Bài giảng quản trị dự án chương 5 lập kế hoạch và ngân sách dự án

5.1.Các vấn đề cơ bản về lập kế hoạch dự án thiếu kế hoạch hoặc kế hoạch không phù hợp tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc

CHƯƠNG 5

LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN

SÁCH DỰ ÁN

5.1.Các vấn đề cơ bản về lập kế

hoạch dự án

thiếu kế hoạch hoặc kế hoạch không phù hợp

tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và

hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó

sắp xế chúng theo 1 chương trình hợp lý, xác định nguồn lực thực hiện và thời gian làm các công việc đó nhằm hoàn thành các mục tiêu dự án

Ý nghĩa của kế hoạch dự án

yêu cầu về chất lượng

chính của dự án

lực cho dự án

Phân loại kế hoạch dự án

Xác lập mục tiêu dự án

thành dự án, chi phí dự trù, các kết quả cần đạt được

 Tuyên bố mục tiêu dự ánTuyên bố mục tiêu dự án

 Liệt kê các mốc thời gian quan trọng trong Liệt kê các mốc thời gian quan trọng trong

khuôn khổ thời gian hoàn thành dự án

 Bổ nhiệm các cá nhân hoặc các bộ phận để Bổ nhiệm các cá nhân hoặc các bộ phận để

thực hiện mục tiêu

Phát triển kế hạch

tiêu

dựng sơ đồ cơ cấu phân chia công việc

(WBS

(WBS Work Breakdown Structure) Work Breakdown Structure)

 Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án: Sau khi xác

định mối quan hệ, thứ tự, cần lập sơ đồ nhằm phản ánh quan hệ logic giữa các công việc

kết thúc, thời gian thực hiện

thời gian, chi phí nhằm kiểm soát tốt các kế

hoạch về thời gian, chi phí

5.3.Nội dung kế hoạch dự án

 Mục tiêu cần đạt được của dự an` Mục tiêu cần đạt được của dự an`

 Lý do ra đời của dự án Lý do ra đời của dự án

5.3.Nội dung kế hoạch dự án

 Mức lợi nhuận của dự án Mức lợi nhuận của dự án

 các giá trị mang lại cho tổ chức các giá trị mang lại cho tổ chức

 Năng lực cạnh tranh của dự án Năng lực cạnh tranh của dự án

 Các mục tiêu kinh tế xã hội khác Các mục tiêu kinh tế xã hội khác

5.3.Nội dung kế hoạch dự án

5.4.Cơ cấu phân chia công việc và

biểu đồ trách nhiệm

phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể

Tác dụng của WBS

cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi

công việc, nhờ có WBS mà các thành viên quan tâm và hiểu được yêu cầu của dự án

là cơ sở để lập sơ đồ mạng

chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bổ

nguồn lực, lập dự toán ngân sách,

việc nào đó

cấu trúc WBS thơng dụng nhất là cấu trúc cĩ 6

mức mức đ độ nh ộ như ư sau: sau:

Nhiệm vụ phụ (subtask)

Mãng công việc (work package)

Mức độ cố gắng (level of effort)

Cấu trúc công việc 1 dự án

điều khiển và kiểm tra một cách riêng lẻ.iều khiển và kiểm tra một cách riêng lẻ.

 B Bư ước 2: ớc 2: Đối với từng nhiệm vụ:Đối với từng nhiệm vụ:

 Xác Xác đđịnh công việc &ø kết quả mong muốn ịnh công việc &ø kết quả mong muốn đđạt ạt đưđượcợc

 Liệt kê danh sách cá nhân chịu trách nhiệm

 Xác Xác đđịnh nguồn nhu cầu: cán bộ, thiết bị, vốn, vật ịnh nguồn nhu cầu: cán bộ, thiết bị, vốn, vật ttưư

 Xây dựng sXây dựng sơơ bộ thời gian cần thiết bộ thời gian cần thiết đđể thực hiện từng ể thực hiện từng nhiệm vụ trong WBS

kiểm tra mức đ độ chính xác của WBS ộ chính xác của WBS

 B Bư ước 4: ớc 4: Các yêu cầu về nguồn lực, tiến Các yêu cầu về nguồn lực, tiến đ độ thực hiện, mối ộ thực hiện, mối

quan hệ giữa các nhiệm vụ sẽ

quan hệ giữa các nhiệm vụ sẽ đư được tổng hợp ở mức cao h ợc tổng hợp ở mức cao hơ ơn n của WBS, và cứ tiếp tục theo các thứ bậc của WBS

 B Bư ước 5: ớc 5: Ở mức Ở mức đ độ cao nhất của WBS, bản tóm tắt ngân sách ộ cao nhất của WBS, bản tóm tắt ngân sách

dự án hình thành gồm 4 yếu tố:

 Ngân sách trực tiếp từ các nhiệm vụ

 Chi phí gián tiếp của dự án

 Chi phí tiếp thị

 Các chi phí khác

Các bước thực hiện WBS

 B Bư ước 6: ớc 6: Các thông tin hoạch Các thông tin hoạch đđịnh và các mốc thời ịnh và các mốc thời

gian

gian đưđược tổng hợp vào bản kế hoạch tổng thể ợc tổng hợp vào bản kế hoạch tổng thể

(Project master schedule)

 B Bư ước 7: ớc 7: So sách mức So sách mức đđộ thực hiện của nhiệm vụ và ộ thực hiện của nhiệm vụ và đ

đầu ra trong WBS ầu ra trong WBS đđể xác ể xác đđịnh ịnh đđịnh các vấn ịnh các vấn đđề phát ề phát sinh

sinhhiệu chỉnh.hiệu chỉnh

 B Bư ước 8: ớc 8: Khi dự án thực hiện từng bKhi dự án thực hiện từng bưước, PM liên tục ớc, PM liên tục

kiểm tra việc sử dụng các nguồn lực hiện

Ma trận trách nhiệm

Công việc

Tổng GĐ

GĐ Dự Án

Kỷ sư trưởng

Kế toán trưởng

Trưởng kinh doanh

Trưởng sản xuất

5.5.Lập ngân sách dự án

phí ước tính của một dự án trước khi dự

án thực hiện Ngân sách xác định được chi phí cho từng công việc cũng như tổng chi phí dự toán của dự án

tiêu cho các công việc của dự án cũng như báo cáo tiến độ của dự án

Phương pháp lập ngân sách

5.6.Ước lượng chi phí

Chi phí

Đầy đủ

Chi phí Trực tiếp

Chi phí Gián tiếp

Lợi nhuận Định mức;

Và thuế

Vật liệu

Nhân công Máy móc

Ước tính chi phí trực tiếp

liệu 1 đơn vị x Số lượng đơn vị công việc) + Chênh lệch vật liệu (nếu có)

lao động 1 đơn vị) x (Số lượng đơn vị công việc) x (1+hệ số điều chỉnh) (nếu có)

máy móc 1 đơn vị) x (Số lượng đơn vị công việc) x (1+hệ số điều chỉnh) (nếu có)

Ước tính chi phí chung

các phòng ban, văn phòng phẩm, chi phí liên lạc,…

ta ước tính bằng tỷ lệ % trên chi phí trực tiếp: ví dụ như 5% trên chi phí trực tiếp

Lợi nhuận định mức và thuế

cộng vào ngoài chi phí trực tiếp, gián tiếp,

sẽ cộng vào một tỷ lệ lợi nhuận định mức

mà tổ chức mong muốn