CÁC NHÂN TỐ QUAN TRỌNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.4.1. Sự hiểu biết về công nghệ và thông tin
Trong một tổ chức, tài sản quý giá nhất không phải là công nghệ mà chính là trí tuệ của lực lượng lao động của tổ chức. CNTT đơn giản chỉ là một tập hợp công cụ hỗ trợ cho quá trình tư duy. Các phần mềm bảng tính cho phép chúng ta nhanh chóng đưa ra được các lược đồ biểu diễn số liệu và thông tin đầy tính thuyết phục và có chất lượng cao. Nhưng nó không thể nói với chúng ta ữong trường hợp này thì nên chọn kiểu biểu đồ nào, biểu đồ thanh ngang hay biểu đồ dạng hình tròn. Nó cũng không thể nói với chúng ta xem chúng ta nên chọn biểu diễn doanh số bán hàng theo từng vùng thị trường hay là theo từng người bán hàng. Tất cả những vấn đề đó chính là nhiệm vụ của các lực lượng lao động ở trong doanh nghiệp.
72 Hệ thống thông tin quản lý
CNTT là một tập hợp công cụ rất tốt. Nó giúp NSD làm việc có hiệu quả hơn, xử lý các dữ liệu nhanh hơn. Chính vì vậy, NSD cần nắm vững cách thức làm thế nào để sử dụng CNTT một cách tốt nhất. Nói gọn lại, doanh nghiệp cần phải có nguồn nhân lực có kiến thức về công nghệ và thông tin.
Một nhân công có kiến thức về công nghệ là người biết rõ cách thức ứng dụng và khi nào ứng dụng CNTT. Cách thức ờ đây gồm cả việc chọn lựa những công nghệ và phương pháp khai thác hiệu quả các phần mềm ứng dụng, chọn lựa các cơ sờ kỹ thuật cần thiết để giúp cho doanh nghiệp có thể kết nối với nhau.
Một nhân công có kiến thức về thông tin là người có thể xác định được loại thông tin nào là cần, biết cách để có thể có được thông tin đó, hiểu rõ về thông tin một khi có được nó, và có thể hành động hợp lý căn cứ vào thông tin đã nhận được để đem lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.
2.4.2. T rá c h n h iệm đạo đức đối với xã hội
Việc có kiến thức về công nghệ và thông tin mới là trách nhiệm của một nhân công đối với doanh nghiệp mà người đó phục vụ. Người đó cũng cần phải có trách nhiệm đổi với xã hội; đó là khi đạo đức trở thành một yếu tố quan trọng. Đạo đức là những nguyên tắc và tiêu chuẩn dẫn hướng các hành động của chúng ta đối với người khác. Đạo đức là một khái niệm khác với luật pháp. I.uật pháp đòi hỏi hoặc ngăn càn môt số hành động của con người. Đạo đức chỉ là sự diễn giải của riêng một cá nhân về cái gì là đúng cái gì là sai.
Trong lĩnh vực liên quan tới CNTT và HTTT, khái niệm đạo đức trờ nên khá quan trọng. Do với sự phát triển của CNTT, con người có thể nhận được rất nhiều thông tin. Việc xừ lý và sừ dụng những thông tin đó như thế nào để có thể làm lợi cho doarứi nghiệp của mình mà không gây ra những hoạt động phi đạo đức đối với xã hội cũng đòi hỏi lực lượng nhân công phải có hiểu biết rộng hơn và đa dạng hơn, không chi là có liên quan tới kỹ thuật và công nghệ mà còn liên quan tới môi trưòmg xã hội xung quanh nữa.
Chương 2: Các nhân tố quan trọng CÌUI hệ thống thông tin quản lý 73
2.4.3. Bộ m áy n h â n sự C N T T tro n g doan h nghiệp
Khi thành lập bộ máy nhân sự CNTT, doanh nghiệp cần chú ý tới những thành phần sau:
- Quản trị viên HT - Lập trình viên - Nhà thiết kế HT - Nhà phân tích HT - Trưởng phòng CNTT - Giám đốc dự án
- Phó Tổng Giám đốc phụ trách CNTT.
2.4.4. C á c th à n h viên chính của dự án p h á t triể n H T T T
Số lượng các thành viên tham gia vào dự án phát triển HT thay đổi tùy theo quy mô và sự phức tạp của dự án. Sau đây là một dạng cấu hình tương đối phổ biến do Y. c . Gagnon đưa ra. cần lưu ý rằng cùng một con người có thể tùy theo hoàn cảnh mà thuộc vào một hay nhiều nhóm:
- Người ra quyết định: kiểm soát các nguồn lực được dùng trong HT.
Họ có quyền lực tác động vào việc phát triển HT. Họ có tiếng nói quyết định trong việc lựa chọn mục tiêu cũng như tiến hành thực hiện HT mới.
Đó là bộ phận lãnh đạo cao nhất của tổ chức.
- Nhà quản lý: trông coi quá trình phát triển và hoặc vận hành HT.
Họ là đại diện, ở thứ bậc thấp hom, của những người ra quyết định. Họ lao động trong sự hợp tác với các phân tích viên.
- Phân tích viên và thiết kế viên: phân tích, thiết kế và cài đặt HT trong sự cộng tác với các nhà ra quyết định và các nhà quản lý.
- NSD cuối: tương tác với HT (NSD đầu ra của HT, tiếp xúc trực tiếp với HT trong những khoảng thời gian ngắn, sừ dụng các giao diện vào/ra của HT). NSD cuối còn là những nhà quản lý.
- NSD là thao tác viên: gắn liền với HT khi nó trở thành tác nghiệp được. Họ tạo ra những đầu vào ựnputs) hoặc nhận các đầu ra từ HT (Outputs) để rồi đưa cho những NSD cuối.
74 Hệ thống thông tin quản lý
- NSD gián tiếp: người chịu ảnh hưởng gián tiếp của HT.
- Lập trình viên: chịu trách nhiệm xây dựng các chi tiết của cấu trúc m .
- Hướng dẫn viên: hướng dẫn cho những NSD thao tác viên hoặc các nhóm người khác cách thức sử dụng HT.
2.4.5. Vai trò phân tích viên hệ thống
Phân tích viên HT nói chung không phải là người duy nhất có trách nhiệm trong một dự án phát triển HT. Trong trưcmg hợp một HT rất lớn người ta có thể có một đội ngũ gồm một chủ dự án, một số phân tích viên, một số NSD, một số lập trình viên và trợ lý quản trị dự án. Đối với HT nhỏ có thể chi có một người đóng đồng thời vai trò chủ dự án, phân tích viên, lập trình viên và thư ký. Để thực hiện những chức năng của mình một cách dễ dàng, phân tích viên phải có kiến thức trong nhiều lĩnh vực như quản lý, kinh doanh, HTTT, kỹ thuật CNTT...
Cán bộ phân tích phải hiểu rỗ công việc mà NSD phải làm, những vấn đề và những khó khăn họ gặp. Để làm điều đó việc hiểu biết các phưonng pháp thu thập thông tin và các phưomg pháp trình bày HT là cần thiết... Phân tích viên cũng cần phải biết đề xuất các giải pháp cho vấn đề gặp phải và phải biết thiết kế logic cho HT tưorng ứng. Phân tích viên cũng cần phải biết chuyển đổi các yếu tố logic sang thành các phương án cụ thể và đánh giá chi phí và lợi ích cùa các phương án về mặt tài chính cũng như xã hội, phải biết chuyển những đề xuất thành các đặc tả cụ thể chính xác để lập trình viên có thể thực hiện chúng hoặc tự thực hiện lấy.
Những hiểu biết về lập trình, thừ nghiệm HT và những phương pháp cài đặt cũng là cần thiết hữu ích.
Ngoài ra, phân tích viên phải có một số phẩm chất nhân bản cao liên quan chặt chẽ với hoàn cảnh của dự án đang tiến hành. Trong thực tế, việc đưa ra một dự án thường nảy sinh sự không an tâm ở những NSD có liên quan. Một số người nhìn thấy nó như một phương tiện để cấp trên đánh giá năng lực, một số khác ngại thay đổi thói quen, một số khác sợ mất quyền lực và cũng có người thấy việc làm cùa mình bị đe dọa. Sự
Chươĩựị 2: Các tứián tố quan trọng cỉia hệ thống thông tin quản l\ 75 không an tâm đó đôi khi dẫn tới việc NSD kháng cự lại ngay lập tức sự thay đổi và giảm khả năng hợp tác có hiệu quả trong việc phát triển HT.
Trong nhũng hoàn cảnh như vậy, việc phân tích viên thể hiện những phẩm chất nhân văn sẽ có những hiệu quả rất lớn.
2.5. CÁC NHÀN Tố QUẢN LÝ HỆ THỐNG 2.5.1. C ấ u hình phần mềm
2.5.1.1. Khải niệm cẩu hình phần mềm
Các khoản mục cấu thành lên các thành phần phần mềm được tạo ra như là những chế tác (artifact) của tiến trình kỹ nghệ phần mềm được tập hợp lại với một tên chung gọi là cấu hình phần mềm (software configuration - SC) [23].
Các chế tác này có nhiều mức khác nhau:
- Bộ phận - tổng thể (phạm vi).
- Chưa hoàn thiện - hoàn thiện (theo tiến trình, chất lượng).
- ở các mức tiến hóa khác nhau (các phiên bản - version).
Ket quả của tiến trình kỹ nghệ phần mềm là 3 chế tác:
- Các chưorng trình máy tính (mức nguồn và mức mã máy).
- Các tài liệu mô tả chưong trình máy tính (dùng cho cả những nhà phát triển lẫn những người dùng).
- Các cấu trúc dữ liệu (cả bên trong và ngoài chương trình).
Cấu hình phần mềm là những bộ phận hay toàn bộ cùa các thành phần này nhận được khi phát triển.
2.5.1.2. Khái niệm khoản mục cấu hình phần mềm
Đường mốc giới (baseline) là khái niệm đặt ra để quản lý quá trình phát triển phần mềm. Đường mốc giới đánh dấu việc cập nhật hay phân phối một số “khoản mục cấu hình phần mềm”. Tại đường mốc, các khoản mục cấu hình phần mềm được xác định, được sửa đổi và cập nhật cũng như lấy ra để phân phối.
76 Hệ thống thông tin quản lý
Các khoản mục cấu hình gồm có:
1. Đặc tả HT (system specification)
2. Kế hoạch dự án phần mềm (project baseline) 3. Đặc tả yêu cầu (software requirements):
- Đặc tả yêu cầu phần mềm.
- Nguyên mẫu thi hành được hoặc nguyên mẫu “giấy tờ”
- Sổ tay sử dụng sơ cấp
4. Các đặc tả thiết kế (design specification):
- Dữ liệu (data design).
- Kiến trúc (architectural design).
- Mô-đun (module design).
- Giao diện (inteface design).
- Đối tượng (object design - nếu dùng kỹ thuật hướng đối tượng) 5. Mã nguồn (source code) và hồ sơ kiểm thừ (test):
- Kế hoạch và thủ tục kiểm thử.
- Các ca kiểm thừ và các kết quà được ghi lại.
- Các sổ tay vận hành và sổ tay lắp đặt.
- Chương trình thi hành được.
- Các mô-đun và mã thi hành được.
- Các mô-đun đã liên kết.
6. Mô tả cơ sở dữ liệu;
- Lược đồ và cấu trúc các tệp.
- Nội dung hồ sơ ban đầu.
7. Sổ tay NSD
8. Các tài liệu bảo trì:
- Các báo cáo những vấn đề phần mềm.
Chương 2: Các lứứin tố quan trọng cỉia hệ thống thông tin quản lý 77
Ví dụ:
- Các yêu cầu bảo trì.
- Thay đổi kỹ nghệ.
- Các chuẩn và các thù tục cho kỹ nghệ phần mềm.
Bảng 2.1. Bảng các khoản mục cấu hình [24]
STT Loại Tên khoản mục Định danh
1 Doc Project Plan pp..
2 Doc System Requirement and Specification SRS..
3 Doc High level design HDS..
5 s w Source code SCD..
7 Doc System description SDE..
2.5.1.3. Xác định đối tượng cẩu hình phần mềm
Cần đặt tên (không trùng) cho các khoản mục cấu hình phần mềm, để kiểm soát, quản lý và tổ chức lại theo đối tượng.
Chia thành hai loại đối tượng:
- Đối tượng cơ bản là một “đơn vị văn bản”, được kỳ sư phần mềm tạo ra trong quá trình phân tích thiết kế, lập mã và kiểm thử.
- Đòi tượng gộp được câu thành từ các đổi tượng thành phần (tài liệu, mã nguồn).
Mỗi đối tượng có một bộ các đặc trưng thể hiện ra là duy nhất: tên, mô tả, danh sách các nguồn lực, sự hiện thực hóa.
Mô tả đối tượng bằng 1 danh sách các khoản mục:
- Kiểu khoản mục cấu hình phần mềm (tài liệu, chương trình hay dừ liệu).
- Chứng thư dự án (thuộc phần nào trong dự án).
- Thông tin đổi thay và/hoặc thông tin phiên bản
78 Hệ thống thông tin qìiản lý
Mã đối tượng cấu hình thường có dạng:
<Têntàiliêu>.<Mãdựán>.<phiênbản>.<ngàylập>
Ví dụ:
Bảng 2.2. Mô tả đổi tượng cấu hình phần mềm
TT
Khoản mục cấu
hình
Mã cấu hình Dạng Vị trí iưu
1 Kế hoạch
dự án KHDA_TVH0722_x.x_ddmmyy Tài liệu Profile_PM 192.168.50.15/
Project 2 Tiến trình
chi tiết TTCT_TVH0722_x.x_ddmmyy Tải liệu
3 Đặc tả
nghiệp vụ ĐTNV_TVH0722_x.x_ddmmyy Tài liệu
192.168.50.15/
Project
4 Đặc tả
yêu cầu ĐTYC_TVH0722_x.x_ddmmyy Tài liệu
5 Đặc tả
thiết kế ĐTTK_TVH0722_x.x_ddmmyy Tài liệu
6 Đặc tả
kiểm thử ĐTKT_TVH0722_x.x_ddmmyy Tài liệu 7 Dữ liệu
input DLINPUT_TVH0722_x.x_ddmmyy Dữ liệu
8 Mã
nguồn MANGUON_TVH0722_x.x_ddmmyy Chương trinh
Tài nguyên là tất cả các thực thể được cung cấp, xử lý, tham khảo, và các thứ khác mà đối tượng cần đến.
Mối quan hệ giữa các đối tượng là quan hệ bộ phận - toàn bộ. Ta có đồ thị các đối tượng.
Một quan hệ khác là quan hệ liên quan bên trong với nhau (<inteưelated>).
Chương 2: Các nhân tố quan trọng cỉia lìệ thống thông tin qìiản lý 79 Để kiểm soát thay đổi của đối tượng cần đến đồ thị tiến hóa cho từng đối tượng, nó mô tả lịch sử đổi thay của đối tượng đó.
Ví dụ: Biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng cấu hình Có 2 cách biểu diễn các mối quan hệ:
1. Tổng thể - bộ phận (mũi tên một chiều, Tổng thể -> bộ phận):
- Mô-đun N <là bộ phận của> Đặc tả thiết kế;
- Mô hình dữ liệu <là bộ phận của> Đặc tà thiết kế;
2. Ngang hàng (mũi tên hai chiều):
- Mã nguồn <có quan hệ với> Đặc tả kiểm thử - Đặc tả thiết kế <có quan hệ với> Đặc tả kiểm thử - Mô-đun N <có quan hệ với> Đặc tả kiểm thử
Ví dụ:
Hình 2.9. Quan hệ giữa các đối tượng cấu hình
2.5.2. C ô n g tác cài đ ặt và chuyển đổi hệ thống
Công tác cài đặt và bảo trì (là hai giai đoạn cuối của chu trình phát triển HT) được nghiên cứu nhằm hỗ trợ người dùng nhìn nhận HT một cách tổng thể và đầy đù các quá trình để xác định vai trò, nhiệm vụ của
80 Hệ tkốTìg thông tin quản lý
mình trong toàn bộ tiến trình quản lý HT. Nội dung chính phần này tập trung phân tích theo khía cạnh liên quan đến người quản lý, người dùng chứ không đi sâu vào chi tiết kỹ thuật. Các phần này sẽ hỗ trợ cho người dùng khả năng tham gia, đánh giá, chấp nhận nghiệm thu và vận hành HT.
Hình 2.10. Quá trình cài đặt chuyển giao hệ thống 2.5.2.1. Đóng gói và chuẩn bị triển khai
Sau khi hoàn thiện phần mềm, các phân hệ cùa HT ứng dụng được đóng gói và nén thành các tệp ghi được trên đĩa để NSD có thể tự cài đặt, sừ dụng HT. Tùy theo cấu hình các thiết bị vật lý, đặc điểm cùa nơi sử dụng để có các chiến lược cài đặt triển khai thích hợp. Quá trình chuyển sang HT mới cần được xem xét theo các phương án mềm dẻo để không bị ảnh hưởng tới các HT cũ hoặc các hoạt động hàng ngày của người dùng.
Đe đóng gói, cẩn hoàn thiện chương trình cài đặt: Chương trinh cài đặt cần cho phép cài đặt hoặc gỡ bỏ các thành phần theo nhu cầu sừ dụng. Có hướng dẫn cài đặt đầy đủ, NSD có thể tự thao tác dễ dàng. Có các phiên bản cài đặt ban đầu và nâng cấp.
Công tác triển khai bao gồm việc lập chiến lược chuyển giao, tức là tìm các phương án cài đặt sử dụng HT mới trong trường hợp có cả HT cũ; lập kế hoạch triển khai thí điểm, diện rộng (nếu có), lập kế hoạch và tổ chức đào tạo người dùng sừ dụng các chức năng của HT ứng dụng mới, hỗ trợ người dùng kiểm tra chấp nhận trên cơ sở các tiêu chuẩn chấp nhận đã đặt ra.
Chương 2: Các ĩihân tố quan trọng cỉia hệ thống thông tin quản lý 81
Có 3 phương án được đưa ra để lựa chọn thực hiện việc thay thế HT cũ bằng H T mới [18]:
1. Chuyển đổi sang HT mới, bỏ HT cũ ngay sau khi cài đặt HT mới 2. Vận hành song song hai HT một thời gian
3. Thay thế từng phần HT cũ: thay thế dần một số mô-đun.
Phương án 1: Chuyển đồi sang HT mới, bỏ HT cũ ngay sau khi cài đặt HT mới
- ư u điểm: hiệu quả kinh tế nhanh.
- Nhược điểm: rủi ro lớn.
- Điều kiện thực hiện tốt: trong những trường hợp thực sự cần thiết và đối với những HT không lớn lắm và độ phức tạp vừa phải.
- Gợi ý thực hiện:
+ Kiểm tra kỹ càng và bảo đảm sự tin cậy đến mức có thể của HT mới.
+ Làm tổt tất cả công tác chuyển đổi đến mức tối đa (cài đặt, đào tạo, kiểm thừ).
+ Trù tính các khả năng khôi phục được dữ liệu.
+ Dự phòng các phưomg án thay thế trong trường hợp bất trắc khi HT mới bị trục trặc ở những phần khác nhau hay cả HT.
Phương án 2: Vận hành song song hai HT cũ và mới một thời gian:
- ư u điểm: có một độ an toàn cao
- Nhược điểm: cách hoạt động này gây tốn kém đáng kể và thường đòi hỏi một năng lực quản lý tốt vì phải quản lý đồng thời hai HT vận hành.
- Điều kiện thực hiện tốt: rất cần cho những HT nghiệp vụ dịch vụ.
- Gợi ý thực hiện:
+ Phải xây dựng kế hoạch cho thời kỳ hoạt động song song (cả về tổ chức, nhân sự và biện pháp quản lý tài chính)