GIAN HIỆU QUẢĐỒ THỊ QUẢN LÝ THỜI GIAN Đồ thị quản lý thời gian là một công cụ thông minh giúp bạn quyết định TÍNH KHẨN CẤP và TẦM QUAN TRỌNG của một công việc cụ thể nào đó.. Ví dụ: Tron
Trang 1QUẢN LÝ THỜI GIAN
Trang 2management
Trang 3Thời gian có giá trị như thế nào? Bạn đang sử dụng thời gian ra sao? Quản lý thời gian là gì?
Các công cụ dùng để quản lý thời gian?
Làm thế nào để sử dụng thời gian hiệu quả?
Trang 4PHẦN 1:
THỜI GIAN VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
PHẦN 2:
CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN
PHẦN 3:
LÀM SAO SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ
Trang 5QUẢN LÝ THỜI GIAN
PHẦN 2
Trang 6Do not squander time for that is the stuff life is made of.
Benjamin Franklin
Trang 7GIAN HIỆU QUẢ
ĐỒ THỊ QUẢN LÝ THỜI GIAN
Đồ thị quản lý thời gian là một công cụ thông minh giúp bạn quyết định TÍNH KHẨN CẤP và TẦM QUAN TRỌNG của một công việc cụ thể nào đó
khẩn cấp khi nó đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức
Ví dụ: Trong một tai nạn giao thông
Khi một việc phải hoàn thành vào một thời điểm nhất định, khi thời hạn cuối cùng càng đến gần, tính khẩn cấp của nó càng tăng
Ví dụ:
Trang 8GIAN HIỆU QUẢ
ĐỒ THỊ QUẢN LÝ THỜI GIAN
Ví dụ: Việc nào khẩn cấp hơn?
• Lên kế hoạch Hội thao cho lớp (Thứ 7, ngày 5 tháng 12)
• Hoàn thành bài tập nhóm môn Nhập môn học đại học (Thứ 4, ngày 9 tháng 12)
• Chuẩn bị quà tặng bạn vào dịp Giáng sinh
Trang 9+ Khẩn cấp
- Khẩn cấp
2 Hoàn thành bài tập nhóm
3 Hoàn thành kế hoạch hội thao
1 Chuẩn bị quà Giáng sinh
Khi thời gian trôi đi, cả 3 công việc có xu hướng
chuyển dần lên phía trên của trục thẳng đứng,
công việc càng ngày càng khẩn cấp hơn
Trang 10GIAN HIỆU QUẢ
ĐỒ THỊ QUẢN LÝ THỜI GIAN
là quan trọng khi nó có một ý nghĩa lớn hoặc
sẽ gây ra một kết quả/ hậu quả đáng kể Mức
độ quan trọng của công việc không bị ảnh hưởng khi thời gian trôi đi
Trở lại ví dụ trên…
• Kế hoạch hội thao khẩn cấp hơn, nhưng việc hoàn thành bài tập nhóm thì quan trọng hơn
Trang 11- Quan trọng + Quan trọng
3 Hoàn thành bài tập nhóm
2 Hoàn thành kế hoạch hội thao
1 Chuẩn bị quà Giáng sinh
Có nhận xét gì không?
Trang 12ĐỒ THỊ QUẢN LÝ THỜI GIAN
+ Khẩn cấp
- Khẩn cấp1
3
2
Trang 13GIAN HIỆU QUẢ
Việc hoàn thành kế hoạch hội thao cho lớp thì khẩn cấp hơn việc hoàn thành bài tập nhóm,
vì thế nó cần được hoàn tất sớm hơn
Việc hoàn thành bài tập nhóm quan trọng hơn việc chuẩn bị quà Giáng sinh, do vậy công
việc này cần được đầu tư nhiều thời gian và nguồn lực để suy nghĩ và giải quyết
Việc chuẩn bị quà Giáng sinh xét về cả tầm quang trọng và tính khẩn cấp đều thấp hơn nên có thể giải quyết sau cùng
Trang 14Khi thời gian trôi đi thì một công việc
khẩn cấp sẽ trở nên khẩn cấp hơn
+ Khẩn cấp
- Khẩn cấp1
3
2
2 Hoàn thành bài tập nhóm
3 Hoàn thành kếhoạch hội thao
1 Chuẩn bị quà Giáng sinh
2Một công việc sẽ thay đổi mức độ quan trọng nếucác ảnh hưởng hoặc kết quả của nó thay đổi
Trang 16Việc phân loại công việc vào các ô tương ứng và hiểm hoạ
có thể xảy ra được tóm tắt trong bảng dưới đây
Ô PHẦN TƯ LOẠI CÔNG VIỆC HIỂM HỌA
Ô 0 – 3 giờ
Ô ưu tiên hàng đầu
Công việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng
Công việc có thể không được thực hiện tốt
Ô 3 – 6 giờ
Ô lập kế hoạch
Công việc không khẩn cấp nhưng quan trọng
Công việc có thể không bao giờ được thực hiện
Ô 9 – 12 giờ
Ô nhanh và đơn
giản
Công viêc Khẩn cấp nhưng kém quan trọng
Quá nhiều thời gian bỏ
ra cho công việc tuy khẩn cấp nhưng kém quan trọng
Trang 18Let him who would enjoy a good future
waste none of his present.
Roger Babson
Trang 19CUỐN NHẬT KÝ: dành cho việc lập kế hoạch dài hạn, để ghi lại những cuộc hẹn, sự kiện và những cam kết cho một thời điểm nào đó
trong tương lai (các tháng trong năm và năm
kế tiếp)
Trang 20GIAN HIỆU QUẢ
MẪU NHẬT KÝ THAM KHẢO
Trang 22Lập danh sách công việc
Quyết định trình tự giải quyết
Phân bổ thời gian cho công việc
Trang 24STT Công việc Ghi chú Thời gian
ước tính
1 Đọc hai cuốn sách để trả lại sáng mốt 30 phút
2 Phát thảo sơ bộ kế hoạch Hội thao 60’
3 Học 4 tiết Anh văn Từ 13 -> 15h30 150’
4 Tìm tài liệu cho bài tập nhóm Trước 10h 90’
5 Gọi điện cho cô giáo hỏi phòng học bù 15’
Trang 26STT Công việc Ghi chú Thời gian
ước tính
1 Đọc hai cuốn sách để trả lại sáng mốt 30 phút
2 Phát thảo sơ bộ kế hoạch Hội thao 60’
3 Học 4 tiết Anh văn Từ 13 -> 15h30 150’
4 Tìm tài liệu cho bài tập nhóm Trước 10h 90’
5 Gọi điện cho cô giáo hỏi phòng học bù 15’
Trang 27STT Công việc Ghi chú Thời gian
ước tính
4 Tìm tài liệu cho bài tập nhóm Trước 10h 90’
6 Họp nhóm làm BT 10h 90’
3 Học 4 tiết Anh văn Từ 13 -> 15h30 150’
10 Đánh cầu lông với bạn Đã hẹn lúc 17h 60’
9 Học tiếng Anh tại TTNN Từ 19h-20h30 90’
Trang 28GIAN HIỆU QUẢ
Còn lại các công việc 1 – 2 – 5 – 7 – 8 thể hiện lên đồ thị thời gian
Thứ tự công việc: 5 – 7 – 2 – 8 – 1
Trang 29GIAN HIỆU QUẢ
Bước 3: Phân bổ thời gian
Danh sách các công việc đã có thời gian phải hoàn thành theo đúng trình tự thời gian
Danh sách các công việc còn lại vào các khoảng thời gian trống
Trang 30STT Công việc Thời gian ước tính Thời gian ước tính Kết quả
5 Gọi điện cho cô giáo hỏi phòng
4 Tìm tài liệu cho bài tập nhóm 90’ – 75’ 7:45 – 9:00
2 Phátthảo sơ bộ kế hoạch Hội
1 Đọc hai cuốn sách để trả lại sáng
Trang 31Nên có thời gian trống để giải quyết những điều không mong đợi.
Có gắng kết hợp công việc để có thể tiết kiệm thời gian
Khi có sự thay đổi nên có ghi chú để điều chỉnh hợp lý, không phá vỡ lịch trình công việc của bạn
Ghi lại kết quả thực hiện để rút kinh nghiệm
