ĐỒ ÁN VỀ QUẢN LÍ CÔNG VĂN

Đối với các xí nghiệp, cơ quan, tổ chức, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của bất cứ tổ chức nào vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng Văn bản được cập nh

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên em xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu, quý Thầy, Cô, những người đã ân cần chỉ bảo em trong khoảng thời gian qua Mỗi Thầy, Cô là một người lái đò sang sông, những người lái đó này đã hết lòng truyền đạt - trang bị cho em những kiến thức – kinh nghiệm quý báu để em có thể trưởng thành hơn trong cuộc sống thực tại Với những gì mà em đã tích lũy được từ giảng đường sẽ là hành trang vững chắc giúp em bước vào đời và có được một công việc ổn định trong tương lai

Con cũng xin gởi lời cảm ơn đến các các Chú tại Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng Tuy chỉ với hai tháng ngắn ngủi nhưng với sự giúp đỡ của các Chú đã tiếp thêm, giúp thêm cho con tự tin hơn để bước vào đời, biết

sử dụng những kiến thức đã học trên giảng đường vào thực tế như thế nào và đặc biệt

là hoàn thành tốt bài thực tập cuối khóa này

Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy Mã Trường Thành đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện bài thực tập cuối khóa Chính nhờ sự

hỗ trợ, giúp đỡ của thầy đã giúp em đã vượt qua những khó khăn trong suốt thời gian thực hiện đề tài để có thể hoàn thành tốt bài thực tập cuối khóa theo đúng thời gian quy định của khoa

Cuối lời, tôi xin cảm ơn những người bạn lớp Trung cấp CNTT– Khóa 5 Cảm

ơn các bạn đã hỗ trợ - giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua, các bạn đã tiếp thêm cho tôi ngọn lửa tinh thần và giúp tôi vượt qua những khó khăn trong suốt thời gian thực tâp

Chân thành cảm ơn HS: Bùi Hoài Thương

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời buổi hiện đại ngày nay, cùng với sự phát triển chung của xã hội Công nghệ thông tin cũng đã phát triển mạnh mẽ Từ các doanh nghiệp lớn đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ, từ các cơ quan, xí nghiệp đến trường học, bệnh viện, CNTT

đã được ứng dụng rộng rãi trong thực tế cuộc sống và mang lại những hiệu quả thiết thực phục vụ nhu cầu thiết yếu của con người Đưa con người dễ dàng tiếp cận với sự phát triển của khoa học công nghệ và tri thức nhân loại

Xu hướng phát triển hệ thống tin học trên thế giới là xã hội hóa thông tin, thông tin mang tính toàn cầu Tốc độ phát triển của công nghệ thông tin nhanh đến chóng mặt, chủng loại rất đa dạng và phong phú Mặc khác, vấn đề tin học hóa trong sản xuất cũng như trong quản lý đang được đề cập trong giai đoạn hiện nay, với mong muốn làm sao có thể cải thiện các hoạt động thường niên một cách nhanh nhất và tiện nhất

Vì thế Quản lý Công văn là một chương trình được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý và truy xuất thông tin Công văn dễ dàng Qua đó mong giúp ích phần nào để giải quyết những khó khăn trong quản lý và lưu trữ thông tin Công văn cũng như đáp ứng một phần nhỏ nhu cầu trong xã hội ngày nay, góp phần đưa đất nước phát triển ngày càng hoàn thiện và từng bước hiện đại không chỉ riêng ngành CNTT mà trong mọi lĩnh vực

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

Sóc Trăng, ngày… tháng… năm 2013

Thủ trưởng đơn vị (Kí tên và đóng dấu)

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Sóc Trăng, ngày… tháng… năm 2013 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA KHOA KỸ THUẬT - CÔNG NGHỆ

Sóc Trăng, ngày… tháng… năm 2013 KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 8

A.PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU 9

1 Lý do chọn đề tài 10

2 Mục tiêu nghiên cứu 10

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 11

4 Phạm vi nghiên cứu 11

5 Phương pháp nghiên cứu 11

6 Thời gian nghiên cứu 11

B PHẦN NỘI DUNGCHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG 13

1.1 Khảo sát thực trạng 14

1.1.1 Thực trạng 14

1.1.2 Yêu cầu của nhà quản lý 15

1.2 Giới thiệu đề tài 16

1.2.1 Giới thiệu 16

1.2.2 Phân tích yêu cầu công việc 16

Chương 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CƠ SỞ KHOA HỌC 18

2.1 Cơ sở lý thuyết –(Microsoft Access&VBA) 18

2.1.1 Các khái niệm cơ bản 18

2.1.2 Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn 18

2.1.3 Khái niệm chỉ dẫn và khóa chỉ dẫn 19

2.1.4 Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ 19

2.1.5 Sử dụng Access 2003 20

2.1.6 Tổng quan về VBA 21

2.1.7 Module 22

2.2 Phân tích thiết kế hệ thống 24

2.2.1 Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ 24

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu 26

2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 28

2.3.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu 28

2.3.2 Mô hình liên kết thực thể ER 28

2.3.3 Mô hình quan hệ 35

2.3.4 Mô hình vật lý dữ liệu 36

3.1.1 Giao diện đăng nhập 41

3.1.2 Giao diện chính 41

3.2 Chức năng về danh mục (Cập nhật) 43

3.2.1 Giao diện Cập nhật 43

3.2.2 Cập nhật Công văn đến 44

3.2.3 Cập nhật Công văn đi 45

3.3 Chức năng tìm kiếm 47

3.3.1 Giao diện chức năng tìm kiếm 47

3.3.2 Giao diện Tìm kiếm theo Mã Công văn đến 48

3.4 Chức năng báo cáo 49

3.4.1 Giao diện chức năng báo cáo 49

3.4.2 Bảng mẫu Báo cáo 50

PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 53

1 Nhận xét bản thân 53

2 Kết quả đạt được 53

3 Hạn chế của đề tài 53

4 Hướng phát triển 54

TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

WEBSITE THAM KHẢO 55

A.PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Đối với xã hội, quản lý là một hoạt động liên quan đến nền kinh tế góp phần xây dựng một xã hội tốt đẹp Đối với các xí nghiệp, cơ quan, tổ chức, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của bất cứ tổ chức nào vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng Văn bản được cập nhật, lưu trữ và chuyển tới người xử lý một cách kịp thời và chính xác

Trước đây, công tác quản lý Văn bản, Công văn được thực hiện thủ công dưới hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt trong việc tìm kiếm, sắp xếp Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh

mẽ, len lỏi vào tất cả các lĩnh vực của công nghệ thông tin, các xí nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng quản lý văn bản với các sản phẩm phần mềm ưu việt

Tìm hiểu về công tác quản lý Công văn, em nhận thấy Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng là một trong những đơn vị sớm coi trọng

và đầu tư cho công tác văn thư lưu trữ, tin học hóa công tác này Gần đây Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng đã mạnh dạn đưa vào sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản, công việc với mục đích khắc phục được những hạn chế của phương pháp quản lý thủ công

Chính vì lẽ đó Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng là đơn vị khảo sát phục vụ cho quá trình viết nên “ Đề tài Quản lý Công văn đến và đi”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống được xây dựng cho phép:

• Lưu thông tin (Công văn, phòng ban, các danh mục khác);

• Thêm thông tin (Công văn, phòng ban, các danh mục khác);

• Cập nhật và chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng;

• Hỗ trợ việc tìm kiếm: thông tin về Công văn đến và đi (nội bộ và bên ngoài), thông tin về phòng ban một cách linh hoạt;

• Hỗ trợ việc báo cáo thống kê: thông tin Công văn đến và đi (nội bộ

và bên ngoài), nhanh chóng và chính xác

Nhờ đó, ta có thể tạo ra chương trình quản lý để lưu trữ thông tin nhằm giúp

nhất Vì vậy chương trình quản lý sẽ trở nên cần thiết và gần gũi hơn Đồng thời giúp nhân viên thống kê báo cáo và tìm kiếm thông tin dễ dàng, phân tích dữ liệu nhanh chóng và rút ngắn thời gian, đem lại hiệu quả làm việc cao

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

• Tìm hiểu thực trạng và phân tích hệ thống quản lý của Phòng Thanh tra;

• Xây dựng cơ sở dữ liệu để lưu trữ các thông tin liên quan;

• Phân tích đề tài và tổng hợp các phương pháp để thực hiện chức năng cập nhật thông tin, tìm kiếm, thống kê, báo cáo và in số lượng Công văn hàng tháng, hàng quý;

• Tạo giao diện người dùng thân thiện - dễ sử dụng và xây dựng chương trình có tính logic, chặt chẽ

4 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài sẽ được giới hạn phạm vi nghiên cứu xoay quanh các chức năng cần có tại Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng:

• Quản lý hồ sơ Công văn, các danh mục trong cơ quan

• Cập nhật, tìm kiếm thông tin

• Báo cáo, thống kê các thông tin cần thiết

5 Phương pháp nghiên cứu

• Sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp và nghiên cứu tài liệu

• Tham khảo ý kiến của GVHD và các Thầy, Cô của Khoa

• Tổng kết rút kinh nghiệm

6 Thời gian nghiên cứu

o Thời gian thực hiện: 01/04/2013 đến 30/05/2013

o Thời gian dự kiến: 01/04/2013 đến 20/05/2013

STT Công việc Nội dung công việc Thời gian Ghi chú

1 Liên hệ địa điểm

thực tập

Tìm kiếm nơi thực tập và tự liên hệ để thực tập

01/04/2013 đến 05/04/2013

2 Khảo sát yêu cầu tại

địa điểm thực tập

Điều tra, khảo sát thực trạng công tác quản lý Công văn đến và đi tại Phòng Thanh

06/04/2013 đến 12/04/2013

Phân tích thiết kế hệ thống

13/04/2013 đến 17/04/2013

Xây dựng mô hình ER và chuyển sang mô hình quan

hệ

18/04/2013 đến 21/04/2013

4 Thiết kế chương

trình

Xây dựng các chức năng quản lý và thiết kế chương trình ứng dụng

22/04/2013 đến 15/05/2013

B PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG1.1 Khảo sát thực trạng

1.1.1 Thực trạng

- Giới thiệu chung:

Cơ quan Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng, địa chỉ số

567, đường Lê Hồng Phong, Phường 3, Thành phố Sóc Trăng, tỉnh Sóc Trăng

13 Ban CHQS huyện Vĩnh Châu;

14 Ban CHQS huyện Mỹ Xuyên;

15 Ban CHQS huyện Trần Đề;

16 Ban CHQS huyện Long Phú;

17 Ban CHQS huyện Cù Lao Dung

- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Thanh tra quốc phòng:

+ Thanh tra, kiểm tra hành chính đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ CHQS tỉnh và thanh tra chuyên ngành về công tác quốc phòng đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương, trung ương đóng trên địa bàn tỉnh

+ Quản lý công tác tiếp công dân; tham mưu cho Bộ CHQS tỉnh trong công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo; Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trong công tác tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc quyền

+ Tham mưu cho Bộ CHQS tỉnh trong công tác phòng, chống tham nhũng; công tác chống buôn lậu, hàng giả và gian lận thương mại

+ Quy hoạch, đào tạo, quản lý cán bộ, biên chế ngành thanh tra

- Trong quá trình khảo sát thực trạng tại Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc

Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng, hiện nay, Cơ quan cũng đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý Tuy nhiên một số phòng vẫn còn lưu trữ tài liệu bằng phương pháp thủ công dẫn đến công việc vào cuối tháng bị quá tải đặc biệt là Công văn Nhằm khắc phục cũng như bổ sung thêm vào hệ thống quản lý tại cơ quan hiện có, nên sau khi trao đổi với các Các Chú trong cơ quan – để có thể bổ trợ thêm trong công tác Quản lý Công văn tại cơ quan Em sẽ thực hiện đề tài “Quản lý Công văn”, tại Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý Công văn tốt hơn Theo yêu cầu từ cơ quan thì em sẽ thực hiện ứng dụng sẽ gồm 2 chức năng chính:

Quản lý Công văn đến

• Thực hiện quản lý các thông tin của Công văn đến

Quản lý Công văn đi

• Thực hiện quản lý các thông tin của Công văn đi

1.1.2 Yêu cầu của nhà quản lý

Với yêu cầu đặt ra là chương trình mới này phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các chức năng phải đạt ở mức tối ưu nhất, giảm được tối

đa thời gian và chi phí, đem lại hiệu quả cao nhất cho người dùng Thông tin phải được

tổ chức thành một hệ thống cơ sở dữ liệu sao cho có thể đáp ứng mọi nhu cầu của nhiều người sử dụng

Phải đảm bảo tính đầy đủ về thông tin các Công văn, liên tục cập nhật, mang tính khách quan và độ chính xác cao

Phải vừa mang tính chung nhất và vừa đồng bộ nhất để có thể tích hợp tốt vào phần mềm hiện có tại cơ quan

Về mặt giao diện cho ứng dụng phải khoa học, cách bố trí phải mang tính hành chính Hỗ trợ người dùng chưa biết về tin học có thể tiếp cận nhanh nhất

1.2 Giới thiệu đề tài

1.2.1 Giới thiệu

Với chương trình “ Quản lý Công văn ”, tại Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng này có thể giúp người quản lý cập nhật được thông tin Công văn, Phòng ban, Cơ quan ban hành, Tìm kiếm thông tin về Công văn trong cơ quan và đưa ra báo cáo để người quản lý có cái nhìn tổng quan nhất

Trong phần cập nhật cho phép người quản lý có thể thêm Công văn, chỉnh sửa thông tin của Công văn cũng như các danh mục trong đó Trong mỗi phần có thể lưu thông tin, xóa thông tin Công văn nếu người quản lý cần

Mẫu cáo báo phải đúng theo mẫu của cơ quan hiện hành Ứng dụng còn phải có khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại của cơ quan Khi thực hiện xem Công văn, có thể tra cứu Công văn theo từng Mã Công văn hoặc từng loại hay từng lĩnh vực và in thông tin của tất cả Công văn hay chỉ là Công văn đến hay Công văn đi

1.2.2 Phân tích yêu cầu công việc

Như đã nói trên, cơ quan sẽ cần đến một chương trình quản lý Công văn và cụ thể chương trình sẽ thực hiện những chức năng sau:

Cập nhật Công văn:

• Khi Phòng Thanh tra nhận một hay gửi đi một Công văn thì người quản lý Công văn sẽ cập nhật thông tin Công văn đó gồm các thông tin sau (Mã Công văn, Tên Công văn, Cơ quan ban hành, Số kí hiệu, Ngày ban hành, Loại Văn bản, Trích yếu Văn bản, Ngày hiệu lực, Ghi chú,…) Trong đó Mã Công văn dùng để nhận dạng Công văn, các thông tin này rất cần thiết để người quản lý cập nhật và tìm kiếm thuận tiện và nhanh chóng khi cần

Chương 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CƠ SỞ KHOA HỌC

2.1 Cơ sở lý thuyết –(Microsoft Access&VBA)

• Microsoft Access

2.1.1 Các khái niệm cơ bản

Cơ sở dữ liệu: là một tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau sao cho cấu trúc của chúng cũng như các mối quan hệ bên trong giữa chúng là tách biệt với chương trình ứng dụng bên ngoài, đồng thời nhiều người dùng khác nhau cũng như nhiều ứng dụng khác nhau có thể cùng khai thác và chia sẽ một cách chọn lọc khi cần

Thực thể: là hình ảnh cụ thể của một đồi tượng trong hệ thống thông tin quản

2.1.2 Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn

Một thuộc tính gọi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của thuộc tính này phụ thuộc vào giá trị của thuộc tính kia Sự phụ thuộc này có thể là gián tiếp hay trực tiếp

Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng quy định giá trị của các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọi là khóa

Với một quan hệ tùy vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khóa có trong đó

mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau Các dạng chuẩn

cơ bản như sau:

2.1.3 Khái niệm chỉ dẫn và khóa chỉ dẫn

Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta tạo ra các thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn đó Các thông tin chỉ dẫn là các thông tin giúp

ta tìm kiếm dữ liệu nhanh Các thông tin này gọi là khóa chỉ dẫn

Khóa chỉ dẫn có thể là một trường hoặc nhiều trường trong trường hợp này phải chỉ ra thứ tự Với cách tạo ra khóa theo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìm kiếm dữ liệu nhanh theo tiêu chuẩn đó

2.1.4 Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ

• Cho một lược đồ dữ liệu dễ sử dụng, mô hình đơn giản, người dùng không cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu Tiện lợi cho người dùng cuối không chuyên tin học;

• Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là độc lập vật lý;

• Tối ưu trong việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm cách truy nhập;

• Cải thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu;

• Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng;

• Có cơ sở toán học phong phú chắc chắn;

• Lý thuyết quan hệ;

• Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin

2.1.5 Sử dụng Access 2003

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác với người sử dụng chạy trên môi trường Windows, có khả năng tăng thêm sức mạnh trong công tác tổ chức và tìm kiếm thông tin Các quy tắc kiểm tra dữ liệu, giá trị mặc định, khuôn nhập

dữ liệu,…của Microsoft Access hoàn toàn đáp ứng những yêu cầu này Khả năng kết nối và công cụ truy vấn mạnh mẽ của nó giúp ta tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng

Access được dùng để:

• Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (phần cơ sở dữ liệu còn phần phát triển phần mềm có thể sử dụng các công cụ khác để làm như: Visual Basic, Visual C++, Java…)

• Xây dựng chọn gói các phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ

Chương trình “ Quản lý Công văn” là một chương trình quản lý cơ sở dữ liệu (quản lý thông tin Công văn, cập nhật Công văn,…) tại cơ quan Do đó, việc dùng Microsoft Access là thích hợp

Các thành phần cơ bản trong Access

Tập tin Access có phần mở rộng là *.MDB Ngoài ra, những tệp có phần mở rộng là *.DBE cũng mở đươc nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được

Có 7 thành phần chính trên tập tin Access:

Bảng (Table): Table là thành phần cơ bản nhất của tập tin cơ sở dữ liệu, dùng để lưu trữ dữ liệu Bên trong bảng dữ liệu được lưu trữ thành nhiều dòng (record) và nhiều cột (Field, colum hay trường)

Truy vấn (Query): Công cụ này cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn khác (ví dụ: QBE)

để thực hiện các truy vấn rút trích, chọn lựa các dữ liệu hoặc cập nhật các dữ liệu trên bảng

Biểu mẫu (Form): Cho phép xây dựng các cửa sổ màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu, tạo ra các cửa sổ đối thoại giữa người sử dụng và

hệ thống ứng dụng

Báo cáo (Report): Cho phép kết xuất dữ liệu đã lưu trong table hay query, sắp xếp lại và định dạng theo một khuôn dạng cho trước và có thể xuất ra màn hình hoặc máy in

dụng có thể cập nhật dữ liệu trực tiếp vào cơ sở dữ liệu thông qua các trình duyệt web

Lệnh (Macro): Công cụ này cho phép người sử dụng tạo ra các hành động đơn giản như: mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện các truy vấn… mà không cần phải biết nhiều về ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Bộ mã lệnh (Module): Cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ Visual Basic xây dựng các hàm và thủ tục của riêng mình để thực hiện các hành động phức tạp hơn mà tập lệnh không thực hiện được hoặc để cho chương trình chạy nhanh hơn

• Visual Basic for Application (VBA)

2.1.6 Tổng quan về VBA

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình dùng để ràng buộc các đối tượng trong ứng dụng với nhau thành một hệ thống hợp nhất Các chương trình của VBA (Visual Basic for Application) được tổ chức và hoạt động trong Access nhằm mục đích xây dựng các ứng dụng phức tạp

Có thể dùng VBA để thực hiện các công việc sau:

 Làm cho ứng dụng dễ bảo trì hơn;

 Tạo ra các hàm/thủ tục của người sử dụng để xử lý các thao tác phức tạp mà chưa được MS Access cung cấp sẵn;

 Xử lý lỗi theo ý người sử dụng;

 Tạo hay thao tác với các đối tượng;

 Thực hiện các thao tác cấp hệ thống : thực hiện một ứng dụng khác, liên kết giữa các ứng dụng

 Dễ dàng hợp nhất các đối tượng trong các chương trình ứng dụng VB là ngôn ngữ có một số đặc điểm:

 Không phân biệt chữ hoa, thường;

 Hướng sự kiện và hướng đối tượng

Không hỗ trợ các công cụ thao tác với hệ thống như C, C++ Phần trình bày này sẽ đề cập đến các nội dung sau:

 Module;

 Các kiểu dữ liệu, hằng và biến;

 Các cấu trúc điều khiển;

 Hàm và thủ tục;

 Các mô hình truy cập CSDL

2.1.7 Module

Module là một đối tượng nguyên thủy của môi trường lập trình VBA Toàn bộ

mã lệnh VBA trong CSDL được lưu trong module dưới dạng các thủ tục ( gồm hàm và thủ tục con) Các thủ tục này có thể độc lập hoặc liên quan đến form/report

MS Access cung cấp ba loại module :

• Module chuẩn (Standard Module)

• Module này chứa các biến, thủ tục con có thể được gọi từ query, form, report, macro, biểu thức, thủ tục khác hoặc từ bất cứ đâu trong chương trình ứng dụng

Để tạo module mới, trong cửa sổ thiết kế CSDL, chọn đối tượng module, sau đó chọn nút lệnh new Kết quả nhận được là một cửa sổ có dạng như sau:

• Module lớp (Class Module)

• Có thể xem module lớp là loại module để định nghĩa lớp của người dùng Lớp của người dùng cũng được đối xử tương tự như các lớp sẵn có Mỗi module lớp

có hai hàm mặc định là Class_Initialize() và Class_Terminate() Khi tạo đối tượng thuộc module lớp, các hàm này sẽ được tự động gọi tương ứng khi đối tượng được thiết lập (bằng lệnh set) và hủy bỏ (tường minh hoặc không tường minh)

• Module của form/report (Form/Report Module)

Trong form/report module chúng ta có thể tạo các thủ tục theo sự kiện (thủ tục được tự động gọi khi có sự kiện tương ứng với nó xảy ra), các thủ tục độc lập có thể được gọi từ các thủ tục khác trong cùng hoặc khác module

Khái niệm : Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình

2.2 Phân tích thiết kế hệ thống

2.2.1 Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ

a Sơ đồ phân rã chức năng

b Mô tả chi tiết các chức năng

QUẢN LÝ CÔNG VĂN

PHÒNG BAN CÔNG VĂN

LOẠI CÔNG VĂN

LĨNH VỰC

ĐƠN VỊ NHẬN

THEO MÃ LOẠI CÔNG

THEO TÊN CÔNG VĂN

THEO MÃ CÔNG VĂN TÌM KIẾM

THÔNG TIN CÔNG VĂN ĐI

THÔNG TIN CÔNG VĂN ĐẾN BÁO CÁO – THỐNG KÊ

• Cập nhật tất cả các thông tin của Công văn trong cơ quan như ( MaCV, TenCV, NgayBH, NgayHieuLuc, Ngayden, Nguoiki, SoKH, TrichYeuVB ) bổ sung vào danh sách Công văn trong cơ quan

• Sửa chi tiết thông tin Công văn: thực hiện việc chỉnh sửa, cập nhật bổ sung thêm các thông tin chi tiết của từng Công văn

• Lập phân loại, thực hiện việc cập nhật bổ sung, chỉnh sửa phân loại Công văn vào từng lĩnh vực cụ thể

• Xoá thông tin: thực hiện việc xoá thông tin khi Công văn không cần sử dụng nữa

• Khi cơ quan phát sinh thêm phòng ban mới Thông tin cập nhật phòng ban gồm (MaPB, TenPB)

• Người quản trị hoặc nhân viên phòng ban sử dụng để nhập, sửa, xoá, thay đổi, về thông tin Công văn có các trường như: MaCV, TenCV, NgayBH, Ngayden…

• Người nhân viên nhập các thông tin liên quan trong danh mục Công văn và cập nhật vào cơ sở dữ liệu

Chức năng “Báo cáo-thống kê”

• Công văn sẽ được tổng lại vào cuối mỗi tháng và phải thực hiện đúng mẫu hiện hành của cơ quan Từ đó, người quản trị có thể xuất ra bảng báo cáo cho từng tháng và gởi đến từng phòng ban trong cơ quan

• Báo cáo-thống kê số lượng Công văn, Công văn đến và đi trong tháng theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên để biết các thông tin của Công văn theo mã Công văn, TenCV, mã loại Công văn

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

• Sơ đồ luồng dữ liệu- Mức ngữ cảnh:

• Sơ đồ luồng dữ liệu - Mức 1:

Công văn

Yêu cầu thông tin Công văn

Báo cáo thông tin Công văn

Thông tin Công văn

Hồ sơ Công văn

Người quản lý Phòng ban

Nhân viên

1 Cập nhật

1 Công văn

2 Báo cáo- Thống kê

Nhân viên.

3 Tìm kiếm

Nhân viên

Phòng ban