mặt cứng hard side của quản trị

NỘI DUNGÝ nghĩa và tầm quan trọng của mặt “cứng” 1 Giới thiệu bốn yếu tố DICE ảnh hưởng đến kết quả quá trình thay đổi 2 Các ứng dụng của khung 4 yếu tố DICE 4 Xây dựng khung tính điểm b

CHANGE MANAGEMENT

“Change for Success” Team

MẶT CỨNG (HARD SIDE) CỦA QUẢN TRỊ

THAY ĐỔI

NAM NHƯ

PHONG HUY

NHUNG DŨNG By Harold L.Sirkin, Perry Keenan, and Alan Jackson

NỘI DUNG

Ý nghĩa và tầm quan trọng của mặt “cứng”

1

Giới thiệu bốn yếu tố (DICE) ảnh hưởng đến kết quả quá trình thay đổi

2

Các ứng dụng của khung 4 yếu tố (DICE)

4

Xây dựng khung tính điểm bốn yếu tố (DICE) trong việc kiểm soát quá trình thay đổi

3

Mặt “cứng”

(Hard side)

Mặt “mềm”

(Soft side)

SỰ CẦN THIẾT CỦA MẶT “CỨNG”

NHƯNG

Hai phần Ba sáng kiến

thay đổi đều thất bại

ĐA SỐ CÁC SỰ THẤT BẠI ĐỀU CÓ LIÊN QUAN MẶT “CỨNG” Các đặc trưng cơ bản của mặt “CỨNG”

SỰ CẦN THIẾT CỦA MẶT “CỨNG”

Chỉ quan tâm các yếu tố

“mềm” mà bỏ sót các yếu tố

“cứng”

Không thống nhất về các yếu

tố then chốt

Không phối hợp

nhịp nhàng giữa

“cứng” & “mềm”

Càng thay đổi Càng giữ nguyên

1 Có thể đo lường được (trực tiếp hay gián tiếp)

2 Có thể truyền tải bên trong hay ra bên ngoài tổ chức

3 Quan trọng nhất là có thể thay đổi một cách nhanh chóng

 Nghiên cứu trong 2 năm của 225 công ty thuộc một số ngành công nghiệp ở một số quốc gia đã rút ra tập hợp 4 yếu tố “cứng” mà có mối quan hệ mật thiết với kết quả quá trình chuyển đổi

 Bốn yếu tố đó gọi tắt là DICE:

Nếu không chú ý xem xét các yếu tố “cứng” trước tiên thì quá trình chuyển đổi sẽ bị phá vỡ (break down).

2 I ntegrity Tính toàn diện của đội dự án

 Sự nhất quán giữa ý tưởng (thông điệp của dự án) - lòng tin vào lãnh đạo và sự gắn kết lẫn nhau - năng lực thực hiện công việc của đội dự án

 Đội dự án phải được gắn kết và lãnh đạo tốt Nhà lãnh đạo phải làm rõ vai trò, cam kết và trách nhiệm của các thành viên

 Các thành viên trong đội dự án cần được tuyển chọn, định hướng, và đánh giá một cách công khai và chính xác; đội trưởng phải có năng lực phù hợp.

1 D uration Khoảng thời gian của dự án chuyển dạng, đặc biệt là khoảng giữa các lần xem xét đánh giá.

 Đánh giá dự án định kỳ: tối thiểu

6-8 tuần/lần đối với các dự án đơn giản và 2 tuần/lần đối với các dự án phức tạp

 Lập kế hoạch công việc cụ thể cho các giai đoạn quan trọng

 Báo cáo tiến độ, đánh giá dự án và lập kế hoạch các bước kế tiếp một cách rõ ràng

BỐN YẾU TỐ DICE (tt)

Logo

 Cần có sự cam kết từ 2 nhóm sau:

• Những người có ảnh hưởng nhất

• Những người trực tiếp làm việc với hệ thống mới

 Thể hiện sự hỗ trợ một cách rõ ràng

 Phổ biến ý nghĩa và tầm quan trọng của vấn đề thay đổi một cách rõ ràng và nhất quán

 Kêu gọi các ý tưởng và hỗ trợ từ quản lý các cấp và nhân viên, xem họ là một phần của dự án thay đổi

3 C ommitment Cam kết của toàn bộ lãnh đạo và nhân viên chịu ảnh hưởng sự chuyển đổi.

4 E ffort Công sức phải bỏ ra để ứng phó với sự chuyển đổi

 Tính toán khối lượng công việc bổ sung phù hợp Lý tưởng nhất là không quá 10%

 Giải thoát nhân lực khỏi những công việc không quan trọng

 Sử dụng nguồn lực bên ngoài để hỗ trợ

BỐN YẾU TỐ DICE (tt)

Thời gian (D)

 Thời gian trung bình giữa các lần đánh giá? 1 2 3 4

Đánh giá

 < 2 tháng ٧

Tính toàn diện (I)

 Năng lực lãnh đạo?

 Kỹ năng và động lực của đội?

Đánh giá

 Nếu lãnh đạo có năng lực, được tín nhiệm.

 Thành viên đội dự án có kỹ năng, động lực

và dành ít nhất 50% thời gian cho dự án thì điểm là

٧

٧

٧

 Thiếu tất cả ٧

MÔ HÌNH KHUNG 4 YẾU TỐ DICE

Logo

9

Cam kết của lãnh đạo (C1)

 Lãnh đạo có thường xuyên trao đổi?

 Lãnh đạo có cung cấp đủ nguồn lực 1 2 3 4

Đánh giá

 Truyền đạt được lý do và tầm quan trọng

 Cung cấp đầy đủ nguồn lực ٧

 Miễn cưỡng tham gia và ủng hộ ٧

Cam kết của nhân viên (C2)

 Nhân viên hiểu được lý do và tin sự thay đổi là

đáng giá?

 Nhân viên có nhiệt tình hỗ trợ và hợp tác?

Đánh giá

 Nhân viên rất háo hức. ٧

 Nhân viên chỉ ở mức sẵn sàng ٧

 Nhân viên bất đắc dĩ chấp nhận sự thay đổi ٧

 Hoàn toàn không mong muốn thay đổi ٧

Nỗ lực (E)

 Tỷ lệ % nỗ lực của nhân viên phải tăng cường để

thực hiện dự án thay đổi? 1 2 3 4

Đánh giá

MÔ HÌNH KHUNG 4 YẾU TỐ DICE (tt)

Logo ĐIỂM TỔNG HỢP CỦA KHUNG DICE

Tính tổng điểm (DICE score) = D + 2I + 2C1 + C2 + E

PHÂN TÍCH KẾT QUẢ

 [7 – 14), vùng Chiến thắng (Win): dự án có khả năng thành công rất cao

 [14 – 17], vùng Lo lắng (Worry): rủi ro của dự án đang tăng, đặc biệt khi chạm ngưỡng 17

 > 17, vùng Tai họa (Woe): dự

án hết sức nguy hiểm:

 [17 – 19]: rủi ro rất cao

 > 19: không thể thành

Logo

11

WEBSITE

http://dice.bcg.com/dice.html

Ứng dụng

Theo dõi dự án

(Track Project)

Quản lý danh mục dự án

(Manage porfolios of projects)

Thúc đẩy thảo

luận

(Force conversation)

ỨNG DỤNG KHUNG DICE

Logo

Đào tạo các nhà quản lý cách sử dụng khung DICE trước khi bắt đầu chương trình thay đổi.

Tính điểm số DICE tại nhiều thời điểm và so sánh với điểm trong quá khứ.

Từ điểm số khung sẽ phát hiện sớm các vấn đề.

Thực hiện các điều chỉnh, phân bổ nguồn lực hợp lý

13

THEO DÕI DỰ ÁN

Tập trung vào dự án nằm trong vùng chiến thắng ( Win ), làm giảm các xung đột về chính trị.

Theo dõi chặt chẽ các dự án nằm trong vùng lo lắng ( Worry )

Không nên đặt tất cả dự án nằm trong vùng Win.

Áp dụng khung DICE trước khởi động sáng kiến thay đổi, Doanh nghiệp sẽ phát hiện được các dự án có vấn đề trong danh mục đầu tư.

QUẢN LÝ DANH MỤC DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Logo THÚC ĐẨY THẢO LUẬN

Mô hình DICE tạo ra lợi ích:

 Khai thác hết các hiểu biết và kinh nghiệm của nhân viên

 Loại bỏ các rào cản sự thay đổi do không có đủ nguồn lực để định hình sáng kiến

 Đặc biệt có ích cho các biến đổi ở qui mô lớn

Logo

15

KẾT LUẬN

Trong các yếu tố “cứng” DICE thực sự hiện hữu những đặc

tính mềm Các tác giả cố gắng “cứng” hóa tất cả các yếu tố

nhằm đo lường được, đánh giá được Vì thế sự phân biệt

“cứng” hay “mềm” chỉ mang tính tương đối, nó phụ thuộc vào mong muốn, quan điểm của nhà quản trị.

Ngoài 4 yếu tố DICE trong nghiên cứu thì tuy theo từng dự án

cụ thể mà nhà quản trị sẽ đưa thêm hoặc rút bớt ra các yêu tố đặc trưng nhất cho dự án của mình.

Ngoài ra còn phải xem xét sự tác động qua lại giữa các yếu tố lẫn nhau.