Câu hỏi 1.1: Trình bày khái niệm văn phòng? Khái niệm quản trị hành chánh văn phòng? Câu hỏi 1.2: Trình bày xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay? Câu hỏi 1.3: Khái niệm quản trị thời gian? Nêu các nguyên nhân làm mất thời gian? Câu hỏi 1.4: Hãy cho biết khái niệm lễ tân và vai trò của công tác lễ tân ? Lấy ví du ̣ minh hoạ ? Câu hỏi 1.5: Trình bày khái niệm và cách phân loaị văn bản ? Câu hỏi 1.6: Khái niệm báo cáo và trình bày phương pháp viết báo cáo? Câu hỏi 1.7: Khái niệm công văn và trình bày phương pháp soaṇ thảo công văn ? Câu hỏi 1.8: Hãy trình bày khái niệm hợp đồng kinh tế ? Khi soaṇ thảo hơp̣ đồng kinh tế cần phải lưu ý gì?
Trang 1ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
● Câu hỏi loại 1 điểm
Câu hỏi 1.1: Trình bày khái niệm văn phòng? Khái niệm quản trị hành chánh văn phòng?
Câu hỏi 1.2: Trình bày xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay?
Câu hỏi 1.3: Khái niệm quản trị thời gian? Nêu các nguyên nhân làm mất thời gian? Câu hỏi 1.4: Hãy cho biết khái niệm lễ tân và vai trò của công tác lễ tân ? Lấy ví du ̣ minh ho ̣a?
Câu hỏi 1.5: Trình bày khái niệm và cách phân loa ̣i văn bản ?
Câu hỏi 1.6: Khái niệm báo cáo và trình bày phương pháp viết báo cáo?
Câu hỏi 1.7: Khái niệm công văn và trình bày phương pháp soa ̣n thảo công văn ?
Câu hỏi 1.8: Hãy trình bày khái niệm hợp đồng kinh tế ? Khi soa ̣n thảo hợp đồng kinh tế cần phải lưu ý gì?
● Câu hỏi loại 2 điểm
Câu hỏi 2.1: Hãy cho biết các chức năng của văn phòng ? Lấy ví du ̣ minh ho ̣a?
Câu hỏi 2.2 : Trình bày nhiệm vụ của văn phòng?
Câu hỏi 2.3 : Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn , theo chức năng là gì? Hãy trình bày ưu nhược điểm của mỗi hình thức trên?
Câu hỏi 2.4: Sự cần thiết phải quản trị thời gian ? Cho biết các nguyên nhân làm mất
thời gian? Nêu các biện pháp quản trị thời gian?
Câu hỏi 2.5: Cho biết các công cụ hoạch định thời gian biểu ? Cho biết các biê ̣n pháp tiết kiê ̣m thời gian?
Câu hỏi 2.6: Hãy cho biết yêu cầu và quy trình tổ chức công tác thông tin trong nghiệp
vụ văn phòng?
Câu hỏi 2.7: Trình bày nội dung công việc sắp xếp chuẩn bị cho các chuyến đi công tác?
Câu hỏi 2.8: Thế nào là hoa ̣t đô ̣ng lễ tân ? Các cách phân loa ̣i lễ tân ? Vai trò của hoa ̣t
đô ̣ng lễ tân?
Trang 2● Câu hỏi loại 3 điểm
Câu hỏi 3.1:
a) Trình bày trình tự công việc đón khách tại cơ quan , doanh nghiệp?
b) Trình bày nội dung công việc tổ chức tiếp khách tại cơ quan , doanh nghiệp? Câu hỏi 3.2:
a) Trình bày cách thức lập giấy mời và lập danh sách khách mời trong hoạt
đô ̣ng lễ tân hô ̣i nghi ̣?
b) Hãy cho biết trong công tác lễ tân việc bố trí ngôi thứ và xếp chỗ khách được thực hiê ̣n như thế nào?
Câu hỏi 3.3:
a) Khái niệm của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ?
b) Trình bày nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan ? Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ nhà nước?
Câu hỏi 3.4:
a) Trình bày cơ cấu t ổ chức văn phòng ? Công tác tổ chức văn phòng cần phải đảm bảo những yêu cầu nào?
b) Cho biết các phương pháp bố trí văn phòng?
Câu hỏi 3.5: Hãy cho biết trong quá trình tổ chức hội nghị:
a) Trình bày tầm quan trọng của c ác bài phát biểu sẽ được các diễn giả trình bày?
b) Nêu cách thức yêu cầu khi cho ̣n người phát biểu và trình tự sắp xếp các bài phát biểu?
Câu hỏi 3.6: Cho biết những qui định chung soa ̣n thảo văn bản và quy đi ̣nh về thể th ức văn bản? Lấy ví du ̣ minh ho ̣a?
Câu hỏi 3.7: Trình bày khái niệm của các loại văn bản pháp luật ? Lấy ví du ̣ minh ho ̣a?
● Câu hỏi loại 4 điểm
Câu hỏi 4.1:
a) Văn bản hành chính gồm những loa ̣i nào?
b) Trình bày quy trình soạn thảo văn bản p háp quy? Cho ví dụ minh họa? Câu hỏi 4.2:
a) Hãy cho biết những yêu cầu khi soạn thảo văn bản pháp quy ?
Trang 3b) Trình bày quy trình soạn thảo văn bản hành chính ? Cho ví dụ minh họa? Câu hỏi 4.3:
a) Trình bày khái niệm văn bản ?
b) Hãy cho biết chức năng của văn bản? Lấy ví du ̣ minh ho ̣a?
Câu hỏi 4.4:
a) Trình bày nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản ?
b) Cho biết trình tự công viê ̣c thực hiê ̣n tổ chức giải quyết văn bản đến và giải quyết quản lý văn bản mật?
a) Cho biết các cách phân loa ̣i hô ̣i nghi ̣? Lấy ví du ̣ minh ho ̣a?
b) Trình bày các bước công việc hoạch định các cuộc họp trang trọng theo ngh i thức?
Trang 4Câu 1.1: Trình bày khái niệm văn phòng, khái niệm quản trị hành chính văn phòng
a) Khái niệm Văn phòng:
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ:
- Nghĩa rộng: là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của
ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng còn ở các cơ quan, đơn
vị quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp
- Nghĩa hẹp: là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội
và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sĩ, kiến trúc sư trưởng…
Ví dụ: văn phòng Quốc hội (nghĩa rộng); trụ sở Vinagame – Hà Nội tầng 3, tòa nhà
Trung Yên, Trung Yên, Cầu Giấy, Hà Nội (nghĩa hẹp)
b) Khái niệm quản trị hành chính văn phòng: Là việc hoạch định, tổ chức phối
hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
Ví dụ : Hoạch định công việc hành chính văn phòng…
Câu 1.2: Trình bày xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay
Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp, Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực giúp cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục Hiện đại hóa công tác văn phòng là 1 đòi hỏi bức xúc của thời đại
+ Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, đúng chức năng
+ Từng bước tin học hóa công tác văn phòng: máy vi tính và văn phòng ko giấy, mạng
vi tính với hệ thống thông tin, hệ thống thông tin toàn cầu với chương trình World Wide Web, email, văn thư điện tử
Trang 5+ Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp (phát triển theo hướng văn phòng điện tử hóa)
+ Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính Đây là vấn đề quan trọng trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ quản trị viên
Câu 1.3: Khái niệm quản trị thời gian? Nêu các nguyên nhân làm mất thời gian
a) Khái niệm:
Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định , tổ chức và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của mình một cách có hiệu quả
b) Các nguyên nhân làm mất thời gian:
Trong quá trình làm việc, mất thời gian do các nguyên nhân sau:
+ Các cuộc gọi điện thoại
+ Đọc tài liệu chậm
+ Các cuộc viếng thăm xã giao, tiếp khách
+ Các câu hỏi của nhân viên
+ Đọc và trả lời thư tín
+ Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn
+ Các cuộc họp kéo dai
+ Khung cảnh văn phòng làm việc gây sao nhãng
Tính theo hiệu quả công việc thì 1 giờ của thời gian làm việc không bị gián đoạn có giá trị bằng 3 giờ của thời gian làm việc bị gián đoạn
Câu 1.4: Hãy cho biết khái niệm lễ tân và vai trò của công tác lễ tân ? Lấy vi ́ dụ minh họa?
a) Khái niệm:
Lễ tân được hiểu một cách chung nhất là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội
bộ một nước hoặc giữa các nước
b) Vai trò công tác lễ tân:
Lễ tân là công tác không thể thiếu trong mọi hoạt động của đời sống
+ Công tác lễ tân được tổ chức tốt giúp tiết kiệm thời gian cho người lãnh đạo
+ Tổ chức tốt công tác lễ tân giúp tạo ấn tượng đẹp, gây cảm tỉnh với khách
Trang 6+ Trong thực tiễn, nhiều việc đã được giải quyết tốt, nhiều khó khăn đã được vượt qua bằng cách vận dụng tốt các thể thức của lễ tân
Ví dụ: Một trong những công việc quan trọng của lễ tân là đón khách, làm tốt công tác
này với một phong cách chuyên nghiệp, một thái độ tôn trọng, lịch thiệp sẽ tạo được
ấn tượng tốt của khách với tổ chức
Câu 1.5: Trình bày khái niệm và ca ́ ch phân loại văn bản?
a) Khái niệm: Có nhiều các định nghĩa về văn bản
- Theo nghĩa rộng: văn bản là một phương tiện để ghi tin và truyền đạt các thông tin từ
chủ thể này đến chủ thể khác bằng 1 ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định
- Theo nghĩa hẹp: văn bản là các tài liệu, giấy tờ đc sử dụng trong hoạt động của các
cơ quan, các đoàn thể, các tổ chức xã hội (nghĩa phổ biến)
- Tóm lại văn bản nói chung là 1 phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ ( hay kí hiệu) nhất định
Ví dụ: Giáo trình quản trị văn phòng (nghĩa rộng), thông báo thu học phí (nghĩa hẹp)
b) Cách phân loại văn bản:
Phân loại theo tính pháp lý:
Phân loại văn bản theo mục đích ban hành văn bản:
+Văn bản dùng để ban hành các chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nc
+văn bản dùng để báo cáo , giải trình công việc lên cơ quan cấp trên trực tiếp
+văn bản dung để trao đổi công việc
+văn bản thống kê dùng để kiểm kê tài sản, quyết toán kinh phí
+văn bản hợp đồng dùng để giao kết giữa 2 hoặc nhiều đơn vị
Trang 7Ví dụ: Phân loại theo tính pháp lý
- Văn bản pháp quy: Luật kinh doanh, Luật Viễn thông
- Văn bản hành chính: thông báo kế hoạch thi học kỳ II,…
Câu 1.6: Khái niệm báo cáo va ̀ trình bày phương pháp viết báo cáo?
a) Khái niệm:
Báo cáo là một hình thức văn bản nhằm phản ánh hoạt động quản lý trên các lĩnh vực cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, dùng để đánh giá kết quả hoạt động của một phong trào, một vấn đề, vụ việc…
b) Phương pháp viết báo cáo:
Viết báo cáo phải tuân theo quy trình soạn thảo Về nội dung, phải xác định được mục đích, yêu cầu; thường kỳ hay bất thường; sơ kết hay tổng kết…Nội dung thường bao gồm 3 phần chính:
+ Phần mở bài: nhiệm vụ chức năng của cơ quan đơn vị; điều kiện, hoàn cảnh có ảnh
hưởng lớn đến việc thực hiện các nhiệm vụ đấy
+ Phần nội dung: đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc hiện tượng xảy ra; phải có số
liệu, tình hình để mô tả sự vật hiện tượng, kiểm điểm đánh giá những công việc chủ yếu đã làm được và chưa làm đươc, ưu, khuyết điểm, nguyên nhân
+ Phần kết luận: nêu những phương hướng nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết, các
biện pháp tổ chức thực hiện, kiến nghị với cấp trên về các vấn đề có liên quan
Câu 1.7: Khái niệm công văn va ̀ trình bày phương pháp soạn thảo công văn?
a) Khái niệm:
Công văn là hình thức văn bản hành chính đc dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Đây là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân
- Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:
- Các loại công văn chủ yếu:
b) Phương pháp soạn thảo công văn
Kết cấu của 1 công văn thường gồm 3 phần:
Phần 1: Viện dẫn vấn đề: nêu rõ lí do tại sao viết công văn, có thể giới thiệu toognr
quát nội dung, làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra
Trang 8Phần 2: Nội dung Tùy theo từng loại công văn mà lựa chọn cách viết Văn phong phải
phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm dựa theo nguyên tắc:
+ Công văn đề nghị thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị
+ Công văn từ chối thì cần sử dụng từ ngữ lịch sự, có sự động viên an ủi
+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ ghiêm khắc, nêu lý do kích thích sự nhiệt tình,
có thể nêu khả năng xảy ra hậu quả nếu công việc ko hoàn thành kịp thời
+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng để đề nghị xác minh kiểm tra
Phần 3: Kết thúc: phần này chủ yếu nhấn mạnh chủ đề, xác định trách nhiệm thực hiện
các yêu cầu Nếu là công văn đề nghị thì cần viết thêm lời cảm ơn chân thành để tỏ rõ lịch sự
Câu 1.8: Hãy trình bày khái niệm hợp đồng kinh tế ? Khi soa ̣n thảo hợp đồng kinh tế cần phải lưu ý gì?
a) Khái niệm:
Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa bên ký kết
về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ rang quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của
mình
b) Khi soạn thảo hợp đồng kinh tế, cần lưu ý:
* Đặc điểm của hợp đồng kinh tế: Chủ thể, hình thức của hợp đồng kinh tế, mục đích
của hợp đồng kinh tế là kinh doanh
* Ngôn ngữ của hợp đồng kinh tế: Từ ngữ sử dụng phải chính xác, cụ thể và đơn
nghĩa; chỉ sử dụng từ thông dụng, không dùng tiếng địa phương, tiếng lóng, không tùy tiện ghép chữ, thay đổi từ ngữ, pháp lý, không dùng thừa từ, không tùy tiện dùng chữ: v.v… hoặc dấu…; văn phạm nghiêm túc dứt khoát, ngắn gọn, đủ ý; ngôn ngữ của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, định nghĩa các khái niệm trong hợp đồng
* Nội dung của hợp đồng kinh tế: Đầy đủ, chính xác, rõ ràng…
Trang 9Câu 2.1: Hãy cho biết các chức năng của văn phòng? Lấy vi ́ dụ minh họa?
a) Chức năng của văn phòng:
Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là 1 hoạt động cần thiết cho công tác quản lí Để người quản lí có thể quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ 1 cách nhịp nhàng khoa học, cần có lực lượng trợ giúp mà trước hết là tham mưu tổng hợp Văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lí sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc nhất định
Ví dụ: Văn phòng giao dịch 1 cửa của Học viện có thể thu thập, tổng hợp, phân tích
thông tin từ các nguồn để tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo Học viện về chế độ, chính sách, học phí…của Học viện
Chức năng giúp việc điều hành:
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lí của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó Văn phòng
là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản
Ví dụ: Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ
và Thủ tướng Chính phủ
Chức năng hậu cần:
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị ko thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ, văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lí các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị, chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng
Ví dụ: Khi công ty có cuộc họp, thì văn phòng chính là nơi cung cấp phòng họp, bàn
ghế, loa mic, các điều kiện vật chất khác phục vụ cuộc họp
Trang 10Câu 2.2 : Trình bày nhiệm vụ của văn phòng?
- Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị: văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó
- Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin: văn phòng là “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đc thu thập, xử lí, chuyển phát tại văn phòng
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo,
đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo
-Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng,trợ giúp thủ trưởng về kĩ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đày đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của nhà nước
- Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khách tiết của cơ quan
- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương
- Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc: lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lí chặt chẽ các chi phí văn phòng
- Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ quan
- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan Phối hợp với công đoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán
bộ nhân viên cơ quan
Ngoài ra, tùy từng điều kiện cụ thể mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp
Trang 11Câu 2.3 : Hành chi ́nh văn phòng tập trung theo địa bàn, theo chức năng là gì? Hãy trình bày ưu nhược điểm của mỗi hình thức trên?
Đây là các cách bố trí văn phòng theo hướng tập trung:
Văn phòng tập trung theo địa bàn: các hoạt động hồ sơ, văn thư đều phải tập
trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản lý của nhà
quản trị hành chính
Nhà quản trị hành chính
Mọi công việc hành chính cho các bộ phận A, B, C
+ Ưu điểm: Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự, dễ kiểm tra, dễ trung trang thiết bị và đơn
giản thủ tục
+ Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến
tầm quan trọng của từng loại công việc Trì trệ do chuyển giao công việc
Văn phòng tập trung theo chức năng: các hoạt động hành chính vẫn đặt tại
địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối
hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính
Trang 12+ Ưu điểm: thu hút được nhiều chuyên viên vào các công tác quản lý Các chuyên viên
này sẽ tham mưu ( cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành chính văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn
+ Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị
chuyên môn
Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp
Câu 2.4: Sự cần thiết phải quản trị thời gian ? Cho biết ca ́ c nguyên nhân làm mất thời gian? Nêu các biện pháp quản trị thời gian?
a) Sự cần thiết phải quản trị thời gian:
Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian một cách hiệu quả
Phần lớn nhà quản trị coi thời gian là một thứ tài sản Thứ tài sản có một không hai
“Người ta không thể tích lũy thời gian như tích trữ nhiên liệu Dù muốn hay không thì chúng ta vẫn cứ phải tiêu dùng nó và cũng không thể thu hồi nó lại được”
“ Thời gian là thứ hiếm có nhất trong các loại tài sản và nếu không kiểm soát được nó thì chúng ta sẽ không kiểm soát được gì cả”
“ Chính là thời gian chứ không phải là tiền bạc mới là tài sản quí nhất của một xí nghiệp”
Chính vì vậy, bất kỳ đơn vị, tổ chức nào cũng cần phải quản trị thời gian
b) Các nguyên nhân làm mất thời gian:
Một giờ của thời gian làm việc hiệu quả bằng 3 giờ của thời gian làm việc bị gián đoạn Các nguyên nhân chính gây mất thời gian là:
+ Các cuộc gọi điện thoại
+ Các cuộc viếng thăm xã giao, tiếp khách
+ Các cuộc họp kéo dài
+ Các câu hỏi của nhân viên
+ Đọc và trả lời thư tín
+ Bàn giấy bừa bộn (làm mất thời gian tìm kiếm, sắp xếp )
+ Đọc tài liệu quá chậm
+ Sự mất tập trung do khung cảnh
Trang 13
c) Các biện pháp quản trị thời gian
Mỗi người nói chung và mỗi nhà quản trị nói riêng cần biết tổ chức một thời gian làm việc một cách khoa học và tiết kiệm Có các biện pháp quản trị thời gian như sau:
1 Các công cụ hoạch định thời gian biểu:
+ Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày: Đây là phương tiện để lập kế hoạch Cần
lưu ý: Một khi đã lên lịch, phải tuân theo một cách chặt chẽ và việc lên lịch phải là các hoạt động thường nhật
+ Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn: Là các công cụ giúp ghi nhớ việc phải làm
+ Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký: giúp ghi chép những việc cần làm trong từng ngày
trong tháng
2 Tiết kiệm thời gian thư tín
Có thể mang toàn bộ thư về nhà đọc, tranh thủ đọc khi trên máy bay, xư lửa, ô tô
3 Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi â
Khi giám đốc nói vào máy ghi âm, thư ký có thể làm nhiều việc khác, sau đó nghe lại
và đánh máy vào lúc thuận tiện khác
4 Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh
- Khi đọc 1 hàng chữ, không lắc đầu; không xướng âm; không đọc ngược trở lại; đọc bao quát thay vì từng chữ, đọc từ giữa dòng
- Có thể phân công cho người khác đọc rồi lấy ý gạn lọc để nắm được tình hình
5 Tiết kiệm thời gian tiếp khách
Tiếp khách ngoài phòng làm việc, tới chỗ làm việc của thư ký để có thể chủ động, học cách kết thúc cuộc nói chuyện một cách lịch sự
6 Tiết kiệm thời gian gọi, trả lời điện thoại
Cần nói ngắn gọn, súc tích; phân công cho người khác gọi, nghe nếu có thể
7 Tiết kiệm thời gian hội họp
Buổi họp cần: có mục đích rõ ràng, có sự chuẩn bị trước, có sự phối hợp các bộ phận liên quan
8 Sắp xếp chỗ làm việc khoa học
Để ko mất thời gian tìm kiếm, cũng như không làm phân tâm khi làm việc
Câu 2.5: Cho biết các công cụ hoạch định thời gian biểu ? Cho biết ca ́ c biê ̣n pháp tiết kiê ̣m thời gian?
Trang 14a) Các công cụ hoạch định thời gian biểu:
+ Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày: Đây là phương tiện để lập kế hoạch
Nhà quản trị cũng như thư ký cần lên lịch thời gian biểu công tác, quyết định xem nên đặt trọng tâm vào công việc nào, công việc nào làm trước, công việc nào sau; kèm theo
các ô kiểm tra xem đã làm chưa, tránh lãng phí thời gian vào việc vụn vặt
Cần lưu ý: Một khi đã lên lịch, phải tuân theo một cách chặt chẽ và việc lên lịch phải
là các hoạt động thường nhật
+ Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn: Là các công cụ giúp ghi nhớ việc phải làm
Mỗi người cần: Cập nhập kế hoạch làm việc của mình; Xếp những vấn đề quan trọng lên đầu, đánh số theo thứ tự thời gian thực hiện như thế nào là tốt nhất; thực hiện theo thời gian đã sắp xếp, không dùng nguyên tắc “việc nhỏ làm trước”; không ôm đồm công việc, phải phân công cho người khác
+ Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký: giúp ghi chép những việc cần làm trong từng
ngày trong tháng Công việc được ghi chép vắn tắt trên một phiếu nhỏ, đặt trong một hộp hồ sơ thẻ nhật ký Các hồ sơ giải quyết theo từng ngày trong tháng được đựng trong các bìa có ghi từng ngày có thể trong tháng
b) Các biện pháp tiết kiệm thời gian
1 Sử dụng các công cụ hoạch địch thời gian biểu nêu trên để quản trị thời gian
2 Tiết kiệm thời gian thư tín
Để tiết kiệm thời gian, có thể mang toàn bộ thư về nhà đọc, tranh thủ đọc khi trên máy bay, ô tô
3 Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm
Khi giám đốc nói vào máy ghi âm, thư ký có thể làm nhiều việc khác, sau đó nghe lại
và đánh máy vào lúc khác Vừa giúp tiết kiệm thời gian vừa mang tính chính xác cao
4 Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh
- Một số phương pháp đọc nhanh: Khi đọc 1 hàng chữ, không lắc đầu; không xướng âm; không đọc ngược trở lại; đọc bao quát thay vì từng chữ, đọc từ giữa dòng
- Có thể phân công cho người khác đọc rồi lấy ý gạn lọc để nắm được tình hình
5 Tiết kiệm thời gian tiếp khách
Trang 15Bằng một số cách: tiếp khách ngoài phòng làm việc, tới chỗ làm việc của thư ký để có thể chủ động, đóng cửa khi tiếp khách, học cách kết thúc cuộc nói chuyện một cách lịch sự
6 Tiết kiệm thời gian gọi, trả lời điện thoại
Nói ngắn gọn, súc tích; phân công cho người khác gọi, nghe nếu có thể
7 Tiết kiệm thời gian hội họp
Để buổi họp hiệu quả, tiết kiệm thời gian, buổi họp cần: có mục đích rõ ràng, có sự chuẩn bị trước, có sự phối hợp các bộ phận liên quan
8 Sắp xếp chỗ làm việc khoa học
Cần tổ chức, trang trí chỗ làm việc và bàn giấy khoa học, tiện lợi, ko mất thời gian tìm kiếm, cũng như không làm phân tâm khi làm việc Trên bàn giấy, các giấy tờ, công văn chưa giải quyết hay giải quyết xong cần cất đi
Câu 2.6: Hãy cho biết yêu cầu và quy trình tổ chức công tác thông tin trong nghiệp
vụ văn phòng?
a) Yêu cầu công tác thông tin:
- Thông tin phải phù hợp: thông tin rất phong phú, phức tạp và được tạo ra từ nhiều
nguồn, nhiều loại hình thức khác nhau Do đó cần bảo đảm sự phù hợp của các thông tin với yêu cầu thu thập và phục vụ cho công tác quản lý tổ chức
- Thông tin phải chính xác: thông tin là chất liệu để các nhà quản lý phân tích, đánh
giá tình hình do đó phải đảm bảo tính chính xác của thông tin
- Thông tin đầy đủ: thông tin đầy đủ mô tả chọn vẹn được sự vật hiện tượng quá trình
- Thông tin kịp thời: thông tin kịp thời giúp cho việc ra quyết định chính xác hơn
- Thông tin đơn giản, dễ hiểu: tránh hiểu sai, hiểu lầm dẫn đến làm sai
- Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật: đối với những tài liệu mật, theo quy định của
nhà nước
- Thông tin đảm bảo tính hiệu quả
b) Quy trình tổ chức công tác thông tin:
Được thực hiện thông qua 3 bước
- Bước 1: xác định nhu cầu thông tin trong cơ quan doanh nghiệp
Trang 16Để tiến hành thu thập thông tin trước hết cần xác định nhu cầu thông tin, nó là cơ
sở cho việc hình thành hệ thống thông tin nội bộ, giúp giảm tình trạng thiểu thông tin hoặc thông tin không thích hợp
- Bước 2: xây dựng và tổ chức nguồn thông tin
Thông tin sơ cấp: là thông tin thu được từ các nghiên cứu khảo sát ban đầu bao gồm: thông tin sơ cấp nội bộ và thông tin sơ cấp bên ngoài
Thông tin thức cấp: là thông tin thu thập được theo một mục đích nào đó bao gồm: thông tin thức cấp nội bộ và thông tin thứ cấp bên ngoài
- Bước 3: thu thập thông tin
Để thu thập thông tin, các cơ quan đơn vị phải xây dựng mô hình thu thập thông tin Bao gồm các mô hình:
Mô hình định kỳ: được sử dụng khi cần có nghiên cứu đặc biệt, sự kiện đặc biệt
Mô hình liên tục: sử dụng để thu thập thông tin rộng rãi các thông tin phục vụ cho điều hành sản xuất
- Bước 4: phân tích, xử lý thông tin
Công việc này đòi hỏi người thư ký phải sử dụng sự hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá nguồn tài liều, số lượng thông tin đã thu nhận để sản xuất ra các thông tin đầu ra, cung cấp cho lãnh đạo
- Bước 5: lưu trữ, bảo quản thông tin Thông tin được sử dụng nhiều lần nên càn được
đi Kế hoạch chuyến đi bao gồm các hoạt động sau đây:
1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Xác định mục đich
- Nội dung
- Số lượng người tham gia
- Các địa điểm đến
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
Trang 17- Phương tiện đi lại
- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi tọa đàm
- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại:
+ Lịch trình sắp xếp di chuyển
+ Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn
2 Giải quyết các thủ tục giấy tờ
Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:
- Giấy giới thiệu cho chuyến đi công tác
- Giấy đi đường
- Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu ( nếu đi công tác nước ngoài)
- Chứng minh nhân dân
- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị
3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
Tùy theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm
Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:
- Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện
- Giá vé
- Độ dài quãng đường
- Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng được sử dụng
4 Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc cho đoàn
Đối với công tác nước ngoài:
- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó
- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tại Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba
5 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
- Các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn
- Các tài liêụ hướng dẫn nghiệp vu, các sách tham khảo có liên quan
Trang 18- Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong ổ đĩa CD – ROM và mang theo máy vi tính xách tay
- Điện thoại di động có thể kết nối mạng
6 Chuẩn bị kinh phí
- Tiền tàu xe đi lại
- Tiền ăn, nghỉ trong suốt chuyến đi
- Tiền lệ phí khi giải quyết thủ tục hành chính
- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị
- Một số chi phí khác như: thuốc men, chiêu đãi, dự phòng
7 Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt
- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà
- Những việc khác như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc hợp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt
8 Kiểm tra chuyến đi phút chót
- Vé máy bay, tàu xe…
- Xác nhận về đăng ký khách sạn và biên nhận đặt chỗ
- Passport, Visa (Nếu đi công tác nước ngoài)
- Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng
- Xác nhận phòng ngừa y tế (Nếu đi công tác nước ngoài), bảo hiểm, toa thuốc
- Giấy giới thiệu
- Tính cách những người quan trọng cần gặp
- Sổ tay địa chỉ Danh sách các nhà cung cấp
- Giấy phép lái xe quốc tế (nếu đi công tác nước ngoài)
- Thông tin chuyến bay thay thế hoặc các chuyên chở khác
- Mắt kính
- Phong bì có địa chỉ
- Bản sao các tài liệu cần thiết
- Lộ trình chuyến đi Bản đồ
- Các hướng dẫn của khách sạn
Trang 19Câu 2.8: Thế na ̀o là hoạt động lễ tân ? Các cách phân loại lễ tân ? Vai trò của hoạt động lễ tân?
a) Lễ tân được hiểu một cách chung nhất là tổng hợp các hoạt động được diễn
ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong
nội bộ một nước hoặc giữa các nước
Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội của các quốc gia như chính trị, kinh tế, quốc phòng, văn hóa xã hội
b) Các cách phân loại lễ tân:
+ Lễ tân ngoại giao: một bộ phận của lễ tân nhà nước, là các hoạt động đối ngoại giữa
các quốc gia, thực hiện trên cơ sở tôn trọng tập quán của từng quốc gia và quy định thông lệ quốc tế Thủ tục thiết lập quan hệ ngoại giao, bổ nhiệm đại sứ, đặc quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao là những vấn đề được quan tâm
+ Lễ tân nội bộ trong nước: Tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc,
trao đổi giữa các tổ chức, cá nhân trong nội bộ từng quốc gia Được thực hiện trên cơ
sở quy định của luật pháp, tập quán, phong tục từng vùng, địa phương
+ Lễ tân kinh doanh: Diễn ra trong quá trình tiếp xúc trao đổi giữa các tổ chức, đơn vị
kinh doanh trong và ngoài nước Được thực hiện trên nền tảng pháp lý của quốc gia, tập quán và thỏa thuận giữa các bên
c) Vai trò của lễ tân
Bất cứ cơ quan đơn vị nào cũng phải có giao dịch làm việc với khách, do đó, lễ tân là công tác không thể thiếu trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động
+ Công tác lễ tân được tổ chức tốt giúp tiết kiệm thời gian cho người lãnh đạo (Theo một nghiên cứu, thời gian tiếp khách của một giám đốc công ty kinh doanh chiếm tới 20% tổng số thời gian làm việc)
+ Tổ chức tốt công tác lễ tân giúp tạo ấn tượng đẹp, gây cảm tỉnh với khách Là cơ sở quan trọng tạo thuận lợi trong quan hệ công tác, đặc biệt là kinh doanh
+ Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động đối ngoại Đây vừa là công cụ chính trị, vừa là phương tiện thực hiện các nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế của từng quốc gia Thông qua hoạt động này, các quyền tự do bình đẳng của các quốc gia, các đối tác được bảo đảm
+ Trong thực tiễn, nhiều việc đã được giải quyết tốt, nhiều khó khăn đã được vượt qua bằng cách vận dụng tốt các thể thức của lễ tân
Trang 20Câu 3.1:
a Trình tự công việc đón khách tại cơ quan, doanh nghiê ̣p
- Chào hỏi khách: tất cả khách đến cơ quan phải đc chào đón với thái độ tôn trọng và lịch sự
- Bày tỏ sự quan tâm đến khách hàng, trả lời đầy đủ các câu hỏi của khách
- Phải biết tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm của khách: tất cả các khách đến liên hệ đều phải ghi tên khách vào sổ bao gồm: tên khách, nghề nghiệp, địa chỉ, lý do
và quyết định sau khi gặp
- Chuẩn bị phòng đợi: nếu khách phải ngồi đợi, thư ký phải nêu rõ lý do và lịch
sự mời khách vào văn phòng để chờ đến lượt gặp giám đốc, phòng đợi phải sáng sủa, thoáng mát, trang hoàng đẹp Có nước trà, nước suối… và có nhiều sách, báo, tạp chí cho khách xem
- Thường trực tại nơi làm việc: klhoong bao giờ thư ký rừi nưi làm việc mà ko nhờ người khác thay thế ĐẶc biệt khi giám đốc đang tiếp khách, thư ký ko nên rời khỏi phòng
- Ghi biên bản các buổi bàn bạc: khi giám đốc yêu cầu
b Trình bày nội dung công việc tổ chức tiếp khách tại cơ quan, doanh nghiệp
- Đặt chương trình cho các buổi xin hẹn: khi khách hàng xin tiếp kiến hoặc xin cuộc hẹn, chúng ta phải sắp xếp 1 cách khoa học Thư ký và giám đốc phải thống nhất quỹ thời gian dành cho việc tiếp khách
- Thu xếp các buổi hẹn: nhiệm vụ của bạn là thu xếp các cuộc hẹn và trả lời thư xin hẹn, bạn phải trình bày đầy đủ các thông tin của buổi hẹn
- cách thức ghi các buổi xin hẹn: phải ghi chép đầy đủ họ, tên, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ, ngày giờ cho buổi hẹn, tên người mà khách cần gặp
- Phải ghi vào lịch công tác của thư ký
- Hủy bỏ các cuộc hẹn : trong 1 số trường hợp thủ trưởng cơ quan ko thể tiếp được khách như đã hẹn thì người thư ký phải giúp thủ trưởng hủy bỏ các cuộc hẹn
Về nguyên tắc, người thư ký phải báo sớm để khách biết Trường hợp đến phút chót, khi khách đã đến cơ quan, người thư ký phải khéo léo, tế nhị xin lỗi khách, trình bày
Trang 21đẻ khách hiểu và thông cảm Trong trường hợp khách nhất định xin gặp thủ trưởng thi phải thu xếp buổi hẹn khác
- Phương cách từ chối các cuộc xin hẹn: khi cần từ chối bạn nên khéo léo, tế nhị
và trình bày 1 cách ngắn gọn lý do từ chối để nhận được sự thông cảm Trường hợp khách nhất định xin hẹn, bạn đề nghị khách viết lại thư xin hẹn và nêu lý do cụ thể Việc từ chối khách ko có khuôn mẫu nhất định, thư ký phải tùy từng hoàn cảnh mà ứng xử khéo léo, tuyệt đối tránh gây không khí căng thẳng và hiểu lầm cho khách
- Tiết kiệm thời gian của cơ quan, đơn vị: bạn phải tiết kiệm thời gian cho cấp trên bằng cách cung cấp thông tin cho khchs trong phạm vi quyền hạn của mình, đừng
đẻ cấp trên phải tiếp khách chỉ đẻ cung cấp thông tin mà bạn, hoặc các bộ phận phòng ban khác có thể giải quyết được
Câu 3.2:
a) Cách thức lập giấy mời và lập danh sách khách mời trong hoạt động lễ tân hô ̣i nghi ̣?
- Giấy mờ i là công cụ khiến những khách có trách nhiệm phải có mặt sẽ tới dự
Nó phân biệt giữa người được mời và người không được mời
- Tầm quan trọng của giấy mời : Soạn thảo giấy mời là 1 giai đoạn có tính chất quyết định trong việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị Giấy mời được soạn thảo chuẩn xác giúp mọi người nắm chắc nội dung thông tin Do đó giấy mời phải cung cấp thông tin chính xác, dùng ít từ nhưng vẫn truyền đạt đúng và đủ nội dung cần thiết
- Giấy mời là 1 văn bản có nội dung ngắn được trình bày trên 1 mặt giấy có kích thước nhỏ, từ ngữ phải được cân nhắc sao co rõ ràn, lược bỏ các từ rườm rà, không cần thiết, văn phong phải trôi chảy, tránh lặp lại từ
- Nội dung giấy mời : ai mời, theo thể thức xã giao nào? Ai được mời? lý do? Thời gian nào? Địa điểm? Trả lời bằng cách nào? Trang phục? phương tiện?
b) Công tác lễ tân trong việc bố trí ngôi thứ và xếp chỗ khách:
Các quy tắc về bố trí ngôi thứ
- Thứ tự chính thức của ngôi thứ: thường được Nhà nước quy định Những nhân vật có ngôi thứ được công nhận sẽ dành những vinh dự cao
- Các nhà nước có chủ quyền bình đẳng với nhau, không phân biệt lớn nhỏ
- Người trên ngồi trước người dưới
Trang 22- Ngôi thứ ko bị ủy quyền: một người khi đại diện cho 1 người khác thì ko thể ko được đối xử như người mình đại diện cho họ
- Nguyên tắc nhường chỗ: trong 1 số trường hợp khi chủ nhà tiếp 1 nhân vật có cấp bậc cao hơn sẽ lịch sự nhường chỗ cho khách
- Dân biểu: khi cấp bậc của họ không được xác định bằng một sắc lệnh, các dân biểu cùng cấp được xếp theo thâm niên được bầu
- Người thâm niên dạy dặn hơn, người lớn tuổi hơn được ưu tiên
- Khách nước ngoài được xếp trước khách chủ nhà trong 1 buổi lễ
- Nam giới thường lịch sự nhường chỗ cho phụ nữ
- Có thể xếp các cặp vợ chồng với nhau theo cấp của người được mời
- Các chức sắc tôn giáo xếp sau các quan chức dân sự
- Những người có huân huy chương và các nhân vật khác: có những hội nghị, người ta cũng chú ý đến những người có huân huy chương hay những người được trao những giải đặc biệt
Cách xếp chỗ khách:
- Vị trí khách ngồi: theo thông lệ, xếp người quan trọng nhất ở bên phải chủ nhân,
rồi ngời quan trọng thứ 2 ở bên trái và cứ thế xem kẽ tiếp theo Nếu chủ và khách vì lý
do thể chất nào đó (VD thuận tay trái hay nặng tai…) thì có thể bố trí khác và kín đáo thông báo cho các vị khách khác
- Bố trí chỗ ngồi tại hội nghị: phòng họp phải đủ rộng Tên và chức danh của khách
mời đại biểu được đặt ở trên bàn
- Bố trí chỗ ngồi trên lễ đài: tại một số hội nghị, một số nhân vật quan trọng sẽ
được mời lên lễ đài danh dự Các tốt nhất là xếp trước các nhân vật theo thứ tự sẽ ngồi
và xếp hàng đi lên lễ đài
- Bố trí chỗ ngồi tại bữa tiệc: ngoài những quy định còn phải chú ý 1 số điểm cụ
thể
+ Chú ý đến những điểm tương đồng
+ Xen kẽ nam nữ
+ Tách các cặp vợ chồng
+ Nên xem kẽ khách trong nước và khách nước ngoài
+ Ngôn ngữ: điều tồi tệ nhất là xếp 1 ông khách giữa 2 người ko nói được ngôn ngữ của khách
Trang 23=> Phương pháp bố trí khách ở bàn tiệc
+ Bàn hình chức nhật: chủ tọa bàn ăn ngồi ở giữa hoặc đầu bàn, khách 2 bên
+ Bàn tròn:
Cách 1: khách danh dự và chủ tọa ngồi cạnh nhau
Cách 2: khách danh dự và chụ tọa ngồi đối diện hau
Cách 3: 2 đồng chủ nhân ngồi đối diện nhau, khách mời xếp bên phải và bên trái mỗi người
Cách 4: 2 đồng chủ nhân ngồi chếch nhau Khách số 1 xếp bên phải chủ nhân, khách số 2 xếp bên phải đồng chủ nhân
+ Bàn vuông: áp dụng như hình tròn, hình chữ nhật đều được
Câu 3.3:
a) Khái niệm của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Khái niệm công tác thu thập tài liệu lưu trữ:
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định
Khái niệm công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là việc sưu tầm, làm phong phú thêm tài liệu cho các bộ lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước ở Trung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất
+ Bổ sung cho các phòng lưu trữ nhà nước, cơ quan
+ Lưu trữ tài liê ̣u cơ quan hướng dẫn cho các đơn vị
b) Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan? Nô ̣i dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ nhà nước:
Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan
1 Các tài liệu văn thư hiện hành đã được giải quyết xong
Các tài liệu này sau một năm giữ lại ở các đơn vị để tiếp tục giải quyết theo dõi công việc phải nộp vào lưu trữ cơ quan Lưu trữ cơ quan phải căn cứ vào danh mục hồ
sơ để nắm tình hình tài liệu, đồng thời hướng dẫn kiểm tra việc lập hồ sơ, chọn tài liệu
và tiếp nhận tài liệu hồ sơ lưu trữ
Trang 24Lưu trữ cơ quan chỉ tiếp nhận những tài liệu đã giải quyết xong Việc tiếp nhận phải được tiến hành theo thời gian quy định( trừ trường hợp đặc biệt)
2 Các tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức, cá nhân
Các tài liệu này được thu thập bằng 2 cách:
- Cách 1: Lưu trữ cơ quan hướng dẫn cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan cách lập hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ và lập mục lục hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Cách 2: Lưu trữ cơ quan trực tiếp nhận tài liệu từ các đơn vị, tổ chức
3 Tiếp nhận tài liệu do các cá nhân, gia đình trong dòng họ nộp
Đây là các tài liệu lưu trữ quốc gia mà cá nhân, gia đình dòng họ tập thể đó phải giao lại cho lưu trữ cơ quan hay lưu trữ nhà nước theo quy định Hoặc là những tài liệu riêng thuộc sở hữu tư nhân, gia đình, tập thể có thể ký gửi tặng hoặc nhượng lại với các điều kiện thỏa thuận
4 Sưu tầm, bổ sung những tài liệu cần thiết của cơ quan hay của lưu trữ nhà nước
Các lưu trữ cơ quan phải căn cứ vào chế độ nộp lưu chuyển của Nhà nước và kế hoạch, yêu cầu cụ thể để chuẩn bị tài liệu nộp lưu chuyển Đó là các tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, đã hết thời hạn bảo quản ở cơ quan mình Các tài liệu này phải được chỉnh lý, xác định giá trị, thực hiện các thủ tục chuyển giao
Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ Nhà nước
Các nguồn:
1.Tài liệu do các lưu trữ cơ quan nộp theo chế độ nộp lưu trữ Nhà nước
Theo quy định của Nhà nước, các hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn , sau 10 năm lưu trữ tại cơ quan phải đem nộp vào lưu trữ Nhà nước Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất được bổ sung thường xuyên và các lưu trữ Nhà nước
2 Tài liệu của các cơ quan giải thể, ngừng hoạt động
Những tài liệu này phải tiến hành đánh giá phân loại lựa chọn cụ thể từng trường hợp tránh tình trạng lưu trữ những tài liệu không cần thiết
3 Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ, tập thể ký gửi, biếu tặng hoặc nhượng lại cho lưu trữ Nhà nước
4 Sưu tầm, bổ sung tài liệu còn thiếu qua các thời kỳ lịch sử
Trang 25Các lưu trữ Nhà nước phải thống kê nắm tình hình tài liệu bảo quản trong kho
để xác định những phông, tài liệu còn thiếu, thu thập thông tin để xác định các tài liệu
đó đang được cơ quan nào nắm giữ, để lập kế hoạch sưu tầm
Câu 3.4:
a) Cơ cấu tổ chức văn phòng:
Các bộ phận chủ yếu thường bao gồm:
+ Bộ phận hành chính văn thư: Quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo
quản, chuyển giao văn bản, lễ tân, bảo mật, quản lý trang thiết bị phục vụ hoạt động văn thư
+ Bộ phận tổng hợp: Có một số nhân viên có trình độ, nhiệm vụ nghiên cứu chủ
trương đường lối chính sách của cấp trên, tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời
+ Bộ phận quản trị: Cung cấp đồng thời theo dõi quản lý sửa chữa các phương
tiện vật chất
+ Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm tài liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân
loại đánh giá, chỉnh lý và lưu trữ
+ Bộ phận tài vụ (chỉ khi không có bộ phận chuyên trách): Dự trù, theo dõi sử
dụng kinh phí
+ Bộ phận tổ chức nhân sự (chỉ khi không có bộ phận chuyên trách): xây dựng
kế hoạch và tổ chức các hoạt động: tuyển dụng, đào tạo, theo dõi, đánh giá lao động, khen thưởng, kỷ luật
+ Bộ phận bảo vệ: Bảo vệ trật tự trị an, môi trường, cảnh quan cơ quan
* Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng là phó phòng
b) Yêu cầu của bố trí văn phòng:
+ Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm, sử dụng cơ động diện tích văn phòng
+ Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng + Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm giúp nhân viên đạt hiệu quả cao nhất trong công việc
+ Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập, xử lý thông tin
+ Tiết kiệm chi phí lắp đặt
Trang 26+ Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động
c) Các phương pháp bố trí văn phòng
Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận
+ Văn phòng bố trí kín (văn phòng chia nhỏ)
Tách bạch từng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách, có cửa ra vào
Ưu điểm: Độc lập, tránh ồn ào, đáp ứng yêu cầu bí mật thông tin
Nhược điểm: Tốn diện tích, thiếu năng động, chi phí lớn, tốn thời gian duy chuyển
giữa các phòng, khó kiểm soát hoạt động của nhân viên
+ Văn phòng mở
Toàn văn phòng là một không gian rộng được ngăn thành từng ô bằng vật liệu thích hợp
Ưu điểm: tiết kiệm diện tích, dễ bố trí lại khi cần, giảm phí tổn, giảm được thời gian di
chuyển, nâng cao hiệu quả công việc, nhân việc gần gũi nhau hơn, người giám sát dễ dàng quản lý
Nhược điểm là gây ồn ào, giảm sự tập trung, khó đảm bảo thông tin khi cần thiết
* Có thể bố trí hỗn hợp cả hai kiểu trên để phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm của từng kiểu
Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng
Bố trí văn phòng theo hướng:
+ Văn phòng bố trí theo hướng phân tán
Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ Cách bố trí này khá phổ biến vì chủ động, bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian Nhưng nhược điểm là chi phí văn phòng lớn
+ Văn phòng bố trí theo hướng tập trung: các hoạt động hồ sơ, văn thư đều
phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản lý
của nhà quản trị hành chính
Nhà quản trị hành chính
Mọi công việc hành chính cho các bộ phận A, B, C