Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng Nội dung cuốn sách đề cập đến vấn đề lý luận cơ bản nhất về một MIS 4 chương đàu, đông thời giới thiệu với độc giả hai hệ thống thông tin qu

LỜI NÓI ĐẦU

Hệ thống thông tin quản lý (MỈS - Management Information System)

được biết đến sớm và phổ biến nhất Đối tượng phục vụ của MIS thực sự rộng hơn rất nhiều so với ý nghĩa bản thân tên gọi của nó Theo Keen, Peter G.W., những người đứng đầu trong lĩnh vực quản lý, MIS là sự phát triển và

sử dụng hệ thống thông tin (HTTT) có hiệu quả trong một tổ chức Một

HTTT được xem là hiệu quả nếu nó giúp hoàn thành được các mục tiêu của những con ngưòã hay tổ chức sử dụng nó

Hạt nhân của MIS là một cơ sở dữ liệu (CSDL) chứa các thông tin phản

ánh tình trạng hiện thời và hoạt động quản lý hay kinh doanh hiện thời của một tố chức hay một doanh nghiệp Vì mô hình dữ liệu quan hệ tưcmg đối đơn giản và dễ hiểu lại có nhiều ưu điểm cơ bản so với các mô hình dữ liệu khác nên MIS đã hầu hết chọn dùng mô hình dữ liệu quan hệ Do vậy trong giáo trình này chỉ tập trung trình bày về mô hình dữ liệu quan hệ

Vấn đê quan trọng ở chỗ thiết kẽ MIS như thế nào đế bảo đảm cho

công tác quản lý đạt hiệu quả cao là những kiến thức rất quan trọng cho các sinh viên ngành tin học quản lý Sinh viên cần được học một giáo trình tiếp theo giáo trình này là "Phân tích và thiết kế HTTT" hay "Phát triển một HTTT

Trong giáo trình này, chúng ta sẽ bắt đàu tìm hiểu các khái niệm cơ bản vê MIS, các thành phần quan trọng cũng như hạt nhân của nó, các phương pháp luận phát triển nó và sau cùng là giới thiệu một vài MIS tiêu biếu trong các tổ chức hoặc doanh nghiệp

Với mong muốn được giới thiệu đến bạn đọc các kiến thức cần thiết trong việc nghiên cứu bản chẵt của hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất

bản Thông tin và Truyền thông xuất bản cuổn sách "Hệ thõng thông tin

quản lý" do TS Lê Văn Phùng biên soạn.

Nội dung cuốn sách gôm 6 chương:

Chương 1 Các khái niệm cơ bản vê hệ thống thông tín quản ìý (MỈS) Chương 2 Các nhân tố quan trọng của hệ thống thông tín quản lý Chương 3 Cơ sở dữ liệu - hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý Chương 4 Phương pháp luận về phát triển một hệ thống thông tin quản lý

Chưcmg 5 Hệ thống thông tín quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Chương 6 Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng

Nội dung cuốn sách đề cập đến vấn đề lý luận cơ bản nhất về một MIS (4 chương đàu), đông thời giới thiệu với độc giả hai hệ thống thông tin quản

lý ERP và CRM đang được các tổ chức và doanh nghiệp Việt Nam rất quan tâm hiện nay

Khác với nhiều giáo trình khác cùng tên ờ chỗ kết cấu và nội dung tập trung sâu vào công nghệ thông tin (CNTT) nên giáo trình này được dành chủ yếu cho sinh viên cao đẳng - đại học ngành CNTT, đặc biệt là cho sinh viên chuyên ngành hệ thống thông tin quản lý

Nhà xuất bản xin trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc và rất mong nhận

được ý kiến đóng góp của quý vị Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về Nhà xuất

bản Thông tin và Truyền thông, Số 9, Ngõ 90, Phố Ngụy Như Kon Tum,

Quận Thanh Xuân, Hà Nội hoặc gửi trực tiếp cho tác giả theo địa chỉ phunglcvan52@gmail.com

Xin trân trọng cảm ơn./.

NHÀ XUẤT BẢN THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Chươnế 1

v £ HỆ THỐNG THÔNG TIN QỊIẢN lÝ (MIS)

1.1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÕNG TIN

Trong tự nhiên và xã hội, mọi đối tượng đều có thể xem là một hệ thống (HT) Việc nghiên cứu, tìm hiểu HT nhằm vào các mục tiêu sau:

- Để hiểu biết rõ hơn về HT (nhất là đối với hệ thống phức tạp)

- Để có thể tác động lên HT một cách có hiệu quả

- Để hoàn thiện HT hay thiết kế những HT mới

Tùy thuộc vào mỗi loại HT và vào mục tiêu nghiên cứu mà ta có thể

sù dụng các phương pháp và các công cụ khác nhau để nghiên cứu HT và

có thể thu được kết quả tốt

Để đạt được các mục tiêu này, chúng ta bắt đầu việc nghiên cứu HT

từ những khái niệm cơ bản nhất dưới đây

Cho đến nay, chưa có một định nghĩa thống nhất về HT Vì vậy, có

nhiều cách tiếp cận khác nhau về HT Đơn giản nhất, người ta coi “/ / r là

một tập hợp bao gồm nhiều phần từ có moi quan hệ ràng buộc lẫn nhau

và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chun¿' hoặc “/ / r là một tổ

Hệ thống thông tin quản lý

chức vận hành theo một mục đích xác định gồm nhiều thành phần trong mối quan hệ với nhau”[l2] Song, có một cách tiếp cận được nhiều người

ủng hộ nhất, đó là:

H T bao gồm:

+ Tập hợp các phần tử (không phân biệt bản chất của nó)

+ Tập hợp các moi quan hệ giữa các phần tử đó (các quan hệ có

nhiều dạng rất khác nhau Có thể kể ra một vài dạng như các quan hệ cơ học, năng lượng, thông tin và các quan hệ khác ràng buộc bởi: kinh tế,

thân hữu pháp luật và cỏ thể xác định qua các mặt như: số lượng, chiểu

hướng và cường độ của chúng)

+ Tạo thành một thể thong nhất để có được những chức năng hav mục tiêu (cùa chính nỏ hay được con người gán cho) của HT.

Nhờ tạo thành một thể thống nhất mà HT có được các đặc tính mà từng phần tử riêng rẽ không thể có được Các đặc tính này gọi là các đặc tính “trồi”[32]

Từ các quan niệm trên ta thấy rằng các phần từ là khác biệt với những HT khác nhau mà ngay cả trong cùng một HT cũng khác nhau:

HT thần kinh (có bộ óc, tủy sống, dây thần kinh, ), HT tư tưởng (có phương pháp, lập luận, quy tắc, ) Còn mối quan hệ cũng mang tính ổn định (A là thủ trưởng của B), mang tính tạm thời (An, Nhàn được cử đi công tác cùng nhau) Đặc biệt nó là cơ sờ để tạo nên một cấu trúc đặc trưng riêng cho tổ chức đó Theo quan điểm HT, việc xem xét sự vật trong sự thống nhất của toàn thể, trong mối liên hệ tương tác của các thành phần ngày nay đã trở thành một phương pháp tư duy khoa học.Trong tin học, một số HT được quen gọi tắt là “hệ” như hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, hệ giao diện người-máy, hệ chuyên gia, hệ trợ giúp quyết định,

Ví dụ: Nhiều HT trong lĩnh vực vật lý, sinh vật, công nghệ hiện đại

và ừong xã hội loài người đã rất quen thuộc như HT mặt trời với các phần tử là các hành tinh cùa nó (mặt trời, quả đất, hỏa tinh, mộc tinh, )

trong mối quan hệ là các lực hấp dẫn giữa chúng Trong cơ thể con người, HT tuần hoàn có các phần tử như tim phổi, động mạch, tĩnh mạch trong mối quan hệ là sự gắn kết sinh học và cơ học để lưu thông máu HT đồng hồ cơ học gồm các phần tử như bánh xe, dây cót, kim, mặt số, trục, trong mối quan hệ là các liên kết cơ học để chỉ giờ HT hành chính với phần tử là cán bộ, nhân viên trong mối quan hệ phân cấp, phân quyền, đoàn thể, dân sự Ngoài ra còn nhiều HT khác như HT công nghệ chế biến dầu lửa, các HT KT-XH như các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh doanh

Khái niệm vể H T động:

Khi HT là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau cùng hoạt động hướng đến một mục tiêu chung thông qua việc tiếp nhận các đầu vào và sản sinh ra các đầu ra nhờ một quá trình chuyển đổi được tổ chức

Một HT như vậy được gọi là HT động (Dynamic system) Khái niệm này

xem HT như một quá trình xử lý

Trong thực tế tồn tại rất nhiều HT động Trong số này, có các HT sản xuất mà đầu vào (input) cùa nó là nguyên vật liệu, năng lượng, dữ liệu và sức người được sừ dụng cho các hoạt động xử lý Các quá trình

xử lý (Processing) như các quá trình sản xuất, đồng hóa và dị hóa của sinh vật, quá trình tính toán trên máy Đầu ra (Output) cùa HT là các sản phẩm cuối cùng, các dịch vụ, việc làm thay đổi hàm lượng ôxy và cácbônic trong máu, là các bản kế hoạch kinh tê

Khái niệm về HTXi-béc-nè-tic:

Nhiều HT còn bao hàm hai thành phần đặc biệt là thành phần phản hồi (feetback) và thành phần kiểm soát (control) Một HT có hai thành phần này được gọi là HT Xi-béc-nê-tic Nó là HT có đặc tính tự vận động (self-monitoring) và tự điều chinh (self-regulating) Các HT KT-XH thuộc loại này

Phản hồi chính là những dữ liệu về sự hoạt động của HT cung cấp cho bộ phận kiểm soát Chẳng hạn, doanh số bán hàng là phản hồi cho người quản lý trong HT kinh doanh thương mại

Chương 1; Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin cỊuản lý (MIS) ^

Hệ thốĩig thông tin quản lý

Kiểm soát là sự so sánh, đánh giá các phản hồi để xác định xem HI hoạt động hướng đến mục tiêu như thế nào và điều chinh các tác động lên nó nhàm đạt đến mục tiêu mong muốn khi cần thiết

Mọi HT luôn tồn tại và hoạt động trong một môi trường (Environment)

cụ thể

Nếu một HT là thành phần cùa một HT khác lớn hơn, khi đó nó được gọi là HT con (subsystem) của HT lớn HT lÓTi hơn không kể HI được xét là môi trường của nó Một HT phân cách với môi trường hay

với HT khác nhờ vào ranh giới (boundary) của nó.

Một số HT có thể có cùng một môi trường Một vài HT trong số đỏ

có thể liên hệ với môi trường và những HT khác qua ranh giới hay các

giao diện (interface).

Khái niệm về hệ thống mở:

HT mở (Open System) là HT có tác động qua lại với các HT khác thuộc môi trường Nếu một HT có sự trao đổi những cái vào và cái ra với môi trường thì có thể nói rằng nó liên hệ với môi trường qua các giao diện vào-ra (Input-Output Interface)

Khái niệm về HT thích nghi:

Neu một HT có khả năng thay đổi bản thân mình hay thay đổi môi

trường để tồn tại thỉ nó được gọi là H T thích nghi (Adaptive System).

Các cơ quan nhà nước hay các tổ chức kinh doanh là những ví dụ về

HT con của một xã hội Chính xã hội là môi trường của chúng Các tổ chức nhà nước đến lượt mình lại bao gồm các bộ phận, các HT con, như các Bộ, Vụ, Viện, Phòng, Ban, Chúng cũng là HT mở Vì rằng, các cơ quan phải trao đổi thông tin và làm việc với các cơ quan khác Các doanh nghiệp phải mua nguyên vật liệu, hàng hóa từ thị trường và cung cấp sản phẩm, dịch vụ của mình ra thị trường Gia đình và các tổ chức KT-XH là các HT thích nghi, vì chúng phải thay đổi nhu cầu của mình để thích nghi với khả năng cung ứng sản phẩm của xã hội

Chươiìg 1: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (MIS)

Những đặc trưng của một HT cho phép nhận biết được HT ờ những

thời điểm khác nhau được gọi là trạng thái (status) của nó Đổi với

những HT vận động trong không gian, vị trí của nó trong không gian có thể xem là trạng thái của nó trên quỹ đạo

+ HT là một HT con của HT lớn hơn (nằm trong môi trường nào đó)

và chính nó lại có các HT con (các bộ phận, các thành phần của nó).+ Có sự sẳp xếp, quan hệ thứ bậc giữa các phần tử hợp thành xét theo một trình tự hay quan hệ nào đó

+ Từ đó, việc phân biệt HT và phần còn lại ngoài nó gọi là môi trường, phân biệt nó với các HT con là cần thiết khi nghiên cứu HT

+ Cấu trúc lỏng: ít mối quan hệ, cường độ tác động yếu, có thể thay

¿ổi (các tổ chức phường hội)

+ Cấu trúc chặt: ngược lại (bộ máy chiếc đồng hồ, hệ tuần hoàn)

10 Hệ thống thông tin quản lý

HT CÓ cấu trúc chặt thưcmg gọi là HT có cấu trúc và ỉchả năng mô tà

nó bằng công cụ toán học (gọi là hình thức hóa được).

Nhận xét:

+ Sự thay đổi cấu trúc có thể tạo ra những đặc tính mới (sức trồi

mới) của HT mà HT cũ không thể có được, hoặc có thể dẫn đến phá vờ

HT cũ

Ví dụ: Kim cương và than đá đều cấu tạo từ cmig các phân tử Các-bon,

nhưng khác nhau về cấu trúc nên chúng có những tính chất khác nhau: Kim cương vô cùng rắn, có thể dừìg làm lưỡi dao cẳt thép Ngược lại, than đá không có được tính đó

+ Cấu trúc HT giới hạn những năng lực có thể có của nó Thay đổi cấu trúc dẫn đến những thay đổi quan trọng của HT Vì vậy, thay đổi cấu trúc quan trọng hơn việc thay đổi chức năng, nhưng khó khăn hơn

- Tính biến đổi theo thời gian, không gian:

+ Các HT luôn thay đổi theo thời gian, không gian như một quy luật tiến hóa Sự khác nhau chi là tốc độ thay đổi cùa mỗi HT và khả năng để nhận biết được sự thay đổi đó

+ Sự thay đổi luôn có mối liên hệ ngược trong HT (tác động nhân-quả) Riêng đối với HT KT-XH, chúng ta còn thấy các tính chất sau:

- Tính hướng mục tiêu:

HT KT-XH luôn có mục tiêu, và các mục tiêu là đa dạng và có thể

có nhiều mục tiêu Các mục tiêu này thường bị chi phối bởi các nhóm có lợi ích khác nhau và HT thường hướng theo lợi ích của nhóm có khả năng chi phối Chẳng hạn, lợi ích giữa giới chủ và những người làm công

là khác nhau Giới chủ luôn hướng các HT kinh doanh hoạt động có lợi nhất cho mình

- Tính thích nghi và tính ỳ:

Trong các HT xã hội có con người, vì lợi ích và sự tồn tại của bản thân họ luôn có phản ứng tự vệ Vì thể, HT có thể thích nghi với những tác động của môi trường hoặc tác động lên môi trường tạo ra sự ỳ của chính nó

Chương 1: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (MIS) 11

1.1.1.3 Phân ¡oại các hệ thống

Mỗi loại HT có những đặc trưng riêng của chúng Việc phân loại HT giúp ta có thể đi sâu hay tập trung nghiên cứu mỗi loại một cách hiệu quả Chúng ta có nhiều cách phân loại HT Mỗi cách phân loại thường dựa trên một cách nhìn nhận nào đó Chẳng hạn:

- Theo nguyên nhân xuất hiện ta có: H T tự nhiên (có sẵn trong tự nhiên), H T nhân tạo (do con người tạo ra).

- Theo quan hệ với môi trường: HT đóng (không có trao đổi với môi trưòmg), H T mở (có sự trao đổi với môi trường).

- Theo mức độ cấu trúc có thể biết được: H T đom giản (có thể biết được cấu trúc: các HT kỹ thuật), HTphức tạp (khó biết đầy đủ cấu trúc:

tổ chức xã hội)

- Theo quy mô: HT nhỏ (vi mô: phân tử), HT lém (vĩ mô: HT mặt ười).

- Theo sự thay đổi trạng thái trong không gian: H T động (vị trí thay đổi trong không gian), HT tĩnh.

- Theo đặc tính duy trì trạng thái: HT ổn định (HT luôn có một số

trạng thái nhất định dù có những tác động nhất định), HT không ổn định.

- Theo tính chất hay đặc trưng vốn có cùa nó: HT KT-XH, HT pháp

luật, HT phân cấp, HT điều khiển được,

1.1.2 H ệ thống thông tin

1.1.2.1 Khái niệm vể dữ liệu và thông tin

ì Khải niệm về dữ liệu

- Dữ liệu là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế

giới thực Chúng được thể hiện bàng nhiều cách khác nhau; số, ký tự, văn bàn, hình ảnh, đồ họa, âm thanh, đoạn phim,

- Dữ liệu được xem là những đặc tính được quan tâm mà có thể ghi lai và được lưu trên các thiết bị ghi nhớ của máy tính

Ví dụ:

- Dữ liệu về khách hàng: tên, địa chi, điện thoại, thẻ tín dụng

12 Hệ thống thôĩìg tin quản lý

- Dữ liệu về xe ô tô của khách: hãng xe, đời xe, năm sản xuất

- Dữ liệu về nhật ký sửa chữa: ngày phục vụ, tên thợ sửa chữa, số tiền thanh toán

2 Khái niệm về xử lý

Xử lý là các thao tác tác động lên dữ liệu như tính toán, so sánh, sắp xếp, phân loại,, tổng hợp,

3 Khái niệm về thông tin

Thông tin là một khái niệm trừu tượng mô tả những gì đem lại hiểu biết, nhận thức cho con người cũng như các sinh vật khác

Thông tin có những đặc điểm sau:

Shanon năm 1948 đã đưa ra công thức tính lượng tin (được gọi là

Sự kiện gieo con xúc xắc: Pi = 1/6 suy ra H = 2,5849 bit

Sự kiện gieo đồng tiền: P i = 1/2 suy ra H = 1 bit (được chọn làm đơn vị đo thông tin)

- Thông tin chi nhận khi tối thiểu có 2 trạng thái, 2 khả năng vì khác thế thì thông tin sẽ không có giá trị

Chương 1: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (MIS) 13

Cách biếu diễn thông tin:

Có 2 cách biểu diễn thông tin; cách tự nhiên và có cấu trúc (dữ liệu).Cách biểu diễn tự nhiên bao gồm thông tin viết, hình ảnh, lời nói, xúc giác, khứu giác, thính giác, Còn cách biểu diễn thông tin có cấu trúc chính là việc chắt lọc từ thông tin tự nhiên bằng cách cấu trúc hóa lại làm cho cô đọng hom, chặt chẽ hơn Cách biểu diễn có cấu trúc có ưu điểm nổi bật là nhờ cô đọng nên truyền đạt nhanh, độ tin cậy cao, chiếm không gian lưu trữ nhỏ Mặt khác, nhờ cú pháp chặt chẽ nên cho phép thực hiện các tính toán, các xử lý theo giải thuật Do vậy, từ tập thông tin

có thể nhận tự động tập thông tin mới (thông tin kết xuất)

Thông tin thường được chiết xuất từ dữ liệu Trong hoạt động KT-XH của con người, người ta thường chia ra hai loại dừ liệu là loại dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cùa cơ quan (nhân sự, nhà xưởng, thiết bị, dữ liệu ít biến động) và loại dữ liệu phản ánh hoạt động của tổ chức (sản xuất, mua bán, giao dịch, ) Trong doanh nghiệp, không kể con người và thiết bị,

dừ liệu cùng với xử lý là hai thành phần cơ bản của HT: dữ liệu thường dùng để ghi nhận thực ưạng

Phán biệt thông tin và dữ liệu

Hai thuật ngừ dừ liệu và thông tin liên quan chặt chẽ với nhau, trên thực tế chúng thường được sử dụng thay đổi cho nhau Tuy nhiên, giữa chúng cũng có sự khác biệt và chúng ta nên phân biệt giữa dữ liệu và thông tin

Chúng ta quan niệm thông tin là những gì được tạo nên nhằm giảm

sự không xác định Nói khác, chúng ta có thể hiểu thông tin như là dữ liệu đã được xừ lý theo cách mà chúng có thể làm tăng hàm lượng ưi thức cho người sừ dụng (NSD) nó, hay nói cách khác là thông tin là dữ liệu được đặt trong một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho NSD

Ví dụ: Hóa đơn N^-852 của nhà cung cấp A cần phải thanh toán

chậm nhất là vào ngày 24/6/2012 đó là một thông tin

14 Hệ thống thông tin q\iản lý

Để thể hiện thông tin người ta sừ dụng dừ liệu Thông tin được thể hiện qua các giá trị của dữ liệu Với ví dụ trên, thông tin toàn bộ được thể hiện qua ba loại dữ liệu: STT (số thứ tự) Hóa đom, tên nhà cung cấp, ngày giới hạn thanh toán

Có dừ liệu nhưng chưa thể hiện được thông tin

Vỉ dụ:

Lê Kim Hoa 190680

Trần Nguyệt Lan 010578

Nguyễn Lệ Hằng 011183

Để chuyển dữ liệu thành thông tin, cần tóm lược chúng lại hoặc xử

lý và trình bày chúng dưới các dạng trực quan hơn như bảng, đồ thị hay biểu đồ (đặt danh sách trong một ngữ cảnh, bổ sung thêm một vài dừ liệu

và cấu trúc của các dữ liệu đó hoặc tóm lược và biểu diễn dưới dạng trực quan như dạng thông tin đồ thị):

Bảng L I Danh sách lớp Tin cơ bản

Tôn Ngày tháng năm sinh

Trần Nguyệt Lan 010578 Nguyễn Lệ Hằng 011183

DỒ thị hình bánh biểu diễn cơ cấu giới tính (hình l.la) Đồ thị hình cột biểu diễn tăng trưởng GDP bình quân đầu người (hình 1.1 b),

GOP btnh q u ln đ iu ngưM (USD)

Chương 1: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (MIS) _ ^

4 Khái niệm về hoạt động thông tin

Hoạt động thông tin là các hoạt động xảy ra trong HT thông tin, bao gồm việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối, trình diễn dữ liệu và cả kiểm soát các hoạt động đó

1.1.2.2 Khái niệm hệ thống thông tin

Bản thân cụm từ “hệ thống thông tin” (HTTT) đã cho chúng ta biết ràng HTTT là HT mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như liên hệ của nó với các HT khác là liên hệ thông tin

HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần (thông tin, phưomg pháp xử lỷ thông tin, con người và phương tiện) được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ và khai thác thông tin hỗ trợ việc ra quyết định và kiểm soát trong một to chức.

Sự khác biệt giữa HT tin học với HTTT;

- Tin học là tập hợp các ngành khoa học - kỹ thuật, KT-XH vận dụng vào việc xừ lý thông tin và tự động hóa nó

- HT tin học là HT có mục đích xừ lý thông tin và có máy tính tham gia

- Ngày nay, hầu như các HTTT đều có máy tính tham gia xử lý nên người ta đã hòa đồng hai khái niệm HTTT và HT tin học là một

1.1.2.3 Hệ thống thông tin theo quan điểm của hệ hỗ trợ quyết định

Thông tin hoặc là cơ sở để hỗ trợ ra quyết định hoặc chính là quyết

định HTTT được xem xét tốt nhất khi đặt nó trong mục đích cụ thể Một ưong các cách như vậy là nhìn HTTT dưới góc độ cùa một HT hỗ trợ quyết định

Theo quan điểm HT thì một tổ chức (chẳng hạn một tổ chức KT-XH) ứiường có ha thành phần xem như ba HT con hợp thành:

Thành phần quyết định: còn gọi là thành phần quản lý hay thành

phần lãnh đạo Chức năng của nó là ra quyết định

16 Hệ thống thông tin quản lý

Thành phần thông tin: Thành phần này phải đảm nhiệm chức năng

thu thập, lưu trữ, xử lý (ở một mức độ nào đó) và truyền tin

Thành phần tác nghiệp: còn gọi là thành phần chấp hành.

Sơ đồ (hình 1.2) là một minh họa về vai trò và vị trí của HTTT như

HT hỗ trợ quyết định và có thể được áp dụng cho một lớp rộng lớn các HTTT Trong đó HTTT đóng vai trò trung gian giữa HT và môi trường, giữa HT con quyết định và HT con nghiệp vụ

Hình 1.2 HTTT với vai trò như một HT ho trợ quyết định

1.2 KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ VÀ THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.2.1 K h á i niệm về quản lý

Quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng cùa con người, chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng phức tạp và luôn vận động, biến đổi, phát triển

Quản lý đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc duy trì và phát triển tổ chức ờ mọi cấp độ, mọi loại hình

Theo Bách khoa toàn thư Việt Nam, quản lý là chức năng và hoạt động của HT có tổ chức thuộc các lĩnh vực khác nhau (sinh học, kỹ thuật, xã hội), bảo đảm giữ gìn một cơ cấu ổn định nhất định, duy trì sự

hoạt động tối ưu và bảo đảm thực hiện những chương trình và mục tiêu của HT đó.

Quàn lý là một khoa học, dựa trên cơ sờ vận dụng các quy luật phát triển của các đối tượng khác nhau, quy luật tự nhiên hay xã hội Đồng thời, quản lý còn là một nghệ thuật, đòi hỏi nhiều kiến thức xã hội, tự nhiên hay kỹ thuật, Những hình thúc quản lý có ý thức luôn gắn liền V'ới hoạt động có mục tiêu, có kế hoạch của những tập thể lớn hay nhỏ của con người và được thực hiện qua những thể chế xã hội đặc biệt.Định nghĩa [22]:

Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyển lực, theo quy trình cùa chù thể quản lý tới đổi tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biển đối.

Từ định nghĩa này, có thể thấy rằng:

- Quản lý là biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, đó

là quan hệ giữa chủ thể quản lý với đối tưọmg quản lý

- Quản lý là tác động có ý thức

- Quàn lý là tác động bàng quyền lực

- Quàn lý là tác động theo quy trình

- Quàn lý là phối hợp các nguồn lực

- Quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung

- Quản lý tồn tại trong một môi trưòmg luôn biến đồi

Như vậy, quản lý là một HT bao gồm những nhân tố cơ bản; chủ thể quản lý, đổi tượng quản lý, mục tiêu quản lý, công cụ, phương tiện quản

lý, cách thức quản lý (cỏ ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình) và môi trường quản lý

Những nhân tố đó có quan hệ và tác động lẫn nhau để hình thành nên quy luật và tính quy luật quản lý

Chương 1: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (MIS) _ ^

18 Hệ thống thông tin quản lý

Bảng 1.2 So sánh giữa chủ thể và đối tượng quản lý

Chủ thổ

quản lý

Đổi tưọmg quản lý

Mục tiêu cần đạt dưq^

Môi trường (có thể biến dộng) Quản lý sản xuât trong một nhà máy

- Ảnh hường của thế giới

- Ảnh hường của tự nhiên, khi hậu

Quản lý học tập trong trường học

Ban Giám hiệu

- Điều kiện dạy học trong trường

- Điều kiện sinh hoạt, đi lại trong thành phố

- Tình hỉnh chinh trj, xâ hội của nhả nước

- Ảnh hường của thế giới

- Ảnh hưởng của tự nhiên, khi hậu

1.2.2 Khái niệm về thông tin quản lý

Theo nghĩa chung nhất thì thông tin được hiểu là những tri thức được sử dụng để định hướng, tác động tích cực và để điều khiển nhằm duy trì tính đặc thù về chất, hoàn thiện và phát triển HT

1.2.2.1 Định nghĩa

Thông tin quản lý là HT tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giả quyết định quản lý [22],

Từ định nghĩa này, có thể thấy thông tin quản lý bao gồm:

- Hệ thống tri thức được thu thập và xù lý (thông tin đầu vào)

- Thông tin trong tổ chức thực hiện quyết định quản lý (quá trinh truyền thông)

- Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá quyết định quản lý (thông tin phản hồi)

ỉ 2.2.2 Đặc trưng của thông tin quản lý

- Thông tin không phải là vật chất, nhưng nó tồn tại nhờ “vỏ vật

chất”, tức là vật mang thông tin (tài liệu, sách báo, tivi ) Chính vì vậy, thường xảy ra hiện tượng: cùng một vật mang thông tin như nhau nhưng người nhận tin có thể thu nhận được những giá trị khác nhau tùy thuộc vào trình độ và vấn đề mà họ quan tâm

- Thông tin trong quản lý có số lượng lớn vì tính chất đa dạng và

phong phú của hoạt động quản lý, bởi vậy, mỗi chủ thể quản lý, mỗi tổ

chức đều có thể trở thành một trung tâm thu phát thông tin

- Thông tin trong quản lý phản ánh trật tự và cấp bậc của quản lý

Trong một tổ chức tồn tại các cấp quản lý khác nhau Do đó, việc tiếp nhận và xử lý thông tin cũng như sử dụng nó đối với các cấp quản lý khác nhau là có sự khác biệt Nói cách khác, không thể có sự bình đẳng tuyệt đối trong tiếp nhận, xử lý và sừ dụng thông tin của các cấp quản lý

và của các thành viên trong tô chức

1.2.2.3 Vai trò của thông tin trong quản lý

Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý Trong mỗi tổ chức, để cho các hoạt động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng HTTT tối ưu Vai trò của thông tin trong quản lý thể hiện ờ những nội dung cơ bản sau:

1 Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định

Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất

Chương 1: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin ạiiản lý (MIS) _ ^

20 Hệ thống thông tin quản lý

nhiều thông tin Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau:

+ Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định

+ Xác định cơ hội cũng nhu thách thức đối với tổ chức

+ Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu

+ Lụa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quàn lý

2 Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức

Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọng ở các phương diện sau:

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm và giao quyền

+ Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực.+ Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sừ dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác

+ Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức

3 Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo

Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu quả các nội dung sau:

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên.+ Cung cấp các dừ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức

+ Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả

4 Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra

Trong lĩnh vực kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện:

+ Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra

+ Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn

+ Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể.

Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là “mạch máu” liên kết toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thực hiện và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môi trường

1.2.2.4 Phăn loại thông tin quản lỷ

Thông tin quản lý là một dạng thông tin đặc biệt, tồn tại dưới nhiều dạng thức khác nhau Tùy vào các căn cứ khác nhau mà có thể phân chia thông tin thành nhiều loại

1 Căn cứ vào mức độ xử lý thông tin:

+ Thông tin ban đầu (thông tin chưa được xử lý để phục vụ cho hoạt động quản lý, nhưng nó có thể là thông tin đã được xừ lý ở phương diện khác với mục đích khác)

+ Thông tin trung gian (thông tin đã được xử lý nhưng mới ờ mức sơ cấp Vì vậy, các nhà quàn lý phải cẩn trọng trong việc xừ lý các thông tin này để phục vụ cho hoạt động quản lý)

+ Thông tin cuối cùng (thông tin đã được xử lý một cách triệt để và

có thể được sử dụng cho hoạt động quản lý)

2 Càn cứ vào mức độ phàn ảnh của thông tin:

+ Thông tin đầy đù (thông tin về đổi tượng và đã được xử lý).

+ Thông tin không đầy đủ (thông tin về một mặt, một khía cạnh của đối tượng)

3 Căn cứ vào tính pháp lý của thông tin:

+ Thông tin chính thức (thông tin được công bố bởi những cấp quản

22 Hệ thống thông tin quản lý

4 Căn cứ vào chức năng của quy trình quản lý:

+ Thông tin phục vụ quá trình lập kế hoạch và ra quyết định

+ Thông tin phục vụ công tác tổ chức

+ Thông tin phục vụ công tác lãnh đạo

+ Thông tin phục vụ công tác kiểm tra

5 Căn cứ hướng chuyển động của thông tin:

+ Thông tin theo chiều dọc (thông tin từ cấp trên chuyển xuống cấp

dưới và cấp dưới chuyển lên cấp trên trong một tổ chức và của quan hệ giữa tổ chức cấp trên và tổ chức cấp dưới)

+ Thông tin theo chiều ngang (thông tin giữa các cấp quản lý đồng cấp và giữa những người bị quản lý với nhau)

6 Căn cứ vào nội dung của các lĩnh vực liên quan tới hoạt động quản lý:

+ Thông tin kinh tế, thông tin tài chính

+ Thông tin pháp luật

+ Thông tin văn hóa - xã hội

7 Theo hình thức truyền đạt thông tin:

+ Thông tin bằng văn bàn

+ Thông tin bằng lời nói

+ Thông tin không lời

Ngoài ra, có thể phân loại: thông tin về nguồn lực, thông tin mới, thông tin lạc hậu (đã lỗi thời),

1.3 PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG MỘT Tổ CHỨC

Có nhiều cách phân loại các HTTT Sau đây là một cách phân loại thông dụng [34]:

- HT tự động văn phòng

HT tự động văn phòng (Office Automation Systems - OAS) là HTTT gồm máy tính với các phần mềm xừ lý văn bản, thư tín điện tử,

chương 1: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (MIS) 23

lập lịch làm việc, bảng tính, trình diễn báo cáo, cùng các thiết bị khác như máy fax, điện thoại tự ghi âm, máy in, được tích hợp nhằm tự động hóa công việc ghi chép, tạo văn bản, giao dịch bằng lời, bằng văn bàn giúp tăng năng suất cho người làm công tác văn phòng

- HT truyền thông

HT truyền thông (Communication System - CS) giúp cho việc thực hiện các trao đổi thông tin giữa các thiết bị dưới các hình thức khác nhau với những khoảng cách xa dễ dàng, nhanh chóng và có chất lượng HT này đóng vai trò phục vụ cho HTTT quản lý, HT trợ giúp điều hành và nhiều HT khác hoạt động hiệu quả Ngày nay, trong điều kiện phát triển của Internet, HT truyền thông được xem như bộ phận của HTTT

- HT xử lý giao dịch

HT xử lý giao dịch (Transaction Processing System - TPS) là một HTTT nghiệp vụ phục vụ cho hoạt động của tổ chức ở mức vận hành Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức để giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp, những người cho vay vôn, như HT lập hóa đorn bán hàng, HT giao dịch ở các ngân hàng, HT bán vé của các hãng hàng không, Nó là HTTT cung càp nhiều dữ liệu nhất cho các HT khác trong tổ chức

- HT cung cấp thõng tin thực hiện

HT cung cấp thông tin thực hiện (Executive Information System - EIS) có từ rất sớm Nó cung cấp các thông tin thực hiện các nhiệm vụ trong một tổ chức, tổng hợp báo cáo quá trình thực hiện công việc ờ các

bộ phận trong những khoảng thời gian nhất định

- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS):

- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System -

NIS) trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tri thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, hỗ trợ ra quyết định trên cơ

sơ các quy trình thủ tục cho trước Hạt nhân của MIS là một cơ sở dữ liệu

(CSDL) chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động

knh doanh/quản lý hiện thời của doanh nghiệp/tổ chức

24 Hệ thốTìỂ thong h n (Ịìiản lý

MIS ở mức thấp/mức tác nghiệp chi có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý bàng tay truyền thống được gọi là HT xử lý dữ liệu (HT xử lý đơn hàng, HT quản lý nhân

sự, HT quản lý thiết bị, HT kế toán, )

- HT hỗ ữ ợ ra quyết định

HT hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System - DSS, là MIS ở mức cao) được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức, có nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu và tiến hành các phân tích bằng các mô hình để trợ giúp cho các nhà quản lý ra những quyết định có quy trình (bán cấu trúc) hay hoàn toàn không có quy trình biết trước (không có cấu trúc) HT này được xây dựng chuyên dụng

- H T chuyên gia

HT chuyên gia (Expert System - ES) trợ giúp quyết định ở mức chuyên sâu HT có thể xừ lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra những quyết định Sự khác biệt cơ bản của HT chuyên gia với HT hỗ trợ quyết định là ờ chỗ: HT chuyên gia yêu cầu những thông tin xác định đưa vào để đưa ra quyết định có chất lượng cao trong một lĩnh vực hẹp, dùng ngay được

- H T trợ giúp điểu hành

HT trợ giúp điều hành (Execution Support System - ESS) được sử dụng ờ mức quản lý chiến lược Nó được thiết kế hướng sự trợ giúp cho các quyết định không cấu trúc bàng việc sản sinh các đồ thị phân tích trực quan và các giao dịch rất thuận tiện với môi trường HT được thiết

kế để cung cấp hay chẳt lọc các thông tin đa dạng lấy từ môi trường hay

từ MIS, hệ trợ giúp quyết định,

- H T trợ giúp làm việc theo nhóm

HT trợ giúp làm việc theo nhóm (Groupware System - GS) trợ giúp trao đổi trực tuyến các thông tin giữa các thành viên trong nhóm, rút ngắn sự ngăn cách giữa họ cả về không gian và thời gian

ChươìiỂ 1: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (MIS) 25

- H T tự động hóa sản xuất (Manufacturers Automation System)/hệ thống

điều khiến quá trình (Process Control System).

HT tự động hóa sản xuất là HT xử lý và điều khiển tự động các quá trình vận hành của các thiết bị trong sản xuất, viễn thông, quân sự Chúng hoạt động theo phưong thức xử lý thời gian thực

- Phần mềm hệ thống

Phần mềm hệ thống (System Software) là HT thiết lập nên hạ tầng

kỹ thuật của các HT máy tính, phục vụ cho các phần mềm ứng dụng chạy trên đó Đó có thể là hệ điều hành, chương trình dịch, hệ quản trị CSDL,

hệ giao diện người - máy, Chúng khai thác các dịch vụ tầng thấp cùa các phần cứng để đưa ra các giao diện khái lược, dễ sử dụng cho các chương trình ứng dụng

-HTTP tích hợp

HTTT tích hợp (Integrated Information System - IIS) được xây dựng nhằm tích hợp các loại HT trên Ngày nay trong môi trường web, nhiều

HT phát triển trên môi trường này có thể tích họrp bằng cách ghép nối với

nhau một cách dễ dàng nhờ công cụ Portal (cổng thông tin).

1.4 KHÁI NIỆM VỂ MiS VÀ CÁC BỘ PHẬN Hộp THÀNH

1.4.1 Đ ịn h ng h ĩa hệ thống thông tin quản lý

Đối tượng phục vụ của hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) thực sự rộng hơn rất nhiều so với ý nghĩa của chính bản thân tên gọi cùa các từ này Đối tượng của nó không chỉ là các

26 Hệ thống thông tin quản lý

nhà quản lý, mà còn bao gồm cả những người trong một tổ chức làm việc trên HTTT, những người làm công tác phân tích và thiết kế HTTT MIS cung cấp phưomg thức xử lý thông tin một cách tổng thể Chính xác hơn

MIS là HTTT của một tổ chức Vì vậy có định nghĩa.- MIS là HTTT được

phát triển và sử dụng có hiệu quả trong một tổ chức Một HTTT được

xem là hiệu quà nếu nó giúp hoàn thành được các mục tiêu của những

con người hay tổ chức sừ dụng nó

Ví dụ: HTTT quản lý nhân sự trong một cơ quan, HTTT quản lý sinh

viên trong một trường đại học, HTTT kế toán trong một siêu thị, HTTT trợ giúp công tác điều hành bay hoặc HTTT quản lý bán hàng trong một công ty

ỉ.4 2 V a i trò , n h iệm vụ và các chức năng ch ín h của M IS

MIS là HT có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho

việc quản lý điều hành một tổ chức Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong MIS là một CSDL hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cẩu trúc nội tại của HT và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong HT

Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, MIS giữ vai trò quan trọng trong

đời sống KT-XH, nó có thể hồ trợ cho nhiều lĩnh vực nghiệp vụ khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin

MIS cỏ các chức nàng chính:

- Thu thập, phân tích và lưu giữ thông tin một cách hệ thống Những

thông tin có ích được cấu trúc hóa để cỏ thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học

- Thay đổi sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chi tiêu, tạo

ra các thông tin mới

- Phân phối và cung cấp thông tin

Chất lượng của MIS được đánh giá thông qua tính nhanh chóng

trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của HT và tính toàn vẹn, đầy đù của thông tin

Đối với các doanh nghiệp, MIS không những chi giữ vai trò là người cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, mà hom thế nữa, các MIS thực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy ưì những thế mạnh sẵn có Nhừng ảnh hưởng quan trọng của MIS giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn:

1) Đầu tư vào CNTT sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hom Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình

2) Xây dựng HTTT sẽ giúp doanh nghiệp cỏ được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung cấp nguyên vật liệu

3) Đầu tư vào HTTT sẽ giúp phần khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp

4) Đầu tư vào HTTT sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp nó.5) Đầu tư vào CNTT còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt động mới của doanh nghiệp: Tổ chức ảo, tổ chức theo thỏa thuận, các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu thành điện từ, liên kết tổ chức

1.4.3 Những yếu tố cấu thành của MIS

Việc mô tả MIS một cách tường minh theo quan điểm HT (gồm các phần từ, các mối quan hệ) là rất phức tạp, do sự đa dạng của các quan hệ được thiết lập trong mỗi HTTT cụ thể, vì sự không nhìn thấy của nhiều mối liên hệ trong HT vốn chi được hình thành khi nó hoạt động Cho nên, người ta chỉ có thể nêu ra các yếu tố cấu thành của nó

Năm yếu tố cấu thành của MIS xét ờ trạng thái tĩnh là: Thiết bị tin học như máy tính, các thiết bị ngoại vi hay mạng, các đường truyền, (phần cứng), các chưomg trình, dữ liệu (phần mềm), thủ tục - quy trình và con người

chương 1: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (MIS) _ ^

28 Hệ thốTìg thôiìg tin qtùm lý

Việc liên kết giữa các thiết bị trong một HT bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của HT đó có thể nhìn thấy được Ngược lại, các mối liên kết giữa phần lớn các yếu tố nêu trên lại không thể nhìn thấy được,

vì chúng chi được hình thành và diễn ra khi HT hoạt động Chẳng hạn như việc lấy dữ liệu từ các CSDL vào máy để xừ lý, việc truyền dữ liệu

đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu lên các thiết bị từ

Cầu nối

Nhân tố có trước Thiết lập (công việc xây dựng HI 1 I)

Hình 1.3 Các bộ phận cấu thành của MIS

Sơ đồ này còn mang ý nghĩa triết học của nó; lực lượng lao động

bao gồm con người cùng với kỹ năng, kiến thức được tổ chức lại thông

qua các quy tẳc và thủ tục của quản lý, tồ chức, khi kết hợp với công cụ

lao động là các thiết bị cùa CNTT tác động lên đối tượng lao động là các

dữ liệu sẽ cho ra các sản phẩm thông tin - đó chính là sản phẩm của HT Nếu xem con người và các thiết bị là nhân tố có trước, thì công việc xây dựng HTTT chính là tạo ra các phần mềm, là tổ chức các dữ liệu và xây dựng lại các thiết chế hoạt động của tổ chức biểu hiện qua các thủ tục và quy tắc về tổ chức và quàn lý

Thành phần các thủ tục, các quy trình quản lý liên quan chặt chẽ đến

các quá trình xử lý, lưu chuyển và biểu diễn thông tin Trong nhiều trường hợp chúng đã bao hàm trong nội dung làm việc của các chương trình, hoặc trong hoạt động cụ thể của con người trong khi làm việc với

HT Ngày nay, người ta quan niệm CSDL thuộc phần mềm Tuy nhiên việc tách riêng một cách hình thức như các thành phần là hoàn toàn cần thiết xét về mặt cấu trúc

chương 1: Các khải niệm cơ bản về hệ thố7ìg thông tin quản Iv (MIS) 29

Trên quan điểm xây dựng HT, sự mô tả trên đây là cần thiết Nó giúp cho việc định hướng quá trình phân tích và thiết kế HTTT Tuy nhiên, sự mô tả này là chưa đủ cần đi sâu phân tích HTTT cụ thể mới có được sự hiểu biết đầy đủ về HT thực và cho phép xây dựng CSDL, các chương trình và việc bố trí các thành phần kể trên trong HTTT Điều đó nói lên rằng, HTTT trong tương lai của một tổ chức còn chưa được định hình, chừng nào nó còn chưa được thiết kế

Trước đây, người ta cho rằng HTTT mang ý nghĩa chung, chưa quan tám đến công cụ xừ lý (bằng tay hay bằng máy) Vì vậy khi hiểu tin học

là tập hợp các ngành khoa học, kỹ thuật, KT-XH vận dụng vào việc xử lý thông tin và tự động hóa nó thì HT tin học chính là HT có mục đích xử lý thông tin và có sự tham gia của máy tính

1.5 NHỮNG VẤN ĐÉ cơ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN MỘT MIS

Ba vấn đề lớn liên quan đến quá trình phát triển một HTTT nói chung và MIS nói riêng:

1 Các hoạt động phát triển một HTTT và trình tự thực hiện chúng (được gọi là phương pháp luận phát triển HT)

2 Các phương pháp, công nghệ và công cụ được sử dụng

3 Tổ chức và quản lý quá trình phát triển một HTTT

Rất tiếc là có rất nhiều HTTT đã hoạt động yếu kém, không đạt được mục tiêu đặt ra ban đầu Những yếu kém cùa HTTT thường liên quan đến các mặt sau:

- Kỹ năng của người phát triền và năng lực của tổ chức;

- Phương pháp, phương pháp luận và công cụ sử dụng;

- Quản lý dự án

Khi đi sâu nghiên cứu những vấn đề trên, nhiều nguyên nhân cốt yếu chính nằm ở khâu phân tích và thiết kế, hai khâu trọng tâm và phân biệt trong chu trình vòng đời phát triển một HTTT

30 Hệ thống thông tin quản lý

tổ chức xây dựng và quản lý quả đất, cũng không phải Ga-li-lê đã làm cho quả đất quay mà chi là trước đó chưa ai phát hiện ra thực tế này Ngoài ra, công việc xây dựng và quản lý HTTT phải có tính sáng tạo riêng, việc sản xuất hàng loạt sản phẩm theo mẫu có sẵn từng sản xuất trước đó chắc chắn không phải là công việc xây dựng và quản lý một HTTT mới

Điều quan trọng đặc biệt khi nghiên cứu HTTT là cần nắm rõ các đặc trưng cơ bản của HT mà chúng đã được đề cập ở phần đầu, bao gồm;

1 Mỗi HT gắn liền với một hình thức tổ chức nhất định Tính tổ chức ấy thể hiện ở cấu trúc thứ bậc, đặc trưng cho kết cấu hình thức và phương thức hoạt động của HT Mỗi HT gồm nhiều phân hệ, nhiều HT con, nhiều phần tử hợp thành Mỗi phân hệ, mỗi HT con, mỗi phần tử vừa thuộc các HT lớn hơn bao chứa HT đó, vừa thuộc một số HT con của

HT đó Như vậy, bất kỳ một HT nào cũng cỏ thể coi như là một phần tử của HT loại cao hơn, đồng thời cũng có thể thuộc một HT loại thấp hơn

2 Do kết quả tác động qua lại giữa các mặt, các yếu tố mà HT với tính cách là một thể thống nhất có những thuộc tính mới, chất lượng mới, những cái vốn không có ở các phần tử cấu thành riêng lẻ Vì lẽ đó, người

ta nói rằng HT rộng hơn việc bó kết các phần từ của nó

3 Các HT hữu sinh, kỹ thuật và xã hội có khả năng tự điều chinh trên cơ sở thu nhập, tàng trữ, chế biến và xử lý thông tin nhằm đạt đến mục đích nhất định

4 Đặc trưng của HT không phải chi là các mối liên hệ và quan hệ giữa các phần từ cấu thành, mà còn là sự thống nhất với môi trường, thông qua những mối quan hệ qua lại cùa nó với môi trường

Chương 1: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (MIS) _ ^

Tổng thể việc nghiên cứu, tổ chức xây dựng và quản lý HTTT thường được tiến hành thông qua một dự án (dự án lớn như dự án xây dựng HTTT tầm cỡ quốc gia hoặc quốc tế, dự án nhỏ như xây dựng HTTT trong xí nghiệp, trường học, đom vị sản xuất kinh doanh, )

Có 2 cách hiểu về dự án: Một- dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới (Hirsch G., Document pour le

séminaire “Gestion de projet” au CFVG, Hanoi, février 1993); hai- dự

án là một hoạt động đặc thù, tạo nên một thực thể mới một cách có phưomg pháp và gắn liền với các phương tiện (nguồn lực) cho trước

(AFITEP, Le management de projet AFNOR Gestion, Paris 1991).

Dự án khác với dự báo vì trong dự báo người ta không can thiệp vào các sự cố, còn dự án lại đòi hòi sự tác động tích cực của các bên tham gia Con người chính là yếu tố quyết định sự thành bại, thậm chí ngay từ giai đoạn hình thành dự án Mặt khác, vì liên quan đến một thực tể 'trong tương lai, bất kỳ dự án nào cũng có một độ bất định và những rủi ro có thể xảy ra

Những đặc trưng sau đây cho phép nhận dạng một dự án phát triển HT :

là các dòng vật chất, thông tin, năng lượng, tiền tệ,

32 Hệ tỉiốĩìg thông tin quản lý

Người ta phân biệt các dòng vào (input) và các dòng ra (output),

đồng thời xác định càng rõ càng tốt môi trường hữu ích, tức là phần cùa

môi trường tác động và/hoặc chịu tác động mạnh hơn cả đối với HT.Nói chung, việc xác định HT và môi trường hữu ích thường được diễn tả bằng phương pháp mô hình hóa B Walliser đưa ra định nghĩa về

mô hình: “ TTieo nghĩa rộng nhất, mô hình là bất kỳ biểu diễn nào của HT

thực, bắt kể đó là biếu diễn trí tuệ hay vật lý, được trình bàv bằng lời, bằng đồ thị hay dưới dạng toán học".

Việc phát triển một HT theo nghĩa rộng bao gồm các bước:

Hình 1.4 Các bước phát triển một HT

- Định ra mục tiêu: kết quả cuối cùng cần đạt được, thời hạn, các

tiêu chuẩn về kỹ thuật, công nghệ, xã hội,

Chiíơng 1: Các khái niệm cơ bản về hệ thốĩìỂ thông tin quản lý (MIS) 33

- Xác định các phương tiện cần huy động (nguồn năng lượng, nguyên liệu, nhân lực, thông tin) Để đạt được mục tiêu đề ra, chúng được nêu rố trong tài liệu “kế hoạch”, nhấn mạnh vào các yếu tố khả thi

- Xây dựng cấu trúc và các nguyên tắc xây dựng (phân cấp các phần

tử, các thô hình liên kết, )

- Xác định hành vi, lập lịch trình, tiến độ thực hiện

- Đánh giá rủi ro có thể xảy ra và đề xuất các biện pháp ứng phó để giảm thiểu thiệt hại

- Đe xuất các nhiệm vụ thực thi (phân theo các mảng công việc, gọi

là mô-đun công việc)

- Đào tạo lực lượng thực hiện, tổ chức phối hợp hoạt động của họ

- Theo dõi, cung cấp thông tin về tiến trình thực hiện và những biến động Việc theo dõi này phải dựa trên HTTT bảo đảm việc thu nhận, xù

lý dữ liệu, thông tin cũng như dùng chúng để hỗ trợ quyết định Trong tiến trình này rõ ràng rất cần đến việc tin học hóa Những yêu cầu ngày càng cao của việc xây dựng một HT mới cộng với những hạn chế về nguồn lực và khung thời gian đã buộc người ta phải quan tâm đến việc nghiên cứu và tổ chức tối ưu toàn bộ quá trình xây dựng và vận hành HT, tức là quan tâm đến việc quản lý HT

Những vấn đề cơ bản liên quan đến quá trình phát triển một HTTT cũng như các bước phát triển một HT được trình bày khái quát nhất trong phần này sẽ là cơ sở hữu ích để phát triển một MIS nói riêng (chương 4)

1.7 QUÁ TRÌNH THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

1.7 Ỉ Q u á tr ìn h th ô n g tin cho việc xây dựng q u yết đ ịn h qu ản iý

Quá trình thông tin cho việc xây dựng quyết địrửi quản lý gồm: Thu thập thông tin; Xử lý thông tin và Sừ dụng thông tin

Thu thập, xừ lý và sử dụng thông tin liên quan tới những vấn đề về thực trạng, khả năng của tổ chức và những thông tin bên ngoài nhằm xây dựng mục tiêu và các chương trinh hoạt động phù hợp

34 Hệ thống thông tin quản lý

ỉ.7 2 Q u á tr ìn h thông tin triể n k h ai thực hiện q u y ế t đ ịn h quản lý

Quá trình thông tin triển khai thực hiện quyết định quản lý bao gồm các pha:

1 Ban hành các quyết định quản lý

2 Truyền đạt việc thực hiện quyết định quản lý

3 Giải thích, hướng dẫn thực hiện quyết định

Quá trình truyền tin trong hoạt động quản lý chứa các nội dung;

- Nguồn tin (quyết định quản lý),

- Thông tin phản hồi

1.7.3 Q u á tr ìn h thông tin cho việc kiểm tr a , đ án h giá việc thực hiện

q u yết đ ịn h q u ản lý

Quá trình thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định quàn lý chứa các nội dung:

- Thông tin cho việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra

- Thông tin về kết quả thực hiện quyết định quản lý

- Thông tin về kết quả đáiứi giá

- Thông tin về các giải pháp điều chinh

1.7.4 Y ê u cầu sử d ụ n g thông tin tro n g hoạt động q u ả n lý và những trở ng ại của quá trìn h thông tin

L 7.4.1 Yêu cầu sử dụng thông tin trong hoạt động quản lý

Những yêu cầu sử dụng thông tin trong hoạt động quản lý bao gồm:

- Thông tin ừong hoạt động quản lý phải khách quan, chính xác, đầy đủ, không lạc hậu;

Chương l:C á c khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (MIS) 35

- Thông tin trong hoạt động quản lý được đáp ứng kịp thời;

- Thông tin được xừ lý bằng phương pháp tiên tiến;

- Thông tin được truyền đạt rõ ràng, dễ hiểu;

- Thông tin phản hồi được chú trọng

/ 7.4.2 Những trở ngại của quá trình thông tin trong hoạt động quản lỷ

Những trở ngại đối với quá trình thông tin trong hoạt động quản lý diễn ra:

- Trong việc thu thập, xử lý và sử dụng thông tin cho việc xây dựng quyết định quản lý:

+ Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích

+ Hạn chế về năng lực và kỹ năng xử lý thông tin

- Trong việc truyền đạt thông tin:

+ Đối với chủ thể truyền đạt thông tin

+ Đối với chủ thể tiếp nhận thông tin

+ Kênh truyền (phương tiện, hình thức ) thông tin

Chươnế 2

CÁC NHÂN TỐ QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

MIS bao gồm nhiều nhân tố, trong đó phải kể đến một số nhân tố quan trọng như phần cứng, phần mềm, HT xử lý dữ liệu và mô hình dừ liệu, nhân lực, các nhân tố quản lý HT

2.1 PHẨN CỨNG

2.1.1 Máy tính điện tử

Máy tính điện tử bao gồm 3 khối chính: Khối xử lý trung tâm (Central Processing Unit - CPU), bộ nhớ trong (bộ nhớ trung tâm) và bộ nhớ ngoài (đĩa mềm, đĩa cứng, băng từ), các thiết bị ngoại vi (I/O Divices) gồm các thiết bị vào và thiết bị ra; trong đó CPU và bộ nhó trong là quan trọng nhất

l Khối xử lý trung tâm : là bộ não, chi huy mọi hoạt động của máy

tính, có chức năng điều khiển các quá trình thực hiện các lệnh và thực hiện các phép tính số học và logic Các bộ phận của CPU được đặt trong một vi mạch CPU có các bộ phận chính:

- Khối điều khiển,

- Khối tính toán số học và logic,

- Khối các thanh ghi và bộ tạo xung nhịp

Khối điều khiển (Control Unit - CU) quyết định dãy thao tác cần phải làm đối với HT bằng cách tạo ra các tín hiệu điều khiển mọi công việc

Khối tính toán số học và logic (Arithmetic Logic Unit - ALU) thực hiện hầu hết các thao tác, các phép tính quan trọng của HT như các phép

Chương 2: Các nhân tố quan trọTìg CĨUI hệ thống thông tin quản lý 37

tính số học (cộng, trừ, nhân, chia, ), các phép tính logic (AND, OR, NOT, XOR, ), các phép tính quan hệ (so sánh lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, khác, ) (XOR là “hàm khác nhau”: A XOR B cho kết quả True khi A

và B khác nhau)

Khối các thanh ghi (Registers): là các ô nhớ đặc biệt làm nhiệm vụ nhớ trung gian Tốc độ trao đổi thông tin của các thanh ghi rất lớn (gần như là tức thời) Các thanh ghi được gắn chặt vào CPU bằng mạch điện

tử với những chức năng cụ thể, chuyên dụng Đồng hồ tạo xung nhịp là một bộ dao động thạch anh cung cấp chuỗi xung ổn định đưa đến CPU

để điều khiển toàn bộ công việc theo một nhịp chuẩn của xung đồng hồ Tần số xung của đồng hồ càng lớn thì tốc độ hoạt động của máy càng cao Tần số đồng hồ có nhiều loại như 33MHz, 50MHz, 66MHz, 100MHz,

2 Bộ nhớ trong và ngoài

- Bộ nhớ trong/trung tám/hoạt động (Operative Memory - OM):

gồm một mảng các ô nhớ Độ dài của mỗi ô nhớ thường là 1 byte Mỗi ô nhớ đều có địa chi và số bit địa chi quyết định dung lượng bộ nhớ Bộ lứiớ trong máy tính là loại bộ nhớ chứa chương trình và số liệu Nội dung

ô nhớ có thể thay đổi còn địa chi thì cố định Đặc điểm cùa bộ nhớ trong

là tốc độ trao đổi thông tin với CPU rất lớn và dung lượng bộ nhớ không cao (so với bộ nhớ ngoài) CPU nối với bộ nhớ qua các tuyến địa chi (address bus), các tuyến dữ liệu (data bus) Các bus này thực chất là các dây nối Bộ nhớ trung tâm thường được xây dựng với hai loại vi mạch nhớ cơ bàn là RAM (Random Access Memory) và ROM (Read Only Memory)

RAM chi thực hiện chức năng bộ nhớ khi máy tính hoạt động và có thể ghi vào, đọc ra với tốc độ cao Khi mất điện hoặc tắt máy thì thông tin trong RAM bị mất

ROM chi cho phép đọc thông tin ra và thông tin này không bị mất khi mất điện hoặc tắt máy

38 Hệ thống thông tin qĩtản Iv

Đặc trưng để đánh giá bộ nhớ trong là dung lượng bộ nhớ và khả năng địa chi hóa để truy nhập (có thể địa chi hóa theo byte hoặc theo từ máy) Yêu cầu đối với bộ nhớ trong là thời gian truy cập đến mọi địa chi phải đồng nhất Do đó người ta đề ra cách thức tổ chức bộ nhớ theo khối rồi từ đó cục bộ dần

Có loại bộ nhớ đặc biệt là Cache (I28kB, 256kB, 512kB, 2M, ) có

tốc độ truy nhập rất cao, cao hơn cả RAM và được dùng để tăng tốc độ

xử lý Nó chính là bộ nhớ đệm, thường được gọi là “cạc” Cache là một

cơ chế lưu trữ tốc độ cao đặc biệt Nó có thể là một vùng lưu trữ cùa bộ nhớ chính hay một thiết bị lưu trữ tốc độ cao độc lập

- Bộ nhớ ngoài: là bộ nhớ dùng để lưu trữ thông tin với khối lượng

lớn song tốc độ truy nhập không nhanh bằng bộ nhớ trung tâm Khi máy cần dùng dữ liệu thông tin nào thì dữ liệu đó mới được nạp vào bộ nhớ trong cùa máy Các loại bộ nhớ ngoài thưòng được dùng như đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa quang, băng từ ,

Đĩa mềm được chế tạo bàng nhựa, đĩa cứng được chế tạo bằng gốm hoặc kim loại không nhiễm từ, trên bề mặt đĩa được phủ một lớp tinh thể rất mịn bằng chất từ tính

Đĩa cứng bao gồm nhiều đĩa được xếp thành các tầng đồng trục đặt ưong hộp bằng kim loại, trong đó có cà động cơ quay đĩa Mỗi tầng đĩa

có 2 đầu từ áp vào để ghi/đọc Đĩa cứng thường được lắp cố định trong máy nhưng cũng có thể tháo ra để di chuyển Độ chính xác cùa đĩa cứng rất cao và mật độ hạt từ lớn nên dung lượng đĩa cứng rất lớn Tốc độ truy nhập đĩa cứng nhanh hơn đĩa mềm

Đĩa quang là phương tiện đĩa ngoài mà hiện nay đang được dùng rất rộng rãi vì dung lượng nhớ lớn và khả năng truyền tải thông tin rất đa dạng Với các phần mềm đa phương tiện (multimedia), đĩa quang có thể lưu giữ và truyền tải thông tin dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh màu thông thường và hình ảnh động ba chiều

Chương 2: Các nhăn tố quan trọng cỉux hệ thống thÔTìg tin quản lý 39

3 Các thiết bị ngoại vi - I/O (I/O System):

Các thiết bị ngoại vi bao gồm:

Kênh (kênh nhanh, kênh chậm, kênh chậm theo khối); Có nhiệm vụ

thay CPU đảm nhận trao đổi thông tin giữa bộ nhớ trong với thiết bị ngoài Kênh truy nhập tới bộ nhớ trong song song và độc lập với CPU, thông qua một thiết bị truy nhập bộ nhớ trực tiếp DMA (Direct Memory Access), thiết bị này có bộ lệnh riêng và hoạt động theo chương trình

Thiết bị điều khiển thiết bị ngoại vi: Thiết bị nhận lệnh điều khiển từ

kênh để lấy thông tin trên đưòmg truyền vào (hoặc đưa thông tin ra đường truyền)

Thiết bị ngoại vi: Thiết bị bên ngoài thùng máy được gắn kết với

máy tính với tính năng nhập hoặc xuất (InpuưOutput - I/O) hoặc mở rộng khả năng lưu trữ (như một dạng bộ nhớ phụ) Thiết bị ngoại vi của máy tính có thể là thiết bị cẩu thành lên máy tính và không thể thiếu được ở một số loại máy tính hoặc cũng có thể là thiết bị có mục đích mở rộng tính năng hoặc khả năng cùa máy tính

Các thiết bị vào/ra thuộc nhóm các thiết bị ngoại vi, là bộ phận không thể thiếu được, dùng để trao đổi thông tin giữa người và máy Mỗi máy tính có thể và thường có đồng thời nhiều thiết bị vào và nhiều thiết

bị ra Bên cạnh các thiết bị vào/ra, máy tính còn nối với các thiết bị khác.Các thiết bị ngoại vi được nối với máy tính thông qua các vi mạch vào/ra Mỗi vi mạch vào/ra này chứa vài thanh ghi gọi là các cổng vào/ra (I/O port) Các cổng vào/ra cỏ các địa chi và được nối với hệ thống BUS Các cổng vào/ra thực hiện chức năng làm trung gian để trao đổi thông tin giữa CPU và thiết bị vào/ra Dữ liệu truyền giữa một cổng và một thiết bị ngoại vi có thể là từng bit một (nối tiếp) hay nhóm 8 bit, 16 bit một lúc (song song)

Thiết bị vào dùng để cung cấp dữ liệu cho bộ vi xừ lý của máy tính

Trước đây các thiết bị vào là các máy đọc băng hoặc bìa đục lỗ Hiện nay

40 Hệ thống Owng tin quản lý

thông dụng hơn là bàn phím (keyboard), chuột (mouse), máy quét (scanner), máy số hóa (digitizer), Máy quét là thiết bị đưa ảnh hoặc dữ liệu dạng ảnh vào máy tính

Thiết bị ra gồm có màn hình (monitor), máy in (printer), máy vẽ

(plotter),

Màn hình với hai chế độ hiển thị: văn bản (text) và đồ họa (graphic) Trong chế độ văn bản, máy tính chi hiện lên màn hình các ký tự Trong chế độ đồ họa, màn hình được chia thành nhiều phần tử ảnh (pixel) Độ phân giải của màn hình càng cao thì màn hình càng mịn

Máy in gồm máy in kim, in laser, in phun mực

Máy in kim dùng kim Máy in laser dùng tia laser rất mảnh chiếu lên trống cảm quang bán dẫn, tạo ra các vạch hoặc vùng diện tích trên mặt trống, trống quay hút bột mực và in ra giấy Máy in phun mực hoạt động giống như máy in kim song mỗi mũi kim được thay bàng một súng phun mực với lỗ cực nhò

Máy vẽ là thiết bị đắt tiền và được dùng trong một sổ lĩnh vực vẽ chuyên dụng như vẽ bản đồ, công trình xây dựng, các chi tiết cơ khí, Các dạng máy tírứi phổ cập nhất bao gồm:

- Mainframe: Là những máy tính có cấu hình phần cứng lớn, tốc độ

xừ lý cao được dùng trong các công việc đòi hỏi tính toán lớn như làm máy chù phục vụ mạng Internet, máy chù để tính toán phục vụ dự báo thòi tiết, vũ trụ

- Personal Computer (PC): Máy vi tính cá nhân, tên gọi khác máy

tính để bàn (Desktop) Đây là loại máy tính thông dụng nhất hiện nay

- Laptop, DeskNote, Notebook: Là những máy tính xách tay.

- Personal Digital Assistant (PDA): Thiết bị hỗ trợ kỹ thuật số cá

nhân Tên gọi khác: máy tính cầm tay, máy tính bỏ túi (Pocket PC) Ngày nay có rất nhiều điện thoại di động có tính năng của một PDA