Tổng quan Công ty du lịch và thương mại Thủ Đô

Đề tài : Tổng quan Công ty du lịch và thương mại Thủ Đô

LỜI GIỚI THIỆU

Với việc phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin như vũ bão hiện nay, việc ứng dụng các thành tựu của tin học trong đời sống trở nên vô cùng cần thiết, với những ưu việt mà coong nghệ thông tin đem lại cho con người đã làm thay đổi

cả một cách làm việc mới một cách làm viêc hiệu quả đem lại nhiều ích lợi như tính chính xác, nhanh chóng thuận tiện Cùng với đó là một tư duy mới về công việc của con người

Đối với Việt Nam cũng vậy, Việc ứng dụng và phát triển công nghiệ tin học trong đời sống đòi hỏi vô cùng cấp bách đối với nền kinh tế của nước ta hiện nay Với những chính sách của Đảng và nhà nước, cùng với nhu cầu đòi hỏi của xã hội , việc ứng dụng công nghệ thông tin vào đời sống cũng như công việc được đưa lên hàng đầu trong sự nghiệp phát triển của nước nhà

Đặc biệt đối với bài toán quản lý việc tin học hoá đã trở thành nhu cầu vô cùng cần thiết tại các doanh nghiệp hiện nay Việc nhà quản lý nắm bắt được thông tin kịp thời nhanh chóng chính xác là một nhu cầu vô cùng cần thiết khi quản lý doanh nghiệp của mình Trong khi đó với những công việc bàn giấy thủ công, công việc

đó vô cùng khó khăn và mất rất nhiều thời gian, mà hiệu quả công việc không cao

so Nhưng nếu tin học hoá trong công tác quản lý, thì mọi việc vô cùng đơn giản và thuận tiện Giảm rất nhièu chi phí, nâng cao hiệu xuất công việc, tốn ít thời gian và đặc biệt là vô cùng chính xác

Với hệ thống quản lý điều hành của một công ty du lịch chúng ta còn có thể áp dụng quản lý với rất nhiều công việc khác nhau như quản lý điều hành nhân viên, quản lý điều hành các toul du lịch hay quản lý điều hành trả lương cho cán bộ công nhân viên vv… Tuy nhiên do diều kiện khuôn khổ của bài tập phân tích thiết kế hệ thống này em chỉ nêu và giải quyết với bài toán trả lương cho công nhân viên tại một công ty du lịch Với điều kiện thực tế dựa trên việc trả lương cho công nhân viên tại công ty du lịch và thương mại Thủ Đô Hơn nữa do điều kiện thực tế viêc chi trả lương còn có liên quan tới rất nhiều nghiệp vụ khác nhau nên trên phạm vi bài này chỉ có phân tích và thiết kế những công việc chủ yếu của nghiệp vụ trả lương

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội ngày 30-4-2005 Sinh viên

Nguyễn Tiến Đức

2

Quản Lý Cấp Phát Lương là một công việc đòi hỏi có độ chính xác cao Hơn nữa đây còn là một bài toán khá mới đối với các công ty của Việt Nam , bởi việc áp dụng tin học hoá còn hạn chế mặt khác quy mô Quản Lý Cấp Phát Lương của các công ty tương đối nhỏ Tuy nhiên với chiến lược tin học hoá hiện đại hoá các phương pháp Quản Lý Cấp Phát Lương thì cần phải có một hệ thống theo dõi và quản lý một cách khoa học phù hợp với những chiến lược đã đề ra trong định hướng phát triển của công ty mình

Qua việc khảo sát thực tế công việc Quản Lý Cấp Phát Lương tại Công ty du lịch và thương mại Thủ Đô, em đã có được những điểm cơ bản cùng với cơ cấu quản lý của hệ thống Nội dung của thực trạng công việc khảo sát như sau:

Trước tiên công ty du lịch và thương mại thủ đô là một công ty nhà nước nên mọi hoạt đông của công ty về việc chi trả lương cho cán bộ công nhân đều theo quy định của nhà nước về việc chi trả lương Việc Quản Lý Cấp Phát Lương của công

ty trên, hoàn toàn đang phải quản lý các công việc một cách thủ công: từ công việc nhập công cán, xử lý tính toán, duyệt công, cho đến việc xây dựng, tạo lập bảng thanh toán dù nhờ vào một số mẫu biểu như: bảng chấm công, bảng thanh toán lương, việc giám định công cán, chế độ của các phòng ban cho đến việc tính toán bảng xác nhận Bảng thanh toán của giám đốc đến việc cấp phát lương Duy chỉ có

sự hỗ chợ công việc tính toán bảng công nhờ phần mềm EXEL Thực chất ra hoàn toàn chưa có một hệ thống quản lý và cấp phát lương nào tại cơ quan được lập trình xây dựng hệ thống bằng bất kỳ ngôn ngữ lập trình tin học nào

Từ đó cá nhân em nghĩ: Với thực trạng của công việc trên hoàn toàn không tránh khỏi sự thất thoát về thông tin, sự giám định sẽ dẫn đến sai sót, mất nhiều thời gian khi cấp phát chi trả lương cho công nhân viên công ty Lợi ích của việc tin học hoá vào Quản Lý Cấp Phát Lương sẽ giảm được thời gian và công sức cho nhân viên phòng kế toán hàng tháng phải làm bản lương cho nhân viên hơn nữa việc đó

sẽ giúp cho nhà quản lý nhan chóng nắm bắt được tình hình lương của nhân viên đồng thời tạo cho cán bộ công nhân viên thêm tin tưởng về mặt tiền lương do tránh được sai sót do trước đay làm thủ công

B Yêu Cầu Của Hệ Thống Mới:

4

Chính vì vậy đòi hỏi khi xây dựng một hệ thống tin học hoá việc cấp phát lương

là phải chính xác tránh thất thoát thông tin, đem lại sự linh hoạt cho hệ thống, tiết kiệm về thời gian và tránh sai sót trong việc cấp phát chi trả lương

Hơn thế nữa việc xây dựng hệ thống mới bằng cách tin học hoá phải có sự mềm dẻo, dễ thích nghi với công việc chuyển đổi từ thủ công lên tin học hoá cho người

sử dụng, để sao cho khi mọi tình huống bất ngờ xảy ra chính bản thân người sử dụng có thể tự tìm kiếm sửa đổi và cập nhật thông tin mới một cách dễ dàng và chính xác.Cùng với đó các nhà quản lý luôn luôn có thể tìm kiếm thông tin dễ dàng hay diều chỉnh mức lương sao cho phù hợp với thực tế của công ty

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

A Xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ :

1, Liệt kê các chức năng :

Sau khi khảo sát đã dẫn tới việc hình thành các chức năng sau:

a Chức năng tiếp nhận thông tin:

- Giám định của các phòng ban

- Tính toán duyệt công:

+Đối chiếu theo họ tên

+Đối chiếu theo chế độ lương

+Đối chiếu các loại công

+Đối chiếu theo chế độ khác

-Lập bảng thanh toán sơ bộ

- Kiểm tra và điều chỉnh

c Xử lý và xác nhận:

- Xử lý đặc biệt:

+Xử lý theo tên

6

+Đối chiếu sửa chữa.

- Xác nhận bảng thanh toán

+Xác nhận của kế toán trưởng

+Xác nhận của giám đốc

- Xử lý bảng thanh toán lương:

+Phòng tài vụ tiếp nhận bảng thanh toán

+Thủ quỹ chi lương (Tiền Mặt)

d Chi trả lương( cấp phát lương):

Khối gián tiếp:

B Phân tích chức năng:

1 Phân tích các chức năng

*Đối với chức năng tiếp nhận thông tin:

-Từ thực tế quản lý lương của toàn công ty lại dựa hoàn toàn vào việc thu thập các bảng chấm công từ các bộ phận ( gián tiếp, trực tiếp ), các chế độ lương và các chế

độ khác như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, làm thêm giờ, tạm ứng, các khoản

Bộ Phận Gián Tiếp

Bộ Phận Trực Tiếp

Du lịch

Gián Tiếp

Nhân

viên

Chi Trả (Cấp Phát) Lương

Nhân viên Nhân viên

Trực Tiếp Hướ

ng dẫn

Phục Vụ

Du Lịch

Nhân viên Nhân viên

Trực Tiếp Điều

H nh à

Nhân viên

cộng trừ khác Do vậy các chức năng trên phải mang tính tất yếu trong việc thu thập thông tin tạo nền móng cho các quá trình sau.

*Chức năng sử lý sơ bộ:

- Bao gồm sự giám định của các phòng ban như: kế hoạch, diều hành, kế hoạch, tài vụ nhằm khẳng định cho các sự kiện, các dữ liệu trong bảng chấm công là chính xác Tiếp đó sau khi giám định xong phải Tính Toán Duyệt Công, nhờ vào sự đối chiếu họ tên của các nhân viên trong từng bộ phận từ đó đối chiếu tiếp với chế

độ lương như: cấp bậc lương, hệ số lương, các chế độ khác như: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế các loại công như: công theo tháng, công theo sản phẩm, công theo thời gian Với tất cả việc tính toán và gíam định các bảng công của từng bộ phận lập nên bảng thanh toán sơ bộ

Sau đó phải kiểm tra xem việc thiết lập đã đúng, đã trùng lặp chưa và có cần sửa đổi không

*Chức năng xử lý và xác nhận:

- Cần phải có một khâu xử lý đặc biệt với tất cả các bảng thanh toán nhờ vào việc

xử lý đối chiếu theo từng họ tên gồm: đầy đủ các dữ liệu đã có trong từng bộ phận

và tiếp tục đối chiếu, sửa chữa lại lần nữa trước khi xác nhận chính thức bảng Thanh Toán Lương

- Việc xác nhận chính thức bảng thanh toán lương phải được xác nhận bởi Giám đốc, sau đó đến Kế toán trưởng từ đó kế toán trưởng sẽ chuyển giao cho thủ quĩ tiếp nhận bảng Thanh Toán Lương và chuẩn bị ngân quĩ (Tiền Mặt) chi trả lương

*Chức năng chi trả ( Cấp phát lương ):

-Là một trong những chức năng quản lý cũng khá phức tạp việc chi trả từ thủ quĩ đến các bộ phận Gián tiếp và Trực tiếp ở bộ phận Gián tiếp thì chi trả phân bổ tiếp

về các khâu Chuẩn bị toul du lịch , Điều hành toul , Gián tiếp và cuối cùng là đến tay các Nhân viên Cũng như vậy ở bộ phận Trực tiếp sẽ chi trả về các khâu Trực

10

tiếp điều hành, Phục vụ du lịch và Trực tiếp hướng dẫn du lịch rồi cuối cùng cũng

là các Nhân viên

2.Sơ đồ dòng dữ liệu:

2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ mức đỉnh:

Chuyển Bảng Thanh Toán

giao Kiểm tra

Bảng Chấm Công

Tiếp Nhận Thông Tin

Các Phòng

Ban

Xử Lý Sơ Bộ

Xử Lý V à

Xác Nhận

Xử Lý V à

Xác Nhận

Chi Trả (Cấp Phát) Lương

Chi Trả (Cấp Phát) Lương

Phòng T i V à ụ

Các Bộ Phận

Thủ quĩ tiếp nhận

chi lương

Tiền

2.2 Sơ Đồ: Dòng Dữ Liệu _ Mức Dưới Đỉnh

1, Chức Năng Tiếp Nhận Thông Tin

Danh sách các nhân viên các Đvị Danh sách các nhân viên các Đ.vị

Bảng Công Bảng Công

Dữ Liệu Kho dữ liệu

Danh sách cac Đ.vị Danh sách các Đ.vị

Danh sách các nhân viên Danh sách các nhân viên

C Phân tích dữ liệu mô hình thực thể:

CHI TRẢ LƯƠNG

ĐỐI CHIẾU

Các bộ phận

Các Phòng Ban

2, Liệt kê các kiểu liên kết

a Liên kết : Một—Một

16

b Liên kết : Một—Nhiều

Bộ phận gián tiếp Bảng chấm công

3, Các thuộc tính của từng thực thể liên kết:

- Mã nhân viên - Mã nhân viên

- Cấp bậc lương - Ngày công

- Chế độ - Thành tiền

4 Xây dựng mô hình thực thể quan hệ:

Bộ phận gián tiếp:

Bộ phận trực tiếp:

Mã đơn vị

Mã th nh viên à Cấp bậc lương

Chế độ

Ng y công à

20

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

A Mô tả một số Môđun phức tạp và quan trọng

Dựa vào sơ đồ chức năng nghiệp vụ ta sẽ có 4 Môđun quan trọng sau:

1, Môđun Tiếp Nhận Thông Tin:

Ở Môđun này cho phép ta thu nhập thông tin từ các bảng chấm công của từng bộ phận ( Gián tiếp- Trực tiếp)

với Khoá quan trọng là: Mã Đơn Vị

+ Input: lấy dữ liệu như: chế độ lương, ho tên từng nhân viên, số ngày công

để lưu trữ cho các công việc về sau

+ Output: tất cả dư liệu từ kho lưu trữ trên

2, Môđun Xử Lý Sơ Bộ:

Môđun này sẽ giám định, đối chiếu các thông tin lấy vào dùng để tính toán, duyệt công

+ Input: Lấy dữ liệu từ kho dữ liệu là các bảng chấm công

+ Output: Đưa ra các dữ liệu đã được tính toán, duyêt công trên bảng chấm công

mà đã được kiểm tra và điều chỉnh

3, Môđun Xử Lý & Xác Nhận

Môđun này sẽ xử lý, điều chỉnh một lần cuối trước khi xác nhận tạo lên Bảng Thanh Toán, xử lí Bảng Thanh Toán kết hợp với việc chuẩn bị chi trả lương về các

bộ phận

+ Input: Lấy dữ liệu đã được xử lí sơ bộ để tạo thành dữ liệu mới ttrong các bảng thanh toán

+ Output: Bảng Thanh Toán tương ứng cùng với Tiền mặt để chi trả

4, Môđun Chi Trả (Cấp Phát) Lương

Ở Môdun này có tác dụng phân bổ chi trả lương về các Bộ Phận Gián Tiếp và Trực Tiếp sau đó phân bổ, chi trả về các Đơn vị rồi các Nhân viên

nhờ sự đối chiếu vào các dữ liệu đã qua xử lý Trong các Bảng Thanh Toán

+ Input: Dữ liệu trong các Bảng Thanh Toán và Tiền mặt đã được xác nhận + Output: Tiền mặt

B Dự kiến thiết kế cơ sở dữ liệu

1) Dự kiến xây dựng cơ sở dữ liệu:

Việc lưu trữ dữ liệu luôn luôn là công việc khó khăn trong bất kỳ hệ thống nào Khi thiết kế ta phải quyết định dữ liệu nào có thể lưu vào bảng tạm thời hay buộc phải lưu trong bảng thường trực và cấu trúc của các bảng này như thế nào Chúng

ta phải biến đổi (tối ưu hoá) cấu trúc lưu trữ sao cho đạt hiệu quả Trong việc đặt tên về đường dẫn và thư mục để lưu trữ thông tin bao gồm:

QLTL\DATA\DONVI.DBF

Để truy cập và lấy thông tin nhanh nên em bố trí dung lượng mỗi tháng lương

LUONG2_1998.DBF …

Ngoài ra còn có tệp để lưu trữ các trường hợp đặc biệt như nghỉ việc, chuyển công tác Có thể đặt tên là HSLUU.DBF

2)Thiết kế các bảng dữ liệu:

Dựa vào phân tích dữ liệu mô hình thực thể quan hệ có7 File chính (chưa kể các

file tạm thời và file lưu trữ) để lưu trữ dữ liệu của hệ thống gồm:

2.1, File Nhân viên:

Dùng để lưu trữ tất cả các thông tin của nhân viên, của từng đơn vị, từng bộ phận, của từng cơ quan Trong đó gồm 5 trường dữ liệu

nhân viên: Dùng để biết còn bao nhiêu năm nữa thì đến tuổi hưu trí

từng nhân viên

2.2, File Bộ Phận Gián Tiếp:

Được xây dựng nên được dùng để quản lý một cách dễ dàng đối với tất cả các nhân viên thuộc từng đơn vị làm gián tiếp Nó gồm 1 trường thông tin sau:

* Gồm trường Tên,Chế Độ kiểu ký tự:

Là file chứa tất cả những thông tin về mọi chế độ mà tất cả những thành

viên đang công tác có thể đưọc hưởng như: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, cấp bậc lương, chế độ lương tháng, lương theo thời gian, lương theo sản phẩm

2.6, File Bảng Chấm Công:

Là một file chứa rất nhiều thông tin của từng đơn vị thuộc từng bộ phận

gián tiếp và trực tiếp Nó gồm 5 trường:

24

- Mã Đơn Vị kiêủ ký tự: cho biết bảng chấm công này thuộc đơn vị nào của bộ phận gián tiếp hay trực tiếp

nhân viên dùng để tính lương cho từng nhân viên

2.7, File Bảng Thanh Toán:

Là một file lưu trữ tất cả những dữ liệu sau khi tính toán ttừ bảng chấm công

mà khi cấp phát lương phải dựa vào kết quả của bảng thanh toán lương này Nó gồm 4 trường:

phận gián tiếp hay trực tiếp

để đối chiếu đối với các thắc mắc của từng nhân viên

được nhận sau khi trả lương tính theo bảng chấm công

2.8, File Đơn Vị:

Gồm 2 trường Mã đơn vị và Tên bộ Phận kiểu ký tự

3 Bảng cơ sở dữ liệu dự kiến như sau:

Bảng: thanhvien

Bảng: donvi

Bảng: chamcong

26

Ngaycong Numberic 4 Ngày công

Bảng: thanhtoan

Bảng: phongban

Bảng: giantiep

Bảng: tructiep

Bảng: chedo

C Thiết kế một số giao diện chính của hệ thống

Đây là thiết kế dự kiến tạm thời menu chính của hệ thống từ menu này có thể phát triển ra các giao diện của hệ thống cũng như chức năng của hệ thống quản lý Menu này được thiết kế dựa trên menu chuẩn của các phần mềm khác và có các tác

vụ công việc phù hợp với hệ thống như vậy người sử dụng có thể dễ dàng làm việc A.Quản lý file:

1 Quản lý file

1.1 Tạo file mới.

C.Thanh toán lương

1.Lập danh sách thanh toán

Sau khi được học và làm bài kiểm tra hết môn phân tích & thiết kế hệ thống,

em thấy rằng để có một hệ thống tốt thì khâu phân tích và thiết kế phải tốt phải đầu

tư thời gian cũng như công sức cho công việc đó Việc phân tích tốt giúp tránh sai lầm trong khi thiết kế tức là giảm đi thời gian làm lại nhiều lần, do đó đỡ tốn kém

về thời gian và tiền bạc Đồng thời, cần phải có một cái nhìn tổng quát, đầy đủ và

chính xác về hệ thống muốn xây dựng cũng như mục tiêu mà hệ thống cần hướng tới

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin đáp ứng được nhu cầu ứng dụng tin học đang phát triển nhanh chóng, quy mô ứng dụng ngày càng rộng lớn và là khâu mang tính quyết định trong việc xây dựng hệ thống thông tin Đó là những mục tiêu hàng đầu của đảng và nhà nước ta đang hướng tới về tin học hoá

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin không những chỉ ra công nghệ phân tích

và thiết kế với việc sử dụng những công cụ và phương pháp khác nhau mà còn bao gồm cả những kinh nghiệm tích luỹ trong quá trình phân tích và khảo sát những hệ thống thông tin khác, cũng như có một cách nhìn tổng quan hơn về hệ thống

Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên phân tích và thiết kế một hệ thống cũng như

chập chững bước đi trên một con đường mới một môn khoa học mới đó là “phân

tích thiết kế hệ thống” nên em không tránh khỏi những sai lầm Vậy kính mong

Thầy nhận xét và góp ý để hệ thống quản lý này hoàn thiện hơn nữa Một lần nữa,

em chân thành cảm ơn Thầy đã giảng dạy môn học này trong suốt kỳ học vừa rồi

TÀI LIỆU THAM KHẢO

30