neu công ty thích nghi và có những thay đối cho phù hợp thì sẽđưa lại cho công ty nhiều cơ hội kinh doanh cũng như thuận lợi trong quátrình kinh doanh của họ

Thị trường rộng lớn hơn nhưng môi trường cạnh tranh cũng khốc liệt hơn,đòi hỏi doanh nghiệp phải có năng lực quản lý và điều hành hoạt động nhậpkhẩu có hiệu quả, am hiểu các quy trình nghiệp vụ nhập khẩu

Trên cơ sở nghiên cứu các hoạt động tố chức nghiệp vụ nhập khấu hànghoá của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong thời gian qua, và sự hướng dẫnnhiệt tình của ThS Đặng Thuý Hồng, tôi xin đưa ra đề tài: “Hoàn thiện quytrình nghiệp vụ nhập khấu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà” Hyvọng đề tài tôi đưa ra phù hợp với nhu cầu thực tiễn đất nước, và dùng mộtphần kiến thức hữu hạn của mình, đóng góp cho công ty ngày một phát triền

đi lên

Bài viết của tôi gồm 3 phần chính:

Chương I : Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khấu hàng hoá.Chương II : Phân tích quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công tyTNHH Tân Hồng Hà

Chương III : Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩuhàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà.

Vì kiến thức lý luận và thực tế còn nhiều hạn chế, bài viết của tôi chắc chắnkhông tránh khởi sai sót Mong nhận được sự đóng góp từ thầy cô và các bạn

CHƯƠNG 1 - CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP vụ NHẬP KHẤU HÀNG HOẢ

1.1 Những vấn đế CO’ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ỏ’ Doanh nghiệp

1.1.2Nội dung co bản của họp đồng nhập khấu hàng hoá:

Một họp đồng nhập khấu hàng hoá thường gồm ba phần: phần mở đầu,phần nội dung và kết thúc

Phần mở đầu: các chủ thể của hợp đồng, căn cứ pháp lý, địa điểm ngàytháng ký kết họp đồng và mục đích ký kết hợp đồng,

Phần nội dung bao gồm các điều khoản hợp đồng Các điều khoản chủ yếunhư tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian và địa điếm giao hàng,thanh toán Thiếu một trong những điều khoản này thì hợp đồng trở nên vôhiệu Các điều khoản cần thiết khác như bao bì, đóng gói, ký mã hiệu, trọngtài Thiếu một trong các điều khoản này thì họp đồng chỉ vô hiệu từng phần.Phần kết thúc: đại diện các bên, chức vụ, ngày tháng và địa điếm ký kêthợp đồng, chữ ký

Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu mà theo đó đon vị đặt hàng gọi

là bên uỷ thác giao cho đon vị ngoại thương gọi là bên nhận uỷ thác, tiến hànhnhập khấu một lô hàng nhất định Bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiệnhợp đồng nhập khấu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷthác

1.1.3.3 Nhập khẩu tái xuất

Nhập tái xuất là hình thức nhập khẩu mà người nhập khẩu tiến hành nhậpkhấu hàng hoá đế phục vụ mục đích xuất khâu

1.2 Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khấu hàng hoá

1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Một hàng hoá muốn ra vào biên giới của một quốc gia phải chịu sự quản lýcủa chính phủ quốc gia đó Đe kiếm soát được chặt chẽ số lượng và chấtlượng hàng hoá ra vào, chính phủ đã đề ra biện pháp là xin giấy phép nhậpkhấu Tuy nhiên không phải bất cứ mặt hàng nào cũng phải xin giấy phép, vàngày nay trong xu thế tự do hoá mậu dịch, số mặt hàng này đã được giảm bớt.Hàng hoá nhập khấu phải đảm bảo các quy định liên quan đến kiếm dịch độngthực vật, vệ sinh an toàn thực phấm và tiêu chuân chất lượng, phải chịu sựkiếm tra, giám sát của các cơ quan quản lý chuyên ngành Đối với mặt hàngkhông được phép nhập khấu thì nhập khấu là trái phép Những mặt hàng nàythường liên quan đến vấn đề an ninh, quốc phòng như vũ khí quân sự (súng,

đạn, ) hay những văn hoá phẩm đồi truy, ảnh hưởng đến thuần phong mỹtục của quốc gia Theo nghị định 12/2006/NĐ-CP, đổi với những mặt hàngnhập khẩu phải xin giấy phép thì đơn vị nhập khẩu phải xin giấy phép của BộThương mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành Còn các hàng hoá khác ngoàicác hàng hoá cấm nhập, tạm ngừng nhập và các hàng hoá không thuộc quyđịnh tại các khoản mục riêng thì chỉ phải làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu.Đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý theo hạn ngạch, bộ Thương mại sẽcông bố lượng hạn ngạch và dưới sự chỉ đạo của bộ Tài chính, phối hợp vớicác bộ và cơ quan quản lý sản xuất xác định mức thuế nhập khẩu trong hạnngạch và ngoài hạn ngạch.

1.2.2 Mở L/C:

Thư tín dụng (L/C): là cam kết của ngân hàng đối với người nhập khẩu sẽthanh toán một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất định cho người xuấtkhẩu nếu họ xuất trình được bộ chứng từ phù hợp với điều khoản và điều kiệncủa thư tín dụng

Neu hai bên thoả thuận sẽ thanh toán bằng thư tín dụng, thì công việc đầu tiêncủa người nhập khẩu là đến ngân hàng viết đơn xin mở L/C và nộp tại ngânhàng một sổ giấy tờ sau:

* Đối với L/C at sight:

+ Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hoá được quản lý bằng giấy phép)Quota (đối với hàng quản lý bằng hạn ngạch)

+ Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu

+ Đơn xin mở L/C trả chậm (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng) Cơ sở viếtđơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết

+ Đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ (theo mẫu của Ngân hàng)

Tuỳ từng trường hợp mà ngân hàng yêu cầu mức ký quỹ để mở L/C khácnhau Hiện nay các ngân hàng quy định tỷ lệ ký qũi (100%, dưới 100% hoặckhông cần ký quỹ

Sau khi ngân hàng phát hành L/C, doanh nghiệp sẽ nhận được một bản saoL/C đó Doanh nghiệp nhập khấu nên xem xét đối chiếu giữa nội dung L/Cvới đơn yêu cầu của mình đế đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợpđồng và với yêu cầu của mình, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngaynhững sai lệch nếu có Neu người nhập khấu có nhu cầu sửa đối L/C , doanhnghiệp cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoảthuận giữa người mua và người bán (nếu có)

1.2.3 Thuê tàu lưu cước

Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ quá trình nhập khẩu hàng hoá trướctiên phụ thuộc vào tính chất hàng hoá Ví dụ: hàng hoá vận chuyến bằngđường biến có khối lượng lớn và đế trần thì nên thuê tàu chuyến, còn hànghoá lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện thì thuê tàu chợ Neu điều kiện cơ sởgiao hàng thoả thuận trong hợp đồng là điều kiện E, F thì người mua phải tiếnhành thuê phương tiện vận tải, và ngược lại nếu hợp đồng được ký kết vậnchuyến theo điều kiện c, D thì trách nhiệm thuê phương tiện vận tải thuộc vềngười bán Hay hàng hoá vận chuyến trong Container đế hạn chế thời gian vàchi phí xếp dỡ hàng hoá, có giao nguyên Container và giao lẻ Container Giaonguyên Container nếu chủ hàng CÓ khối lượng hàng hoá lớn đóng đủ vào một

hay nhiều Container Còn giao lẻ Container được áp dụng với những hàng hoá

lẻ không xếp đủ một Container

Việc thuê phương tiện vận tải cũng khá tốn kém thời gian và chi phí, đòihỏi phải nghiên cứu tính hình thị trường thuê tàu, am hiếu các điều kiệnthương mại quốc tế Đế quá trình nhập hàng hiệu quả nhất, người thuêphương tiện vận tải thường uỷ thác cho một doanh nghiệp chuyên kinh doanhdịch vụ giao nhận Các doanh nghiệp này chuyên môn trong lĩnh vục giaonhận có kỹ năng nghiệp vụ hơn và ít tốn kém về chi phí hơn và doanh nghiệpnhập khẩu sẽ giảm bớt được các bước trong quá trình nhận hàng như lưu kho,kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá

1.2.4 Mua bảo hiếm

Có ba điều kiện bảo hiểm chính là bảo hiểm mọi rủi ro, bảo hiểm có tổnthất riêng và bảo hiếm miễn tốn thất riêng Ngoài ra, còn có một số điều kiệnbảo hiếm phụ như bảo hiểm rò gỉ, mất trộm, mất cắp, Bên cạnh đó còn một

số điều kiện bảo hiếm đặc biệt như bảo hiếm chiến tranh, bảo hiếm đình công,bạo loạn Người mua bảo hiểm phải dựa vào điều khoản hợp đồng, tính chấthàng hoá, tính chất bao bì và phương tiện vận tải, loại tàu chuyên chở đế lựachọn điều kiện cho phù hợp Trong điều kiệm cơ sở giao hàng chỉ có hai điềukiện là người bán phải có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá là CIF đối vớihàng hoá vận chuyến bằng đường biến, và CIP đổi với hàng hoá vận chuyến

đa phương thức Thường nếu trong hợp đồng không thoả thuận về điều kiệnbảo hiếm, người bán sẽ mua bảo hiếm theo điều kiện c (điều kiện tối thiếu đếtiết kiệm chi phí) Nhưng khi hàng hoá vận chuyến gặp phải rất nhiều rủi rokhông lường trước được, nhất là hàng hoá chuyên chở bằng đường biển nhưgặp bão lũ, chiên tranh, cướp biên Nói chung người nhập khâu không cótrách nhiệm phải mua bảo hiểm cho hàng hoá chuyên chở, nhưng đôi khi đế

người nhập khẩu vẫn mua, đế phòng tránh rủi ro cho mình Ví dụ: nhập khẩutheo FOB hay CFR người mua không có trách nhiệm (đối với người bán) phải

ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ có thể phải chịu rủi ro

về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể tù’ thời điểm giao hàng qua lan can tàu,nên thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá đế phòng các rủi

ro đã nói ở trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần tổnthất Người nhập khấu có thế mua bảo hiếm của hãng bảo hiếm nước ngoàihoặc mua bảo hiểm trong nước Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu ViệtNam nên lựa chọn công ty bảo hiếm trong nước Vì khi tổn thất xảy ra, công

ty có thế yếu cầu khiếu nại, bồi thường nhanh chóng hơn do không phảichuyển bộ hồ sơ khiếu nại sang nước xuất khẩu và chờ các công ty này cửngười sang giám định Thêm vào đó, sẽ hạn chế được lượng ngoại tệ phải chitrả cho công ty nước ngoài, điều này rất cần thiết đối với Việt Nam - một đấtnước chưa phát triển, cần nguồn ngoại tệ để phát triển đất nước

1.2.5 Làm thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan là biện pháp một quốc gia cần tiến hành đế kiểm soáthàng hoá ra vào biên giới nước mình Hiện nay đế đơn giản hoá quy trình thủtục hải quan, nhà nước cho phép áp dụng thông quan điện tử theo50/2005/QĐ-BTC Thông quan điện tử đã được áp dụng ở một số các cửakhấu như Hải phòng, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nằng và hiện nay còn tiếptục mở rộng tại một số các cửa khẩu

1.2.5.1 Thông quan truyền thống:

Gồm 3 bước: Khai báo hải quan, xuất trình hàng hoá, thực hiện các quyếtđịnh hải quan

Công việc đầu tiên đến tiến hành làm thủ tục hải quan là khai báo hải quan.Người nhập khấu khai và nộp tờ khai hải quan cùng một số chứng từ cần thiết

liên quan lô hàng nhập khẩu nhu giấy phép nhập khấu (đối với mặt hàng nhậpkhấu có giấy phép), hoá đơn thuơng mại, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiếthàng hoá Trên tờ khai hải quan, doanh nghiệp nhập khẩu tự động tính thuếtheo biếu thuế xuất nhập khẩu 2001-2006 do Phòng thuơng mại phát hành.Sau đó, hàng hoá luồng xanh, hàng hoá đuợc thông quan luôn, bỏ qua kiểmtra chứng từ giấy và kiếm tra thực tế hàng hoá Cán bộ hải quan chỉ kiếm tralại việc tụ' tính thuế của doanh nghiệp và xác nhận thông quan hàng hoá Đốivới hàng hoá luồng vàng: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa mà chỉ kiểm tra bộchứng từ Đối với hàng hoá luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hoá, hàng hoánhập khẩu phải đuợc sắp xếp trật tự thuận tiện cho việc tra Người nhập khẩuphải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng và nộp thủ tụcphí hải quan đế nhân viên hải quan kiếm tra giám sát hàng hoá Sau khi kiếmtra thực tế hàng hoá, các doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện các quyếtđịnh của hải quan một cách nghiêm túc.

1.2.5.2 Thông quan điện tử:

Thông quan điện tử bao gồm 3 bước Cũng tương tự như thông quan truyềnthống, nhưng thủ tục khai báo hải quan được đơn giản và nhanh chóng hơn,

do doanh nghiệp nhập khấu có thế khai báo ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời giannào, chỉ cần đăng ký tham gia thủ tục hải quan điện tử, và tự tạo thông tinkhai hải quan điện tử trên máy tính theo đúng các tiêu chuấn và khuân dạngchuẩn của tổng cục hải quan Hạn chế tình trạng quá tải tại các cửa khẩu, hay

áp lực đối với cán bộ hải quan do số lượng công việc nhiều nhưng số cán bộhải quan lại có hạn Thêm một điếm khác biệt nữa là doanh nghiệp nhập khâuphải in và lưu chứng từ điện tử ra giấy trong thời hạn 5 năm (đảm bảo tínhchính xác, không bị thay đôi của thông tin do bị hacker phá hoại) thuận tiệncho công việc kiểm tra sau thông quan hay phúc tập hải quan

1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá

- Người nhập khấu phải nhận được bộ chứng từ do người bán gửi tới vàchuẩn bị kho bãi, phương tiện, đội ngũ xếp dỡ hàng hoá

- Nhận thông báo sẵn sàng xếp dỡ của hãng tàu và ký chấp nhận

- Xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu đế họ thu lại và cấpcho người mua lệnh giao hàng

- Kiếm tra hầm tàu, tình trạng hàng ho á sau đó tiến hành dỡ hàng, nhậnhàng và làm quyết toán với tàu

- Neu phát hiện hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng sẽ phải lập biên bản hàng đốvỡ

- Neu hàng bị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng

đó, doanh nghiệp cử một nhân viên nghiệp vụ tiến hàng kiếm tra bộ chứng

từ Kiểm tra xem bộ chứng từ đã đủ về sổ lượng và nội dung của bộ chứng từ

đã họp với quy định hay chưa Trong trường hợp có những khác biệt giữa L/Cvới chứng tù' trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp cần thông báo gấpcho ngân hàng đế khiếu nại ngân hàng nước ngoài Doanh nghiệp cần ký quỹ100% trị giá hóa đơn, hoặc ủy quyền cho ngân hàng khoanh sổ tiền tương ứngtrên tài khoản tiền gửi hoặc ghi nợ tài khoản tiền vay khi thanh toán Ngân

hàng sẽ trích tiền tù’ tài khoản đã được chỉ định của doanh nghiệp đế thanhtoán cho ngân hàng nước ngoài theo quy định của L/C khi nhận được bộchứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C.

1.2.8 Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa)

Sau khi nhận hàng từ người chuyên chở, doanh nghiệp có thể vận chuyếnhàng về kho chờ tiêu thụ, hoặc giao ngay cho đon vị đặt hàng trong nước do

đã tập họp sẵn đon đặt hàng trong nước rồi mới ký hợp đồng nhập khấu, hoặcnhập khấu uỷ thác cho một số doanh nghiệp trong nước Việc giao hàng ngaycho khách (chủ hàng nội địa) này sẽ tiết kiệm chi phí lưu kho, bảo quản chodoanh nghiệp, thêm vào đó vốn được quay vòng nhanh hon Khi giao hàng,doanh nghiệp sẽ tiến hành giao hàng kèm theo các chứng từ sở hữu lô hàng đó

và một số chứng tù’ liên quan

1.2.9 Khiếu nại vi phạm họp đồng (nếu có)

Tất nhiên, khi tiến hành ký kết và nhập khẩu một lô hàng, doanh nghiệpnhập khấu bao giò cũng mong muốn nhận được hàng đúng số lượng, chấtlượng, đúng quy cách chủng loại, bao bì ký mã hiệu, đúng thời gian và địađiểm Tuy nhiên, việc thực hiện hợp đồng là do cả hai bên với sự tham giacủa người vận tải, chịu ảnh hưởng của một số điều kiện khách quan Doanhnghiệp nhập khâu sau khi nhận hàng phải tiến hành kiếm tra thực tế hàng hoá

Nó giúp doanh nghiệp kiếm tra hàng hoá có đúng về chủng loại, số lượng,chất lượng mà hai bên tho ả thuận trong họp đồng hay không, có mất mát tồnthất gì trong quá trình vận chuyển hay không Neu nhận được hàng hoá khôngđúng yêu cầu, đế đảm bảo quyền lợi của mình người nhập khấu có thế khiếunại Trước khi khiếu nại, người nhập khấu nên xem xét hàng hoá tốn thất mấtmát là do nguyên nhân nào, đế từ đó tìm được đối tượng khiếu nại Đối tượngkhiếu nại là người xuất khấu nếu giao hàng thiếu về số lượng chất lượng hoặc

không đúng chủng loại, bao bì không phù họp, hàng giao không đồng bộ,chậm giao hàng, Đối tượng khiếu nại là đơn vị vận tải nếu hàng hoá tốn thấttrong quá trình vận chuyến Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hànghoá - đối tượng của bảo hiểm bị tốn thất do thiên tai, cưóp biển, tại nạn bấtngờ hoặc do lồi của người thứ ba, khi những rủi ro này nằm trong phạm viđược bảo hiếm Neu tốn thất thuộc những rủi ro được bảo hiểm thì doanhnghiệp nhập khâu yêu cầu công ty bảo hiếm lập biên bản giám định Đối vớinhững trường hợp khác không thuộc rủi ro của bảo hiểm, doanh nghiệp phảiyêu cầu công ty giám định tiến hành kiếm tra hàng hoá và lập thư giám định,

đế có thể khiếu nại người bán, hoặc người chuyên chở Một bộ hồ sơ khiếunại bao gồm: đơn khiếu nại, một số bằng chứng về việc tổn thất hàng hoá(như biên bản hàng đố vỡ, biên bản chứng nhận hàng thiếu, thư dự kháng),hoá đơn thương mại, vận đơn, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)v.v Neu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiệnnhau ra toà án hoặc hội đồng trọng tài giải quyết

1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khấu thiết bị

* Luật Hải quan số 29/2001/QH10 đuợc Quốc hội thông qua ngày29/06/2001

* Biểu thuế xuất nhập khẩu 2001-2006 do Phòng thương mại phát hành

* Nghị định số 40/2007/NĐ-CP ban hành 16/03/2007 của Chính Phủ:Xác định trị giá Hải quan đối với hàng hoá Xuất khấu, Nhập khâu

* Quyết định số 52/2007/QĐ-BTC ra ngày 22/06/2007của Bộ Tài Chính:Ban hành quy định về việc thí điểm thủ tục hải quan điện tử

1.3.2 Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ

thiết bị văn phòng:

Thiết bị văn phòng là đối tượng được mua bán trong họp đồng ngoạithương được ký kết giữa Công ty TNHH Tân Hồng Hà với đối tác nước ngoàikhông thuộc diện cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có điều kiện theo quy địnhcủa nhà nước Cho nên đế thực hiện nhập khẩu hàng hoá loại này doanhnghiệp không cần phải xin giấy phép nhập khẩu, chỉ cần làm thủ tục thôngquan cho lô hàng đó

Thiết bị văn phòng phần lớn là hàng điện tử, dễ hư hỏng khi ngấm nước,hút ẩm, nhất là đối với thời tiết khí hậu nóng ẩm mưa nhiều như ở miền BắcViệt Nam cho nên cần có chế độ bảo quản, hợp lý, nghiêm ngặc Hệ thốngkho bãi phải đủ lớn và phải theo tiêu chuẩn quốc tế về nhiệt độ, độ ẩm,khoảng cách Hàng hoá phần lớn được vận chuyến trong Container, khi thuêcotainer gửi hàng, cần làm sạch Container, có chế độ chất xếp, chèn lót,khoảng cách đúng quy định Bên cạnh đó phải bảo đảm độ an toàn của hànghoá khi vận chuyển hàng về kho hay giao tận tay khách hàng vì khi hàng hoá

bị ngấm nước hay trầy xướt, chất lượng, giá cả hàng hoá giảm đi rõ rệt Đòihỏi phái có đội ngũ kỹ thuật trình độ cao, có khả năng sửa chữa, bảo hành,

bảo dưỡng sản phẩm, thường xuyên được cập nhật thông tin sản phẩm mới vàđào tạo, đào tạo lại trong nước cũng như quốc tế.

Mặt hàng thiết bị văn phòng là mặt hàng chưa sản xuất được, hiện tại vẫncòn nhập khẩu nước ngoài, cho nên bị động vào khả năng cung ứng của đốitác nước ngoài

Hàng hoá thường có giá trị cao cho nên được đối tác giảm giá, cho hưởngchiết khấu thương mại hay gia hạn thanh toán, thanh toán thành nhiều lần,hoặc thanh toán theo kỳ

Do sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, rút ngắn chu kỳ sốngsản phẩm Ngày càng nhiều các sản phẩm thiết bị văn phòng ra đời, tân tiếnhơn về công dụng, mẫu mã, chất lượng và đặc biệt giá thành hạ Cho nên đòihởi công ty phải có kế hoạch tiêu thụ chính xác tránh tình trạng bán khôngđược hoặc bán chậm, gây ứ đọng vốn và sự dụng không hiệu quả đồng vốn.1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế

Tuỳ tùng phương thức và điều kiện thanh toán, mà người nhập khấu phảitiến hành các công việc khác nhau Ví dụ: D/A - ký chấp nhận hối phiếu đếnhận chứng từ, D/P thanh toán tiền hối phiếu đế nhận chứng từ Thanh toánbằng thư tín dụng: Neu không ký quỹ hoặc chỉ ký quỹ một tỷ lệ nhất định,doanh nghiệp phải thanh toán cho ngân hàng mở L/C đế họ giao chứng từ và

ký hậu vận đơn Còn nếu ký quỹ đủ 100% giá trị L/C: thông thường ngânhàng không kiểm soát bộ chứng từ, người mua có thế nhận bộ chứng từ trựctiếp từ người bán Thanh toán bằng CAD: Ngân hàng thanh toán tiền chongười bán rồi mới tiến hành chuyến bộ chứng từ cho người mua

1.3.4 Các điều kiện thương mại quốc tế

Incoterm quy định một số nghĩa vụ cụ thể bắt buộc cho hai bên như nghĩa

vụ của người bán là phải đặt hàng dưới quyền định đoạt của người mua hay

giao hàng cho người vận tải, hoặc giao hàng tại noi đến và với sự phân chiarủi ro giữa các bên trong các trường hợp trên Tùy thuộc vào điều kiệnIncoterms hai bên thoả thuận trong hợp đồng mà nghĩa vụ của người nhậpkhẩu là khác nhau Ví dụ: Trong hợp đồng nhập khấu có ghi là “ Coffe beans :USD 2000/MT, CIF Hải Phòng Port (Incoterm 2000) Cả người xuất khẩu vàngười nhập khấu đều hiếu rằng giá của một tấn café hột là 2000$, bao gồmtiền hàng, phí bảo hiếm, và cước phí vận tải, hàng được giao ở cảng đến làcảng Hải phòng Người nhập khẩu không phải lo ký hợp đồng vận tải vớihãng tàu và phải trả cước vận tải chặng chính, cũng không phải ký hợp đồngbảo hiểm với bất kỳ công ty bảo hiểm nào để bảo hiểm hàng hoá trong quátrình vận chuyến hàng hoá từ cảng đi đến cảng đến và không phải trả phí bảohiếm Tất cả nghĩa vụ ấy người mua phải thực hiện và tất cả được tính trongtiền hàng.

về hợp đồng bảo hiểm hàng, Incoterm 2000 ghi người mua “không cónghĩa vụ” (no obligation), phải hiểu là người nhập khẩu mua bảo hiểm hànghoá đế bảo vệ lợi ích của mình, phòng ngừa rủi ro cho hàng hoá trong chặngđường vận tải chính “không có nghĩa vụ” bao hàm ý là người mua không cónghĩa vụ mua bảo hiểm đổi với người bán Ví dụ: người mua theo FOB hayCFR không bắt buộc (đối với người bán) phải ký họp đồng bảo hiểm, nhưng

vì người mua có thế sẽ có thế phải chịu rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hànghoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu, nên thường người mua vẫn kýhợp đồng bảo hiểm hàng ho á đế phòng các rủi ro đã nói ở trên xảy ra sẽ đượccông ty bảo hiểm bồi thường một phần phí tổn

Incoterm cũng không quy định người mua phải làm gì sau khi nhận hàng tù’

người bán Ví dụ: Incoterms không quy định rõ một người mua theo điều kiện

E có phải tổ chức vận chuyển hàng hay không, vì chính người mua này có thể

quyết định để hàng tại nước người bán, vận chuyển về nước hay vận chuyểnsang nước thứ ba theo nhu cầu thực tế của mình.

Incoterm cũng quy định trách nhiệm khai hải quan để nhập khẩu hàng hoá.Thông thường thì khai báo hải quan xuất khẩu thuộc về người bán và khai báohải quan nhập khẩu thuộc về người mua Trừ nhập khẩu theo điều kiện E(giao hàng tại xưởng của người bán) thì người mua phải lo cả thủ tục thôngquan xuất khấu và điều kiện nhóm D người bán phải lo thủ tục thông quanhàng nhập

Hay trong trường họp người nhập khấu khi muốn nhập hàng về nhanhtrong một ngày cụ thể nào đó đế tung ra thị trường trong nước bán với giá cao

do thị trường nội địa đang khan hiếm hàng, nên quy định trong hợp đồng cácđiều kiện sau: DES, DEQ, DDƯ, DDP vì trong các điều kiện trên người bánphải giao hàng đến tận nước đến của người mua Người mua sẽ nhận đượchàng vào một ngày cụ thể quy định trong hợp đồng, nếu không người bán sẽphải bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng Neu người mua muốn hàng vềđúng ngày nhưng lại quy định trong họp đồng trong họp đồng nhập khấu theođiều kiện nhóm c, người bán giao hàng lên tàu đúng thời hạn (đã hoàn thànhnghĩa vụ giao hàng đúng quy định - không vi phạm hợp đồng), nhưng do tàukhông đủ điều kiện đi biển chuyên chở, dẫn đến giao hàng muộn, gây thiệt hạicho người mua Tuy nhiên, trong trường hợp này người mua không thế kiếukiện người bán vì người bán đã giao hàng đúng ngày giờ quy định trong hợpđồng, hay xuất trình bộ chứng từ phù họp với thư tín dụng

1.3.5 Đặc điếm kinh doanh của doanh nghiệp nhập khâu

Những đặc điếm ảnh hưởng nhiều nhất đến nghiệp vụ tổ chức thực hiệnhợp đồng nhập khấu là đặc điếm về phưcmg thức nhập khâu và đặc diêm vềnguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu

* Đặc điểm về phương thức nhập khẩu

Neu nhập khẩu theo phương thức trực tiếp (nhập khẩu trực tiếp) là chủ yếuthì trong quá trình thực hiện nghiệp vụ không cần thực hiện công đoạn giaohàng cho đơn vị đặt hàng trong nước

Neu nhập khấu theo phương thức nhập khấu uỷ thác là chính thì công typhải căn cứ vào hợp đồng uỷ thác được ký kết với khách hàng trong nước đếtính toán nhu cầu, lên kế hoạch về chủng loại cũng như số lượng hàng cầnnhập

Thường thì các doanh nghiệp nhập khẩu giao hàng ngay cho các đơn vị đặthàng trong nước, cho nên trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, doanh nghiệpbớt được công đoạn chở hàng về kho, bảo quản trong kho Sau khi làm thủ tụcthông quan nhập khẩu doanh nghiệp không phải lưu hàng trong kho bãi nhưngphải giao hàng cho đơn vị đặt hàng trong nước kèm theo chuyển giao một loạtcác chứng từ sở hữu và các giấy tờ liên quan

* Đặc điếm về nguồn vốn kinh doanh

Đặc điểm nguồn vốn ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thôngqua khâu thanh toán Neu công ty có nguồn vốn dồi dào, tài khoản ngoại tệ ởngân hàng luôn có số dư lớn thì mức ký quỹ đế mở L/C nhỏ, thậm chí khôngphải ký quỹ Neu công ty thanh toán bằng L/C trả ngay thì trong hồ sơ xin mởL/C không cần phải có phương án kinh doanh hàng nhập khẩu

giá hối đoái, quan hệ kinh tế - chính trị giữa Việt Nam và các quốc gia xuấtkhẩu

Neu tình hình cung - cầu ở thị trường mua có nhiều biến động, giả sử giátăng cao hơn so với thời điếm ký kết hợp đồng, người bán (người xuất khẩu)nảy sinh ý không muốn giao hàng Vì nếu thực hiện hợp đồng, họ sẽ gặpnhiều bất lợi, bán với giá thấp hơn so với giá trên thị trường Họ chần chừtrong việc giao hàng và có thế gửi đề nghị tăng giá bán, tu chỉnh L/C (tăng giátrị L/C) Thậm chí họ có thể huỷ hợp đồng nếu như chênh lệch giá bán chokhách hàng khách bù đắp được khoản tiền bồi thường do vi phạm họp đồng

do họ gây ra Dù thế nào đi chăng nữa cũng ảnh hưởng đến việc nhận hàngcủa Công ty TNHH Tân Hồng Hà, dẫn tới việc công ty không thể giao hàngđúng thời gian quy định trong họp đồng với khách (chủ hàng nội địa)

Neu tình hình cung - cẩu trên thị trường ảnh hưởng đến việc thực hiện hợpđồng trong nước của công ty thì tỷ giá hổi đoái lại ảnh hưởng đến khâu thanhtoán Biến động về tỷ giá sẽ ảnh hưởng đến một loạt các thay đối trong hoạtđộng của ngân hàng, do các giao dịch của ngân hàng liên quan đến ngoại tệđều dựa trên cơ sỏ tỷ giá hổi đoái hiện hành Việc điều chỉnh các văn bảnthanh toán cho phù họp cho tỷ giá mới sẽ tốn nhiều thời gian hơn, do đó sẽkhiến cho khâu thanh toán bị kéo dài Như vậy công ty chưa có bộ chứng từ

đế nhận hàng và sẽ làm trễ thời gian giao nhận hàng ở cảng Thêm vào đó,công ty có thế chịu rủi ro do tỷ giá biến động tỷ giá Ví dụ: đồng đô la lên giá,khiến công ty phải thanh toán nhiều hơn dự tính

Quan hệ kinh tế chính trị giữa Việt Nam và các nước nhập khẩu cũng làvấn đề cần phải bàn đến vì nó sẽ ảnh hưởng đến khâu vận chuyển hàng hoánhiều nhất Neu có trục trặc nào đó có thế một tàu chở hàng sẽ bị giữ lại tạimột cảng nước ngoài hoặc ngân hàng nước ngoài sẽ đóng băng tài khoản của

phía Việt Nam Các ảnh hưởng này nghiêm trọng đến mức có thể dẫn đến huỷhợp đồng.

CHƯƠNG 2 - PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP vụ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ

2.1 Giói thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà

2.1.1 Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà

Ra đời cùng với sự phát triến của đất nước, Công ty Tân Hồng Hà đã khắcphục mọi khó khăn, phấn đấu vươn lên bằng chính nội lực của mình, cho đếnhôm nay đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cungcấp thiết bị văn phòng và dịch vụ kỹ thuật

Năm 1994: Thành lập Cửa hàng thiết bị máy văn phòng - số 4 Đinh Công

Tráng, có số nhân viên khiêm tốn vỏn vẹn 6 nguời với sản phấm kinh doanhhạn chế, chủ yếu là thiết bị máy văn phòng đon lẻ

Ngày 28.08.1996, sau một thời gian chuẩn bị cơ sở vật chất cùng bản lĩnh

thuơng truờng, Công ty Tân Hồng Hà đã bố cáo thành lập với nhân sự ban đầu

là 25 người và doanh thu mới ở mức 15 tỷ/năm, lĩnh vục chuyên doanh là phân

phối sản phấm Ricoh tại Miền Bắc có trụ sở chính: 80 Hai Bà Trưng - Hà Nội

Năm 1998: Công ty Tân Hồng Hà trở thành nhà phân phối chính thức của

hãng sản xuất thiết bị văn phòng nối tiếng Fuji Xerox tại miền bắc Việt Nam

Năm 1999: Là đại lý phân phối máy huỷ tài liệu UCHIDA duy nhất tại miền

Bắc Việt Nam

Năm 2000: Ký họp đồng và trở thành đại lý phân phối máy in siêu tốc, máy

chia xếp tài liệu, đóng và gấp tài liệu mang nhãn hiệu DƯPLO

- Với tốc độ tăng trưởng >30% / năm, về nhân sự - tăng gấp 14,4 lần; về doanh

số - tăng gấp 8 lần; số cán bộ chủ chốt - tăng gấp 10 lần số đơn vị thành viên

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Khối kỹ thuật chịu trách nhiệm về kỹ thuật nhu' bảo hành, sửa chữa, tu' vấncác thiết bị Văn phòng gồm 3 đội kỹ thuật và một tổ chức nghiên cứu và pháttriển kỹ thuật

Các phòng ban chức năng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc Mỗiphòng ban đều đặt dưới sự quản lý của trưởng phòng, được phân công nhiệm

vụ cụ thế đảm bảo hoạt động kinh doanh được thông suốt Các phòng nghiệp

vụ của công ty gồm có một phòng tổ chức hành chính, một phòng tài vụ, mộtphòng kế hoạch xuất nhập khẩu Trong đó phòng Ke hoạch - Xuất nhập khẩu

có nhiệm vụ: Căn cứ vào các hoạt động mua hàng, đặt hàng của khách đế lên

kế hoạch ký kết họp đồng mua hàng với nước ngoài, chuấn bị trang thiết bịmáy móc, chuân bị nhân lực, máy móc, trang thiết bị vật tư, kỹ thuật, phục vụcho kế hoạch trên Có hai nhân viên xuất nhập khẩu chuyên phụ trách đàmphán, lên hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng, tìm kiếm và khai thác cácnguồn cung ứng mới trong và ngoài nước

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tố chức bộ máy của công ty

Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập khâu

2.1.3 Đánh giá khái quát về tiềm lực của công ty2.1.3.1 Tiềm lực tài chính

- Ngoài văn phòng ở 158 Triệu Việt Vương, công ty còn có 5 công ty con

và 2 cửa hàng Hiện nay, tổng trị giá tài sản của công ty phục vụ cho hoạt

động sản xuất kinh doanh lên đến gần 100 tỷ đồng gồm nhà xưởng, kho bãi,văn phòng phòng, máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất, công tác

Bảng 2.2: Tình hình tài sản của công ty 3 năm gần đây

- Với tính chất là một công ty thương mại cho nên lượng tài sản lưu động

là rất lớn chiếm khoảng 78,6% năm 2005 và xấp xỉ 81% và năm 2006 trongtổng tài sản và xấp xỉ 81,9% vào năm 2007

- Lượng tài sản tồn kho ngày càng giảm chiếm xấp xỉ 16,2% năm 2005,11,3% vào năm 2006, 8,7% vào 2007 so với tống tài sản lưu động Do hoạtđộng kinh doanh hiệu quả cho nên khách hàng tin tưởng đặt mua hàng vớikhối lượng lớn, giảm lượng hàng tồn kho Thứ hai là lập kế hoạch tiêu thụchính xác, giảm lượng vốn ứ đọng đế dự trữ hàng hoá.

Cung cấp khoản tín dụng cho khách hàng ở mức cao xấp xỉ 18,8% năm 2005,xấp xỉ 24,2% năm 2006 và xấp xỉ 18,7% năm 2007 so với tổng tài sản lưuđộng

2.1.3.2 Tiềm lực vể nhân lực

Mỗi bộ phận, mỗi nhân viên trong công ty đều được phân công công việc

cụ thể Nhân viên của công ty chủ yếu là các thạc sỹ kỹ sư, công nhân kỹthuật có tay nghề cao Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty lên đến 150người

- về chất lượng lao động: Trình độ đại học, cao đẳng chiếm 90% chủ yếuthuộc bộ phận quản lý

- Công nhân kỹ thuật chiếm 7% gồm thợ sửa chữa, bảo hành thuộc phòng

kỹ thuật, các kho, các của hàng

- Công nhân khác chiếm 3% gồm công nhân giao nhận, bảo vệ, bốc xếp

- Lương bình quân 1,5 triệu/ 1 tháng

- Ngoài ra còn thưởng theo doanh thu, và các khuyến khích khác Việc xétthưởng căn cứ vào thành tích cá nhân, tập thể trong việc thực hiện tiết kiệm,sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, về phương pháp tố chức kinh doanh, tìm kiếmđược khách hàng mới, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đạt hiệu quảcao trong kinh doanh, có thành tích chống tiêu cực lãng phí

- Thường xuyên đào tạo, đào tạo lại, nâng cao trình độ của cán bộ côngnhân viên, tiếp thu các công nghệ mới, thông tin mới, xu hướng mới

2.1.3.3 Tiềm lực vô hình khác:

Môi trường làm việc trong công ty rất thân mật, cởi mở, giữa các thànhviên có mối quan hệ gắn bó, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trìnhgiao tiếp cũng như tạo không khí làm việc trong công ty Nhưng không vì thế

mà làm mất đi tính kỷ luật và các nội quy khác mà ban lãnh đạo công ty đãđặt ra

Mặc dù đã giành được chồ đứng trên thị trường, sự tin cậy của khách hàngnhưng công ty vẫn không ngừng khẳng định thương hiệu, chỗ đứng trên thịtrường, có những chính sách marketing hợp lý đế quảng bá hình ảnh của mìnhtrên thị trường, nhằm thu hút khách hàng

Công ty trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập hiện đại và đồng

bộ nhằm nâng cao chất lượng và giảm giá thành sản phâm, đảm bảo theotiêu chuẩn chất lượng Quốc Te

Không ngừng cải tiến công nghệ, đào tạo con người , tiếp nhận công nghệmới

2.2 Khái quát về thị trưòng kinh doanh của công ty

2.2.1 Sản phẩm và dịch vụ kinh doanh

Kinh tế xã hội Việt Nam ngày càng phát triến, công nghiệp hoá hiện đạihoá, chuyên môn hoá Ngày càng có nhiều các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sửdụng các thiết bị văn phòng hiện đại chất lượng cao, giá cả phải chăng, có nhucầu được quan tâm, chăm sóc bằng những dịch vụ hữu ích đế phục vụ côngviệc của mình nhanh hơn, hiệu quả hơn Cho nên có thế nói sản phẩm kinhdoanh của công ty đang là sản phấm được mọi người chú ý

Là nhà phân phối chính thức nhãn hiệu Fujixerox hàng đầu tại Việt Nam,công ty cung cấp các sản phâm thiết bị máy văn phòng như máy íotocopy,máy fax, máy in, mới 100%, nguyên đai nguyên kiện, đúng chủng loại, phụ

tùng tiêu hao, thay thế, các dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì theo đúng tiêuchuấn toàn cầu Công ty còn vận chuyến, lắp đặt miễn phí tại địa bàn Hà Nội,hướng dẫn sử dụng và bảo quản thiết bị thành thạo.Khách hàng có thể thanhtoán bằng séc, chuyển khoản hoặc tiền mặt với tỷ giá được tính theo giá bán

ra của Ngân hàng Ngoại Thương tại thời điểm thanh toán Công ty còn có độingũ nhân viên, kỹ thuật chuyên nghiệp tận tình luôn luôn sãn sàng phục vụkhách hàng, đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết

Công ty TNHH Tân Hồng Hà là một doanh nghiệp thương mại Các sảnphẩm thiết bị văn phòng không phải do công ty sản xuất ra, mà công ty là đại

lý tại Việt Nam của một số hãng nổi tiếng nước ngoài Các hãng này cung cấpsản phẩm cho công ty đồng thời hướng dẫn cán bộ kỹ thuật của công ty tiếnhàng lắp đặt, bảo hành sửa chữa Neu có những tình huống mà đội ngũ kỹthuật của công ty không có giải pháp, công ty có thể gọi điện sang phía đốitác, yêu cầu hướng dẫn, giúp đỡ Các hãng có thế gửi chuyên gia nước ngoàisang Việt Nam hoặc công ty cử nhân viên sang nước ngoài học hỏi kinhnghiệm Cho nên chất lượng sản phấm và dịch vụ luôn chuyên nghiệp, đạttiêu chuẩn quốc tế ngày càng thu hút sự chú ý, gây dựng được niềm tin củakhách hàng

Rất nhiều doanh nghiệp và nhiều cơ quan đầu ngành của chính phủ như BộGiáo dục - đào tạo, Bộ Tư pháp, hay những đơn vị mà ở đó hiệu quả làm việc

của cán bộ nhân viên đã nâng lên rất nhiều nhờ được trang bị các hệ thống máy

móc thiết bị văn phòng hiện đại tiên tiến, đạt tiêu chuẩn quốc tế do Tân Hồng

Hà cung cấp,

Khách hàng tổ chức là các doanh nghiệp, các trường đại học, các bộ, cácngành có nhu cầu sử dụng thiết bị văn phòng có nhu cầu sử dụng thiết bị vănphòng để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình Đây là đối tượng kháchhàng công ty có kinh nghiệm phục vụ, có quan hệ chặt chẽ, chiếm phần lớndoanh thu của công ty số lần mua không nhiều nhưng số lượng lớn Ngoài racòn có các công ty thưong mại, các đại lý Đặc điểm của đối tượng kháchhàng này là mua đế bán lại Họ chủ yếu là ở xa trung tâm như Thái Nguyên,Thanh Hoá, Tuyên Quang cung cấp các thiết bị văn phòng, đồng thời cungcấp các dịch vụ lắp đặt, bảo hành, bảo dưỡng Đối tượng khách hàng này sốlần mua không nhiều, nhưng khối lượng mua là lớn nhất.

Khách hàng cá nhân: mua với số lượng ít, phục vụ gia đình, hoạt động kinhdoanh nhỏ lẻ của mình, số lượng khách hàng cá nhân của công ty tương đốinhiều

Theo số liệu của phòng kế hoạch thì lượng khách hàng chiếm doanh thu lớn

nhất của công ty là các doanh nghiệp thương mại, chiếm doanh số bán 51%.Tập trung chủ yếu ở Hà Nội và các tỉnh thành lân cận như Bắc Ninh, NamĐịnh, Hải Phòng

2.2.3 Đối thủ cạnh tranh

- Với dung lượng thị trường nhỏ, nhưng đang phát triến với tốc độ cao, thịtrường này hiện đang thu hút rất nhiều công ty, tạo ra sức ép thị trường ngàycàng lớn Đối thủ cạnh tranh của công ty là các công ty TNHH vừa và nhỏmới thành lập, vốn đầu tư khá lớn, trang thiết bị hiện đại Ngoài ra còn là cácđại lý, trung gian, phân phổi của các hãng nối tiếng trong nước và trên thếgiới Ưu thế của các công ty này là không phải qua nhiều trung gian nên giáthành rẻ Nhưng nhược diêm là chỉ phân phôi sản phâm của hãng

Một số đối thủ cạnh tranh chính trên địa bàn Hà Nội:

a) Các website mua sắm máy văn phòng trực

tuyến,

ưu điểm:

• Tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách hàng

• Khách hàng có khả năng so sánh mẫu mã, thông số kỹ thuật, giá cả, củanhiều doanh nghiệp, nhiều hãng

• Tiết kiệm thời gian

• Thanh toán đơn giản, nhanh

chóng

Nhuợc điểm:

Hiện tại ở Việt Nam, hình thức thương mại điện tử vẫn chưa thực sự pháttriển đúng với tiềm năng của nó Và các trang web bán hàng điện tử vẫn chưathu hút đuợc nhiều nguời tham gia Nguời dân Việt Nam còn nghèo, nênkhông phải ai cũng được trang bị một máy tính cá nhân, có nối mạng Hơnnữa, tâm lý chưa tin tưởng thực sự đổi với chất lượng hàng hoá bán quamạng Thông thường thì người ta sẽ nghiên cứu thông tin sản phâm, nhà cungcấp trên mạng, sau đó sẽ trực tiếp đến nơi bán đế đuợc tiếp xúc với sản phẩm

b) Công ty TNHH Toàn lực, công ty văn phòng phẩm Viễn Đông:Cung cấp giấy photo, giấy in, máy huỷ tài liệu hay mực in

Đây không phải là các doanh nghiệp đáng lo ngại Bởi vì các công ty nàykhông coi thiết bị văn phòng hiện đại cao cấp là mặt hàng kinh doanh chủ lực.Đối tượng phục vụ chính là học sinh, sinh viên với các sản phẩm là dụng cụhọc tập, sách vở Khi mua các thiết bị văn phòng giá trị cao, khách hàngthường hướng đến các nhà chuyên cung cấp sản phâm đó, kèm theo các dịch

vụ bảo hành sửa chữa với cảm giác yên tâm hơn, tin tưởng hơn về sự chuyênnghiệp

c) Công ty cổ phần phân phối Thiết bị văn phòng FINTEC

Công ty cô phần phân phối thiết bị văn phòng FINTEC được hãng Canon bốnhiệm trở thành nhà phân phối chính thức tại Việt Nam về các sản phấm Máy

in Laser, máy in phun màu, máy quét, Camera giám sát Kế từ khi thành lậpcông ty mới quan tâm đến lĩnh vục Phân phối các sản phấm về Thiết bị vănphòng, ưu thế của các công ty này là không phải qua nhiều trung gian nên giáthành rẻ Nhung nhuợc điếm là chỉ phân phối sản phẩm của hãng.

Ket luận: Thị truờng buôn bán Thiết bị văn phòng là một thị trường nhỏ

nhưng rất tiềm năng, tốc độ phát triển cao thu hút ngày càng nhiểu doanhnghiệp tham gia, tạo nên sức ép thị trường ngày càng lớn Các công ty này do

có tiềm lực về tài chính nên trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhậphiện đại và đồng bộ nhằm nâng cao chất lượng và giảm giá thành sản phẩm,đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng Quốc Te, đào tạo đội ngũ cán bộ , kỹthuật viên kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao năng động, Hơn nữa cáccông ty này ra sau, cho nên học hỏi được kinh nghiệm của các công ty đitrước, tiết kiệm thời gian, chi phí Các cơ hội ngày càng bị thu hẹp, trong đóthách thức ngày càng tăng, đòi hỏi công ty không ngừng cải tiến, tìm tòi,không ngừng đổi mới Bên cạnh đó, phải tìm kiếm các phương pháp gây dựng

và giữ vững niềm tin của khách hàng Các công ty ra sau mặc dù có nhiều ưuđiếm, nhưng dịch vụ sau bán hàng thực sự chưa quan tâm nhiều, chưa đầu tưđúng mức, không có điểm nối bật, sáng tạo Cho nên công ty có thế lợi dụngđiểm này đế có sự đầu tư phù họp Ngoài cạnh tranh về giá, chất lượng, cáccông ty còn có the cạnh tranh về dịch vụ Cạnh tranh về dịch vụ có the là khảquan nhất vì các công ty có thể phát huy năng lực sáng tạo của mình, tạo được

sự khác biệt vơi đối thủ cạnh tranh, thu hút khách hàng Công ty nên có sựđầu tư họp lý vào lĩnh vực dịch vụ bán hàng Lĩnh vực này hiện nay còn bỏngỏ và các công ty vẫn chưa đặc biệt chú ý Công ty có thế lợi dụng điếm nàylàm điếm nhấn của công ty mình

2.3 Thực trạng về nghiệp vụ tố chức thực hiện nhập khấu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà

Sau khi ký kết hợp đồng nhập khấu hàng hoá, Tân Hồng Hà với tư cách làmột bên ký kết -phải tố chức thực hiện họp đồng đó Đây là một công việc rấtphức tạp Nó đòi hỏi công ty phải am hiểu luật quốc gia và quốc tế, tiết kiệmchi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụgiao dịch, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp cũng như nâng tầm doanh nghiệpViệt Nam lên tầm quốc tế nghiệp vụ giao dịch Theo trình tự các bước nghiệp

vụ, lẽ ra quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở THH phải trải qua 9 bước.Tuy nhiên do đặc điếm của loại hình hàng hóa nhập khấu và đặc điếm kinhdoanh của THH nên công ty không phải trải qua bước phải xin giấy phépnhập khâu, việc thuê tàu lưu cước cũng do bên bán đảm nhiệm Thêm vào đóvới những hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thì việc nhận hàng thường do đon vịđặt hàng trong nước trực tiếp đảm nhận Do đó trên thực tế nghiệp vụ tổ chứcthực hiện hợp đồng nhập khấu ở THH chỉ bao gồm các bước sau:

2.3.1 Mở L/C

Trước tiên, phòng KH-XNK thông báo cho phòng Tài vụ về họp đồng nhậpkhẩu đã được ký kết, thời hạn mở L/C chậm nhất mà hai bên đã thoả thuận.Sau đó, đề nghị phòng Tài vụ chỉ thị ngân hàng mở L/C trong số các ngânhàng được người bán chấp nhận THH thường mở L/C tại các ngân hàng uytín tại Việt Nam như: ngân hàng công thương Việt Nam (Incombank), ngânhàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank),

Sau khi xem xét nguồn vốn, công ty căn cứ vào nội dung họp đồng đế làmđơn yêu cầu ngân hàng phát hành L/C Thường thì các ngân hàng đã có mẫu

in sẵn theo tiêu chuấn của ICC và của Tô chức SWIFT quốc tế, cho nên công

ty chỉ phải đọc kỹ và điền vào ô của đơn yêu cầu Sau đó nộp tại ngân hàng

hồ sơ xin mở L/C: Đơn xin mở L/C, hợp đồng nhập khấu, hợp đồng uỷ thác

nếu có và phương án kinh doanh nếu muốn vay vốn ngân hàng trong đó nêu

rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh, sổ tiền vay, thời gian vay, thời gian trả nợ vànguồn trả nợ Sau khi xem xét nguồn vốn đế đảm bảo thanh toán L/C củacông ty ngân hàng sẽ quyết định việc phát hành L/C Sau khi ngân hàng pháthành L/C, công ty nhận một bản sao L/C đó đế xem xét đối chiếu giữa nộidung L/C với đơn yêu cầu của mình đế đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù họp,đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch (nếu có) Đe có thếsửa đổi được L/C thì, công ty cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đối L/C (theomẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa nguời mua và người bán (nếu có) Nhưngtrường hợp này rất hạn chế xảy ra vì trước khi mở L/C, công ty đã thỏa thuận

cụ thế với người xuất khấu về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phươngtiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình và hai bên thống nhất cụ thế vớinhau Và đơn xin mở L/C của công ty luôn phù hợp với họp đồng.Các điềukiện của L/C ngắn gọn, dễ hiểu, không đưa vào L/C các nội dung quá chi tiết

và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp, khó hiểu khiến người mua hiểu sai,không thực hiện được, hoặc thực hiện không đúng việc giao hàng khiến công

ty không nhận được hàng hoá kịp thời Trong quá trình giao dịch nếu có nghingờ, thường công ty liên hệ ngay với ngân hàng đế phối hợp xử lý, tránh tìnhtrạng phải tu sửa L/C nhiều lần gây tốn kém thời gian và chi phí.Khi có yêucấu tu chỉnh L/C tù’ phía người bán, công ty cử ra một cán bộ tiến hành kiếmtra, đưa ra ý kiến và tu chỉnh L/C theo ý kiến của ban giám đốc ty Trình tự tuchỉnh L/C công ty cũng tiến hành giống như trình tự mở L/C Sau khi sửa đối,cán bộ này lấy xác nhận của ngân hàng mở thư tín dụng thì nội dung sửa đổimới có tác dụng Lúc này văn bản sửa đối hay bố sung sẽ trở thành phầnkhông thế tách rời của L/C và nội dung cũ sẽ được huỷ bỏ Chi phí sửa chữaL/C sẽ do công ty chi trả nếu sai sót thuộc về phía công ty.Khi ký quỹ mởL/C, ngân hàng thường đưa ra tỉ lệ ký quỹ 100%, dưới 100% giá trị L/C, có

khi không phải ký quỹ Thường thì công ty chỉ phải ký quỹ 10-30% trị giáL/C do công ty thường xuyên thanh toán đúng hạn, cho nên đã tạo uy tín đốivới ngân hàng hay tính khả thi trong phương án kinh doanh hàng nhập khẩu.2.3.2 Mua bảo hiểm hàng hoá

Công ty thường ký kết hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện C&F cho nênbên bán không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá Nhưng việc mua bảohiểm cho hàng hoá là rất cần thiết đặc biệt là hàng hoá vận chuyển bằngđường biến do thiên tai, cưóp biến Việc mua bảo hiếm hàng hoá nhập khâugiúp công ty chuyến giao rủi ro của mình cho các công ty bảo hiểm Mức phíbảo hiếm không cao, mà công ty có thế được an tâm khi hàng hoá xảy ra tốnthất sẽ được các công ty bảo hiểm bồi thường đầy đủ, nhanh chóng Giữacông ty bảo hiếm của Việt Nam và các hãng bảo hiểm nước ngoài, công tythường lựa chọn các công ty bảo hiếm uy tín của Việt Nam như Tống công tybảo hiểm Việt Nam như Bảo Việt Vì công ty ý thức được rằng, mua bảohiếm trong nước có lợi hơn so với bảo hiếm nước ngoài, nhanh chóng nhậnđược tiền bảo hiểm hơn do thời gian chuyển giao bộ chứng từ khiều nại đếncông ty bảo hiểm nhanh hơn

Trước khi giao hàng, công ty thông báo bằng fax cho người bán đế đề nghị

họ cho biết chi tiết con tàu đinh thuê như năm đóng, quốc tịch, tuổi tàu, trọngtải, các thông sổ của tàu (kích thước hầm tàu) đế đối chiếu với điều khoảnthuê tàu trong hợp đồng, xem người bán có thực hiện đúng quy định tronghợp đồng hay không và căn cứ đế mua bảo hiểm hàng hoá

Sau khi lựa chọn hãng bảo hiếm, công ty lựa chọn điều kiện bảo hiếm c.Công ty thường mua bảo hiểm với điều kiện c (điều kiện tối thiểu để tiếtkiệm chi phí) Do rủi ro có thê xảy ra trên quãng đường vận chuyên không lớnlắm như không thường xuyên có bão, cướp biển, lựa chọn hãng tàu uy tín