quản trị hàng tồn kho

Trong một chu trình sản xuất kinh doanh từ việc dùng tiền để mua nguyên vật liệu, nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm dở dang, sản phẩm dở dang lại đưa v

CHƯƠNG 4

QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

I KHÁI NIỆM - CÁC CHI PHÍ VỀ HÀNG TỒN KHO

1 Khái niệm:

a Hàng tồn kho

Hàng tồn kho là các nguồn vật lực nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm ở hiện tại và trong tương lai

b Tồn kho trung bình

Trong quá trình sử dụng hàng tồn kho, hàng trong kho có lúc cao, lúc thấp, để đơn giảntrong việc tính chi phí tồn kho, người ta sử dụng tồn kho trung bình

Nhà

cung

ứng

Kho vật tư

Kho thành phẩm

Nhà bbuônNhà blẻNTD trực tiếp

SX(spdd,btp)

NVLBTPPTTT

TKTB =

2 Chức năng

Hàng tồn kho có nhiều chức năng quan trọng, những chức năng này góp phần làm cho hoạt động sản xuất và điều hành doanh nghiệp uyển chuyển và linh hoạt Hàng tồn kho có những chức năng cơ bản sau:

Một là: Chức năng liên kết giữa sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

Liên kết giữa sản xuất và tiêu thụ sản phẩm là chức năng cơ bản của hàng tồn kho Khi mức cung của doanh nghiệp và nhu cầu của thị trường không cân đối thì việc duy trì một lượng tồn kho sẵn có là cần thiết để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn, liên tục Trong một chu trình sản xuất kinh doanh từ việc dùng tiền để mua nguyên vật liệu, nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm dở dang, sản phẩm dở dang lại đưa vào sản xuất cho ra bán thành phẩm và thành phẩm, thành phẩm đem bán thu được tiền về Trong chu trình sản xuất- tiêu thụ- tiền- sản xuất này đều có sự liên kết của những dạng tồn kho như: nguyên vật kiệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm trong kho

Hai là: Ngăn ngừa tác động của lạm phát

Đối với một nền kinh tế không ổn định thì người ta thấy rằng đầu tư vào hàng tồn kho sẽ có lợi hơn đem tiền gởi ngân hàng Như vậy, tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng giá dưới tác động của lạm phát Trong trường hợp này tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt nhưng cần phải tính toán kỹ lưỡng các chi phí và rủi ro có thể xảy ra Đây là chức năng bảo toàn vốn của hàng tồn kho

Ba là:Chức năng khấu trừ theo số lượng

Khi doanh nghiệp đầu tư vào hàng tồn kho, sẽ mua với số luợng lớn và được hưởng một tỉ lệ giảm giá gọi là khấu trừ theo số lượng Tuy nhiên, nếu hàng tồn kho quá nhiều thì dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do doanh nghiệp phải chịu chi phí tồn trữ cao Vì vậy nhà quản trị cần phải tính toán lượng đặt hàng tối ưu, theo đó doanh nghiệp vừa được hưởng giá chiết khấu nhưng chi phí tồn trữ tăng lên không đáng kể.

3 Phân loại

+ Phân loại hàng tồn kho theo hình thái vật chất cụ thể

• Nguyên vật liệu

• Bán thành phẩm mua ngoài

• Phụ tùng thay thế

• Sản phẩm dở dang

• Bán thành phẩm tự chế

• Thành phẩm

+ Phân loại theo nguồn gốc hàng tồn kho

• Hàng tồn kho tự sản xuất

+ Phân loại theo quá trình sử dụng hàng tồn kho

• Hàng tồn kho ở khâu dự trữ

• Hàng tồn kho ở khâu sản xuất

Hàng tồn kho ở khâu tiêu thụ

+ Phân loại ABC hàng tồn kho

Có nhiều kỹ thuật để phân loại hàng tồn kho, tuy nhiên kỹ thuật phân tích ABC là kỹ thuật tương đối phổ biến nhất

Theo kỹ thuật này, người ta chia hàng tồn kho thành 3 loại:

- Loại A: Chiếm khoảng 15% về số lượng nhưng chiếm đến 80% giá trị của toàn bộ sản lượng hàng hoá Do hàng tồn kho loại A có giá trị cao nên nhà quản trị cần kiểm soát chặt chẽ loại này bằng cách nắm vững các báo cáo tồn kho hàng tháng

- Loại B: Chiếm khoảng 30% số lượng hàng tồn kho và giá trị của nó chiếm khoảng 15%

- Loại C: Tuy chỉ chiếm 5% giá trị hàng hoá nhưng số chủng loại lên đến 55%

Do hàng tồn kho loại C có giá trị thấp nên việc kiểm soát có thể linh hoạt hơn và dự trữ an toàn nhiều hơn, kích thước lô hàng có thể lớn hơn để ngăn ngừa sự thiếu hụt

Kỹ thuật phân tích ABC được biểu diễn qua đồ thị sau:

Ví dụ 1: Công ty SMC có 10 loại hàng tồn kho dựa trên cơ sở giá trị hàng năm của chúng Các số liệu về nhu cầu hàng năm, giá một đơn vị, giá trị hàng năm, tỷ lệ % của mỗi loại hàng tồn kho… được cho theo bảng sau Với các số liệu đó ta sẽ sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để phân loại

Kỹ thuật tính toán ABC ( đơn vị: triệu đồng)

Giá mua mỗi đơn vị

Giá trị hàng năm

% so với tổng giá trị hàng năm

Phân loại

4 Các chi phí về hàng tồn kho

a Chi phí đặt hàng : là chi phí cho việc chuẩn bị và thực hiện đơn hàng

- Chi phí cho việc tìm kiếm nguồn hàng

- Chi phí cho hoạt động cho trạm thu mua hay văn phòng đại diện

- CP cho người môi giới

Nhà

Cđh

tđh

- CP cho việc giao tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế.

b Chi phí tồn kho:

- Chi phí cho việc sử dụng kho ( khấu hao, tiền thuê kho)

- Chi phí cho các thiết bị bảo quản

- Chi phí cho nhân viên quản lý kho

- Các khoản hư hỏng mất mát về hàng tồn kho không kiểm soát được nguyên nhân

- Phí tổn đầu tư vào hàng tồn kho

+ Trả lãi tiền vay

+ Chi phí sử dụng vốn.

+ Các khoản bảo hiểm về hàng tồn kho

Chi phí tồn kho trong một năm (Ctk )

P - đơn giá HTK

c Chi phí mua hàng:

Tổng nhu cầu hàng tồn kho Đơn giá

trong 1 năm hàng tồn kho Có 2 loại đơn giá

Đối với hàng tồn kho mua ngoài : Đơn giá là giá mua

Đối với hàng tồn kho tự sản xuất : Đơn giá là chi phí sản xuất

Gọi Chtk - Tổng chi phí về hàng tồn kho trong 1 năm

Chtk = Cđh + Ctk + Cmh

=> Nội dung :- Xác định sản lượng đơn hàng tối ưu Q* để Chtk thấp nhất.

- Xác định khi nào thì đặt hàng

II CÁC MÔ HÌNH TỒN KHO:

1 Mô hình sản lượng đơn hàng kinh tế (EOQ) (Economic order quantity).

Mô hình EOQ là mô hình đơn giản và được sử dụng phổ biến nhất, nó cũng là cơ sở để xây dựng các mô hình tồn kho khác

Mô hình tồn kho này được xây dựng dựa trên 5 giả định

+ Thời gian đặt hàng biết trước và không thay đổi.

+ Sản lượng của một đơn hàng thực hiện trong một chuyến hàng

+ Không khấu trừ theo sản lượng

+ Không xảy ra thiếu hụt về hàng tồn kho

Theo mô hình : Qmin = 0 ; Qmax = Q* => QTB =

D : Tổng nhu cầu hàng tồn kho trong 1 năm

S : Chi phí 1 lần đặt hàng

H : Chi phí tồn kho cho 1 đvị hàng / năm

Q : Sản lượng đơn hàng

Q* : Sản lượng đơn hàng tối ưu

P : Đơn giá hàng tồn kho

=> Cđh = x S ; CTK = x H ; Cmh = D x P

=> Chtk = x S + x H + D x P

Lấy đạo hàm cấp 1 và cho bằng O ta được :

Q * =

2 Mô hình sản lượng đơn đặt hàng sản xuất (POQ – Production Order Quantity)

Mô hình POQ cũng có những giả định như EOQ chỉ thay đổi giả định thứ 3:

"Sản lượng của một đơn đặt hàng thực hiện trong nhiều chuyến hàng", và hoàn tất sau khoảng thời gian t

POQ áp dụng trong trường hợp vừa nhập hàng vừa xuất hàng hay vừa sản xuất vừa tiêu thụ hàng

Qmax

tA

OA = AB = TBO

OM = AN = t

p : mức độ cung ứng hàng tồn kho mức độ bình quân 1 ngày

d : mức độ sử dụng hàng tồn kho bình quân 1 ngày

C' = - + (1 - ) = O

Q * =

Ví dụ 2 : Tại 1 XN có nhu cầu về một loại vật tư là 50 đvị/ngày Chi phí một lần đặt hàng cho loại vật tư này là 300.000đồng Mức độ cung ứng của đơn vị đối tác là 150 đvị/ngày Chi phí tồn kho cho vật tư này là 1.500đồng/đv/ năm XN hoạt động 300 ngày/năm

Yêu cầu sản lượng đặt hàng tối ưu cho loại vật tư trên

+ n = 5 lần TBO = = = 60 ngày t = 20 ngày Qmax = 2000 đv

3 Mô hình tồn kho có khấu trừ theo sản lượng

Mô hình này có giả định giống mô hình EOQ nhưng đổi giả định thứ 4 là có khấu trừ

theo sản lượng

* Các bước xác định sản lượng đơn hàng tối ưu:

Bước 1: Xác định Q* tương ứng với các mức khấu trừ

Q* = =

Bước 2: Điều chỉnh các Q*i cho phù hợp

Bước 3: Tính tổng chi phí hàng về hàng tồn kho tương ứng với mức sản lượng đã điều chỉnh

ở bước 2

Chtki = x S + x I Pi + DPiError: Reference source not found

Bước 4: Xác định sản lượng đơn hàng tối ưu tương ứng với tổng chi phí về hàng tồn kho thấp

nhất

Ví dụ 3 : D = 1.000 kg/năm

I = 20%

P I

DS

.2

S = 200.000 đồngĐơn vị cung ứng đưa ra chính sách giá như sau :

Số lượng một lần mua ( kg ) Đơn giá ( đồng/kg )

Số lượng một lần mua ( kg ) Đơn giá ( đồng/kg )

Bước 4: Kết luận chọn Q* = kg/đơn hàng

4 Mô hình xác suất với thời gian cung ứng không đổi (mô hình tồn kho có dự trữ an toàn).

Mô hình này cũng có những giả định như mô hình EOQ nhưng thay đổi giả định 1 và giả định 5

- Có khả năng thiếu hụt về hàng tồn kho.

90đv

ROP 80

Thiếu hàngĐủ hàng

Ví dụ 5 : Nhu cầu một loại hàng tồn kho trong thời gian đặt hàng lại được thống kê như sau ( ROP = 80 đv ) :

- Chi phí tồn kho: 10.000 đồng/đv/năm

- Chi phí thiệt hại : 8.000đồng/đv

Số lần đặt hàng trong 1 năm là n = 6 lần

Gọi P (A) là xác suất thỏa mãn nhu cầu về hàng tồn kho

P (B) là xác suất xảy ra thiếu hụt về hàng tồn kho

Có P (A) + P (B) = 1

Nếu ROP = 80 đv P (A) = 0,55

P (B) = 0,45P(A)↑ => DTAT ↑ (dự trữ an toàn)

=> Chi phí tồn kho ↑

Chi phí thiệt hại do thiếu hàng ↓

Vấn đề đặt ra là xác định DTAT bằng bao nhiêu để cho tổng chi phí bao gồm chi phí tồn kho và chi phí thiệt hại do thiếu hụt hàng-> min

=> Kết luận : DTAT là 20 đv hay ROP = 100 đv