phuơng pháp quản trị học - hoạch định

phuơng pháp quản trị học - hoạch định tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả các...

TÓM TẮT BÀI 4 : HOẠCH ĐỊNH

Cần nắm:

1 Sự cần thiết của công tác hoạch định

2.Nguyên tắc và yêu cầu của việc hoạch định trong quản trị

3.Phương pháp và quy trình lập kế hoạch

KHÁI NIỆM

Hoạch định là chức năng cơ bản nhất trong các

chức năng của các nhà quản trị Các chức năng còn lại đều dựa trên chức năng này

Các nhà quản trị tổ chức, tuyển dụng huấn luyện nhân viên, điều khiển (lãnh đạo) và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu dự kiến trong kế hoạch.

Project ->Policy ->Programe -> Planning

15 Steps in the Planning Process

1 Define the overall purpose or goal

2 Determine the major components or objectives of the plan

3 Make sure that your objectives support the overall purpose

4 Collect and evaluate the data you will need to determine what it will take to complete each component of the plan

5 Make sure that the data you collected and evaluated supports the overall purpose

6 Develop a forecast plan

7 Make sure that your forecast plan supports the overall purpose

8 Determine action steps

9 Make sure that your action steps support the overall purpose

10 Develop contingency plans

11 Make sure that your contingency plans support the overall purpose

12 Implement your plan

13 Make sure that your implementation supports the overall purpose

14 Check the progress of your plan frequently

15 Make sure as your plan is implemented that

Qúa trình    Hoạch định

Là một quá trình nghiên cúu , vạch ra các kế hoạch, các dự án, các chương trình hành động nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp

Các chức năng chính trong tiến trình quản trị

Kiểm tra Đánh gía kết qủa

giám sát

QUÁ TRÌNH CẢI TIẾN TRONG QUẢN LÝ

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠTaĐỘNG

CẢI TIẾN

Xem xét lại QMS

Xây dựng các tiêu chuẩn,

tài liệu mới CẢI TIẾN

PLAN ACT

DUY TRÌ

PLAN ACT

DUY TRÌ Xây dựng các tiêu chuẩn, Xem xét lại QMS

tài liệu mới

Kỹ thuật quản lý

VÒNG TRÒN DEMING

Hiệu quả

KỸ THUẬT QUẢN LÝ CƠ BẢN

NHẰM CẢI TIẾN KHÔNG NGỪNG

P (PLANNING) Viết những gì cần phải làm (thiết lập hệ thống tài liệu).

 Thiết lập chính sách, các mục tiêu, các quá trình cần thiết để tạo ra sản phẩm/dịch vụ đáp ứng nhu cầu mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm.

D (D0) Làm đúng những gì đã viết, hay thực hiện các quá trình.

 Viết những gì đã làm theo biểu mẫu hồ sơ (thiết lập hệ thống hồ sơ )

C (CHECKING: Đo lường, theo dõi, phân tích các quá trình và các sản phẩm so với các chính sách, mục tiêu và các yêu cầu đã đề ra.

 Phân tích và báo cáo các kết quả, đề xuất những cải tiến.

A (ACTION)Thiết kế những hoạt động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến liên tục nhằm gia tăng hiệu lực và hiệu quả của Hệ

thống quản trị (MS-Management system)

Hoạch định gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai

Có thể nói: kế hoạch là nền tảng của nhà quản trị Lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho doanh

nghiệp và từng bộ phận của nó Nói khác đi,

kế hoạch là chiếc cầu nối từ vị trí hiện giờ của

ta đến vị trí ta muốn tới.

Hoạch định chính là sự quyết định trước xem phải làm gì Làm như thế nào, khi nào làm và

ai làm cái đó.

• MỘT SỐ NHIỆM VỤ CHỦ YẾU KHI HOẠCH ĐỊNH

• 1.Xác định các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể

• 2.Thiết lập các chủ trương, cách thức thực hiện các mục

tiêu.

• 3.Lập các chương trình hành động

• 4.Các biện pháp kiểm soát và cơ chế kiểm soát

• 5.Các tiêu chuẩn đánh giá kiểm tra

• 6.Các phương pháp thực hiện

• 7.Xác định các nguồn lực cần thiết (Men, Method,

Machines, Material, Money….) để chực hiện các mục tiêu.

- Hoạch định là một việc làm cần thiết và rất đặc trưng trong các hoạt động về quản trị

- “Bản kế hoạch” – sản phẩm của hoạch định, được xem là một bức tranh khái quát về tương lai, con dường dẫn đến các mục tiêu, mục đích của tổ chức

- Hoạch định là quá trình lập chương trinh hành động cụ thể để đạt được các mục tiêu đề ra

- Hoạch định là quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và

ai làm cái đó

Hoạch định có nhiều loại khác nhau, nhưng trong mọi loại hình hoạch định thì khâu xác định mục tiêu là khâu khởi đầu và hết sức quan trọng

Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn và có hiệu quả thì cần phải căn cứ vào những cơ sở khoa học, sử dụng đúng đắn các phương pháp và quy trình hợp lý.

Quá trình hoạch định cũng như nhiều quá trình khác cần xuất phát từ những căn cứ, các nguyên tắc khoa học và các chức năng

cơ bản của nó

Để xây dựng nội dung hoạch định một cách đúng đắn người ta cần thực hiện theo các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp và một quy trình khoa học

Những hình thức hoạch định chủ yếu hiện nay hay được áp dụng là:

Hoạch định ngắn hạn; trung hạn; dài hạn;

Hoạch định chiến lược;

hoạch định tác nghiệp;

hoạch định định hướng; v.v…

Mặc dù có nhiều hình thức hoạch định song trên thực tế người ta thường hết sức chú trọng tới hình thức hoạch định chiến lược Bởi vì hoạch định chiến lược giữ vai trò chủ đạo và định hướng trong tiến trình hoạch định

Các kế hoạch chiến lược thường được triển khai thực hiện bằng các kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp

Kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp là những biện pháp triển khai cụ thể chi tiết thông qua các chỉ tiêu được định lượng rõ ràng

Soạn thảo một hệ thống các kế hoạch đồng bộ, hoàn chỉnh từ cấp chiến lược đến cấp chiến thuật và tác nghiệp, từ cấp cao đến cấp đơn vị cơ sở luôn là một đòi hỏi cần thiết và khách quan nhằm bảo đảm cho công tác tổ chức thực hiện các kế hoạch thành

• MỘT SỐ NGUYÊN TẮC CHỦ YẾU KHI HOẠCH ĐỊNH

• (Tr.211)

• 1.Hoạch định phải đảm bảo tính Hệ thống

• 2.Hoạch định phải dựa trên các căn cứ, cơ sở khoa học, logic.

• 3.Hoạch định phải có trọng tâm, trọng điểm, những việc chủ yếu

• 4.Đảm bảo tính thừa kế trong khi hoạch định

• 5.Hoạch định phải xuất phát từ những nhu cầu của khách hàng (nội bộ

cũng như bên ngoài)

• 6.Đảm bảo sự kết hợp giữa trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi của các

đối tượng liên quan

• 7.Hoạch định phải đảm bảo tính hiệu quả cao cho tổ chức

• 8.Đảm bảo tính chuyên nghiệp cao trong công việc

• 9.Phát huy được tính năng động và năng lực của nhân viên

• 10.Khi cần thiết, phải đảm bảo tính bí mật và mạo hiểm để nắm bắt

thời cơ

• Câu hỏi:Làm thế nào để đảm bảo được các nguyên tác trên khi hoạch định

MỘT SỐ PHƯƠNG PHAP HOẠCH ĐỊNH CHỦ YẾU:

(Tr.216)

• 1.Hoạch định theo mục tiêu và nhiệm vụ

• 2.Hoạch định theo kinh nghiệm

• 3.Hoạch định theo kiểu đơn giản, thủ công

• 4.Hoạch định bằng các phương pháp kỹ thuật (toán

học, máy tính, sơ đồ mạng …)

• 5.Hoạch định theo các chuẩn mực đã được xác định

từ trước

• 6.Hoạch định theo những định hướng chung …

•Câu hỏi: Mỗi một phương pháp trên phù hợp với loại công việc

nào ?

Các bước hoạch định chiến lược

-Thị truờng - Điểm mạnh của Công ty

- Sự cạnh tranh - Điểm yếu của Công ty

-Nhu cầu của khách hàng

-Thị truờng - Điểm mạnh của Công ty

- Sự cạnh tranh - Điểm yếu của Công ty

-Nhu cầu của khách hàng

Nhận thức cơ hội dựa trên sự hiểu biết về: Nhận thức cơ hội dựa trên sự hiểu biết về:

Phương án nào cho chúng ta cơ hội tốt nhất đạt được mục đích của chúng ta với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất.

Phương án nào cho chúng ta cơ hội tốt nhất đạt được mục đích của chúng ta với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất.

Đánh giá, thẩm định và lựa chon phương án

tối ưu

Đánh giá, thẩm định và lựa chon phương án

tối ưu

Mục đích chung là gì? Những ký vọng bằng

con số cụ thể? What? Mục đích chung là gì? Những ký vọng bằng con số cụ thể? What?

Lập các mục tiêu

Chương trình hoá và khế hoạch hoá những hoạt động cụ thể Who When ? Chương trình hoá và khế hoạch hoá những hoạt động cụ thể Who When ?

Thiết lập kế hoạch chi tiết Thiết lập kế hoạch chi tiết

Xác định môi trường hoạt động, phạm vi của

kế hoạch ? Where ? Xác định môi trường hoạt động, phạm vi của kế hoạch ? Where ?

Xem xét tiền đề lập kế hoạch Why?

-Mua thiết bị - Thuê, đào tạo nhân viên -Mua vật liệu - Phát triển sản phẩm mới

-Mua thiết bị - Thuê, đào tạo nhân viên

-Mua vật liệu - Phát triển sản phẩm mới

Lập các kế hoạch hỗ trợ How

Lực chọn các phương án tối ưu, có hứa hẹn

nhất để đạt được mục tiêu của tổ chức

Comperesion, Selection…

Lực chọn các phương án tối ưu, có hứa hẹn

nhất để đạt được mục tiêu của tổ chức

Comperesion, Selection…

Xây dựng các phương án khả thi

Xác định các loại chi phí liên quan đến nhập lượng và xuất lượng

Xác định các chỉ tiêu tài chính, hiệu quả kinh Tế, xã hội của các kế hoạch

Xác định các loại chi phí liên quan đến nhập lượng và xuất lượng

Xác định các chỉ tiêu tài chính, hiệu quả kinh Tế, xã hội của các kế hoạch

Lượng hoá các KH về mặt Tài chính

How Much?

Lượng hoá các KH về mặt Tài chính

How Much?

Cuối cùng là câu hỏi “How much?” (bao nhiêu)

Mục đích

Công việc chính của

hoạch định là gì?

Nên làm việc gì

Cần làm gi cho tốt hơn

Phạm vị của kế họach Giới hạn về không gian Có thể làm việc đó ở đâu Còn nơi nào khác cũng làm việc đó

Thời gian thực hiện Khi nào bắt đầu, kết thúc

Còn lúc nào có thể làm việc đó

Sự phân công trách

nhiệm, quyền hạn của

các cá nhân liên quan

Ai khác có thể làm việc

đó

Còn ai khác có thể làm

việc đó

Tại sao làm việc đó

Cơ sở lý luận khi đề xuất các mục tiêu, chỉ tiêu

Tại sao làm việc đó ở nơi ấy

Tại sao làm việc đó như vậy

Làm việc đó như thế nào? Các Yêu cầu Phương pháp, cách thức thực hiện mục tiêu

Việc đó nên làm như thế nào, còn cách nào khác để làm việc đó

Kỹ thuật trợ giúp trong việc hoạch định

Quy tắc 5W 2 H

Quy trình hoạch định tổng quát

Thiết lập các

mục tiêu

Hoàn thiện và lập

Các KH Hỗ trợ

Lưu trữ, bảo quản

Yêu cầu

Quyết định

Thu th p,ậ

Thông tin, xem xét

các điều kiện

Phê duyệt

Xem xét, tổng duyệt

Đánh giá, lựa chọn

Hoàn tất, phân phối

ï

THEO DÕI VIỆC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH Sau khi hoàn thành việc và được chấp nhận, việc tổ chức thực hiện, theo dõi gíam sát và kiểm tra … Là những công việc đòi hỏi phải quan tâm của các nhà quản trị.

Lý do: Vì trong quá trình thực hiện, các hoạt động, các quá trình trong tổ chức chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài (Vĩ mô, vi mô

…) làm cho các công việc đã được hoạch định có thể bị sai lệch, thay đổi…

Quá trình HOẠCH ĐỊNH VÀ THỰC HIỆN

HOẠCH

ĐỊNH

KẾT QUẢ

TỔ

KHOẢNG CÁCH TỪ THIẾT KẾ ĐẾN THỰC HIỆN 1 SẢN PHẨM

Yêu cầu được đáp ứng

Yêu cầu của khách hàng và xã hội

Bán hàng Marketing

Sản xuất thử và sản xuất thật

-Luôn đảm bảo tính Khoa học trong việc tổ chức thực hiện

- Bố trí đúng người đúng việc, xây dựng đựơc các định mức và các tiêu chuẩn rõ ràng đối với từng hạng mục công việc

- Phân công trách nhiệm phải gắn với quyền hạn

- Đảm bảo tính đồng bộ của các quá trình liên quan đến kế hoạch

- Không mâu thuẫn, chồng chéo giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức

-Thường xuyên đo lường đánh giá kết quả và có những bước điều chỉnh thích hợp, linh hoạt

CÁC NGUYÊN TẮC NHẰM THEO DÕI QUÁ

TRÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

• Câu hỏi:Làm thế nào để đảm bảo được các nguyên tác trên khi theo dõi việc thự hiện kế hoạch

KHÁI NIỆM

Hoạch định là chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của các nhà quản trị Các chức năng còn lại đều dựa trên chức năng này

Các nhà quản trị tổ chức, tuyển dụng huấn luyện nhân viên, điều khiển(lãnh đạo) và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu dự kiến trong kế hoạch.

MANAGEMENT PROCESS

MANAGEMENT PROCESS

HOẠCH ĐỊNH (PLANNING) Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chính sách, chiến lược å, thiết lập các chương trình,… nhằm phối hợp các hoạt động liên quan trong tổ chức …nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Là tiền đề để thực hiện các chức năng O-L-C

Hoạch định bằng biểu đồ

Hoạch định gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai

Có thể nói: kế hoạch là nền tảng của nhà quản trị Lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho doanh nghiệp và từng bộ phận của nó Nói khác đi, kế hoạch là chiếc cầu nối từ vị trí hiện giờ của ta đến vị trí ta muốn tới.

Hoạch định chính là sự quyết định trước xem phải làm gì Làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó.

(Phương ngôn thế giới)

GIEO NHÂN CÁCH

GIEO THÓI QUEN

GẶT NHÂN CÁCH (Tự học suốt đời –hội nhập)

GIEO HÀNH ĐỘNG

GẶT THÓI QUEN (tự học –học tổ, nhóm)

GẶT SỐ PHẬN (Sáng tạo vì cộng đồng, xã hội)

TQM, Giải thưởng CL Việt nam - Mô hình quản lý đào tạo của

phê phán, phân tích

KỸ THUẬT QUẢN LÝ

Kỹ thuật quản lý: Vòng tròn Deming PDCA

ngừa và cải tiến

3.5 KỸ THUẬT QUẢN LÝ (tt)

VÒNG TRÒN DEMING

Hiệu quả

3.5 KỸ THUẬT QUẢN LÝ (tt)

4 QUY TẮC CƠ BẢN CỦA VIỆC ÁP DỤNG ISO 9000, TQM VÀ

CÁC MÔ HÌNH QUẢN LÝ KHÁC

P (PLAN)

Viết những gì cần phải làm (tài liệu), cụ thể là soạn thảo, các mục

tiêu, các quá trình cần thiết, các thủ tục qui trình, hướng dẫn công

việc và biểu mẫu hồ sơ để tạo ra sản phẩm/dịch vụ đáp ứng nhu cầu

và mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm.

D (D0)

Làm theo những gì đã viết, hay thực hiện các tài liệu đã được phê

duyệt và ban hành Viết lại những gì đã làm theo yêu cầu (theo mẫu

hồ sơ đã được soạn thảo).

C (CHECK)

 Đo lường, theo dõi, phân tích các công việc, các quá trình và sản

phẩm so với chính sách, mục tiêu và các yêu cầu chất lượng của sản

phẩm đã được hoạch định.

 Phân tích và báo cáo các kết quả, đề xuất những cải tiến.

A (ACTION)

 Đưa ra những quyết định thích hợp nhằm gia tăng hiệu lực và hiệu

quả của hệ thống quản lý

Nhà quản trị cần hoạch định để biết cơ cấu tổ chức nào là phù hợp, chất lượng nhân viên nào là cần thiết, lãnh đạo dựa trên cơ sở nào Hoạch định và kiểm tra là những công việc không tách rời nhau Chúng là anh em sinh đôi Một việc làm không có kế hoạch thì không thể kiểm tra được Kiểm tra nhằm giữ cho các hoạt động theo đúng tiến trình bằng cách điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch Kế hoạch cung ứng cho ta những tiêu chuẩn để kiểm tra.

Tóm lại, hoạch định cho ta sự hướng dẫn giảm bới những hậu quả của sự thay đổi, giảm thiểu những lãng phí và đặt ra những tiêu

chuẩn để kiểm soát được dể dàng.

Vị trí của hoạch định trong doanh nghiệp

Các mục tiêu

Các kế hoạch chiến lược

Các kế hoạch hoạt động

Các điều luật

Các phương pháp và

Các dự án

Các ngân sách

hoạch định bao gồm các nội dung được nêu trong hình 2.

Các ngân quỹ

Nhiệm vụ tổng quát Các mục tiêu

Các chiến lược Các thủ tục và các quy tắc Các chương trình Các chính sách

Quy trình sản xuất

kinh doanh

Hiệu quả sản xuất kinh doanh

Quá trình Quản trị

Mục tiêu QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH

1 / Xác định mục tiêu

MBO

(Management By Objectives)

Muïc tieâu cuûa Doanh nghieäp

Mục tiêu tại các cấp, các bộ phận

Mục tiêu của

Công đoàn

O B J E C T I V E S