đồ án quản lý thư viện

đồ án quản lý thư viện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỒ ÁN MÔN: PHÂN TÍCH THIẾT

KẾ HỆ THỐNG

Đề tài: QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Giảng viên hướng dẫn: THS NGUYỄN THỊ HỒNG KHÁNH

Hà Nội - 2013

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

Chúng em xin được gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin – trường Đại Học Điện Lực, đã tạo điều kiện, giúp đỡ chúng em hoàn thành đồ án này

Chúng em xin chân thành cảm ơn cô giáo – Thạc Sĩ Nguyễn Thị Hồng Khánh, người

đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo cho chúng em trong quá trình học tập và thực hiện đồ án Trong thời gian được học tập và thực hành dưới sự hướng dẫn của cô, chúng em không những thu được rất nhiều kiến thức bổ ích, mà còn được truyền sự say mê và thích thú đối với bộ môn Phân tích thiết kế hệ thống

Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình, bè bạn, đã luôn là nguồn động viên to lớn, giúp chúng em vượt qua những khó khăn trong suốt quá trình học tập và thực hiện đồ án

Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện đồ án với tất cả sự nỗ lực, tuy nhiên, do việc nghiên

cứu và xây dựng đồ án trong thời gian có hạn, nên đồ án “Quản lý Thư Viện” chắc chắn sẽ

không tránh khỏi thiếu sót Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm, thông cảm và đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để đồ án này ngày càng hoàn thiện hơn

Một lần nữa, chúng em xin chân thành cảm ơn và luôn mong nhận được sự đóng góp của tất cả mọi người

Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2013

Sinh viên thực hiện:

LỜI NÓI ĐẦU

Yêu cầu lớn nhất đối với một cán bộ ngành tin học quản lý là phải có khả năng phân tích hiểu được thực trạng nghiệp vụ của các cơ quan để từ đó thiết kế xây dựng ra các hệ thống thông tin dùng máy tính và phương tiện truyền thông đáp ứng yêu cầu quản lý Tri thức

về hệ thống, phân tích và thiết kế thông tin trở thành nhu cầu cần thiết cho mọi cán bộ tin học, cũng như sinh viên trong quá trình học tập và sau này

Ở bất cứ thời kỳ nào, “Thư viện” đều được coi là kho trí tuệ của loài người Nhu cầu

sử dụng thư viện rất rộng rãi Có lẽ, không một lĩnh vực hoạt động nào trong xã hội lại không cần đến thư viện Quy mô của thư viện gắn liền với sự phát triển của loài người, cùng với sự phát triển của loài người và phân ngành sản xuất Thư viện ngày càng đa dạng về nội dung và lớn về số lượng Ngày nay, nhiều thư viện đã có số lượng hàng vạn đầu sách, hàng ngàn số báo, tạp chí và có số lượng lớn độc giả đến thư viện mượn, trả sách mỗi ngày Điều đó tạo nên sự phức tạp về mặt quản lý và tra tìm sách Điều phức tạp hơn là xử lý thông tin trong việc quản lý sách để người sử dụng tìm được sách cần thiết phục vụ cho các vấn đề cần nghiên cứu Công tác quản lý ngày càng được quan tâm, và luôn hướng tới mục đích chung như: nhanh, bảo mật, thân thiện… Nhưng để việc quản lý đạt được những mục đích trên luôn

là một thách thức không nhỏ đối với những người làm trong công tác này

Để giúp công việc quản lý đạt được những yêu cầu trên, Công nghệ thông tin đã được đưa vào sử dụng và dần cho thấy được sự hữu ích của nó Với những thành tựu của ngành Công nghệ thông tin, chúng ta không còn cần phải đối mặt với những tập hồ sơ dầy cộp, những ngăn tủ đựng hồ sơ chiếm nhiều diện tích mà ta có thể phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm những thông tin, dữ liệu cần thiết Giờ đây tất cả các bất tiện đó đều được giải quyết bằng phần mềm quản lý – một sản phẩm của ngành Công nghệ thông tin Chính vì vậy, tin học hóa việc quản lý thư viện là một nhu cầu cần thiết hiện nay

Với đề tài Quản lý thư viện, và tập trung vào thư viện trường đại học, chúng ta sẽ

thấy được tầm quan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong việc quản lý, nghiên cứu và tìm kiếm thông tin thư viện

CHƯƠNG 1: ĐẶC TẢ BÀI TOÁN

1.1 Bài toán

Thư viện trường Đại học X có nhu cầu quản lý việc sử dụng sách Thư viện làm các

áp phích sách gồm các thông tin như sau: mã sách, tên sách, tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, tóm tắt nội dung, số bản Sinh viên muốn đăng ký mượn sách thì tra cứu phích sách rồi ghi vào phiếu mượn

Khi mượn, sinh viên phải sử dụng thẻ thư viện chứa các thông tin về tên, ngày sinh, địa chỉ, lớp, chuyên ngành của người đọc Mỗi lần mượn sách được ghi nhận bằng phiếu mượn có dạng sau:

Khi sinh viên trả sách, việc trả sách được ghi nhận vào dòng ngày trả trên phiếu mượn

và phiếu mượn được lưu để theo dõi

Thư viện nhập sách từ các nhà cung cấp Kho nhận sách và tiến hành thống kê các thông tin về sách Việc quản lý mượn trả và quản lý thông tin người đọc do thủ thư đảm nhiệm

1.2 Khảo sát hệ thống thư viện trường Đại học Điện Lực:

1.2.1 Ưu điểm

• Hệ thống hoạt động đơn giản

• Chi phí thấp

• Ít phụ thuộc khi có sự cố đột xuất, những tác động khách quan.

1.2.2 Nhược điểm:

• Việc lưu trữ thông tin về sách, đọc giả và các thông tin cần thiết trong công tác mượn trả đều tiến hành thủ công bằng sổ sách với số lượng lớn và lưu trữ nhiều năm Gây nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian, những biện pháp bảo quản, kiểm tra, kiểm kê phức tạp

• Xử lý số liệu chậm, không chính xác, nếu lưu trữ gặp sai sót thì việc sửa đổi gặp khó khăn

• Thống kê theo định kì hoặc yêu cầu đột xuất không kịp thời và thiếu chính xác

• Khi cần tìm kiếm, chỉnh sửa thông tin thì rất mất thời gian, không chính xác, dể bỏ qua, nhầm lẫn

1.3 Mục tiêu và phương hướng giải quyết:

1.3.1 Mục tiêu:

• Khắc phục những nhược điểm và phát huy những thế mạnh của hệ thống cũ

• Nâng cao chất lượng phục vụ

• Quản lý hiệu quả việc mượn trả sách

• Phương hướng giải quyết: xây dựng được hệ thống quản lý thư viện, công nghệ hóa các quy trình mượn trả, cập nhật, tra cứu…

1.3.2 Yêu cầu hệ thống:

• Hỗ trợ làm thẻ thư viện và thông tin người đọc

• Lưu trữ thông tin với số lượng lớn

• Cập nhật thông tin sách, đọc giả nhanh chóng dễ dàng

• Giúp sinh viên tra cứu sách nhanh, hiệu quả, chính xác

• Cho biết đầu sách sinh viên đang mượn và hạn trả

• Hàng tháng thống kê số sách cho mượn theo chủ đề, tác giả, số người mượn, số người mượn có phân theo chủ đề nhanh chóng, chính xác Những sách không có người mượn trong 1, 2, 3 năm

• Cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin: các sách hiện có, số lượng còn,…

• Cơ sở dữ liệu đầy đủ và thống nhất quản lý hoạt động sinh viên (mượn, trả)

• Hệ thống tin cậy, chính xác, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đảm bảo người dùng thực hiện đúng phạm vi chức năng

1.4 Kết hợp khảo sát:

Qua khảo sát, nhóm thấy để có thể quản lý được độc giả và sách trong thư viện, thư viện ngoài các phích sách, phiếu mượn còn cần các hồ sơ khác để lưu trữ thông tin

Các hồ sơ bao gồm:

• Thông tin người đọc: lưu trữ các thông tin của người đọc như: tên, ngày sinh, đơn

vị (mà ở Thư viện trường là lớp)…

• Thông tin sách: lưu trữ các thông tin về sách như: tên sách, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, nhà cung cấp, nhà nhập về, số bản…

• Mượn trả: lưu trữ các thông tin về quá trình mượn, trả sách như: thông tin người đọc, tên sách, mã sách, ngày mượn, ngày hẹn trả, ngày trả…

2.2 Phân tích tác nhân và xác định tương tác

Từ bảng phân tích trên ta rút ra tác nhân tới hệ thống là sinh viên (đọc giả), nhà cung cấp, thủ thư và kho

Qua mô tả bài toán, nhóm tìm được 8 luồng thông tin qua lại giữa thư viện và các tác nhân, từ đó xác định biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống:

2.3 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

2.3.1 Dựa vào bảng phân tích, ta có nhóm các chức năng, chi tiết lá như sau:

Các chức năng chi tiết ( lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2

Hệ thống quản lý thư viện

Quản lý thông tin đọc giả

Cập nhật số lượng, thông tin sách mới Quản lý sách

Quản lý số lượng, thông tin, tình trạng sách

trảQuản lý mượn sách

Thống kê sách mượn quá hạn.

Thống kê sách không được mượn

Thống kê người mượn

2.3.2 Từ bảng chức năng ta có biểu đồ phân cấp chức năng:

2.4 Mô tả chi tiết các chức năng lá:

• Cung cấp thẻ thư viện:

Khi có đọc giả có nhu cầu mượn sách tại thư viện thì quản lý sẽ làm thẻ thư viện cho đọc giả, yêu cầu đọc giả cung cấp thông tin đầy đủ chính xác về mình để thư viện lưu lại quản lý, theo dõi Thư viện sẽ in thông tin đó lên thẻ để đọc giả sử dụng trong việc mượn sách

• Quản lý thông tin đọc giả:

Quản lý thông tin đọc giả bao gồm: thêm mới những đọc giả cập nhật những thông tin mới về đọc giả, xóa bỏ những đọc giả không có nhu cầu với thư viện

• Cập nhật số lượng, thông tin sách mới:

Khi có nhu cầu về sách mới, thư viện sẽ liên hệ với nhà cung cấp để được cung ứng Sách nhập về sẽ đưa vào kho và cập nhật thông tin sách, đồng thời bổ sung phích sách mới hoặc tăng số lượng sách Ngoài ra nếu có sai sót gì về thông tin sách thì chỉnh sủa cho phù hợp

• Quản lý số lượng thông tin, tình trạng sách:

Nhằm quản lý số lượng, thông tin về những đầu sách mà thư viện đang có Tình trạng sách có bao nhiêu, có còn sách để cho mượn hay không Dựa vào đây để cập nhật thêm những đầu sách thư viện không có hoặc đang thiếu

• Tra cứu thông tin sách:

Khi đọc giả có nhu cầu tra cứu sách, chức năng tra cứu cung cấp các thông tin cơ bản như mã sách, tên sách, nhà xuất bản, tác giả, năm sản xuất, thể loại, sau đó tìm kiếm và viết những thông tin lên phiếu mượn mang ra cho thủ thư

• Quản lý số lượng, thông tin, giá sách nhập về:

Thống kê số lượng, các thông tin, giá cả của các loại sách nhập về để tính khoản chi

Quản lý thông tin như: họ tên, địa chỉ, số điện thoại…, số lượng nhân viên hiện tại đang làm việc tại thư viện.

• Quản lý ngày công:

Quản lý số ngày công của nhân viên để cung cấp cho ban quản lý nhân sự

• Quản lý bậc lương:

Quản lý bậc lương nhân viên

• Thống kê sách cho mượn:

Nhằm theo dõi số lượng, thông tin, sách mà đã cho đọc giả mượn Nếu đọc giả mượn quá số lượng sách cho phép thì không cho mượn nữa, muốn mượn nữa thì phải trả sách đã mượn

• Thống kê sách còn:

Theo dõi số lượng sách còn trong thư viện, cung cấp cho việc tra cứu của sinh viên về

số lượng sách còn trong thư viện và nếu thiếu thì có thể yêu cầu nhà cung cấp

• Thống kê sách mượn quá hạn:

Theo dõi những đọc giả chưa trả sách, hoặc quá hạn sách cần trả, thống kê số ngày quá hạn để phạt, gửi thông báo đến lớp

• Thống kê sách không được mượn:

Nhằm quản lý những loại sách hiếm không được phép mượn về, chỉ được đọc tại chỗ Tránh tình trạng mất không mua lại được

• Thống kê người mượn:

Nhằm quản lý thông tin, số lượng sách đã mượn, số sách đã trả hay quá hạn

2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.6.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

2.6.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

• Biểu đồ tiến trình 1.0 – Quản lý đọc giả

• Biểu đồ tiến trình mức 2.0 – Quản lý sách

• Biểu đồ tiến trình mức 3.0 – Quản lý mượn trả

• Biểu đồ tiến trình mức 4.0 – Quản lý thu chi

• Biểu đồ tiến trình 5.0 – Quản lý nhân viên

• Biểu đồ tiến trình 6.0 – Thống kê

2.7 Mô hình E - R

2.7.1 Liệt kê, chính xác hóa và lựa chọn thông tin cơ sở

Tên được chính xác của

các đặc trưng Viết gọn tên đặc trưng Đánh dấu loại ở mỗi bước1 2 3

1 Thuộc tính cần phải đặc trưng cho lớp các đối tướng được xét.

2 Chọn thuộc tính một lần Nếu lặp lại thì bỏ qua

3 Mỗi thuộc tính phải là sơ cấp (nếu giá trị của nó có thể suy ra từ giá trị khác thì bỏ qua)

2.7.2 Xác định thực thể, thuộc tính, và định danh của chúng

Thuộc tính tên gọi

tìm được Thực thể tương ứng Thuộc tính Định danh

2.7.3 Xác định các mối quan hệ và thuộc tính của chúng

• Mối quan hệ tương tác

Mượn như thế nào? Ngày mượn, Thông tin sách mượn

 Động từ: Trả

Trả như thế nào? Ngày trả, Thông tin sách trả

 Động từ: Tra cứu

Tra cứu ở đâu? Thư viện

Tra cứu như thế nào? Mã sách, Tên sách

 Động từ: Thống kê

Ai thống kê? Nhân viên

Thống kê cái gì? Thông tin sách

Thống kê như thế nào? Tên sách, Tình trạng, Số lượng, Năm xuất bản, Tác giả

 Động từ: Cập nhật

Ai cập nhật? Nhân viên

Cập nhật vào đâu? Kho

Cập nhật cái gì? Thông tin sách

Cập nhật như thế nào? Tình trạng, Số lượng, Nhà xuất bản, Năm xuất bản,

Nhà cung cấp, Tác giả

 Động từ: Tạo

Tạo cái gì? Thẻ thư viện

Tạo như thế nào? Ngày tạo, Thông tin đọc giả

• Mối quan hệ phụ thuộc sở hữu

 Quan hệ thuộc: Đọc giả thuộc Lớp.

 Quan hệ của: Sách của Nhà cung cấp.

 Quan hệ thuộc: Sách thuộc Thư viện.

 Quan hệ của:Quyền của Nhân Viên.

 Quan hệ thuộc: Thông tin sách thuộc Sách.

 Quan hệ thuộc: Thông tin đọc giả thuộc Đọc giả.

 Quan hệ của: Thẻ của Đọc giả.

• Vẽ biểu đồ và rút gọn

2.8 Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu Logic

2.8.1 Chuyển mô hình E – R sang mô hình dữ liệu quan hệ

• Biểu diễn các thực thể

Đọc giả (Mã đọc giả, Tên đọc giả,Ng.sinh, Lớp, Địa chỉ, CN).ĐỌC GIẢ

Nhân viên (Mã NV, Tên NV, Ng.sinh, Chức vụ, Địa chỉ, SDT, Email, Bậc lương, Ng.công).

• Chuẩn hóa lại các lược đồ quan hệ

Các lược đồ trên đã ở dạng chuẩn

• Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu

NCCNHÂN VIÊN

SÁCH

MƯỢN

TRẢ

C.CẤP

• Ghép các lược đồ quan hệ

Đọc giả (Mã đọc giả, Tên đọc giả,Ng.sinh, Lớp, Địa chỉ, CN)

tblDocGia(MaDG, TenDG, NgaySinh, Lop, DiaChi, CN)

Nhân viên (Mã NV, Tên NV, Ng.sinh, Chức vụ, Địa chỉ, SDT, Email, Bậc lương, Ng.công)

tblNhanVien (MaNV, TenNV,NgaySinh, ChucVu, DiaChi, SDT, Email, BacLuong, NgayCong)

Sách (Mã sách, Tên sách, Số trang, Tác giả, Năm XB, Nhà XB, Ng.nhập, Giá)

tblSach(MaSach, TenSach, SoTrang, TacGia, NamXB, NXB, NgayNhap, Gia)

• Bảng tblNhanVien

• Liên kết Diagram

2.9 Thiết kế hệ thống vật lý

2.9.1 Xác định luồng hệ thống

• Sơ đồ hệ thống cho tiến trình “1.0 – Quản lý đọc giả”

 Tiến trình 1.1: Cung cấp thẻ thư viện

Quản lý thông tin Thẻ thư viện: Đọc giả đăng ký làm thẻ cung cấp các thông tin cá nhân, nhân viên sử dụng các thông tin đó nhập vào CSDL Với các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

 Tiến trình 1.2: Quản lý thông tin đọc giả

Quản lý thông tin đọc giả: các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

• Sơ đồ hệ thống cho tiến trình “2.0 – Quản lý sách”

 Tiến trình 2.1: Cập nhật số lượng, thông tin sách mới

Khi thư viện nhập sách mới về, thủ thư sẽ cập nhật các thông tin về sách như mã sách, tên sách, tác giả, nhà xuất bản…, và sách sẽ chuyển về kho Các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

 Tiến trình 2.2: Quản lý số lượng, thông tin, tình trạng sách

Thủ thư sẽ thống kê các thông tin về sách, kiểm tra tình trạng sách xem có

hư hại, hay không thể sử dụng được, hay những sách được mượn ít hoặc là không được mượn trong thời gian dài để đưa ra hướng giải quyết Nếu sách bị

hư hại thì bảo quản cẩn thận, còn nếu hỏng hoặc không được mượn nhiều có thể đem bán Các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

• Sơ đồ hệ thống cho tiến trình “3.0 – Quản lý mượn trả”

 Tiến trình 3.1: Tra cứu thông tin

Khi đọc giả vào mượn sách, cần tìm kiếm sách Đọc giả sẽ ngồi vào máy tính (thư viện cung cấp máy để giúp việc tra cứu thuận tiện) tìm kiếm sách cần mượn theo tên sách, hoặc mã sách Chức năng Tìm kiếm

 Tiến trình 3.2: Quản lý mượn sách

Sau khi tra cứu sách cần tìm, đọc giả sẽ điền thông tin vào phiếu mượn và đưa phiếu mượn, thẻ thư viện cho thủ thư Thủ thư sẽ tìm sách và đưa cho đọc giả Thủ thư sẽ đưa ra thời hạn mượn sách

 Tiến trình 3.3: Quản lý trả sách

Đọc giả mang sách đến trả thư viện, thủ thư sẽ làm công việc kiểm tra thời gian mượn sách, nếu quá hạn sẽ phạt tiền theo số lượng ngày quá hạn (1000 đồng/ ngày) Nếu sách có hư hại thì phải chịu trách nhiệm Nếu đọc giả làm mất sách sẽ phải đền gấp 5 lần giá sách Sau khi công việc kiểm tra hoàn thành thủ thư sẽ hủy phiếu mượn và cập nhật các thông tin vào

• Sơ đồ hệ thống cho tiến trình “4.0- Quản lý thu chi”