BÀI 11
TR N TH
MOS Word 2010
Ph n nâng cao
M C TIÊU BÀI H C
1
Bi t cách s d ng tính năng Mail Merge
đ t o nhi u th m i
2
S d ng tính năng Mail Merge đ t o nhãn cho phong bì
3
Bi t cách xây d ng ngu n d li u đ s
d ng v i Mail Merge khi c n 10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 2
N I DUNG CHÍNH
CH Đ A S D NG TÍNH NĂNG TR N TH
CH Đ B TR N PHONG BÌ VÀ NHÃN
CH Đ C T O NGU N D LI U Đ TR N
Trang 2CH Đ A
S D NG TÍNH NĂNG TR N TH
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 4
Mail Merge
Mail Merge là tính năng có trong ph n m m Word cho
phép ng i s d ng k t h p m t tài li u chính và m t
ngu n d li u
N i dung tài li u chính s ch a các ph n văn b n không
bi n đ i và các v trí đ đ t d li u bi n đ i
Th c hi n vi c đ t các ph n t ng tr ng cho văn b n
bi n đ i vào các v trí hi n th d li u bi n đ i
Ph n m m s th c hi n vi c l y d li u t ngu n d li u
bên ngoài sau đó đ t kh p v i các v trí t ng tr ng
S d ng tính năng Mail Merge đ tr n nhi u d ng tài
li u khác nhau nh th phong bì nhãn th đi n t
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 5
Ngu n d li u
Ngu n d li u là t p h p các thông tin bi n đ ng
có c u trúc d ng b ng
D li u có th đ c l u tr trong nhi u ngu n d
li u khác nhau nh
Microsoft Outlook
Microsoft Excel
Microsoft Word
Microsoft Access
Trang 3Ti n trình tr n th
1 Xác đ nh n i dung văn b n chính:
đây là n i dung chính cho th th đi n t nhãn hay phong
bì N i dung này có th đ c nh p vào t đ u ho c s d ng
n i dung trong t p tin có s n
2 T o ngu n d li u:
ngu n d li u có th đ c t o m i b ng cách nh p tu n t
trong quá trình th c hi n ho c s d ng t ngu n d li u
bên ngoài nh các t p tin Excel Access Word
3 Đ a các tr ng d li u vào v trí c n thi t trong tài
li u chính.
4 Th c hi n vi c tr n các thông tin, xem các n i dung
thay đ i, và xu t k t qu thành các t p tin riêng bi t, in
hay g i qua th đi n t
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 7
Mail Merge Wizard
B c Mô t
B c 1 L a ch n lo i hình mu n th c hi n g m th th
đi n t phong bì nhãn danh b
B c 2 L a ch n t p tin chính đ s d ng có th ch n s
d ng tài li u hi n t i tài li u có trong máy tính hay
s d ng m t t p tin m u
B c 3 L a ch n ngu n d li u đ tr n D li u này có th
đ c nh p vào t Outlook hay t ngu n d li u
đ c h tr b i ch ng trình nh Excel Access
D li u sau khi đ c ch n có th th c hi n các thao tác l c đ có đ c d li u chu n xác nh t
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 8
Mail Merge Wizard (tt)
B c Mô t
B c 4 Th c hi n các thao tác chèn tr ng d li u vào các
v trí có d li u bi n đ ng có th th c hi n vi c chèn các tr ng riêng bi t ho c s d ng các nhóm thông tin s n v đ a ch l i chào m ng
B c 5 Th c hi n vi c xem tr c n i dung có th xem tu n
t t ng b n tài li u k t qu T i b c này cũng có
th th c hi n vi c đi u ch nh danh sách d li u
B c 6 Th c hi n vi c in g i theo th đi n t l u tr hay
so n th o l i các n i dung m t cách riêng bi t
Trang 4Th Mailings
Th Mailings ch a h u h t các thao tác liên quan
t i th tín bao g m vi c t o phong bì nhãn các
thao tác làm vi c v i Mail Merge
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 10
G m các ch c năng h tr t o
tài li u d ng phong bì ho c nhãn G m các ch c năng h tr vi c đ a n i dung vào th
Ch a ch c năng hoàn thi n vi c th c
hi n tr n th
G m các ch c năng kh i đ ng
quá trình tr n th G m các ch c năng h tr vi c đ a n i dung vào th
TH C HÀNH CH Đ A
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 11
Thao tác tr n th
v i Mail Merge Wizard 2
1
3
Trang 5Thao tác tr n th
v i Mail Merge Wizard (tt)
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 13
4
Thao tác tr n th
v i Mail Merge Wizard (tt)
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 14
4
Thao tác tr n th trên Ribbon
3 4
Trang 6CH Đ B
TR N PHONG BÌ VÀ NHÃN
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 16
Các tùy ch n
tr n phong bì và nhãn
Tr n phong bì và nhãn là hai tùy ch n c a ch c năng
Mail Merge đ c s d ng ph bi n t ng t nh
tr n th
S d ng các tùy ch n này có th in đ c các phong bì hay
nhãn theo tiêu chu n cho tr c
Trong quá trình tr n th ph i l a ch n s d ng tài li u
chính là n i dung có s n trong tài li u s d ng t p tin
m u ho c t m t t p tin có s n
T ng t nh v y trong quá trình tr n nhãn hay phong bì
ph i ch n các m u phong bì hay nhãn theo tiêu chu n cho
tr c
Ngoài ra v n có th đ nh nghĩa đ c kích c nhãn hay
phong bì theo nh ng gì đang s d ng
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 17
TH C HÀNH CH Đ B
Trang 7Th c hi n tr n nhãn hay phong bì
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 19
3
4
CH Đ C
T O NGU N D LI U Đ TR N
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 20
S d ng d li u tr n t Word
Trong ph n l n các tr ng h p Excel đ c
dùng làm ngu n d li u chính
Có nhi u lý do đ s d ng Excel nh ng m t ng
d ng r t đ n gi n v n s d ng th ng xuyên là
Word v n có th làm đ c vi c này
Yêu c u đ có th s d ng t p tin Word là t p tin
này ch ch a b ng d li u c n tr n
Trang 8TH C HÀNH CH Đ A
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 22
T o ngu n d li u
Trong ph n m m Word t o m t t p tin tr ng
Trong th Insert ch n Table chèn thêm m t b ng
v i s l ng c t b ng v i s l ng tr ng b n c n
Nh p d li u cho b ng
Nh p tên tr ng cho dòng đ u tiên
T dòng th nh p d li u cho b ng
Chú ý: b ng d li u không đ c có ô Merge
10/10/2013 MOS Word 2010 - Ph n nâng cao 23
WWW.IIGVIETNAM.COM WWW.FACEBOOK.COM/IIGVN