Tổng quan về công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

Đề tài : Tổng quan về công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

Phần I:

Khái quát chung về đặc điểm quản lý, hoạt động kinh doanh của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp

Hà Nội

1.1) Lịch sử hình thành và phát triển của công ty sản xuất

và xuất nhập khẩu tông hợp Hà Nội

Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội có tiền thân là Liên hiệpcác hợp tác xã tiểu thủ công nghiệp Hà Nội Theo chủ trơng đổi mới và để thíchnghi với cơ chế thị trờng, theo nghị quyết 16/NQ của Bộ chính trị và nghị quyết số146/HĐBT của Hội Đồng Bộ Trởng thực hiện việc giải thể Liên hiệp hợp tác xãtiểu thủ công nghiệp, ngày 18/12/1989 UBND thành phố Hà Nội đã ra quyết định

số 591/QĐ-TC chuyển Liên hiệp hợp tác xã tiẻu thủ công nghiệp Hà Nội thànhLiên hiệp sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội trên cơ

sở tiếp nhận, tổ chức lại lao động, cơ sở vật chất, nguồn vốn… của Liên hiệp hợptác xã tiểu thủ công nghiệp Theo quyết định này Liên hiệp sản xuất, dịch vụ vàxuất nhập khẩu Hà Nội là một tổ chức kinh tế tập thể có t cách pháp nhân và thựchiện chế độ hạch toán kinh tế Từ năm 1989 đến năm 1993, đây là Liên hiệp xuấtnhập khẩu tổng hợp mạnh nhất trực thuộc UBND thành phố Hà Nội, có hoạt độngtrên mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là: sắt, thép,phân bón, hoá chất, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất… Các mặt hàng xuất khẩuchính là hàng hoá nông lâm sản, khoáng sản, nguyên vật liệu thô, các mặt hàngtiểu thủ công nghiệp… Tuy nhiên, nhìn chung trong giai đoạn này Liên hiệp vẫnchủ yếu kinh doanh theo chỉ tiêu pháp lệnh, đơn đặt hàng, hạn ngạch do nhà nớccấp, khả năng tự chủ thấp, cơ cấu và bộ máy tổ chức còn cồng kềnh, hiệu quả chacao

Năm 1993, công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đợc thànhlập theo quyết định số 528/QĐ/UB ngày 29 tháng 1 năm 1993 của UBND thànhphố Hà Nội với tên gọi ban đầu là Công ty sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểuthủ công nghiệp Hà Nội trực thuộc Liên hiệp sản xuất, dịch vụ và xuất nhập khẩutiểu thủ công nghiệp Hà Nội Theo quyết định này, công ty là doanh nghiệp nhà n-

ớc có dầy đủ t cách pháp nhân và hạch toán độc lập, đợc mở tài khoản tại các ngânhàng kể cả tài khoản ngoại tệ và đợc sử dụng con dấu riêng theo quyết định củanhà nớc Cũng theo quyết định thành lập này, công ty có số vốn kinh doanh ban

đầu là 1564,5 triệu đồng, bao gồm:

- Vốn cố định là 550,7 triệu đồng

- Vốn lu động là 1013,8 triệu đồng

Trong đó:

- Vốn ngân sách nhà nớc cấp : 1552,5 triệu đồng

- Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 12,0 triệu đồng

Đến ngày 30 tháng 8 năm 1993, UBND thành phố Hà Nội lại ra quyết định số3236/QĐ/UB đổi tên công ty thành tên chính thức hiện nay là Công ty sản xuất vàxuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội ( có tên viết tắt là HAPROSIMEX)

+ Trụ sở chính đặt tại 22 phố Hàng Lợc – quận Hoàn Kiếm – Hà Nội

+ Đăng ký kinh doanh số 109194 do Uỷ ban kếa hoạch nhà nớc cấp ngày10/09/1993

+ Điện thoại: 8267708

+ Fax: (844)8264014

Trong những buổi đầu thành lập, công ty đã gặp phải không ít khó khăn cả vềkhách quan lẫn chủ quan Đó là do việc phải chuyển đổi từ một cơ quan hànhchính bao cấp sang thành đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập cùng vớicơ sở vật chất nghèo nàn lạc hậu, đội ngũ công nhân viên cha quen với công việcsản xuất kinh doanh mới cộng với việc thanh tra kiểm tra kéo dài… Bên cạnh đó lànhững khó khăn do việc các thị trờng xuất nhập khẩu truyền thống nh Liên Xô vàcác nớc Đông Âu có nhiều xáo trộn, trong khi thị trờng Tây Âu và khu vực châu átuy có mở rộng nhng vẫn còn rất mới Trong tình hình đó, toàn bộ cán bộ côngnhân viên trong công ty đã đoàn kết phấn đấu vừa sắp xếp lại tổ chức, vừa duy trìhoạt động kinh doanh và từng bớc tháo gỡ những vớng mắc về tài sản, về vốn, về tổchức quản lý … Từ đó cồng ty đã nâng cao đợc kết quả hoạt động kinh doanh, từngbớc mở rộng thị trờng Đợc sự quan tâm chỉ đạo của thành uỷ, UBND thành phố

Hà Nội cùng các cơ quan chức năng kết hợp với sự năng động sáng tạo của bangiám đốc và tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã đẩy hoạt động sản xuất kinhdoanh của mình không ngừng phát triển với tốc độ năm sau cao hơn năm trớc Đếnnay công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội dẫ là một trong nhữngdoanh nghiệp dẫn đầu của thành phố Hà Nội cũng nh của cả nớc, với tốc độ tăngtrởng bình quân là 25%/năm Công ty đã có tích luỹ, đầu t chiều sâu, mở rộngngành nghề và đa dạng hoá mặt hàng, mở rộng thị trờng xuất nhập khẩu với nhiềunớc trên thế giới, nâng cao hiệu quả kinh doanh Hiện nay, công ty đã có chỗ đứngvững chắc trên thơng trờng và có tiềm năng phát triển lớn mạnh hơn

1.2) Chức năng nhiệm vụ của công ty

- Nhận uỷ thác xuất khẩu và nhập khẩu cho các doanh nghiệp trong nớc và quốc

tế, tham gia liên doanh, liên kết sản xuất hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nớc

- Hợp tác, liên doanh liên kết mở cửa hàng làm đại lý giới thiệu, tiêu thụ sảnphẩm của công ty và sản phẩm liên doanh với các tổ chức kinh tế trong ngoài n-ớc.

1.2.2/ Nhiệm vụ:

Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp nhà nớc do UBND thànhphố Hà Nội quản lý, có t cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độclập, có tài sản riêng, nhiệm vụ của công ty là:

- Tổ chức và hoàn thiện bộ máy của công ty

- Bảo toàn và phát triển vốn nhà nớc giao

- Nộp ngân sách nhà nớc và địa phơng

- Thực hiện chế độ thu chi, hoá đơn, chứng từ theo chế độ hạch toán của nhà nớc

- Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thựchiện đúng đờng lối chính sách bảo vệ tài nguyên môi trờng

1.3) Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng, ban lãnh đạocông ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội xác định là phải xây dựngmột mô hình quản lý gọn nhẹ nhng phải có hiệu lực, phục vụ tốt cho chiến lợc kinhdoanh, đáp ứng yêu cầu mở rộng thị trờng cũng nh tạo điều kiện cho cán bộ côngnhân viên của công ty phát huy đợc hết năng lực để giúp cho công ty ngày càngphát triển Theo đó, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình sau (Bảng 1):

Phòng

kế toán

Phòng

KH -

đàu tư

tài chính

Phòng

đối ngoại

Phòng kinh doanh XNK

Phó giám

p mũ xuất khẩu

*Bảng 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

- Ban giám đốc: gồm một giám đốc và hai phó giám đốc

+ Giám đốc: là ngời lãnh đạo cao nhất trong công ty, điều hành chung toàn bộ

hoạt động của công ty thông qua các phó giám đốc và các trởng phòng chức năng,

đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và cấp trênvề mọi hoạt động kinhdoanh của công ty

+ Phó giám đốc là những ngời điều hành trực tiếp các cơ sở sản xuất gồm một phó

giám đốc phụ trách xí nghiệp may Thanh Trì, một phó giám đốc phụ trách xínghiệp mũ xuất khẩu Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trớc giám đốc về hiệuquả kinh doanh của xí nghiệp mình phụ trách Các phó giám đốc chỉ đợc trực tiếp

ký hợp đồng khi có sự uỷ quyền của giám đốc

- Phòng tổ chức hành chính: là phòng có chức năng tổ chức hành chính quản

trị, tổ chức cán bộ lao động và tiền lơng, đồng thời kết hợp với các phòng chứcnăng nhằm hoàn thành công tác xuất nhập khẩu Phòng tổ chức hành chính cónhiệm vụ chủ yếu là quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị, quản lý hồ sơ cán

bộ công nhân viên…

- Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ lập, theo dõi và kiểm tra sổ sách kế

toán…một cách hợp lệ, theo đúng chế độ và luật pháp do nhà nớc ban hành,quản lý tốt các hoạt động tín dụng tiền tệ, đáp ứng đủ, kịp thời nhu cầu về vốncho sản xuất kinh doanh; đồng thời chịu trách nhiệmvề tình hình thu chi tàichính cũng nh việc cung cấp chính xác các thông tin tài chính cho giám đốc

- Phòng kế hoạch đầu t và tài chính: có nhiệm vụ lập các kế hoạch tổng thể

trình giám đốc cùng các phòng ban khác của công ty xem xét ra quyết địnhkinh doanh Đồng thời đảm nhận hoạt động đầu t trong nội bộ doanh nghiệpcũng nh đầu t của doanh nghiệp ra bên ngoài Ngoài ra phòng kế hoạch đầu t vàtài chính còn đảm bảo cung cấp đầy đủ và đều đặn các nguồn vốn cho các đơn

vị của công ty nh đi vay hoặc huy động vốn nhàn rỗi từ các nguồn bên tronghoặc bên ngoài công ty

- Phòng đối ngoại: giải quyết các vấn đề về giao dịch, đàm phán với đối tác

cũng nh việc tìm kiếm, khảo sát, thăm dò thị trờng, cung cấp thông tin thơngmại cho giám đốc, trên cơ sở đó giám đốc sẽ đa ra quyết định cuối cùng

- Phòng xuất nhập khẩu: Hiện nay công ty có 6 phòng xuất nhập khẩu, mỗi

phòng phụ trách nghiên cứu nhu cầu thị trờng, tiếp thị giới thiệu sản phẩm vàkinh doanh một nhóm mặt hàng, đảm bảo chuyên môn hoá ngay trong hoạt

động xuất nhập khẩu, huy động tối đa năng lực làm việc của cán bộ kinh doanhtrong công ty

- Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: Có nhiệm vụ khai thác và tiêu thụ

sản phẩm ở các tỉnh phía Nam và hoạt động theo cơ chế hạch toán kinh doanh

độc lập Tuy nhiên nguồn vốn hoạt động sản xuất kinh doanh do công ty cấp

- Các xí nghiệp thành viên: Công ty có hai xí nghiệp thành viên là Xí nghiệp

may Thanh Trì và Xí nghiệp mũ xuất khẩu chủ yếu phục vụ cho hoạt động xuấtkhẩu của công ty Hai xí nghiệp này đồng thời có bộ máy quản lý riên, thựchiện chế độ hạch toán nội bộ, hoạt động vừa độc lập, có thể trực tiếp xuất khẩusản phẩm ra nớc ngoài, vừa ràng buộc với hoạt động của toàn công ty

1.4) Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty:

Là công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp, công ty vừa trực tiếp sảnxuất một số mặt hàng, vừa chủ động tìm nguồn hàng để xuất khẩu sang thị trờngcác nớc Đồng thời công ty cũng rất năng động nghiên cứu thị trờng, nhập khẩu từnớc ngoài các mặt hàng phục vụ cho sản xuất cũng nh tiêu dùng trong nớc Do đó,lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là xuất khẩu và nhập khẩu

Về xuất khẩu, công ty hiện nay đã xuất khẩu sang hơn 40 nớc trên thế giớivới các sản phẩm có chất lợng cao, mẫu mã và màu sắc đa dạng, giá cả hợp lý vàcạnh tranh nh hàng thủ công mỹ nghệ, nông lâm sản, hàng may mặc,… Bên cạnhkhả năng xuất khẩu, công ty còn tham gia vào hoạt động nhập khẩu với các mặthàng nhập khẩu chủ yếu gồm: sắt tấm, sắt nguyên liệu dùng cho sản xuất, hàngtiêu dùng nh mỹ phẩm,…

Phơng thức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kiểu công nghiệphoá hớng về xuất khẩu, thực hiện phân công lao động và chuyên môn hoá cao Bất

cứ phòng xuất nhập khẩu nào đợc lập ra cũng xuất phát từ yêu cầu công việc vàhiệu quả kinh tế, đợc đặt trong mối tơng quan chung với toàn bộ nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh chung của công ty

Từ khi thành lập đến nay, công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đãkhông ngừng phát triển về mọi mặt Tuy gặp nhiều khó khăn nhng doanh nghiệpvẫn làm ăn có lãi và thực hiện đây đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc Mộttrong những nguyên nhân dẫn đến kết quả này là nhờ công ty đã thờng xuyên đổimới và hoàn thiện công tác quản lý kinh doanh theo cơ chế thị trờng có sự quản lýcủa nhà nớc Đối với một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong nền kinh

tế thị trờng thì vấn đề Maketing rất đợc công ty coi trọng Bên cạnh đó, với mục

đích duy trì và đẩy mạnh nhịp độ tăng trởng của hoạt động xuất nhập khẩu, công tyrất chú trọng đến công tác khai thác mở rộng thị trờng Nhờ đó, đến nay, công ty

đã thiết lập đợc mối quan hệ kinh doanh xuất nhập khẩu với nhiều nớc trên thếgiới, trong đó đã tham gia thị trờng xuất khẩu với 38 nớc, thị trờng nhập khẩu với

26 nớc Ngoài ra, công ty còn có đội ngũ cộng tác viên rộng khắp, biết kết hợp chặtchẽ với Bộ thơng mại và các đại diện, các thơng vụ, sứ quán Việt Nam ở nớc ngoài

để khai thác thông tin và mở rộng thị trờng

Về cơ sở vật chất kỹ thuật, cho đến cuối năm 2003 công ty sản xuất và xuấtnhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã có một mạng lới các phòng giao dịch đợc trang bịhiện tại cùng một số các phơng tiện vận chuyển hàng hoá, kho tàng và 2 xí nghiệpsản xuất là:

- Xí nghiệp may Thanh Trì: đợc thành lập năm 1993 và hiện nay đã đợc cấpchứng chỉ ISO 9002 Xí nghiệp này có 4 phân xởng thêu, 13 dây chuyền mayvới 1000 máy là hơi và hơn 20 đầu máy Tajima đợc điều khiển bằng máy vitính Xí nghiệp may Thanh Trì có công suất là 600.000 áo Jacket hoặc 2 triệu

áo sơmi/năm cùng1200 công nhân

- Xí nghiệp mũ xuất khẩu: thành lập năm 1996, là xí nghiệp hợp tác với HànQuốc với chức năng gia công toàn bộ sản phẩm cho Hàn Quốc Xí nghiệp mũ

có 480 máy các loại, trong đó có 5 máy thêu điều khiển bằng máy vi tính, 20

đầu máy và các thiết bị khác chuyên phục vụ cho may công nghiệp và sản xuất

mũ Xí nghiệp hiện có 700 công nhân và công suất là5 triệu mũ các loại/năm.Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu mở rộng kinh doanh, công ty đã trích một phầnlợi nhuận của các năm bổ sung vào số vốn của mình, đa tổng số vốn lên127.924.582.477 VNĐ (năm 2003), trong đó:

+ Vốn cố định là 5.575.225.456 VNĐ

+ Vốn lu động là 122.167.357.021 VNĐ

Đến nay sau hơn 10 năm thành lập và hoạt động, công ty sản xuất và xuấtnhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh, trở thành một công ty xuấtnhập khẩu có uy tín trên thị trờng với những kết quả kinh doanh ngày càng đợcnâng cao, năm sau cao hơn năm trớc

2) Nguyªn gi¸ TSC§ 7499095498 7703283070 204187572 102,7 3) C¸c kho¶n ph¶i thu 44442246000 78274846000 33832600000 176,1 4) C¸c kho¶n ph¶i tr¶ 62510277000 116893222000 54382945000 187,1 5) Nî dµi h¹n 9489342000 8597500000 (891842000) 90,6 6) Nî ng¾n h¹n 53020935000 109122069000 56101134 205,8 7) Tæng doanh thu 762789338715 551762055275 (211027283560) 72,3 8) Gi¸ vèn hµng b¸n 734963653962 521865597681 (213098056441) 71,1 9) Lîi tøc gép 27825684753 29896457594 2070772841 107,4 10) LN thuÇn tõ H§KD 4973474335 2670185624 (2303288711) 53,7 11) Tæng LN tríc thuÕ 756478832 1858685884 1102207052 245,7

động với quy mô vừa trên địa bàn rộng, lại có 2 đơn vị phụ thuộc và một chi nhánhhạch toán báo sổ, nên công ty đã lựa chọn hình thức kế toán vừa tập trung vừa phântán Theo đó, bộ máy kế toán của công ty bao gồm: Phòng kế toán tại văn phòngcông ty, tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, tại xí nghiệp may Thanh Trì và Xínghiệp mũ xuất khẩu.

+ Phòng kế toán tại công ty có nhiệm vụ vừa xử lý các nghiệp vụ kinh tế phátsinh không phân cấp cho các đơn vị cơ sở, vừa tính toán, tổng hợp số liệu cuối kỳcủa toàn công ty để lập báo cáo tài chính cho giám đốc công ty và gửi báo cáo cáchoạt động thu chi tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty tới các cấpthẩm quyền theo quy định

+ Bộ phận kế toán ở đơn vị phụ thuộc sẽ thực hiện công tác kế toán tơng đốihoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị phân cấp hạchtoán, cuối kỳ gửi báo cáo kế toán về phòng kế toán công ty

+ Bộ phận kế toán tại chi nhánh của công ty báo sổ theo dõi kết quả hoạt

động kinh doanh của mình nhng chỉ ở mc độ tơng đối Cuối quý báo cáo quyếttoán về công ty, chứng từ gốc nằm tại đơn vị

Tại công ty, bộ máy kế toán có nhiệm vụ giúp giám đốc kiểm tra, quản lý chỉ

đạo các hoạt động tài chính tiền tệ của công ty và các đơn vị cơ sở; quản lý, tínhtoán về hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn, kiểm traviệc bảo vệ và sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn, giải quyết các khoản nợ trong vàngoài nớc còn tồn đọng

Bộ máy kế toán tại văn phòng công ty gồm có 7 ngời, trong đó mỗi ngời thựchiện một nhiệm vụ nhất định

- Kế toán trởng: là ngời phụ trách, quản lý chung tất cả các vấn đề phát sinhthuộc phòng kế toán Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộcông tác tài chính kế toán của công ty, xác định kết quả kinh doanh và lập báocáo tài chính theo từng kỳ hạch toán, điều hành phòng kế toán.

- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản công nợ, tổng hợp số liệu

kế toán, định kỳ lập các báo cáo tài chính

- Kế toán tiền mặt: phụ trách tài khoản tiền mặt và tài khoản công cụ dụng cụ,theo dõi về lơng, BHXH,… Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, hoá đơn đểviết phiếu thu chi

- Kế toán ngân hàng: theo dõi các tài khoản ngân hàng và tài khoản ký quỹ, phụtrách giao dịch với ngân hàng

Kế toán tiền vay

Kế toán hàng hoá

Thủ quỹ

- Kế toán tiền vay: có nhiệm vụ làm thủ tục vay, trả nợ; trích hao mòn TSCĐ;theo dõi các tài khoản chi phí 641, 642 để phân chia cho từng bộ phận.

- Kế toán hàng hoá: theo dõi nhập kho, xuất kho hàng hoá, doanh thu, giá vốn;

kê khai thuế

- Thủ quỹ: là ngời quản lý tiền mặt, trực tiếp thu chi tiền mặt theo các chứng từhợp lệ tại công ty

2.2) Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ ởcông ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

• Hệ thống chứng từ:

Phòng kế toán công ty có nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi các hoạt động kinhdoanh của các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tại văn phòng công ty Vì vậyviệc hạch toán sẽ theo mô hình của doanh nghiệp thong mại Hệ thống chứng từcủa công ty tuân thủ theo mẫu chứng từ do nhà nớc ban hành, ngoài ra còn dựa trêncác chứng từ gốc tùy theo từng nghiệp vụ phát sinh do đặc thù của hoạt động kinhdoanh thơng mại xuất nhập khẩu Nh vậy, ngoài các chứng từ thông thờng theo luật

định nh: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT,…công ty còn dựa trên các loại chứng từ khác để làm căn cứ hạch toán nh: Hợp đồngmua bán hàng hoá, Hợp đồng xuất nhập khẩu, Tờ khai hải quan, Giấy báo Nợ,Giấybáo Có,…

• Luân chuyển chứng từ:

Quy trình luân chuyển chứng từ ở công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổnghợp Hà Nội chủ yếu là tập trung vào 2 loại sau:

- Các chứng từ liên quan đến tiền:

(1) Bộ phận sử dụng viết giấy đề

đốc

(3) Ban giám đốc ký duyệt phòng kế toán

(4) Kế toán làm trực tiếp

- Các chứng từ về hàng hoá, doanh thu

(1) Các bộ phận kinh doanh viết phiếu nhập kho, hoá đơn, hợp đồng,… chuyển chophòng kế toán

giám đốc

(3) Ban giám đốc ký duyệt phòng kế toán

(4) Kế toán phụ trách trực tiếp

2.3) Tổ chức hệ thống tài khoản ở công ty sản xuất vàxuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

Do đặc điểm là doanh nghiệp kinh doanh thơng mại xuất nhập khẩu nên công

ty dã sử dụng hệ thống tài khoản đợc xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản theoquyết định 1141/TC/CĐKT do Bộ tài chính ban hành năm1995, tuy nhiên đãđợcvận dụng sao cho phù hợp với điều kiện của công ty

Theo đó, các tài khoản sẽ đợc xây dựng chi tiết theo yêu cầu quản lý cũng nh

đặc điểm kinh kinh doanh của công ty Ví dụ nh các tài khoản tiền mặt, tiền gửi,tài khoản hàng tồn kho, các tài khoản phải thu, phải trả,… Đặc biệt, do công ty có 6phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tham gia trực tiếp các hoạt kinh doanh nên cáctài khoản doanh thu, chi phí thờng sẽ đợc chi tiết tới từng phòng để có thể dễ dàngtheo dõi kết quả kinh doanh của từng phòng Ngoài ra, do yêu cầu quản lý nên một

số tài khoản còn có thể chi tiết theo loại hình kinh doanh xuất khầu hay nhập khầuSau đây là một số nguyên tắc xây dựng các tài khoản chi tiết cho một số tàikhoản thờng sử dụng trong công ty:

Tài khoản này đợc chi tiết theo nguyên tắc sau;

+ Cấp 1: chi tiết theo tiền Việt Nam hay ngoại tệ

TK 112.1 – Tiền VN gửi ngân hàng

TK 112.2 – Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ

+ Cấp 2: chi tiết theo từng ngân hàng mà công ty mở tài khoản

TK 112.21 – Tiền ngoại tệ tại Vietcombank Hà Nội

TK 112.22 – Tiền ngoại tệ tại Techcombank

TK 112.23 – Tiền ngoại tệ tại NH Công thơng Ba Đình

TK 112.24 – Tiền ngoại tệ tại HSBC

TK 112.25 – Tiền ngoại tệ tại VCBTW

TK 112.26 – Tiền ngoại tệ tại NH Đầu t & phát triển Hà Nội+ Cấp 3: chi tiết theo từng loại tiền ngoại tệ

TK 112.211 – Dolar Mỹ tại Vietcombank Hà Nội

TK 112.212 – Euro tại Vietcombank HN

TK 112.213 – USD quản lý giữ hộ tại Vietcombank HN

TK 112.214 – Tiền JPY tại Vietcombank HN

+ Cấp 1: chi tiết theo từng phòng kinh doanh

+ Cấp 2: chi tiết theo từng khách hàng

Ví dụ:

TK131 – Phải thu của khách hàng

TK 131.1 – Phải thu của phòng nhập khẩu

TK 131.101 _ TYHAKO Co.Ltd

TK 131.102 _ Công ty TNHH Phơng Đông

Đối với loại TK ngoài bảng, ở công ty chỉ sử dụng duy nhất một tài khoản là

TK 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản Việc ghi chép TK này giống nh chế độ

quy định

* Bảng 4 : Danh mục các tài khoản đợc sử dụng

Tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

Số hiệu TK

Tên tài khoản Số hiệu TK

Tên tài khoản

Loại 1: tài sản lu động Loại 2 : tài sản cố định

111 Tiền mặt 211 Tài sản cố định hữu hình

111.1 Tiền việt nam 211.2 Nhà cửa , vật kiến trúc

111.2 Ngoại tệ 211.3 Máy móc , thiết bị

112 Tiền gửi ngân hàng 211.4 Phơng tiện vận tải , truyền dẫn

112.1 Tiền việt nam 211.5 Thiết bị , dụng cụ quản lý

112.2 Ngoại tệ 211.6 Cây lâu năm, súc vât làm việc

113 Tiền đang chuyển 211.8 Tài sản cố định hữu hình khác

131 Phải thu của khách hàng 214 Hao mòn TSCĐ

133 Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ 214.1 Hao mòn TSCĐ hữu hình

133.1 VAT đợc khấu trừ của HH, DV 222 Góp vốn liên doanh

133.2 VAT đợc khấu trừ của TSCĐ 241 Xây dựng cơ bản dở dang

136 Phải thu nội bộ 244 Ký cợc , ký quỹ dài hạn

136.1 Vốn KD ở các đơn vị trực thuộc Loại 3 : nợ phải trả

136.8 Phải thu nội bộ khác 311 Vay ngắn hạn

138 Phải thu khác 315 Nợ dài hạn đến hạn trả

138.1 Tài sản thiếu chờ xử lý 331 Phải trả cho ngời bán

138.8 Phải thu khác 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc

139 Dự phòng phải thu khó đòi 333.1 Thuế giá trị gia tăng

ngắn hạn 333.4 Thuế thu nhập doanh nghiệp

154 CPSX kinh doanh dở dang 333.5 Thu trên vốn

155 Thành phẩm 333.6 Thuế tài nguyên

Số hiệu TK

Tên tài khoản Số hiệu TK

Tên tài khoản

156.1 Giá mua hàng hoá 333.8 Các loại thuế khác

156.2 Chi phí thu mua hàng hoá 333.9 Phí , lệ phí và các khoản phải nộp khác

159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 334 Phải trả công nhân viên

Loai4: nguồn vốn chủ sở hữu 335 Chi phí phải trả

411 Nguồn vốn kinh doanh 336 Phải trả nội bộ

412 Chênh lệch đánh giá lại tài sẩn 338 Phải trả , phải nộp khác

413 Chênh lệch tỷ giá 338.1 Tài sản thừa chờ giải quyết

414 Quỹ đầu t phát triển 338.2 Kinh phí công đoàn

415 Quỹ dự phòng tài chính 338.3 Bảo hiểm xã hội

416 Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 338.4 Bảo hiểm y tế

421 Lọi nhuận cha phân phối 338.7 Doanh thu cha thực hiện

421.1 Lợi nhuận năm trớc 338.8 Phải trả , phải nộp khác

421.2 Lợi nhuận năm nay 341 Vay dài hạn

431 Quỹ khen thởng , phúc lợi 342 Nợ dài hạn

431.1 Quỹ khen thởng Loại 5: doanh thu

431.2 Quỹ phúc lợi 511 Doanh thu

431.3 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 515 DT hoạt động tài chính

441 Nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản 521 Chiết khấu thơng mại

451 Quỹ quản lý của cấp trên 531 Hàng bán bị trả lại

532 Giảm giá hàng bán

Loại 6: chi phí sxkd Loại 7: thu nhập hoạt động khác

632 Giá vốn hàng bán 711 Thu nhập khác

635 Chi phí hoạt động tài chính

641 Chi phí bán hàng Loại 8 : chi phí hoạt động khác641.1 Chi phí nhân viên 811 Chi phí khác

441.9 CP tại XN, CN & thởng kim ngạch

642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

2.4) Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty sản xuất vàxuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội:

2.4.1/ Hình thức sổ kế toán đợc áp dụng ở công ty:

Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội sử dụng hình thức sổ

“Chứng từ – Ghi sổ” để tổ chức hạch toán và đợc thực hiện ghi chép trên máy vitính

Theo hình thức “Chứng từ – Ghi sổ”, chứng từ gốc đợc phân loại theo từngloại nghiệp vụ kinh tế Sổ sách trong hình thức này bao gồm các loại:

+ Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtheo tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp và đợc mở riêng cho từng tàikhoản

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Sổ này vừa dùng để đăng ký cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu sốliệu với Bảng cân đối số phát sinh

+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tếphát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chaphản ánh đợc

Chøng tõ gèc

B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc

B¶ng tæng hîp chi tiÕt

Sæ quü

Sæ ®¨ng

ký chøng

tõ ghi sæ

Chchú Chú thích :

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ: Kiểm tra, đối chiếu

* Bảng 5: Trình tự hạch toán theo hình thức “Chứng từ – Ghi sổ”