Báo cáo thực tế thực hiện các nhiệm vụ văn phòng

Cuối cùng người viết xin được gửi lời cảm ơn đến toàn thể thầy cô giáo bộ môn đã tổ chức đợt thực tế lần hai cho sinh viên và lời cảm ơn tới toàn thể các cán bộ, công chức và lãnh đạo củ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌCKHOA VĂN – XÃ HỘI

BÁO CÁO THỰC TẾ CHUYÊN MÔN LẦN HAI

Gíao viên chủ nhiệm: Nguyễn Kim Phương

Thái Nguyên, tháng 7 năm 2011

LỜI MỞ ĐẦU

Để chuẩn bị cho năm học thứ tư và việc lựa chọn chuyên ngành học cho sinh viên, dựa trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học và nghiên cứu trên nhà trường và thực tiễn, lớp Khoa học Quản lý khóa 6 - Khoa Văn – Xã hội – Trường Đại học Khoa học đã tổ chức đợt thực tế lần hai cho mỗi sinh viên lớp Khoa học Quản lý khóa 6 trong thời gian từ ngày 01/07/2011 đến 28/07/2011 tại

cơ quan mà sinh viên đã đang kí

Trong thời gian thực tập, tôi đã tác nghiệp tại cơ quan và nhận được sự giúp đỡ của các thành viên tại UBND để tìm hiểu những thông tin và thực hiện những nhiệm vụ được giao để xây dựng bài báo cáo này

Theo phân công tôi được giao vị trí chuyên viên tại cơ quan tác nghiệp, với vị trí Thư ký cho chủ tịch xã Bình Yên và thực hiện các nhiệm vụ văn phòng khi các phòng ban khác yêu cầu Tôi đã được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế - với môi trừng làm việc nghiêm túc với những đòi hỏi năng lực nhất định ở bản thân Tôi đã được trải nghiệm và học hỏi được rất nhiều Qua đó giúp tôi quan sát và tìm hiểu được nhiều thông tin càn thiết cho bài báo cáo thực tế lần này

Theo phân công, nhiệm vụ cụ thể của sinh viên thực tập đó là:

1. Phân tích hiện trạng cơ quan

- Xác định mục tiêu định tính, mục tiêu định lượng và vai trò của các chủ thể hoạch định mục tiêu trong cơ quan

- Xác định cơ cấu tổ chức: sơ đồ cơ cấu tổ chức, mối quan hệ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức

- Hiện trạng nhân lực số lượng, chất lượng, phân tích đánh giá

- Các chính sách đào tạo và phát triển nhân lực tại cơ quan

- Hệ thống thông tin trong quản lý: Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin trong quản lý của cơ quan Lấy một ví dụ thực tế của hệ thống thông tin

hỗ trợ ra quyết định

- Văn hóa tổ chức: Các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức, phân tích một yếu

tố tác động đến việc thực hiện mục tiêu của tổ chức

- Môi trường lầm việc: Các yếu tố cấu thành môi trường, phân tích mối quan hệ của tổ chức với một yếu tố tác động mạnh nhất với tổ chức

2. Mô tả công việc

- Mô tả từ 3 – 4 vị trí công việc trong đó có vị trí của sinh viên đang thực tập

- Nội dung bản mô tả công việc

+Chức danh+Nhiệm vụ+Các công việc cần làm+Quyền quyết định+Ché độ báo cáo+Chỉ số thành công+Kĩ năng cần có của vị trí công tác+Kết quả thực hiện(với bản mô tả vj trí của sinh viên)

Như vậy, với nội dung như trên, bài báo cáo không chỉ giúp cá nhân có thể đánh giá được khả năng thực tế của mình liên quan đến lĩnh vực quản lý mà còn là cơ sở để các giáo viên bộ môn có thể đánh giá quá trình tiếp thu và vận dụng kiến thức hỗ trợ việc xét điểm rèn luyện cho sinh viên

Cuối cùng người viết xin được gửi lời cảm ơn đến toàn thể thầy cô giáo

bộ môn đã tổ chức đợt thực tế lần hai cho sinh viên và lời cảm ơn tới toàn thể các cán bộ, công chức và lãnh đạo của Uỷ ban Nhân dân xã Bình Yên – huyện Định Hóa – tỉnh Thái Nguyên đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành chuyến thực tế này

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HĐND : Hội đồng nhân dân

UBND :Uỷ ban nhân dân

PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ XÃ BÌNH YÊN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ BÌNH YÊN – HUYỆN ĐỊNH HÓA – TỈNH THÁI NGUYÊN

1 Giới thiệu về xã Bình Yên – huyện Định Hóa – tỉnh Thái Nguyên

1.1 Vị trí địa lý của xã Bình Yên – huyện Định Hóa – tỉnh Thái Nguyên

Bình Yên là xã nằm phía Nam huyện Định Hoá tỉnh Thái Nguyên, cách trung tâm huyện 10km, có tổng diện tích 745ha địa hình rừng núi

+ Phía Đông giáp với Trung Lương+ Phía Tây giáp Thanh Định

+ Phía Nam giáp Sơn Phú+Phía Bắc giáp xã Định Biên và Đồng Thịnh

1.2 Điều kiện về kinh tế - xã hội

-Kinh tế nông lâm nghiệp kết hợp và dịch vụ buôn bán nhỏ lẻ, thu nhập chính chủ yếu là lúa và chè, dịch vụ kinh doanh và sản xuất tiểu thủ công nghiệp như dệt mành cọ, khai thác lá cọ…

-Tổng số hộ là 804, số khẩu là 3346, có 6 dân tộc: Tày, Kinh, Nùng, Dao, Sán Chí, Hoa cùng sinh sống hoà thuận trên địa bàn Tỷ lệ hộ nghèo năm 2010

là 15% trong đó hộ nghèo vì thiếu đất canh tác là 45%; hộ nghèo thiếu vốn sản xuất là 45%; hộ nghèo nguyên nhân khác là 10%

2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Bình Yên

Uỷ ban nhân dân xã Bình Yên do hội đồng nhân dân xã Bình Yên bầu ra,

là cơ quan chấp hành của hội đồng nhân dân, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân Uỷ ban Nhân dân xã Bình Yên thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:

2.1 Chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

4 Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;

5 Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp

1 Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;

2 Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu

bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;

3 Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật;

4 Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành, nghề mới

2.2.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải

1 Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;

2 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

3 Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

4 Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.

2.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao

1 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

2 Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

3 Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

4 Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch

sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

5 Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

6 Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

7 Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa

3 Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

4 Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương

2.2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

2.2.7 Trong việc thi hành pháp luật

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền;

3 Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử

lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

PHẦN II: NỘI DUNG BÀI BÁO CÁO THỰC TẾ

CHƯƠNG 1: HIỆN TRẠNG CƠ QUAN THỰC TẬP

I. HIỆN TRẠNG CỦA UBND XÃ BÌNH YÊN

1. Mục tiêu của UBND xã Bình Yên

1.1 Mục tiêu định tính

− Chỉ đạo thực hiện tốt các chỉ tiêu về Kinh tế - Xã hội năm 2011

− Tiếp tục tến hành chuyển giao, áp dụng các tiến bộ Khoa học – Kỹ thuật công nghệ vào sản xuất.

− Chủ động phòng chống dịch bệnh cho đàn gia súc, gia cầm trên địa bàn xã

− Thực hiện tốt công tác phòng chống lụt bão

− Bảo đảm chi tiêu ngân sách của xã hiệu quả

− Đẩy mạnh cuộc vận động toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa khu dân cư

− Nâng cao chất lượng đời sống cho các đối tượng chính sách, người

− Tỉ lệ hộ nghèo giảm xuông còn: 8%

− Thu nhập bình quân đầu người đạt: 12 triệu Đồng trên đầu người

1 năm

− Tổng thu ngân sách trên toàn xã là:

− Tỷ lệ phát triển dân số:

2.3 Vai trò của các chủ thể hoạch định mục tiêu

Thứ nhất, HĐND đóng vai trò chỉ đạo, yêu cầu, tham mưu, góp ý kiến cho UBND đề ra các mục tiêu Sau khi UBND trình lên thì HĐND xét duyệt hoặc yêu cầu UBND chỉnh sửa lại

Sau đó, các phòng, ban, bộ phận trực thuộc UBND xã căn cứ vào tình hình hiện tại của xã và kết quả thực hiện các nhiệm vụ Kinh tế - Xã hội của năm trước, sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên Sau đó, đề ra mục tiêu thực hiện nhiệm

vụ của phòng, ban mình trong thời gian tới

Trên cơ sở đó, Chủ tịch UBND xã tập hợp các mục tiêu để HĐND xã phê duyệt

Cuối cùng, Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND xã đóng vai trò chỉ đạo, hướng dẫn các phòng, ban và các bộ phận trực thuộc đề ra mục tiêu thực hiện nhiệm vụ phát triển Kinh tế - Xã hội và đôn đốc, chỉ đạo việc thực hiện

2. Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ, cơ cấu tổ chức

Uỷ ban Nhân dân xã Bình Yên hoạt động trên cơ sở Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân - Uỷ ban Nhân dân và quy chế hoạt động của Uỷ ban Nhân dân

xã Để hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, Uỷ ban Nhân dân xã Bình Yên đã tổ chức bộ máy làm việc của mình như sau:

Ban Công anVăn phòng- Thống kêBan Địa chính- Xây dựngBan Chỉ huy Quân sựBan Văn hóa - Xã hộiBan Tài chính - Kế toánBan Tư pháp hộ tịchChủ tịch Phó chủ tịch

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Bình Yên

Uỷ ban Nhân dân xã Bình Yên có 01 Chủ tịch, 01 Phó chủ tịch, 01 Uỷ viên Uỷ ban Nhân dân xã và các phòng ban chuyên môn

Mối quan của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức

Đứng đầu UBND xã là Chủ tịch UBND, là người phụ trách chung, là người lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND xã, đôn đốc, kiểm tra công tác của xã, chỉ đạo điều hành các thành viên cấp dưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND xã, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể của UBND xã Bên cạnh đó, Chủ tịch UBND xã phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn được giao riêng cho mình và cùng với các

thành viên của UBND chịu trách nhiệm trước Uỷ ban Nhân dân huyện và Hội đồng Nhân dân xã.

Phó chủ tịch UBND xã giúp việc cho Chủ tịch UBND xã Phó chủ tịch UBND xã được phân công chỉ đạo một số lĩnh vực công tác, điều hành hoạt động của một số phòng ban chuyên môn của UBND xã và phải chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND, tập thể UBND xã, HĐND xã về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đã được giao

Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã giúp việc cho Chủ tịch và Phó chủ tịch Đây là cơ quan tham mưu, giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

UBND xã Bình Yên có 7 phòng, ban sau:

1. Ban Tư pháp- Hộ tịch

2. Văn phòng - Thống kê

3. Ban Văn hoá - Xã hội

4. Ban Tài chính - Kế toán

5. Ban Công An

6. Ban Chỉ huy Quân sự

7. Ban Địa chính - Xây dựng

3. Hiện trạng nhân lực của UBND xã Bình Yên

2.1 Số lượng và chất lượng của nhân lực

- Về số lượng: Hiện nay, UBND xã Bình Yên có 13 Cán bộ, Công chức

- Về trình độ học vấn: Có 11 Cán , Công chức tốt nghiệp trung học phổ thông, còn 2 công chức chưa đạt

- Về trình độ lý luận chính trị: Xã có 02 người có trình độ trung cấp lý luận chính trị, 08 người có trình độ sơ cấp lý luận chính trị

- Về chuyên môn, nghiệp vụ: Có 09 người có trình độ trung cấp về chuyên môn, 04 người có trình độ sơ cấp

- Về kỹ năng: Nói chung toàn bộ công chức nắm được vững chuyên môn, nghiệp vụ về công tác được giao Tuy nhiên, khả năng sử dụng các các thiết bị

thông tin – liên lạc và trình độ tin học của các cán bộ thế hệ già còn yếu Nên khả năng sử dụng hiệu quả các thiết bị thông tin còn không cao.

Đội ngũ cán bộ, công chức đều là những người có ý thức tổ chức, kỷ luật, nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan và tận tụy, hăng hái trong công việc

2.2 Phân tích và đánh giá hiện trạng nhân lực của UBND xã Bình Yên

Đội ngũ Công chức, Cán bộ của UBND xã là bộ phận rất quan trong bộ máy chính trị của UBND Họ là những người trục tiếp giải quyết các công việc của người dân và gắn bó với nhân dân Cho nên năng lực của các cán bộ công chức xã rất quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của xã đi lên Vì vậy, việc đánh phân tích và đánh giá hiện trạng năng lực cán bộ, công chức của UBND và tìm ra hướng phát triển đội ngũ cán bộ, công chức là rất cần thiết

Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, công chức của UBND xã đều đủ tiêu chuẩn của cán bộ, công chức theo tiêu chuẩn được quy định Song bên cạnh đó, trình

độ chuyên môn nghiệp vụ và lý luận chính trị còn chưa cao, chưa thể đáp ứng được sự phát triển về mọi mặt của xã và yêu cầu của vị trí công tác về lâu dài

Số cán bộ có trình độ trung cấp lý luận chính trị còn quá ít Hiện tại, chỉ

có Chủ tịch UBND và Phó chủ tịch UBND có trình độ trung cấp chính trị Còn những cán bộ khác chủ yếu là sơ cấp Vì vậy, UBND xã còn thiếu nhiều cán bộ, công chức có trình độ lý luận chính trị cao hơn

Bên cạnh đó một tồn tại lớn trong các cán bộ, công chức của UBND, đó là

kỹ năng sử dụng những thiết bị thông tin – văn phòng còn yếu kém Nên những thiết bị thông tin - văn phòng không được sử dụng hiệu quả Nên cần thiết phải đào tạo và bồi dưỡng thên

Tóm lại, UBND xã Bình Yên còn rất nhiều tồn tại và hạn chế trong số lượng và chất lượng của đội ngũ cán bộ Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của tổ chức

2.3 Chính sách đào tạo và phát triển nhân lực

UBND xã Bình Yên do những điều kiện kho khăn về ngân sách và thẩm quyền hạn hẹp nên không thể tự mình thực hiện việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức Việc đào tạo, nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức phụ thuộc vào kế hoạch, chỉ tiêu của UBND huyện.

Hiện nay các cán bộ, công chức của xã phần lớn trước đây là được cử đi đào tạo và tập huấn Nhờ vậy, UBND có lượng nhân lực như trên

Hiện tại, theo định suất của UBND huyện, ông Ma Công Suất là công dân của xã được cử đi đào tạo chuyên ngành Công an đại phương trình độ trung cấp

và đã sắp kết thúc khóa đào tạo Tương lai UBND xã sẽ nhận ông Suất về làm cán bộ trong Ban Công an của xã

2.4 Những đặc điểm của tổ chức ảnh hưởng đến việc đào tạo nhân lực

Do việc đào tạo nhân lực của UBND xã Bình Yên đều dựa trên kế hoạch và chỉ tiêu của UBND huyện nên việc cần nhân lực và cử người đi đào tạo gặp nhiều khoa khăn Bên cạnh đó cán bộ công chức do

2.5 Đề suất kế hoạch cho một giai đoạn nhất định

Do yêu cầu công việc của UBND xã và phù hợp với Chương trình Tổng thể cải cách hành chính Nhà nước trong tương lai, các cơ quan chuyên môn cần thêm cán bộ Kế hoạch trong giai đoạn 2010 - 2015 của xã là tuyển thêm 01 cán

bộ vào vị trí làm tại phòng Văn phòng – Thống kê và 01 cán bộ vào làm vị trí cán bộ công tác ở vị trí cán bộ chuyên trách mảng Thương binh – Xã hội của xã Trong đội ngũ cán bộ của xã phải có ít nhất 02 người có trình độ Đại học

3 Hệ thống thông tin trong quản lý của UBND xã Bình Yên

3.1 Khái niệm hệ thốngTheo mỗi chuyên ngành thì hệ thống lại được định nghĩa theo một cách khác nhau Dưới đây là hệ thống được định nghĩa theo cách chung nhất theo

khoa học nghiên cứu về hệ thống của GS Vũ Cao Đàm: “Hệ thống là tập hợp các phần tử có liên hệ tương tác với nhau nhằm thực hiện mục tiêu đã định trước”.

Áp dụng vào trường hợp hệ thống thông tin trong quản lý này, ta hiểu các phần tử bao gồm các phương tiện, vật chất và con người tổng hợp lại thành một

hệ thống mở có quan hệ tương tác với môi trường nhằm thực hiện mục tiêu của

tổ chức

3.2 Khái niệm hệ thống thông tin trong quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các phương tiện, phương pháp và các cơ quan liên hệ chặt chẽ nhằm đảm bảo cho việc thu thập, lưu trữ, tìm kiếm,

xử lý và cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý

3.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin trong quản lý trong UBND xã Bình Yên bao gồm:

3.3.1 Các phương tiệnCác phương tiện trong hệ thống thông tin là những phương tiện giúp con người trong hệ thống có thể thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và cung cấp thông tin Ví dụ như giấy tờ, sổ sách, máy ảnh, đĩa cứng, đĩa mền, máy vi tính, điện thoại, máy ghi âm v.v…

Trong UBND những phương tiện được sử dụng nhiều nhất là giấy tờ, sổ sách, máy vi tính, điện thoại Chúng được dùng hầu hết trong các hoạt động trao đổi thông tin của các cán bộ trong cơ quan và là những phương tiện không thể thiếu trong hoạt động của tổ chức

3.3.2 Các phương phápCác phương pháp trong hệ thống thông tin quản lý là những hành động và những kĩ năng cần thiết để thực hiện việc thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và cung cấp thông tin Qua phân tích như trên thì trong hoạt động của UBND có các công tác như sắp xếp giấy tờ hồ sơ, soạn thảo văn bản, xử lý tài liệu, truyền

tải thông tin qua giấy tờ, gọi điện, in sao dữ liệu bằng nhiều hình thức khác nhau.v.v…

3.3.3 Các cơ quan trong hệ thốngCác cơ quan trong hệ thống thông tin quản lý đó là các bộ phận, phòng ban và những cá nhân trong UBND có quan hệ tương tác lẫn nhau trong việc trao đổi thông tin phục vụ cho công tác quản lý của cơ quan Các cơ quan này luôn có kết cấu chặt chẽ và có sự trao đổi thông tin hai chiều Bên cạnh đó là sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp với nhau trong từng hoạt động

3.3.4 Ví dụ thực tế hệ thống thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định

Ví dụ: Vào hồi 23 giờ 30 phút ngày 12 tháng 07 năm 2011, tại địa bàn thôn Thẩm Kẻ - xã Bình Yên, có một thanh niên khoảng 30 tuổi lạ mặt, nhân lúc mọi người nhà bác Ma Khắc Cánh đã đi ngủ đã đi vào sân và có hành vi bắt chộm chó tại sân nhà bác Sự việc gây tiếng động nên gia đình bác Cánh mới hô

to và cùng mọi người bắt được kẻ gian

Ngay sau đó người dân trong thôn đã gọi điện cho Công an viên của thôn lập biên bản Sau khi biên bản vụ án được lập song, bác Công an viên đã gọi điện cho Trưởng ban công an Ngay lập tức, Trưởng công an có mặt và cùng mọi người áp tải tội phạm vào trụ sở UBND để tiến hành lập biên bản xử phạt

Căn cứ vào biên bản của vụ án, lời khai của nhân chứng, phạm nhân và chiếu theo quy định của pháp luật, Trưởng công an xã quyết định xử phạt cảnh cáo kẻ gian tên là Ma Thế An cư chú tại thôn Thanh Xuân – xã Thanh Định với khung phạt hành chính theo quy định là 300.000 VNĐ Sau đó, hồ sơ của vụ án được lưu lại tại cơ quan và phạm nhân được thả về

Qua ví dụ thực tế trên, ta thấy các thành phần trong hệ thống đều được sử dụng cho công việc giải quyết vụ án Thông tin được truyền từ nơi xảy ra vụ án

để người chuyên trách trong vấn đề an ninh có mặt Sau đó, những yếu tố cần thiết bao gồm Biên bản vụ án, nhân chứng, người pham tội đều được đưa tới UBND Qua việc phân tích những thông tin liên quan và đối chiếu với văn bản