Giáo trình Tin Văn phòng(FULL)

Phía bên trái của thanh tiêu đề chứa tên thư mục đang được mở, phía bên phải chứa các nút điều khiển gồm: Minimize Thu nhỏ cửa số thành nút lệnh dưới thanh Taskbar Maximize Phóng to/

Tt ngo¹i ng÷ vµ tin häc

-o0o -

Gi¸o tr×nh tin häc v¨n phßng

 Windows xp

 Microsoft Office Word 2003

 Microsoft Office Excel 2003

 Microsoft Office PowerPoint 2003

 Tæng quan vÒ Internet vµ Email

PHẦN 1: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS XP

I TỔNG QUAN VỀ MÁY TÍNH

Các thành phần cơ bản của máy tính

Bao gồm: Phần cứng (Hardware) và phần mềm (Software)

1.1 Phần cứng

Là tập hợp các linh kiện vật lý và cách bố trí, kết nối chúng để tạo thành một hệ thống máy tính

Sơ đồ chức năng

a, Bộ xử lý trung tâm (CPU- Central Processing Unit): Là bộ phận quan trọng nhất

của máy tính, điều khiển và phối hợp tất cả các bộ phận của máy tính

b, Bộ nhớ (Memory): gồm có bộ nhớ trong và bộ nhớ ngoài

 Bộ nhớ trong (Internal Memory): Bộ nhớ trong có 2 phần là ROM và RAM

- ROM (Read Only Memory- Bộ nhớ chỉ đọc): Là bộ nhớ chứa các chương trình

và dữ liệu của nhà sản xuất máy tính

- RAM (Random Access Memory- Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên): Là bộ nhớ chứa

các chương trình và dữ liệu của người sử dụng khi máy đang hoạt động Dữ liệu

bị xoá sạch khi mất điện hoặc tắt máy tính

 Bộ nhớ ngoài (External Memory): Là bộ nhớ phụ của máy, nó cho phép đọc,

ghi và lưu trữ thông tin lâu dài, như: đĩa mềm, đĩa cứng, USB, đĩa CD ROM,…

c, Thiết bị nhập (Input Device): Có chức năng thu nhận thông tin, bao gồm: Bàn phím

(Keyboard), con chuột (Mouse), máy quét hình (Sanner),…

d, Thiết bị xuất (Output Device): Có chức năng đưa ra thông tin đã xử lý, bao gồm:

Màn hình (Monitor), máy in (Printer), máy chiếu (Projector),…

THIẾT BỊ XUẤT (Output Device)

BỘ NHỚ (Memory)

 Phần mềm hệ thống (OS: Operating System): Là tập hợp các chương trình điều

khiển hoạt động của máy tính cho phép người dùng sử dụng khai thác dễ dàng

và hiệu quả các thiết bị của hệ thống Phần mềm hệ thống quan trọng nhất là hệ điều hành, ví dụ: MS-DOS, Windows,Unix,OS/2,Linux…

 Ngôn ngữ lập trình (Programming Language): Dùng để lập các chương trình

cho máy tính hoạt động Một số ngôn ngữ lập trình: C, Pascal, Visual Basic, Visual C++, Java…

 Phần mềm ứng dụng (Application): Là các chương trình dùng cho 1 công việc

nhất định Chẳng hạn phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm quản lý dữ liệu, phần mềm thiết kế Website, phần mềm thiết kế đồ hoạ…

II HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS

Hệ điều hành Windows là tập hợp các chương trình điều khiển máy tính thực hiện các chức năng chính như:

- Điều khiển phần cứng của máy tính Ví dụ, nhận thông tin nhập từ bàn phím và gởi thông tin xuất ra màn hình hoặc máy in

- Làm nền cho các chương trình ứng dụng khác chạy Ví dụ, các chương trình xử

lý văn bản, hình ảnh, âm thanh…

- Quản lý việc lưu trữ thông tin trên các ổ đĩa

- Cung cấp khả năng kết nối và trao đổi thông tin giữa các máy tính

- Windows có giao diện đồ họa (GUI – Graphics User Interface) Nó dùng các phần tử đồ họa như biểu tượng (Icon), thực đơn (Menu) và hộp thoại (Dialog) chứa các lệnh cần thực hiện

Hiện nay hệ điều hành WINDOWS đã phát triển qua nhiều phiên bản khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, như: Windows95, Windows98, Windows2000, WindowsXP, Windows Vista,… Trong số đó WindowsXP là hệ điều hành đang được sử dụng phổ biến nhất Vì vậy, trong chương này được trình bày các thao tác với hệ điều hành dựa trên Windows XP

2.1 Cách sử dụng chuột

Chuột dùng điều khiển con trỏ chuột tương tác với những đối tượng trên màn hình Chuột thường có 2 nút chính:

- Nút trái thường dùng để chọn đối tượng; rê đối tượng

- Nút phải thường dùng kích hoạt menu đổ xuống (hộp lệnh) Nội dung menu

đổ xuống thay đổi tùy thuộc con trỏ chuột đang nằm trên đối tượng nào

Các thao tác với chuột:

Trỏ đối tượng Di chuyển chuột để đưa con trỏ chuột trên màn hình trỏ đến đối

(Click and Drag)

Dùng di chuyển đối tượng hoặc quét chọn nhiều đối tượng bằng cách trỏ đến đối tượng, nhấn và giữ nút trái chuột, di chuyển chuột để dời con trỏ chuột đến vị trí khác, sau đó thả nút trái chuột

Nhấn phải chuột

(Right click)

Thường dùng hiển thị một menu công việc liên quan đến mục được chọn, bằng cách trỏ đến đối tượng, nhấn nhanh và thả nút phải chuột

Nhấn đúp

(Double click)

Thường dùng để kích hoạt chương trình được hiển thị dưới dạng một biểu tượng trên màn hình, bằng cách trỏ đến đối tượng, nhấn nhanh phím trái chuột 2 lần và thả trái

2.2 Khởi động máy

 Bật công tắc Power trên vỏ máy (Case), Windows sẽ tự khởi động;

 Tùy thuộc vào cách cài đặt của Windows, có thể bạn phải nhập tên người dùng và nhập mật khẩu (Password) để vào màn hình làm việc của Windows, gọi là

màn hình Desktop

2.3 Thoát khỏi Windows (tắt máy)

 Để thoát khỏi Windows ta phải

Hình 1-4: Sau khi chọn Turn off Computer

Chú ý: Trước khi thoát khỏi Windows để tắt máy tính, bạn nên thoát các ứng dụng

đang chạy sau đó thoát khỏi Windows Nếu tắt máy ngang có thể gây ra những lỗi nghiêm trọng

Stand By Turn Off Restart

2.4 Các thành phần trên màn hình Desktop

Desktop là màn hình nền, trên đó là các biểu tượng Số lượng các biểu tượng tuỳ theo chương trình được cài đặt, ta có thể thêm hoặc xoá bớt các biểu tượng trên đó Các biểu tượng trên màn hình Desktop chia thành 2 loại:

Biểu tượng mặc nhiên: Là biểu tượng có sẵn của Windows như: My Computer, Recycle Bin, My Doccuments, My Network Places, Internet Explorer

Biểu tượng đường tắt (Shortcut): Có dấu mũi tên ở góc dưới bên trái hình vẽ, các biểu tượng này cho phép khởi động chương trình ứng dụng thường hay sử dụng một cách dễ dàng bằng cách nháy đúp chuột lên biểu tượng

Thanh tác vụ (Taskbar): Nằm ngang phía dưới cùng của màn hình:

+ Nút Start: Dùng mở menu Start để khởi động các chương trình

+ Giữa thanh Taskbar: Chứa các ứng dụng đang chạy và ta có thể dùng chuột để

chuyển đổi qua lại giữa các chương trình đang chạy

+ Khay hệ thống: nơi chứa biểu tượng của các chương trình đang chạy trong bộ nhớ và hiển thi giờ của hệ thống

Biểu tượng mặc nhiên

Biểu tượng đường tắt

Để khởi động một chương trình mà bạn không nhìn thấy trong menu Start, bạn

hãy nhấn chọn Start\Run…xuất hiện hộp thoại:

 Gõ tên chương trình cần khởi động (cả đường dẫn) vào hộp Open hoặc Nhấn nút Browse để tìm chương trình;

 Nhấn nút OK để khởi động

Hình 1-6: Hộp thoại Run

Ghi chú: Để mở một đối tượng ta có thể sử dụng các cách sau:

Cách 1: Nhấn đúp chuột lên đối tượng cần mở;

Cách 2: Nhấn phải chuột lên đối tượng cần mở\ chọn Open từ hộp lệnh;

Cách 3: Nhấn chuột lên đối tượng để chọn\ nhấn phím Enter

a, Các thành phần chính trong cửa sổ My Computer

 Thanh tiêu đề (Title):

Nằm phía trên cùng của cửa sổ Phía bên trái của thanh tiêu đề chứa tên thư mục đang được mở, phía bên phải chứa các nút điều khiển gồm:

Minimize Thu nhỏ cửa số thành nút lệnh dưới thanh Taskbar

Maximize Phóng to/ thu nhỏ cửa sổ

Close Đóng cửa sổ

Ghi chú: Ta có thể sử dụng thanh tiêu đề thực hiện các thao tác khác như:

- Phóng to/ thu nhỏ cửa sổ: Nhấn đúp chuột lên tiêu đề;

- Di chuyển cửa sổ: Nhấn chuột lên tiêu đề và kéo rê đến vị trí mới

 Thanh thực đơn (menu):

Thanh thực đơn nằm phía dưới thanh tiêu đề, gồm các nhóm chức năng: File, Edit, View,… đây là các nhóm chức năng để điều khiển cửa sổ và các đối tượng trong

cửa sổ

 Thanh công cụ (Standard Buttons):

Trên thanh công cụ chứa một số nút lệnh cho phép người sử dụng thao tác nhanh trên cửa sổ, gồm:

Back Quay trở lại cửa sổ ngay trước cửa sổ hiện tại

Forward Quay trở về cửa sổ đã có trước khi Nhấn nút Back

Up Chuyển đến cửa sổ thư mục cha của cửa sổ thư mục hiện tại

Search Làm xuất hiện vùng tìm kiếm thông tin bên trái cửa sổ

Folder

Làm xuất hiện vùng hiển thị thư mục dạng cây bên trái cửa sổ

 Thanh địa chỉ (Address):

Cho phép ta chuyển nhanh tới ổ đĩa bằng việc nhấn vào nút mũi tên xuống ()

bên phải thanh Address rồi chọn tên ổ đĩa, hay chuyển đến thư mục khi ta gõ tên đầy

đủ của thư mục vào mục Address rồi nhấn nút hoặc nhấn phím Enter

 Thanh cuộn (Scroll):

Để xem nội dung của cửa sổ khi bị che khuất

b, Thay đổi hình thức hiển thị của các đối tượng

 Từ cửa sổ My Computer chọn menu View

Hoặc nhấn nút Views trên thanh công cụ

Hoặc nhấn phải chuột lên vùng hiển thị các đối tượng \ chọn mục View

 Từ thực đơn chọn 1 trong 5 hình thức hiển thị sau:

- Thumbnails: Thường dùng để xem trước các tệp hình ảnh

- Tiles: Hiển thị các tệp hay thư mục ở dạng biểu tượng lớn

- Icons: Hiển thị các tệp hay thư mục ở dạng biểu tượng nhỏ

- List: Hiển thị theo danh sách;

- Details: Hiển thị chi tiết thông tin như tên (Name), kích cỡ (Size), kiểu

(Type), ngày sửa đổi (Date Modified),… của đối tượng

c, Sắp xếp đối tượng

 Từ cửa sổ My Computer nhấn menu View\Arrage Icons by

hoặc nhấn phải chuột lên vùng hiển thị các đối tượng chọn mục Arrage Icons by

 Từ thực đơn này ta chọn:

- Name: Sắp xếp theo tên

- Size: Theo kích thước

- Type: Theo phần mở rộng

- Modified: Theo ngày tháng tạo sửa

Hình 1-8: Minh hoạ sắp xếp theo tên

III CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

3.1 Tệp (File)

Tệp là một tập các thông tin có liên quan với nhau, được tổ chức lưu trữ ở bộ

nhớ ngoài dưới một tên riêng gọi là tên tệp

Nội dung của tệp có thể là một bài thơ, một bộ hồ sơ, một chương trình tính lương hay một danh sách,v.v…

Tên tệp (File name): Gồm có 2 phần là tên gọi và phần mở rộng

Phần tên gọi (phần chính) là một dãy ký tự không bao gồm các ký tự (* ? \ / | <

> : ") Phần tên bắt buộc phải có trong tên tệp Phần tên thường được đặt sao cho phản ánh nội dung của tệp

Phần mở rộng (đuôi, phần phụ) là một dãy không quá 4 ký tự Nó có thể có

hoặc không có trong tên tệp Thông thường phần mở rộng được dùng để chỉ kiểu của tệp Giữa phần tên và phần mở rộng có dấu chấm ngăn cách

Trong mỗi thư mục, hệ điều hành lại cho phép tạo ra các thư mục nhỏ hơn gọi

là thư mục con Quá trình tạo các thư mục con nhỏ dần, được thực hiện tuỳ theo mục đích của người sử dụng Trong mỗi thư mục không thể có hai thư mục con trùng tên

Như vậy, mục đích tạo ra thư mục là để lưu các tệp Nhưng trong mỗi thư mục lại có thể tạo các thư mục con nên trong mỗi thư mục có thể chứa tệp và thư mục con

Cách tổ chức thư mục như trên được gọi là tổ chức theo dạng cây Nút gốc của cây là tên một ổ đĩa logic và được gọi là thư mục gốc.Còn thư mục chứa thư mục hiện tại được gọi là thư mục cha của thư mục hiện tại

Ví dụ : Ta có thể mô tả một cấu trúc thư mục ở đĩa C như sau:

Hình 1-1: Một cấu trúc cây thư mục

3.3 Đường dẫn (Path)

Đường dẫn cho phép người sử dụng diễn tả đúng vị trí của tệp hay thư mục nào

đó trên ổ đĩa Đường dẫn được mô tả tổng quát như sau:

Tên ổ đĩa: \Tên thư mục gốc\Tên thư mục con…

Ví dụ: C:\Data\TinVP\Danhsach.doc có nghĩa là tệp tin Danhsach.docđược lưu trữ

trong thư mục con TinVP trực thuộc thư mục Data trên ổ đĩa cứng C:\

IV QUẢN LÝ TỆP TIN VÀ THƯ MỤC

4.1 Tạo thư mục

 Mở thư mục muốn tạo thêm thư mục con mới

 Thực hiện một trong các lệnh sau:

- C1: Nhấn chọn menu File\New \ Folder

- C2: Nhấn phải chuột vào vùng trống chọn New\ Folder

- C3: Nhấn Make a new folder

Khi đó một thư mục mới hiển thị với tên mặc định là New Folder Gõ tên thư mục mới

 Chọn nhiều tệp hay thư mục nằm kế tiếp nhau: Nháy chuột vào vào tệp hay

thư mục đầu, ấn và giữ phím SHIFT đồng thời nháy vào tệp hay thư mục cuối trong danh sách chọn

 Chọn nhiều tệp hay thư mục nằm rời rạc nhau: Ấn và giữ phím CTRL đồng

thời nháy vào từng tệp hay thư mục muốn chọn

 Chọn tất cả tệp hay thư mục: Ấn tổ hợp Ctrl + A hoặc vào Edit/ Select All

4.3 Đổi tên tệp tin hay thư mục (Rename)

 Mở thư mục chứa tệp tin hay thư mục con muốn đổi tên

 Chọn tệp tin hay thư mục muốn đổi

C1: Chọn menu File\ Rename

C2: Chọn Rename this file (hay Rename this folder) bên khung trái

C3: Nhấn phải chuột lên tệp tin hay thư mục cần đổi tên\ chọn Rename

 Nhập tên mới và ấn phím Enter

4.4 Xoá tệp tin hay thư mục (Delete)

 Chọn tệp tin hay thư mục cần xóa

C1: Chọn menu File\Delete

C2: Chọn mục Delete this file (hay Delete this folder) bên khung trái

C3: Nhấn phải chuột vào tệp hay thư mục muốn xoá \ chọn Delete

 Khi đó sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận xóa

- Nhấn nút Yes để thực hiện xoá;

- Nhấn No nếu không xoá

Hình 1-10: Minh hoạ việc xoá tệp tin 'HDH WINDOWS XP.doc'

Chú ý: Để xóa vĩnh viễn tệp tin hay thư mục, khi thực hiện lệnh xoá bạn giữ thêm

phím Shift

4.5 Khôi phục tệp tin hay thư mục đã bị xoá tạm thời

Khi xóa tệp tin hay thư mục trong đĩa cứng, Windows sẽ di chuyển tệp tin hay

thư mục đó vào Recycle Bin Để khôi phục tệp tin hay thư mục bị xoá tạm thời ta thực

hiện như sau:

 Mở mục Recycle Bin từ màn hình Desktop;

 Nhấn phải chuột lên tệp tin hay thư mục cần khôi phục\ chọn lệnh Restore Hoặc nhấn nút Restore this item

Hình 1-11: Minh hoạ việc khôi phục tệp tin 'HDH WINDOWS XP.doc'

Ghi chú: Để làm rỗng Recycle Bin, dùng lệnh File /Empty Recycle Bin hoặc nhấn nút Empty the Recycle Bin bên trái của cửa sổ Bạn nên làm rỗng Recycle Bin để giải

phóng không gian ổ đĩa

4.6 Sao chép tệp tin hay thư mục (Copy)

 Chọn tệp tin hay thư mục muốn sao chép

 Thực hiện một trong các cách sau:

- C1: Vào Edit/ Copy

- C2: Nháy phải chuột chọn Copy

- C3: Ấn tổ hợp phím Ctrl + C

 Mở ổ đĩa hoặc thư mục muốn dán tệp hay thư con vào

 Thực hiện một trong các thao tác sau:

- C1: Vào Edit/ Paste

- C2: Nháy phải chuột chon Paste

- C3: ấn tổ hợp phím Ctrl + V

Hoặc chọn Copy this folder (hay Copy this file) bên khung trái

 Hộp thoại Copy Items xuất hiện Trong hộp thoại này, nhấn chọn ổ đĩa, thư mục muốn copy đến, sau đó nhấn nút Copy

Hình 1-12:Minh hoạ việc sao chép tệp tin 'HDH WINDOWS XP.doc' vào ổ đĩa D:\

4.7 Di chuyển tệp tin hay thư mục (Move)

 Chọn tệp tin hay thư mục muốn di chuyển

 Thực hiện một trong các cách sau:

+ C1: Vào Edit/ Cut

+ C2: Nháy phải chuột chọn Cut

+ C3: Ấn tổ hợp phím Ctrl +X

 Mở ổ đĩa hoặc thư mục muốn dán tệp hay thư con vào(chuyển đến)

 Thực hiện một trong các thao tác sau:

+ C1: Vào Edit/ Paste

+ C2: Nháy phải chuột chon Paste

+ C3: ấn tổ hợp phím Ctrl + V

hoặc chọn Move this folder (hay Move this file) bên khung trái

 Hộp thoại Move Items xuất hiện Trong hộp thoại này, nhấn chọn ổ đĩa và thư mục muốn chuyển đến, sau đó nhấn nút Move

Hình 1-13: Minh hoạ việc di chuyển thư mục 'transaction' vào thư mục 'C:\Baocao'

4.8 Tạo lối tắt (Shortcut)

Shortcut là một file liên kết đến một đối tượng trên máy tính Đối tượng đó có

thể là tệp tin, thư mục, ổ đĩa, máy in,… Shortcut là cách nhanh nhất để khởi động một chương trình được sử dụng thường xuyên hoặc để mở tệp tin, thư mục mà không cần phải tìm đến nơi lưu trữ chúng

Cách tạo Shortcut trên màn hình Desktop:

Cách 1:

 Mở thư mục chứa đối tượng muốn tạo Shortcut

 Nhấn phải chuột vào đối tượng muốn tạo\ chọn Send to\Desktop (create shortcut)

Cách 2:

 Trên màn hình Desktop, nhấn phải chuột tại nơi muốn tạo Shortcut chọn New\ Shortcut … xuất hiện hộp thoại\… Nhấn nút Browse để tìm đối tượng muốn tạo Shortcut \ Next \ Finish

Hình 1-14: Tạo một Shortcut trên màn hình Desktop

4.9 Tìm kiếm tệp tin hay thư mục

 Từ cửa sổ My Computer nhấn nút trên thanh công cụ hoặc nhấn

nút Start\ Search \ For Files or Folders … xuất hiện vùng tìm kiếm thông tin bên trái của cửa sổ, chọn mục All files and folders tại vùng tìm kiếm thông tin Xuất hiện

cửa sổ tìm kiếm như sau:

 Xác điều kiện tìm kiếm:

- Mục All or part of the file name: Nhập tên đầy đủ hoặc một phần của

tên tệp hay thư mục cần tìm Nếu muốn tìm theo một từ hay cụm từ đại

diện chứa trong tệp thì nhập vào mục: A word or phrase in the file

- Mục Look in: chọn tên ổ đĩa hoặc thư mục để giới hạn vùng tìm kiếm;

- Nhấn nút Search để tìm, kết quả tìm kiếm sẽ hiện trong khung bên phải

của cửa sổ

Kết quả tìm thấy

4.10 Xem thuộc tính của tệp tin hay thư mục

 Nhấn phải chuột lên tệp tin hay thư mục cần xem các thuộc tính

 Nhấn Properties từ hộp lệnh… xuất hiện hộp thoại Properties

Hình 1-16: Hộp thoại Properties

Trên hộp thoại này chứa các thuộc tính của tệp tin hay thư mục, như:

- Type of file: Kiểu tệp

- Location: Đường dẫn

- Size: Kích thước thực

- Size on disk: Kích thước trên đĩa giành để lưu

- Created: Ngày tạo

- Modified: Ngày sửa đổi cuối cùng

- Accessed: Ngày truy cập cuối cùng

- Attributes: Thuộc tính

 Read-only: Thuộc tính chỉ đọc (nếu được đánh dấu)

 Hidden: Thuộc tính ẩn

V THIẾT LẬP CẤU HÌNH VỚI CONTROL PANEL

5.1 Mở cửa sổ Control Panel

Control Panel dùng để cài đặt hay thay đổi cấu hình của hệ thống Để kích hoạt cửa sổ ta thực hiện như sau:

 Nhấn nút Start\ Control Panel (hoặc Start\ Setting\ Control Panel)

 .xuất hiện cửa sổ Control Panel:

Hình 1-17: Cửa sổ Control Panel

- Accessibility Option: Những tùy chọn cho việc điều khiển máy tính dễ dàng

hơn đối với người khuyết tật hoặc thuận tay trái Vì vậy, biểu tượng của nó là hình người ngồi trên chiếc xe lăn

- Add Harware: Cài đặt thêm phần cứng vào máy tính, như: máy in, máy quét…

- Add or Remove Programs: Cài đặt hoặc gỡ bỏ các chương trình ứng dụng

- Administrative Tools: Các công cụ quản trị hệ thống

- Date and Time: Điều chỉnh ngày, giờ của đồng hồ hệ thống

- Display: Sự hiển thị của màn hình Desktop, của các khung cửa sổ…

- Folder Option: Thiết lập cách hiển thi các tệp và thư mục

- Fonts: Kho lưu trữ các loại font chữ

- Internet Option: Tùy chọn các chức năng của trình duyệt IE khi kết nối với

Internet

- Mouse: Điều chỉnh tính năng hoạt động của chuột máy tính

- Network Connection: Quy định kết nối mạng máy tính

- Network Setup Wizard: Hướng dẫn kết nối mạng

- Power Option: Các tùy chọn về sử dụng điện năng

- Printer and Fax: Quy định về máy in và cách thức gởi Fax thông qua máy

tính

- Regional and Language Option: Các tùy chọn đối chuẩn định dạng theo vùng

miền địa lý hoặc ngôn ngữ

- Scanners and Cameras: Nối kết với máy Scan và máy chụp hình, quay phim

kỹ thuật số

- Scheduled Task: Lập lịch cho máy tính hoạt động một cách tự động (sẽ có

những chức năng tự động chạy vào một thời điểm nào đó Thường là thời điểm

mà người sử dụng tạm ngừng dùng máy tính)

- Security Center: Thiết lập sự an ninh để bảo mật, tránh sự tác động xấu khi kết

nối vào mạng

- Sound and Audio Devices: quản lý các thiết bị âm thanh

- User Account: tạo tài khoản - mật khẩu cho người dùng

- System: Tuỳ chỉnh các thuộc tính của hệ thống.…

5.2 Thay đổi cách biểu diễn ngày, giờ, số, và tiền tệ

Hình 1-18: Hộp thoại để thay đổi cách biểu diễn ngày, giờ, số và tiền tệ

 Từ cửa sổ Control Panel ta mở mục Regional and Language Options

 …Xuất hiện hộp thoại, chọn trang Regional Options, Từ hộp thoại chọn Customize… Xuất hiện hộp thoại Customize Regional Options (Hình 1-18):

 Thay đổi cách biểu diễn số, chọn trang: Number

 Positive (số dương); Negative (số âm)

 Decimal symbol: Dấu phân cách phần thập phân

 No of digits after decimal: Số chữ số thập phân

 Digit grouping symbol: Dấu ngăn cách nhóm

 Digit grouping: Dạng nhóm

 Negative sign symbol: Dấu âm

 Negative number format: Dạng hiển thị số âm

 Display leading zeros:Hiển thị số 0 trước số thập phân nhỏ hơn

1 ví dụ 0.5 hoặc 0.8

 List separator: Dấu phân cách giữa các phần tử trong danh sách

hay giữa các đối số trong một hàm

 Measurement system:Hệ thống đo lường

 Thay đổi cách biểu diễn tiền tệ, chọn trang: Currency

 Thay đổi cách biểu diễn thời gian, chọn trang: Time

 Thay đổi cách biểu diễn ngày tháng, chọn trang: Date

ảnh nền bạn muốn thay đổi có trong

danh sách Nhấn nút Browse thay đổi

+ Tại mục Wait, xác định thời

gian chờ xuất hiện Screen

Saver

 Nhấn nút Apply hoặc OK

d, Thay đổi độ phân giải màn hình

5.4 Thay đổi thời gian hệ thống

 Từ hộp thoại Display

properties, chọn trang Settings:

+ Tại mục Screen resolution:

kéo rê con chạy để thay đổi

độ phân giải

+ Để thay đổi chất lượng hình

ảnh ta chọn mục Color

quality

 Nhấn nút Apply hoặc OK

 Từ cửa sổ Control Panel ta

mở mục Date and Time hoặc nhấn

đúp chuột lên vị trí hiển thị giờ

trong khay hệ thống;

 Xuất hiện hộp thoại Date

and Time Properties, từ hộp thoại

lựa chọn trang Date & Time để

thay đổi ngày (Date), giờ (Time)

 Nhấn nút Apply hoặc OK

5.5 Tạo mật khẩu (password) và tài khoản (account) cho người dùng

 Từ cửa sổ Control Panel ta mở mục User Account xuất hiện hộp thoại

 Mục Change an account tạo mật khẩu và thay đổi tên tài khoản người

dùng

 Mục Create a new account tạo thêm tài khoản mới cho người dùng.

 Mục Change the way user log on or off thay đổi cách đăng nhập hoặc đăng

xuất của người dùng

Change an account

Create a new account

PHẦN 2: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD

I BẮT ĐẦU LÀM VIỆC VỚI WORD

1.1 Giới thiệu

Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp được tích hợp trong bộ cài Office, chạy trong môi trường Windows, chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản MS Word có các tính năng mạnh như:

- Các chương trình tiện ích và phụ trợ giúp tạo các văn bản dạng đặc biệt

- Kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt,…

- Tạo bảng biểu mạnh và dễ dùng

- Soạn thảo các công thức Toán, Lý, Hoá

- Tính năng trộn văn bản…

1.2 Khởi động chương trình

C1: Chọn Start\ Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Office Word 2003.

C2: Nhấn chuột vào biểu tượng trên màn hình nền Dekstop

1.3 Thoát khỏi chương trình

C1: Chọn File\ Exit

C2: Nhấn nút Close trên góc phải của màn hình MS Word

Khi thoát khỏi chương trình nếu tệp đó chưa ghi hoặc đã được ghi nhưng có thay đổi thì Word sẽ thông báo hộp thoại:

- Nhấn Yes: Ghi tệp

- Nhấn No: Không ghi tệp

- Nhấn Cancel: Huỷ lệnh thoát và quay lại màn hình soạn thảo

1.4 Giới thiệu màn hình làm việc của Word

Màn hình soạn thảo văn bản xuất hiện, gồm các thành phần chính sau:

 Thanh tiêu đề (title):

Là thanh nằm trên cùng (thường có màu xanh) Bên phải thanh tiêu đề chứa các nút: Minimize, Maximize, Close Bên trái là tên tệp và tên chương trình

 Thanh thực đơn (menu):

Chứa các lệnh của Word, mỗi mục ứng với 1 menu dọc Thao tác để mở một

menu dọc: nháy chuột vào tên mục hoặc ấn Alt + ký tự đại diện của tên mục có gạch

chân:

- File (tệp): Các chức năng liên quan đến tệp văn bản

- Edit (soạn thảo): Chứa các chức năng soạn thảo, như: Sao chép, di chuyển,

dán,…

- View (khung nhìn): Chứa các chức năng liên quan đến việc trình bày màn

hình soạn thảo, như: hiển thị trang, các thanh công cụ,

- Insert (chèn): Chứa các chức năng liên quan đến chèn các đối tượng vào

văn bản như: hình ảnh, các ký tự đặc biệt, công thức toán học,…

Thước ngang

Thanh cuốn ngang

Thanh cuốn dọc

Lên/xuống 1 trang màn hình

VÙNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

- Format (định dạng) : Chứa các chức năng về định dạng như: thay đổi phông

chữ (font), định dạng đoạn văn bản, kẻ khung và tô nền,…

- Tools (các công cụ): Chứa các công cụ hỗ trợ của Word

- Table (bảng biểu): Chứa các chức năng của bảng biểu

 Thanh công cụ chuẩn (Standard):

Chứa các nút chức năng thông dụng cho phép thao tác nhanh như: mở tệp mới, ghi tệp, in, sao chép,… Thay vì phải vào menu để chọn lệnh, chỉ cần nhấn chuột lên các nút lệnh tương ứng

 Thanh định dạng (Formatting)

Chứa các nút chức năng dành cho việc định dạng nhanh văn bản như kiểu chữ, loại phông, cỡ chữ, căn lề

 Thước đo (Rulers):

Có 2 thước: một thước nằm ngang phía trên của vùng văn bản và một thước theo chiều dọc bên trái của màn hình

Để thay đổi đơn vị đo của Rulers, ta thực hiện lệnh Tools / Options/ General, tại

mục Measurement units: kích chuột vào mũi tên chọn đơn vị muốn thay đổi

 Thanh trạng thái (status bar)

Nằm ở cuối cùng của cửa sổ Word, hiển thị trạng thái đang làm việc của văn bản: Trang hiện tại, tổng số trang, vị trí con trỏ, bàn phím ở chế độ chèn hay đè…

Để hiển thị thanh trang thái vào Tools/Options/View/Status bar

 Vùng soạn thảo văn bản:

Đây là vùng để nhập nội dung văn bản

Ghi chú:

- Để hiện các thanh công cụ Standard, Formatting… ta vào View/ Toolbars/

đánh dấu  vào thanh muốn hiển thị (hoặc nhấn phải chuột lên vùng trắng của các thanh công cụ hay menu, rồi nhấn chuột chọn các thanh công cụ muốn hiện)

- Để bổ sung các nút cho các thanh công cụ ta vào View/ Toolbars/

Customize (hoặc nhấn phải chuột lên vùng trắng của các thanh công cụ hay

menu, chọn mục Customize) Khi đó xuất hiện hộp thoại, từ hộp thoại ta lựa chọn trang Commands: Mục Categories chọn menu chứa nút lệnh muốn

bổ sung sau đó chọn nút chức năng trong mục Commands kéo và thả lên vị

trí chứa nút chức năng đó

- Để gỡ bỏ các nút chức năng từ thanh công cụ: Nhấn phím Alt+ kéo nút

xuống phía dưới và thả chuột

1.5 Các chế độ khung nhìn

Để thay đổi các chế độ khung nhìn màn hình làm việc của Word ta thực hiện thao tác như sau: Vào View\ chọn các chế độ

- Normal: Ở chế độ này các dấu ngắt trang được thể hiện theo đường gạch

ngang, không hiện tiêu đề đầu và cuối trang, không thực hiện được các thao tác đồ hoạ

- Web Layout: Hiển thị dữ liệu theo dạng trang web, ở chế độ này không có

phần ngắt trang

- Print Layout: Hiển thị tài liệu theo dạng trang giấy, cho thấy rõ phần văn

bản, phần lề trên, dưới, trái và phải của văn bản Ở chế độ này hiện thị văn bản giống như khi in ra trang giấy

- Reading Layout: Nội dung được hiển thị như một cuốn sách có 2 trang trái và

phải Ở chế độ này thích hợp dùng để kiểm tra văn bản

- Outline Layout: Ở chế độ này hiển thị tài liệu theo kiểu tiêu đề

1.6 Các phím soạn thảo

(Up) Dịch con trỏ lên 1 dòng

(Down) Dịch con trỏ xuống 1 dòng

(Right) Dịch con trỏ sang phải 1 ký tự

(Left) Dịch con trỏ sang trái 1 ký tự

Delete Xóa 1 ký tự bên phải

BackSpace Xóa 1 ký tự bên trái

Enter Ngắt và đưa con trỏ xuống đầu dòng mới

Ctrl+Enter Ngắt và đưa con trỏ sang đầu trang mới

Home Đưa con trỏ về đầu dòng

End Đưa con trỏ về cuối dòng

Ctrl + Home Đưa con trỏ về đầu văn bản

Ctrl + End Đưa con trỏ về cuối văn bản

Page Up Đưa con trỏ lên 1 trang màn hình

Page Down Đưa con trỏ xuống 1 trang màn hình

Insert Chuyển chế độ gõ đè/ chèn

Shift+ phím ký tự Để nhận được ký tự phiá trên nếu phím có 2 ký tự ,

viết hoa/ thường nếu phím chữ cái Caps Lock Chuyển chế độ chữ hoa/ thường

Numlock Sử dụng/ không sử dụng bàn phím số bên phải

Space Bar Tạo khoảng trống ngăn cách từ (dấu cách trống)

II GÕ TIẾNG VIỆT

Có 8 bit để lưu chữ ký tự Các font của bảng mã TCVN3 có 3 ký tự đầu là:

“.Vn” các font chữ hoa của bảng mã TCVN3 có chữ cái cuối cùng là "H”

Ví dụ: Vntime, VntimeH, VnArial,…

Có 16 bit để lưu chữ kí tự Các font chữ của bảng mã Unicode không có các ký

tự đầu là: ".VN" hay "VNI"

2.3 Bộ gõ tiếng việt bằng VietKey2000

Khởi động:

 Chọn menu Start\ Programs\ VietKey \ VietKey2000 hoặc nháy đúp chuột vào biểu tượng VietKey2000 trên màn hình Desktop, xuất hiện cửa sổ VietKey…

- Trang kiểu gõ (Input Methods)

 TaskBar: Xuất hiện biểu

tượng trên thanh TaskBar

 Thoát (Exit): Đóng cửa sổ

VietKey2000

1

2

III CÁC THAO TÁC VỚI TỆP VĂN BẢN

3.1 Mở tệp mới

C1:/  Chọn menu File\ New

 Bên khung phải chọn mục Blank Document C2:/ Nhấn nút New trên thanh công cụ chuẩn

C3:/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl +N

3.2 Ghi tệp văn bản

C1:/ Chọn menu File\ Save

C2:/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

C3:/ Nhấn nút Save trên thanh công cụ chuẩn

 Lúc đó xuất hiện hộp thoại Save As (nếu tệp chưa được đặt tên - ghi lần

đầu):

 Từ hộp thoại ta chọn thư mục chứa tệp tại mục Save in (vùng 1)

 Đặt tên tệp tại mục File name (vùng 2)

3.3 Mở tệp đã có

C1:/ Chọn menu File\ Open

C2:/ Nhấn nút Open trên thanh công cụ chuẩn

C3:/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl +O

 … Khi đó xuất hiện hộp thoại Open:

 Từ hộp thoại ta chọn thư mục chứa tệp cần mở tại Look in (vùng 1)

 Chọn tên tệp từ danh sách hoặc gõ tên tệp vào mục File name (vùng 2)

 Nhấn nút Open để mở (vùng 3)

3.4 Ghi tệp với tên khác

 Chọn menu File\ Save As

 Xuất hiện hộp thoại Save As

 Gõ tên tệp mới vào mục File name

- Từ hộp thoại chọn trang Security

- Mục Password to Open: Nhập mật khẩu mở cho tệp

- Mục Password to modify: Nhập mật khẩu sửa cho tệp

- Chọn OK xuất hiện hộp thoại Confirm Password bạn xác nhận lại mật khẩu bằng cách nhập lại mật khẩu vào mục Reenter password to open (hoặc

Reenter password to modify), chọn OK để kết thúc

3.6 Đóng tệp

Chọn menu File\ Close

IV CÁC THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN

4.1 Lựa chọn khối văn bản (bôi đen)

a, Bôi đen dòng

Nhấn chuột lên đầu dòng cần bôi đen (ngoài lề trái) Nếu muốn bôi đen nhiều dòng kề nhau ta chỉ việc kéo rê chuột dọc theo lề trái

b, Bôi đen một câu

Nhấn phím Ctrl + nhấn chuột lên vị trí bất kỳ trong câu

c, Bôi đen một từ

Nhấn đúp chuột lên vị trí bất kỳ trong từ

d, Bôi đen khối văn bản

C1:/ Nhấn và kéo rê chuột lên khối văn bản cần bôi đen

C2:/ Nhấn giữ phím Shift + phím dịch chuyển (Home, End, Left, Right, Up, Down, Page Up, Page Down)

C3:/ - Đặt con trỏ ở đầu khối

- Nhấn giữ phím Shift và nhấn chuột vào vị trí cuối khối

e, Bôi đen khối văn bản theo chiều dọc

Nhấn giữ phím Alt + kéo rê chuột lên khối văn bản

f, Bôi đen toàn bộ văn bản

C1:/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl+ A

C2:/ Chọn menu Edit\ Select All

4.2 Sao chép văn bản (Copy)

 Bôi đên khối văn bản cần sao chép

 Bôi văn bản cần di chuyển

 Thực hiện lệnh Cut bằng cách:

C1:/ Chọn menu Edit\ Cut C2:/ Nhấn tổ hợp phím Ctrl +X C3:/ Nhấn nút Cut trên thanh công cụ chuẩn C4:/ Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen\ Chọn lệnh Cut từ hộp lệnh

C1: Chọn menu Edit \ Undo

C2: Nhấn nút (Undo) trên thanh công cụ Standard C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z

V ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

5.1 Định dạng font chữ

C1: Dùng thanh công cụ Formatting để định dạng nhanh

 Bôi đen khối văn bản cần định dạng

 Nhấn chuột vào các nút chức năng:

- Font: Thay đổi phông chữ

- Font size: Thay đổi cỡ chữ

 Bôi đen khối văn bản cần định dạng

 Chọn menu Format\ Font hoặc Nhấn Ctrl +D, khi đó xuất hiện hộp thoại:

a, Trang Font: Thay đổi phông, kiểu, kích thước, màu chữ

Font size

- Font: Thay đổi phông chữ

- Font style: Kiểu chữ

 Regular (Normal): Bình thường

 Italic: Nghiêng

 Bold: Đậm

 Bold Italic: Nghiêng đậm

- Size: Cỡ chữ (thường từ 12-14)

- Font color: Màu chữ

- Underline style: Kiểu gạch chân

- Underline color: màu gạch chân

- Effects : Tạo các hiệu ứng trong các lựa chọn

 Strikethrough: Vẽ đường kẻ xuyên qua chữ Ví dụ: xuyên qua

 Double strikethrough: Vẽ 2 đường kẻ xuyên qua chữ Ví dụ: xuyên qua

 Superscript: Chuyển chữ thành dạng chỉ số trên Ví dụ: x2, mn

 Subscript: Chuyển chữ thành dạng chỉ số dưới Ví dụ: x1, H2O

 Shadow:Tạo bóng mờ cho chữ Ví dụ: Tạo b n mờ cho chữ

 Outline: Kiểu chữ viền Ví dụ:

 Emboss: Kiểu chữ nổi Ví dụ: Kiểu chữ nổi

 Engrave: Kiểu chữ khắc, trổ Ví dụ: Kiểu chữ khắc, trổ.

 Small Caps: Chữ được định dạng thành chữ hoa

 All Caps: tất cả các chữ được định dạng chữ hoa

 Hidden: Các ký tự được ẩn đi

b, Trang Character Spacing: Thay đổi tỷ lệ chiều cao và chiều rộng của chữ:

 Mục Scale: Định dạng tỷ lệ co giãn bề ngang của ký tự

 Mục Spacing: Định dạng khoảng cách giữa các ký tự

 Mục Position: Định dạng nâng lên hay hạ xuống ký tự so với bình thường

 Mục By: Quy định khoảng cách

c, Trang Text Effects: Thiết lập hiệu ứng cho văn bản

 Định vị con trỏ tại đoạn văn bản cần định dạng (hoặc bôi đen)

 Chọn menu Format\ Paragraph\… xuất hiện hộp thoại:

- Aligment: Căn lề

 Left: Căn trái

 Centered: Căn giữa

 Right: Căn phải

 Justified: Căn 2 bên

- Indentation: Khoảng cách từ lề đến đoạn văn bản

 Left: Khoảng cách bên trái của đoạn so với lề trang

 Right: Khoảng cách bên phải của đoạn so với lề trang

- Special: Điều chỉnh lề đặc biệt

 None: Không thụt vào

 Fisrt line: Dòng đầu thụt vào

 Hanging: Các dòng từ thứ 2 trở đi sẽ thụt vào

Khoảng cách thụt vào được xác định tại mục By (thông thường là 1.27 cm)

- Before: Khoảng cách phía trên mỗi đoạn

- After: Khoảng cách phía dưới mỗi đoạn

- Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng

5.4 Kẻ khung và tô nền văn bản

 Bôi đen khối văn bản cần kẻ khung và tô nền

 Chọn menu Format\ Borders and Shading\ …xuất hiện hộp thoại:

Khoảng cách được xác định tại

mục At

a, Trang Borders: Kẻ khung cho đoạn văn bản

 Mục Settings: Chọn các mẫu kẻ khung

- None: Không kẻ khung

- Box: Kẻ khung bao quanh văn bản

- Shadow: Kẻ khung có bóng

- 3-D: Khung nổi kiểu 3-D

- Custom: Khung thao tuỳ chọn, nháy chuột vào các nút trong mục

Preview để lựa chọn

 Mục Style: Chọn kiểu đường kẻ khung

 Mục Color: Chọn màu đường kẻ

c, Trang Shading: Tô nền văn bản

5.5 Sao chép định dạng

 Đặt con trỏ tại đoạn văn bản cần sao chép định dạng

 Nhấn chuột (hoặc đúp chuột - nếu áp dụng nhiều lần) vào nút Format painter trên thanh công cụ chuẩn

 Nhấn chuột (hoặc bôi đen) lên đoạn văn bản cần dán định dạng

5.6 Định dạng văn bản theo cột

 Bôi đen đoạn văn bản cần chia cột