Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH vinh ngân

Khái niệm hàng tồn kho - Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA-VŨNG TÀU VIỆN KỸ THUẬT - KINH TẾ BIỂN

BARIA VU N G TA U

UNIVERSITY

CAP S a i n t I a c q ụ e s

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH VINH NGÂN

Giảng viên hướng dẫn

Sinh viên/học sinh thực hiện

: Đại học : Chính quy : Quản trị kinh doanh : Quản trị Logistics và Chuỗi cung ứng : 2013 - 2017

: Công ty TNHH Vinh Ngân : ThS Đỗ Thanh Phong : Nguyễn Bích Hồng

Bà Rịa - Vũng Tàu, tháng 07 năm 2017

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA-VŨNG TÀU

VIỆN KỸ THUẬT - KINH TẾ BIỂN

PHIẾU GIAO ĐỀ TÀI

ĐỒ ÁN/ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

(Đính kèm Quy định về việc tổ chức, quản lý các hình thức tốt nghiệp ĐH, CĐ ban hành kèm theo Quyết định số 585/QĐ-ĐHBRVT ngày 16/7/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học BR-VT)

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Bích Hồng Ngày sinh: 08/05/1995

1 Tên đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại Công ty

TNHH Vinh Ngân

2 Giảng viên hướng dẫn: Ths Đỗ Thanh Phong

3 Ngày giao đề tài:

4 Ngày hoàn thành đồ án/ khoá luận tốt nghiệp:

B à R ịa -V ũ n g Tàu, ngày 03 th á n g 07 năm 201 7

TRƯỞNG BỘ MÔN

(Ký và ghi rõ họ tên)

TRƯỞNG KHOA

(Ký và ghi rõ họ tên)

LỜI CAM ĐOAN

Em cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em Những số liệu và kết quả trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty TNHH Vinh Ngân, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường về sự cam đoan này

Vũng Tàu, ngày 03 tháng 07 năm 2017 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Bích Hồng

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu và Quý Thầy Cô Trường Đại học Bà Rịa - Vũng Tàu đã tận tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong suốt thời gian học tập tại trường Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Thầy Đỗ Thanh Phong đã tận tình hướng dẫn em trong suốt thời gian vừa qua

Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Vinh Ngân đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận

Xin kính chúc Ban giám hiệu và Quý Thầy Cô trong trường dồi dào sức khỏe, vui vẻ và thành đạt

Kính Chúc Ban lãnh đạo và mọi người trong Công ty dồi dào sức khỏe, vui vẻ, may mắn và gặt hái nhiều thành công trong công việc Kính chúc quý Công ty ngày càng phát triển hơn nữa

Trong quá trình thực hiện đề tài, do hạn chế về mặt thời gian nghiên cứu và kinh nghiệm nên đề tài nghiên cứu còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Quý Thầy Cô để em có thể hoàn thành tốt đề tài này

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VINH NGÂN 4 1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty TNHH Vinh Ngân 4

1.1.1 Lịch sử hình thành 4

1.1.2 Quá trình phát triển 6

1.2 Quy mô hoạt động 7

1.2.1 Cơ sở vật chất, thiết bị, nhà xưởng 7

1.2.3 Sản phẩm 8

1.2.4 Khách hàng và đối thủ cạnh tranh 10

1.2.5 Nhà cung cấp 10

1.2.6 Bộ máy tổ chức 12

1.3 Mục tiêu, định hướng, và chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty TNHH Vinh Ngân 14

1.3.1 Mục tiê u 14

1.3.2 Định hướng 15

1.3.2 Chiến lược phát triển 16

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 19

2.1 Khái niệm, vai trò, mục đích của hàng tồn kho 19

2.1.1 Khái niệm hàng tồn kho 19

2.1.2 Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp thương m ạ i 21

2.1.3 Mục đích của hàng tồn kho 24

2.2 Phân loại, đặc điểm hàng tồn kho 24

2.2.1 Phân loại hàng tồn kho 24

2.2.2 Đặc điểm hàng tồn k h o 26

2.3 Lợi ích và chi phí của việc giữ hàng tồn kho 31

2.3.1 Lợi ích 32

2.3.2 Chi phí 32

2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho (tồn kho dự trữ) 35

2.5 Quản trị hàng tồn kh o 35

2.5.1 Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương m ại 36

2.5.2 Các hệ thống kiểm soát quản lý hàng tồn kh o 39

2.6 Các mô hình quản trị hàng tồn kho 40

2.6.1 Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ - Economic Oder Quantity) 40

2.6.2 Mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (POQ - Production Oder Quantity Model) 43

2.6.3 Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng (BOQ - Back Oder Quantity) 44

2.6.4 Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM - Quantity Discounts Model) 44

2.6.5 Mô hình xác suất với thời gian không đ ổ i 45

2.7 Chỉ tiêu đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho 45

2.7.1 Chỉ tiêu hệ số vòng quay hàng tồn kho 46

2.7.2 Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho 47

2.8 Rủi ro trong quản trị hàng tồn kho 47

2.8.1 Sự gián đoạn nguồn cung ứng 47

2.8.2 Sự biến đổi về chất lượng hàng hóa 47

2.8.3 Khả năng tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp 48

2.8.4 Sự biến động của tỷ giá hối đoái 48

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH VINH NGÂN 50

3.1 Tổng quan về kho công ty TNHH Vinh Ngân 50

3.1.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật của kho 50

3.1.2 Quy định quản lý kho 52

3.2 Quy trình xuất - nhập kho hàng hóa của Công ty TNHH Vinh N gân 53

3.2.1 Các bước trong quy trình nhập hàng 53

3.2.2 Quy trình xuất hàng bán cho khách hàng 57

3.3 Thực trạng áp dụng mô hình EOQ tại Công ty TNHH Vinh Ngân 59

3.4 Một số rủi ro trong quá trình xuất nhập và bảo quản hàng hóa 64

3.5 Yếu tố tác động đến quản lý tồn kho hàng hóa tại Công ty Vinh Ngân 64

3.5.1 Các yếu tố khách quan 64

3.5.2 Các yếu tố chủ quan 66

3.6 Đánh giá quy trình quản lý, kiểm soát kho của Công ty TNHH Vinh Ngân 66

3.6.1 Điểm mạnh 66

3.6.2 Điểm yếu 67

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ HÀNG TỐN KHO TẠI CÔNG TY TNHH VINH NGÂN 68

4.1 Giải pháp 1:Nâng cấp, bố trí, sắp xếp lại hàng hóa trong kho 69

4.1.1 Mục tiê u 69

4.1.2 Căn c ứ 69

4.1.4 Nội dung 70

4.1.5 Nhận xét và đánh giá hiệu quả của giải pháp 72

4.2 Giải pháp 2: Ứng dụng mã số mã vạch trong quản lý kho 72

4.2.1 Mục tiê u 72

4.1.3 Căn c ứ 73

4.1.4 Nội dung 73

4.1.5 Hiệu quả của giải pháp 73

4.3 Giải pháp 3: Nâng cao kiến thức của nhân viên về quản lý k h o 74

4.3.1 Mục tiê u 74

4.3.2 Căn c ứ 74

4.3.3 Nội dung 74

4.3.4 Hiệu quả của giải pháp 74

KÉT LUẬN 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Bảng 1.2.1 Cơ sở vật chất của công ty 7

Bảng 1.2.2: Số lượng nhân viên tại công t y 8

Bảng 3.1: Nguồn nhân lực trong kho công ty TNHH Vinh N gân: 51

Bảng 2.4: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Vinh Ngân từ 2013 - 2015 17

Bảng 3.3 Bảng dự tính theo mô hình EOQ của công ty 62

Sơ đồ 2.5.1.2 Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất - kinh doanh 38

Sơ đồ 3.1.1 Sơ đồ kho của công ty 50

Sơ đồ 4.1.4 Kho mới của công ty 71

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1.1 Tổng quan về Công t y 4

Hình 1.2.3 Một số các sản phẩm vật liệu, thiết bị lắt đặt trong xây dựng của công ty 9

Hình 1.2.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy 12

Hình 2.1.1 Hàng tồn kho trong doanh nghiệp 19

Hình 2.6.1 Mô hình EOQ 41

Hình 2.6.2 Mô hình PO Q 43

Hình 3.1.1 Xe chở hàng cho hàng hóa loại vừa và nhỏ 50

Hình 3.1.1 Xe nâng pallet 50

Hình 3.2.1 Quy trình nhập hàng vào kho 53

Hình 3.2.1.1 Hóa đơn giá trị gia tăng 54

Hình 3.2.1.2 Khu vực hàng nguyên seal 55

Hình 3.2.1.2 Khu vực hàng lẻ 56

Hình 3.2.2 Hóa đơn bán hàng 57

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp kinh doanh đóng vai trò rất lớn trong nền kinh tế của một đất nước Việt Nam mở cửa nền kinh tế tạo ra nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp có cơ hội đưa những sản phẩm của mình ra thị trường nước ngoài dễ dàng hơn, tiếp cận với nhiều công nghệ tiên tiến hơn, đa dạng hóa nhà cung cấp Tuy nhiên những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải cũng không phải nhỏ Đặc biệt nền kinh tế Việt Nam phụ thuộc nhiều vào nền nông nghiệp, còn manh mún, nhỏ lẻ Liệu các doanh nghiệp trong nước có đủ sức mạnh để cạnh tranh với các doanh nghiệp, các tập đoàn nước ngoài Với sự cạnh tranh khốc liệt đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm như thế nào để đứng vững trên thị trường Đáp ứng tốt nhất nhu cầu người tiêu dùng, với chất lượng sản phẩm cao giá thành phải chăng

Để làm được điều đó ngoài việc xây dựng được chiến lược kinh doanh hợp lý thì các doanh nghiệp cần giám sát các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Từ các khâu tìm kiếm các nhà cung ứng uy tín, đến việc thu mua nguyên vật liệu đến khi tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm cần được bảo đảm, tăng nhanh tốc

độ chu chuyển vốn, đạt hiệu quả cao trong sản xuất Tìm kiếm lợi nhuận tạo điều kiện tích lũy vốn mở rộng sản xuất

Hàng tồn kho là một bộ phận của vốn lưu động của doanh nghiệp và nó chiếm tỉ trọng tương đối lớn Vì vậy, quản trị hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Công tác quản trị hàng tồn kho

có nhiệm vụ duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất thông suốt, không bị gián đoạn Bên cạnh đó là đảm bảo có đủ hàng hóa đáp ứng yêu cầu của thị trường Qua đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng nhằm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Chính vì vậy công tác quản trị hàng tồn kho là một trong những vấn đề luôn được quan tâm hàng đầu Việc hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho là một trong những ưu tiên hàng đầu của công ty nhằm bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu cũng như việc công tác dự trữ những mặt hàng này

Xuất phát từ những ý trên, em đã ý thức được tầm quan trọng của công tác quản trị hàng tồn kho Vì vậy, em đã chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Vinh Ngân” cho bài thực tập của mình.

2 Mục đích nghiên cứu

S Hệ thống hóa, phân tích và tổng hợp các vấn đề lý luận về quản trị hàng tồn kho trong

doanh nghiệp

S Đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Vinh Ngân.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

S Đối tượng nghiên cứu là những vấn đề lý luận và thực tiễn quản trị hàng tồn kho tại

Công ty TNHH Vinh Ngân

S Phạm vi nghiên cứu thực tập là tình hình thực tế tại công ty TNHH Vinh Ngân.

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã sử dụng một số phương pháp chủ yếu sau:

S Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Được sử dụng để thu thập các thông tin liên quan

đến đề tài trong các giáo trình, thông tư, chuẩn mực kế toán ở trên thư viện, trung tâm học l i ệ u nhằm hệ thống hóa phần cơ sở lý luận về công tác quản trị hàng tồn kho, cũng như tìm hiểu thực trạng và đề ra một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại công ty

S Phương pháp phân tích,thống kê, so sánh nhằm phân tích tình hình quản trị hàng tồn

kho từ đó có cái nhìn tổng quan về công ty và đưa ra một số biện pháp, kiến nghị

S Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phương pháp này được sử dụng để hỏi những người

cung cấp thông tin, dữ liệu, nhất là các anh, chị trong phòng kế toán - tài chính nhằm tìm hiểu hoạt động kinh doanh và công tác kế toán, đặc biệt là công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty

5 Cấu trúc đề tài

Gồm 4 chương:

S Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty

S Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

S Chương 3: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Vinh Ngân.

S Chương 4: Giải pháp hoàn thiện quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH Vinh Ngân.

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH

VINH NGÂN1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty TNHH Vinh Ngân

1.1.1 Lịch sử hình thành

Hình 1.1.1 Tổng quan về Công ty

Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Vinh Ngân

Tên nước ngoài: VINH NGÂN COMPANY LIMITED

Tên giao dịch: VINHNGAN CO., LTD

Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế Huyện Long Điền

Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Văn Vinh

Giám đốc: Ông Nguyễn Văn Vinh

Là công ty chuyên về các mảng kinh doanh vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng,

xi măng, gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi, sơn, gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh , Công ty TNHH Vinh Ngân đã có những bước phát triển lớn mạnh không ngừng kể từ ngày thành lập

Với hơn bảy năm (2010 - 2017) hoạt động trong lĩnh vực này, Công ty TNHH Vinh Ngân đã và đang là một trong những công ty vật liệu xây dựng có uy tín về chất lượng dịch vụ cũng như sản phẩm tốt nhất tỉnh BRVT

Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, luôn hoạt động theo phương châm “ Chuyên nghiệp - Hiệu quả vì sự thịnh vượng của khách hàng”, Công ty TNHH Vinh Ngân cam kết sẽ mang đến sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ cho tất cả quý khách

Ngày nay đất nước ngày càng phát triển, đời sống của con người cũng được nâng cao Vì vậy, ngoài quan niệm cái ăn, cái mặc thì mọi người cũng rất chú trọng đến nơi

cư ngụ, muốn sở hữu cho mình ngôi nhà vững chắc, khang trang và đẹp đẽ Hiểu rõ được điều này, ông Vinh đã quyết định thành lập công ty TNHH Vinh Ngân với mục đích đem đến cho người dân nhiều sự lựa chọn về mẫu gạch đá để trang trí cho ngôi nhà của mình với số vốn điều lệ ban đầu là 2,5 tỷ đồng

Công ty TNHH Vinh Ngân được thành lập và cấp giấy phép kinh doanh ngày 10/08/2010, thuộc loại hình công ty TNHH, thành lập theo đúng luật Doanh nghiệp Việt Nam Không chỉ đem đến cho khách hàng nhiều nhiều sự lựa chọn mẫu gạch trang trí, thiết bị vệ sinh, nội thất đẹp, đa dạng, phong phú về màu sắc, kích thước, chất lượng mà công ty còn hướng dẫn tận tình cho khách hàng lựa chọn sản phẩm nào sao cho phù hợp Với sự chăm sóc khách hàng nhiệt tình như vậy công ty đã giúp hàng ngàn người dân có được căn nhà như ý và khang trang, đồng thời giúp để lại trong lòng người dân những hình ảnh đẹp về công ty

Hiện nay, hoạt động của công ty góp phần tích cực vào quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế địa phương, tăng khả năng kinh doanh của công ty nói riêng và tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu nói chung, đáp ứng nhu cầu ngày càng gia tăng của thị trường, mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước

Được thành lập cùng với sự phát triển của cơ chế thị trường Nhu cầu của thị trường ngày càng tăng, do đó công ty đã chú trọng đến việc cải tiến phương thức quản

lý, kỹ thuật nhằm nâng cao số lượng cũng như chất lượng Với mục tiêu phát triển bền

vững của công ty, công ty luôn phấn đấu và không ngừng tìm tòi, sáng tạo để đáp ứng nhu cầu càng cao của khách hàng.

1.1.2 Quá trình phát triển

Trải qua những năm hoạt động ít ỏi với nhiều nỗ lực, mặc dù có gặp nhiều khó khăn nhưng công ty đã vượt qua và cố gắng khẳng định mình, tạo được uy tín đối với khách hàng

Năm 2010, đây là năm đầy gian nan và vất vả của công ty Khởi đầu kinh doanh, đội ngũ cán bộ quản lý điều hành của công ty còn non trẻ, cơ sở vật chất còn hạn chế,

uy tín chưa tạo dựng được nơi khách hàng, thị trường chưa được mở rộng, cái tên công

ty TNHH Vinh Ngân còn chưa có dấu ấn trong lòng người dân nên công ty phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, áp lực Trong thời gian này, công ty chú trọng xây dựng và thực hiện những chiến lược marketing để quảng bá công ty và đem hình ảnh công ty đến gần với khách hàng

Năm 2013, công ty ký hợp đồng làm đại lý phân phối gạch men cho Công ty cổ phần gạch men Tasa Việc hợp tác làm ăn này đã giúp hai công ty đã và đang từng bước phát triển mạnh trên thị trường

Năm 2014, công ty nhận làm đại lý cho Công ty cổ phần gạch ngói Mỹ Xuân, phân phối các loại gạch ngói đến với khách hàng Sản phẩm công ty phân phối đảm bảo chất lượng, đa dạng về chủng loại nên đã được rất nhìu khách hàng quan tâm và đặt hàng.Năm 2015, đây là năm rất phát triển của công ty Trong năm này, chuyện làm ăn của công ty gặp rất nhiều may mắn và kí được nhiều đơn đặt hàng lớn Đặc biệt là công ty nhận làm đại lý phân phối các loại bồn nhựa, bồn inox, máy năng lượng mặt trời cho Công ty cổ phần Sơn Hà Sài Gòn Đây được coi như là mối làm ăn, sự hợp tác thành công nhất của công ty TNHH Vinh Ngân

Năm 2016, công ty khai trương chi nhánh 1 tại D38 tổ 5, ấp Phước Thái, xã Phước Tỉnh, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu với mong muốn mở rộng thị trường và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu xây dựng ngày càng cao của khách hàng

Trải qua hơn bảy năm xây dựng và phát triển, công ty TNHH Vinh Ngân đã và đang ngày càng khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực xây dựng và kinh doanh thương mại trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu mà còn trên toàn quốc Trải

qua một hành trình phát triển liên tục và nỗ lực không ngừng, công ty đã gặt hái được nhiều thành tích đáng kể, đem lại nhiều lợi ích kinh doanh cho công ty.

1.2 Quy mô hoạt động

1.2.1 Cơ sở vật chất, thiết bị, nhà xưởng

Với nguồn vốn hiện có công ty đã và đang từng bước phát triển, đồng thời mở rộng nhà xưởng và trang thiết bị Hiện nay, công ty có đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh, quản lý công ty và liên lạc, trao đổi thông tin nội bộ cũng như các khách hàng Hơn thế nữa, vào tháng 9/2015, công ty mở rộng quy mô, thêm một kho chứa hàng tại D38, tổ 5 ấp Phước Thái, xã Phước Tỉnh, huyện Long Điền, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu để đáp ứng số lượng sản phẩm nhập kho ngày càng nhiều

Bảng 1.2.1 Cơ sở vật chất của công ty

Cơ sở vật chất Số lượng Nơi đặt

Bảng 1.2.2: Số lượng nhân viên tại công ty Các phòng

ban, bộ phận

Bộ phận kinh doanh

Bộ phận kế toán

Bô phận kho hàng

Bộ phận bán hàng

(Nguồn: phòng kế toán công ty)Trước sự gia nhập ngành xây dựng mạnh như ngày nay, để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, công ty đã kết hợp sức mạnh của nhân viên có trình độ, có kinh nghệm và đội ngũ công nhân chuyên nghiệp, năng nổ để tạo ra dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Trong quá trình làm việc, Ban lãnh đạo luôn quan tâm, giúp đỡ và động viên tinh thần làm việc của nhân viên và có những chế độ lương thưởng phù hợp để khích lệ nhân viên đã đóng góp xây dựng công ty Chẳng hạn, khi đến các dịp lễ tết, công ty thưởng cho nhân viên ^ số lương hay tổ chức liên hoan trong các sự kiện của công ty Sự động viên ấy cũng là yếu tố quan trọng để làm động lực cho sự phát triển của công ty và cũng là yếu tố quan trọng giữ chân người tài

1.2.3 Sản phẩm

Công ty TNHH Vinh Ngân là doanh nghiệp buôn bán tổng hợp Để có vị trí đứng trên thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh đối với các doanh nghiệp cùng ngành khác, công ty luôn mang đến cho quý khách hàng những sản phẩm chất lượng với giá

cả vô cùng hợp lý, đặc biệt luôn hướng tới sự đáp ứng hoàn hảo nhất cho người tiêu dùng Ngành kinh doanh chính của công ty chuyên kinh doanh, cung cấp và thi công chuyên nghiệp các sản phẩm vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

Với những sản phẩm đa dạng, nhiều thương hiệu khác nhau, mẫu mã, kích cỡ mà công ty rất được lòng khách ở địa phương này Để chạm tới được thành công ngày hôm nay đó là vì sự uy tín, tín nhiệm mà công ty đưa lên hàng đầu Mặc dù chỉ kinh doanh theo hình thức quy mô nhỏ nhưng ở đây được sự nhiệt tình, vui vẻ chào đón quý khách hàng của họ

Hình 1.2.3 Một số các sản phẩm vật liệu, thiết bị lắt đặt trong xây dựng của công ty

Các sản phẩm chính

• Gạch lót nền Vinamen, Viglacera

• Gạch ốp viền

• Gạch ốp tường

• Các loại keo ( keo dán gạch, keo chà ron )

• Xi măng (Hoclim, Fico, Thăng Long )

• Sơn nước (Dulux, Expo, J o tu n )

• Thiết bị vệ sinh (bồn rửa, vòi sen, bồn t ắ m )

• Trang trí thiết bị nội thất (đèn chùm, tranh thêu chữ thập, đồng hồ điện t ử ) Ngoài ra, công ty còn kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ:

ũ Bán buôn kim loại và quặng kim loại

ũ Vận tải hành khách bằng đường bộ khác

ũ Vận tải hàng hóa bằng đường bộ

ũ Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương

ũ Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa

ũ Buôn bán đồ uống

ũ Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động

1.2.4 Khách hàng và đối thủ cạnh tranh

Khách hàng: Trước tiên ta hiểu khách hàng là cá nhân, nhóm người, doanh nghiệp

có nhu cầu và có khả năng thanh toán về hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp Khách hàng rất đa dạng, khác nhau về lứa tuổi, giới tính, mức thu nhập, nơi cư trú, sở thích tiêu dùng và vị trí trong xã hội

Đối với các doanh nghiệp đang kinh doanh và các doanh nghiệp sắp bước vào kinh doanh thì phân đoạn thị trường là rất quan trọng Vì vậy, cần phải phân đoạn thị trường

để doanh nghiệp nhận biết được đặc tính của từng đoạn và tuỳ thuộc vào khả năng, nguồn lực của mình để có các lựa chọn chính sách, biện pháp khác nhau để tiếp cận và khai thác thị trường nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược kinh doanh

Riêng với công ty TNHH Vinh Ngân, sau khi phân tích thị trường và các điều kiện khách quan bên ngoài lẫn bên trong, công ty chọn thị trường mục tiêu của mình là những người có độ tuổi từ 25-40 tuổi, đã lập gia đình Hiện nay, Vinh Ngân chiếm khoảng 29% thị phần trong huyện Long Điền Mặc dù đây là một con số khiêm tốn nhưng với quy mô hoạt động hiện nay thì đó là nguồn khích lệ để Vinh Ngân hoạt động mạnh mẽ hơn

1.2.5 Nhà cung cấp

Đối với các tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, thì một nhà cung cấp tốt thật sự là một tài nguyên vô giá, bởi chính họ sẽ góp phần trực tiếp vào thành công của tổ chức Nhà cung cấp tốt không chỉ giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, với giá cả hợp lý, thái độ phục vụ tận tâm, luôn đảm bảo đầu vào cho sản xuất trong suốt,

mà còn hỗ trợ khách hàng của mình phát triển sản phẩm, phân tích giá trị, sẵn sàng hợp tác trong các chương trình giảm chi phí, áp dụng các kĩ thuật, công nghệ tiên tiến, giúp người mua đạt được hiệu quả cao hơn

Lựa chọn nhà cung cấp tốt và quản lý được họ, là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đó còn nhận được sự

hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt thành tích cao hơn

Để chọn nhà cung cấp tốt, cần làm các công việc sau:

- Phát triển và duy trì các nguồn cung cấp bền vững

- Đề ra những chiến lược và chiến thuật thích hợp

- Phân tích, đánh giá các nhà cung cấp cẩn thận, đảm bảo các nhà cung cấp được chọn đạt các yêu cầu đề ra

- Quyết định dùng đấu thầu cạnh tranh hay đàm phán là phương pháp để chọn nguồn cung cấp

- Lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp

- Quản lý nhà cung cấp đã được lựa chọn để đảm bảo họ luôn giao hàng đúng chất lượng, kịp thời gian và giá cả hợp lý

- Duy trì và mở rộng mối quan hệ với nhà cung cấp để công ty luôn chủ động trong mọi tình huống

Dựa trên những công việc đó, công ty TNHH Vinh Ngân hiện đã có danh sách những nhà cung cấp như sau:

Hình 1.2.6 Sơ đồ tổ chức bộ máy

1.2.6 Bộ máy tổ chức

Cũng như các công ty TNHH một thành viên khác, bộ máy tổ chức của công ty TNHH Vinh Ngân được chia như sau: đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý

và điều hành công ty, tiếp đó là các phòng ban chuyên môn Cơ cấu quản trị của công

ty là cơ cấu trực tuyến, mỗi cấp chỉ có một cấp trên thực hiên, đường truyền mệnh lệnh

từ trên xuống Cơ cấu này rất phù hợp với quy mô hoạt động và tính chất kinh doanh không phức tạp như công ty

C hức năng, nhiệm vụ các p h ò n g ban

ũ Giám đốc - người đại diện pháp luật: chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh của công ty, giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, chỉ đạo trực tiếp đến từng phòng ban của công ty Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật, đồng thời đại diện cho quyền lợi của toàn thể nhân viên trong công ty Là người quyết định phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất - kinh doanh và các chủ trương lớn của công ty, việc hợp tác đầu tư, liên doanh kinh tế của công ty, các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả cao Đồng thời, Giám đốc có nhiệm vụ quyết định phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào quỹ của Công ty, duyệt tổng quyết toán của Công ty, quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán, cầm các loại tài sản chung của Công ty theo quy định của Nhà nước, Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty và thực hiện nộp ngân sách hằng năm

ũ Phòng kế toán: tổ chức quản lý thực hiện công tác hạch toán kế toán, tài chính

và thống kê theo quy định của Nhà nước; giám sát, quản lý nguồn vốn, tài sản, công

nợ của công ty Đồng thời, chịu trách nhiệm lưu giữ, bảo quản các chứng từ theo quy

định, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về

sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Giám đốc; tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng các nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ đội ngũ kế toán viên Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty

ũ Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công

ty do nó có ảnh hưởng trực tiếp đến tổng doanh thu của công ty đó Phòng kinh doanh

có các nhiệm vụ trong doanh nghiệp như sau:

+ Công tác kế hoạch: Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn; tham mưu xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các dự án đầu tư; chủ trì lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng tháng, quý, năm và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty; thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh của Công ty và các công tác khác được phân công theo quy định,

+ Công tác lập dự án: Chủ trì lập dự án công trình, dự toán mua sắm vật tư thiết bị

và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; soát xét hồ sơ, tham mưu cho Giám đốc thẩm duyệt về dự toán, thanh quyết toán khối lượng thực hiện hoạt động công ích, sản xuất

- thương mại - dịch vụ, các dự án đầu tư xây dựng công trình, mua sắm thiết bị, khắc phục bão lụt để trình cấp có thẩm quyền duyệt

+ Công tác hợp đồng: Chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh tế, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ kiểm tra theo dõi các công tác liên quan đến việc thực hiện các hợp đồng kinh tế; tham mưu về hợp đồng kinh tế đối với công trình và nguồn vốn

do Công ty làm chủ đầu tư và hợp đồng xây dựng, mua sắm phương tiện, thiết bị, vật

tư nhiên liệu, hợp đồng sửa chữa phương tiện thiết bị và những hợp đồng trên các lĩnh vực khác theo quy định hiện hành Phối hợp cùng các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu, thanh toán, quyết toán; chủ trì trong công tác các định mức, quy chế khoán

+ Công tác đấu thầu: Chủ trì tham mưu và thực hiện việc tìm kiếm việc làm, tham gia đấu thầu các dự án nhằm tạo doanh thu và lợi nhuận cho công ty; chủ trì tham mưu

trình tự thủ tục đầu tư - xây dựng, đấu thầu - giao thầu - giao khoán; lập và soát xét

hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu phần chỉ dẫn đối với nhà thầu, tham mưu tổ chức đấu thầu theo quy định; tham gia vào tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu; tham mưu cho Giám đốc giải quyết mọi thủ tục có liên quan từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc đấu thầu

ũ Bộ phận bán hàng: thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu mục tiêu của ban giám đốc đưa ra, quản lý và điều phối hàng hóa, tham gia tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn các nghiệp vụ cho nhân sự thuộc bộ phận

ũ Phòng vật tư: quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá luân chuyển qua công ty, thực hiện quy trình xuất nhập vật tư Mở sổ sách, theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính chính xác, hàng tuần tập hợp, cập nhật, phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ đi kèm Kiểm tra việc mua bán, tình hình dự trữ vật tư, công cụ dụng cụ, giá vật tư theo giá thị trường, đề xuất xử lý số liệu vật tư chênh lệch, thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất và các nguyên liệu, vật tư có

số lượng lớn bị tồn kho lâu ngày, ngăn ngừa sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ sai quy định của công ty Ngoài ra, hàng tháng phải kiểm kê, đối chiếu số liệu tồn kho với thủ kho, bộ phận sản xuất và các bộ phận có liên quan

- Bộ phận vận chuyển, bốc xếp: tổ chức phân công vận chuyển hàng hóa theo đơn đặt hàng của khách và đơn nhận hàng của công ty; tổ chức thu gom, phân loại, sắp xếp hàng hóa đúng vị trí qui định; tổ chức đề xuất sửa chữa, loại bỏ các sản phẩm hư vỡ Ngoài ra, bộ phận này cũng cần sắp xếp hàng hoá tồn kho và tính sản lượng hàng xuất nhập hàng tháng của các kho

1.3 Mục tiêu, định hướng, và chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty TNHH Vinh Ngân

Sau khi xem xét tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua, công ty đã đưa ra phương hướng và mục tiêu về mọi mặt sản xuất kinh doanh nói chung và xuất nhập khẩu nói riêng nhằm áp dụng những thành tựu và khắc phục những tồn tại trong các kế hoạch kinh doanh để thu được lợi nhuận ngày càng cao, giữ vững nhịp độ phát triển ổn định và thực hiện tốt các nghĩa vụ với Nhà nước

1.3.1 Mục tiêu

- Trở thành công ty hàng đầu trong các lĩnh vực kinh doanh vận tải, trở thành 1 tập đoàn lớn mạnh phát triển bền vững, là lựa chọn số 1 đối với hành khách cũng như các

chủ đầu tư nhờ uy tín và khả năng cung cấp phương tiện và dịch vụ vận chuyển.

- Xây dựng công ty thành một tổ chức chuyên nghiệp, tạo dựng công ăn việc làm ổn định, môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, thu nhập cao cho toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty

1.3.2 Định hướng

- Về định hướng thương hiệu, công ty hướng tới mục tiêu phát triển lâu dài, bền vững, luôn đổi mới, luôn sáng tạo vững vàng trong tiến trình hội nhập và toàn cầu hóa thương mại Bên cạnh đó, công ty định hướng xây dựng một công ty phát triển ổn định các thị trường để thương hiệu luôn trở thành một thương hiệu có uy tín trong và ngoài nước

- Về dịch vụ khách hàng, công ty phấn đấu thỏa mãn yêu cầu ngày càng cao của khách hàng với mức giá hợp lí, tiết kiệm chi phí Bên cạnh đó, công ty còn cải tiến để hoàn thiện quy trình phục vụ, thực hiện quản lí chất lượng một cách hiệu quả nhất.Ngày càng cập nhật những kiến thức nghiệp vụ và rèn luyện chuyên nghiệp cho nhân viên

- Về số lượng khách hàng, công ty sẽ phấn đấu mở rộng khách hàng nhằm nâng cao doanh thu hơn nữa cho công ty Đồng thời công ty tiếp tục xây dựng mối quan hệ bền vững với các khách hàng thân thiết

- Về nhân lực, công ty đề ra mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ khách hàng và ngày càng thích ứng với sự thay đổi linh hoạt của các yêu cầu từ phía khách hàng Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ cho cán

bộ công nhân viên trong công ty

- v ề tầm nhìn đến năm 2030,Trở thành thương hiệu uy tín, phát triển hàng đầu khu vực

- v ề sứ mệnh (MISSION): Phương châm” Chuyên nghiệp - hiệu quả vì sự thịnh vượng của khách hàng” Đề cao việc đào tạo phát triển đội ngũ nguồn nhân lực mang tính chuyên nghiệp cao, xây dựng môi trường làm việc tốt, tạo điều kiện phát triển nghề phiệp cũng như phát huy hết năng lực bản thân, góp phần cùng công ty phát triển Chia sẻ cùng Xã hội và Cộng Đồng về trách nhiệm xã hội

- v ề năng lực cốt lõi:Đội ngũ nhân viên Chuyên nghiệp, đoàn kết, tận tâm Có bề dày kinh nghiệp trong ngành, có mối quan hệ tốt với các cơ quan chức năng Ban lãnh đạo

có năng lực, có tâm và tầm nhìn xa

- v ề giá trị cốt lõi (3C: can do-Customer, Commitment, Celebrate ): Khách hàng là

trên hết:

+ Luôn đặt lợi ích và sự hài lòng của khách hàng như là thước đo cho sự thành công Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, đoàn kết vì một mục tiêu chung Luôn quan niệm con người có năng lực là tài sản quan trọng nhất của Cty là nhân tố tạo ra

sự khác biệt và mang đến thành công vì vậy luôn trú trọng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, trọng dụng nhân tài

+ Học tập, sáng tạo, đổi mới chuyên nghiệp, chất lượng ổn định, giá cả hợp lý, dịch vụ hoàn hảo Thực hiện đầy đủ trách nhiệm xã hội, quan tâm đến lợi ích cộng đồng và bảo vệ môi trường Sản phẩm tốt được làm ra từ những con người chuyên nghiệp Trước khi làm ra sản phẩm chúng tôi hoàn thiện con người

1.3.2 Chiến lược phát triển

Công ty tập trung trí tuệ và sức lực đẩy lùi khó khăn, nắm bắt thời cơ, đổi mới nhận thức, chấn chỉnh tổ chức, khai thác tối đa các nguồn vốn, mạnh dạn đầu tư thiết bị, con người, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh; xây dựng Công ty trở thành một doanh nghiệp phát triển mạnh toàn diện trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng

• v ề sản phẩm: Phát triển đa dạng hóa sản phẩm Ưu tiên cho việc phát triển các sản phẩm truyền thống đã khẳng định được thị phần và sản phẩm có tính công nghệ, kỹ thuật cao Nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới, đặc biệt là các sản phẩm mà Công ty có tiềm năng và lợi thế

• v ề thị trường: Đẩy mạnh các hoạt động về tiếp thị nhằm quảng bá thương hiệu

và các sản phẩm của Công ty trên thị trường Thực hiện tốt chính sách chất lượng đối với khách hàng để duy trì và phát triển thương hiệu, thị phần Phát huy mọi nguồn lực, đẩy mạnh hoạt động đối ngoại, liên doanh, liên kết với các đối tác nước ngoài để tiếp cận thị trường quốc tế rộng lớn hơn

• v ề khoa học công nghệ: Đẩy mạnh phong trào sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp

lý hóa sản xuất để đổi mới công nghệ trong sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra nhiều lợi nhuận Thường xuyên cập nhật, nghiên cứu, áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ trên thế giới

• v ề đầu tư: Tiếp tục đầu tư các thiết bị chuyên ngành hiện đại, mang tính đổi mới công nghệ Thông qua việc đầu tư để tiếp cận được những phương tiện,

thiết bị hiện đại theo hướng phát triển của khoa học kỹ thuật tiên tiến trên thế giới, đồng thời cũng đào tạo được đội ngũ cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề, đáp ứng yêu cầu phát triển của Công ty.

• Về tài chính: Quản lý chặt chẽ chi phí, đảm bảo sử dụng nguồn vốn có hiệu quả; nâng cao năng lực tài chính, đảm bảo phát triển liên tục, ổn định, vững chắc

o Sơ nét kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Vinh Ngân trong những năm gần đây

Sau quá trình phát triển, Công ty TNHH Vinh Ngân đã đạt được những kết quả đáng khích lệ Mặc dù có những năm doanh thu bị giảm sút và tình hình hoạt động không ổn định nhưng nhìn chung công ty luôn nỗ lực để đạt được những mục tiêu chung Điều này được thể hiện trên bảng tổng kết hoạt động kinh doanh trong ba năm

Doan

h thu

Doanh thu hoạt động tài chính

Tổng doanh thu đồng 12,478,710,878 11,665,599,910 13,638,708,319

Giá vốn hàng bán đồng 9,982,968,702 9,332,479,928 10,910,966,655

Lợi nhuận sau thuế đồng 1,890,419,852 1,769,624,506 2,057,528,914

(Nguồn: B ả n g B C K Q K D của cô n g ty)

Từ bảng kết quả phân tích hoạt động trên, ta có thể khái quát hóa về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty như sau:

Quan sát Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, ta có thể thấy tổng doanh thu năm

2014 đã rớt về 11,664,873,928 đồng từ mức 12,476,938,254 đồng của một năm trước

đó Tuy nhiên, doanh thu năm 2015 đã tăng lên 13,636,462,455 đồng, chiếm 36,1% trong ba năm Tổng doanh thu của đơn vị tăng lên là do sang năm 2015 đơn vị đã nhập

về nhiều mẫu đá mới thu hút rất nhiều khách hàng và ký hợp đồng làm đại lý cho công

Như vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2015 có thay đổi về quy

mô và chiều sâu so với năm 2013 và năm 2014 làm tăng doanh thu của đơn vị dẫn đến lợi nhuận cũng tăng cao, nhưng do giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh tăng cao hơn mức tăng doanh thu nên làm ảnh hưởng không tốt đến lợi nhuận của đơn vị

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG

TON KHO2.1 Khái niệm, vai trò, mục đích của hàng tồn kho

2.1.1 Khái niệm hàng tồn kho

- Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào

sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang (Nguồn: Giáo trình Hạch toán

kế toán trong các doanh nghiệp PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)

Hình 2.1.1 Hàng tồn kho trong doanh nghiệp

- Trước khi hiểu hàng tồn kho trong doanh nghiệp là gì, ta nên biết từ “stock” (hàng tồn kho) có hai nghĩa chủ yếu:

+ Toàn bộ hàng hóa có sẵn trên thị trường hoặc trong cửa hàng

+ Tập hợp tất cả các hàng hóa, nguyên liệu ban đầu, sản phẩm trung gian hay sản phẩm cuối cùng thuộc quyền sở hữu của một doanh nghiệp

- Nếu thu hẹp ở một doanh nghiệp thì định nghĩa đầu tiên có liên quan đặc biệt đến các doanh nghiệp có chức năng phân phối sản phẩm (siêu thi, doanh nghiệp bán hàng qua mạng, điện th o ạ i.), các doanh nghiệp này cũng có vấn đề quản trị như các doanh nghiệp khác nhưng chúng có tầm quan trọng hơn

- Định nghĩa thứ hai có liên quan đến các doanh nghiệp sản xuất hay chế biến Trong các doanh nghiệp này có 4 loại hàng tồn kho (stock):

S Hàng tồn kho đầu nguồn: là giao diện giữa người cung ứng và doanh nghiệp (hàng

cung ứng), gồm nguyên vật liệu, thành phần cung cấp cho dây chuyền sản xuất

S Hàng tồn kho sản phẩm trung gian (tồn kho đệm hay đang dang dở): tồn kho các sản

phẩm đang trong quá trình sản xuất giữa các máy hoặc các phân xưởng sản xuất

S Hàng tồn kho cuối nguồn: thành phẩm, sẵn sàng để đợi được chuyến đi như đến với

- Tồn kho hàng cung ứng: tồn kho này cho phép một mức độ độc lập nào đó đối với nhà cung cấp và cho phép đảm bảo cân bằng giữa chi phí vận chuyển và chi phí mua hàng Đối với những vật liệu rẻ tiền, ta nên tồn trữ Đối với những vật liệu đắt tiền, ta có thể chọn giải pháp “khi cần mới mua” nhưng điều đó đồng nghĩa với sự hiểu biết hoàn chỉnh giữa nhu cầu và thời hạn giao hàng của bộ phận cung ứng

- Tồn kho thành phẩm: là nhiệm vụ của những công ty chuyên bán hàng được tồn kho Đối với những công ty khác, tồn kho loại này cho phép thích ứng với những sự

thay đổi nhu cầu của khách hàng Rất hiếm khi nhu cầu này được đều đặn Để đáp ứng chúng ta có những cách sau:

+ Sẵn sàng đáp ứng với nhu cầu bằng cách các trang thiết bị phải dư khả năng sản xuất

và nhân lực có thể huy động dễ dàng (nhân công tạm thời)

+ Có thể sản xuất sau đơn đặt hàng, điều này cũng có nghĩa là phải có hàng tồn kho

- Tồn kho bán thành phẩm Do 3 nguyên nhân chính:

+ Sản xuất theo lô, cần thời gian chuyển đổi từ dây chuyền sản xuất này sang loại sản phẩm khác

+ Việc làm cân bằng các công đoạn (do sự khác nhau về nhịp độ hoạt động của máy).+ Dự phòng trường hợp máy hư và phế phẩm

- Tồn kho dụng cụ và linh kiện: kho dụng cụ được dùng trong các hoạt động của xí nghiệp (thiết bị dụng cụ chế tạo máy, dụng cụ cắt các khuôn trong kĩ thuật chế tạo sản phẩm), kho chi tiết cần thiết cho việc bảo trì và dịch vụ hậu mãi

- Thông thường các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn khác nhau trong toàn bộ quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho đến khi sản phẩm được hoàn tất Trong khi đó, các doanh nghiệp thương mại như nhà phân phối sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm hoàn chỉnh chờ được tiêu thụ Mặc dù vậy, mức độ đầu tư vào lượng hàng tồn kho của các nhà sản xuất có khuynh hướng phụ thuộc vào khả năng phân phối Ngay cả đối với các nhà phân phối, mức độ đầu tư vào lượng hàng dự trữ cũng có nhiều khác biệt Vì thế, tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp

- Dự trữ ít hoặc không có hàng dự trữ cũng gây ra nhiều rủi ro không mong muốn cho doanh nghiệp: Mất sự tín nhiệm của khách hàng, làm hỏng kế hoạch sản xuất, mất

sự linh hoạt nên tất yếu hàng tồn kho là thứ không thể thiếu trong các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất

2.1.2 Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp thương mại

- Cũng như doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho cũng có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại vì nếu thiếu hụt hàng tồn kho sẽ dẫn đến rủi ro doanh nghiệp mất đi sự tín nhiệm của khách hàng Không cung cấp được lượng hàng hóa khi cần thiết không chỉ làm mất khách hàng tại thời điểm hiện tại mà còn có thể mất luôn

những đơn đặt hàng trong tương lai do doanh nghiệp không còn được khách hàng tin cậy vào khả năng cung ứng loại hàng hóa đó Trong môi trường cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ mau chóng mất khách hàng vào tay các đối thủ cung ứng sản phẩm cùng loại nếu không dự đoán được nhu cầu và khả năng tiêu thụ của thị trường để lập kế hoạch tồn kho phù hợp.

- Ngược lại nếu dự trữ dư thừa hàng tồn kho thì doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để xử lý hàng tồn, có thể kéo theo sự ảnh hưởng của giá, đặc biệt là những sản phẩm có vòng đời ngắn và khó bán rộng rãi Dù kinh doanh trong lĩnh vực nào thì dự trữ quá nhiều hàng tồn kho cũng là một điều nên tránh Nó làm doanh nghiệp tốn chi phí, dịch vụ để bảo quản kho, phải đóng thuế tính trên từng sản phẩm chưa bán được,

và mua bảo hiểm với giá cao hơn Theo thống kê thì một doanh nghiệp bán lẻ thường phải tốn từ 20% đến 30% cho chi phí lưu kho lưu bãi

> Vì thế việc tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng hóa tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp

S Cải thiện mức độ phục vụ

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, đôi khi doanh nghiệp bị trả lại hàng đã bán do hàng hóa kém chất lượng, có sai sót kỹ thuật, Doanh nghiệp có thể lấy hàng tồn trong kho để xuất bù lại hoặc cho khách hàng trực tiếp chọn hàng theo nhu cầu, việc này giúp nâng cao mức độ phục vụ khách hàng của doanh nghiệp, giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài mà vẫn đảm bảo thu nhập cho công ty

S Giảm tổng chi phí Logistics

Logistics có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng chung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lý các thông tin liên q u a n từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng Hiểu một cách rộng hơn nó còn bao gồm cả việc thu hồi và xử lý rác thải (Nguồn: UNESCAP)

Chi phí Logistics là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạch định, thực hiện

và kiểm soát sự lưu thông và tích trữ một cách hiệu quả các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ, thông tin đi kèm từ điểm khởi đầu và điểm kết thúc nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng

S Đáp ứng các đơn hàng đột xuất

Hàng hóa được công ty sản xuất hoặc nhận bán được bán ngay cho khách hàng tại các cửa hàng của công ty hoặc các đại lý phân phối nếu số lượng hàng nhỏ hoặc đã đặt trước Tuy nhiên, doanh nghiệp đôi khi sẽ phải tiếp nhận một vài đơn đặt hàng đột xuất, số lượng đặt mua lớn mà công ty không thể sản xuất trong thời gian ngắn.

Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề về các đơn hàng đột xuất này, giữ được mối quan hệ làm ăn với khách hàng, đồng thời đảm bảo nguồn thu của công ty

S Bán mặt hàng có tính mùa vụ trong cả năm

Mặt hàng có tính mùa vụ là những hàng hóa, thành phẩm có thời gian sử dụng ngắn (dưới 3 tháng) như: lương thực, thực phẩm, chế phẩm từ động vật như sữa, mỡ động vật, ) Tại một khoảng thời gian nhất định trong năm, doanh nghiệp thu về số lượng lớn hàng có tính mùa vụ, chưa tìm được điểm tiêu thụ và áp lực từ thời gian sử dụng ngắn của sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp cần có cách xử lý kịp thời

Lưu trữ hàng hóa, thành phẩm có tính mùa vụ sau khi đã sơ chế giúp sản phẩm lâu hỏng hơn, đồng nghĩa với tăng tính tiêu thụ của sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng trong một thời gian dài hơn

S Đầu cơ chờ giá

Đầu cơ là hành vi của chủ thể, tận dụng cơ hội thị trường đi xuống để “tích lũy” sản phẩm, hàng hóa và thu lợi sau khi thị trường ổn định lại Hoạt động đầu cơ chủ yếu

là trong ngắn hạn và thu lợi nhờ chênh lệch giá

Hàng hóa công ty đầu cơ có thể là sản phẩm công ty sản xuất ra hoặc thu mua từ thị trường Hành động này làm lượng cung hàng hóa đó trên thị trường giảm đi trong khi lượng cầu không thay đổi, dẫn tới cầu tăng tương đối so với cung, làm tăng mức giá khách hàng chấp nhận chịu để có được hàng hóa đó

S Giải quyết thiếu hụt trong hệ thống

Thông thường, trong quy trình sản xuất kinh doanh, công ty trích ra một số lượng nhỏ thành phẩm, hàng hóa chuyển vào dùng trong các phòng ban (cho quá trình sản xuất, quản lý doanh nghiệp, bán hàng) hoặc biếu, tặng cán bộ công nhân viên, khách

h à n g

Trong trường hợp thiếu hụt, doanh nghiệp có thể lấy hàng từ kho, đảm bảo sự vận hành, lưu thông của hệ thống sản xuất, bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp

2.1.3 Mục đích của hàng tồn kho

Có 2 mục đích chính:

- Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất

Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận

- Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho; liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức

ở mọi thời điểm

Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời Hai là nó sẽ làm giảm các chi phí thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận

2.2 Phân loại, đặc điểm hàng tồn kho

2.2.1 Phân loại hàng tồn kho

Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:

♦♦♦ Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất - kinh doanh: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt; da trong doanh nghiệp đóng giày; vải trong doanh nghiệp may mặc Đây là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất, có vai trò rất lớn để quá trình này được tiến hành bình thường dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận

♦♦♦ Sản phẩm dở dang: bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạn của dây chuyền sản xuất Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao, quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều.

♦♦♦ Thành phẩm: bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kỳ nhất định Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ

Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như:

S Hàng hóa mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương

mại) bao gồm: hàng hóa tồn kho; hàng mua đang đi trên đường; hàng gửi đi bán; hàng hóa gửi đi gia công chế biến

S Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên

đường

Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành Người ta còn

có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại:

S Tồn kho một kỳ: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà

không có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng

S Tồn kho nhiều kỳ: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn

vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho

sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu Tồn kho nhiều kỳ thường phổ biến hơn tồn kho một kỳ

2.2.2 Đặc điểm hàng tồn kho

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh như dự trữ - sản xuất - tiêu thụ sản phẩm khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải lúc nào cũng được diễn ra đồng bộ Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận Marketing của một doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh như lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ Ngoài ra hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tự bảo vệ trước những biến động cũng như

sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như các doanh nghiệp bán sỉ hay bán lẻ thì hàng tồn kho cũng có vai trò tương tự là một tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh

Các doanh nghiệp sản xuất thường có 3 loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất:

2 2 2.I N g u yên v ậ t liệu

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất - kinh doanh ở các doanh nghiệp Nói đến hoạt động quản lý hàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất - kinh doanh Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu thường phân ra làm các loại sau:

S Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá

trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Nguyên liệu ở đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp

S Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất - kinh

doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng và chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động

hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.

S Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than, đá, củi, xăng,

dầu Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường

S Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo

dưỡng tài sản cố định

■S Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động

xây lắp, xây dựng cơ bản

S Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế

liệu thu hồi

Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán số lượng

và giá trị của từng lại nguyên vật liệu, các doanh nghiệp trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “

Sổ danh điểm nguyên vật liệu” Sổ này xác định thống nhất tên gọi, mã hiệu, quycách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu

hiệu, quy cách NVL

Đơn vị tính

Đơn giá hạch toán Ghi chúNhóm Danh điểm

NVL

Mẫu “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”

Nguyên vật liệu được nhập xuất kho thường xuyên Chính vì vậy đã phát sinh yêu cầu quản lý kiểm soát nguyên vật liệu nhập xuất kho cho các doanh nghiệp Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có các phương thức kiểm kê khác nhau Dưới đây là hai phương pháp tổng hợp để kiểm kê nguyên vật liệu:

Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX): Là phương pháp theo dõi, phản ánhthường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa

trên sổ sách kế toán Tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hóa được thểhiện rõ ràng, giá trị nguyên vật liệu ở bất cứ thời điểm nào trong kì hạch toán đều

có thể nắm bắt được Cuối lì hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế nguyênvật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán ta sẽ xác địnhđược số vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời.Phương pháp này có nhiều ưu điểm nên được áp dụng trong các doanh nghiệp sảnxuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn

Phương pháp kiểm kê định kì (KKĐK): Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kếtquả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối lì trên sổ kế toán tổnghợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu đã xuất trong kì theo công thức:

Trị gi á v ật tư, = Tổng trị gi á vật + Trị giá vật tư, - Trị giá vật tư,hàng hóa xuất tư, hàng hóa hàng hóa tồn hàng hóa tồn

kìTồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp mua

để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình Nó có thể gồm các loại nguyên vật liệu

cơ bản, bán thành phẩm hoặc cả hai Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất Đặc biệt bộ phận cung ứng vật tư sẽ có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp Ngoài ra khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một số lượng hàng tồn kho sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ, kịp thời với chi phí ổn định

Bộ phận sản xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất cũng như sử dụng hiệu quả các phương tiện sản xuất và nhân lực của mình cũng cần một số lượng hàng tồn kho luôn có sẵn thích hợp Do vậy, chúng ta có thể hiểu được là tại sao các bộ phận sản xuất và cung ứng vật tư trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì một số lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu

2.2.2.2 B á n thành p h ẩ m (sản p h ẩ m d ở dang)

Bán thành phẩm hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là một loại hàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp Bán thành phẩm là những sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng)

được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc có thể bán ra ngoài Tồn kho bán thành phẩm thường có thể phân thành ba loại hình: bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm an toàn, được lần lượt thiết lập bởi các mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hưởng của các nguyên nhân khác nhau.

Trong mô hình JIT, một trong những mục tiêu trọng tâm là giảm tối đa lượng hàng tồn kho bán thành phẩm chứ không phải là rút ngắn chu kỳ sản xuất hay giảm chi phí sản xuất Chu kỳ sản xuất sản phẩm là thời gian bắt đầu từ khi nguyên vật liệu được đưa vào cho đến khi đưa ra được thành phẩm Đó chính là thời gian để nguyên vật liệu, linh kiện thông qua hệ thống chế tạo sản xuất Giữa thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống, lượng hàng tồn kho bán thành phẩm và năng suất có mối quan hệ như sau:

rT,1 , , „ ' Lương tồn kho bình quân bán thành phẩmThời gian thông qua hệ thống = - 6 - — - -

Năng suất của hệ thốngCông thức này được gọi là định luật Little Nó chứng minh rõ ràng rằng nếu giảm lượng hàng tồn kho bán thành phẩm của hệ thống có thể làm cho thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống (chu kỳ sản xuất) được rút ngắn Khi tồn kho bán thành phẩm được giảm thiểu sẽ có thể đem đến nhiều kết quả như:

Sản lượng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng đối với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất - vừa giảm tử số của định luật Little, vừa tăng mẫu số, vừa giảm chi phí lại vừa rút ngắn chu kỳ sản xuất như một mũi tên bắn trúng hai đích

Việc giảm sản lượng bán thành phẩm còn rút ngắn chu kỳ sản xuất, khiến cho biên

độ dao động của thời gian hoàn thành gia công linh kiện sớm sẽ được rút ngắn, từ đó lượng tồn kho dự phòng cần thiết lập sẽ được giảm đi

Đây chính là nguyên nhân mô hình JIT coi việc giảm lượng tồn kho bán thành phẩm là mục tiêu chính

Tồn kho sản phẩm dở dang bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện đang còn nằm tại một công đoạn nào đó của quá trình sản xuất Ví dụ sản phẩm dở dang trong một vài công đoạn (như lắp ráp hoặc sơn); sản phẩm dở dang có thể đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc có thể đang được cất giữ tại một nơi nào đó, chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất

Tồn trữ sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghiệp hiện đại bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó Thêm vào đó sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngừng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi Vì những lý do này mà bộ phận sản xuất của các doanh nghiệp sẽ luôn muốn duy trì một mức tồn trữ sản phẩm dở dang hợp lý Nói chung, khi một doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài hơn thì mức độ tồn trữ sản phẩm dở dang cũng lớn hơn.

2.2.2.3 Thành p h ẩ m

Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho Thành phẩm được sản xuất ra với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu của thị trường đã trở thành yêu cầu quyết định sự sống còn của doanh nghiệp Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuất của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện khi chất lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tốt hơn, đáp ứng được yêu cầu của thị trường

Nhiệm vụ đặt ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát dược tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụ thành phẩm

vì chỉ có như vậy mới xác định chính xác kết quả sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp

Đối với thành phẩm, ta không thường đưa ra các mô hình quản lý dự trữ cụ thể vì tùy đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tỉm ra biện pháp phù hợp với doanh nghiệp mình để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồn kho Tuy nhiên luôn có một

số nguyên tắc quản lý và hạch toán chung như:

♦♦♦ Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải được phản ánh theo giá thực tế

♦♦♦ Thành phẩm phải được phân loại theo từng kho, từng loại, từng nhóm và từng thứ thành phẩm

♦♦♦ Tổ chức ghi chép kiểm tra lượng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho được thực hiện đồng thời ở hai nơi: phòng kế toán và kho Nhờ đó, phòng kế toán cũng như ban quản lý doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các trường hợp ghi chép sai các nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên nhân khác làm cho tình hình tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán