Xây dựng chương trình quản lý thư viện – Trường THPT Ngô Quyền – Phường Tân Thịnh – Thành phố Thái Nguyên

Quản lý thư viện phải quản lý việc nhập sách, mượn trả sách của các bạn đọc thư viện, quản lý tình hình độc giả,….. Trong hệ thống có thủ thư quản lý hệ thống, các nhân viên quản lý nhập

MỤC LỤC

Trang

LỜI NÓI ĐẦU 2

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 3

I Giới thiệu về hệ thống 3

II Quy trình xử lý thông tin 4

II.1 Nhập sách 4

II.2 Nhận độc giả mới 6

II.3 Quá trình mượn sách 7

II.4 Báo cáo thống kê 10

III Đánh giá hệ thống cũ 12

III.1 Ưu điểm 12

III.2 Nhược điểm 12

IV Phạm vi và muc tiêu xây dựng hế thống mới 12

IV.1 Phạm vi : 12

IV.2 Mục tiêu: 12

IV.3 Lợi ích của xây dựng hệ thống mới 13

III.1 Mô hình thực thể liên kết 24

III.2 Mô hình quan hệ 27

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 29 III.2 Thiết kế Form nhập dữ liệu 51

III.3 Thiết kế form tìm kiếm 56

III.4 Thiết kế Form báo cáo 58

KẾT LUẬN 56

NHẬN XẾT CỦA GVHD 61

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế xã hội đối với mỗi quốc gia Việc ứng dụng rộng rãi của tin học đã đem lại những thành tựu vô cùng to lớn trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ.

Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động

hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con người.

Tin học sẽ ngày càng góp phần phát triển nền kinh tế xã hội, đáp ứng mọi nhu cầu của cuộc sống và nâng cao chất lượng đời sống con người.

Đối với sinh viên nói chung và với bản thân chúng em một sinh viên ngành tin học nói riêng thì mỗi đợt thực tập lại là mội cơ hội, một thời điểm

để người học tự củng cố các kiến thức đã thu hoạch trong thời gian học tập tại nhà trường, là nền tảng vững chắc cho các đợt thực tập sau này.

Với đợt làm bài tập lớn này, được sự đồng ý của các thầy cô trong khoa

cùng với sự hướng dẫn của cô giáo Lê Thị Minh Tân em đã được nhận đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý thư viện – Trường THPT Ngô

Quyền – Phường Tân Thịnh – Thành phố Thái Nguyên”.

Do điều kiện về thời gian cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân chúng em còn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót và khuyết điểm Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô giáo và bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn.

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy cô giáo, các

bạn sinh viên và đặc biệt là cô giáo LÊ THỊ MINH TÂN đã tận tình hướng

dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm đề tài.

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

I Giới thiệu về hệ thống

Thư viện là môi trường đặc biệt dành cho việc nghiên cứu và học tập, giảng dạy của học sinh, giáo viên và tất cả những ai có nhu cầu học tập và nghiên cứu Quản lý thư viện phải quản lý việc nhập sách, mượn trả sách của các bạn đọc thư viện, quản lý tình hình độc giả,… Vì vậy cần phải xây dựng một hệ thống quản lý thư viện hiện đại sử dụng hệ thống máy tính quản lý tự động, chính xác, nhanh chóng Trong hệ thống có thủ thư (quản lý hệ thống), các nhân viên quản lý nhập sách và kiểm tra sách, nhân viên quản lý mượn trả sách, nhân viên quản lý độc giả…đảm nhận các công việc khác nhau trong thư viện Hệ thống quản lý thư viện tôi sẽ xây dựng có khả năng tự động thực hiện các công việc sau: quản lý nhập sách, quản lý nhận độc giả mới, quản lý mượn trả sách và báo cáo thống kê Vì vậy trong thư viện có các phòng ban chính như sau chính:

Trên cơ sở yêu cầu của bài toán và những đòi hỏi khi xây dựng hệ thống thư viện ta có thể đưa ra cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ như sau đối với từng đối tượng:

 Ban lãnh đạo: có chức vụ cao nhất có khả năng truy cập tới mọi thành phần trong hệ thống để lấy được các bản báo cáo thống kê theo định kỳ.

 Phòng thư mục: có nhiệm vụ cập nhật các thông tin về sách khi có sách được nhập, kiểm tra hiện trạng kho sách Phòng này chỉ có quyền truy nhập vào một số chức năng của hệ thống quản lý thư viện.

 Phòng bạn đọc: có nhiệm vụ cấp thẻ độc giả và hủy bỏ các độ giả đã quá hạn, đăng ký bổ sung.

 Phòng nghiệp vụ: có nhiệm vụ quản lý mượn trả sách của các độc giả.

II Quy trình xử lý thông tin

II.1 Nhập sách

Mỗi khi có bổ sung sách mới vào thì phòng thư mục có trách nhiệm kiểm tra số sách đó đã có hay chưa Nếu chưa thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý

và cho mã số mới Ngược lại tiến hành gọi thẻ cũ và cập nhật thêm số lượng.

Việc nhập thêm sách mới sẽ được kiểm tra theo từng cấp bậc phần nhập thông tin mã sách bao gồm 10 ký tự và lần lượt kiểm tra như sau:

 Mã môn lớn chỉ được phép nhập tối đa 2 ký tự.

Khi nhập mã sách thì chương trình sẽ lần lượt kiểm tra mã môn lớn, nếu tìm thấy sẽ tiếp tục nhập mã môn nhỏ, ngược lại khi kiểm tra không thấy trong thể loại thì thông báo “không có mã thể loại này”, đồng thời hiển thị một danh mục cho phép nhập thể loại mới và sau đó cho nhập tiếp một thể loại mới, việc nhập mã môn nhỏ cũng tương tự như nhập mã môn lớn.

Dưới đây là các biểu mẫu tiêu biểu cho việc quản lý sách:

Thư viện Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trường THPT Ngô Quyền Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH Mã số sách:……….

Tên sách :……….………

Tập : ……… Số trang : ………… ………

Số lượng : ……… …Năm xuất bản : ………

Mã ngôn ngữ : ……… ….Ngôn ngữ : ……….…………

Mã nhà xuất bản : ……… …Nhà xất bản : ……….

Mã thể loại : ……… Thể loại : ………

Mã tác giả : ……… ….Tác giả : ……….

Mã vị trí : ……….Vị trí : … Khu : … Kệ : …… Ngăn : … …

Ngày…/…/20…

Thủ thư

(Ký và ghi rõ họ tên)

Hình 1 : Phiếu quản lý sách

Phòng thư mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào danh mục sách của thư viện.

Cập nhật sách

 Điều kiện bắt đầu :

 Khi sách trong thư viện được học sinh mượn.

 Thủ thư phải nắm được số lượng sách còn trong thư viện và cập nhật thông tin đó lên hệ thống để học sinh tra cứu

 Thông tin đầu vào : Sách trong thư viện giảm.

 Kết quả đầu ra : Tình hình sách trong hệ thống.

 Địa điểm : Thư viện.

 Thời gian : Bất cứ khi nào sau khi học sinh mượn sách.

 Quy tắc : Phải thường xuyên cập nhật thông tin sách trong thư viện.

II.2 Nhận độc giả mới

Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ Phòng bạn đọc tiến hành phát mẫu đăng ký là bạn đọc và khai báo vào mẫu theo hình thức như sau :

Thư viện Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trường THPT Ngô Quyền Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

PHIẾU ĐĂNG KÝ Họ và tên : ……….………

Năm sinh : ……….

Địa chỉ thường trú:……….

Học sinh lớp:………

Ngày đăng kí:………

Ngay…/…/20…

Xác nhận của GVCN : Người làm đơn:

(ký và ghi rõ họ tên)

Hình 2 : Phiếu đăng ký

Sau đó bạn đọc sẽ được phòng phục vụ bạn đọc cấp thẻ độc giả và mỗi thẻ độc giả sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau :

Thư viện Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trường THPT Ngô Quyền Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

Số : ………

THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT NGÔ QUYỀN THẺ ĐỘC GIẢ Họ tên : ……….

Lớp : ……… …… ……….

Ngày cấp : ……… …………

Thời hạn : ……… ………… ………… ………

Ngày …/…/20… Trưởng phòng công tác bạn đọc Hinh 3 : Đăng ký làm thẻ II.3 Quá trình mượn sách Tra cứu sách  Điều kiện bắt đầu : Học sinh có nhu cầu mượn sách  Thông tin đầu vào : Thông tin sách muốn mượn  Kết quả đầu ra : Danh sách những cuốn sách cần mượn  Địa điểm : Thư viện  Thời gian : Từ thứ 2 thứ 6  Quy tắc :

 Phải nhập các thông tin liên quan đến sách muốn mượn để tiện cho việc tìm kiếm như: Tên sách, Tác giả,…

 Phải nhập mã học sinh trước khi cho mượn sách.

Lập phiếu yêu cầu

 Điều kiện bắt đầu : Sau khi tra cứu sách xong học sinh sẽ lập phiếu yêu cầu.

 Thông tin đầu vào : Danh sách sách muốn mượn.

 Kết quả đầu ra : Một phiếu yêu cầu trên đó có thông tin của học

sinh và thông tin sách cần mượn, ngày mượn.

 Địa điểm : Thư viện.

 Thời gian : Bất cứ khi nào muốn mượn từ thứ 2 thứ 6.

 Quy tắc : Phải ghi chính xác thông tin của mình và của sách

cần mượn

Khi độc giả đến mượn sách sẽ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này Từ phiếu này độc giả vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, độc giả sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn để nhân viên căn cứ vào phiếu này lấy sách cho độc giả và cập nhật vào danh sách độc giả mượn sách trong ngày đó.

Thư viện Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trường THP Ngô Quyền Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

PHIẾU MƯỢN SÁCH

Số thẻ : ………Số phiếu mượn : ………

Họ tên : ……… Lớp : ……….……… Hình thức mượn :

Thư viện Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trường THP Ngô Quyền Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

Nếu như độc giả mượn về để tham khảo trong thời gian cho phép mà vượt thời gian cho phép thì bộ phận cho mượn tại phòng đọc sẽ tiến hành rà tìm các danh sách độc giả trễ hạn để gửi giấy báo thu hồi lại sách dã cho mượn.

II.4 Báo cáo thống kê

Đối với công tác phòng đọc ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu cầu bạn đọc còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định, từ đó nắm được số độc giả trong kỳ và số sách đã mượn theo mẫu sau:

Thư viện Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trường THPT Ngô Quyền Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC GIẢ

Từ ngày………Đến ngày………

Hình 6 : Báo cáo tình hình độc giả

Thư viện Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trường THP Ngô Quyền Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

BÁO CÁO MƯỢN SÁCH

Từ ngày………Đến ngày………

Hình 7 : Báo cáo mượn sách

III Đánh giá hệ thống cũ

III.1 Ưu điểm

Đáp ứng được nhu cầu mượn trả sách trong thư viện

III.2 Nhược điểm

Hệ thống thư viện này sử dụng thuật thủ công là chủ yếu vì vậy thời gian xử lý dữ liệu dài mà độ chính xác lại không được đảm bảo

IV Phạm vi và muc tiêu xây dựng hế thống mới

 Bổ sung thêm nhiều đầu sách làm phong phú thêm nguồn tài liệu học tập cũng như giải trí của độc giả.

 Sử dụng hệ thống máy tính hiện đại hóa những công việc thủ công trước kia như cập nhật thông tin các loại sách, thông tin

về độc giả

IV.3 Lợi ích của xây dựng hệ thống mới

Khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ như tốc độ xử lý

dữ liệu trong hệ thống nhanh hơn, bớt chi phí về mặt thời gian mà độ chính xác cao, tuy nhiên chi phí để thực hiện hệ thống cao đòi hỏi cao về kỹ thuật, trình độ của các nhân viên

V Kế hoạch chi tiết để xây dựng hệ thống mới

 Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng thư viện trường

 Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi

 Lập dự trù và lên kế hoạch thực hiện

 Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

cho hệ thống cũ

 Xây dựng biểu đồ luồng dự liệu

 Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu

 Giai đoạn 3: Thiết kế tổng thể

 Giai đoạn 4: Thiết kế chi tiết

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế giao diện người máy

 Thiết kế các mẫu thử và thiết kế chương trình

 Giai đoạn 5: Cài đặt

 Lập trình và chạy thử

 Lập các tài liệu hướng dẫn và tập huấn sử dụng

 Giai đoạn 6: Khai thác và bảo trì

CHƯƠNG 2 : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I Biểu đồ phân cấp chức năng

II Biểu đồ luồng dữ liệu

- Các sơ đồ luồng dữ kiệu:

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

QUẢN LÝ

ĐỘC GIẢ

QUẢN LÝ MƯỢN /TRẢ

QUẢN LÝ SÁCH

THỐNG KÊ - BÁO CÁO

Xóa thông tin

Thay đổi thông tin sách

Lập danh mục sách

Xóa thông tin sách

Lập danh sách quá hạn

Theo dõi trả sách

Lập phiếu mượn

Kiểm tra phiếu yêu cầu mượn

Theo dõi mượn trả

Báo cáo tình hình độc giả

Báo cáo tình hình mượn trả sách

Giải thích các ký hiệu trong sơ đồ:

(1) và (2) chỉ luồng dữ liệu một chiều.

(3)Chỉ luồng dữ liệu hai chiều.

C Mô tả kho dữ liệu.

Tác nhân trong:

Tác nhân ngoài

II.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Phiếu đăng

kí làm thẻ

Báo cáo tình hình mượn trả sách

Phiếu yêu cầu báo cáo tình hình mượn trả sách

Phiếu yêu cầu mượn sách

Phiếu mượn trả sách

Thẻ độc giả

Phiếu báo

nhậpsáchHóa đơn

nhập sáchĐỘC GIẢ

NHÀ CUNG CẤP

BAN ĐIỀU HÀNH THƯ VIỆN

II.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Phiếu mượn trả

QUẢ

N LY ĐỘC GIẢ

NHÀ CUNG CẤP

ĐỘC GIẢ

BAN ĐIỀU HÀNH THƯ VIỆN

QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ

THỐNG KÊ BÁO CÁO

QUẢN LÝ SÁCH

Thẻ độc giả

Danh mục sách

Phiếu yêu cầu báo cáo

Báo cáo tình hình mượn trả sách

Phiếu yêu cầu làm thẻ

Thẻ độc giả

Hóa đơn nhập sách

Phiếu yêu cầu nhập sách

Phiế

u báo quá hạn

Số lượng sách

Báocáo tình hình sách

Sách

Báo cáo tình hình độc giả

II.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Chức năng “QUẢN LÝ ĐỘC GIẢ”

Cập nhật thông tin độc giả

Thông tin độc giả

Thẻ độc

giả

Phiếu yêu cầu làm thé

Thông tin đã thay đổi

độc giả

Thẻ độc giả hết hạn sử dụngĐộc giả

Trả lời

BAN ĐIỀU HÀNH THƯ VIỆN

Chức năng “QUẢN LÝ SÁCH”

NHÀ CUNG CẤP

Danh mục sách

Xóa thông tin

sách

Theo dõi nhập sách

Lập danh mục sách

Thay đổi thông tin sách

BAN ĐIỀU HÀNH THƯ VIỆN

Chỉ thị nhập sách

Danh mục sách mới

Báo cáo thanh toán

Phiếuyêu cầu nhập sách

Hóa đơn Nhậpsách

Danh sách bổ sung

Thông tin sách mớiThông

tin đã thay đổi

Sách không

sử dụng nữa

Chức năng “QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ”

[Type a quote from the document or the summary of an interesting point You can

ĐỘC GIẢDanh mục sách

Theo dõi yêu cầu mượn sách

Theo dõi trả sách

Lập danh sách quá hạn

Phiếu mượn trả

Sách mượn

Xử lý

vi phạm

Phiếu yêu cầu mượn sách Danh sách độc

giả và sách mượn

Thông tin sách mượn

Thông tin sách trả

Sách trả

sách trả

sách mượn

position the text box anywhere in the document Use the Text Box Tools tab to change

the formatting of the pull quote text box.]

\

Chức năng “THỐNG KÊ – BÁO CÁO”

Báo cáo tình hinh độc giả

Báo cáo tình

hinh mượn

trả sách

BAN ĐIỀU HÀNH THƯ VIỆN

sách mượn trả

Thống

kê độc giả

III Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu

III.1 Mô hình thực thể liên kết

TheDocGia(#MaDG, TenDG, NgheNghiep, DonViCongTac,

Ngaydangky, HanSuDung)

Sach(#MaSach, TenSach, SoTrang, Tap, SoLuong, NamXB,

MaViTri, MaNXB, MaNgonNgu, Maloai, MaTG)

MuonTra(#SoPhieu, Ngaymuon, HinhThucMuon, MaDG)

Sach

III.2 Mô hình quan hệ

#MaSach

TenSach SoTrang Tap SoLuong NamXB MaNXB MaLoai MaViTri MaNgonNgu MaNXB TenNXB MaTG TenTGMaNgonNgu TenNgonNgu

#MaSach

TenSach SoTrang Tap SoLuong NamXB MaNXB MaLoai MaViTri MaNgonNgu MaTG

#MaNXB

TenNXB

#MaTG

TenTG

MaLoai TenLoai MaViTri Khu Ke Ngan

#MaDG

TenDG NgheNghiep DonViCongTac NgayDangKy HanSuDung

#MaDG

TenDG NgheNghiep DonViCongTac NgayDangKy HanSuDung

#SoPhieu

NgayMuon HinhThucMuon

#SoPhieu

NgayMuon HinhThucMuon

NgayHenTra NgayTra

NgayHenTra NgayTra

Tập các phụ thuộc hàm :

MaDG  TenDG, NgheNghiep, DonViCongTac, Ngaydangky, HanSuDung

MaSach  TenSach, SoTrang, Tap, SoLuong, NamXB

MaSach  MaViTri, MaNXB, MaNgonNgu, Maloai, MaTG

SoPhieu  NgayMuon, HinhThucMuon, MaDG

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH

I Giới thiệu ngôn ngữ

MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạy trên môi trường Windowns trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong thực tập Với Microsoft Access, người sử dụng không phải viết từng câu lệnh

cụ thể mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh Nếu cần lập trình,

Microsoft Access có sẵn ngôn ngữ Access Basic để ta có thể lập trình theo ý muốn của người sử dụng.

Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là: Bảng (Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo cáo (Report), Macro và Module Các đối tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác.

Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản trị CSDL quan hệ (Relationl Data Base) Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng Ta có thể sử dụng việc phân tích bảng để tránh dư thừa dữ liệu Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác, sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết chương trình.

Hệ quản trị CSDL: Theo định nghĩa thông thường cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu liên quan đến một chủ đề hay một công việc nào đó, có thể hiểu cơ sở dữ liệu là một hệ chuyên dùng để lưu trữ quản lý mọi thông tin mà

ta cần, và nó phải có khả năng truy xuất đồng thời.

Ví dự: Cơ sở dữ liệu về hoạt động kinh doanh của một công ty, trung tâm, cơ sở dữ liệu về trường học như ở các trường PTTH, đại học, cơ sở dữ liệu quản lý học sinh, sinh viên.