Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thông tin - Dành cho sinh viên ngành kinh tế và các chuyên viên công tác trong lãnh vực SXKD

Trong một thời gian dài trước đây uà cỏ hiện tại, 0iệc thực hiện các chương trình quản lý tin học đa phần được thực hiện hoặc theo cách thực hiện bởi lập trình vién chứ không do các nhà

Sew : ES `

THƯ VIỆN VIỆN KINH TẾ TP HỒ CHÍMINH _

DAL HOC THUY SAN | TRUNG TAM ỨNG DỤNG KINH TẾ THANH PHO (CIT)

„ hệ Tống Thông Tin Quan Ly

Ti sach danh cho Sinh vién va cac Chuyén vién

nghiên cứu ứng dụng tin học để xử lý thong tin trong doanh nghiện

NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ

PHAN TICH & THIET KE

Hệ Thống Quan Ly Thông Tin

(dành cho sinh viên ngành kinh tế và các chuyên viên công tác

trong lãnh vực SXKD)

(rae ƒ VIÊN

[rau i ÂM n0 HAL v* 3

Đinh Thế Hiển

Thạc Sỹ Tài Chánh_ Kỹ Sư Máy Tính

Trưởng Chương trình đào tạo tin học Doanh Nghiep CIT Chuyên viên Thẩm định dự án Quỹ Đầu Tư Tp.HCM

Pl AE ¿251

Nhà Xuất Bản Thống Kê

Thiết kế và phân tích hệ thống 5

LỜI MỞ ĐẦU

Quản trị dữ liệu là một lãnh uực quan trọng của khoa học công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn tu} một cách hiệu quả nhất dé phuc vu cho nhu cầu quản ly kinh doanh Như chúng ta đã biết thời đợi ngày nay là thời đại của thông tin, ai nắm bắt 0à xử lý được thông tin nhanh chừng nào thì càng có khả năng chiến thắng trong binh doanh chừng

đó, điêu đó cho thấy uai trò to lớn của công nghệ thông tin nói chung uà cụ thể là lãnh uực quản trị dữ hiệu nói riêng trong hoạt động SXED

Việc ứng dụng máy tính để quản lý thông tin đã

phát triển mạnh ở các nước tiên tiến từ những thập niên

70 Hiện nay ở nước ta, uấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhụ edu bức thiết, các Doanh nghiệp đã từng bước Tin học hóa quản lý thông tin cho don uị mình Tuy nhiên trong thời gian qua uiệc tin học hóa đó chưa thực sự mang lại hiệu quả như nó đáng phải có bởi uì các đơn uị thường quan tâm tới Hardware hon cén Software thi chi sit dụng những phần mềm xử lý dữ liệu có sẵn (như Quatro,Excell ) hode nếu có trang bị chương trình quản lý dữ liệu (thường là FoxPro)

6 Đinh Thế Hiển

thì chỉ có tính cục bộ, tản mạn Trong một thời gian dài trước đây uà cỏ hiện tại, 0iệc thực hiện các chương trình quản lý tin học đa phần được thực hiện (hoặc theo cách thực hiện) bởi lập trình vién chứ không do các nhà phân

tích thiết kế hệ thống đảm trúch, điêu này một mức nào

đó có thể so sánh uới uiệc xây dựng công trình từ các thợ

xây chứ hhông phải do kiến trúc sư chủ trì Và như 0uậy uớt những công trình nhỏ bé tạm thời thì còn tạm chấp nhận nhưng uới một hệ thống sử dụng lâu dai thi ich loi

mang lai không xúng uới các tốn kém uê tiền bac va thoi

gian đã bô ra, chưa bể uề lâu dài đơn vi sẽ bất loi vé kha

năng hinh doanh rất nhiều do hệ thống thông tin yếu bém

của mình

Cùng uới xu thế phút triển chung của thời đại mới

tất yếu các đơn uị phải nâng chết tin học hóa quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể Để làm uiệc

đó cần phải thực hiện uiệc khảo sát phân tích va thiét ké một hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính tương ứng uới đặc điểm hiện tại uà triển vong phát triển của đơn 0ị

bảo đảm quá trình xử lý thông tin hiệu quả nhất

Đo các uấn đề uừa trình bày, nhụ câu vé nhén lực

cho uiệc thực hiện công uiệc này là hết sức to lớn Chuyên ngành lập trình quản lý được đào tạo ở nhiều cấp độ từ

đại học, cao đẳng cho đến kỹ thuật uiên trung cấp để đáp

ứng nhụ cầu này Trong các kiến thúc cung cấp cho học

uiên thì môn học quan trọng bậc nhất cho chuyên ngành

này là môn phân tích thiết kế hệ thống Tết nhiên để trở

Thiết kế và phân tích hệ thống 7

thành một nhà phân tích uững uàng cần phdi trdi qua qua trình lâu dòi trong công uiệc phân tích thiết kế uới những hính nghiệm tiếp thu được cũng như nắm 0uững môi trường

phần mềm quản trị dữ liệu, nhưng hiến thức quan trọng

hhông thể thiếu cho một phân tích uiên là phương pháp luận uò các kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống do môn học này cung cấp

Quyển sách này được soạn như một giáo trình để phuc vu cho các sinh 0uiên chuyên ngành lập trình quản lý

do đó chúng tôi có đưa thêm phụ lục uề phân tích hơi chương trình nhỏ uớt mục đích giúp cho các bạn sinh vién tham khảo, nó cũng dành làm tài liệu tham khdo cho những người quan tâm đến lãnh uực quản trị dữ liệu Các

uấn đề được trình bày trong đây được tham khảo từ một số tài liệu nước ngoài, do phương pháp luận ouà bỹ thuật uề

PTTK hệ thống rốt phong phú đa dạng uà phát triển

không ngừng nên quyển sách này còn cân nhiều điều chỉnh uà bổ sung, rất mong sự đóng góp chân tình của quý théy va các bạn.

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý

Chương 1

-_ Đại cương về hệ thống

Thông tin quản lý

Manage Infomation System(MIS)

Ll Khái niệm về hệ thống:

Hệ thống được xem như là tập các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu xác định

" Phần tử bao gồm các phương tiện vật chất và nhân lực, mỗi

phần tử đều có thuộc tính (đặc trưng)

* Giữa các phần tử luôn có mối quan hệ, các mối quan hệ

quyét định sự tồn tại và phát triển của hệ Mỗi khi thêm bớt

phan td sẽ làm biến đổi các mối quan hệ

=- Hệ thống luôn có mục tiêu, tổng thể phải hướng về một mục

- đích chung cho tất cả các phần tử

sa: Hệ thống có tính kiểm soát (cân bằng và tự điều chỉnh) điều

„đó bảo đảm tính thống nhất và để theo đuổi mục tiêu của

"mình, 7:

Hệ thống có giới han xac định những phần tử trong và ngoài

„ hệ, tính giới hạn mang tính chất mở

*= Hệ thống nằm trong một môi trường, trong đó có một số phần

;š::1 của hệ tương tác Với môi Jrường bên ngoài.:

Q Khái niệm Quản lý :

* Theo J.W.Forsester xem Quan ly nhu mét qua trinh bién

đổi thông tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết định

* Theo F.Kast và J Rosenweig thì quản lý bao gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên(nhân lực và vật chất) để

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 11

Q Khai niệm thông tin trong quản lý :

Thông tin được xem là thông tin trong quản lý nếu được nhà

quản lý cần hoặc muốn sử dụng để thực hiện tốt chức năng của

D Các hệ con của Hệ thống SXKD :

Xét một xí nghiệp sản xuất điện tử đang có mục tiêu chiếm

được thị phần về mặt hàng Tivi tại Việt Nam trong vòng hai năm tới, do vậy Ban lãnh đạo Xí nghiệp thực hiện các bước

triển khai sau :

> Nghiên cứu thị trường đang và sẽ ưu chuộng loại TV

như thế nào 2 Dẫn tới thiết kế loại TV phù hợp Dẫn tới xem xét lại đây chuyển SX Dẫn tới điều chỉnh SX cho phù hợp

3 hệ thống con là hệ quyết định, hệ thông tin và hệ tác nghiệp tạo

thành hệ thống Xí nghiệp

Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa 3 hệ

1 Hê quyết định :

Thực hiện các tác vụ quần lý đưa

ra các quyết định chiến lược, chiến ˆ a

thuật trong thời gian ngắn hạn | HỆ QUYẾT ĐỊNH

Đại cương về hệ thống thông tin quản iý 18

Thực hiện việc liên hệ giữa 2 hệ bảo đảm cho chúng vận

hành để Xi nghiệp đạt các mục tiêu đề ra

Sơ đồ thể hiện vị trí và nhiệm vụ của hệ Thông

*> Lĩnh vực quản lý (Thương mại, Hành chánh, Kế toán )

3 Dữ liệu là cơ sở của thông tin biểu diễn ở nhiều dạng (như

văn bản, hình vẽ, ký hiệu ) và thể hiện trên nhiều chất

liệu (như giấy, disk, tín hiệu điện thoại )

+ Các mô hình là tập các thủ tục của từng lãnh vực (như Kế hoạch, kế toán, bán hàng, quá trình SX )

> Các Quy tắc quản lý bao gồm các xử lý như :

+ Sắp xếp dữ liệu

* Cap nhat va điều chỉnh dữ liệu

+ Tổng lược thông tin

3) Các hệ thông

Trong một Đơn vị có thể sử dụng các hệ thông tin là Hệ xử lý

dữ liệu, Hệ thông tin quản lý, Hệ trợ giúp quyết định và Hệ

* Chức năng chủ yếu của hệ là xử lý các giao dịch và ghi lại

các bảng ghi cho từng chức năng đặc thù

* Cac dữ liệu được đưa vào, thường xuyên cập nhật Đầu ra

định kỳ bao gồm các tài liệu hoạt động và báo cáo theo

lịch

* V6 ban chat DPS viée xử lý dữ liệu không linh hoạt có tinh cục bộ, chủ yếu dành cho các nhà quản lý cấp tác

nghiệp

L Hệ Thông Tin Quản Lý (MIS) :

> MIS là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng

thông tin làm tối ưu cho việc thu thập,truyền và trình bày thông tin thông qua Tổ chức nhiều cấp có các nhóm thực hiện nhiều nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu thống nhất

* Đặc trưng của MIC :

*_ Hỗ trợ cho chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 15

* Dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh

vực chức năng

Cung cấp cho các nhà quản lý chiến lược, sách lược

và tác nghiệp khả năng thâm nhập các thông tin theo

thời gian (phần lớn thông tin là có cấu trúc)

Linh hoạt có thể thích ứng với những thay đổi về nhu cầu thông tin của tổ chức

Có cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp có thẩm quyền sử dụng

Hệ trợ giúp quyết định (Design Support

Sytem -DSS) :

+ Có một số quyết định ở mức chiến lược và sách lược các thông tin cần thu thập và tổng hợp rất phức tạp mà MIS không thể đáp ứng đầy đủ Khi đó các quyết định này cần đến hệ trợ giúp quyết định

> DSS sé sv dung cdc Hardware va Software tién tién nhat

phù hợp với yêu cầu trợ giúp, các mô hình lập kế hoạch

và dự đoán, SQL và có thể cả trí tuệ nhân tạo

+ Khả năng của hệ có thể là :

*

*

Chọn lựa giúp một phương án

cung cấp sắp xếp các phương án theo tiêu chuẩn của

* S&n sàng thích ứng với yêu cầu thông tin của mọi môi

trường quyết định,linh hoạt với nhiều kiểu quản lý

+ Tạo thuận lợi cho liên lạc giữa các mức làm quyết định

(như cung cấp thông tin đã được tổng hợp ở mức tác

nghiệp cho các nhà QL cấp cao xem)

® DSS được tạo nên từ tập các công cụ trợ giúp (Hardware

và Software) như thể hiện ở mô hình dưới day:

Phát triển Quản trị Mô hình

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 17

U Hệ chuyên gia :

>

>

Là một hệ mới hình thành, nó liên quan mật thiết với lĩnh

vực trí tuệ nhân tạo

Trí tuệ nhân tạo là lĩnh vực nghiên cứu làm cho máy tính

có khả năng lập luận, học tập, tự hoàn thiện như loài

người

Hệ chuyên gia giúp nhà quản lý giải quyết vấn đề và thực

hiện quyết định ở mức cao hơn hệ DSS, đó là hệ thống tương tác dựa trên máy tính trả lời các câu hỏi, hỏi thêm

Các câu hỏi để suy luận và làm sáng tổ vấn đề Theo cách

đó Hệ như là một chuyên gia làm việc với nhà quản lý

Hệ dùng tri thức do con người cung cấp để mô hình hóa quá trình tư duy bên trong của một lĩnh vực đặc thù

Trong những năm gần đây hệ đã được phát triển để hỗ trợ

cho các lĩnh vực như chuẩn đoán y khoa, lập kế hoạch tài

chánh, dự báo thời tiết,

Ích lợi của hệ chuyên gia :

* Giúp cho tri thức con người có thể thâu thập dưới dạng

+ Hệ làm giảm sự phụ thuộc vào con người

* La một công cụ huấn luyện tuyệt vời thông qua các

chương trình mô phỏng tình huống

THU VIÊN |

TAPING | bear}

Q Xử lý dựa trên máy chủ :

Với một máy tính PC hoặc một máy lớn IBM với các thiết bị

cuối dựa trên hiển thị ký tự Không có sự phân bố khi xử lý

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 19

DI Xử lý Khách / Phục vụ :

+ Là một mức cao hơn của việc xử lý dùng chung thiết bị đã

có trong mạng cục bộ (LAN) Trong môi trường LAN các

PC được gắn với thiết bị hệ thống để cho phép chúng

dùng chung tài nguyên trên Hard disk và máy in

+ Trong mô hình này các xử lý ứng dụng được phân chia

giữa khách và máy phục vụ, cả hai cùng hợp tác để thực

hiện thành công ứng dụng Thí dụ trường hợp máy phục

vụ cơ sở đữ liệu một ứng dụng chạy trên PC sẽ chuyển một yêu cầu doc bang ghi cho máy phục vụ CSDL Máy này sẽ xử lý tập CSDL một cách cục bộ rồi chuyển đúng bảng ghi được yêu cầu cho ứng dụng trên PC

® Về mặt kiến trúc việc xử lý khách/phục vụ yêu cầu :

* Đường liên lạc chắc chắn giữa khách và nơi yêu cầu

+ Các tương tác hợp tác do khách yêu cầu

+ Phân bố xử lý ứng dụng giữa khách và phục vụ

+ Phục vụ kiểm soát dịch vụ mà khách yêu cầu

* Phuc vu lam trong tai cho các yêu cầu tranh chấp của

6) Các giai đoạn triển khai một

du an xay dung MIS:

L Lập kế hoạch :

Thể hiện đường lối có tính dài hạn, tổng thể có tính tự giác

của ban lãnh đạo hơn là giải quyết các vấn đề cấp bách nhất thời

L Nghiên cứu /phân tích hiện trạng :

* Áp dụng theo từng lĩnh vực và dự kiến đã xác định ở giai

đoạn lập Kế hoạch

Phân tích hệ thống thông tin hiện hữu Nghiên cứu hiện trạng có thể đưa đến việc phân chia mới các lĩnh vực hoặc các chức năng

L] Nghiên cứu /phân tích khả thi :

hữu, sắp xếp các điểm cần giải quyết theo mức độ quan

trọng

Bước hai xác định các mục tiêu mới của các bộ phận

Bước 3 xác định các giải pháp một cách tổng quát, thể hiện rõ đặc điểm của từng giải pháp (chỉ phí triển khai, chỉ

phí hoạt động, ưu khuyết điểm ) Qua bước này chỉ ra

những nhân vật chịu trách nhiệm phù hợp với một giải pháp nào đó

Có thể lập lại các bước này nhiều lần để đạt được một xác

định tốt nhất

Bước 4 xây dựng một hồ sơ nêu rõ các vấn đề và giải pháp được chọn lựa gọi là sổ điều kiện bao gồm những phần cơ bản sau :

* Mô tả-giao diện giữa Hệ thống và người sử dụng

(User) Điều này xác định hệ cung cấp cho User những cái gì

* Cac céng việc và các cài đặt cần thực hiện

+ Diễn tiến của tiến trình từ mức ÿ niệm đến lúc thể hiện

*._ Qua đó sổ điều kiện xác lập một hợp đồng giữa phân

tích viên với ban giám đốc và các user trong tương lai

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 21

LÌ Y niệm chức năng và mô hình chức năng của Hệ thống:

* Xác định các chỉ tiết kiến trúc của hệ, liên quan đến các

đơn thể tin học cần áp dụng và các giao diện với user

*._ Đây là giai đoạn phân tích chức năng tất cà các thông tin,

các quy tắc tính toán, quy tắc quản lý, các cách khai thác,

các phương tiện thiết bị được xác định

+ Thiết kế cấu trúc dữ liệu, xác định các đơn vị chương trình, đơn thể thảo chương cũng được thực hiện

L1 Thực hiện Hệ thống :

Giai đoạn này còn gọi là phân tích cấu trúc, nó bao gồm việc xây dựng các tập tin cơ sở, thảo chương, xác định các quy tắc khai thác

L Khai thác Hệ thống :

Đây là giai đoạn quyết định tương lai hệ thống bao gồm việc thử nghiệm sử dụng Hệ thống tự động hóa trước khi quyết định sử dụng nó để thay thế Hệ thống thông tin thủ công hay không ?

Các giai đoạn trên đây chỉ mang tính hướng dẫn, tùy theo quy

mô của Hệ thống cần xây dựng mà tiến trình thực hiện các

bước phù hợp Mỗi giai đoạn cần có hồ sơ riêng, thời lượng

thực hiện các giai đoạn rất khác nhau và phụ thuộc vào từng

trường hợp cụ thể:

KHẢO SÁT

PHAN TICH

THIET KE

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 23

Chương 2

_ Khảo sát hiện trạng và

xác lập dự án

24 Dinh Thế Hiển

1) Chu kỳ sống của MIS :

Chu kỳ sống của MIS trải qua 4 giai đoạn :

1 Giai đoạn sinh thành :

Nay sinh ý tưởng sử dụng Máy tính cung cấp thông tin có hiệu

quả hơn so với hiện tại (Thông tin đầy đủ hơn, chính xác hơn,

2 Giai đoạn phát triển :

Thực tiễn hóa ý tưởng, Các nhà phân tích, lập trình, và User cùng kết hợp làm việc để phân tích các nhu cầu xử lý thông tin và thiết kế ra MIS Sau đó các đặc tả thiết kế được chuyển thành chương trình và hệ thống được cài đặt

3 Giai đoạn khai thác :

MIS bước vào phục vụ quá trình SXKD của Công ty, Trong

giai đoạn khai thác Hệ có thể được liên tục điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu biến đổi của thông tin phục vụ quá trình SXKD của

Công ty đã biến đổi

4, Giai đoạn thoái hóa :

Khi việc bảo trì và điều chỉnh MIS cho phù hợp với sự phát

triển của thông tin đến một lúc nào đó làm cho MIS trở lên rắc rối không thể bảo trì và như vậy nó không còn mang lại hiệu quả

Đây là giai đoạn thoái hóa, MIS hiện tại cần được loại bỏ để sinh

ra một Hệ thống mới đáp ứng với yêu cầu mới của công ty, và

như vậy một chu kỳ hệ thống mới được sinh ra

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 25

Cần phải là sáng tỏ những câu hỏi sau :

+ Có cần thiết tiến hành không ?

Việc khảo sát ban đầu được tiến hành qua các bước sau:

+ Xác định những điều cần thực hiện để giải quyết vấn đề

phù hợp với Công ty, User và MIS

+ Xác định phạm vi vấn đề : chỉ ra từng vấn đề cụ thể

+ Xác định các User là những người trực tiếp chịu sự chỉ

phối bởi sự phát triển Hệ thống

+ Viết báo cáo về khảo sát ban đầu để có cách nhìn bao quát của dự án và làm gợi ý cho giai đoạn kế tiếp

26 Đinh Thế Hiển

CJ Quan sat cac User :

Thông thường việc quan sát gồm bốn mức :

* Mức điều hành : User làm việc trực tiếp với hệ thống,

thường xuyên gặp phải những khó khăn chỉ tiết mà ít ai nhận thấy Khi thay đổi hệ thống mới công việc của họ sẽ

bị ảnh hưởng rất lớn Sự cộng tác của họ là hết sức quan

trọng

+ Mức giám sát : Nhu cầu thông tin của họ thường là các

báo cáo định kỳ, các báo cáo thông tin chỉ tiết ở một thời

điểm bất kỳ Đó là những nguồn thông tin điều khiển tốt

* Mức thực hiện : Gồm những người ra quyết định chiến lược và những nhân viên thi hành Họ có nhu cầu thông

tin đặc biệt cũng như chỉ tiết một cách nhanh chóng Đó là

những nguồn tốt đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý

+ Mức chuyên nghiệp : Lĩnh vực chuyên sâu của họ có thể

bị ảnh hưởng bởi hệ thống mới, cần quan tâm đến các vấn

Xem xét công việc :

Xem xét góc độ tổ chức và việc quản lý nó dựa tử kết quả thu được của sự phát triển hệ thống Khi phát triển Hệ thống

cần xem xét các chức năng hiện tại và dự đoán các thay đổi

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 27

Co may tinh chua ?

Lưu trữ dữ liệu thích hợp chưa ?

chính cần khảo sát

Qui rõ trách nhiệm cho từng nhóm người phụ trách

Hệ thống

Các báo cáo trong và ngoài nhóm

Phân phối tài nguyên

Trao đổi thông tiri giữa các phòng ban

+ Những vấn dé ảnh hưỡng tới công việc cần chú ý :

*

*

*

Mức độ ủng hộ của các nhà quản lý cấp cao

không xác định được giới hạn của vấn đề

Quá chủ quan và những vấn đề vượt quá khả năng

28 Định Thế Hiển

3) Khao sat chỉ tiết :

Mục tiêu của giai đoạn này là tìm những giải pháp tối ưu về kỹ

thuật, tài chánh, thời gian ràng buộc để lập ra bằng báo cáo về

các yêu cầu của User, xác định dòng thông tin, đánh giá va lựa

chọn các giải pháp, nêu kiến nghị đối với User về hệ thống hiện

tại và những công việc tương lai

L Lĩnh vực khảo sát bao gồm :

* Chi tiét hda các mục tiêu

+ Xác định các nguồn thông tin, yêu cầu và thông tin

* _ Tập trung trước hết vào các kết quả đạt được từ đó

xác định nguồn thông tin tạo ra nó

+ Công việc bắt đầu từ người quản lý cấp cao nhất trở

xuống

* Bao đảm rằng mọi người đã biết điều gì xây ra và tại Sao

Q Tổ chức khảo sát chỉ tiết :

Khai thác một cách chỉ tiết các van dé sau:

* Xem lại các hồ sơ

Xem lại các nguồn từ hội thảo

Lập kế hoạch khảo sat

Giao trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm

Kiểm tra công việc

Khảo sát hệ thống đang tồn tại, ta cần nắm :

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 29

Các nguồn thông tin hiện hữu

Software và Hardware đang dùng

Các quy trình thực hiện và các báo biểu đang sử

dụng

Đội ngũ cán bộ tham gia

Chi phí vận hành hệ thống

Chu kỳ và tần số hoạt động

Xác định như cầu của công ty :

* Hệ thống phải hỗ trợ sao cho Công ty đạt được mục

tiêu tăng doanh thu, giảm chỉ phí và tăng chất lượng

phục vụ

Đối với từng vấn đề cần xác định nhu cầu ảnh hưỡng

của nó tới công ty và các nhu cầu về thông tin vào ra,

các thao tác, giao dién User

Xác định những yêu cầu về sản phẩm

của MIS :

+ Các yêu cầu đặc trưng được xác định ở thứ tự đầu ra, các

thông tin cần thiết ở đầu vào, ở các tác động và các tài

nguyên nhằm tạo điều kiện cho các chức năng thực hiện

trọn vẹn Việc phân tích đầu ra kỹ càng sẽ làm nền tảng

của việc phân tích và thiết kế

Mô tả từng báo cáo

Thông tin được biểu diễn như thế nào, phát hành như

thế nào

Ai nhận tài liệu, nhận ở đâu 2

Những thông tin phụ cần tham khảo

Kiểm tra khi nào và ra sao ?

* Thông tin có ý nghĩa gi, có liên quan gì tới dữ liệu

tương tự ở đâu đó trong tổ chức

+ Khối dữ liệu cần bảo đảm cho nó có ý nghĩa với báo

cáo nhận được chứa thông tin đó

* Cac rang buộc về dữ liệu như Những thuật ngữ khác nhau cho cùng một dữ liệu

+ Quan hệ giữa sự phụ thuộc của từng mục,

+ Chất lương công việc, hiệu quả, Độ tin cậy và linh hoạt

+ Khả năng hệ thống (bình quân, tối đa)

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 31

Thông tin chung về ngành của công ty

Thông tin về bản thân công ty

Thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp đến vấn đề

Có tác dụng thấy được bức tranh tổng quát về Tổ chức và

cách hoạt động của nó, tuy nhiên đây là thông tin có tính

chủ quan cần thận trọng Nên ghi nhận một số điểm sau :

* Cách giao tiếp trao đổi thông tin

Phát hiện các vấn đề chưa dự kiến

Các ngắt quảng giữa chùng

Quan hệ giữa các phòng ban

Sử dụng công việc đột xuất

Trao đổi không chính thức

Khối lượng công việc và những khó khăn

Các thao tác

Q Phuong pháp phỏng vấn :

Đây là nguồn thông tin chủ yếu về hệ thống hiện tại và cần

phát triển trong tương lai "

® Khi phỏng vấn chú ý các điểm sau :

*

*

*

Chú ý lắng nghe

Thiết lập quan hệ trong tiến trình phông vấn

Tình huống phỏng vấn, Môi trường phỏng vấn

Quan sát các dấu hiệu phản hồi

+ Nội dung phông van :

Để nhận được thông tin chúng ta cần phân tích và đánh

giá những điều mình biết trước khi đặt câu hỏi bao gồm :

Nhu cầu / Nguồn thông tin

Phân tích thông tin, Công việc cần làm

Mâu thuẩn trực tiếp ? tại sao, ở đâu làm nhiệm vụ

+ Một số điểm lưu ý khi đặt câu hỏi :

* Câu hỏi cần tạo ra nhiều khả năng trả lời cho người được phỏng vấn

Không phỏng đoán khi các dữ kiện chưa xác nhận

hay chưa có câu trả lời

Cần có thời gian im lăng để người được phỏng vấn

suy nghĩ, sắp xếp thông tin Tuy nhiên đôi khi cũng

cần có một vài lời gợi ý

Tránh các đánh giá chủ quan, hãy cố gắng theo đuổi

các dự kiến Không nên đụng chạm tới người thứ ba

trong tổ chức trừ trường hợp thật cần thiết

+ Các hạn chế khi giao tiếp :

* Cần hẹn trước về thời gian và địa điểm Nên thỏa

thuận nội dung phỏng vấn

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 33

+ Việc mở đầu cuộc phỏng vấn phải biểu lộ sự tin cậy,

tôn trọng

* Với các vấn đề tranh luận phải để ngỏ khả năng tranh

luận về cả 2 phía

* Không nên kéo dài cuộc nói chuyện, không quá

nhiều câu hỏi Nên chuẩn bị một danh sách các chủ

dé cần tìm hiểu

+ Khi kết thúc cần tóm tắt các điểm chính, thỏa thuận các công việc tiếp theo Sau đó cần lập hồ sơ càng sớm càng tốt

® Thí dụ về một mẫu báo cáo kết quả phỏng vấn :

Đề án

BAO CAO KET QUA CUA PHONG VẤN Ngày Địa Điểm

TH 2.5 <‹£öä3⁄12Z£ẨBĂẨB

e Đề tài trao đổi -.-cn HH ng ng ty censecc

e Người phông vấn : - HH HH HH Hee

e Người được phỏng vấn

© - Báo Cáo ChO TH HS St rry,

e Chịu trách nhiệm về Qcc ceccecserz

e - Quản lý các tài liỆU - Làn TT HH1 1 1 can sey

s - Nhận Các giấy tỜ ng ng serguyp

e - Nhận xét về người trả lời

e _ Nguồn thông tin bổ sung

e - Các thỏa thuận đạt được

e - Các hoạt động tiếp theo

© - Tóm tắt chung -c-.cs c1 011118111 cssrereee

Ngày báo cáo

Ký Tên Q) Phuong pháp bảng hỏi :

Cơ sở thiết kế bảng hỏi chia làm ba phần :

* Phần tiêu để : Mô tả mục đích bảng hỏi và nội dung của

34 Định Thế Hiển

các phần có liên quan chính

+ Phần phân loại : ghi nội dung dữ liệu được sử dụng để

phân tích và tóm tắt toàn bộ dữ liệu (Tên, tuổi, giới tính )

+ Phần dữ liệu : Nội dung dữ liệu cần tìm kiếm bao gồm : + Còn có nhu cầu về báo cáo này hay không ?

Nếu có thì thông tin nào cần sử dụng ?

Sử dụng như thế nào ?

Có thể bổ sung thông tin gì ?

Sử dụng những thông tin bổ sung như thế nào ?

Q Phuong phap mau bang ghi :

- Khảo sát hiện trang | là một công việc quan trọng để nhận định

Để bắt đầu công việc cần chuẩn bị tiếp cận một cách có hệ

thống tới các nhiệm vụ sau :

* Trong bảng tường thuật gạch chân các điều kiện bằng

đường liền nét và các hoạt động bằng đường ngắt quảng

* _ Những điều kiện đầu tiên để điển vào ô trống của bảng

quyết định đã pháp thảo ngay trên đường gạch đôi

+ Những hoạt động đầu tiên được điển vào ngay dưới

ne vé quy trình à cách thức hoạt động của tổ chức Nhận định

¡càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn, phân tích và thiết

- kế được thuận lợ và đúng đắn: Chúng ta nên kết hợp phương

¡một vài phương: pháp: khảo sát, khác để

¿thư thập thông tin ,được.chính xác và toàn diện hơn -:: z-:

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 35

Chương 3

Các phương pháp luận phân tích

hệ thống -

* Bộ công cụ, kỹ thuật, mô hình để ghi nhận và phân tích hệ

thống hiện tại và các yêu cầu mới từ đó xác định khuôn dạng mới theo dự kiến

—* Một khuôn khổ chung 'chỉ ra mỗi giai đoạn Sử dụng những

ms công oy nao va lién quan với:nhau ra sao

: Các công cụ và kỹ thuật bao gốm : :

su, sơ đổ dòng dữ liệu ˆ

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 37

nhiệm vụ, ai làm việc gì, ở đâu, mất bao nhiêu thời gian

Nó quan tâm đến các ràng buộc vật lý trong hệ thống do

Người chủ, User và nhà thiết kế đặt ra để hệ hoạt động,

do vậy nó dùng trong khảo sát hệ thống hiện hữu và thiết

kế hệ thống mới

+ Mô hình logic chỉ quan tâm đến chức năng nào cần cho hệ

và các thông tin nào cần để thực hiện các chức năng đó

„ Do vậy nó được dùng cho việc phân tích các yêu cầu của

:hệ thống

+3 Vai trò của User trong quá trình phát triển : Các mô hình

trong giai đoạn đầu cần được thiết kế sao cho dễ hiển nhất với

các User Họ được khuyến kích tham dự hội thão và đóng góp

ý kiến

> Thiết kế hệ thống trên cơ sở cấu trúc dữ liệu : Tổ hợp các

quan hệ tự nhiên vốn có trong dữ liệu vào thiết kế và coi dữ

liệu của hệ như được chứa trong nhiều kho thông tin Sau đó

chỉ cần thiết kế các tiến trình riêng biệt xâm nhập vào các kho

này khi cần, như vậy mọi sự thay đổi tiến trình nếu có chỉ gây

ra xáo trộn tối thiểu cho các phần còn lại của hệ thống Điều

này làm cho tiến trình điều chỉnh hệ thống trong giai đoạn phái

triển và bảo hành của chu kỳ hệ thống được thuận lợi rất

nhiều

38 Định Thế Hiển

lac’ _với cả các User, cả: những người

H Khái niệm về làm bang mau :

+ Là xây dựng mô hình làm việc vật lý của hệ thống dự kiến

và sử dụng nó để xác định các yếu kém của chúng ta về

những yêu cầu thực tế

=> Ta có thể dùng nó trong các giai đoạn :

+ Phân tích các yêu cầu của phân tích hệ thống có cấu

* Trong giai đoạn sau khảo sát tương đối chỉ tiết, phân

tích và thiết kế, để cung cấp một bảng dùng cho điều chỉnh và tối ưu hệ thống cuối cùng

ñ Môi trường thế hệ thứ tư :

+ Để thực hiện bảng mẫu một các đúng đắn ta cần sử dụng

môi trường thế hệ thứ 4 bao gồm ngôn ngữ và phần mềm

thế hệ thứ tư

+ Ngôn ngữ thế hệ thứ 4 thường gồm ngôn ngữ không thủ

._ tụo cho phép User hỏi và thực hiện các điều chỉnh nhỏ, và .một ngôn ngữ phức tạp dùng cho các chuyên gia xử lý dữ

liệu (là các nhà làm bảng mẫu, lập trình )

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 39

Sơ đô minh họa các thành phần trong

môi trường ngôn ngữ thế hệ 4

Ngôn ngữ thế hệ thứ 4 thuần túy

màn hình ộ sinh báo cáo người dùng cuối

i em ———————=— wee wee eee ewe ew ee MW -

thiết kế | Từ điển dữ tiệu suốt quá trình

Hệ quản trị Giao diện | |Phẩn mẩm||_ |Giao diện ngôn ngữ

cơ sở dữ liệu| | cơ sở đữ liệu trợ giúp thế hệ thứ 3

[1 Các phương pháp làm bảng mẫu :

Một số chiến lược thực hiện :

+ Chỉ xây dựng bang mẫu cho những bộ phận quan trọng

nhất

» Chi lam bang mau cho các giao diện trên màn hình

+ Chỉ thực hiện cho một số hệ con (áp dụng ở những ứng

dụng trộn lẫn hệ thống con xử»lý trực tuyến và xử lý theo

lô)

+ Sử dụng trong giai đoạn nghiên cứu khả thi để thuyết phục

người sử dụng về giá trị hệ thống

+ Có thể dùng như bộ phận chính của đặc tả yêu cầu và

kiến nghị khi có ý định mua bộ phần mềm

Các kiểu dự án thích hợp và không thích hợp

khi áp dụng làm bảng mẫu :

+ Làm bảng mẫu có hiệu quả trong phân tích và thiết kế

những hệ trực tuyến như xử lý giao dịch trong đó việc sử

"

40 Đinh Thế Hiển

*

dụng giao diện màn hình là hiển nhiên

Không thích hợp lắm với hệ xử lý theo lô và các hệ cần nhiều tính toán

H Những vấn đề khi kết hợp cả hai kỹ thuật

PTHT có cấu trúc và làm bảng mẫu :

* Với phân tích & thiết kế hệ thống có cấu trúc chia quá trình

thực hiện thành bốn giai đoạn chính là Khảo sát, phân tích,

thiết kế, xây dựng và cài đặt Trong mỗi giai đoạn chia

thành các đơn vị vừa phải, và thường thực hiện xong giai đoạn này mới sang giai đoạn kế tiếp Điều này phân định

ranh giới rõ ràng cho các tiến trình, cho phép sử dụng các nhóm chuyên gia trong các giai đoạn khác nhau, đặc tả chương trình được tường minh tạo thuận lợi việc lập trình

Khi kết hợp với kỹ thuật bảng mẫu sẽ làm giảm khối lượng

của giải đoạn lập trình do các lệnh giảm rất nhiều

Tuy nhiên kỹ thuật bảng mẫu là quá trình lặp lại cho đến khi nó được xem là thỏa mãn Do vậy nó có thể làm ảnh

hưỡng đến lịch trình công việc do phương pháp phân tích

8& thiết kế hệ thống có cấu trúc tạo ra Có sự xung khắc trong chiến lược thiết kế, Vơi phân tích & thiết kế theo cấu

trúc thường đưa ra trước một cách nhìn có tính xây dựng

cho sự phát triển còn việc làm bảng mẫu lại hỗ trợ cho cách tiếp cận tiến hóa khi mà các thay đổi là chuyện bình thường

Vấn đề là biết kết hợp giữa ưu thế chỉ tiết, đẩy đủ và ít sai sót của cách tiếp cận theo phương pháp phân tích & thiết

kế cớ cấu trúe với íeh:lợi do việc hệ thống được tạo nhanh

và hướng tới người sử dụng nhiều hơn khi áp dụng bảng

Đại cương về hệ thống thông tin quần lý 41

3) Phat trién hé thong t

ete alee: Be

O Khái niệm về hệ thống tiến hoá :

Đó là cách tiếp cận với các đề xuất thiết kế ban đầu đưa ra

dưới dạng mô hình làm việc vật lý Các nhà phân tích khi cùng

làm việc với User sẽ cải tiến và phát triển dần bảng mẫu cho đến khi đáp ứng được User và trở thành hệ thống mới

L1 Phương pháp luận làm bảng mẫu nhanh :

Bernard Boar xem quá trình tương tác dùng trong kỹ thuật làm

bảng mẫu có thể được xử lý như một chu trình nhỏ trong quá

trình phát triển, xuất hiện trong giai đoạn phân tích và thiết kế ban đầu

Mô hình phát triển làm bảng mẫu nhanh theo

Định Thế Hiển

a Cách nhìn mới ¡ về: diếp cận dự án làm bảng mẫu :

Nghiên cứu Hệ thống hiện

Yếu tố quan trọng nhất cho sự thay đổi la do sử dụng ngon

ngữ thế hệ, thứ 4 nên việc lập trini, kndng con quá tốn kém và

khó khăn về thời gian như trước đây Và như thế có thể viết lại

- chương trình chưa chính xác Điều này có nghĩa là chúng ta

: khong cần ‘qua tốn sông để những nd We đầu điên phải đúng

dain ni vn es

Đại cương về hệ thống thông tin quản lý 43

; : si A 2 en on 2°

L Phương pháp luận phát triển tiến hóa :

® Phương pháp của Milton jenkins :

Một bảng mẫu đơn giản sẽ được phát triển cho hệ thống

và việc sửa đổi bảng mẫu này sẽ được lập lại cho đến khi

nó trở thành chuẩn thích ứng cho vận hành

Sơ đô Phương pháp luận phân tích tiến hóa theo Jenkins

Xác định yêu cầu thông tin cơ Phát biểu về :

sở cửa User và nhá thiết kế - | #_ Nhu câu cơ bẩn của User

( teer vá Nhé thị iết kế ) ( Bảng mẫu tảm việc )

có thỏa mãn với mẫu chua ] chưa Thda

o Phương pháp luận Pilking :

Bảng mẫu cuối cùng của mô hình ‘Pilkington không tự

động trở thành bảng làm việc của hệ thống.Có thế xem xét và viết lại một số phần của hệ thống hoặc chuyển

bậng mẫu vào giai đoạn cài đặt.