Quản lí công văn điện tử

• Lu trữ và quản lý công văn trong máy tính sẽ giải quyết đợc các khó khăntrên, giúp ngời quản lý cập nhật dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các côngvăn theo một số yêu cầu nào đó n

Trang 1

quản lý công văn

Lời nói đầu

Ngày nay, các công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển nh vũbão, trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọilĩnh vực khoa học, kinh tế, quản lý, máy tính hầu nh đều có đóng góp khả năngtuyệt vời của nó tới tất cả các lĩnh vực Từ việc xây dựng các chơng trình khoa học

kỹ thuật lớn đến các công việc thờng nhật, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìmkiếm và lu trữ thông tin một cách tốt nhất Các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dụnghầu hết là của nớc ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những ngời khôngbiết hoặc biết ít tiếng Anh Vì vậy, các phần mềm sử dụng tiếng Việt sẽ giúp ngời

sử dụng đạt đợc kết quả tốt hơn trong công viêc

Bên cạnh các ngôn ngữ lập trình đa dạng và phong phú, ngôn ngữ lập trìnhVisual Basic đã và đang đợc sử dụng rộng rãi, giúp cho ngời tiêu dùng trong cáccông tác tổ chức, lập dự án, tìm kiếm, lu trữ, biễu diễn thông tin, tiết kiệm thờigian Visual Basic có giao diện đẹp, các thao tác đơn giản không bị phụ thuộc vàochơng trình nh các chơng trình lập trình trên môi trờng DOS Là ngôn ngữ có khảnăng kết nối và các công cụ truy vấn giúp cho ta tổ chức tìm kiếm thông tin mộtcách nhanh chóng khi cơ sở dữ liệu đã đợc tạo các quan hệ ràng buộc

Theo khảo sát thực tế về việc quản lý công văn ở các khoa và phòng bantại trờng Đại học Vinh và Công ty giao thông 4, tôi thấy việc quản lý công văn còngặp nhiều khó khăn Công việc quản lý công văn bằng thủ công rất phức tạp và dễgây nhầm lẫn vì các thao tác thủ công nhàm chán, đồng thời việc tìm kiếm côngvăn sẽ rất lâu và khó Vì vậy cần có một phần mềm hỗ trợ việc sử dụng máy tính đểquản lý Công văn một cách dễ dàng hơn

Với lí do thiết thực trên tôi đã phân tích và thấy việc đa ứng dụng côngnghệ thông tin vào hỗ trợ quản lý hệ thống công văn là điều cần thiết Tôi chọn đềtài “Quản lý Công văn” sử dụng ngôn ngữ lập trình VisualBasic 6.0 với cơ sở

dữ liệu Access 2000 để xây dựng phần mềm Điều đặc biệt của hệ thống này là có

Trang 2

phòng có rất nhiều tiện ích, nó giúp các nhân viên văn phòng tạo, gửi, nhận e_mailmột cách hiệu quả, sắp xếp kế hoặch làm việc hợp lý ở ngoại tuyến cũng nh trựctuyến…

Do khả năng và thời gian còn hạn chế nên quá trình phân tích thiết kế hệthống, cài đặt chơng trình quản lý còn có những chỗ cha tối u và không thể tránhkhỏi những thiếu sót Vì vậy tôi rất mong đợc sự góp ý, bổ sung của các thầy côgiáo và các bạn để chơng trình đợc hoàn thiện hơn

Cuối cùng, tôi đặc biệt gửi lời cảm ơn tới cô giáo TS.Phan Lê Na đã trực

tiếp hớng dẫn tôi hoàn thành đề tài này

Vinh, tháng 5 năm 2007

Sinh vên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Huyền

Chơng I: khảo sát hệ thống

1 Yêu cầu đề tài

Chơng trình Quản lý Công văn cần đạt đợc các yêu cầu tối thiểu sau:

• Việc cập nhật, lu trữ các công văn đến và đi đơn giản, dễ dàng tránh

đ-ợc những sai sót khi cập nhật

• Việc tìm kiếm đơn giản, nhanh chóng, chính xác

• Việc gửi các công văn đi bằng th điện tử nhanh chóng, tiện lợi

• Việc cập nhật, bổ sung các công văn dễ dàng

Tóm lại, hệ thống cần làm tốt các công việc của hệ thống quản lý bằngthủ công đang làm Tối u các công việc của hệ thống cũ, đem lại việc quản lý đạtkết quả cao

2 Lý do chọn đề tài

Căn cứ vào những yêu cầu trên ta cần thiết:

Nguyễn Thị Thanh Huyền_43E4 CNTT

2

Trang 3

• Giải quyết đợc gánh nặng cho ngời quản lý

• Giúp em hiểu rõ hơn về các bớc để hoàn thành chơng trình quản lýcông văn nói riêng, và các chơng trình quản lý nói chung

• Phù hợp với khả năng, cũng nh trình độ hiểu biết mà chúng em đã và

đang đợc học

3 Lựa chọn công cụ cài đặt:

Trong đề tài cơ sở này Quản lý Công văn đến và đi đợc lập trình bằng ngônngữ lập trình hớng đối tợng Visual Basic 6.0 và sử dụng hệ quản trị Cơ Sở Dữ LiệuAccess Đây là một ngôn ngữ thông dụng trong quản lý, có giao diện đẹp tính năng

tự động cao, có khả năng kết nối cao, truy nhập các cơ sở dữ liệu tạo hiệu quảnhanh chóng và thuận lợi

đó thì:

• Cập nhật hoặc tìm kiếm bổ sung sửa đổi các dữ liệu cần thiết phải tốn nhiềuthời Và việc thống kê các loại công văn sẽ rất khó khăn vì phải mở tất cả các hồsơ, tài liệu để làm

• Tìm kiếm một số công văn đến hoặc đi nào đó lại phức tạp hơn nhiều Nhất làviệc tra cứu lại xảy ra thờng xuyên, các yêu cầu luôn thay đổi thì ngời quản lýcông văn muốn thực hiện xong phải mất rất nhiều thời gian và công sức

• Lu trữ và quản lý công văn trong máy tính sẽ giải quyết đợc các khó khăntrên, giúp ngời quản lý cập nhật dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các côngvăn theo một số yêu cầu nào đó nhanh chóng và thuận tiện hơn

Trang 4

Chơng II: Xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống mới

1 Yêu cầu đối với hệ thống quản lý trên máy tính:

Hệ thống mới phải khắc phục đợc những nhợc điểm của hệ thống cũ Từ đógiúp cho một đơn vị, một trờng học hay một phòng ban nào đó quản lý công văn đ-

ợc dễ dàng, giảm bớt khó khăn cho công việc quản lý và các giao diện thân thiệnvới ngời sử dụng

2 Thông tin đầu vào:

• Các thông tin tên và loại công văn đến, đi

• Nơi công văn đến, đi

• Địa chỉ E_mail của những địa điểm mà công văn đến và đi

3 Thông tin đầu ra:

• Báo cáo về nội dung của các loại công văn

• Khai báo Ngời nhận và Ngời gửi

• Khai báo Chức vụ

4

Trang 6

Chức năng này giúp ngời sử dụng xem toàn bộ các công văn đi đã đợccập nhật vào Chơng trình cho phép xem, xoá hoặc thêm các công văn đi trực tiếptrên cơ sở dữ liệu của màn hình, cập nhật toàn bộ các thông tin về các công văn đi

lu trữ trên máy Trong chức năng này ngời quản lý có thể gửi trực tiếp các công văn

đi dới dạng các File chơng trình qua E_mail từ môi trờng Word

• Hộp th Email:

Chức năng này lu giữ các công văn đến trong hộp Inbox, các công văn

đi trong hộp Sent Items, và các công văn cha gửi đi đợc trong hộp Outbox

Trang 9

7 Một số biểu mẫu công văn đến, đi:

 Mẫu Công văn đến:

Trang 10

<Tªn c«ng v¨n>

NguyÔn ThÞ Thanh HuyÒn_43E4 CNTT

10

Trang 11

a) Công văn đi ở trờng Đại học Vinh

Đoàn TNCS hồ chí minh Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Đoàn Trờng đại học vinh độc lập – tự do –hạnh phúc

=======0o0====== Vinh, ngày 10 tháng 4 năm 2007 Số: 44/2007/NQ-ĐTN

Nghị quyết

Giới thiệu đoàn viên u túvào Đảng cộng sản Việt Nam

Kính gửi: - Chi uỷ bộ sinh viên Khoa CNTT

- Đảng uỷ Trờng Đại học Vinh

- Căn cứ điểm 1, Điều 4, Chơng 1, Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam về thủtục, quyền hạn của BCH Đoàn cơ sở giới thiệu đoàn viên u tú vào Đảng;

Trang 12

Có những u, khuyết điểm chính:

+ Phẩm chất chính trị: Vững vàng, kiên định, luôn thực hiện tốt chủ trơng, chính sách củ Đảng và Nhà nớc.

+ Đạo đức lối sống: T cách đạo đức tốt, trong sáng, lành mạnh.

+ Năng lực công tác: Nhiệt tình, có năng lực, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Đối chiếu với những tiêu chuẩn và điều kiện kết nạp đảng viên, chúng tôi giớithiệu và đề nghị chi bộ, Đảng bộ xem xét kết nạp đồng chí: Nguyễn Thị Hiền Lơngvào Đảng, với sự tán thành củ: 6đ/c/6đ/c dự họp

TM.Ban thờng vụ đoàn trờng

Bí th

b) Công văn đến ở trờng Đại học Vinh.

Bộ giáo dục và đào tạo Cộng hoà xã hội chũ nghĩa việt nam

Căn cứ Thông t số 33/2002/TT-BGD&ĐT ngày 08 tháng 12 năm 2005 về việchớng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp chức vụ lãnh đạo trong các cơ sở giáo dục cônglập;

Căn cứ kết luận của Hội nghị Đảng uỷ tại phiên họp ngày 27 tháng 12 năm2006;

Theo đề nghị của ông Trởng phòng Tổ chức Cán bộ,

Quyết định:

Điều 1 Bổ nhiệm ông Nguyễn Trung Hoà, Tiến sĩ, GVC, Trởng khoa công nghệ

Thông tin nhiệm kỳ 2002 - 2006, giữ chức Trởng khoa Công nghệ Thông tin nhiệm

kỳ 2006 - 2011; nhận nhiệm vụ kể từ ngày 28 tháng 12 năm 2006

Điều 2 Ông Nguyễn Trung Hoà đợc hởng phụ cấp chức vụ 0.6, kể từ ngày nhận

nhiệm vụ

12

Trang 13

2 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu là phơng tiện diễn tả chức năng xử lý và việc trao đổithông tin giữa các chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu gồm có 5 thành phần:

- Chức năng xử lý: Diễn tả các thao tác nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó.Các chức năng đợc biểu diễn bởi hình tròn hoặc hình ô van Trong đó có ghi tênchức năng

- Luồng dữ liệu: Luồng thông tin vào hay ra một chức năng xử lý Luồng dữliệu đợc biểu diễn bằng mũi tên, bên cạnh có ghi tên luồng, chiều của mũi tên chỉchiều đi của luồng

Tên luồng dữ liệu

Tên chức năng xử lý

Trang 14

- Kho dữ liệu: Bao gồm các dữ liệu đợc lu trữ lại trong khoảng thời gian đểcác chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sử dụng Kho dữ liệu đợc biểu diễn bằngcặp đoạn thẳng song song ở giữa có ghi tên kho

Tên kho dữ liệu

- Tác nhân ngoài: Diễn tả một ngời, một nhóm ngời hay một tổ chức ở bênngoài hệ thống nhng trao đổi thông tin với hệ thống Tác nhân ngoài đợc biểu diễnbằng một hình chữ nhật, trong đó có ghi tên tác nhân ngoài

- Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con Tác nhân trong

đ-ợc biểu diễn bằng một hình chữ nhật hở một cạnh, trong đó có ghi tên tác nhântrong

Tên tác nhân trong

3 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

Trang 15

Sổ lu CV

Tìm kiếm

CV đi Thống kê CV đi Ngời sử dụng

Thay đổi mật khẩu

Công văn đến

Công văn đi

Trang 16

Công văn đến

Công văn đi

Quản lý Công văn

đi

Trang 18

Các thao tác đối với Form này:

• Kích chuột vào menu Cập nhật thì sẽ xuất hiện một menu con dọc xuống

bao gồm: Công văn đến, Công văn đi, Hộp th Email

• Kích chuột vào menu Danh mục thì sẽ xuất hiện một menu dọc xuống bao

• Kích chuột vào menu In ấn thì sẽ xuất hiện một menu dọc xuống bao gồm:

Chi tiết Công văn đến và đi

• Kích chuột vào menu Hệ thống thì sẽ xuất hiện một menu dọc xuống bao

gồm: Thời gian xử lý, Ngời sử dụng, Thay đổi mật khẩu

18

Trang 19

• Kích chuột vào menu Trợ giúp thì sẽ xuất hiện một menu dọc xuống bao

gồm: Máy tính, Word, Excel, Thông tin chơng trình

4 Form Công văn đến

Trang 20

Bảng này lu giữ các thông tin của công văn đến và các thao tác thực hịên:

• Kích chuột vào nút Thêm mới cho phép ta thêm số công văn đến, khi ta kích

chuột vào thì một bản ghi mới đợc tạo để thực hiện việc thêm công văn

• Kích chuột vào nút Sửa cho phép ta sửa nội dung công văn đến, khi ta kích

chuột vào thì một bản ghi sẽ xuất hiện để thực hiện việc sửa công văn

• Kích chuột vào nút Xoá cho phép ta xoá nội dung công văn đến, ta chọn

công văn cần xoá và kích chuột vào thì công văn đó sẽ đợc xoá

• Sau khi nhập đầy đủ các thông tin ta kích chuột vào nút Ghi nếu nh muốn

ghi lại công văn mới nhập, nếu không thì ta kích chuột vào nút Bỏ qua

• Nút Thoát cho phép ngời sử dụng thoát khỏi chơng trình đang làm việc hiện

thời

5 Form Công văn đi

20

Trang 21

Bảng này lu giữ các thông tin của công văn đi và các thao tác thực hịên:

• Kích chuột vào nút Thêm mới cho phép ta thêm số công văn đi, khi ta kích

chuột vào thì một bản ghi mới đợc tạo để thực hiện việc thêm công văn

• Kích chuột vào nút Sửa cho phép ta sửa nội dung công văn đi, khi ta kích

chuột vào thì một bản ghi sẽ xuất hiện để thực hiện việc sửa công văn

• Kích chuột vào nút Xoá cho phép ta xoá nội dung công văn đi, ta chọn công

văn cần xoá và kích chuột vào thì công văn đó sẽ đợc xoá

• Sau khi nhập đầy đủ các thông tin ta kích chuột vào nút Ghi nếu nh muốn

ghi lại công văn mới nhập, nếu không thì ta kích chuột vào nút Bỏ qua

• Nút Thoát cho phép ngời sử dụng thoát khỏi chơng trình đang làm việc hiện

thời

• Nút Gửi mail cho phép gửi công văn vừa soạn thảo đi.

6 Giới thiệu về OUTLOOK EXPRESS

A Hớng dẫn Sử dụng và Cài đặt Outlook Express

Trang 22

- Outlook Express là chương trỡnh e-mail đó được tớch hợp sẵn trong Hệ Điều

Hàn (HĐH) Windows Để chạy nú bạn chọn: Start->Program->OutlookExpress

hoặc nhắp đỳp vào biểu tượng trờn màn hỡnh nền Window

- Nếu khụng tỡm thấy, cú nghĩa là Outlook Express đó bị gỡ bỏ hoặc khụngđược chọn trong lỳc cài đặt

Khai bỏo tài khoản và địa chỉ Mail Server:

- Hầu hết cỏc chương trỡnh thư điện tử đều yờu cầu người dựng khai bỏo tàikhoản (username, password) và địa chỉ Mail Server để chỳng thực hiện gửi vànhận thư Chớnh vỡ lý do đú, bạn phải cú tài khoản email cũng như phải biết được

địa chỉ Mail Server của mỡnh (Nếu chưa cú tài khoản, bạn phải đăng ký).

- Trong Outlook Express, để khai bỏo tài khoản, bạn thực hiện như sau:

+ Trờn thanh menu của Outlook Express, chọn Tools->Accounts.

+ Trong khung hội thoại được hiển thị, Nhấn Add->Mail.

+ Tiếp theo, nhập tờn vào hộp hội thoại Internet Connection Wizard Tờn này sẽ được hiển thị trong thư bạn gửi Sau đó nhấn Next.

+ Tiếp đến nhập địa chỉ email của bạn vào ụ E-mail Address Sau đó nhấn Next.

+ Trong ụ Incoming mail (POP3, IMAP or HTTP) server, nhập địa chỉ server nhận email: mail.hau1.edu.vn Đõy là địa chỉ Mail Server của Trường

Đại Học Nụng nghiệp I Trường hợp bạn đăng ký tài khoản ở cỏc server khỏc, nhậpđịa chỉ của server đú

Trang 23

+ Tiếp theo nhập Username của bạn vào ụ Account name Để đảm bảo

e_mail gửi đến cho bạn khụng bị người khỏc xem, bạn khụng cần nhập password

Sau đó nhấn Next.

+ Cuối cựng, nhấn Finish

 Sử dụng:

1 Tạo e-mail để gửi:

- Trờn thanh menu của Outlook Express, chọn File->New->Mail Massage

hoặc nhắp vào biểu tượng trờn thanh cụng cụ của Outlook Express

- Outlook Express sẽ kớch hoạt chương trỡnh để bạn soạn thảo e_mail

- Nhập địa chỉ người nhận vào khung địa chỉ (khung nằm sau chữ To).

- Trong trường hợp gửi cho nhiều người, bạn nhập địa chỉ của những người

này vào khung địa chỉ thứ hai (khung nằm sau từ CC), mỗi địa chỉ cỏch nhau bởi

dấu chấm phẩy Tất cả cỏc địa chỉ này sẽ được hiển thị trong e_mail của từngngười nhận Điều đú cú nghĩa là họ sẽ biết được e_mail này cũn được gửi đồngthời cho nhiều người khỏc nữa

- Trong trường hợp cũng muốn gửi cho nhiều người, nhưng địa chỉ được

hiển thị ở người nhận chỉ là một hoặc nhiều địa chỉ bạn điền trong khung To, cỏc

địa chỉ người nhận bạn để trong khung BCC sẽ bị ẩn đi Để làm việc này, bạn

nhập cỏc địa chỉ muốn được hiển thị vào khung To, cỏc địa chỉ muốn ẩn vào khung BCC Nếu khung địa chỉ BCC chưa được hiển thị, chọn View->All

Headers trờn thanh menu của chương trỡnh.

- Nhập chủ đề bức thư vào khung Subject

Trang 24

qu¶n lý c«ng v¨n

- Ngoài ra, bạn có thể thực hiện thêm bước này để gửi kèm theo email củamình những tập tin đã được tạo bởi các chương trình ứng dụng quen thuộc như:Microsoft Word, Microsoft Excel,

- Nhắp vào biểu tượng trên thanh công cụ để mở hộp thoại chọn tập tin

- Chọn tập tin cần gửi

- Cuối cùng nhắp biểu tượng trên thanh menu để gửi

2 Check mail:

- Muốn biết có ai đó gửi e_mail đến hay không, chúng ta phải kiểm tra hộp

thư của mình Thao tác này thường được gọi là check mail Trong Outlook

Express, để check mail bạn nhắp vào biểu tượng trên thanh menu củachương trình Nhập Username và Password vào hộp thoại được hiển thị, sau đónhắp vào biểu tượng Tất cả các email có được sẽ được liệt kê, bạn nhắpvào từng email để đọc

- Sau khi đọc xong, bạn có thể nhắp vào biểu tượng để hồi âm chongười gửi thay vì phải tạo một email mới Lúc này, Outlook Express sẽ tự độngđiền địa chỉ người nhận, công việc của bạn là chỉ gõ vào nội dung lá thư mà thôi

- Khi nhận được email có nội dung là một bài thơ hay một ca khúc nào đó

mà bạn muốn nó cũng được gửi đến cho người bạn khác Thay vì phải tạo emailmới, gõ lại nội dung của bài thơ hay ca khúc này, bạn chỉ cần nhắp vào biểu tượng

, điền địa chỉ và nhấn biểu tượng Sent

- Đối với các email đã đọc rồi, bạn có thể xóa bằng cách chọn nó rồi nhắpvào biểu tượng trên thanh công cụ

NguyÔn ThÞ Thanh HuyÒn_43E4 CNTT

24

Định dạng
Số trang	49
Dung lượng	15,05 MB