Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần việt – pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO) theo mô hình just in time

Tôi xin cam đoan luận văn “Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc PROCONCO theo mô hình Just in time” là công trình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

TRẦN LÊ UYÊN THỤC

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT – PHÁP

SẢN XUẤT THỨC ĂN GIA SÚC (PROCONCO)

THEO MÔ HÌNH JUST IN TIME

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp Hồ Chí Minh - Năm 2017

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

TRẦN LÊ UYÊN THỤC

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG

QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT – PHÁP SẢN XUẤT THỨC ĂN GIA SÚC (PROCONCO)

THEO MÔ HÌNH JUST IN TIME

Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh (Hướng Ứng dụng)

Mã số: 60340102

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS HUỲNH THANH TÚ

Tp Hồ Chí Minh - Năm 2017

Tôi xin cam đoan luận văn “Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO) theo

mô hình Just in time” là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được thực hiện dưới

sự hướng dẫn khoa học của TS.Huỳnh Thanh Tú Các số liệu trong luận văn này được thu thập và sử dụng một cách trung thực Kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn không sao chép của bất cứ luận văn nào và cũng chưa được trình bày hay công bố ở bất cứ công trình nghiên cứu nào khác trước đây

Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2017 Tác giả luận văn

Trần Lê Uyên Thục

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Tổng quan tình hình 4

7 Kết cấu đề tài 4

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO THEO MÔ HÌNH JUST IN TIME (HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH VỪA ĐÚNG LÚC) 5

1.1 Quản trị hàng tồn kho 5

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho 5

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho 5

1.1.3 Lợi ích và chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho 6

1.1.3.1 Lợi ích từ việc lưu trữ hàng tồn kho 6

1.1.3.2 Chi phí lưu trữ hàng tồn kho 6

1.1.4 Mục đích của quản trị hàng tồn kho 8

1.2 Cơ sở lý luận của mô hình “Just in time” 9

1.2.1 Khái niệm mô hình “Just in time” 9

1.2.2 Các yếu tố chính của hệ thống “Just in time” 11

1.2.2.1 Mức độ sản xuất đều và cố định 11

1.2.2.2 Tồn kho thấp 11

1.2.2.3 Kích thước lô hàng nhỏ 12

1.2.2.6 Sửa chữa và bảo trì định kỳ 13

1.2.2.7 Sử dụng công nhân đa năng 13

1.2.2.8 Đảm bảo mức chất lượng cao 14

1.2.2.9 Tinh thần hợp tác của các thành viên trong hệ thống 14

1.2.2.10 Sử dụng những người bán hàng đáng tin cậy 14

1.2.2.11 Sử dụng hệ thống “kéo” 15

1.2.2.12 Giải quyết sự cố trong quá trình sản xuất và liên tục cải tiến 16

1.2.2.13 Đề xuất thang đo nghiên cứu 18

1.2.3 Các ưu điểm và hạn chế của hệ thống “Just in time” 20

1.2.3.1 Ưu điểm 20

1.2.3.2 Hạn chế 22

1.2.3.3 So sánh JIT với phương pháp sản xuất truyền thống cổ điển 23

1.2.4 Điều kiện áp dụng Just in time 24

1.2.5 Tổng hợp những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của JIT 25

Chương 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT – PHÁP SẢN XUẤT THỨC ĂN GIA SÚC (PROCONCO) THEO CÁC YÊU CẦU CỦA MÔ HÌNH “JUST IN TIME” 26

2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO) 26

2.1.1 Tổng quan về PROCONCO 26

2.1.2 Sơ đồ tổ chức của PROCONCO 27

2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014-2016 28

2.1.4 Các dòng sản phẩm của PROCONCO 28

2.1.5 Đối thủ cạnh tranh chính 31

2.2 Thực trạng hoạt động quản lý hàng tồn kho tại tại Công ty Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO) theo các yêu cầu của mô hình “Just in time” 32

2.2.1.2 Xử lý dữ liệu 34

2.2.2 Các yếu tố của nhóm Công nghệ quản lý 36

2.2.2.1 Mức độ sản xuất đều, cố định 36

2.2.2.2 Hàng tồn kho thấp 37

2.2.2.3 Kích thước lô hàng nhỏ 38

2.2.2.4 Sản xuất nhanh, chi phí thấp 39

2.2.2.5 Bố trí mặt bằng hợp lý 41

2.2.3 Các yếu tố của nhóm Hệ thống quản lý 42

2.2.3.1 Sửa chữa và bảo dưỡng định kì 42

2.2.3.2 Chất lượng đảm bảo 43

2.2.3.3 Người bán hàng đáng tin cậy 44

2.2.3.4 Sử dụng hệ thống kéo 45

2.2.4 Các yếu tố của nhóm Người quản lý 47

2.2.4.1 Công nhân đa năng 47

2.2.4.2 Có tinh thần hợp tác cao 48

2.2.4.3 Giải quyết vấn đề nhanh chóng và cải tiến liên tục 49

2.3 Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO) theo các yêu cầu của mô hình “Just in time” 50

2.3.1 Nhóm thành phần Công nghệ quản lý 50

2.3.1.1 Mức độ sản xuất đều, cố định 50

2.3.1.2 Hàng tồn kho thấp 51

2.3.1.3 Kích thước lô hàng nhỏ 51

2.3.1.4 Sản xuất nhanh, chi phí thấp 52

2.3.1.5 Bố trí mặt bằng hợp lý 52

2.3.2 Nhóm thành phần Hệ thống quản lý 52

2.3.2.1 Sửa chữa và bảo dưỡng định kì 52

2.3.2.2 Chất lượng đảm bảo 53

2.3.3 Nhóm thành phần Người quản lý 54

2.3.3.1 Công nhân đa năng 54

2.3.3.2 Có tinh thần hợp tác cao 55

2.3.3.3 Giải quyết vấn đề nhanh chóng và cải tiến liên tục 55

Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT – PHÁP SẢN XUẤT THỨC ĂN GIA SÚC (PROCONCO) THEO CÁC YÊU CẦU CỦA MÔ HÌNH “JUST IN TIME” 57

3.1 Mục tiêu, định hướng phát triển của hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO) theo các yêu cầu của mô hình “Just in time” 57

3.2 Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO) theo các yêu cầu của mô hình “Just in time” 57

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện về Nhóm Công nghệ quản lý 57

3.2.1.1 Mức sản xuất đều, cố định 57

3.2.1.2 Giải pháp hoàn thiện về Hàng tồn kho thấp 58

3.2.1.3 Giải pháp hoàn thiện về Kích thước lô hàng nhỏ 59

3.2.1.4 Giải pháp hoàn thiện về Sản xuất nhanh, chi phí thấp 61

3.2.1.5 Giải pháp hoàn thiện về Bố trí mặt bằng kho hợp lý 62

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện về Nhóm Hệ thống quản lý 62

3.2.2.1 Giải pháp hoàn thiện về Sửa chữa và bảo dưỡng định kì 62

3.2.2.2 Giải pháp hoàn thiện về Chất lượng đảm bảo 64

3.2.2.3 Giải pháp hoàn thiện về Người bán hàng đáng tin cậy 65

3.2.2.4 Giải pháp hoàn thiện về Sử dụng hệ thống kéo 66

3.2.3 Giải pháp hoàn thiện về nhóm Người quản lý 68

3.2.3.1 Giải pháp hoàn thiện về Công nhân đa năng 68

3.2.3.2 Giải pháp hoàn thiện về Tinh thần hợp tác cao 68

3.3 Kiến nghị 71

3.3.1 Đối với Nhà nước 71

3.3.2 Đối với Cấp Chủ quản – Công ty TNHH Masan Nutri – Science 71

KẾT LUẬN 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Bộ NN & PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn CPI (Consumer Price

Index)

Chỉ số giá tiêu dùng

KPI (Key Performance

Partnership Agreement)

Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương

Bảng 1.1 Thang đo các yếu tố cơ bản của mô hình JIT 18

Bảng 1.2 So sánh JIT với phương pháp cổ điển 22

Bảng 2.1 Doanh thu Proconco giai đoạn 2014 – 2016 28

Bảng 2.2 Kết quả phân tích Cronbach’s Alpha - Các yếu tố cơ bản của JIT 35

Bảng 2.3 Thực trạng yếu tố Mức độ sản xuất đồng đều, cố định 36

Bảng 2.4 Thực trạng yếu tố Hàng tồn kho thấp 37

Bảng 2.5 Bảng báo cáo tồn kho hàng tái chế tại Proconco Biên Hòa 37

Bảng 2.6 Thực trạng yếu tố Kích thước lô hàng nhỏ 39

Bảng 2.7 Thực trạng yếu tố Sản xuất nhanh, chi phí thấp 39

Bảng 2.8 Bảng báo cáo năng suất và chi phí sản xuất thực tế 40

Bảng 2.9 Thực trạng yếu tố Bố trí mặt bằng hợp lý 41

Bảng 2.10 Bảng báo cáo thời gian xe tải quay đầu 42

Bảng 2.11 Thực trạng yếu tố Sửa chữa và bảo dưỡng định kì 43

Bảng 2.12 Thực trạng yếu tố Chất lượng đảm bảo 44

Bảng 2.13 Thực trạng yếu tố Người bán hàng đáng tin cậy 45

Bảng 2.14 Thực trạng yếu tố Sử dụng hệ thống kéo 45

Bảng 2.15 So sánh thực tế bán và dự báo theo vùng năm 2016 46

Bảng 2.16 So sánh thực tế bán và dự báo theo chủng loại năm 2016 47

Bảng 2.17 Thực trạng yếu tố Công nhân đa năng 47

Bảng 2.18 Thực trạng yếu tố Có tinh thần hợp tác cao 48

Bảng 2.19 Thực trạng yếu tố Giải quyết vấn đề nhanh chóng và cải tiến liên tục 49

Hình 1.1 Quá trình hình thành và phát triển mô hình JIT 9

Hình 1.2: Những thành phần chính của JIT 17

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của PROCONCO 27

Hình 2.2: Các sản phẩm của PROCONCO 28

Hình 2.3: Phương pháp nghiên cứu 33

Hình 3.1 Mô hình xác định chiến lược sản xuất đẩy hay kéo 67

cố gắng vươn lên trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách kinh tế và chính trị thì việc tận dụng được cơ hội mới của TPP nhiều hay ít phụ thuộc vào chính chúng ta

Tuy nhiên, bên cạnh nền kinh tế đang tương đối ổn định và xu hướng tăng trưởng khá bền vững thì các nhân tố tạo nên năng lực cạnh tranh của nền kinh tế như thể chế, giáo dục và đào tạo bậc cao, cơ sở hạ tầng, môi trường kinh tế vĩ mô, tính sẵn sàng về mặt công nghệ, phát triển thị trường tài chính, hiệu quả thị trường hàng hóa thì nước ta lại thua kém các nước trong khu vực và các nước thành viên của TPP; trong khi đó năng lực cạnh tranh mới là yếu tố quyết định đến thành bại của quá trình hội nhập

Cơ sở để chiến thắng trong cuộc cạnh tranh này theo Michael Porter chính là phải tạo được lợi thế cạnh tranh bằng khác biệt hóa và dẫn đầu về giá Dù trải qua những thời kì khác nhau thì thứ tự ưu tiên về cạnh tranh luôn là giá cả hợp lý, chất lượng

và giao hàng đúng lúc Do đó, nếu doanh nghiệp biết cách áp dụng các hệ thống quản lý một cách hợp lý với những điều kiện thực tế của doanh nghiệp thì sẽ đạt được thành công

Nói riêng về doanh nghiệp chuyên sản xuất thức ăn gia súc, với đặc thù là sản phẩm công nghiệp đòi hỏi tiêu chuẩn chất lượng cao, đời sống sản phẩm ngắn, thì tính kịp thời, chính xác luôn phải được đặt lên hàng đầu Như vậy, các công ty bắt

buộc phải tăng chất lượng sản phẩm trong khi phải giảm giá thành mà phải tăng tốc

độ đáp ứng được các đơn đặt hàng của khách hàng Để đáp ứng được các nhu cầu này các nhà máy phải tìm ra các phương pháp quản lý mới Và giải pháp hữu hiệu, nổi tiếng, cũng như đã được ứng dụng rộng khắp trên thế giới nhằm đảm bảo tính kịp thời mà tôi muốn nhắc đến trong nghiên cứu này chính là mô hình Just in time –

hệ thống điều hành vừa đúng lúc Đây là lý do chính mà tôi chọn đề tài “Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO) theo mô hình Just in time” với mong muốn đóng góp một số giải pháp thiết thực nhằm nâng cao vị thế, tính cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế của công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu

Với những lý do trên, mục đích của đề tài “Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO) theo mô hình Just in time” là nhằm:

- Khái quát cơ sở lý luận về hệ thống sản xuất tức thời (mô hình JIT)

- Phân tích thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO)

- Giải pháp nhằm nâng cao và hoàn thiện hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty trên cơ sở áp dụng mô hình JIT

3 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: cơ sở lý luận về hệ thống sản xuất tức thời (mô hình JIT)

- Đối tượng khảo sát: Công ty Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO)

- Phạm vi thời gian:

o Thời gian nghiên cứu: 12/2016 – 03/2017

o Thời gian khảo sát: từ 1 – 2 tuần trong tháng 04/2017

o Thời gian ứng dụng: dự kiến áp dụng từ khi nghiên cứu hoàn tất đến hết năm

2021

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu chính sử dụng trong đề tài là phương pháp phân tích – tổng hợp, phân tích định tính và định lượng, cụ thể:

- Chương 1: Sử dụng phương pháp thu thập, tổng hợp dữ liệu ban đầu nhằm làm rõ hơn về nội dung và các khía cạnh của lý thuyết mô hình Just in time

- Chương 2:

 Phương pháp nghiên cứu định tính: sử dụng những số liệu thứ cấp bằng các báo cáo của công ty để lọc ra thông tin, số liệu về công tác quản lý sản xuất, theo dõi hàng tồn kho của công ty

 Phương pháp nghiên cứu định lượng: bằng việc xây dựng bảng câu hỏi điều tra và khảo sát khách hàng, số liệu được xử lý bằng phần mềm SPSS (kiểm định độ tin cậy của thang đo bằng hệ số Cronbach’s Alpha, mô tả thống kê thang đo: đánh giá trung bình và độ lệch chuẩn) từ các cấp quản

lý, nhân viên thương mại, nhân viên sản xuất trực tiếp, nhân viên kho, bán hàng… nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho tại công

ty

- Chương 3: Tổng hợp từ kết quả của phân tích định tính và phân tích định lượng, đồng thời kết hợp với các phương pháp phân tích – tổng hợp, phương pháp hệ thống để rút ra những ưu nhược điểm của hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện tại, từ đó đưa ra những đề xuất khả dụng dựa trên lý thuyết mô hình Just in time nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho tại Công

ty Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO)

6 Tổng quan tình hình

Một số đề tài nghiên cứu tương tự với đề tài của luận văn này:

- Nguyễn Mộng Hà, 2004 Một số giải pháp hoàn thiện sản xuất ắc quy tại Công ty Pin Ắc quy miền Nam theo hệ thống Just in time Luận văn thạc sĩ Đại học Kinh tế TP HCM

- Lê Trung Hiếu, 2011 Mô hình Just in time (JIT) tại tập đoàn Toyota và đề

xuất ứng dụng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam Luận văn thạc sĩ Đại học

Ngoại thương

- Sukarma, Lukman, 2007 Applying the just-in-time production system in

developing countries: lessons learnt from Japan and the West, Master of

Total Quality Management (Hons.) thesis, Department of Mechanical Engineering, University of Wollongong, http://ro.uow.edu.au/theses/2912

- Li, Jinglin, 2015 Just-in-Time Management in Healthcare Operations,

Honors College Capstone Experience/Thesis Projects Paper 530,

http://digitalcommons.wku.edu/stu_hon_theses/530

7 Kết cấu đề tài

Luận văn có kết cấu gồm các phần và chương sau:

- Chương 1: Cơ sở lý luận của mô hình Just in time: khái niệm, mục tiêu, các yếu tố cơ bản, ưu nhược điểm của hệ thống

- Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động quản lý hàng tồn kho tại Công ty

Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO) theo các yêu cầu của hệ thống Just in time

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty

Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO)

- Kết luận

- Tài liệu tham khảo

- Phụ lục

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO THEO

MÔ HÌNH JUST IN TIME (HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH VỪA ĐÚNG LÚC) 1.1 Quản trị hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một trong những loại tài sản có giá trị lớn của hầu hết các công

ty, xí nghiệp Do vậy những nhà quản trị hoạt động sản xuất và điều hành đều cho rằng việc kiểm soát, phân phối, tính toán số lượng hàng tồn kho của đơn vị luôn là vấn đề rất cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp

Bản thân vấn đề tồn kho luôn có hai mặt trái ngược nhau, với quan điểm của người sản xuất người ta luôn tìm cách giảm phí tổn bằng cách giảm lượng tồn kho, còn với quan điểm của người tiêu thụ thì sẽ luôn mong muốn có nhiều hàng dự trữ

để không có sự thiếu hụt Vì vậy các doanh nghiệp phải tìm cách xác định một mức

độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho phục vụ sản xuất và thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời đúng lúc với chi phí tối thiểu nhất

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau

cùng Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm Do đó, hàng tồn kho chính là

sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được phân ra thành ba loại:

- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường

về

- Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

- Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất

Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công

ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp

Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật

tư, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng

đèn và những thứ tương tự Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất

1.1.3 Lợi ích và chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho:

1.1.3.1 Lợi ích từ việc lưu trữ hàng tồn kho

Lưu trữ hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp

Những lợi thế quan trọng nhưng không hạn chế có thể kể đến như:

- Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh: Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Giảm chi phí đặt hàng: Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ

- Đạt được hiệu quả sản xuất: Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất

1.1.3.2 Chi phí lưu trữ hàng tồn kho

Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt Có thể nói rằng việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều rủi ro và việc gặp phải những rủi ro

không lường trước được sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp.Việc lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, không có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định Do vậy, rất cần thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho Chi phí lưu trữ hàng tồn kho được phân ra làm ba loại:

- Chi phí mua hàng: Là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng món hàng tồn kho Chi phí này thường được biểu hiện bằng chi phí của một đơn vị nhân với số lượng nhận được hoặc sản xuất ra Nhiều khi giá món hàng được hưởng giảm giá nếu ta mua cùng một lúc đạt đến số lượng nào đó Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng

- Chi phí đặt hàng: Bao gồm những phí tổn trong việc tìm các nguồn cung ứng, hình thức đặt hàng, thực hiện quy trình đặt hàng hỗ trợ cho các hoạt động văn phòng…Khi đơn hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng Do đó chúng ta cần xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng Nếu chúng ta giảm được thời gian này là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất

- Chi phí tồn trữ: Trong quá trình lưu kho các loại nguyên phụ liệu, sản phẩm

dở dang, thành phẩm để giữ cho chúng đảm bảo phẩm chất để còn phục vụ cho sản xuất và tiêu thụ thì bộ phận quản lý kho tàng cần áp dụng một số các biện pháp để bảo quản và lưu trữ Các hoạt động này cũng tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản chi phí đáng kể Chi phí này thường được tính bằng số phần trăm giá trị của món hàng Ví dụ phí tồn trữ 15% /năm của món hàng tức là mỗi 1000đ giá trị món hàng nếu để trong kho một năm thì phải trả

150đ tiền tồn trữ Trong thực tế chi phí tồn trữ tiêu biểu thường vào khoảng 15% đến 30% mỗi năm

Tỷ lệ từng loại chi phí tiền chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng lệ thuộc vào từng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi hiện tại Thông thường một tỷ lệ phí tổn tồn trữ hàng năm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho

Những điểm trên nhằm nhấn mạnh cho tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho, để quyết định số lượng hàng tồn kho tối ưu nhất cho công ty, doanh nghiệp theo chu kì

1.1.4 Mục đích của quản trị hàng tồn kho:

Có 2 mục đích chính:

- Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất Điều này khiến cho việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận

- Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm

Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những

nơi khác để kiếm lời Hai là nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận

Như vậy, các công ty bắt buộc phải tăng chất lượng sản phẩm trong khi phải giảm giá thành mà phải tăng tốc độ đáp ứng được các đơn đặt hàng của khách hàng

Để đáp ứng được các nhu cầu này các nhà máy phải tìm ra các phương pháp quản lý mới Và nghiên cứu này sẽ đề cập đến mô hình quản lý được áp dụng rộng rãi gần đây, đó là hệ thống điều hành vừa đúng lúc “Just in time” “Just in time” nhấn mạnh vào việc giảm thiểu lãng phí từ mọi hoạt động của công ty Mô hình này được xem như là một trong những cách lựa chọn tốt nhất cho việc kế hoạch nguồn nguyên liệu

1.2 Cơ sở lý luận của mô hình “Just in time”

1.2.1 Khái niệm mô hình “Just in time”

Hình 1.1 Quá trình hình thành và phát triển mô hình JIT

(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ nhiều nguồn)

“Just in time” (JIT) được gói gọn trong đúng một câu: “Đúng sản phẩm với đúng

số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm” Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn tiếp sau cần tới Các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng cần được loại bỏ Điều này cũng đúng với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra những cái mà khách hang muốn Nói cách khác, JIT là hệ thống sản xuất

Ford áp dụng mô hình sơ khai

Taiichi Ohno hoàn thiện

mô hình JIT

Deming và Juran phát triển nó ở Bắc Mỹ

Mô hình này đã lan khắp thế giới

trong đó các luồng nguyên vật liệu, hàng hóa và sản phẩm truyền vận trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết từng bước sao cho quy trình tiếp theo có thể được thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi đầu vào để vận hành Đạt được mục đích này sẽ giúp cho công ty đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và giúp công ty có thể có đủ khả năng để cạnh tranh với các đối thủ khác về giá cả, chất lượng, độ tin cậy, sự linh hoạt và thời gian

Phương pháp JIT do ông Taiichi Ohno (Phó Tổng giàm đốc sản xuất) cùng nhiều đồng nghiệp triển khai ở hãng Toyota Motor Toyota Motor đã kết hợp 2 phương thức sản xuất tinh xảo và đại trà, loại bỏ các yếu điểm về giá thành và sự chặt chẽ công nghiệp, cho ra đời một phương thức sản xuất mới với đội ngũ công nhân có tay nghề cao được trang bị hệ thống máy móc linh hoạt, đa năng, có khả năng sản xuất với nhiều mức công suất Phương thức này được đánh giá là sử dụng ít nhân lực hơn, ít diện tích hơn, tạo ra ít phế phẩm hơn, và sản xuất được nhiều loại sản phẩm hơn hình thức sản xuất đại trà

Nền tảng của hệ thống sản xuất Toyota dựa trên khả năng duy trì liên tục dòng sản phẩm trong các nhà máy nhằm thích ứng linh hoạt với các thay đổi của thị trường, chính là khái niệm JIT sau này Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối đa, qua đó tăng năng suất và giảm chi phí

Bên cạnh đó, mặc dù khả năng giảm thiểu chi phí là yêu cầu hàng đầu của hệ thống, Toyota đã đưa ra 3 mục tiêu phụ nhằm đạt được mục tiêu chính yếu đó:

- Kiểm soát chất lượng: giúp cho hệ thống thích ứng hàng tháng hay thậm chí hàng ngày với sự thay đổi của thị trường về số lượng và độ đa dạng

- Bảo đảm chất lượng: đảm bảo mỗi quy trình chỉ tạo ra các đơn vị sản phẩm tốt cho các quy trình tiếp theo

- Tôn trọng con người: vì nguồn nhân lực phải chịu nhiều sức ép dưới nỗ lực giảm thiểu chi phí

Sau Nhật, JIT được 2 chuyên gia TQM (Total Quality Manufacturing) là Deming

và Juran phát triển ở Bắc Mỹ Từ đó mô hình JIT lan rộng trên khắp thế giới JIT là một triết lý sản xuất với mục tiêu triệt tiêu tất cả các nguồn gây hao phí, bao gồm cả tồn kho không cần thiết và phế liệu sản xuất

1.2.2 Các yếu tố chính của hệ thống “Just in time”

1.2.2.1 Mức độ sản xuất đều và cố định

Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi một dòng sản phẩm đồng nhất khi đi qua một

hệ thống thì các hoạt động khác nhau sẽ thích ứng với nhau và để nguyên vât liệu và sản phẩm có thể chuyển từ nhà cung cấp đến đầu ra cuối cùng Mỗi thao tác phải được phối hợp cẩn thận bởi các hệ thống này rất chặt chẽ Do đó, lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập các lịch mua hàng

và sản xuất Rõ ràng là luôn có áp lực lớn để có được những dự báo tốt và phải xây dựng được lịch trình thực tế bởi vì không có nhiều tồn kho để bù đắp những thiếu hụt hàng trong hệ thống

1.2.2.2 Tồn kho thấp

Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho thấp Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng Lợi ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm còn tồn đọng trong kho Lợi ích thứ hai thì khó thấy hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT, đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao Phương pháp JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó người ta càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh

1.2.2.3 Kích thước lô hàng nhỏ

Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng Kích thước lô hàng nhỏ sẽ tạo ra một số lợi ích cho hệ thống JIT hoạt động một cách có hiệu quả như sau:

- Với lô hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn

so với lô hàng có kích thước lớn Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi

- Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc

- Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện có sai sót thì chi phí sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn

1.2.2.4 Lắp đặt với chi phí thấp và nhanh

Theo phương pháp này, người ta sử dụng các chương trình làm giảm thời gian và chi phí lắp đặt để đạt kết quả mong muốn, những công nhân thường được huấn luyện để làm những công việc lắp đặt cho riêng họ, công cụ và thiết bị cũng như quá trình lắp đặt phải đơn giản và đạt được tiêu chuẩn hóa, thiết bị và đồ gá đa năng

có thể giúp giảm thời gian lắp đặt Hơn nữa, người ta có thể sử dụng nhóm công nghệ để giảm chi phí và thời gian lắp đặt nhờ tận dụng sự giống nhau trong những thao tác có tính lặp lại Quá trình xử lý một loạt các chi tiết tương tự nhau trên những thiết bị giống nhau có thể làm giảm yêu cầu thay đổi việc lắp đặt, sự tinh chỉnh trong trường hợp này là cần thiết

1.2.2.5 Bố trí mặt bằng hợp lý

Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, mặt bằng của các phân xưởng thường được bố trí theo nhu cầu xử lý gia công Hệ thống JIT thường sử dụng bố trí mặt bằng dựa trên nhu cầu sản phẩm Thiết bị được sắp xếp để điều khiển những dòng sản phẩm giống nhau, có nhu cầu lắp ráp hay xử lý giống nhau Để tránh việc di chuyển một khối lượng chi tiết lớn trong khu vực thì người ta đưa những lô nhỏ chi tiết từ trung tâm làm việc này đến trung tâm làm việc kế tiếp, như vậy thời gian chờ đợi và lượng sản phẩm dở dang sẽ được giảm đến mức tối thiểu Mặt khác, chi phí vận

chuyển nguyên vật liệu sẽ giảm đáng kể và không gian cho đầu ra cũng giảm Các nhà máy có khuynh hướng nhỏ lại nhưng có hiệu quả hơn và máy móc thiết bị có thể sắp xếp gần nhau hơn, từ đó tăng cường sự giao tiếp trong công nhân

1.2.2.6 Sửa chữa và bảo trì định kỳ

Do hệ thống JIT có rất ít hàng tồn kho nên khi thiết bị hư hỏng có thể gây ra nhiều rắc rối Để giảm thiểu việc hỏng hóc, doanh nghiệp sử dụng các chương trình bảo trì định kỳ, trong đó nhấn mạnh vào việc duy trì thiết bị trong điều kiện hoạt động tốt nhất và vào việc thay thế những cụm chi tiết có dấu hiệu hỏng trước khi sự

cố xảy ra Những công nhân thường có trách nhiệm bảo trì thiết bị máy móc của mình

Mặc dù có bảo trì định kỳ, đôi khi thiết bị cũng hư hỏng Vì vậy, cần thiết phải chuẩn bị cho điều này và phải có khả năng sửa chữa cũng như đưa thiết bị vào sản xuất một các nhanh chóng Muốn vậy, doanh nghiệp cần có những chi tiết dự phòng

và duy trì lực lượng sửa chữa nhỏ hoặc huấn luyện công nhân tự mình sửa chữa những hư hỏng đột xuất có thể xảy ra

1.2.2.7 Sử dụng công nhân đa năng

Trong hệ thống cổ điển, công nhân thường được đào tạo trong phạm vi hẹp mà thôi Hệ thống JIT dành vai trò nổi bật cho công nhân đa năng được huấn luyện để điều khiển tất cả những công việc từ việc điều khiển quy trình sản xuất, vận hành máy đến việc bảo trì, sửa chữa…Người ta mong muốn công nhân có thể điều chỉnh

và sửa chữa nhỏ cũng như thực hiện việc lắp đặt Hãy nhớ rằng trong hệ thống JIT người ta đẩy mạnh đơn giản hóa việc lắp đặt, làm thuận lợi cho người vận hành Trong hệ thống JIT, công nhân không chuyên môn hóa mà được huấn luyện để thực hiện nhiều thao tác, do vậy họ có thể giúp những công nhân không theo kịp tiến độ Người công nhân không những có trách nhiệm trong việc kiểm tra chất lượng công việc của mình mà còn quan sát kiểm tra chất lượng công việc của những công nhân

ở khâu trước họ Tuy nhiên, phương pháp này có hạn chế là mất nhiều thời gian và chi phí đào tạo những công nhân đa năng để đáp ứng yêu cầu của hệ thống

1.2.2.8 Đảm bảo mức chất lượng cao

Những hệ thống JIT đòi hỏi các mức chất lượng cao Những hệ thống này được gài vào một dòng công việc liên tục, nên sự xuất hiện của những trục trặc do chất lượng kém sẽ tạo sự phá vỡ trên dòng công việc này Thực tế, do kích thước các lô hàng nhỏ, lượng hàng tồn kho để đề phòng mọi bất trắc thấp, nên khi sự cố xảy ra, việc sản xuất phải ngừng lại cho đến khi sự cố được khắc phục Vì vậy, phải tránh bất cứ sự ngừng việc nào hoặc nhanh chóng giải quyết trục trặc khi chúng xuất hiện

1.2.2.9 Tinh thần hợp tác của các thành viên trong hệ thống

Ngoài ra, hệ thống JIT đòi hỏi tinh thần hợp tác giữa các công nhân, quản lý và người cung cấp Nếu không đạt được điều này thì khó có thể có một hệ thống JIT thật sự hiệu quả Khi vận hành dưới hệ thống JIT vấn đề xem xét chủ yếu là phảo đạt được và duy trì một tinh thần tôn trọng và hợp tác qua lại lẫn nhau Điều này đòi hỏi một sự đánh giá đúng về tầm quan trọng của hợp tác và sự nỗ lực chặt chẽ để thấm nhuần và duy trì tinh thần đó

1.2.2.10 Sử dụng những người bán hàng đáng tin cậy

Hầu hết hệ thống JIT mở rộng về phía người bán, người bán được yêu cầu giao hàng hóa có chất lượng cao, các lô hàng nhỏ và thời điểm giao hàng tương đối chính xác

Theo truyền thống, người mua đóng vai trò kiểm tra chất lượng và số lượng hàng mang đến, và khi hàng hóa kém phẩm chất thì trả cho người bán để sản xuất lại Trong hệ thống JIT, hàng hóa kém phẩm chất sẽ đình trệ sự liên tục của dòng công việc Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa đưa đến được xem là không hiệu quả vì nó không được tính vào giá trị sản phẩm Do đó việc đảm bảo chất lượng được chuyển sang người bán Người mua sẽ làm việc với người bán để giúp họ đạt được chất lượng hàng hóa mong muốn Mục tiêu cơ bản của người mua là có thể công nhận người bán như một nhà sản xuất hàng hóa chất lượng cao, do vậy không cần có sự kiểm tra của người mua

1.2.2.11 Sử dụng hệ thống “kéo”

Thuật ngữ “đẩy” và “kéo” dùng để mô tả hai hệ thống khác nhau nhằm chuyển dịch công việc thông qua quá trình sản xuất Trong hệ thống đẩy, khi công việc kết thúc tại một khâu, sản phẩm đầu ra được đẩy tới khâu kế tiếp, ở khâu cuối cùng, sản phẩm được đẩy vào kho thành phẩm Ngược lại, trong hệ thống kéo, việc kiểm soát

sự chuyển dời của công việc tùy thuộc vào hoạt động đi kèm theo, mỗi khâu công việc sẽ kéo sản phẩm từ khâu phía trước nếu cần Đầu ra của hoạt động sau cùng được kéo bởi nhu cầu khách hàng hoặc bởi lịch trình sản xuất chính Như vậy, trong

hệ thống kéo, công việc được luân chuyển để đáp ứng yêu cầu của công đoạn kế tiếp theo của quá trình sản xuất Trái lại, trong hệ thống đẩy, công việc được đẩy ra khi nó hoàn thành mà không cần quan tâm đến khâu kế tiếp theo đã sẳn sàng chuẩn

bị cho công việc hay chưa Vì vậy công việc có thể bị chất đống tại khâu chậm tiến

độ do thiết bị hỏng hóc hoặc phát hiện có vấn đề về chất lượng

Hệ thống JIT dùng phương pháp kéo để kiểm soát dòng công việc, mỗi công việc

sẽ gắn đầu ra với nhu cầu của khâu kế tiếp Trong hệ thống JIT, có sự thông tin ngược từ khâu này sang khâu khác, do đó công việc được di chuyển “đúng lúc” tới khâu kế tiếp, theo đó dòng công việc được kết nối nhau, và sự tích lũy thừa tồn kho giữa các công đoạn sẽ được tránh khỏi

Cùng với công nghệ thông tin hiện đại, Thẻ báo Kanban là phương pháp hỗ trợ

hữu hiệu Kanbanlà hệ thống quản lí thông tin kiểm soát số lượng linh kiện trong từng qui trình sản xuất

Mỗi Kanban được gắn vào hộp linh kiện khi chuyển qua từng công đoạn lắp ráp Công nhân ở công đoạn nhận linh kiện từ công đoạn trước phải để lại 1 Kanban đánh dấu việc chuyển giao số lượng linh kiện Linh kiện qua hết các công đoạn trong dây chuyền lắp ráp, Kanban đã được điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu

và gửi ngược lại vừa để lưu công việc đã hoàn tất, vừa để yêu cầu cung ứng linh kiện tiếp theo

Kanban được áp dụng theo 2 hình thức:

– Thẻ rút (Withdrawal Kanban): chi tiết chủng loại, số lượng linh kiện qui trình sau nhận từ qui trình trước

– Thẻ đặt (Production – Ordering): chi tiết chủng loại, số lượng linh kiện qui trình sau phải thực hiện

Toyota đã cắt giảm 80 % lượng hàng tồn kho bằng cách chuyển từ hệ thống

“Đẩy” sang hệ thống “Kéo” trên cơ sở áp dụng Thẻ báo – Kanban Cải tiến qui trình

là cách tốt nhất kiểm soát kho

1.2.2.12 Giải quyết sự cố trong quá trình sản xuất và liên tục cải tiến

Giải quyết sự cố là nền tảng cho bất kỳ một hệ thống JIT nào Mối quan tâm là những trục trặc cản trở hay có khả năng cản trở vào dòng công việc qua hệ thống Khi những sự cố như vậy xuất hiện thì cần phải giải quyết một cách nhanh chóng Điều này có thể buộc phải gia tăng tạm thời lượng tồn kho, tuy nhiên mục tiêu của

hệ thống JIT là loại bỏ càng nhiều sự cố thì hiệu quả càng cao

Để xử lý nhanh những trục trặc trong quá trình sản xuất, nhiều doanh nghiệp đã dùng hệ thống đèn để báo hiệu Ở Nhật, một hệ thống như vậy được gọi là ANDON Mỗi một khâu công việc được trang bị một bộ ba bóng đèn, đèn xanh biểu hiện cho mọi việc đều trôi chảy, đèn vàng biểu hiện có công nhân sa sút cần chấn chỉnh, đèn đỏ báo hiệu có sự cố nghiêm trọng cần nhanh chóng khắc phục Điểm mấu chốt của hệ thống đèn là cho những người khác trong hệ thống phát hiện được

sự cố và cho phép công nhân và quản đốc sửa chữa kịp thời sự cố xãy ra

Đồng thời, một trong những vấn đề cơ bản của phương pháp JIT là hướng về sự cải tiến liên tục trong hệ thống như: giảm lượng tồn kho, giảm chi phí lắp đặt, giảm thời gian sản xuất, cải tiến chất lượng, tăng năng suất, cắt giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả sản xuất Sự cải tiến liên tục này trở thành mục tiêu phấn đấu của tất cả thành viên trong doanh nghiệp nhằm hoàn thiện hệ thống

Những thành phần chính của hệ thống JIT có thể được minh họa qua hình 1.1

Hình 1.2: Những thành phần chính của JIT

(Nguồn: Giáo trình Quản trị điều hành, ĐH Kinh tế, 2014)

1.2.2.13 Đề xuất thang đo nghiên cứu:

Luận văn dựa trên tổng hợp lý thuyết về các yếu tố cơ bản của hệ thống điều hành vừa đúng lúc (Just in time) của Taiichi Ohno cùng với kế thừa từ các nghiên cứu trước đây về mô hình Just in time và được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế hoạt động quản trị hàng tồn kho của Proconco thông qua thảo luận nhóm chuyên gia (xem tại phụ lục 1), thang đo các yếu tố cơ bản của hệ thống JIT được chia thành 3 nhóm thành phần chính và đưa ra như bảng 1.1:

Bảng 1.1 Thang đo các yếu tố cơ bản của mô hình JIT CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ

Yếu tố Mức độ sản xuất đều, cố định

Fre1 Lịch sản xuất hàng tuần luôn cố định, ít thay đổi

Fre2 Thời gian chờ nguyên vật liệu không có

Fre3 Thời gian cài đặt hệ thống trước sản xuất hầu như không có

Yếu tố Hàng tồn kho thấp

Inv1 Thường xuyên đầy kho thành phẩm hoặc nguyên liệu

Inv2 Tồn kho thành phẩm luôn đảm bảo đủ hàng bán

Inv3 Thường xuyên phải tái chế thành phẩm vì quá hạn

Yếu tố Kích thước lô hàng nhỏ

Vol1 Sản phẩm sản xuất mỗi ngày trên 20 loại khác nhau

Vol2 Nhà cung cấp sẵn sàng giao hàng với số lượng nhỏ

Vol3 Thời gian kiểm tra chất lượng sản phẩm ngắn

Yếu tố Sản xuất nhanh, chi phí thấp

Prod1 Quy trình chuyển đổi sản phẩm đơn giản và nhanh chóng

Prod2 Thời gian từ khi có yêu cầu đến khi có hàng trong vòng 8h làm việc Prod3 Có Kpi đánh giá giảm chi phí liên tục

Yếu tố Sửa chữa và bảo dưỡng định kì

Main1 Thường xuyên hư hỏng thiết bị chính

Main2 Tần suất bảo trì định kỳ và bảo dưỡng dự phòng cao

Main3 Linh kiện thay thế sửa chữa luôn có sẵn

Main4 Tay nghề và trách nhiệm của nhân viên bảo trì cao

Yếu tố Chất lượng đảm bảo

Qlt1 Quy trình sản xuất sản phẩm được tiêu chuẩn hóa

Qlt2 Chất lượng nguyên vật liệu luôn đạt tiêu chuẩn

Qlt3 Công nhân được đánh giá KPI dựa trên hiệu quả sản xuất sản phẩm chất

lượng

Yếu tố Người bán hàng đáng tin cậy

Sup1 Thời điểm giao hàng chính xác

Sup2 Chất lượng nguyên vật liệu luôn đạt tiêu chuẩn

Sup3 NCC luôn luôn đáp ứng nhu cầu cấp thiết

Yếu tố Sử dụng hệ thống kéo

Pull1 Nhu cầu của khách hàng chính xác và đầy đủ

Pull2 Kế hoạch sản xuất cụ thể và kịp thời

Pull3 Phương tiện thông tin giữa các khâu sản xuất đơn giản và rõ ràng

NGƯỜI QUẢN LÝ

Yếu tố Công nhân đa năng

Emp1 Công nhân được huấn luyện để thực hiện tất các khâu trong quy trình Emp2 Công nhân có khả năng quan sát kiểm tra chất lượng công việc của công

nhân khâu trước họ

Emp3 Chi phí và thời gian huấn luyện cao

Yếu tố Có tinh thần hợp tác cao

Coop1 Công nhân hợp tác khi có yêu cầu điều động

Coop2 Bộ phận bán hàng và sản xuất thường xuyên có xung đột

Coop3 Có Kpi chung giữa các bộ phận với nhau

Yếu tố Giải quyết vấn đề nhanh chóng và cải tiến liên tục

Sol1 Nhà máy sử dụng đèn và còi báo hiệu khi có sự cố

Sol2 Luôn có sẵn nhân viên có kinh nghiệm và tay nghề trong ca sản xuất

Sol3 Thường xuyên động viên và khuyến khích nhân viên đề xuất sáng kiến cải

tiến hệ thống bằng phần thưởng

(Nguồn: Tổng hợp, thảo luận nhóm chuyên gia)

1.2.3 Các ưu điểm và hạn chế của hệ thống “Just in time”

1.2.3.1 Ưu điểm

- Giảm lượng tồn kho ở tất cả các khâu: cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất

và tiêu thụ sản phẩm

- Giảm nhu cầu về mặt bằng

- Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế phẩm và lượng sản phẩm làm lại

- Giảm thời gian phân phối trong sản xuất

- Có tính linh động cao trong phối hợp sản xuất

- Dòng sản xuất nhịp nhàng và ít gián đoạn, chu kỳ sản xuất ngắn, do các công nhân có nhiều kỹ năng nên họ có thể giúp đở lẫn nhau và thay thế trong trường hợp vắng mặt

- Tăng mức độ sản xuất và tận dụng thiết bị

- Có sự tham gia của công nhân trong việc khắc phục các sự cố của quá trình sản xuất, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của công nhân

- Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp

- Giảm nhu cầu lao động gián tiếp, tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm

Ví dụ JIT tại tập đoàn máy tính Dell: Năm 1998, Dell áp dụng hệ thống sản xuất chi phí thấp và tăng tính cạnh tranh với các đối thủ là IBM và HP, khiến giá thành sản phẩm của Dell giảm từ 10-15% so với đối thủ Nếu một đơn mua hàng từ khách hàng yêu cầu từ 9h sáng thì 9h tối cùng ngày khách hàng đã nhận được sản phẩm của mình Điều này HP và IBM không thể làm được Dell áp dụng JIT rất triệt để,

chỉ khi có yêu cầu của khách hàng, Dell mới yêu cầu các nguyên vật liệu, các thành phần của máy tính được lắp rắp, điều này khiến cho quá trình từ lúc khách hàng đặt hàng đến lúc nhận được hàng, trung bình, là 60 ngày mới hơn so với máy IBM hoặc

HP được bán cùng một lúc, có thể chuyển thành lợi thế về lợi nhuận 6% trên mỗi thành phần riêng lẻ Mười chín năm trước đây, Dell đã tiến hành kiểm kê 20-25 ngày trong một mạng lưới kho bãi rộng rãi Ngày nay, Dell không có kho hàng Và mặc dù nó lắp ráp gần 80.000 máy tính mỗi 24 giờ, nó không chỉ tồn kho trong vòng hai giờ trong các nhà máy và tối đa là 72 giờ trong toàn bộ hoạt động Đơn giản, bằng cách thay đổi phương pháp kiểm kê, Dell đã trải qua một sự thay đổi to lớn về tài chính của nó và đạt được một lợi thế cạnh tranh to lớn Dell tiếp tục phấn đấu để cải tiến toàn công ty Tuy nhiên, có một điều chắc chắn: công ty sẽ không bao giờ ngừng sử dụng hệ thống điều hành vừa đúng lúc Just-In-Time

1.2.3.2 Hạn chế

- Lịch tiếp nhận và phân phối nguyên vật liệu, thành phẩm rất phức tạp, JIT

sẽ chứa đựng nhiều rủi ro khi chỉ cần một mắt xích trong chuỗi cung ứng

có vấn đề sẽ khiến toàn bộ hệ thống ngưng trệ

- Làm cho doanh nghiệp không có dự trữ đệm Mặc dù dự trữ đệm rất tốn kém cho việc lưu trữ, song nó có thể giúp doanh nghiệp thoát khỏi cạn dự trữ các đầu vào do những đổ vỡ từ các nhà cung cấp

- Hệ thống kiểm soát và điều hành hoạt động khó khăn

Ví dụ hệ thống JIT áp dụng tại Toyota đã bị một lỗ hổng trong chuỗi cung ứng

Đó là Toyota sử dụng nguyên vật liệu từ công ty Seiki trong chuỗi cung ứng của mình Seiki bị cháy và việc sản xuất của Toyota bị gián đoạn , chỉ từ thứ 7 tuần trước đến thứ 3 tuần sau, Toyota đã bị thiệt hại 15 tỷ đô

Tóm lại, JIT là hệ thống sản xuất được sử dụng chủ yếu trong sản xuất lặp lại, trong đó sản phẩm luân chuyển qua hệ thống được hoàn thành đúng lịch trình và có rất ít tồn kho Các lợi ích của JIT đã lôi cuốn sự chú ý của các nhà sản xuất từ vài thập niên trở lại đây, và việc áp dụng hệ thống JIT trong các doanh nghiệp nước ta

là biện pháp không thể thiếu được nhằm tăng khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện nay

1.2.3.3 So sánh JIT với phương pháp sản xuất truyền thống cổ điển

Bảng 1.2 So sánh JIT với phương pháp cổ điển

Tồn kho Một khoản nợ Mọi cố gắng phải

được phát huy để loại bỏ đó Một tài sản Bảo vệ chống lại sai sót do dự báo,

những vấn đề máy móc phân phối trễ Nhiều hàng tồn kho thì an toàn hơn Kích thước lô hàng Chỉ nhu cầu tức thì Cần số

lượng bổ sung tối thiểu đối với chi tiết được sản xuất và được mua

Xem xét kích thước lô hàng tối ưu với một vài công thức dựa trên mối quan hệ giữa chi phí tồn kho và chi phí lắp đặt

nghĩa Điều này đòi hỏi:

- Lắp đặt nhanh để giảm tối đa

sự tác động lên sản xuất

- Tận dụng các máy đã lắp đặt sẵn

- Sự thay đổi nhanh làm các kích thước lô hàng nhỏ và cho phép một số lớn chi tiết khác nhau được sản xuất ra thường xuyên

Mức ưu tiên thấp Sản lượng tối đa là mục tiêu thông thường Ít khi có cùng suy nghĩ và xem xét lắp đặt nhanh chóng

Xếp hàng Loại bỏ vấn đề xếp hàng Khi có

trục trặc, tìm ra nguyên nhân và sửa chữa chúng

Đầu tư cần thiết Xếp hàng cho phép những công việc được tiếp tục nếu như các hoạt động cung cấp gặp rắc rối Bằng cách cung cấp việc chọn lựa các công việc, nhà quản lý xí nghiệp

có nhiều cơ hội hơn để làm tương thích các kỹ năng của người vận hành và khả năng của máy, từ đó nâng cao hiệu quả hệ thống

Người bán/Nhà cung

cấp

Đồng sự Họ là thành phần của nhóm Hàng ngày có nhiều lần giao nhận hàng cho tất cả các bộ phận Nhà cung cấp quan tâm đến nhu cầu của khách hàng và khách hàng coi nhà cung cấp là một phần mở rộng của nhà máy

Đối thủ Nhiều nguồn cung cấp là quy luật và đối

xử với họ khác nhau

Chất lượng Không hư hỏng Nếu chất lượng

không đảm bảo 100% sản xuất gặp nguy hiểm

Cho phép có phế phẩm Theo dõi các phế phẩm và tìm cách tiên đoán chúng Bảo trì thiết bị Thường xuyên và hiệu quả Tối

thiểu hóa số lần hỏng hóc Khi cần thiết Không quan trọng vì có sẵn xếp hàng Thời gian phân phối Giữ chúng ngắn Điều này đơn

giản hóa công việc tiếp thị, mua hàng và sản xuất, cũng vì nó giảm áp lực hoàn thành công việc

Càng lâu càng tốt Đốc công và các đại lý mua muốn rằng thời gian phân phối dài

Công nhân Quản lý dựa trên sự nhất trí

Không có sự thay đổi nào nếu không đạt trên sự nhất trí hoàn toàn

Quản lý bởi mệnh lệnh Không quan tâm đến ý kiến công nhân khi thực hiện thay đổi Tập trung vào biện pháp xác định xem công nhân có thực hiện công việc của họ không

(Nguồn: Giáo trình Quản trị điều hành, ĐH Kinh tế, 2014)

1.2.4 Điều kiện áp dụng Just in time

Áp dụng hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại

Đặc trưng quan trọng của mô hình Just in time: áp dụng những lô hàng nhỏ với qui mô sản xuất gần như nhau, tiếp nhận vật tư trong suốt quá trình sản xuất tốt hơn

là sản xuất những lô hàng lớn rồi để tồn kho, ứ đọng vốn Nó cũng giúp dễ kiểm tra chất lượng, giảm thiệt hại khi có sai sót

Luồng “hàng hóa” lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập chi tiết cho từng bước sao cho công đoạn tiếp theo thực hiện được ngay sau khi công đoạn trước hoàn thành Không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi sản phẩm đầu vào

Mỗi công đoạn chỉ làm một số lượng sản phẩm / bán thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới

Người công nhân ở qui trình tiếp theo chính là khách hàng của qui trình trước đó

Họ có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu bán sản phẩm được chuyển đến trước khi thực hiện công việc của mình Sản phẩm không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ ra khỏi dây chuyền và báo cho toàn Hệ thống để điều chỉnh kế hoạch kịp thời

- Sử dụng mô hình Just in time đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp Tăng cường phân công lao động xã hội thông qua hợp tác với các Công ty liên kết

- Muốn Just in time thành công, doanh nghiệp cần kết hợp đồng bộ nhiều biện pháp: áp dụng dây chuyền luồng một sản phẩm (sản phẩm được chuyển theo qui trình sản xuất chứ không theo bộ phận chuyên môn nhằm giảm thiểu chi phí vận chuyển), khả năng tự kiểm lỗi (công đoạn sau kiểm tra, nghiệm thu công đoạn trước), bình chuẩn hóa (phân bổ công việc đều mỗi ngày, không có ngày quá bận, ngày ít việc)

1.2.5 Tổng hợp những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của JIT

- Lao động, thiết bị, nguồn vật tư cung ứng không đảm bảo yêu cầu

- Thiết kế công nghệ, sản phẩm không chính xác

- Các bộ phận sản xuất trước khi có bản vẽ kỹ thuật

- Không năm chắc yêu cầu của khách hàng

- Thiết lập mối quan hệ giữa các khâu không chặt chẽ

- Hệ thống cung ứng chưa đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ

Tóm tắt chương 1:

Trong chương Cơ sở lý luận của quản trị hàng tồn kho theo mô hình Just in time, tác giả trình bày những nội dung tổng quan về quản trị hàng tồn kho và mô hình Just in time bao gồm: khái niệm hàng tồn kho, tầm quan trọng của việc quản trị hàng tồn kho, khái niệm mô hình Just in time cũng như ưu và nhược điểm của mô hình này, điều kiện áp dụng và một số nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của JIT

Đồng thời tác giả trình bày những yếu tố chính của mô hình Just in time cần có để

hệ thống hoạt động được hiệu quả bao gồm: mức độ sản xuất đồng đều, cố định; hàng tồn kho thấp; kích thước lô hàng nhỏ; sản xuất nhanh, chi phí thấp; bố trí mặt bằng hợp lý; sửa chữa và bảo dưỡng định kì; công nhân đa năng; chất lượng đảm bảo; có tinh thần hợp tác cao; người bán hàng đáng tin cậy; sử dụng hệ thống kéo; giải quyết vấn đề nhanh chóng và cải tiến liên tục

Chương 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT – PHÁP SẢN XUẤT THỨC ĂN GIA

SÚC (PROCONCO) THEO CÁC YÊU CẦU CỦA MÔ HÌNH “JUST IN TIME”

2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Việt – Pháp sản xuất thức ăn gia súc (PROCONCO)

2.1.1 Tổng quan về PROCONCO

Thành lập năm 1991 Trụ sở chính: Đường số 9, Khu công nghiệp Biên Hòa 1, P An Bình, TP.Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, Việt Nam

Được thành lập từ năm 1991, Công ty Cổ phần Thức ăn Gia súc Việt Pháp ("Proconco”) là liên doanh đầu tiên giữa Pháp và Việt Nam trong ngành sản xuất thức ăn chăn nuôi Hiện nay, Proconco là công ty sản xuất thức ăn gia súc và thủy sản lớn thứ hai ở Việt Nam và top 50 thế giới xét về sản lượng Proconco cung cấp nhiều loại thức ăn chất lượng cao cho ngành chăn nuôi heo, bò, gà, vịt, cút, cá và tôm Proconco đã xây dựng được một trong những hệ thống phân phối mạnh nhất trong ngành, vươn đến 63 tỉnh thành với hơn 500 nhà phân phối, hơn 50% trong số

họ phân phối độc quyền sản phẩm của Proconco Công ty cũng có năng lực sản xuất lớn thứ ba ở Việt Nam với 1,2 triệu tấn mỗi năm từ sáu nhà máy có vị trí địa lý chiến lược ở Việt Nam

2.1.2 Sơ đồ tổ chức của PROCONCO

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của PROCONCO

(Nguồn: Thông tin nội bộ PROCONCO)

2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014-2016

Bảng 2.1: Doanh thu Proconco giai đoạn 2014 – 2016

(Nguồn: Nội bộ công ty PROCONCO)

2.1.4 Các dòng sản phẩm của PROCONCO

 Sản phẩm dành cho heo: Tùy theo từng thời kì, heo cần những công thức dinh dưỡng khác nhau để có thể đạt mức tăng trưởng tốt nhất PROCONCO cung cấp 61 loại sản phẩm khác nhau phù hợp với độ tuổi của heo, mang đến những sản phẩm an toàn và tiện lợi cho đàn heo của các hộ chăn nuôi

 Sản phẩm dành cho bò: Dinh dưỡng là yếu tố tối quan trọng để bò có thể sinh trưởng tốt và đạt năng suất cao

 Sản phẩm dành cho gà:

 Sản phẩm dành cho Vịt: