giới thiệu hệ thống thông tin trong kinh doanh

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanhTại sao các dự án phát triển công nghệ thông tin thành công hay thất bại Phần 2: TẠI SAO CÁC DOANH NGHIỆP CẦN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Các vai trò c

Trang 1

Chương 1: Giới thiệu HTTT trong kinh doanh

GIỚI THIỆU HỆ THỐNG

THÔNG TIN TRONG KINH DOANH

Mục tiêu:

1 Giải thích tại sao kiến thức về các hệthống thông tin (HTTT) dành cho người dùngcuối -doanh nghiệp là quan trọng và xác địnhnăm lĩnh vực kiến thức các doanh nghiệp cầnbiết

2 Cho ví dụ minh họa về cách mà các hệthống thông tin có thể hỗ trợ các nghiệp vụ kinhdoanh, ra quyết định của các nhà quản lý, và ưuthế chiến lược của các công ty

3 Xác định cho các doanh nghiệp thấy rằnghọ có thể sử dụng công nghệ thông tin (IT) đểgiành ưu thế cạnh tranh chiến lược nhờ vào việcnối mạng toàn xí nghiệp, toàn cầu hóa, và tái tổchức quá trình xử lý kinh doanh

Trang 2

Phần 1:

TẠI SAO PHẢI NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN? Tại sao HTTT là quan trọng?

Các hệ thống và công nghệ thông tin đã trở thành một thànhphần sống còn quyết định sự thành công của các doanhnghiệp và các tổ chức Có thể bạn sẽ trở thành một nhà quảnlý, hay một doanh nhân chuyên nghiệp trong tương lai Chonên có sự hiểu biết căn bản về HTTT là quan trọng dối vớinhà quản lý

Bạn cần biết điều gì?

Bạn cần học cách ứng dụng hệ thống thông tin và công nghệthông tin vào tình huống kinh doanh cụ thể của đơn vị mình

Doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần nổ lực vào năm lĩnh vực kiến thức sauđây:

Trang 3

 Công nghệ

 Ứng dụng

 Phát triển

 Quản lý

Khái niệm căn bản

Các khái niệm có tính chất hành vi và kỹ thuật Chương 1, 2và các chương khác sẽ cung cấp các kiến thức này

Công nghệ

Đó là phần cứng, phần mềm, mạng, quản lý cơ sở dữ liệu,và các kỹ thuật xử lý thông tin khác Chương 4 đến 7 và cácchương khác sẽ cung cấp lĩnh vực kiến thức về HTTT này

Ứng dụng

Là việc sử dụng các HTTT chính cho nghiệp vụ, cho quảnlý, và lợi thế cạnh tranh của xí nghiệp, bao gồm thương mạiđiện tử, hợp tác sử dụng Internet, Intranet, và Extranet đượcđề cập trong chương 8 đến chương 10

Phát triển/Xây dựng

Người dùng cuối hay các chuyên viên tin học sử dụng cácphương pháp căn bản xây dựng các giải pháp HTTT để giảiquyết bài toán kinh doanh Chương 3 giúp bạn có được

Trang 4

Quản lý

Là thách thức về mặt hiệu quả và đạo đức của việc quản lýcác nguồn tài nguyên và chiến lược kinh doanh gắn liền vớiviệc sử dụng công nghệ thông tin ở người dùng cuối, và xínghiệp

Tài nguyên thông tin và công nghệ

Là con người, phần cứng, phần mềm, mạng thông tin và dữliệu

Tương lai của người dùng cuối

Bất cứ người nào sử dụng HTTT hay thông tin nó sản xuất ra

là người dùng cuối Người dùng cuối thuộc loại quản lý là

các nhà quản lý, hay các nhà chuyên môn cấp độ quản lý sửdụng HTTT

Tương lai của xí nghiệp

Hệ thống thông tin có nối mạng ngày nay giữ vai trò quantrọng trong sự thành công của xí nghiệp trong kinh doanh.Mạng Internet và tương tự Internet, hay Intranet, và cácmạng nối giữa các tổ chức bên ngoài, gọi là Extranet

Xã hội thông tin toàn cầu

Trang 5

Người lao động có kiến thức, nghĩa là những người dành

hầu hết thời gian cho việc giao tiếp và hợp tác thành các đội

và các nhóm làm việc và tạo ra, sử dụng, và phân phối

thông tin

Bốn làn sóng công nghệ thông tin

Khía cạnh đạo đức của IT

Bạn nên hiểu biết về trách nhiệm đạo đức trong việc sử

dụng công nghệ thông tin: sự không thích hợp, vô trách

nhiệm, gây hại cho các cá nhân khác hay cho xã hội

Thách thức lớn của xã hội thông tin toàn cầu là quản lý các

nguồn tài nguyên thông tin sao cho mọi thành viên trong xã

hội đều có lợi trong khi đáp ứng được mục tiêu chiến lược

của các tổ chức và quốc gia

Biện pháp có thể

Trang 6

Trang 7

Năm lý do chính để thành công Năm lý do chính dẫn tới thất bại

 Gắn liền với người sử dụng  Không gắn liền với người sử dụng

 Sự hỗ trợ của Ban giám đốc  Các yêu cầu và đặc tả không đầy đủ

 Bảng kê yêu cầu rõ ràng  Thay đổi các yêu cầu và đặc tả

 Lập kế hoạch thích hợp  Thiếu sự hỗ trợ của ban giám đốc

 Mong đợi thực tế  Thiếu khả năng về kỹ thuật

Trang 8

Tại sao các dự án phát triển công nghệ thông tin thành công

hay thất bại Phần 2:

TẠI SAO CÁC DOANH NGHIỆP CẦN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Các vai trò cơ bản của HTTT

HTTT thực hiện ba vai trò quan trọng trong bất kỳ một tổchức nào:

 Hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh

 Hỗ trợ việc ra quyết định của nhà quản lý

 Hỗ trợ cho lợi thế cạnh tranh chiến lược

Hệ thống thông tin xử lý bán hàng

Trang 9

Sự gia tăng giá trị của công nghệ thông tin

Tốc độ thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanhngày nay đã làm cho HTTT là thành phần quan trọng giúp xínghiệp duy trì đích nhắm để đạt được mục tiêu kinh doanh

Nối mạng các máy tính

Nối mạng các máy tính là một trong các khuynh hướng quantrọng nhất trong công nghệ thông tin Trong vài hệ thốngclient/server, máy tính cỡ trung hay máy lớn (Mainframe) có

thể hoạt động như các siêu server Chúng ta sẽ thảo luận

mạng client/server thêm ở chương 6

Trang 10

Chúng ta sẽ thảo luận thêm các máy tính nối mạng và mạngmáy tính trong chương 4

Nối mạng các xí nghiệp

Các doanh nghiệp đang trở thành các xí nghiệp nối mạng

với nhau Internet hay mạng tương tự Internet-trong xínghiệp (intranet), giữa một xí nghiệp và đối tác buôn báncủa nó (extranet), và các mạng khác

Thương mại điện tử là việc mua, bán, tiếp thị, và dịch vụ

của các sản phẩm, dịch vụ, và thông tin nhờ vào nhiều mạng

máy tính khác nhau Các hệ thống hợp tác xí nghiệp gắn

liền với các công cụ phần mềm nhóm để hỗ trợ giao tiếp,điều phối, và hợp tác giữa các thành viên của các đội, nhómlàm việc có nối kết mạng với nhau

Toàn cầu hóa và công nghệ thông tin

Nhiều công ty đang trong quá trình toàn cầu hóa nhờ sự pháttriển của công nghệ thông tin

Tổ chức lại quá trình kinh doanh

Trang 11

Tổ chức lại (reengineering) là suy nghĩ lại về căn bản vàthiết kế lại tận gốc rễ quá trình xử lý kinh doanh để đạt đượcsự cải thiện có ấn tượng, như chi phí, chất lượng, dịch vụ, vàtốc độ Do đó, reengineering đặt lại vấn đề “cách mà chúng

ta làm kinh doanh”

Ưu thế cạnh tranh bằng công nghệ thông tin

Các hệ thống thông tin chiến lược sử dụng công nghệ thông

tin để phát triển sản phẩm, dịch vụ, quá trình xử lý, và các

khả năng cho công ty một lợi thế chiến lược so với các thế

lực cạnh tranh mà nó phải đối đầu trong kinh doanh.

 Chiến lược về giá

 Chiến lược sự khác biệt

 Chiến lược đổi mới

Tóm tắt chương 1

1) Tại sao HTTT là quan trọng?

Trang 12

Một sự hiểu biết việc sử dụng có hiệu quả và có trách nhiệmcác Hệ Thống và công nghệ thông tin là quan trọng đối vớinhà quản lý và các công nhân có kiến thức kinh doanh kháctrong xã hội thông tin toàn cầu ngày nay Các HTTT giữ vaitrò quan trọng trong hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh, quản lýhiệu quả, và thành công chiến lược của các doanh nghiệp vàcác tổ chức khác buộc phải hoạt động trong môi trường kinhdoanh toàn cầu Do đó, lĩnh vực HTTT đã trở thành lĩnh vựcchức năng chủ yếu của quản trị kinh doanh

2) Tại sao các doanh nghiệp cần công nghệ thông tin?

Các HTTT thực hiện ba vai trò quan trọng trong các công ty kinh doanh: hỗ trợ nghiệp vụ cho các tổ chức, ra quyết định về quản lý, và tạo ra lợi thế chiến lược CNTT cũng đã trở thành một thành phần không thể thiếu trong nhiều chiến lược chính mà các doanh nghiệp đang thực hiện để đáp ứng lại các thách thức trong một môi trường kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng Tất cả bao gồm nối mạng xí nghiệp, toàn cầu hóa, tổ chức lại quá trình kinh doanh, và sử dụng công nghệ thông tin để đạt được lợi thế cạnh tranh chiến lược.

Trang 13

Chương 2: Khái niệm căn bản về các HTTT

Khái niệm căn bản về các Hệ

thống thông tin

Mục tiêu:

1 Xác định và cho ví dụ về các thành phần vàchức năng của khái niệm tổng quát về hệthống

2 Cung cấp các ví dụ về các thành phần củacác HTTT thực tế Minh họa cho thấy trongmột HTTT, con người sử dụng tài nguyênphần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng đểthực hiện nhập dữ liệu, xử lý, xuất kết quả,lưu trữ, và các hoạt động điều khiển biến đổidữ liệu thành sản phẩm thông tin

3 Cung cấp nhiều loại ví dụ về HTTT chính từkinh nghiệm của các tổ chức kinh doanh trongthực tế

Trang 14

Phần 1:

Khái niệm HTTT căn bản

Các khái niệm hệ thống

Hệ thống là gì? Hệ thống có thể được định nghĩa đơn giản là

một nhóm các phần tử tạo thành một thể thống nhất Hệ

thống là một nhóm các thành phần có liên quan cùng làm

việc với nhau hướng về mục tiêu chung bằng cách tiếp nhậnđầu vào (Input) và sản xuất đầu ra (Output) trong một quátrình biến đổi có tổ chức Hệ thống như thế (đôi khi gọi là hệthống động) có 3 thành phần hay 3 chức năng tương tác cơbản:

 Đầu vào (Input) gắn liền với việc thu thập dữ liệu

đưa vào hệ thống xử lý

 Xử lý (Processing) gắn liền với quá trình biến đổi

đầu vào thành đầu ra

 Đầu ra (Output) gắn liền với việc chuyển các phần

tử đã được tạo ra bởi quá trình biến đổi tới đích cuốicùng

Trang 15

Thí dụ: Hệ thống chế tạo tiếp nhận nguyên vật liệu (input)và sản xuất ra thành phẩm (output) Hệ thống thông tin cũnglà một hệ thống tiếp nhận tài nguyên (dữ liệu) và xử lýchúng thành sản phẩm (thông tin)

Hệ thống chế tạo này minh họa nhiều thành phần của nhiều kiểu hệ thống

Phản hồi và điều khiển

 Phản hồi là dữ liệu về kết quả thực hiện của hệ thống.

Chẳng hạn dữ liệu về kết quả bán hàng là Feedback đốivới người quản lý bán hàng

 Điều khiển nói đến việc giám sát và đánh giá phản hồi

để xác định xem hệ thống có hoạt động hướng tới hoàn

Trang 16

Các đặc trưng hệ thống khác

Hệ thống con

Hệ thống mở

Hệ thống thích nghi

Các thành phần của một hệ thống thông tin

 Con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu, và mạnglà năm tài nguyên căn bản của HTTT

 Tài nguyên con người bao gồm người dùng cuối vàchuyên gia IS, tài nguyên phần cứng gồm máy mócvà phương tiện, tài nguyên phần mềm gồm cả chươngtrình và thủ tục, tài nguyên dữ liệu có thể bao gồm dữliệu và cơ sở kiến thức, và tài nguyên mạng bao gồmphương tiện truyền thông và mạng

 Tài nguyên dữ liệu được biến đổi bởi quá trình xử lýthông tin thành nhiều dạng sản phẩm thông tin khácnhau cho người dùng cuốiQuá trình xử lý thông tinbao gồm việc nhập, xử lý, xuất, lưu trữ, và các hoạtđộng điều khiển

Tài nguyên HTTT

Tài nguyên con người

Các chuyên gia—Nhà phân tích hệ thống, lập trình viên,nhân viên điều hành máy tính

Người dùng cuối—Những người còn lại sử dụng HTTT

Trang 17

Tài nguyên phần cứng

Máy móc—máy tính, màn hình, ổ đĩa từ, máy in, máyquét

Phương tiện—Đĩa mềm, băng từ, đĩa quang, thẻ từ, mẫutài liệu

Tài nguyên phần mềm

Chương trình—Chương trình hệ điều hành, bảng tính, xửlý văn bản, chương trình tính lương

Thủ tục—thủ tục nhập dữ liệu, sửa chữa lỗi, phân phốihóa đơn thanh toán

Tài nguyên dữ liệu

Các mô tả sản phẩm, bản ghi khách hàng, hồ sơ nhânviên, cơ sở dữ liệu tồn kho

Tài nguyên mạng

Phương tiện truyền thông, bộ xử lý truyền thông, phầnmềm truy xuất và điều khiển mạng

Sản phẩm thông tin

Các báo cáo và tài liệu kinh doanh sử dụng kết xuất dạngtext và đồ họa, đáp ứng âm thanh và mẫu biểu

Tài nguyên phần cứng

Phần cứng gồm:

 Hệ thống máy tính, gồm bộ xử lý trung tâm chứa bộ

vi xử lý, và nhiều thiếât bị ngoại vi được nối kết.Chẳng hạn như hệ thống máy vi tính, máy tính cỡvừa, và hệ thống máy tính lớn-mainframe

Trang 18

 Thiết bị ngoại vi, như bàn phím, con chuột để nhập

dữ liệu và ra lệnh, màn hình, máy in, đĩa từ hay đĩaquang để lưu trữ các tài nguyên thông tin

Tài nguyên phần mềm

 Phần mềm hệ thống, như chương trình hệ điều hành,điều khiển và hỗ trợ các hoạt động của hệ thống máytính

 Phần mềm ứng dụng, là các chương trình điều khiểnviệc xử lý cho cách dùng máy tính cụ thể của ngườidùng cuối Thí dụ, chương trình phân tích bán hàng,chương trình trả lương, và chương trình xử lý văn bản

 Thủ tục, vận hành các hướng dẫn cho con người sửdụng HTTT

Tài nguyên dữ liệu

Dữ liệu có thể ở nhiều dạng, kiểu chữ và số truyền thống vàcác kí tự khác mô tả các giao dịch kinh doanh và các biến cốhay thực thể khác Dữ liệu dạng văn bản gồm các câu vàđoạn văn được dùng trong tài liệu viết; dữ liệu hình ảnh, nhưcác hình đồ họa; và dữ liệu âm thanh, tiếng nói con người vàcác âm thanh khác, cũng là những dạng dữ liệu quan trọng

Phân biệt dữ liệu và thông tin Từ dữ liệu dạng số nhiều

của datum, nhìn chung từ data (dữ liệu) dùng cho cả dạng số

ít lẫn số nhiều Dữ liệu là sự kiện còn thô sơ hay chỉ là cácquan sát, các hiện tượng vật lý hay giao dịch kinh doanh Dữ

Trang 19

liệu là sự đo lường khách quan các thuộc tính (đặc điểm) của

thực thể như con người, nơi chốn, sự vật, và biến cố.

Thông tin là dữ liệu đã được đổi thành cái có ích và có ý

nghĩa đối với người dùng cuối Do đó, dữ liệu thường chịu

thêm quá trình xử lý cộng thêm giá trị (data processing hay

information processing):

Sự biến đổi dữ liệu thành thông tin

Tài nguyên mạng

Tài nguyên mạng gồm có:

 Phương tiện truyền thông, gồm cáp xoắn đôi, cáp

đồng trục, cáp quang, hệ thống vi ba, hệ thống vệtinh viễn thông

 Hỗ trợ mạng, gồm con người, phần cứng, phần mềm,

và dữ liệu trưc tiếp hỗ trợ hoạt động và sử dụng mạngtruyền thông Bộ xử lý truyền thông gồm modem vàbộ xử lý nối kết, và các phần mềm điều khiển truyềnthông như hệ điều hành mạng và bộ trình duyệt

Người bán: Tâm

Vùng:

Saigon Doanh số hiện tại:

147 đv = 147 000 VNĐ

Trang 20

Các hoạt động HTTT

Các hoạt động cơ bản của HTTT trong kinh doanh

Nhập vào Quét mã vạch trên hàng hóa

Xử lý Tính lương, thuế, và các khấu trừ lương khác

Xuất Tạo ra bảng báo cáo và kết quả bán hàng

Lưu trữ Chứa các bản ghi về khách hàng, nhân viên, và sản phẩm Điều khiển Tạo ra tín hiệu âm thanh biểu thị việc nhập đúng dữ liệu

bán hàng

Trang 21

Đánh giá chất lượng thông tin

Nhận diện hệ thống thông tin

Để nhận diện HTTT bạn phải xác định được:

 Tài nguyên con người, phần cứng, phần mềm, dữliệu, và mạng mà HTTT sử dụng

 Loại sản phẩm thông tin do chúng tạo ra

Các thuộc tính

của sản phẩm

thông tin chất

lượng cao

Trang 22

 Cách chúng nhập dữ liệu, xử lý, xuất kết quả, lưu trữ,và các hoạt động điều khiển

 Chúng hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh, ra quyết định vềquản lý, đạt được lợi thế cạnh tranh như thế nào

Phần 2:

Sơ lược về HTTT

Các loại HTTT

Phân loại các HTTT theo hoạt động và theo quản lý

Hệ hỗ trợ hoạt động/nghiệp vụ

Vai trò của hệ hỗ trợ hoạt động của công ty kinh doanhnhằm xử lý có hiệu quả các giao dịch kinh doanh, điều khiểncác quá trình kỹ thuật, hỗ trợ truyền thông và hợp tác xínghiệp, và cập nhật cơ sở dữ liệu công ty

Trang 23

Hệ thống xử lý giao dịch

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các giao dịch theo hai cách cơ

bản Theo cách xử lý bó, dữ liệu giao dịch được tích lũy

trong một khoảng thời gian và được xử lý định kỳ Theo

cách xử lý tức thời, dữ liệu được xử lý tức thì sau khi giao

dịch xảy ra

Hệ thống kiểm soát quá trình

Hệ thống hợp tác xí nghiệp

Hệ thống hợp tác xí nghiệp là HTTT sử dụng nhiều côngnghệ thông tin để giúp con người cùng làm việc với nhau.Hệ thống hợp tác xí nghiệp giúp chúng ta hợp tác—để giaotiếp ý tưởng, chia sẻ tài nguyên, và điều phối các nỗ lựccông việc có tính phối hợp giữa các thành viên trong cácnhóm dự án, và các nhóm làm việc khác

Hệ hỗ trợ quản lý

Cung cấp thông tin và hỗ trợ việc ra quyết định cho các cấpvà các kiểu nhà quản lý khác nhau là nhiệm vụ phức tạp.Tùy theo trách nhiệm của người dùng cuối là nhà quản lý,trong thực tế có các loại hệ thống thông tin khác nhau: (1)HTTTQL (MIS), (2) Hệ hỗ trợ quyết định, (3) Hệ thông tincho giám đốc

Trang 24

Hệ quản lý kiến thức Kiến thức-từ người lao động có kiến

thức Hệ chuyên gia Kiến thức-từ các chuyên gia

Hệ hỗ trợ quyết định Các quyết định-hỗ trợ tương tác

Hệ thông tin giám đốc Thông tin-cho giám đốc và những

người khác Hệ thống thông tin quản

lý

Thông tin-cho người dùng cuối là nhà quản lý

Hệ xử lý giao dịch Dữ liệu-từ các hoạt động kinh doanh

Đặc điểm của các loại HTTT khác nhau

Hệ hỗ trợ giám đốc cung cấp thông tin cho lãnh đạo

với hình thức dễ sử dụng

Các loại HTTT khác

Đó là các hệ chuyên gia, hệ quản lý kiến thức, hệ thông tinchiến lược, và hệ thống thông tin kinh doanh

Hệ chuyên gia

Trang 25

Hệ chuyên gia là HTTT dựa trên cơ sở tri thức; nghĩa là nó

sử dụng kiến thức về một lãnh vực cụ thể để hoạt động nhưmột nhà tư vấn chuyên nghiệp đối với người sử dụng Cácthành phần của hệ chuyên gia là cơ sở kiến thức và phầnmềm thực hiện kết luận dựa trên kiến thức và cho các câutrả lời đối với các câu hỏi của người sử dụng

Hệ quản lý kiến thức

Hệ quản lý kiến thức giúp người lao động có kiến thức tạo

ra, tổ chức, và chia sẻ kiến thức kinh doanh quan trọng bấtcứ chỗ nào và bất cứ khi nào cần đến

Hệ thông tin chiến lược

Là HTTT hỗ trợ và quyết dịnh vị trí cạnh tranh và chiến lượccủa xí nghiệp

Hệ thông tin kinh doanh

Hệ thông tin kinh doanh cần thiết cho tất cả các hoạt độngkế toán, tài chính, quản lý nguồn nhân lực, tiếp thị, và quảnlý kinh doanh

HTTT tích hợp

Là hệ thống thông tin chức năng đan chéo cung cấp nhiều

chức năng

Trang 26

Hệ hỗ trợ nghiệp vụ xử lý dữ liệu tạo ra từ các nghiệp vụ

kinh doanh

Các loại chính:

 Hệ xử lý giao dịch xử lý dữ liệu là kết quả của các giao

dịch kinh doanh, cập nhật CSDL, và tạo ra các chứng từnghiệp vụ

 Hệ kiểm soát quá trình giám sát và kiểm tra các quá

trình kỹ thuật

 Hệ hợp tác xí nghiệp hỗ trợ giao tiếp, và hợp tác đội,

nhóm làm việc và xí nghiệp

Hệ hỗ trợ quản lý cung cấp thông tin và hỗ trợ cần thiết cho

việc ra quyết định hiệu quả của nhà quản lý Các loại chính:

 Hệ thống thông tin quản lý (MIS) cung cấp thông tin theo

dạng báo cáo qui định trước và kết xuất cho nhà quản lý

 Hệ hỗ trợ quyết định cung cấp sự hỗ trợ tương tác cho

nhà quản lý ra quyết định

 Hệ thông tin giám đốc cung cấp các thông tin quan trọng

được thay đổi theo nhu cầu thông tin của lãnh đạo

Các loại HTTT khác có thể hỗ trợ hoặc nghiệp vụ, quản lý,

hoặc các ứng dụng chiến lược Các loại chính:

 Hệ chuyên gia là hệ dựa trên cơ sở tri thức cung cấp lời

khuyên hợp lý và hoạt động như nhà tư vấn đối với ngườisử dụng

 Hệ quản lý tri thức là hệ dựa trên kiến thức hỗ trợ việc

tạo ra, tổ chức, và phổ biến kiến thức kinh doanh trong xínghiệp

 Hệ thông tin chiến lược cung cấp cho công ty các sản

phẩm chiến lược, dịch vụ, và các tiện ích cho ưu thế cạnh

Trang 27

 Hệ thông tin kinh doanh hỗ trợ các ứng dụng nghiệp vụ

hay quản lý về các chức năng kinh doanh của xí nghiệp

Tóm tắt các loại HTTT

Trang 28

Tóm tắt chương 2

1) Các khái niệm hệ thống

Hệ thống là một nhóm các thành phần có liên quan với nhauhoạt động để đạt được mục tiêu chung bằng cách chấp nhậnđầu vào và tạo được đầu ra trong một quá trình biến đổi cótổ chức Dữ liệu phản hồi (Feedback) là dữ liệu về kết quảthực hiện của hệ thống Kiểm soát (Control) là thành phầngiám sát, đánh giá dữ liệu phản hồi và thực hiện những điềuchỉnh cần thiết đối với đầu vào (Input) và các thành phần xửlý nhằm đảm bảo đầu ra thích hợp

2) Các khái niệm hệ thống thông tin

Một HTTT sử dụng các tài nguyên con người, phần cứng,phần mềm, dữ liệu, và mạng để thực hiện nhập dữ liệu, xửlý, xuất kết quả, lưu trữ, và các hoạt động điều khiển biếntài nguyên là dữ liệu thành sản phẩm thông tin Trước tiêndữ liệu được thu thập và chuyển thành dạng phù hợp cho quátrình xử lý (Input) Kế tiếp, dữ liệu được xử lý và biến thànhthông tin (quá trình xử lý-processing), được lưu trữ để dùngsau này (lưu trữ-storage), hay truyền thông với người sửdụng cuối cùng (output) tùy thuộc vào các thủ tục xử lý thíchhợp (kiểm soát-control)

3) Các tài nguyên và sản phẩm HTTT

Trang 29

Tài nguyên phần cứng bao gồm máy móc và phương tiệnđược sử dụng trong quá trình xử lý thông tin Tài nguyênphần mềm bao gồm các lệnh chương trình (program) và cáclệnh dành cho con người (thủ tục-procedure).Tài nguyên conngười gồm các chuyên gia và người sử dụng HTTT Tàinguyên dữ liệu bao gồm các dạng dữ liệu khác nhau như chữvà số, văn bản, hình ảnh, video, âm thanh và các dạng khác.Tài nguyên mạng bao gồm các phương tiện truyền thông, vàhỗ trợ mạng Sản phẩm thông tin do HTTT tạo ra có thể cónhiều dạng khác nhau, bao gồm các báo cáo giấy, hiển thịtrên màn hình, tài liệu đa phương tiện, thông báo điện tử,hình đồ họa, và các trả lời bằng tiếng nói

4) Các loại HTTT

Các loại HTTT chính bao gồm hệ hỗ trợ tác vụ, như Hệ xửlý giao dịch, Hệ kiểm soát quá trình, Hệ hợp tác giữa các xínghiệp, và Hệ hỗ trợ quản lý, như Hệ thống thông tin quảnlý, Hệ hỗ trợ quyết định, và Hệ thống thông tin thực hiện.Các loại chính khác là Hệ chuyên gia, Hệ quản lý kiến thức,Hệ thống thông tin chiến lược, và Hệ thống thông tin kinhdoanh

Tuy nhiên, trong thực tế, sự phân loại có tính chất khái niệmnày được kết hợp thành các HTTT chức năng đan chéo nhau,cung cấp thông tin và hỗ trợ quyết định cho Ban giám đốc vàcũng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin tác vụ

Trang 30

Chương 3: Giải quyết bài toán kinh doanh bằng HTTT

Giải quyết bài toán kinh doanh

bằng HTTT

Mục tiêu:

4 Mô tả và cho các ví dụ minh họa từng bướcphương pháp hệ thống để giải quyết vấn đềvà chu kỳ phát triển hệ thống thông tin

5 Giải thích vấn đề kỹ thuật hệ thống nhờ máytính hỗ trợ ảnh hưởng tới quá trình phát triểncác HTTT đối với người dùng cuối và chuyêngia HTTT như thế nào

6 Sử dụng phương pháp hệ thống, quá trình pháttriển HTTT, mô hình các thành phần HTTT từchương hai (các bước cơ bản giải quyết vấnđề) để đề ra các giải pháp HTTT đối với bàitoán kinh doanh đơn giản

Trang 31

Phần 1:

Tiếp cận hệ thống để giải quyết vấn

đề

Tiếp cận hệ thống

Là sử dụng phương pháp hệ thống để xác định vấn đề và các

cơ hội và phát triển các giải pháp Việc nghiên cứu một bàitoán và hình thành giải pháp gắn liền với các hoạt động cóliên quan với nhau sau đây:

1 Nhận dạng và xác định vấn đề hay cơ hội bằng cách sửdụng cách suy nghĩ hệ thống

2 Phát triển và đánh giá các giải pháp hệ thống có thể thaythế cho nhau

3 Chọn giải pháp hệ thống đáp ứng tốt nhất các yêu cầucủa bạn

4 Thiết kế giải pháp hệ thống đã chọn

5 Thực hiện và đánh giá thành công của hệ thống đã thiếtkế

Trang 32

Phương pháp hệ thống để giải quyết vấn đề

Các vấn đề và cơ hội được xác định ở bước 1 của phương

pháp/tiếp cận hệ thống Một vấn đề có thể được xác định

như là một điều kiện căn bản gây ra kết quả không mong

muốn Một cơ hội là một điều kiện căn bản thể hiện tiềm

năng đạt được kết quả mong muốn

Trang 33

Cách suy nghĩ hệ thống

Cái cốt lỏi của cách suy nghĩ hệ thống là “seeing the forestand the trees” (nhìn thấy cả rừng và cây) trong bất cứ tìnhhuống nào bằng cách:

 Nhìn thấy rõ các mối liên hệ lẫn nhau trong các hệ thốngchứ không phải chỉ nhìn thấy các chuỗi mắc xích nguyênnhân và hậu qủa mỗi khi các biến cố xảy ra

 Thấy rõ các quá trình xử lý thay đổi trong các hệ thốngchứ không phải chỉ nhìn thấy các “snapshots” cụ thể mỗikhi các thay đổi xảy ra

Một minh họa về cách suy nghĩ hệ thống

Phát triển các giải pháp có thể thay thế cho nhau

Trang 34

Các giải pháp xuất phát từ đâu? Kinh nghiệm là một nguồntốt Những giải pháp đã thực hiện, hoặc ít nhất đã được xemxét trong quá khứ cần được xem xét lại Một nguồn khác củacác giải pháp nữa là các lời chỉ bảo của những người khác,bao gồm lời khuyên của các nhà tư vấn và đề nghị của cáchệ chuyên gia Bạn cũng nên sử dụng trực giác và óc sángtạo để thực hiện các giải pháp sáng tạo Cuối cùng, đừngquên rằng “doing nothing” (không làm gì cả) về một vấn đềhoặc cơ hội là một giải pháp hợp lý, với những ưu và nhượcđiểm của nó

Đánh giá các giải pháp

Để có thể xác định được giải pháp tốt nhất

Đầu tiên cần xây dựng tiêu chuẩn đánh giá và xác định xem

mỗi giải pháp đáp ứng các tiêu chuẩn này như thế nào Tiêu

chuẩn có thể được xếp hạng hoặc cho trọng số, dựa trên sựquan trọng của nó khi đáp ứng các yêu cầu của bạn Chẳnghạn, bạn có thể xếp tiêu chuẩn liên quan đến chi phí hoạtđộng cao hơn tiêu chuẩn dễ sử dụng Cuối cùng, mỗi giảipháp thay đổi phải được đánh giá dựa trên cách nó đáp ứngtiêu chuẩn đánh giá của bạn tốt như thế nào Hình dưới đâyminh họa việc đánh giá hai giải pháp bằng cách sử dụng mộtvài tiêu chuẩn

Trang 35

Ví dụ về việc đánh giá các giải pháp.

Chọn giải pháp tốt nhất

Một khi tất cả các giải pháp đã được đánh giá, bạn có thểbắt đầu quá trình chọn ra giải pháp tốt nhất Các giải phápcó thể được so sánh với nhau bởi vì chúng đã được đánh giávới cùng tiêu chuẩn Chẳng hạn, hai giải pháp ở hình trên cóthể được xem, xếp hạng và được chọn hay loại bỏ dựa trêncác tiêu chuẩn riêng rẻ hoặc tổng số điểm

Thiết kế và thực hiện giải pháp

Trang 36

Một khi giải pháp đã được chọn, nó phải được thiết kế và

thực hiện Đặc tả thiết kế có thể miêu tả chi tiết các đặc tính

và các năng lực của con người, phần cứng, phần mềm, vànguồn dữ liệu và hoạt động của hệ thống thông tin mà hệ

thống mới cần Một kế hoạch thực hiện qui định nguồn lực,

hoạt động và thời gian cần thiết để thực hiện thích hợp

Kiểm tra sau khi thực hiện

Kết quả của việc thực hiện một giải pháp sẽ được giám sát

và đánh giá Đây được gọi là quá trình kiểm tra sau khi

thực hiện.

Phần 2:

Phát triển các giải pháp HTTT

Phần này được xây dựng dựa trên các quan niệm giải quyếtvấn đề trong phần trước để chỉ ra các giải pháp HTTT đápứng nhu cầu kinh doanh của người dùng cuối và các tổ chứccủa họ có thể được phát triển như thế nào

Chu kỳ phát triển hệ thống

Trang 37

Giải pháp phát triển HTTT là một quá trình gồm nhiều bước

Việc sử dụng phương pháp hệ thống để phát triển các giảipháp HTTT gắn liền với một quá trình nhiều bước được gọilà chu kỳ phát triển HTTT, cũng được biết đến như chu kỳsống phát triển hệ thống (SDLC) gồm các bước (1) Điều tra,(2) Phân tích, (3) Thiết kế, (4) Thực hiện, và (5) Bảo trì

Trang 38

Điều tra Hệ thống Sản phẩm:

Nghiên cứu khả thi

Phân tích Hệ thống Sản phẩm:

Yêu cầu chức năng

Thiết kế Hệ thống Sản phẩm:

Đặc tả hệ thống

Thực hiện Hệ thống Sản phẩm:

Hệ thống tác vụ

Bảo trì Hệ thống Sản phẩm:

Hệ thống đã cải tiến

Xác định xem vấn đề hay cơ hội kinh doanh có tồn tại không.

Tiến hành nghiên cứu khả thi để xác định xem HTTT mới hay đã cải tiến có là giải pháp không.

Thực hiện kế hoạch quản lý dự án và nhận được sự đồng ý của ban giám đốc

Trình bày các đặc tả đối với tài nguyên phần cứng, phần mềm, con người, mạng, và dữ liệu, và các sản phẩm thông tin thỏa mãn yêu cầu chức năng của hệ thống đã đề nghị.

Trang bị phần cứng và phần mềm Kiểm tra hệ thống, và huấn luyện người vận hành và sử dụng nó.

Đổi thành hệ thống mới

Sử dụng quá trình xem lại sau thực hiện để giám sát, đánh giá, và điều chỉnh hệ thống khi cần.

Trang 39

Nghiên cứu khả thi

Nghiên cứu sơ bộ gọi là nghiên cứu khả thi, điều tra nhu

cầu thông tin của người sử dụng tương lai và xác định các

yêu cầu tài nguyên, chi phí, lợi ích, và sự khả thi của dự án

đã đề nghị Phương pháp thu thập thông tin được tóm tắt

trong bảng để thu thập dữ liệu cho nghiên cứu khả thi

 Phỏng vấn nhân viên, khách

hàng và nhà quản lý

 Bảng câu hỏi cho người dùng

cuối thích hợp trong tổ chức

 Quan sát cá nhân, xem băng

video, hay những thứ liên

quan đến hoạt động công việc

của người dùng cuối

 Xem xét tài liệu, báo cáo, tàiliệu thủ tục, và các tài liệukhác

 Trình bày, mô phỏng, và quansát mô hình các hoạt độngcông việc

Trang 40

Cách thu thập thông tin để phát triển hệ thống

Tính khả thi của hệ thống đề nghị có thể đuợc đánh giá theo bốn

loại chính là:

Tính khả thi về tổ chức Tính khả thi về kinh tế

 HTTT được đề nghị hỗ trợ

các mục tiêu chiến lược của

tổ chức như thế nào

 Tiết kiệm chi phí

 Tăng doanh thu

 Giảm đầu tư

 Tăng lợi nhuận

Tính khả thi kỹ thuật Tính khả thi vận hành

 Khả năng, độ tin cậy, tính sẵn

sàng của phần cứng, phần

mềm và mạng

 Người dùng cuối chấp nhận

 Hỗ trợ ban giám đốc

 Các yêu cầu khách hàng, nhàcung cấp, và chính phủ

Nghiên cứu khả thi gắn liền với phân tích lợi ích/chi phí.

Nếu chi phí và lợi ích có thể được định lượng, chúng được

gọi là hữu hình; nếu không, gọi làø vô hình Chi phí vô hình

thì khó định lượng; chúng gồm việc đánh mất thiện ý khách

hàng hay nhuệ khí nhân viên gây ra bởi các sai lầm và tình

trạng xâu xé, chia rẽ do cài đặt hệ thống mới

Các lợi ích hữu hình Ví dụ

Tăng doanh số hay lợi nhuận Phát triển các sản phẩm và dịch vụ dựa trên máy

tính Giảm các khoản chi phí xử lý

thông tin Loại bỏ các thủ tục và tài liệu không cần thiết

Giảm các khoản chi phí hoạt

động Cắt giảm chi phí vận chuyển hàng tồn kho

Giảm các khoản yêu cầu đầu tư Giảm các yêu cầu đầu tư hàng tồn kho

Tăng hiệu quả và khả năng hoạt Cải tiến hiệu quả và khả năng trong sản xuất; ví

Định dạng
Số trang	110
Dung lượng	2,53 MB

giới thiệu hệ thống thông tin trong kinh doanh

Giá trị kinh doanh của viễn thông