5.1. KHÁI NIỆM ERP VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA ERP TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Từ những năm 1960 đến nay, trên thế giới đã có nhiều MIS được áp dụng thành công cho các tổ chức/doanh nghiệp (trong cuốn sách này dùng từ chung là doanh nghiệp).
Tại Việt Nam, có ít nhất ba MIS được quan tâm triển khai trong doanh nghiệp:
1. HT quản lý chất lượng (ISO)
2. HT hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 3. HT quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
ISO (International Organization fo r Standardization) là tỏ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa được thành lập vào năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/02/1947 nhằm mục đích xây dựng các tiêu chuẩn về sản xuất, thưorng mại và thông tin. ISO có trụ sở ờ Genève (Thụy Sĩ) và là một tổ chức Quốc tế chuyên ngành có các thành viên là các cơ quan tiêu chuẩn Quốc gia của 111 nước. Tùy theo từng nước, mức độ tham gia xây dựng các tiêu chuẩn ISO có khác nhau, ở một số nước, tổ chức tiêu chuẩn hóa là các cơ quan chính thức hay bán chính thức của Chính phủ.
Tại Việt Nam, tổ chức tiêu chuẩn hóa là Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng, thuộc Bộ Khoa học - Công nghệ và Môi trưòmg. Mục đích
150 Hệ thống thông tin qtiản lý
của các tiêu chuẩn ISO là tạo điều kiện cho các hoạt động trao đổi hàng hóa và dịch vụ fren toàn cầu trở nên dễ dàng, tiện dụng hom và đạt được hiệu quả. Tất cả các tiêu chuẩn do ISO đặt ra đều có tính chất tự nguyện.
Tuy nhiên, thường các nước chấp nhận tiêu chuẩn ISO và coi nó có tính chất bát buộc. Trong danh mục tiêu chuẩn ISO, có ISO 9000/9001 là những HT quản lý chất lượng.
ERP {Enterprise Resource Planning) là HT Hoạch địiứi nguồn lực doanh nghiệp ra đời từ những năm 1990 cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy túứi doanh nghiệp dựa trên cấu trúc chủ- khách (client-server) cũng như việc sử dụng máy chủ PC thay cho máy lớn trở thành phổ biếa
Tiền thân của ERP, trước tiên phải nói đến H T Hoạch định nhu cầu nguyên liệu {Material Requirement Planning - MRP) được phát triển từ giữa những năm 1960, tiếp đó là HT Hoạch định nguồn lực sản xuất {Manufacturing Resource Planning - MRP II) giữa những năm 1970.
MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, còn MRP II lại chú trọng vào khái niệm về quản lý bao gồm cả quàn lý lao động và chi phí.
ERP không chi giới hạn trong quản lý sản xuất mà còn bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quàn trị hậu cần, và quản trị bán hàng (ở đây, người ta dùng từ “quản trị” với ý rằng muốn nhấn mạnh hơn về quá trình, tiến trình, môi trường quản lý, HT các thiết chế-chỉnh sảch-luật lệ nhằm định hướng-vận hành-kiểm soát doanh nghiệp, mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp cũng như moi quan hệ với bên ngoài doanh nghiệp, ngoài các nhiệm vụ của quản lý-Lập kế hoạch và ra quyết định quản lý-Tổ chức- Lãnh đạo-Kiểm tra).
Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của ERP, thu hút hàng loạt các hăng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng CNTT thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate. People
chương 5: Hệ thống thông tin quản lý hoạch định nguồn lực... 151 Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn cầu. ERP đã trở nên hữu hiệu đến mức một thùng coca-cola được xuất ra khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một ừong hàng ngàn nhà máy đóng chai coca-cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào HT máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ [31].
Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty khác (tại các nước phát triển) đều đã ưiển khai ERP, vào đầu thế kỷ XXI thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát ữiển tiếp theo của ERP là H T Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Management - ERM), cùng các HT khác tận dụng tiến bộ của công nghệ Internet là HT Quản trị quan hệ khách hàng (Client Relationship Management - CRM) và H T Quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM).
ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn nhiều, nỏ không phải là một bước tiến hóa về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP tiến hóa lên ERP. ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phần mềm chi là một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn luyện, lập cẩm nang quy trình, hay kỹ thuật quản trị dự án. Các yếu lố phi máy tính cùa ERM là điểm tiến hóa rất quan trọng. Nhiều dự án ERP không thành công là do thiếu các yếu tố này.
CRM đặt trọng tâm vào khả năng giao tiếp với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp) của một HT quản lý, do đó có tên gọi Quản trị quan hệ khách hàng. CRM quản lý từ phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng, đến các hoạt động tiếp thị như chiến dịch tiếp thị trực tiếp qua thư, e-mail...; quản lý các đơn đặt hàng; và quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng như các trung tâm dịch vụ khách hàng (call center), hỗ trợ qua Internet, hỗ trợ tự động... CRM còn phân tích nhiều chiều về
152 Hệ thống thông tin quản lý
khách hàng để giúp doanh nghiệp định hướng các hoạt động phát triển sản phẩm và bán hàng.
Khái niệm về Chuỗi cung ứng (Supply Chain) được hiểu như quá trình từ khi doanh nghiệp tìm kiếm và mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất ra sản phẩm, và đưa sản phẩm đó đến tay khách hàng. Nói chung, SCM phục vụ các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng.
Trong các HT quản lý nói trên thì ERP là quan ưọng nhất, đó là xương sống của mọi HT quản lý trong các công ty hoạt động hiệu quả hiện nay trên thế giới. Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động ngay nếu ERP cùa họ bị trục trặc, vì bàng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới. Với các công ty tầm cỡ nhỏ hơn, ERP cũng là công cụ chính để tăng hiệu quả quản lý.
5.2. MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA DOANH NGHIỆP VÀ CẤU TRÚC CỦA MỘT ERP
5.2.1. Mô hình hệ thống thông tin của doanh nghiệp 1. M ục tiêu của doanh nghiệp
Các mục tiêu chính mà doanh nghiệp thường hướng tới gồm:
- Bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu.
- Phát triển thị phần và thương hiệu.
- Làm hài lòng khách hàng và cổ đông.
- Tạo động lực cho người lao động.
chương 5: Hệ thống thông tin quản lý hoạch định nguồn lực... 153 2. Nhũmg hoạt động điển hình của doanh nghiệp
Th in h lôp DN T90 vố Ung vốn Mua hảng/VẠt ll^u Sản xuỏt (tfo SP/DVụ)
i i u
Thutlẻn Bán hàng
Hĩnh 5.1. Sơ đồ hoạt động điển hình cùa doanh nghiệp 3. Mô hình thông tin tác nghiệp của doanh nghiệp
Hĩnh 5.2. Mô hình tác nghiệp trong doanh nghiệp
154 Hệ thong thông tin quản lý
Phân hệ thông tin tác nghiệp là phần lõi quan trọng nhất của doanh nghiệp, cung cấp các thông tin cơ bản liên quan đến hoạt động doanh nghiệp. Phân hệ này phục vụ cho các cán bộ thực hiện công việc tác nghiệp hàng ngày.
Phân hệ thông tin quản lý phục vụ từ các trưởng, phó phòng ban, được xây dựng trên cơ sở HT tác nghiệp đang có của doanh nghiệp. Nó cung cấp thông tin tổng hợp về mọi hoạt động của doanh nghiệp và đưa ra các báo cáo theo quy định của doanh nghiệp.
Phân hệ thông tin hỗ trợ ra quyết định phục vụ cho cán bộ lãnh đạo công ty và được xây dựng phục vụ các quyết định hướng tới tương lai của công ty. Nó cung cấp các thông tin phân tích và thường không biết rõ. Chú ý rằng thông tin phụ thuộc vào cả các tác động bên ngoài.
Phân hệ thông tin giao tiếp bên ngoài phục vụ cho khách hàng, cổ đông, các đối tác... Nó cung cấp các thông tin giới thiệu về doanh nghiệp, kế hoạch phát ưiển của doanh nghiệp. Các ứng dụng đặc trưng thường gặp gồm:
- Website giới thiệu doanh nghiệp - Các báo cáo tài chính thường niên
4. Các yêu cầu đổi với HTTT doanh nghiệp
Đối với HTTT doanh nghiệp, có các yêu cầu sau:
- Có ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể.
- Cho phép tổ chức, doanh nghiệp tin học hóa tác nghiệp kinh doanh/sản xuất.
- Cho phép kiểm soát hoạt động nghiệp vụ, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và hiệu quả cho công tác quản lý doanh nghiệp.
Chương 5; Hệ th&ng thông tin quản lý hoạch định nguồn lực... 155 - Hỗ ượ ra quyết định ưong điều hành quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thực hiện các tác nghiệp trên mạng máy tính.
- Có tính tập trung (thông tin tập trung tại một nori), cho phép chia sẻ cùng một thông tin (không dư thừa).
- Có một CSDL dùng chung, duy nhất về các giao dịch tài chính, vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, công nợ phải thu, công nợ phải trả, kế hoạch sản xuất,...
- Quản lý và kiểm soát được thông tin theo luồng công việc, theo quy trình.
5.2.2. Kiến trú c của một ERP 5.2.2.1. Kiến trúc hệ thống
ERP được xây dựng theo kiến trúc 3 pha thể hiện mô hình clienưsever 3 tầng bao gồm các thành phần cơ bản:
- Tầng thể hiện (Presentation layer): giao diện của NSD.
- Tầng nghiệp vụ (Business layer): các quy tắc xử lý dữ liệu.
- Tầng truy nhập dữ liệu (Data access layer): trực tiếp truy xuất, cập nhật CSDL.
Nguyên lý khái quát của kiến trúc này và mối quan hộ giữa các tầng được minh họa ữong sơ đồ sau:
156 Hệ thống thông tin quản lý
Nhiệm vụ cùa mỗi tầng trong mô hình clienưserver 3 tầng được xác định như sau:
- Tầng thể hiện cung cấp giao diện trực tiếp của chương trình đối với NSD. Các giao diện này cỏ thể là giao diện nhập dữ liệu mới, cập nhật dừ liệu đã có, đưa vào các điều kiện tra cứu và thể hiện kết quả tra cứu ...
Trên môi trưòmg đồ họa, tùy theo chức năng cần có và yêu cầu cùa người dùng cuối, có thể sù dụng hai loại giao diện: "Windows truyền thống"
hoặc "dạng Web".
- Tầng nghiệp vụ sử dụng các phép xù lý dữ liệu theo các luật nghiệp vụ đã được quy định. Các luật nghiệp vụ có thể là các quy tắc tính toán, các chính sách nghiệp vụ hay pháp lý. Các công việc xừ lý dữ liệu sẽ được chia thành các mô-đun đảm nhiệm các nhiệm vụ chuyên biệt, tạo thành các dịch vụ dùng chung. Tầng thể hiện sẽ sử dụng các dịch vụ do tầng nghiệp vụ tạo ra.
- Tầng truy nhập dừ liệu đảm nhiệm mọi nhiệm vụ liên quan đến việc trích xuất dữ liệu hoặc ghi số liệu vào trong các cơ sở dữ liệu hoặc được quản trị bời một hệ quản trị CSDL nào đó. Tầng nghiệp vụ hoàn toàn không cần biết về nơi thực sự lưu giữ các dữ liệu cũng như cách thức giao tiếp với hệ quản trị CSDL. Các dịch vụ tầng truy nhập dữ liệu cũng được xây dựng trong các mô-đun mã chương trình riêng biệt. Khi cú sự thay đụi về dạng dừ liệu hay thậm chớ cả hệ quản trị CSĩL, chi cần sửa lại các mô-đun truy nhập dữ liệu này, mọi thành phần khác của HT phần mềm không bị động chạm đến.
Với kiến trúc clienưserver 3 tầng có thể xây dựng các HT phần mềm có độ ổn định cao và mềm dẻo. Thông thường, yêu cầu đối với công việc tại từng tầng rất khác nhau, chẳng hạn nếu ở tầng truy nhập dữ liệu cần có một bộ máy xừ lý, tổng hợp số liệu có hiệu quả với tốc độ cao thì tầng thể hiện cần cung cấp cho người sử dụng những giao diện thân thiện, tiện lợi và cỏ hình thức đẹp. Sự độc lập tương đối giữa các tầng cho phép lựa chọn những sàn phẩm, công nghệ tốt nhất cho từng tầng và tổ chức
Chươììệ 5: Hệ thống thông tin quản lý hoạch dịnh nguồn lực... 157 chương trình có tính mô-đun hóa cao. Nó cũng cho phép tích hợp dễ dàng phần mềm đang phát triển với các HT sẵn có.
5.2.2.2. Các thành phần của hệ thống
HT bao gồm các máy chủ (đặt tại Văn phòng Tổng công ty), máy trạm, kết nối mạng và các thiết lập về bảo mật và an toàn dữ liệu được mô tả chi tiết dưới đây:
a. Máy chủ
- Máy chủ CSDL
Máy chủ CSDL có nhiệm vụ lưu trữ toàn bộ dữ liệu của toàn công ty (kể cả dữ liệu của các công ty thành viên, chi nhánh...) trong thời hạn tối thiểu là 5 năm online (có thể tra cứu tức thì), các dữ liệu cũ hơn được lưu trữ trên băng từ, CD-ROM.
Máy chủ CSDL có thể được cài đặt hệ điều hành Linux Server, Windows Server,... và CSDL Oracle, SQL,...
- Máy chủ ứng dụng
Máy chù ứng dụng được cài đặt chương trình ứng dụng và Web Server cho phép người dùng truy cập từ xa bằng trình duyệt Internet.
- Máy chủ dự phòng
Máy chủ dự phòng được cấu hình chạy với chế độ sland-by, sẵn sàng thay thế trong trường hợp máy chủ CSDL hoặc máy chủ ứng dụng gặp sự cố. Khi phát sinh giao dịch, thông tin sẽ được người dùng nhập, lưu tại CSDL của máy chủ HT đồng thời đồng bộ dữ liệu vào CSDL của máy chủ dự phòng.
b. Mạng
HT mạng trong nội bộ văn phòng Tổng công ty (HO) và nội bộ các Công ty thành viên là mạng LAN dùng các bộ chuyển mạnh (SWITCH).
Kết nối Internet giữa Tổng công ty với nhà cung cáp dịch vụ Internet (ISP) là đường truyền Leased line có tốc độ cao hoặc ADSL tốc
158 Hệ thốvg thông tin qĩiản lý
độ cao tìiy thuộc vào nhu cầu băng thông qua modem tưorng ứng. Để hosting địa chi IP tĩnh cho máy chủ ứng dụng trên Internet còn cần thêm bộ định tuyến Router.
Kết nối giữa các Công ty thành viên với Internet (để truy cập vào máy chủ ứng dụng đặt tại Tổng công ty) là ADSL qua modem ADSL.
Đối với các máy trạm riêng lẻ tại các công trường, chi nhánh (thậm chí tại nhà riêng) dùng đưòmg truyền Dial-up.
c. Máy trạm
Máy trạm tại Tổng công ty và các chi nhánh chi cần trang bị card mạng hoặc modem, có thể kết nối với mạng Internet.
TôwycậptirM
Hình 5.4. Sơ đồ thành phần của hệ thống 5.2.2.3. Sơ đồ và mô hình cài đặt hệ thống
HT được thiết kế áp dụng cho mô hình tổng công ty (công ty mẹ, công ty con hoặc công ty và các đại lý), các thành phần của HT bao gồm hai phần chính;
Chương 5: Hệ thống thông tin qrtản lý hoạch định Tìguồn lực... 159
Hình 5.5. Mô hình cài đặt hệ thống
1. Tại Tống công ty: NSD từ các máy trạm thực hiện việc cập nhật trực tiếp các dữ liệu vào CSDL chung cho toàn tổng công ty được đặt tại máy chủ, CSDL này cũng nhận các thông tin từ các đom vị thành viên.
Toàn bộ các thông tin nhận được sẽ được xử lý và gửi các kết quả đến các máy trạm trong tổng công ty và các đom vị thành viên.
Máy chủ: được cài đặt hệ quàn ưị CSDL. Trong máy chủ, có thể có HT và các dịch vụ Web (Webserver).
Máy trạm: Cài HT phần mềm (window application hoặc web application). Các máy trạm kết nối với máy chủ thông qua mạng cục bộ (LAN).
2. Tại các công ty thành viên: Mô hình HT cũng được cài đặt giống như ở tổng công ty nhưng có một số điểm khác như sau:
- CSDL và HT phần mềm có thể được cài đặt một phần, có thể cài đặt một hoặc nhiều phần (mô-đun) tùy theo tính chất hoạt động của đom vị thành viên.