CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH Tân

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ

2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà

2.1.1 Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà

Ra đời cùng với sự phát triển của đất nước, Công ty Tân Hồng Hà đã khắcphục mọi khó khăn, phấn đấu vươn lên bằng chính nội lực của mình, cho đếnhôm nay đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cungcấp thiết bị văn phòng và dịch vụ kỹ thuật

Năm 1994: Thành lập Cửa hàng thiết bị máy văn phòng - Số 4 Ðinh Công

Tráng, có số nhân viên khiêm tốn vỏn vẹn 6 người với sản phẩm kinh doanh hạnchế, chủ yếu là thiết bị máy văn phòng đơn lẻ

Ngày 28.08.1996, sau một thời gian chuẩn bị cơ sở vật chất cùng bản lĩnh thương

trường, Công ty Tân Hồng Hà đã bố cáo thành lập với nhân sự ban đầu là 25người và doanh thu mới ở mức 15 tỷ/năm, lĩnh vực chuyên doanh là phân phốisản phẩm Ricoh tại Miền Bắc có trụ sở chính: 80 Hai Bà Trưng - Hà Nội

Năm 1998: Công ty Tân Hồng Hà trở thành nhà phân phối chính thức của

hãng sản xuất thiết bị văn phòng nổi tiếng Fuji Xerox tại miền bắc Việt Nam

Năm 1999: Là đại lý phân phối máy huỷ tài liệu UCHIDA duy nhất tại miền

Bắc Việt Nam

Năm 2000: Ký hợp đồng và trở thành đại lý phân phối máy in siêu tốc, máy

chia xếp tài liệu, đóng và gấp tài liệu mang nhãn hiệu DUPLO

- Với tốc độ tăng trưởng >30% / năm, về nhân sự - tăng gấp 14,4 lần; Về doanh

số - tăng gấp 8 lần; Số cán bộ chủ chốt – tăng gấp 10 lần Số đơn vị thành viênlên đến 5 công ty và 2 cửa hàng cùng hoạt động Chắc chắn con số này khôngdừng lại ở đó…

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Khối kỹ thuật chịu trách nhiệm về kỹ thuật như bảo hành, sửa chữa, tư vấncác thiết bị Văn phòng gồm 3 đội kỹ thuật và một tổ chức nghiên cứu và pháttriển kỹ thuật.

Các phòng ban chức năng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc Mỗiphòng ban đều đặt dưới sự quản lý của trưởng phòng, được phân công nhiệm vụ

cụ thể đảm bảo hoạt động kinh doanh được thông suốt Các phòng nghiệp vụcủa công ty gồm có một phòng tổ chức hành chính, một phòng tài vụ, mộtphòng kế hoạch xuất nhập khẩu Trong đó phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu cónhiệm vụ: Căn cứ vào các hoạt động mua hàng, đặt hàng của khách để lên kếhoạch ký kết hợp đồng mua hàng với nước ngoài, chuẩn bị trang thiết bị máymóc, chuẩn bị nhân lực, máy móc, trang thiết bị vật tư, kỹ thuật, phục vụ cho kếhoạch trên Có hai nhân viên xuất nhập khẩu chuyên phụ trách đàm phán, lênhợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng, tìm kiếm và khai thác các nguồn cungứng mới trong và ngoài nước

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG MARKETTING PHÒNG SHOWROOM

KHỐI KINH DOANH KHỐI KỸ THUẬT CÁC PHÒNG NGHIỆP VỤ

PHÒNG DEALER (MÁY VÀ MỰC)

PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU

Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập khẩu

2.1.3 Đánh giá khái quát về tiềm lực của công ty

2.1.3.1 Tiềm lực tài chính

- Ngoài văn phòng ở 158 Triệu Việt Vương, công ty còn có 5 công ty con và

2 cửa hàng Hiện nay, tổng trị giá tài sản của công ty phục vụ cho hoạt độngsản xuất kinh doanh lên đến gần 100 tỷ đồng gồm nhà xưởng, kho bãi, vănphòng phòng, máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất , công tác

Bảng 2.2: Tình hình tài sản của công ty 3 năm gần đây

(đơn vị: triệu đồng)

I Tài sản lưu 58.530 71.802 80.598

Nguồn: Phòng tài vụ - Công ty TNHH Tân Hồng Hà

dự trữ, bảo quản lắp đặt, sửa chữa, bảo quản, bảo dưỡng Ngoài ra, còn cóphương tiện vận tải, và các tài sản có giá trị khác

- Tổng tài sản của Tân Hồng Hà năm 2006 tăng tương đối nhanh so với năm

2005 Từ 73 tỷ 444 triệu vào năm 2005 lên 88 tỷ 644 triệu vào năm 2006 tứctăng từ 14 tỷ 200 triệu đồng (0,19 lần) do mở rộng quy mô kinh doanh

- Với tính chất là một công ty thương mại cho nên lượng tài sản lưu động làrất lớn chiếm khoảng 78,6% năm 2005 và xấp xỉ 81% và năm 2006 trong tổngtài sản và xấp xỉ 81,9% vào năm 2007

- Lượng tài sản tồn kho ngày càng giảm chiếm xấp xỉ 16,2% năm 2005,11,3% vào năm 2006, 8,7% vào 2007 so với tổng tài sản lưu động Do hoạtđộng kinh doanh hiệu quả cho nên khách hàng tin tưởng đặt mua hàng với khốilượng lớn, giảm lượng hàng tồn kho Thứ hai là lập kế hoạch tiêu thụ chính xác,giảm lượng vốn ứ đọng để dự trữ hàng hoá

Cung cấp khoản tín dụng cho khách hàng ở mức cao xấp xỉ 18,8% năm 2005, xấp xỉ 24,2% năm 2006 và xấp xỉ 18,7% năm 2007 so với tổng tài sản lưu động2.1.3.2 Tiềm lực vể nhân lực

Mỗi bộ phận, mỗi nhân viên trong công ty đều được phân công công việc cụthể Nhân viên của công ty chủ yếu là các thạc sỹ kỹ sư, công nhân kỹ thuật cótay nghề cao Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty lên đến 150 người

- Về chất lượng lao động: Trình độ đại học, cao đẳng chiếm 90% chủ yếuthuộc bộ phận quản lý

- Công nhân kỹ thuật chiếm 7% gồm thợ sửa chữa, bảo hành thuộc phòng kỹthuật, các kho, các của hàng

- Công nhân khác chiếm 3% gồm công nhân giao nhận, bảo vệ, bốc xếp

- Lương bình quân 1,5 triệu/ 1tháng

- Ngoài ra còn thưởng theo doanh thu, và các khuyến khích khác Việc xétthưởng căn cứ vào thành tích cá nhân, tập thể trong việc thực hiện tiết kiệm,sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, về phương pháp tổ chức kinh doanh, tìm kiếm đượckhách hàng mới, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đạt hiệu quả caotrong kinh doanh, có thành tích chống tiêu cực lãng phí

- Thường xuyên đào tạo, đào tạo lại, nâng cao trình độ của cán bộ công nhânviên, tiếp thu các công nghệ mới, thông tin mới, xu hướng mới

2.1.3.3 Tiềm lực vô hình khác:

Môi trường làm việc trong công ty rất thân mật, cởi mở, giữa các thành viên

có mối quan hệ gắn bó, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao tiếpcũng như tạo không khí làm việc trong công ty Nhưng không vì thế mà làm mất

đi tính kỷ luật và các nội quy khác mà ban lãnh đạo công ty đã đặt ra

Mặc dù đã giành được chỗ đứng trên thị trường, sự tin cậy của khách hàngnhưng công ty vẫn không ngừng khẳng định thương hiệu, chỗ đứng trên thịtrường, có những chính sách marketing hợp lý để quảng bá hình ảnh của mìnhtrên thị trường, nhằm thu hút khách hàng

Công ty trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập hiện đại và đồng bộnhằm nâng cao chất lượng và giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêuchuẩn chất lượng Quốc Tế

Không ngừng cải tiến công nghệ, đào tạo con người , tiếp nhận công nghệmới…

2.2 Khái quát về thị trường kinh doanh của công ty

2.2.1 Sản phẩm và dịch vụ kinh doanh

Kinh tế xã hội Việt Nam ngày càng phát triển, công nghiệp hoá hiện đại hoá,chuyên môn hoá Ngày càng có nhiều các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụngcác thiết bị văn phòng hiện đại chất lượng cao, giá cả phải chăng, có nhu cầuđược quan tâm, chăm sóc bằng những dịch vụ hữu ích để phục vụ công việc củamình nhanh hơn, hiệu quả hơn Cho nên có thể nói sản phẩm kinh doanh củacông ty đang là sản phẩm được mọi người chú ý

Là nhà phân phối chính thức nhãn hiệu Fujixerox hàng đầu tại Việt Nam,công ty cung cấp các sản phẩm thiết bị máy văn phòng như máy fotocopy, máyfax, máy in,… mới 100%, nguyên đai nguyên kiện, đúng chủng loại, phụ tùngtiêu hao, thay thế, các dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì theo đúng tiêu chuẩntoàn cầu Công ty còn vận chuyển, lắp đặt miễn phí tại địa bàn Hà Nội, hướngdẫn sử dụng và bảo quản thiết bị thành thạo.Khách hàng có thể thanh toán bằngséc, chuyển khoản hoặc tiền mặt với tỷ giá được tính theo giá bán ra của Ngânhàng Ngoại Thương tại thời điểm thanh toán Công ty còn có đội ngũ nhân viên,

kỹ thuật chuyên nghiệp tận tình luôn luôn sãn sàng phục vụ khách hàng, đặt lợiích của khách hàng lên trên hết

Công ty TNHH Tân Hồng Hà là một doanh nghiệp thương mại Các sảnphẩm thiết bị văn phòng không phải do công ty sản xuất ra, mà công ty là đại lýtại Việt Nam của một số hãng nổi tiếng nước ngoài Các hãng này cung cấp sảnphẩm cho công ty đồng thời hướng dẫn cán bộ kỹ thuật của công ty tiến hànglắp đặt, bảo hành sửa chữa…Nếu có những tình huống mà đội ngũ kỹ thuật củacông ty không có giải pháp, công ty có thể gọi điện sang phía đối tác, yêu cầuhướng dẫn, giúp đỡ Các hãng có thể gửi chuyên gia nước ngoài sang Việt Namhoặc công ty cử nhân viên sang nước ngoài học hỏi kinh nghiệm Cho nên chất

lượng sản phẩm và dịch vụ luôn chuyên nghiệp, đạt tiêu chuẩn quốc tế…ngàycàng thu hút sự chú ý, gây dựng được niềm tin của khách hàng.

Rất nhiều doanh nghiệp và nhiều cơ quan đầu ngành của chính phủ như BộGiáo dục - đào tạo, Bộ Tư pháp,… hay những đơn vị mà ở đó hiệu quả làm việccủa cán bộ nhân viên đã nâng lên rất nhiều nhờ được trang bị các hệ thống máymóc thiết bị văn phòng hiện đại tiên tiến, đạt tiêu chuẩn quốc tế do Tân Hồng Hàcung cấp,

2.2.2 Khách hàng

Khách hàng của công ty có thể phân thành 3 nhóm:

Khách hàng tổ chức là các doanh nghiệp, các trường đại học, các bộ, cácngành có nhu cầu sử dụng thiết bị văn phòng có nhu cầu sử dụng thiết bị vănphòng để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình Đây là đối tượng khách hàngcông ty có kinh nghiệm phục vụ, có quan hệ chặt chẽ, chiếm phần lớn doanh thucủa công ty Số lần mua không nhiều nhưng số lượng lớn Ngoài ra còn có cáccông ty thương mại, các đại lý Đặc điểm của đối tượng khách hàng này là mua

để bán lại Họ chủ yếu là ở xa trung tâm như Thái Nguyên, Thanh Hoá, TuyênQuang cung cấp các thiết bị văn phòng, đồng thời cung cấp các dịch vụ lắpđặt, bảo hành, bảo dưỡng Đối tượng khách hàng này số lần mua không nhiều,nhưng khối lượng mua là lớn nhất

Khách hàng cá nhân: mua với số lượng ít, phục vụ gia đình, hoạt động kinhdoanh nhỏ lẻ của mình Số lượng khách hàng cá nhân của công ty tương đốinhiều

Theo số liệu của phòng kế hoạch thì lượng khách hàng chiếm doanh thu lớnnhất của công ty là các doanh nghiệp thương mại, chiếm doanh số bán 51%.Tập trung chủ yếu ở Hà Nội và các tỉnh thành lân cận như Bắc Ninh, Nam Định,Hải Phòng

2.2.3 Đối thủ cạnh tranh

- Với dung lượng thị trường nhỏ, nhưng đang phát triển với tốc độ cao, thịtrường này hiện đang thu hút rất nhiều công ty, tạo ra sức ép thị trường ngàycàng lớn Đối thủ cạnh tranh của công ty là các công ty TNHH vừa và nhỏ mớithành lập, vốn đầu tư khá lớn, trang thiết bị hiện đại Ngoài ra còn là các đại lý,trung gian, phân phối của các hãng nổi tiếng trong nước và trên thế giới Ưu thếcủa các công ty này là không phải qua nhiều trung gian nên giá thành rẻ Nhưngnhược điểm là chỉ phân phối sản phẩm của hãng.

Một số đối thủ cạnh tranh chính trên địa bàn Hà Nội:

a) Các website mua sắm máy văn phòng trực tuyến

Ưu điểm:

 Tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách hàng

 Khách hàng có khả năng so sánh mẫu mã, thông số kỹ thuật, giá cả, củanhiều doanh nghiệp, nhiều hãng

 Tiết kiệm thời gian

 Thanh toán đơn giản, nhanh chóng

Nhược điểm:

Hiện tại ở Việt Nam, hình thức thương mại điện tử vẫn chưa thực sự pháttriển đúng với tiềm năng của nó Và các trang web bán hàng điện tử vẫn chưathu hút được nhiều người tham gia Người dân Việt Nam còn nghèo, nên khôngphải ai cũng được trang bị một máy tính cá nhân, có nối mạng Hơn nữa, tâm lýchưa tin tưởng thực sự đối với chất lượng hàng hoá bán qua mạng Thôngthường thì người ta sẽ nghiên cứu thông tin sản phẩm, nhà cung cấp trên mạng,sau đó sẽ trực tiếp đến nơi bán để được tiếp xúc với sản phẩm

b) Công ty TNHH Toàn lực, công ty văn phòng phẩm Viễn Đông: Cung cấp giấy photo, giấy in, máy huỷ tài liệu hay mực in

Đây không phải là các doanh nghiệp đáng lo ngại Bởi vì các công ty này khôngcoi thiết bị văn phòng hiện đại cao cấp là mặt hàng kinh doanh chủ lực Đốitượng phục vụ chính là học sinh, sinh viên với các sản phẩm là dụng cụ học tập,sách vở Khi mua các thiết bị văn phòng giá trị cao, khách hàng thường hướng

đến các nhà chuyên cung cấp sản phẩm đó, kèm theo các dịch vụ bảo hành sửachữa với cảm giác yên tâm hơn, tin tưởng hơn về sự chuyên nghiệp

c) Công ty cổ phần phân phối Thiết bị văn phòng FINTEC

Công ty cổ phần phân phối thiết bị văn phòng FINTEC được hãng Canon bổnhiệm trở thành nhà phân phối chính thức tại Việt Nam về các sản phẩm Máy inLaser, máy in phun màu, máy quét, Camera giám sát Kể từ khi thành lập công

ty mới quan tâm đến lĩnh vực Phân phối các sản phẩm về Thiết bị văn phòng

Ưu thế của các công ty này là không phải qua nhiều trung gian nên giá thành rẻ.Nhưng nhược điểm là chỉ phân phối sản phẩm của hãng

Kết luận: Thị trường buôn bán Thiết bị văn phòng là một thị trường nhỏ nhưng

rất tiềm năng, tốc độ phát triển cao thu hút ngày càng nhiểu doanh nghiệp thamgia, tạo nên sức ép thị trường ngày càng lớn Các công ty này do có tiềm lực vềtài chính nên trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập hiện đại và đồng

bộ nhằm nâng cao chất lượng và giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêuchuẩn chất lượng Quốc Tế, đào tạo đội ngũ cán bộ , kỹ thuật viên kinh nghiệm,trình độ chuyên môn cao năng động, Hơn nữa các công ty này ra sau, cho nênhọc hỏi được kinh nghiệm của các công ty đi trước, tiết kiệm thời gian, chiphí…Các cơ hội ngày càng bị thu hẹp, trong đó thách thức ngày càng tăng, đòihỏi công ty không ngừng cải tiến, tìm tòi, không ngừng đổi mới Bên cạnh đó,phải tìm kiếm các phương pháp gây dựng và giữ vững niềm tin của khách hàng.Các công ty ra sau mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng dịch vụ sau bán hàng thực

sự chưa quan tâm nhiều, chưa đầu tư đúng mức, không có điểm nổi bật, sángtạo Cho nên công ty có thể lợi dụng điểm này để có sự đầu tư phù hợp Ngoàicạnh tranh về giá, chất lượng, các công ty còn có thể cạnh tranh về dịch vụ.Cạnh tranh về dịch vụ có thể là khả quan nhất vì các công ty có thể phát huynăng lực sáng tạo của mình, tạo được sự khác biệt vơi đối thủ cạnh tranh, thuhút khách hàng Công ty nên có sự đầu tư hợp lý vào lĩnh vực dịch vụ bán hàng.Lĩnh vực này hiện nay còn bỏ ngỏ và các công ty vẫn chưa đặc biệt chú ý Công

ty có thể lợi dụng điểm này làm điểm nhấn của công ty mình

2.3 Thực trạng về nghiệp vụ tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà

Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, Tân Hồng Hà với tư cách làmột bên ký kết -phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó Ðây là một công việc rấtphức tạp Nó đòi hỏi công ty phải am hiểu luật quốc gia và quốc tế, tiết kiệm chiphí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giaodịch, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp cũng như nâng tầm doanh nghiệp ViệtNam lên tầm quốc tế nghiệp vụ giao dịch Theo trình tự các bước nghiệp vụ, lẽ

ra quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở THH phải trải qua 9 bước Tuynhiên do đặc điểm của loại hình hàng hóa nhập khẩu và đặc điểm kinh doanhcủa THH nên công ty không phải trải qua bước phải xin giấy phép nhập khẩu,việc thuê tàu lưu cước cũng do bên bán đảm nhiệm Thêm vào đó với nhữnghợp đồng nhập khẩu uỷ thác thì việc nhận hàng thường do đơn vị đặt hàng trongnước trực tiếp đảm nhận Do đó trên thực tế nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợpđồng nhập khẩu ở THH chỉ bao gồm các bước sau:

Sau khi xem xét nguồn vốn, công ty căn cứ vào nội dung hợp đồng để làmđơn yêu cầu ngân hàng phát hành L/C Thường thì các ngân hàng đã có mẫu insẵn theo tiêu chuẩn của ICC và của Tổ chức SWIFT quốc tế, cho nên công tychỉ phải đọc kỹ và điền vào ô của đơn yêu cầu Sau đó nộp tại ngân hàng hồ sơxin mở L/C: Đơn xin mở L/C, hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác nếu có và

phương án kinh doanh nếu muốn vay vốn ngân hàng trong đó nêu rõ kế hoạchsản xuất kinh doanh, số tiền vay, thời gian vay, thời gian trả nợ và nguồn trả nợ.Sau khi xem xét nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C của công ty ngân hàng

sẽ quyết định việc phát hành L/C Sau khi ngân hàng phát hành L/C, công tynhận một bản sao L/C đó để xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêucầu của mình để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp, đồng thời thông báo chongân hàng ngay những sai lệch (nếu có) Để có thể sửa đổi được L/C thì, công

ty cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuậngiữa người mua và người bán (nếu có) Nhưng trường hợp này rất hạn chế xảy

ra vì trước khi mở L/C, công ty đã thỏa thuận cụ thể với người xuất khẩu về cáckhoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cầnxuất trình và hai bên thống nhất cụ thể với nhau Và đơn xin mở L/C của công

ty luôn phù hợp với hợp đồng.Các điều kiện của L/C ngắn gọn, dễ hiểu, khôngđưa vào L/C các nội dung quá chi tiết và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp,khó hiểu khiến người mua hiểu sai, không thực hiện được, hoặc thực hiện khôngđúng việc giao hàng khiến công ty không nhận được hàng hoá kịp thời Trongquá trình giao dịch nếu có nghi ngờ, thường công ty liên hệ ngay với ngân hàng

để phối hợp xử lý, tránh tình trạng phải tu sửa L/C nhiều lần gây tốn kém thờigian và chi phí.Khi có yêu cẩu tu chỉnh L/C từ phía người bán, công ty cử ramột cán bộ tiến hành kiểm tra, đưa ra ý kiến và tu chỉnh L/C theo ý kiến củaban giám đốc ty Trình tự tu chỉnh L/C công ty cũng tiến hành giống như trình

tự mở L/C Sau khi sửa đổi, cán bộ này lấy xác nhận của ngân hàng mở thư tíndụng thì nội dung sửa đổi mới có tác dụng Lúc này văn bản sửa đổi hay bổsung sẽ trở thành phần không thể tách rời của L/C và nội dung cũ sẽ được huỷ

bỏ Chi phí sửa chữa L/C sẽ do công ty chi trả nếu sai sót thuộc về phía côngty.Khi ký quỹ mở L/C, ngân hàng thường đưa ra tỉ lệ ký quỹ 100%, dưới 100%giá trị L/C, có khi không phải ký quỹ Thường thì công ty chỉ phải ký quỹ 10-30% trị giá L/C do công ty thường xuyên thanh toán đúng hạn, cho nên đã tạo