Chức năng tổ chức

Báo cáo Quản trị học

GVHD: LƯU THỊ THÁI TÂM

NHÓM 2 Nguyễn Thùy Dương_DH10TC Huỳnh Hữu Nghĩa_DH10TC

NỘI DUNG TRÌNH BÀI

www.themegallery.com

III.1 KHÁI NIỆM

I.2 CÁC NGUYÊN TẮC CỦA TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

I.1 KHÁI NIỆM

I.3 CƠ SỞ ĐỂ THIẾT KẾ BỘ MÁY TỔ CHỨC

II.2 QUYỀN HÀNH TRONG QUẢN TRỊ

II.1 TẦM HẠN QUẢN TRỊ

II.3 PHÂN CẤP TRONG QUẢN TRỊ

III.2 CÁC TIÊU CHUẨN HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN TRONG TỔ CHỨC III.3 CÁC MÔ HÌNH BỘ MÁY TỔ CHỨC

III.4 CÁC CẤP BẬC QUẢN LÝ CHÍNH TRONG TỔ CHỨC

IV.2 ỦY QUYỀN

IV.1 KHÁI NIỆM

I KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG

CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP

• Tổ chức là làm những gì cần thiết để tiến hành một

hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn

nhất

Trích Từ điển Tiếng Việt – Viện ngôn ngữ

• Tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm

một người quản lý với quyền hạn và chức năng cần thiết để giám sát nó và tạo điều kiện cho sự liên kết

ngang và liên kết dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp

Theo Cyril Odonnell và Heinz Weihrich

I.1 KHÁI NIỆM

• Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.

• Tổ chức là chức năng của quá trình quản trị bao

gồm việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của doanh nghiệp.

• Tổ chức được hình thành khi hai hay nhiều người cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính

thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung

(Nguồn: Chương 7 , TỔ CHỨC

sách “Quản trị học”-PGS.TS.NGUYỄN THỊ LIÊN DIỆP)

I.1 KHÁI NIỆM

I.1 KHÁI NIỆM

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

• Chức năng tổ chức là hoạt động quản trị cần thiết nhằm thiết lập một

hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và

bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức

CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

I.1 KHÁI NIỆM

• Liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào

Tạo ra sự hợp tác nhịp nhàng để đạt mục tiêu của tổ chức

• Các khâu quản trị (Hàng ngang): là các bộ phận chức năng của đơn vị quản trị: Phòng; Ban; Xưởng; Phân xưởng

CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 Phân chia con người và các nguồn lực khác

cho các hoạt động

2 Làm rõ trách nhiệm của các nhân viên

(Bản mô tả công việc, sơ đồ cơ cấu tổ chức, mối quan hệ quyền hành)

3 Nhân viên biết được những điều gì đang kỳ

vọng ở họ thông qua các quy tắc, thủ tục và các tiêu chuẩn công việc

4 Thiết kế các tiến trình thu thập và đánh giá

thông tin để nhà quản trị đưa ra quyết định giải quyết các vấn đề của tổ chức.

• Làm cho nhân viên hiểu được những kỳ vọng của

tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy

trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của mỗi công việc

• Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ta quyết định và giải quyết các vấn đề về tổ chức

Tạo một môi trường nội

bộ thuận lợi cho mỗi cá

nhân, mỗi bộ phận phát

huy được năng lực và

nhiệt tình của mình Đóng

góp tốt nhất vào việc hoàn

thành mục tiêu chung của

tổ chức

MỤC TIÊU VÀ MỤC ĐÍCH

Lập ra một hệ thống chính thức gồm có những vai trò và nhiệm vụ mà mỗi con người phải thực hiện sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau qua quá trình thực hiện các mục tiêu tổ chức

• Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực;

• Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh;

• Tổ chức công việc khoa học;

• Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức;

• Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có;

• Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn

vị

• Cũng như mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của

công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu đối với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những qui luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức Ví dụ như qui luật về tầm hạn quản trị, qui luật

về cấu trúc tổ chức, qui luật về phân chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức v.v

MỤC TIÊU

– Phân chia công việc chung tổng thể thành các việc cụ thể

– Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho cá nhân và bộ phận thực hiện – Thu gộp các công việc thành các nhóm công việc

– Thành lập mối quan hệ giữa cá nhân, nhóm và các phòng ban – Thiết lập sự phân quyền chính thức

– Phân bổ và sử dụng nguồn lực tổ chức

MỤC ĐÍCH

Có vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu của một tổ chức,

doanh nghiệp:

 Bảo đảm các mục tiêu và kế họach sẽ được triển khai vào thực tế

 Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và tập thể, tạo

ra tính kỹ luật và trật tự trong họat động chung của con người.

 Tổ chức công việc tốt tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu quả nhất Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong họat động quản trị

 Thực hiện những mục tiêu và ý tưởng của họach định thành những kết quả cụ thể.

Xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động

ra sao, bộ phận nào được hình thành , quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào vào hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao?

=>Nếu tổ chức không tốt thì mọi kế họach đều có thể vô nghĩa Do vậy, tổ chức là chức năng quản trị cần thiết cho tất cả mọi họat động, tất cả các nhà quản trị dù ở cấp nào cũng cần phải nắm vững những nguyên tắc và phương pháp tổ chức Làm tốt công tác tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ có lợi, hiệu quả cao.

THỐNG NHẤT CHỈ HUY

CÂN ĐỐI

HIỆU QUẢ LINH HOẠT

GẮN VỚI MỤC TIÊU

 M t thành viên ch ch u trách nhi m báo cáo ộ ỉ ị ệ cho ai tr c ti p c a mình ự ế ủ

 Bao gi b máy c a doanh nghi p cũng phù ờ ộ ủ ệ

h p v i môi tr ợ ớ ườ ng

 Nguyên t c này đòi h i trong công tác t ắ ỏ ổ

ch c ph i g n v i m c tiêu t ch c S xa ứ ả ắ ớ ụ ổ ứ ự

r i m c tiêu t ch c thì b máy ho t đ ng ờ ụ ổ ứ ộ ạ ộ kém hi u qu ệ ả

 Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp

 Cân đối gi a quy n hành và trách nhi m, cân ữ ề ệ

đ i công vi c gi a các đ n v v i nhau ố ệ ữ ơ ị ớ

 Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh

nghiệp và phải có cân đối trong mô hình tổ

chức doanh nghiệp nói chung (cân đ i các b ố ộ

ph n, các c p các khâu, các nhi m v -quy n ậ ấ ệ ụ ề

h n gi a các b ph n) ạ ữ ộ ậ

 Nguyên t c này xu t phát t nguyên t c luôn ắ ấ ừ ắ thay đ i và v n đ ng Linh ho t và thích nghi ổ ậ ộ ạ

để có thể đối phó kịp thời v i các tình hu ng ớ ố thay đ i ổ của môi trường bên ngoài và nhà

quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động

đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức

⇒L y hi u qu làm th ấ ệ ả ướ c đo m i qu n tr ọ ả ị

ho t đ ng t ch c, đây là m t tiêu chu n ạ ộ ổ ứ ộ ẩ

đánh giá t ng h p (chi phí h th ng qu n tr ổ ợ ệ ố ả ị

th p, ch t l ấ ấ ượ ng qu n tr cao) ả ị

 Các nguyên t c trên r t quan tr ng và có ắ ấ ọ

m i liên h ch t ch v i nhau ố ệ ặ ẽ ớ

 Khi xây dựng bộ máy tổ chức, nhà quản trị

cũng cần phải chú ý đến những yêu cầu khác như lấy chất lượng làm trọng chứ không lấy số đông là chủ yếu, tam quyền phân lập, chuyên môn hóa, khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, kết hợp quyền lợi, quyền hạn

và trách nhiệm, tổ chức theo công việc, theo nhiệm vụ chứ không theo nhu cầu của mỗi cá nhân, mỗi con người, đáp ứng đòi hỏi của các qui luật khách quan về tổ chức như tầm hạn quản trị, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật

trong quản lý, không chồng chéo, kết hợp

nhóm chính thức và nhóm phi chính thức, kế thừa.

 B máy t ch c ch có th độ ổ ứ ỉ ể ược xây d ng khi t ch c đã xác ự ổ ứ

đ nh đị ược m c tiêu và chi n lụ ế ược c a doanh nghi pủ ệ

 Môi trường vĩ mô và vi mô c a doanh nghi pủ ệ

 Công ngh ho c k thu t s n xu t ra s n ph m hay d ch v ệ ặ ỹ ậ ả ấ ả ẩ ị ụchính c a doanh nghi pủ ệ

 Các ngu n l c c a doanh nghi p, đ c bi t là ngu n nhân l cồ ự ủ ệ ặ ệ ồ ự

 Tuân th nghiêm túc ti n trình c a ch c năng t ch c: phân ủ ế ủ ứ ổ ứtích công vi c, phân chia công vi c m t cách h p lý, phân ệ ệ ộ ợchia các b ph n khác nhau đ đ m nh n các công vi c ộ ậ ể ả ậ ệ

được phân chia, thi t l p m t c ch ph i h p h p lý gi a ế ậ ộ ơ ế ố ợ ợ ữcác b ph n khác nhau thành m t th th ng nh t v i nhau, ộ ậ ộ ể ố ấ ớđánh giá và hoàn thi n b máy cho phù h p v i nh ng m c ệ ộ ợ ớ ữ ụtiêu c a doanh nghi p nh ng th i gian khác nhau.ủ ệ ở ữ ờ

 „ Phân chia công việc (phân chia lao động): là việc chia nhiệm

vụ chung của tổ chức thành những công việc cụ thể Những

công việc này quy định những gì mà người thực hiện sẽ và phải làm cho xong.Phân chia công việc dần đến một mức độ nào đó

sẽ tạo ra sự chuyên môn hoá

 Quan điểm tập thể trong thiết kế công việc: gộp người lao động lại thành những tổ từ 5 đến20 người Các lao động trong tổ sẽ luân phiên, thay thế nhau thực hiện các công việc trong tổ

II.1 TẦM HẠN QUẢN TRỊ

Tầm hạn quản trị (hay tầm kiểm soát) là số lượng nhân sự mà một quản trị viên có thể trực tiếp chỉ huy một cách hữu hiệu (điều khiển một cách tốt đẹp nhất các công việc: quản trị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách thỏa đáng, có hiệu quả)

- Phân loại tầm hạn quản trị:

II.1.1Tầm hạn quản trị rộng: mỗi nhà quản trị điều khiển một số đông người.

II.1.2Tầm hạn quản trị hẹp: mỗi nhà quản trị chỉ

điều khiển một số ít người.

II.1 TẦM HẠN QUẢN TRỊ

• Tầm hạn quản trị tốt nhất : Từ 3 – 9 nhân viên

• Đối với những hoạt động đơn giản: 12 – 15 nhân viên

• Đối với những hoạt động mang tính chất khó khăn phức

tạp: 2 – 3 nhân viên

(nguồn: “Quản trị học”-PGS.TS.NGUYỄN THỊ LIÊN DIỆP)

• Tuỳ thuộc vào cấp độ quản lý của người quản lý và rất nhiều yếu tố như:

– Mức độ đào tạo của nhân viên

– Sự đồng nhất của công việc

– Càng lớp và rộng về tầm quản trị, thì càng hiệu quả về thiết kế tổ chức

 nhằm giảm chi phí và thời gian

– Vd: HP cắt từ 12 lớp xuống 4 lớp, IBM spc từ 6 đến 12

ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG TẦM HẠN QUẢN TRỊ RỘNG

• Nhà quản trị có đầy đủ năng lực

• Cấp dưới có trình độ làm việc khá

• Công việc của cấp dưới ổn định

• Công việc được lập kế hoạch

• Công việc ít thay đổi

• Nhà quản trị cấp dưới đã được nhà quản trị cấp trên

ủy quyền hành động khá nhiều

II.1.2 TẦM HẠN QUẢN TRỊ HẸP

Số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu thấp

Số thuộc cấp có mối quan hệ báo cáo với cấp trên là ít nhưng số lượng cấp quản trị nhiều

Tầm QT hẹp Tầm QT rộng

Ưu điểm:

Giám sát và kiểm soát chặt chẽ.

Truyền thông tin nhanh chóng.

Tiết kiệm chi phí

Phân chia quyền hạn

Chính sách rõ ràng

Nhược điểm:

Khó kiểm soát,NQT phải giỏi

Quyết định, thông tin chậm

ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM

TẦNG NẤC TRUNG GIAN TRONG DOANH NGHIỆP

• Giả sử một doanh nghiệp có 4.096 nhân viên Bạn hãy tính số cấp quản trị trong doanh nghiệp với 2 phương án:

– PA1: Tầm hạn quản trị là 4

– PA2: Tầm hạn quản trị là 8

• Nếu bạn là giám đốc doanh nghiệp bạn sẽ chọn

phương án nào? Tại sao?

NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TẦM HẠN QUẢN TRỊ

• Năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của

nhà quản trị và nhân viên

• Tính chất công việc của nhân viên

• Phạm vi rõ ràng của các tiêu chuẩn và nguyên tắc.

Tuy nhiên, tầm quản trị rộng hay hẹp không hoàn toàn phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực quản trị của nhà quản trị mà phụ thuộc vào tính đồng nhất công việc của đối tượng quản trị Nếu tính đồng nhất công việc của đối tượng quản trị càng cao thì tầm hạn quản trị càng rộng, ngược lại thì tầm quản trị hẹp

Ví dụ: Ở Hoa Kỳ, người ta đúc kết được kinh nghiệmnhà quản trị có thể quản trị tốt: +từ 4– 7 người, khi nhiệm vụ khác nhau.

+ từ 8 – 20 người, khi nhiệm vụ tương đối đồng nhất.

+ từ 21 – 41 người, nhiệm vụ đồng nhất, ví dụ như một lớp học chẳng hạn.

(nguồn: “Tài liệu Quản trị học”- Ths LƯU THỊ THÁI TÂM biên soạn)

BIỆN PHÁP GIA TĂNG TẦM HẠN QUẢN TRỊ

• Nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn

• Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn kỹ thuật, tay nghề cho công nhân viên

• Quan tâm áp dụng tiến bộ KHKT, đổi mới công nghệ sản xuất.

II.2 QUYỀN HÀNH TRONG QUẢN TRỊ

Quyền hành là gì?

+ Quyền hành là quyền tự chủ trong quá trình ra quyết định và quyền đòi hỏi những người cấp dưới tuân thủ quyết định đó Ví dụ: hội đồng quản trị quyết định phát hành cổ phiếu mới…

+Là chất keo của cơ cấu tổ chức và nó có tác dụng gắn kết các hoạt động của doanh nghiệp

Quyền hành trong tổ chức bao gồm trách nhiệm và sự chịu trách

nhiệm  khi thực thi quyền hành, các nhà quản trị nhận trách nhiệm

để hành động và chịu trách nhiệm về sự phân công hay thất bại do

Quyền hành là công cụ của nhà quản trị, là quyền ra quyết định

và hành động đưa ra một quyết định

Các loại quyền hành

• „ Quyền hành trực tuyến: Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho

phép nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới Sản phẩm của quyền hành trực tuyến là các quyết định cuối cùng

• „ Quyền hành tham mưu: Bản chất của mối quan hệ tham mưu là hỗ

trợ và cố vấn Nhằm làm cho quyền hạn trực tuyến trở nên dễ dàng và chính xác hơn Chức năng của bộ phận tham mưu là điều tra khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho những nhà quản trị trực tuyến mà họ chịu sự quản lý trực tuyến.

• Quyền hành chứcnăng: là quyền trao cho một cá nhân nhằm giải

quyết những công việc nhất định.

Lý do trao quyền

• „ Tận dụng được sự hiểu biết, sáng tạo của cấp dưới do họ trực tiếp tham gia vào công việc.

• „ Đào tạo, bồi dưỡng những nhà quản trị

• „ Là phương tiện để so sánh, đề bạt các nhà quản trị

dựatrênnhững thành tích từ các quyết định củahọ.

• „ Tạo ra sự cạnh tranh, phấn đấu giữa các nhà quản trị

Lý do không trao quyền

• „ Chi phí đào tạo nhà quản trị cao.

• „ Nhà quản trị cấp cao độc đoán thích tự ra quyết định vì lo ngại mất quyền kiểm soát

• „ Đòi hỏi chi phí xây dựng hệ thống thông tin để kiểm tra việc sử dụng quyền hạn của cấp dưới.

• „ Có thể xảy ra việc trùng lắp chức năng.

• „ Nhà quản trị cấp dưới chưa đủ năng lực.

3 yếu tố tác động đến quyền hành

trong quản trị

• Nguồn gốc quyền hành: theo nghiên cứu

của tác giả Max Weber

www.themegallery.com

3

nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng.

KHI NÀO THÌ NHÀ QUẢN TRỊ CÓ ĐẦY

ĐỦ QUYỀN HÀNH?

• Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ

• Cấp dưới thừa nhận quyền đó là chính đáng

• Bản thân nhà quản trị có khả năng và các đức tính cần thiết khiến cấp dưới tin tưởng

- QUYỀN HÀNH - TINH THẦN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN

Làm việc thiếu nhiệt tình

QUYỀN HÀNH

QUYỀN HÀNH

1.Làm thế nào để nhân viên làm việc

nhiệt tình và quan tâm đến lợi ích chung

của doanh nghiệp?

=> Nhà quản trị nên sử dụng quyền hành một cách nhẹ nhàng, trong tinh thần hợp tác vì mục tiêu chung

2.Ở Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp có

sẵn sàng cho việt trao quyền hay chưa?

=> Họ không sẵn sàng trao quyền (Vì các lí do trên)

II.3 PHÂN CẤP QUẢN TRỊ

• Là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền

hành của người quản trị cấp trên cho

người quản trị cấp dưới.

Mục đích:

• Tạo điều kiện cho doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu biến động của tình hình thực tế

• Giải phóng bớt công việc của các nhà quản trị cấp cao

• Tạo điều kiện đào tạo cho các nhà quản trị cấp dưới

www.themegallery.com