Giáo trình tin học văn phòng 3

ớc 1: Muốn sao chép nội dung văn bản đã có sẵn trớc hết phải bôi đen đoạn văn bản đó rồi nháy vào biểu tợng Copy trên thanh công cụ hoặc vào Edit \ Copy Ctrl+C.. Di chuyển văn bản B ớc

Phần II: Phần mềm soạn thảo Winword

Đ 1 Giới thiệu và cách sử dụng

I- Giới thiệu

Microsoft Word (WinWord) là một phần mềm năm trong bộ Office của công ty Microsoft Nó chủ yếu phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, biểu mẫu, nghiệp vụ văn phòng

II- Khởi động và thoát khỏi WinWord

1 Khởi động:

Cách 1: Từ màn hình Desktop:

Start \ Programs \ Microsoft Word

Hình 6 - Khởi động WinWord (Cách 1)

Cách 2: Nháy chuột vào biểu tợng W trên thanh Start (Góc trái màn hình).

Cách 3: Đúp chuột vào biểu tợng Microsoft Word trên Desktop

2 Thoát khỏi WinWord

Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn

=Trang: 12=

Thanh Thực

đơn (Menu)

Thanh Formattin g

Thanh Standar d

Thanh cuốn

Thanh Tiêu

đề

Thanh Công

cụ vẽ

Cách 1: Trên thanh Menu chọn File \ Exit.

Cách 2: Dùng tổ hợp phím Alt + F4.

Cách 3: Nháy chuột vào dấu nhân x ở góc trên bên phải cửa sổ

III- Giới thiệu cửa sổ WinWord

Sau khi khởi động WinWord, ta sẽ thấy cửa sổ giao diện cơ bản của WinWord nh sau:

Hình 7 - Màn hình WinWord

1 Các thành phần cơ bản

a) Thanh Tiêu đề:

Cho biết chơng trình ứng dụng, tên tệp đang làm việc, các nút thu nhỏ (Minimize) cửa sổ, nút phục hồi/phóng to (Restore) và nút đóng chơng trình (Close)

b) Thanh Thực đơn (Menu)

Bao gồm:

File Edit View Insert Format Tools Table Window Help

c) Các thanh công cụ:

- Thanh Công cụ chuẩn (Standard);

- Thanh Định dạng (Formatting);

- Thanh Công cụ vẽ (Drawing);

d) Vùng soạn thảo văn bản

e) Con trỏ văn bản (đánh máy)

f) Các thanh cuốn: Cuốn dọc và cuốn ngang

g) Các thớc dọc, ngang (Ruler)

2 Cách bổ sung hoặc loại bỏ thanh công cụ

Nháy chuột phải vào thanh thực đơn, đánh dấu (hoặc bỏ đánh dấu) những thanh công cụ bổ sung (hoặc loại bỏ)

IV- Nguyên tắc gõ tiếng Việt khi soạn thảo

1 Các kiểu gõ

Có nhiều kiểu gõ tiếng Việt nhng thờng gặp là các kiểu gõ Telex và kiểu VNI

Soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt cần phải nhớ các nguyên tắc gõ chữ và dấu

Ví dụ: Đánh "Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam"

Kiểu Telex: "Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam"

Kiểu VNI: "Co65ng hoa2 xa4 ho65i chu3 nghi4a Vie65t Nam"

Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn

=Trang: 14=

Chú ý: Để đánh ký tự viết HOA ta giữ phím Shift và gõ ký tự cần đánh.

2 Một số phím thờng sử dụng khi soạn thảo văn bản

- Phím Enter : Xuống dòng

- Phím Space bar: Tạo khoảng cách trống giữa các từ

- Phím Back space : Xoá ký tự bên trái con trỏ

- Phím Delete: Xoá ký tự bên phải con trỏ

- Phím Shift: Để đánh chữ HOA và lấy ký tự trên đối với những phím

có hai ký tự

- Phím Caps Lock: Tắt, mở chức năng đánh chữ HOA

- Phím Home (End): Đa con trỏ về đầu dòng (cuối dòng) hiện tại

- Phím Page Up (Page Down): Đa con trỏ về đầu trang (cuối trang) hiện tại

- Phím Insert: Chuyển từ chế độ chèn sang chế độ đè và ngợc lại

- Phím Tab : Dịch chuyển con trỏ vào một đoạn theo mặc định

Đ 2 Thao tác với tệp tin và văn bản

I- Các thao tác với văn bản

1 Chọn khối (bôi đen) văn bản

Để tiến hành một thao tác nào đó trên một đoạn văn bản trớc hết ta cần phải bôi đen (chọn khối) đoạn văn bản đó Bôi đen đoạn văn bản có thể thực hiện bằng nhiều cách:

Cách 1: Dùng kết hợp các phím chức năng:

Kết hợp phím Shift và 1 trong 4 phím mũi tên chức năng (hoặc các phím End, Home, Page Up, Page Down) để dịch chuyển con trỏ và bôi đen Nếu muốn bôi đen toàn bộ văn bản ta có thể dùng kết hợp hai phím Ctrl+A

Cách 2: Rê chuột:

Đa chuột về đầu đoạn văn bản, giữ chuột trái và rê cho đến cuối đoạn văn bản cần bôi đen

2 Sao chép văn bản

ớc 1: Muốn sao chép nội dung văn bản đã có sẵn trớc hết phải bôi

đen đoạn văn bản đó rồi nháy vào biểu tợng Copy trên thanh công cụ

hoặc vào Edit \ Copy (Ctrl+C)

B

ớc 2: Đa con trỏ vào nơi cần chép rồi nháy chuột vào biểu tợng

Paste trên thanh công cụ hoặc vào Edit \ Paste (Ctrl+P).

3 Di chuyển văn bản

B

ớc 1: Bôi đen đoạn văn bản cần di chuyển rồi nháy chuột vào biểu

t-ợng Cut trên thanh công cụ hoặc vào Edit \ Cut (Ctrl+X).

B

ớc 2: (Tơng tự nh bớc 2 sao chép văn bản)

II- Quản lý các tệp văn bản

1 Mở một tệp mới

Cách 1: Chọn File \ New \ OK (Ctrl+N)

Cách 2: Nháy chuột vào biểu tợng New trên thanh công cụ

2 Mở một tệp văn bản đã có (tệp cũ)

Chọn File\Open (Ctrl+O) hoặc nháy chuột vào biểu tợng Open

trên thanh công cụ, sau đó xuất hiện hộp thoại nh sau:

Hình 8 - Mở tệp văn bản đã có

3 Ghi một tệp vào đĩa

Nếu muốn lu văn bản vào đĩa thì có thể thực hiện các thao tác sau:

Chọn File \ Save (Ctrl+S) hoặc nháy chuột vào biểu tợng Save khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại, thực hiện các bớc theo thứ tự 1,2,3 sau đó nháy chuột vào Save

Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn

=Trang: 16=

Nháy chọn ổ

đĩa, th mục

chứa tệp

Đúp chuột

tệp cần mở

1 Chọn

th mục, ổ

đĩa cần l

u tệp

2 Gõ tên tệp cần l u (đặt tên)

3 Nháy Save

Hình 9 - Ghi tệp văn bản (theo thứ tự 1\2\3)

4 Đóng tệp

Để đóng tệp hiện tại: Chọn File \ Close (Alt+F4).

Đ 3 Định dạng và trang trí văn bản

I- Định dạng Font chữ và văn bản

1 Thay đổi Font chữ

Khái niệm về Font chữ: Font chữ là các kiểu chữ khác nhau, Font có các thuộc tính sau:

- Tên Font chữ (Font): Tên các Font để viết đợc tiếng Việt thờng bắt

đầu bằng Vn Ví dụ Vn Time, VnArial , Font chữ hoa tơng ứng có thêm chữ H ở cuối Ví dụ Vn TimeH, VnArialH,

- Cở chữ (Font size)

- Hình thức (kiểu dáng): Đậm (Bold) B ; Nghiêng (Italic) I ; Gạch

chân (Under Line) U

- Màu chữ (Font Color)

Để thay đổi Font chữ cho một đoạn văn bản trớc hết phải bôi đen

đoạn văn bản, sau đó thực hiện các bớc theo hai cách sau:

Cách 1: Chọn Format \ Font (Ctrl+D) sau đó xuất hiện hộp thoại, chọn

các yêu cầu và nháy chuột vào OK

Cách 2: Sau khi bôi đen xong nháy chuột vào các biểu tợng trên thanh công

cụ Fomatting: Font, Font size để chọn Font và cỡ chữ; B (Ctrl+B) nếu

chọn dáng đậm, I (Ctrl+I): nếu chọn dáng nghiêng, U (Ctrl+U) nếu chọn

chữ gạch chân

2 Căn chỉnh văn bản

Dùng các nút trên thanh công cụ để căn chỉnh:

Nếu muốn căn chỉnh nhiều đoạn văn bản thì trớc hết phải bôi đen các

đoạn văn đó

II- Chèn vào văn bản

1 Chèn ký tự đặc biệt

Để chèn các ký tự đặc biệt, trớc

hết đa con trỏ về nơi cần chèn sau đó

vào Insert \ Symbol, chọn ký

tự cần chèn sau đó nháy chuột vào

Insert

Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn

=Trang: 18=

Chọn cở chữ

Chọn phông chữ

Chọn dáng chữ

Chọn màu chữ

Hình 10 - Chọn Font chữ

Hình 11 - Chèn ký tự đặc biệt

2 Chèn ảnh vào văn bản

Đa con trỏ về nơi cần chèn chọn

Insert \ Picture \ Clip Art (hoặc

From file)

Chọn tranh ảnh cần chèn sau đó

Nháy chuột vào Insert.

3 Chèn ngày giờ vào vào văn bản

Nếu muốn chèn ngày giờ hệ

thống vào văn bản thì chọn Insert \

Date and Time sau đó chọn kiểu và

nháy chuột vào OK để chèn.

4 Chèn số thứ tự của trang

Để đánh số trang (theo thứ tự) ta

chọn Insert \ Page Numbes, trong hộp

thoại, chọn Position để đánh vị trí ở

đầu trang (Top of page) hay cuối trang

(Bottom of page); chọn Alignment để

chọn căn trái (Left), căn giữa

(Center), căn phải (Right)

5 Chèn công thức toán học và tạo

chữ nghệ thuật

Để chèn công thức toán học ta chọn Insert \ Object \ Microsoft

Equation 3.0 sau đó hộp thoại hiện ra và thực hiện chèn công thức toán

theo yêu cầu Hoặc nháy vào biểu tợng Equation Editor trên thanh công cụ

Để tạo chữ nghệ thuật chọn Insert \ Object \ WordArt chọn kiểu phù hợp rồi OK Hoặc nháy chuột vào biểu tợng Insert WordArt trên

thanh công cụ vẽ

Hình 12 - Chèn tranh ảnh

Hình 13 - Chèn ngày giờ

Hình 14 - Chèn số trang

III Xử lý các chi tiết khác

1 Thay đổi khoảng cách giữa

các dòng văn bản

Bạn bôi đen đoạn văn bản

cần giãn dòng sau đó chọn Format

\ Faragaph Trong hộp thoại để

Thay đổi khoảng cách giữa

các đoạn: Chọn Spacing \ Before

hoặc After

Thay đổi khoảng cách giữa

các dòng chọn ô Line \ Spacing

Hoặc sau khi bôi đen bạn chọn tổ

hợp phím:

Ctrl + 5: (cách 1.5 dòng)

Ctrl + 2: (Cách 2 dòng)

Ctrl + 1: (Cách bình thờng)

2 Tạo khung cho văn bản

Vào Format \ Bordert and

Shading hộp thoại hiện ra nh sau:

Chọn Page Border rồi chọn kiểu

đờng viền sau đó nháy vào OK.

3 Tạo cột báo cho văn bản

Bôi đen đoạn văn bản cần

chia rồi làm theo các bớc: Format \

Columns trong hộp thoại Columns

chọn theo hớng dẫn ở hình

4 Tạo chữ to đầu dòng

Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn

=Trang: 20=

Chọn kiểu chia hoặc

số cột chia

Hình 17 - Chia cột báo

K/c đoạn K/c dòng

Hình 15 - Khoảng cách dòng

Chọn kiểu khung và

đ ờng viền

Hình 16 - Tạo khung

Để tạo chữ to đầu dòng trớc hết bôi đen chữ cần tạo rồi vào:

Format \ DropCap Trong hộp

thoại Drop Cap chọn:

- Nháy chuột chọn kiểu chữ theo

yêu cầu

- Font: Chọn Font chữ

- Line to drop: Chọn số dòng chữ

rơi xuống

- Distance from text: Khoảng

cách từ chữ to đến chữ tiếp theo

5 Đặt tiêu đề cho văn bản

Tiêu đề trên (Header) và tiêu đề dới (Footer) là những dòng văn bản

ở đầu (cuối) mỗi trang Nó đợc tự động cho tất cả các trang, cách thực hiện

nh sau: View \ Header and Footer rồi gõ tiêu đề trên vào khung Header

và tiêu đề dới ở khung Footer Nháy Close để kết thúc.

6 Gõ tắt, tìm kiếm và thay thế

Trong văn bản có nhiều từ giống nhau ta có thể đặt chế độ gõ tắt để

giảm bớt thời gian gõ bằng cách vào Tools \ AutoCorrect .; Đánh dấu Replace text as you type , trong hộp Replace ghi ký hiệu gõ tắt, With ghi

từ cần gõ tắt sau đó nháy OK.

Nếu cần tìm kiếm để thay thế đoạn văn bản ta chọn Edit \ Replace (Ctrl + H) trong hộp thoại Find and Replace tại ô Find what gõ từ cần tìm kiếm, trong ô Replace with gõ từ thay thế và nháy vào Replace nếu thay thế lần lợt, Replace All nếu thay thế toàn bộ.

7 Một số chức năng xử lý khác:

- Khôi phục lại lệnh đã làm: Nếu muốn hủy bỏ (khôi phục) các lệnh

vừa làm thì có thể vào Edit \ Undo hoặc nháy chuột vào biểu tợng Undo

trên thanh công cụ

- Vẽ các hình khối trong văn bản: Sử dụng các nút công cụ trong thanh Drawing (phía dới màn hình) có thể vẽ đợc các hình trong Word Nháy chuột vào biểu tợng tơng ứng sau đó đa trỏ chuột vào nơi cần vẽ giữ

và rê để vẽ hình theo ý muốn

- Viết chữ trong Text Box: Để di chuyển một đoạn văn bản đến một

vị trí bất kỳ hoặc tạo khung cho đoạn văn bản đó trong Text Box ta vào

Hình 18 - Tạo chữ to đầu dòng

Hình 20 - Kẻ bảng

(c2)

Insert \ Text Box sau đó đa trỏ chuột vào vùng cần vẽ, rê để vẽ sau đó gõ

vào đó nội dung văn bản

Đ 4 Kẻ bảng và trang trí bảng biểu

I- Tạo bảng và định dạng

1 Kẻ một bảng mới

Muốn kẻ bảng trớc hết phải xác định số cột, số dòng của bảng cần

kẻ Di chuyển chuột đến vị trí đầu cần kẻ bảng và có thể thực hiện thao tác

kẻ bảng bởi 2 cách:

Cách 1: Vào Table \ Insert \

Table khi đó xuất hiện hộp

thoại, nhập số cột (Number of

columns), số dòng (Number of

rows) sau đó nháy vào OK.

Cách 2: Nháy chuột chuột vào

biểu tợng Inser Table, rê chuột để có số dòng, số

cột theo ý muốn sau đó thả chuột

2 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao hàng

Để thay đổi độ rộng cột (chiều cao hàng)

cho phù hợp, đa trỏ chuột đến đờng biên phân

cách giữa các cột (hàng), khi trỏ chuột có dạng

mũi tên hai chiều thì rê chuột theo độ rộng

(chiều cao) thích hợp rồi nhả chuột

3 Chèn thêm cột, dòng vào bảng

Khi cần chèn thêm cột, dòng cho bảng trớc hết đa con trỏ vào cột (dòng) cần chèn thêm và có thể thực hiện theo hai cách sau:

Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn

=Trang: 22=

Số cột

Số dòng

Hình 19 - Kẻ bảng biểu (Cách 1)

Cách 1: Vào Table \ Insert \

- Columns to the Left: Chèn cột

bên trái cột chứa con trỏ

- Columns to the Right: Chèn cột

bên phải cột chứa con trỏ

- Rows Above: Chèn dòng bên trên

dòng chứa con trỏ

- Rows Below: Chèn dòng bên dới

dòng chứa con trỏ

Cách 2: Nháy vào biểu tợng Insert

Columns (Insert Rows ) trên

thanh công cụ nếu chèn cột (dòng)

4 Xóa bớt cột, hàng trong bảng

Để xóa bớt cột (hàng) trong

bảng trớc hết phải bôi đen cột (hàng) cần xóa sau đó vào Edit \ Cut

(Ctrl+X) hoặc nhấn vào biểu tợng Cut trên thanh công cụ

5 Nhập chia các ô trong bảng

Để nhập các ô trong bảng thành một ô trớc hết bôi đen các ô cần nhập

sau đó vào Table \ Merge Cells hoặc nhấn vào biểu tợng Merge Cells

trên thanh công cụ

Để chia một ô thành nhiều ô trớc hết ta bôi đen ô cần chia sau đó vào

Table \ Split Cells hoặc nhấn vào biểu tợng Split Cells trên thanh công cụ

6 Nhập và định dạng dữ liệu

Nhập dữ liệu trong bảng tơng tự nh đối với văn bản bình thờng, để chuyển con trỏ từ ô này sang ô khác sử dụng phím Tab hoặc các phím chức năng (phím 4 mũi tên: sang trái, sang phải, lê trên, xuống dới)

Để định dạng dữ liệu trong bảng dùng các biểu tợng trên thanh công cụ: căn trái cột phía trên dòng ; căn giữa cột phía trên dòng căn phải

II- tính toán và sắp xếp cột trong bảng

1 Giới thiệu một số hàm thông dụng

Hình 21 - Chèn dòng, cột

Sum (Left) và Average (Left) tính tổng và tính trung bình cộng các ô

bên trái ô chứa con trỏ (theo hàng)

Sum (Above) và Average (Above) tính tổng và tính trung bình cộng

các ô bên trên ô chứa con trỏ (theo cột)

2 Cách tính

Đa con trỏ vào ô cần lấy kết quả vào Table \ Formula khi đó xuất hiện hộp thoại, ở khung Formula gõ dấu bằng (=) và gõ công thức cần tính rồi OK Để tính ô kế tiếp theo công thức trên đa con trỏ về đó rồi bấm phím

F4

3 Sắp xếp dữ liệu

Để sắp xếp dữ liệu

theo thứ tự A, B, C

trong bảng trớc hết cho

con trỏ vào trong bảng,

vào Table \ Sort, hộp

thoại Sort hiện ra:

Trong Sort by chọn

cột chính cần sắp xếp,

Then by các u tiên tiếp

theo (các cột phụ khác),

chọn cách sắp xếp tăng

dần hay giảm dần, có tiêu đề (Header row) hay không tiêu đề (No header

row) sau đó nháy chuột vào OK để sắp xếp.

Đ 5 thiết lập trang và in ấn

I- Thiết lập trang

Để có đợc văn bản theo yêu cầu qui định, trớc lúc soạn thảo nên chọn

cỡ giấy, hớng giấy, thiết lập các lề, bằng cách vào File \ Page Setup

1 Chọn cỡ giấy, hớng giấy

Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn

=Trang: 24=

Chọn cột sx chính

Ưu tiên 2

Ưu tiên 3

Tăng dần

Giảm dần

Kiểu dữ liệu SX

Hình 22 - Sắp xếp dữ liệu trong cột

Trong hộp thoại

Page Setup nháy

chuột Paper Size để

chọn cỡ giấy; chọn

h-ớng giấy dọc, ngang

và nháy chuột vào

OK.

2 Thiết lập căn lề

trang

Trong hộp thoại

Page Setup ta chọn

Margins, thiết lập các

lề phù hợp và nháy

chuột vào OK.

II- In ấn

1 Xem tài liệu trớc

khi in

Trớc khi in ấn nên xem tổng quát các trang in, căn chỉnh để có đợc

bản in nh ý Thực hiện bằng cách vào File \ Print Preview hoặc nháy vào

biểu tợng Print Preview sau khi xem nháy chuột Close để trở lại

2 Lệnh in văn bản

Để in toàn bộ các trang (mỗi trang in một bản) trong tài liệu nhấn

đồng thời Ctrl+P sau đó Enter hoặc nháy chuột vào biểu tợng Print trên thanh công cụ

Nếu in tùy chọn ta vào File \ Print (Ctrl+P), khi đó xuất hiện hộp

thoại:

Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn

=Trang: 25=

Lề trên

Lề trái

Lề d ới

Lề phải

Hình 24 - Thiết lập trang in

Chọn máy in

Số bản in

Trang cần in

g

Cỡ giấy

Hình 23 - Chọn cỡ giấy, h ớng giấy