Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kinh doanh Laptop

- Khi nhà cung cấp nhập hàng, công ty sẽ tiến hành ghi nhận thông tin nhà cung cấp?. Câu 4: Sau khi nhận được đơn đặt hàng thì nhà cung cấp có báo giá lại cho Công Ty không.. Trả lời: C

Trang 1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1 Huỳnh Huy Quang

2 Nguyễn Minh Phước

3 Hà Chí Tâm

Giáo Viên Hướng Dẫn : Nguyễn Văn Danh

Trang 2

Lời nói đầu

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triễn như vũ bão, tiến lên từng giây Con người luôn tìm ra những sáng chế bật tài để tạo ra những máy móc có thể phục vụ cho lợi ích quản lý thông tin PC

đã ra đời như một thứ máy móc có thể thay con người làm việc một cách hiệu quả nhất, thậm chí là vượt xa cả loại người về tốc độ

xử lý Ngày nay, nhu cầu sử dụng PC ngày một tăng, và họ muốn

sử dụng chiếc máy tính cá nhân (PC) mọi lúc, mọi nơi Từ công sở, nhà riêng, trường học, hay thậm chí là chuyến công tác xa Desktop đã không thể đáp ứng được nhu cầu thuận tiện cũng như tính di động của một chiếc máy tính cá nhân nữa Và Laptop đã ra đời Nó giúp con người thuận tiện hơn trong những chuyến công tác, những buổi họp, nơi làm ăn bàn bạc hợp đồng, mọi nơi Cùng với xu hướng laptop đang ngày càng mạnh mẽ, nhiều chiếc laptop mới ra đời với vô vàng kiểu dáng và tính năng cũng như công nghệ

đã đi lên từ đó Và như tất yếu, có người bán thì mới có người mua Công Ty kinh doanh laptop đã ra đời và giúp con người có thể mở rộng được khả năng kiểm soát cũng như tầm hoạt động –

mà cá nhân không thể vươn lên được, thu được một nguồn lợi vô cùng lớn VÌ vậy, nhóm 7 chúng em đã quyết định chọn đề tài :

“Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kinh Doanh

Laptop”

I Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Trang 3

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống Người lập : Nhóm 7

Ngày lập : 28/02/2013

bắt đầu

Ngày kết thúc

1 Quản lý thông tin

01/03/2013 01/03/2013

2 Quá trình

mua laptop

Tìm hiểu về quy trình mua laptop

02/03/2013 02/03/2013

3 Quá trình

bán laptop

Tìm hiểu về quy trình bán laptop

02/03/2013 02/03/2013

4 Quy trình dịch vụ

khách hàng

Hiểu rõ về cơ chế tổ chức dịch vụ cho khách hàng

03/03/2013 03/03/2013

6 Quản lý nhân sự Nắm được cơ cấu

nhân sự trong công ty

và trình độ tin học của nhân viên

03/03/2013 03/03/2013

7 Quy trình

tìm kiếm

Tra cứu sản phẩm, thông tin khách hàng, lịch sử dịch vụ,

Trang 4

1 Kế hoạch và phiếu phỏng vấn chủ đề 1

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi :Nguyễn Vũ

Phong

Người phỏng vấn :Huỳnh Huy Quang

Địa chỉ : 789 Trần Hưng Đạo Thời gian hẹn : 01/03/2013

Thời gian bắt đầu : 9h00 am Thời gian kết thúc : 9h45 am Đối tượng được hỏi : Giám đốc

Điều Hành

Cần thu thập dữ liệu : cách

quản lý thông tin khách hàng

nhà cung cấp và kho

Cần thỏa thuận : xem số sách

và các hồ sơ liên quan

Các yêu cầu đòi hỏi :

- Trình độ

- Khả năng giao tiếp

- Kinh nghiệm thực tiễn phỏng vấn

Phong

Người phỏng vấn:Huỳnh Huy Quang

Câu hỏi Quản lý Khách Hàng

Trả lời

Trang 5

1 Thưa anh, ứng với

mỗi khách hàng thì sẽ

có thông tin gì là duy

nhất ?

2 Khách hàng được chia làm mấy nhóm ?

3 Thông tin khách hàng được giữ

- 2 nhóm Nhóm khách hàng

lẻ và nhóm khách hàng doanh nghiệp Nếu mua một sản phẩm thì sẽ vào nhóm khách hàng lẻ,

và tương tự nếu mua nhiều sản phẩm sẽ được xếp vào nhóm khách hàng doanh nghiệp

- Trong thời gian bảo hành, hết thời gian bảo hành thì thông tin sẽ được làm mới

- Sinh viên và doanh nhân

- Mỗi sản phẩm sẽ có một mã sản phẩm là duy nhất

- Có 2 loại Loại mới hoàn toàn nguyên seal

(brandnew) và loại đã qua

sử dụng (likenew)

- 12 tháng với brandnew và 3 tháng với likenew

Trang 6

2 Thông tin nhà cung cấp

được quản lý như thế nào ?

3 Hình thức giao dịch và

thanh toán với nhà

cung cấp của công ty ?

Quản lý Kho

1 Kho được sử dụng như

thế nào ?

- Có Tùy theo sản phẩm sẽ

có những ưu đãi đi kèm và

sự kiện hậu mãi khách hàng !

- Ứng với mỗi nhà cung cấp,

sẽ có một mã nhà cung cấp

là duy nhất, thêm vào đó sẽ còn tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, fax

- Khi nhà cung cấp nhập hàng, công ty sẽ tiến hành ghi nhận thông tin nhà cung cấp NCC được chia làm 2 nhóm : ncc mới và ncc

cũ Ncc cũ là những ncc đã thực hiện giao dịch trước đó

và đã được ghi nhận thông tin

- Công ty sẽ cử người đến gặp nhà cung cấp để tiến hành đặt hàng, sau đó công

ty sẽ thanh toán chi phí cho nhà cung cấp quá các hình thức : tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng

Trang 7

2 Kho được quản lý như thế

nào ?

3 Quá trình kiểm tra hàng ở

kho diễn ra như thế nào ?

- Công ty mua hàng về sẽ tiến hành cất giữ hàng trong kho Ngoài ra, khi khách hàng

gửi máy ở công ty, latop cũng sẽ được đưa vào kho

để quản lý

- Kho được chia làm nhiều khu vực Tương ứng với từng tình trạng của hàng : khu vực brandnew, khu vực likenew, khu vực máy sữa

chữa Mỗi khu vực sẽ có một mã khu duy nhất và được sự giám sát của thủ kho Thủ kho sẽ quản lý

số lượng hàng trong kho trước khi nhập hàng và xuất hàng Mỗi lần nhập/xuất hàng, thủ kho sẽ nắm được thời gian xuất hàng cũng như thời gian nhập hàng

- Khách hàng mua máy sẽ được nhân viên thủ kho thông báo số lượng máy có trong kho hiện hành Nếu hết sản phẩm sẽ ngừng giao dịch Khách hàng bán laptop

sẽ được nhân viên thủ kho thông báo tình trạng chứa của kho hiện hành Nếu kho đầy sẽ tạm không tiếp nhận

Nếu kho trống thì thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho

Trang 8

Địa chỉ : 63 Võ Văn Tần,

P.6, Q.3,TP.HCM

Thời gian hẹn : 02/03/2013 Thời gian bắt đầu : 14h Thời gian kết thúc : 14h40 Đối tượng được hỏi : Nhân viên nhập hàng

Cần thu thập dữ liệu : thông tin

về hình thức nhập thêm hàng

mới

Cần thỏa thuận : xem quá trình

mua máy mới và các hình thức

kiểm tra

- Trình độ: Khá

- Khả năng giao tiếp: Tốt

Tiểu dự án: Quy trình mua Laptop

Người được hỏi: Trần Trọng

Trả lời: Công Ty chúng tôi thường xuyên nhập

thêm các loại máy mới trên thị trường để đáp

Trang 9

mới không anh ?

 Câu 2: Khi nhập hàng

mới, Công Ty có cần tính

đến số lượng máy và kiểm

tra nguồn gốc máy không

?

 Câu 3: Hình thức nhập

thêm hàng như thế nào ?

Câu 4: Sau khi nhận được

đơn đặt hàng thì nhà cung cấp

có báo giá lại cho Công Ty

không ? Và có trường hợp

nào Công Ty cần thương

lượng giá với nhà cung cấp

không ?

 Câu 5: Đối với nhà cung

cấp thì Công Ty sẽ chọn

nhà cung cấp nào ?

ứng nhu cầu của khách hàng

Trả lời: Chúng tôi phải kiểm tra số lượng của những loại máy nào trong kho còn ít hoặc đã hết thì tiến hành nhập thêm Đồng thời cũng cần kiểm tra nguồn gốc cũng như loại máy để

có tác động tích cực tới khách hàng

Trả lời: Nếu là hàng cũ, thì chúng tôi kiểm tra hàng sau đó mới quyết định mua hay không mua Còn nếu là hàng mới thì kiểm tra lại hàng, sau đó lập hóa đơn rồi đưa vào kho

Trả lời: Có, tuy nhiên không phải với giá nào của nhà cung cấp thì Công Ty cũng chấp nhận,

vì mục đích của Công Ty là bán được hàng và phải phù hợp với túi tiền của đa số khách hàng

Vì vậy giá cả cũng cần phù hợp

Trả lời: Thường thì chúng tôi sẽ hợp tác với nhà cung cấp tin cậy và có uy tín, bên cạnh đó cũng nhập thêm máy cũng từ khách hàng nếu máy phù hợp

3 Kế hoạch và phiếu phỏng vấn chủ đề 3

Trang 10

 Nhân viên bán hàng tại quầy

 Thông tin thu thập được là các

vấn đề liên quan đến việc bán

 Đặt câu hỏi và trả lời

 Tổng hợp các thông tin đã thu

thập được

 Ý kiến của người hỏi

 Kết thúc buổi phỏng vấn

 Xin chân thành cảm ơn anh về

các thông tin anh đã cung cấp

Ước lượng thời gian:

Tiểu dự án: Quy trình bán Laptop

Người được hỏi: Dương Thanh

Long

Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Phước

Tiến trình phỏng vân:

 Câu 1: Anh cho em hỏi là

khi khách hàng chon mua

Laptop thì làm thế nào để

xuất kho?

Trả lời: Anh xin trả lời câu hỏi của em là để

xuất một mặt hàng ra khỏi kho thì việc đầu tiên

là khách hàng đó đã thanh toán hóa đơn và thu tiền xong sẽ có một bản phiếu xuất kho để dễ dàng trong việc quản lí

Trang 11

 Câu 2: Anh có thể cho em

biết một số cách thức

thanh toán tại quầy của

mình được không ạ

 Câu 3: Thường thì anh lấy

những thông tin gi của

khách hàng để nhập vào

phiếu?

 Câu 4: Vậy anh cho em

hỏi tổng quan của biểu

mẩu phiếu bán hàng

thường có những thông tin

gì?

 Câu 5: Thường sau mỗi

một hóa đơn thanh toán thì

mình lưu trữ thông tin hóa

đơn như thế nào?

Trả lời: À, thường là tại quầy thanh toán của Công Ty anh có một số phương thức thanh toán như: tiền mặc, thẻ tín dụng, chuyển khoản, để tiện cho viêc thanh toán của khách hàng thêm

dễ dàng

Trả lời: Cũng giống như một số Công Ty khác thì thường thì anh lấy thông tin khách hàng như: Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại

Trả lời: Thông tin khách hàng, thông tin của Công Ty và thông tin sản phẩm

Trả lời: Thường khi xuất hóa đơn

có 2 bản một bản chính và một bản in, thì bên của hàng sẽ giữ lại một bản kèm theo là lưu vào

cơ sở dữ liệu trên hê thống

Trang 12

Thời gian kết thúc :16h Đối tượng được hỏi : Nhân viên kỹ thuật Các yêu cầu đòi hỏi :

- Trình độ

Người phỏng vấn: Hà Chí Tâm Người được hỏi : Trần Hạo Dân

Câu hỏi

1 Anh vui lòng cho biết quy

trình sửa laptop ở Công Ty?

2 Trong trường hợp khách hàng

cần suy nghĩ hoặc cần tham

khảo ý kiến thì Công Ty xử lý

như thế nào?

Trả lời

1 Công Ty sẽ nhận máy kiểm tra,báo giá và tiến hành sửa chữa laptop lấy liền trước

sự chứng kiến của khách hàng

2 Trong trường hợp khách hàng cần suy nghĩ hoặc cần tham khảkiến thì cửa

hàng sẽ tư vấn nhận máy, tháo rời linh kiện gửi lại khách hàng Công Ty chỉ nhận lại các thiết bị cần sửa chữa chứkhông nhận lại

đầy đủ các thiết bị laptop

Trang 13

3 Công Ty khi nhận sửa máy

thì tối đa bao nhiêu ngày cửa

hàng sẽ trả máy?

4 Đến thời gian nhận máy thì

khách sẽ lấy máy như thế nào?

5 Máy sau khi sửa được bảo

hành như thế nào?

(trừ trường hơp khách hàng yêu cầu)

3 Công Ty luôn đặt mục tiêu sửa chữa lấy liền tại chỗ, trừ một số trường hợp đặc biệt thì Công Ty sẽ nhận máy và xử lý chậm nhất trong vòng 4 ngày

4 Khách sẽ mang biễu mẫu (giấy hẹn) để lấy máy, khách phải mang theo các thiết bị gắn rời(ram, hdd,dvd,pin…) ckhách

hàng đang giữ đến để hoàn tất việc test máy và giao máy

5 Máy sau khi sửa sẽ được dán tem bảo hành và bảo hành theo quy định của Công Ty

phòng kế toán

Cần thu thập dữ liệu : cách

quản lý phiếu xuất/nhập kho, hóa đơn,

biễu mẫu

Cần thỏa thuận : xem giấy tờ

- Trình độ

Trang 14

và hồ sơ liên quan

1 Với phiếu nhập và xuất

kho, công ty sẽ nắm được

những thông tin nào ?

2 Với hóa đơn thu và chi

của công ty Khách hàng

sẽ phải điền những thông

tin gì ?

3 Công ty có những loại

biễu mẫu nào ?

1 Công ty sẽ biết được thông tin của hàng : mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, bảo hành, đơn giá, thành tiền Phiếu nhập sẽ ghi lại thông tin của kho : mã kho, tên kho, khu vực Phiếu xuất sẽ ghi lại thông tin của người nhận : mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại

2 Với hóa đơn thu và chi của công ty Thông tin của khách hàng trên hóa đơn thu sẽ bao gồm : tên khách hàng, cmnd, địa chỉ, số điện thoại Ngoài ra còn có thời gian lập hóa đơn, người lập hóa đơn, và thông tin của sản phẩm : mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền

3 Công ty có rất nhiều biễu mẫu Ví dụ như biễu mẫu đơn đặt hàng, giấy bảo hành, giấy hẹn,

4 Trong biễu mẫu, công ty sẽ cung cấp thông tin

Trang 15

4 Với những biễu mẫu ấy,

quý công ty sẽ cần đảm

bảo những thông tin gì cần

thiết để quản lý ?

công ty : tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã

số thuế Và công ty sẽ lưu lại thông tin của khách hàng hoặc nhà cung cấp : mã khách hàng/ mã nhà cung cấp, tên khách hàng/ tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại,

Người được hỏi: Nguyễn Thành Tâm Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Phước

Địa chỉ: 221 Phường Đông Hưng

thuận,Quận 12

Thời gian hẹn: 05/03/2013 Bắt đầu phỏng vấn: 9h30 Kết thúc phỏng vấn: 10h00 Đối tượng phỏng vấn:

 Trưởng phòng nhân sự

 Thông tin thu thập được là các

vấn đề liên quan đến việc quản

Quy trình quản lý nhân sự

thập được

Trang 16

 Câu 1: Anh cho em hỏi là

để dễ cho việc quản lý

nhân sư thì mình cần lưu

những thông tin nào?

 Câu 2: Anh cho em hỏi

trình độ tin học của công

Trả lời: Đa số nhân viên đều sử dụng thành thạo máy tính

Trả lời: Thường thì mã nhân viên bắt đầu bằng ký tự hoa đầu của từng bộ phận và kèm theo một mã số.(VD: KT0123, ý nghĩa là nhan viên kỹ thuật)

Trả lời: Bên công ty anh có tất cả 5 bộ phận gồm có:

Bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật, bộ phận quản

lý kho, bộ phận kế toán và bộ phận chuyển giao hàng

Người được hỏi : Trần Thị Diễm My Người phỏng vấn :Hà Chí Tâm

Địa chỉ : 25 Âu Cơ Tân Phú Thời gian hẹn : 03/03/2013

Thời gian bắt đầu :16h5 Thời gian kết thúc :16h45

Trang 17

Đối tượng được hỏi : Nhân viên kỹ thuật Các yêu cầu đòi hỏi :

- Trình độ

- Kinh nghiệm thực tiễn phỏng vấn Chương trình :

Dự án : Quản Lý Kinh Doanh Laptop Tiểu dự án : Quy Trình Tìm Kiếm

Người được hỏi : Trần Thị Diễm My Người phỏng vấn: Hà Chí Tâm

kiện của Công Ty?

2 Vậy nếu không nhớ mã thì

làm như thế nào để tìm được thông tin?

thông tin sẽ hiển thị lên đúng theo

mã nhập vào

2 Nếu không nhớ được mã riêng thì chúng ta có thể nhậ từ khoá vào ô tìm kiếm, chương trình sẽ hiển thị các sản phẩm, thông tin khách hàng, lịch sử dịch vụ, sự kiện có liên quan đến từ khoá

3 Cần thêm các ô tìm kiếm theo sản phẩm, theo thông tin

Trang 18

3 Chị có điều gì không hài lòng về

công cụ tìm kiếm ở Công Ty?

khách hàng, nhà cung cấp, lịch sử dịch vụ và sự kiện

doanh Laptop

- Trình độ

thập được

Trang 19

Phiếu phỏng vấn

Dự án : Quản Lý Kinh Doanh Laptop Tiểu dự án : Quy Trình Tìm Kiếm

Người được hỏi : Nguyễn Mai Phương

Thảo

Người phỏng vấn: Trần Khắc Hải

Câu hỏi

1 Công Ty của chị lấy những thông

tin ở đâu và sẽ thống kê như thế

nào ?

2 Việc thống kê có khó khăn không

chị ?

3 Vậy nếu thông tin không chính

xác và không được đưa tới đúng

thời gian thì điều gì sẽ xảy ra ?

4 Công Ty có nghĩ đến việc thiết kế

sẽ thống kê khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng, kho nếu công

ty yêu cầu

2 Chỉ cần số liệu chính xác, đầy đủ và được đưa đúng thời gian để mình bắt tay vào làm là được Không có nhiều khó khăn em ạ

3 Khả năng này có khi xảy ra, trong trường hợp đó, mình cần linh động

tự đi kiểm tra, công việc này chỉ thỉnh thoảng thôi, không nhiều, nhưng khi cần thì phải tự làm nếu không sẽ không đúng tiến độ công việc

4 Có, nhưng việc thống kê của Công

Ty khá quan trọng nên cần một phần mềm có chất lượng, uy tín Công Ty vẫn chưa tìm được phần mềm nào phù hợp

5 Chị sẽ thống kê riêng và gửi lại cho trưởng phòng kinh doanh để tiện xử

lí, công việc của chị chỉ cần thống

kê thôi

Trang 20

5 Nếu hàng tồn kho còn nhiều, vậy

nhưng thất thoát về hàng tồn kho

của Công Ty chị sẽ làm gì ?

6 Công Ty sẽ thống kê lại tất cả

thông tin sau mỗi ngày phải

không ?

6 Vì số lượng hàng nhập vào và bán

ra cho khách hàng diễn ra liên tục Nên cứ sau mỗi ngày Công Ty phải thống kê lại tất cả các thông tin Tương tự như vậy sau mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm

III Biểu Mẫu

Định dạng
Số trang	43
Dung lượng	1,83 MB